OPTIMALISASI REKAPITULASI TAGIHAN VOUCHER AHASS
(ASTRA HONDA AUTORIZED SERVICE STATION) MASUK
DAN KELUAR MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL
PADA BAGIAN TECHNICAL SERVICE DI PT DAYA
ADICIPTA MOTORA BANDUNG
Tuti Sulastri.
,S.
Pd.
,M.
M1.
Rini Ratnaningsih.
Sos.
Muttia Syachrani3 Program Studi Administrasi Bisnis.
Institut Digital Ekonomi LPKIA Jl.
Soekarno Hatta No.
Bandung 40266 tutis@lpkia.
id, 2 rini_ratnaningsih@lpkia.
id, 3 mutiasyahrani917@gmail.
Abstrak PT Daya Adicipta Motora merupakan Main Dealer Sepeda Motor dan Suku Cadang Resmi Honda untuk wilayah Jawa Barat yang berdiri sejak tahun 1972 dan berkembang dari usaha kecil yang didirikan di Bandung pada tahun 1970.
Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji proses pengelolaan rekapitulasi tagihan voucher AHASS masuk dan keluar pada Bagian Technical Service, serta menilai peran Microsoft Excel dalam meningkatkan ketepatan dan efisiensi pencatatan data.
Sistem pencatatan manual yang digunakan sebelumnya menimbulkan berbagai hambatan, seperti kesalahan input, keterlambatan penyusunan laporan, dan ketidakteraturan data yang berpengaruh pada efektivitas administrasi.
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan pengumpulan data melalui observasi langsung, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemanfaatan fitur Microsoft ExcelAitermasuk rumus otomatis, filter, dan validasi dataAidapat menyederhanakan proses rekapitulasi, mempercepat verifikasi dokumen, serta mengurangi kesalahan administratif.
Penulis merekomendasikan penerapan Microsoft Excel sebagai solusi praktis untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi dan mendukung kelancaran pelayanan purna jual perusahaan.
Kata kunci: Pengelolaan Tagihan.
Voucher AHASS.
Microsoft Excel.
Pendahuluan PT Daya Adicipta Motora merupakan Main Dealer sepeda motor dan suku cadang resmi Honda untuk wilayah Jawa Barat sejak tahun 1972.
Salah satu divisi strategis dalam perusahaan ini adalah Bagian Technical Service, yang memiliki peran penting dalam layanan purna jual, mencakup perawatan, perbaikan, serta konsultasi teknis kepada Dalam rangka meningkatkan loyalitas pelanggan, perusahaan melaksanakan program promosi melalui pemberian voucher AHASS kepada konsumen yang melakukan servis dengan nilai transaksi tertentu, khususnya bagi pemilik motor Honda keluaran tahun 2019 ke atas.
Namun, pengelolaan rekapitulasi tagihan voucher AHASS masuk dan keluar masih dilakukan secara manual.
Kondisi ini menimbulkan berbagai hambatan, di antaranya ketidaksesuaian data, kekurangan dokumen pendukung seperti Nota Suku Cadang (NSC) dan lembar rekap, serta keterlambatan dalam proses penagihan.
Situasi tersebut berdampak pada menurunnya efisiensi kerja karyawan dan Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis terhambatnya proses pencairan dana kepada bengkel AHASS.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dibutuhkan sistem pencatatan yang lebih terstruktur, akurat, dan mudah dipantau.
Pemanfaatan Microsoft Excel dengan fitur validasi data, rumus otomatis, serta tampilan dashboard sederhana diharapkan dapat mempercepat proses administrasi, meningkatkan ketepatan pencatatan, serta memudahkan pemantauan arus voucher secara menyeluruh.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai Bagaimana proses pengelolaan rekapitulasi tagihan voucher AHASS masuk dan keluar pada Bagian Technical Service PT Daya Adicipta Motora Bandung? Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengelolaan rekapitulasi voucher secara Bagaimana Microsoft Excel dalam membantu proses rekapitulasi tagihan voucher AHASS? Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index Apa saja solusi yang dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan data tagihan voucher? Adapun tujuan penelitian ini adalah:
Mengetahui proses pengelolaan rekapitulasi tagihan voucher AHASS masuk dan keluar.
Mengidentifikasi kendala pada sistem pengelolaan manual.
Menilai efektivitas penggunaan Microsoft Excel dalam proses rekapitulasi.
