ANALISIS PENERAPAN PENGENDALIAN KAS KECIL DI PT.
PERTAMINA RETAIL SPBU COCO SLAMET RIYADI SAMARINDA
Firda Oktaviani1 .
Danna Solihin2 .
Heriyanto3 Fakultas Ekonomi Universitas 17 Agustus 1945 Samarinda Email : firdaoktaviani57@gmail.
Keywords :
Internal Control.
Petty Cash
ABSTRACT
This study aims to analyze the suitability of the application of petty cash control at PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda with elements of internal control according to theory.
The collection technique used is .
field research .
ield work researc.
using interviews and .
library research by collecting data on documentation and information at PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda.
The data analysis technique used descriptive analysis, meanwhile, to determine the suitability with the elements of internal control using the Dean J.
Champion calculation formula.
Based on the results of research conducted on the application of petty cash control at PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda by using a questionnaire on the elements of internal control and calculating internal control using the Dean J.
Champion formula obtained a result of 98.
00% which means it is very appropriate.
Based on the hypothesis proposed, namely the application of petty cash control at PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda has not complied with the elements of internal control rejected.
The conclusion of this research is the internal control on petty cash applied by PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda has complied with the elements of internal PENDAHULUAN Latar Belakang Pengendalian intern mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi Salah satu faktor yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian intern adalah tanggungjawab utama untuk melindungi assets organisasi, mencegah, dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang terletak pada manajemen, sehingga manajemen harus mengatur sistem pengendalian intern yang sesuai untuk memenuhi tanggungjawab tersebut.
Pengendalian internal terhadap pengeluaran kas akan lebih efektif ketika pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek daripada melibatkan uang kas secara langsung, tetapi pengecualian dibuat untuk pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil.
Sistem pengendalian intern yang ada pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda saat ini sudah berjalan, namun dalam penerapannya masih belum sesuai dengan unsurunsur pengendalian intern adapun kondisi yang terjadi pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda yaitu, dimana sistem pengendalian intern yang terkait dengan pemisahan tugas atau pemberian wewenang dan tanggungjawab pada bagian keuangan masih belum dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Hal ini bertolak belakang dengan komponen pengendalian yaitu lingkungan pengendalian.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka permasalahan dalam penelitian ini adalah AuApakah penerapan pengendalian kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda telah sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern ?Ay.
Sistem Informasi Akuntansi Menurut Fauzi .
Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu komponen mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan.
Pengendalian Intern Menurut Krismiaji .
AuPengendalian Internal (Internal Contro.
adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva dan menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercayaAy.
Unsur-Unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi .
unsur-unsur pengendalian internal adalah sebagai berikut :
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka .
pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit dan organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanannya.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian internal yang mendukungnya.
Komponen Pengendalian Intern Menurut Agoes .
Pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini :
Lingkungan Pengendalian.
Penaksiran Risiko.
Aktivitas Pengendalian.
Informasi dan Komunikasi.
Pemantuan.
Prinsip Pengendalian Intern Menurut Hery .
prinsip pengendalian intern sebagai berikut :
Penetapan Tanggung Jawab.
Pemisahan Tugas.
Dokumentasi.
Pengendalian Fisik.
Mekanik, dan Elektronik.
Pengecekan Independen atau Verifikasi Internal.
Kas Kecil Menurut Rudianto .
mengatakan bahwa AuKas kecil adalah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giroAy.
METODE PENELITIAN
Teknik Pengumpulan Data Teknik dalam mengumpulkan data-data yang diperlukan, baik itu data primer maupun data sekunder maka peneliti melakukan dengan cara sebagai berikut :
Penelitian Lapangan (Field Work Researc.
yaitu mengadakan penelitian langsung ke objek yang diteliti, adapun cara yang ditempuh adalah :
Wawancara Wawancara merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan cara bertanya kepada objek atau seseorang yang berhubungan langsung dengan materi penelitian.
Selama penelitian peneliti melakukan tanya jawab secara langsung kepada BUH (Business Unit Hea.
dan Bagian Kasir dari PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda.
Kuesioner Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data melalui formulir-formulir yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang diajukan secara tertulis pada seseorang atau sekumpulan orang untuk mendapatkan jawaban atau tanggapan dan informasi yang diperlukan.
Penelitian ini menggunakan kuesioner, daftar pertanyaannya dibuat secara berstruktur mengenai unsur-unsur pengendalian intern.
Responden Penelitian Responden penelitian yang dimaksud adalah karyawan yang berada dibagian Accounting yang ruang lingkup pekerjaannya lebih mengetahui tentang permasalahan yang akan diteliti.