Menyusun solusi untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan data tagihan voucher.
Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data Penelitian ini menggunakan metode deskriptif menggambarkan secara sistematis dan faktual mengenai kondisi serta proses yang terjadi pada objek Metode ini dipilih karena sesuai untuk menelaah alur kerja, kendala, serta efektivitas alat bantu dalam proses pengelolaan data administrasi.
Untuk memperoleh data yang akurat dan mendalam, penelitian ini menggunakan beberapa teknik pengumpulan data sebagai berikut:
Observasi Langsung Observasi dilakukan dengan mengamati aktivitas pengelolaan tagihan voucher AHASS masuk dan keluar di lingkungan kerja selama kurang lebih tiga bulan, yaitu sejak 13 Februari 2025 hingga 12 Mei 2025.
Observasi bertujuan untuk memahami alur kerja secara nyata dan mengidentifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan.
Wawancara Wawancara dilakukan dengan karyawan Bagian Technical Service, yaitu Ibu Silvia Putriana, untuk memperoleh informasi mendalam mengenai prosedur kerja, hambatan yang dihadapi, serta solusi yang biasanya diterapkan dalam proses rekapitulasi voucher AHASS.
Dokumentasi Teknik dokumentasi dilakukan dengan menelaah dokumen yang berkaitan dengan proses pencatatan dan pengelolaan tagihan voucher AHASS.
Dokumen tersebut mencakup laporan rekapitulasi voucher masuk dan keluar, nota transaksi, serta catatan administrasi relevan Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan sebagai dasar penguatan teori melalui buku, jurnal, dan sumber ilmiah lainnya.
Salah satu rujukan yang digunakan adalah buku AuSistem Informasi ManajemenAy oleh Juarni et al.
, yang relevan dengan pengelolaan data administrasi dan sistem informasi.
P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
Kajian Pustaka 1 Pengelolaan Rekapitulasi Tagihan Voucher AHASS Masuk dan Keluar 1 Pengertian Pengelolaan Menurut buku "Ilmu Manajemen (Teori dan Aplikas.
" yang ditulis oleh (Ningrum, 2.
, mengatakan bahwa Pengelolaan adalah untuk mengkoordinasikan sumber daya secara efektif dan efisien dalam suatu organisasi agar tercapai tujuan yang telah diterapkan sebelumnya.
Dengan demikian pengelolaan adalah suatu proses atau serangkaian usaha yang dilakukan untuk mengurus, menangani, dan memanfaatkan potensi yang ada secara efektif dan efisien, dengan tujuan mencapai hasil atau tujuan tertentu yang telah 2 Tujuan Pengelolaan Menurut (Mahendra et al.
, 2.
, mengatakan bahwa tujuan pengelolaan adalah agar semua sumber daya organisasi, termasuk sumber daya manusia, peralatan, dan sarana, dapat diatur sehingga tidak ada pemborosan waktu, tenaga, dan materi untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Setiap organisasi memerlukan pengelolaan, karena tanpa adanya pengelolaan yang baik, berbagai upaya yang dilakukan berisiko tidak menghasilkan hasil yang optimal, dan pencapaian tujuan organisasi akan menjadi lebih sulit Dengan demikian tujuan Pengelolaan adalah untuk memastikan bahwa sumber daya yang ada, seperti sumber daya manusia, peralatan, dan materi, dikelola dengan baik dan efisien untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Pengelolaan juga diperlukan untuk mencegah pemborosan waktu, tenaga, dan materi serta untuk menjaga keseimbangan antara pihak yang berkepentingan dengan tujuan, sasaran, dan kegiatan yang saling bertentangan.
Dengan pengelolaan yang baik, organisasi dapat mencapai 3 Fungsi Pengelolaan Menurut Lorenzky .
mengatakan bahwa fungsi pengelolaan memiliki beberapa fungsi yaitu Planning (Perencanaa.
Organizing .
Actuating .
, dan Controling .
Keempat fungsi ini saling berkaitan dan berperan penting dalam menjalankan serta mencapai tujuan yang diharapkan.
Dengan demikian fungsi pengelolaan meliputi berfokus pada POAC, yaitu Planning.
Organizing.
Actuationg.
Controling.
3 Rekapitulasi Tagihan Menurut Choldun et al.
mengatakan bahwa rekapitulasi tagihan adalah proses yang mencakup pembuatan tagihan serta pencetakan Dengan demikian bahwa Rekapitulasi tagihan merupakan proses pengumpulan dan penyusunan informasi transaksi keuangan terkait piutang dan Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index utang dalam bentuk laporan periodik yang terstruktur dan berbasis aktual, di mana pencatatan dilakukan saat transaksi terjadi.
4 Fungsi Rekapitulasi Tagihan Menurut Hendra .
,fungsi rekapitulasi tagihan tidak hanya untuk pencatatan, tetapi juga untuk analisis itu memungkinkan perusahaan untuk mengelola piutang dengan lebih baik dan mempercepat penagihan.
Ini sangat penting untuk menjaga likuiditas perusahaan karena pembayaran tepat waktu berkolarelasi langsung dengan stabilitas keuangan perusahaan.
Dengan demikian bahwa fungsi rekapitulasi tagihan lebih terorganisir dengan baik dan didukung oleh sistem otomatisasi dapat meningkatkan pengelolaan piutang, mempercepat penagihan, serta meminimalkan kesalahan manusia.
Hal ini penting untuk menjaga likuiditas perusahaan dan meningkatkan akurasi laporan keuangan.
5 Voucher Menurut Juvekillano et al.
, mengatakan bahwa voucher adalah sarana promosi barang atau jasa yang diberikan kepada pelanggan untuk menarik minat mereka dan mendorong mereka untuk mencoba Program referensi di mana pelanggan lama merekomendasikan kepada teman atau keluarga, juga dapat meningkatkan jumlah pelanggan secara Dengan demikian bahwa voucher adalah alat promosi berbentuk lembaran kecil yang umumnya diberikan kepada pelanggan untuk menarik minat pelanggan dan memperoleh keuntungan bagi pihak yang berkaitan.
6 Fungsi Voucher Menurut Nabilah et al.
, .
,mengatakan bahwa fungsi voucher adalah memberikan potongan harga pada produk tertentu.
Penggunaan voucher dapat membuat produk lebih menarik untuk dibeli dan voucher memberikan insentif tambahan bagi Dengan demikian bahwa fungsi voucher sebagai hadiah dengan nilai nominal tertentu dan memberikan penghematan, mendorong terjadinya pembelian ulang dari pelanggan.
7 Penggunaan Voucher Menurut Ariansyah, .
, kegunaan voucher lainnya adalah untuk berbelanja setiap hari, seminggu, atau bahkan sebulan, itu juga dapat digunakan untuk diskon atau potongan harga, dan beberapa orang juga menggunakannya untuk memberikan hadiah tertentu.
Misalnya, ketika digunakan untuk metode pembayaran, harus sesuai dengan nominal dan dalam waktu yang sudah ditentukan jika tidak, itu dianggap kadaluwarsa atau sudah tidak berlaku.
Dengan demikian bahwa penggunaan voucher memiliki berbagai kegunaan, seperti untuk berbelanja harian hingga bulanan, memberikan diskon, atau sebagai hadiah.
Selain itu, voucher juga digunakan sebagai alat promosi yang dapat ditukarkan dengan barang atau jasa sesuai nilai yang tercantum.
Penggunaannya harus sesuai nominal dan dalam masa berlaku yang telah ditentukan.
2 Kendala yang dihadapi dalam rekapitulasi 1 Kendala Menurut Septianingrum, .
, mengatakan bahwa Kendala adalah suatu kondisi dimana gejala atau hambatan dan kesultan menghalangi tercapainya Halangan, factor, atau keadaan yang membatasi,menghalangi kekuatan yang memaksa pembatalan pelaksanaan dikenal sebagai kendala.
Menurut Supriyati & Suryani .
,mengatakan bahwa kendala adalah halangan rintangan dengan keadaan yang membatasi, menghalangi atau mencegah tercapainya tujuan.
Dari kedua penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa kendala adalah hambatan atau keterbatasan yang menghalangi pencapaian tujuan, baik faktor inernal ataupun eksternal.
3 Efektivitas Penggunaan Microsoft Excel 1 Efektivitas Menurut AssaAodi & Riyanto, .
, mengemukakan bahwa efektivitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan antara output .
yang dicapai dan output yang diharapkan dari jumlah input .
dalam suatu perusahaan atau individu.