Dengan mewawancarai responden berdasarkan kuesioner yang telah Responden yang akan menjawab kuesioner yakni berjumlah 2 orang yaitu BUH (Business Unit Hea.
dan bagian kasir.
Selanjutnya peneliti akan menyimpulkan terhadap pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan dengan teori pada hasil Penelitian Kepustakaan (Library Researc.
yaitu pengumpulan data mengenai dokumentasi dan informasi pada bagian pemegang dana kas kecil PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda yang berhubungan dengan penelitian dan sebagai pedoman pokok untuk mencari data.
Dokumentasi yaitu dengan mengumpulkan data-data yang dimiliki perusahaan secara jelas karena sesuai dengan arsip perusahaan yang berkaitan dengan data penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil.
Alat Analisis Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan menggunakan analisis deskriptif yang digunakan untuk penelaahan secara sistematis dalam evaluasi pengendalian intern terhadap kas kecil di PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda.
Kuesioner / Internal Control Questionnaries Kuesioner tentang sistem dan prosedur pengendalian intern dengan menggunakan pengendalian intern menurut Agoes .
yang meliputi lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemantauan.
Pertanyaan-pertanyaan dalam ICQ diminta untuk dijawab Ya (Y) Tidak (T), atau Tidak Relevan (TR).
Jika pertanyaan-pertanyaan tersebut sudah disusun dengan baik, maka jawab AuYaAy akan menunjukkan ciri Internal Control yang baik.
AuTidakAy akan menunjukkan ciri Internal Control yang lemah.
Pengukurannya menggunakan Skala Guttman merupakan skala pengukuran dengan menghasilkan jawaban tegas dan konsisten terhadap suatu permasalahan yang ditanyakan yaitu.
AuYaAy atau AuTidakAy dibuat dalam bentuk checklist.
Riduan dan Sunarto .
Tahap analisis untuk mengetahui presentase skor internal control menggunakan rumus Dean J.
Champion dalam Lucia Oktaviana .
sebagai berikut :
Hasil= Jumlah jawaban YA x 100 % Jumlah seluruh jawaban Selanjutnya presentase tersebut didiskripsikan berdasarkan kriteria penilaian :
Tabel 1 : Kriteria Penilaian Skor Kategori 0% - 25% Tidak Sesuai 26% - 50% Kurang Sesuai 51% - 75% Cukup Sesuai 76% - 100% Sangat Sesuai Sumber : Dean J.
Champion dalam Lucia Oktaviana .
Bagan Alir (Flowchar.
Sistem Dana Kas Kecil Flowchart menggambarkan arus dokumen dalam sistem prosedur disuatu unit usaha
misalnya dalam flowchart untuk sistem dan prosedur dana kas kecil dibagi menjadi tiga prosedur yaitu prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur pengisian kembali dana kas
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penerapan Pengendalian kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda menggunakan metode dana fluktuasi .
luctuation fund metho.
Fungsi yang terkait dalam penerapan pengendalian kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda adalah sebagai berikut :
Supervisor Cash Disbursement Supervisor Cash Disbursement berada di Kantor Pusat PT.
Pertamina Retail.
Jakarta yang bertanggungjawab dalam memintakan otorisasi atas kertas kerja limit yang sudah ditentukan tersebut kepada direktur keuangan.
Bagian kasir Bagian kasir bertanggungjawab terhadap penyimpanan dan pengelolaan dana kas kecil serta membuat laporan penggunaan dari dana kas kecil pada SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda.
Pengguna Dana Kas Kecil Pengguna dana kas kecil bertanggungjawab terhadap pemakaian dana kas kecil serta mempertanggungjawabkan kepada bagian kasir selaku pemegang dana kas kecil.
Dokumen yang digunakan dalam penerapan pengendalian dana kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda adalah sebagai berikut :
Petty Cash Voucher Petty Cash Voucher merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pelaporan atas pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil harian yang telah dilakukan di SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda.
Kertas Kerja Limit Kertas Kerja Limit merupakan dokumen dalam format microsoft excel yang berisi nomor rekening, nama, dan limit masing-masing setiap unit SPBU yang sudah ditentukan atas persetujuan Vice President dan digunakan sebagai dasar dalam pengisian saldo kas kecil.
Catatan yang digunakan dalam penerapan pengendalian dana kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda adalah sebagai berikut :
Reporting Package Reporting Package merupakan catatan dalam format microsoft excel yang digunakan sebagai dasar pelaporan pertanggungjawaban atas pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil yang dikeluarkan selama satu bulan.
BOS V2 (Back Office System V.
BOS V2 (Back Office System V.
merupakan catatan dalam bentuk software yang dikembangkan untuk membantu kegiatan operasional perusahaan agar lebih efektif dan BOS V2 sebagai sistem untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi terkait dengan pengeluaran dana kas kecil dan untuk membuat BKK (Bukti Kas Kelua.
secara sistem.