Dengan demikian bahwa efektivitas merupakan ukuran keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yang ditandai dengan semakin dekatnya hasil .
terhadap yang di harapan.
Microsoft Excel Menurut Nurrahman et al.
Microsoft Excel adalah suatu program aplikasi lembar kerja elektronik .
yang canggih dan mudah mempresentasikan data dalam bentuk diagram, grafik, maupun berbagai macam tabel.
Dengan demikian bahwa Microsoft Excel adalah aplikasi spreadsheet yang dapat digunakan untuk mengolah data, menghitung, dan membuat Fungsi Microsoft Excel Menurut Harmadani et al.
, .
,mengatakan bahwa Microsoft Excel berfungsi melakukan berbagai pembagian, dan mengubah format sel data sesuai kebutuhan pengguna.
Dengan demikian bahwa fungsi Microsof Excel sebagai aplikasi pengelolah datayang memungkinkan pengguna untuk mengorganisir serta menyaring data Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index dalam jumlah besar yang memungkinkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat.
4 Solusi Yang Dapat DIterapkan Untuk Meningkatkan Efisiensi dan Akurasi Dalam Pengelolaan Data Tagihan Voucher Menggunakan Microsoft Excel 1 Solusi Menurut Novita.
Supatmin, .
,mengatakan bahwa solusi adalah jalan keluar dari suatu masalah dalam konteks umum, solusi merujuk pada tindakan yang digunakan.
Dengan demikian bahwa solusi adalah jalan keluar suatu masalah yang merujuk pada tindakan.
2 Efisiensi Menurut Deva Yuan Mahardika ,.
,mengatakan bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara input .
dan output .
asil antara keuntungan dengan sumber yang Ini juga merupakan hasil terbaik yang dicapai dengan sumber yang lebih sedikit.
Dengan kata lain, hubungan antara pekerjaan yang telah Dengan demikian bahwa efisiensi adalah kemampuan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya seminimal mungkin, dilihat dari perbandingan antara apa yang dihasilkan .
dan apa yang digunakan .
, termasuk pemasukan dan pengeluaran, sehingga hasil yang dicapai bisa maksimal dengan biaya atau usaha yang seefisien mungkin.
3 Akurasi Menurut Laiya & Manueke, .
, mengatakan bahwa akurasi adalah tingkat di mana hasil estimasi, perhitungan, atau detail sesuai dengan standar atau nilai yang tepat.
Dengan demikian bahwa akurasi adalah tingkat ketepatan suatu hasil, yang menunjukkan seberapa dekat hasil tersebut dengan nilai yang Hasil Penelitian 1 Pengelolaan Rekapitulasi Tagihan Voucher Masuk dan Keluar Pengelolaan rekapitulasi tagihan voucher AHASS yang dilakukan secara manual menunjukkan ketidakakuratan data.
Dalam proses pencatatan voucher masuk, sering ditemukan ketidaksesuaian antara jumlah voucher yang diterima dan yang Permasalahan ini terutama muncul karena pencatatan dilakukan secara manual, sehingga rawan
terjadi kesalahan input, duplikasi data, atau kelalaian Kondisi tersebut berdampak pada rekapitulasi yang tidak akurat serta sulitnya melakukan pelacakan voucher ketika dibutuhkan, baik untuk keperluan verifikasi maupun proses audit
Berdasarkan permasalahan tersebut, peneliti memberikan usulan perbaikan berupa penggunaan P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
sheet rekap voucher digital yang terstruktur.
Sistem ini diharapkan mampu meningkatkan ketepatan mempercepat pembuatan laporan berkala, serta mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik yang sering terjadi pada metode manual.
Permasalahan serupa juga ditemukan pada proses rekapitulasi voucher keluar.
Pencatatan yang masih dilakukan secara manual menyebabkan proses input membutuhkan waktu lebih lama, terutama saat jumlah pengiriman voucher meningkat.
Selain itu, penyimpanan arsip secara fisik membuat data rentan rusak atau hilang sehingga keamanannya tidak Kondisi ini berpotensi menghambat proses verifikasi, menimbulkan ketidaksesuaian data, serta mengurangi akuntabilitas administrasi.
Sebagai solusi, peneliti mengusulkan penerapan tabel rekap digital yang lebih sistematis dan terintegrasi untuk proses voucher keluar.
Usulan ini memungkinkan proses verifikasi berjalan lebih cepat, mencegah duplikasi permintaan, menyediakan jejak audit yang lebih jelas, dan meningkatkan transparansi bagi pihak internal maupun eksternal.
Dengan demikian, sistem yang diusulkan diharapkan dapat mendukung proses administrasi menjadi lebih efisien, akurat, dan mudah dipertanggungjawabkan.
Adapun contoh tabel rekapitulasi Tagihan Voucer Masuk:
Tabel 1.
Voucher Masuk 1 Rekapitulasi Tagihan Voucer Masuk Tabel voucher masuk menunjukkan data voucher yang diterima dan digunakan oleh pelanggan pada layanan AHASS.
Informasi yang dicatat meliputi tanggal masuk, nomor voucher, nama pelanggan, nomor rangka, jenis service, nilai voucher, serta status Tabel ini berfungsi untuk memastikan seluruh voucher yang digunakan pelanggan tercatat dengan benar, sehingga memudahkan proses verifikasi, pengendalian stok voucher, dan pembuatan laporan akuntabilitas administrasi.
Sedangkan contoh tabel rekapitulasi tagihan voucher keluar seperti berikut ini Tabel 2.
Voucher Keluar Tabel voucher keluar menggambarkan permintaan dan distribusi voucher dari AHASS kepada pihak lain .
isalnya AHASS jaringan atau Data yang dicatat mencakup tanggal Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index permintaan, nama AHASS, kode AHASS, jenis dan jumlah voucher, keterangan permintaan, status proses, tanggal keluar, serta penanggung jawab.
Tabel ini memudahkan pemantauan alur distribusi voucher, mencegah duplikasi permintaan, serta menjaga transparansi dan akurasi dalam pengelolaan voucher.
2 Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Rekapitulasi Tagihan Voucher Berdasarkan hasil observasi selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, ditemukan bahwa pengelolaan rekapitulasi tagihan voucher AHASS masih menghadapi beberapa kendala yang berdampak pada akurasi dan efisiensi kerja.
Kendala utama terletak pada tidaknya tersedia sistem pencatatan yang terintegrasi, di mana proses masih dilakukan secara Pencatatan manual ini menyebabkan munculnya beberapa masalah, seperti potensi human error, keterlambatan pelaporan dari pihak terkait, duplikasi data, serta risiko hilangnya dokumen Selain itu, metode pencatatan semidigital yang tidak menggunakan template baku mengakibatkan kesulitan dalam melacak voucher yang sudah digunakan maupun yang belum diproses.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penulis mengusulkan solusi berupa pemanfaatan Microsoft Excel sebagai alat bantu pencatatan yang lebih terstruktur dan efisien.
Excel dapat digunakan dengan membuat template khusus yang memuat kolom-kolom penting seperti bulan, tanggal masuk, nama AHASS, kode AHASS, dan jumlah voucher yang diterima.
Pemanfaatan rumus otomatis akan membantu mempercepat proses perhitungan serta meminimalkan kesalahan input.
Fitur seperti Data Validation.
Conditional Formatting, dan Pivot Table juga dapat digunakan untuk mencegah duplikasi, menandai data tidak valid, serta mempermudah proses pelacakan dan pembuatan laporan.
Dengan menerapkan sistem pencatatan berbasis Excel, pengelolaan rekapitulasi voucher dapat dilakukan secara lebih akurat, sistematis, dan Selain itu, tim dapat dengan cepat mengetahui jumlah voucher yang diterima dari masing-masing AHASS dan menindaklanjuti kekurangan secara tepat waktu, sehingga keseluruhan proses administrasi menjadi lebih efisien.
3 Efektivitas Penggunaan Microsoft Excel Dalam Membuat Rekapitulasi Tagihan Voucher Berdasarkan hasil pengamatan di lapangan, penggunaan Microsoft Excel terbukti memberikan efektivitas yang signifikan dalam proses rekapitulasi tagihan voucher AHASS.
Sebelumnya, proses pencatatan dilakukan secara manual sehingga sering menimbulkan permasalahan seperti keterlambatan pengecekan data, kesalahan input, serta kesulitan dalam mendeteksi kekurangan dokumen pendukung, khususnya Nota Suku Cadang (NSC).
Melalui P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
penggunaan Excel, kekurangan dokumen dapat teridentifikasi lebih cepat karena data tersusun secara terstruktur dan mudah ditelusuri.