Pembentukan Kas Kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda Tahap awal dalam pengelolaan dana kas kecil adalah pembentukan dana kas kecil.
Pembentukan saldo awal kas kecil bagi setiap unit SPBU ditentukan oleh BUH (Business Unit Hea.
BUH SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda memperkirakan dan menentukan anggaran operasional yang akan dikeluarkan rutin per bulan yang kemudian akan diajukan kepada kantor PT.
Pertamina Retail.
PT.
Pertamina Retail sangat mempertimbangkan keamanan dan efisiensi dalam pemberian dana awal kas kecil.
Sehingga manajemen mewajibkan setiap unit SPBU memiliki cash card atas nama SPBU masing-masing area.
Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda Pengelolaan kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda menggunakan metode dana fluktuasi .
luctuation fund metho.
Sebagai perusahaan yang cukup besar.
PT.
Pertamina Retail menerapkan sistem BOS V2 (Back Office System V.
BOS V2
merupakan software yang dikembangkan untuk membantu kegiatan operasional perusahaan agar lebih efektif dan efisien.
Dalam pengelolaan kas kecil.
BOS V2 sebagai sistem untuk mencatat transaksi-transaksi yang terkait dengan pengeluaran kas kecil yang dapat dilihat juga oleh Supervisor Cash Disbursement sehingga dapat melakukan pemeriksaan terkait transaksi tersebut.
Pengisian Kembali Kas Kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda Pengisian kembali dana kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda menggunakan metode fluktuasi .
luctuation fund metho.
dimana jumlah nominal pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sama dengan saldo awal pembentukan dana kas kecil namun bisa kurang atau lebih sesuai dengan ketentuan dan kesepakatan anggaran dana kas kecil untuk biaya-biaya operasional diawal pembentukan kas kecil per periode yang telah mendapatkan persetujuan dari Vice President.
Analisis Pengendalian Intern Kas Kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda Berdasarkan kuesioner mengenai unsur-unsur pengendalian intern kas kecil yang terdiri dari lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan sebagai berikut :
Tabel 2 : Hasil Kuesioner PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda Keterangan Tidak Lingkungan Pengendalian Penaksiran Resiko Aktivitas Pengendalian Informasi dan Komunikasi Pemantauan Total Sumber : data diolah .
Perhitungan dengan menggunakan rumus Dean J.
Champion Jumlah jawaban YA Hasil = x 100 % Jumlah seluruh jawaban Hasil = x 100 % = 0,98 = 98 % Perhitungan pengendalian intern kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda dikategorikan sangat sesuai yaitu dengan nilai 98% maka berdasarkan hipotesis yang diajukan maka hipotesis ditolak, karena pengendalian intern kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda sangat sesuai dengan unsur-unsur pengendalian KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan terhadap penerapan pengendalian kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda dapat disimpulkan bahwa :
Sistem penerapan kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda menggunakan metode dana fluktuasi .
luctuation fund metho.
dan berlangsung dengan baik.
Hal ini dapat dilihat dari sistem informasi yang modern dan terkomputerisasi dengan menggunakan BOS V2 (Back Office System Volume .
Selain itu, proses transaksi pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, hingga pengisian kembali dana kas kecil telah dilakukan dengan penggunaan dokumen dan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
Pengendalian intern kas kecil pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda belum sepenuhnya sesuai dengan lima unsur-unsur pengendalian intern.
Empat unsur pengendalian intern yaitu penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan sudah sesuai dan telah dilaksanakan, sedangkan lingkungan pengendalian belum sepenuhnya diterapkan pleh PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda.
Pengendalian intern kas kecil PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda sangat sesuai berdasarkan perhitungan menggunakan rumus Dean J.
Champion hasil menunjukkan nilai 98% maka hipotesis yang diajukan ditolak karena pengendalian intern kas kecil PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda sangat sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern.
Berdasarkan hasil penelitian pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda, peneliti memberikan beberapa saran untuk memperbaiki pengendalian intern adalah sebagai berikut :
Lingkungan pengendalian menurut unsur-unsur pengendalian belum sepenuhnya dilaksanakan pada PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda.
Sebaiknya PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda memisahkan antara bagian kasir dengan fungsi pencatatan untuk menghindari adanya pencatatan yang tidak benar atau tidak Dengan pembagian wewenang yang jelas, perusahaan akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Pengendalian intern kas kecil yang diterapkan oleh PT.
Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda telah sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern, maka peneliti memberikan saran untuk terus mempertahankan kondisi ini agar kemungkinan terjadinya kecurangan dan kesalahan dapat diminimalisirkan.
REFERENCES