Selain itu.
Excel membantu mengurangi beban kerja manual karyawan.
Fitur seperti filter, sortir, dan rumus otomatis memungkinkan data dihitung dan dianalisis dengan lebih efisien.
Proses verifikasi yang sebelumnya memerlukan waktu lebih lama dapat dilakukan dengan cepat karena informasi tersaji secara rapi dan sistematis.
Excel juga memudahkan penyusunan laporan, pembuatan bukti keuangan, serta pemeriksaan silang antara data voucher masuk dan Dengan demikian, penggunaan Microsoft Excel mampu meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kecepatan dalam pengelolaan rekapitulasi tagihan 4 Solusi Yang Dapat Diterapkan Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Akurasi Dalam Pengelolaan Data Tagihan Voucher Menggunakan Microsoft Excel Berdasarkan pengamatan di lapangan, sebagian proses pengelolaan data tagihan voucher masih dilakukan secara manual, seperti pencatatan data satu per satu, pengecekan kelengkapan dokumen pendukung secara visual, serta perhitungan jumlah tagihan tanpa alat bantu rumus.
Prosedur manual ini tidak hanya memerlukan waktu yang lebih lama, tetapi juga meningkatkan risiko terjadinya kesalahan input, ketidaksesuaian data, serta keterlambatan dalam proses verifikasi dan pembayaran.
Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi, perusahaan dapat menerapkan pemanfaatan fitur-fitur Microsoft Excel secara lebih optimal.
Penggunaan template pencatatan dengan rumus otomatis .
isalnya SUM.
IF.
VLOOKUP) meminimalkan kesalahan manual.
Selain itu.
Data Validation dapat digunakan untuk mencegah kesalahan input, sedangkan Conditional Formatting bermanfaat untuk memberikan penandaan otomatis pada data yang belum lengkap, seperti ketidakhadiran dokumen NSC.
Penyusunan data berdasarkan kategori tertentu, seperti nama AHASS, kode AHASS, atau tanggal transaksi, juga akan mempermudah proses analisis dan mempercepat penelusuran informasi.
Perusahaan dapat menambahkan dashboard sederhana untuk memantau jumlah voucher diterima, voucher terproses, serta kekurangan dokumen pendukung secara real-time.
Rekapitulasi berkala menggunakan Pivot Table juga dapat mempercepat penyusunan laporan internal dan bukti pembayaran.
Selain itu, pemanfaatan fitur Filter memungkinkan pencarian data dilakukan dengan lebih efisien tanpa harus memeriksa setiap baris secara manual.
Pengguna cukup memasukkan kata kunci seperti nomor AHASS yang dicari, kemudian Excel akan menampilkan baris data yang relevan secara otomatis.
Fitur ini meningkatkan keakuratan pencarian data sekaligus menghemat waktu dalam proses verifikasi.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index Dengan penerapan berbagai fitur tersebut, pekerjaan karyawan menjadi lebih ringan, proses pemeriksaan lebih cepat dan akurat, serta pencairan dana kepada bengkel AHASS dapat dilakukan secara lebih tepat Adapun langkahnya seperti berikut ini untuk rekapitulasi tagihan voucher masuk:
Buka Microsoft Excel.
Setelah aplikasi terbuka, pilih Blank Workbook untuk membuat lembar kerja baru sebagai dasar pembuatan rekapitulasi.
Buat templat AuVoucher keluarAy.
Isi dari kolom voucher keluar terdiri dari:
No.
Urut, tanggal permintaan.
Nama AHASS, kode AHASS.
Jenis Voucher.
Jenis Voucher.
Keterangan permintaan.
Status Proses, tanggal keluar.
PIC (Penanggung jawa.
, kolom keterangan.
Buat sheet utama.
AuVoucher MasukAy di Microsoft Excel Input data rekap tagihan voucher keluar.
Buatlah template AuVoucher MasukAy di Microsoft Eccel Kolom pada tabel tersebut terdiri dari No, tanggal masuk.
No.
Vocher.
Nama Pelanggan.
No.
Rangka.
Jenis Service.
Nilai Voucher Rp, terakhir status penggunaan terpakai/belum.
Langkah membuat sheet tagihan otomatis menggunakan fitur dropdown atau validation data pada kolom AuNo.
VoucherAy Tampilan worksheet dengan fitur Data Validation .
Lalu masukan data yang akan di input dan tampilan seperti ini Isi kolom terdiri dari: Nomor Tagihan.
Nomor Voucher.
Nama Pelanggan/nama AHASS.
Lengkapi menggunakan formula vlookup pada kolom seterusnya agar otomatis terisi data yang dibutuhkan setelah menginput no voucher.
Berikut adalah langkah untuk pembuatan template rekapitulasi tagihan voucher keluar Buat sheet AuVoucher KeluarAy disebelah AuVoucher MasukAy agar memudahkan dalam penginputan & agar file tidak terpisah.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index Setelah seluruh data selesai diinput dan dokumen telah disusun, langkah selanjutnya adalah menyimpan file tersebut guna menghindari risiko kehilangan data.
Disarankan untuk menyimpannya dengan nama file 'Rekapitulasi Tagihan Voucher AHASS' agar memudahkan identifikasi dan 5.
Simpulan Dan Saran 1 Simpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan metode observasi, wawancara, dan studi dokumenter, diantaranya seperti berikut ini:
Proses pengelolaan rekapitulasi voucher AHASS pada Bagian Technical Service PT Daya Adicipta Motora Bandung tergolong cukup baik, namun sistem pencatatan manual masih berpotensi menimbulkan kesalahan dan keterlambatan sehingga memerlukan evaluasi dan peningkatan.
Kendala diminimalkan melalui ketelitian, pemeriksaan berkala, dan pencatatan sistematis, tetapi sistem ini tetap memiliki keterbatasan dalam efisiensi dan akurasi sehingga perlu dipertimbangkan Pemanfaatan Microsoft Excel sangat efektif dalam mempermudah pencatatan, pemantauan, dan percepatan alur kerja pengelolaan tagihan voucher AHASS.
Peningkatan efisiensi dan akurasi melalui Excel dapat dilakukan dengan mengoptimalkan fitur seperti template standar, filter, rumus otomatis, conditional formatting, serta backup data 2 Saran Sesuai dengan simpulan yang disimpulkan, penulis memberikan saran Ae saran sebagai berikut :
Proses pengelolaan rekapitulasi tagihan voucher AHASS pada Bagian Technical Service PT Daya Adicipta Motora Bandung sudah berjalan cukup baik.
Namun, mengimplementasikan sistem digital yang lebih terintegrasi melalui penggunaan template Excel standar serta pengelompokan data berdasarkan periode tertentu.
Langkah ini dapat mengurangi potensi human error, meningkatkan efisiensi dan akurasi informasi.
Kendala dalam pengelolaan rekapitulasi tagihan voucher AHASS masih dapat diminimalkan dengan memanfaatkan Microsoft Excel sebagai alat pencatatan terstruktur.
Penggunaan template standar dengan kolom seperti bulan, tanggal masuk, kode AHASS, nama AHASS, dan jumlah voucher dapat meningkatkan keteraturan data.
Penerapan rumus SUM.
IF, dan VLOOKUP, serta fitur Data Validation.
Conditional Formatting, dan Pivot Table akan membantu mencegah kesalahan P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
input, mengurangi duplikasi, dan mempermudah Dengan optimalisasi Excel, tim dapat lebih cepat mengidentifikasi kekurangan voucher dan memastikan pencatatan lebih akurat dan Penggunaan Microsoft Excel dalam rekapitulasi voucher AHASS sudah sangat efektif.
Meski demikian, perusahaan disarankan memberikan pelatihan lanjutan kepada staf administrasi terkait penggunaan fitur seperti filter, pivot table, dan pembuatan dashboard sederhana.
Pelatihan ini bertujuan meningkatkan keterampilan teknis, mempercepat proses kerja, serta menghasilkan laporan yang lebih rapi, informatif, dan Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan data, perusahaan disarankan memaksimalkan fitur-fitur Excel melalui penggunaan template otomatis dengan rumusrumus seperti SUM.
IF, atau VLOOKUP, serta Data Validation untuk mengurangi kesalahan Conditional Formatting juga dapat dimanfaatkan untuk menandai data yang belum lengkap, seperti tiket tanpa nomor NSC.
Selain itu, penyusunan data berdasarkan kategori tertentu .
isalnya per AHASS atau per tangga.
akan membantu proses analisis dan pelaporan menjadi lebih cepat dan sistematis.
Daftar Pustaka