PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GUDANG
K3LH-DP PT.
DIRGANTARA INDONESIA
(PERSERO)
Rendy Setiawan1.
Alam Santosa2 Program Studi Teknik Industri.
Universitas Komputer Indonesia.
Bandung Jl.
Dipatiukur No.
112-116, 40132.
Telp.
Fax .
2533754 Email: rendyti13@gmail.
com1 alam.
santosa@gmail.
ABSTRAK
PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri pesawat PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
terdiri dari beberapa departemen, dimana salah satu departemen yaitu departemen K3LH-DP yang bertempat di Direktorat Produksi PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
Departemen K3LH-DP mempunyai sebuah gudang, dimana gudang tersebut digunakan untuk menyimpan barang-barang K3 yang diperlukan Direktorat Produksi di dalam menjalankan proses Dalam menjalankan sistem manajemen pengendalian barang gudang, data dicatat dan diproses dengan software Microsoft Excel yang belum mempunyai integrasi data.
Perancangan sistem informasi yang terintegrasi dapat dilakukan dengan Metode Structure System Analysis and Design (SSAD).
Metode Structure System Analysis and Design (SSAD) memiliki fase-fase, yaitu fase perancangan sistem, fase analisis sistem, fase desain sistem secara umum, fase desain sistem secara terinci dan fase Pada perancangan sistem informasi gudang K3LH-DP di PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
, hasil rancangan sistem basis data dari sistem informasi gudang disajikan dalam bentuk data flow diagram logic.
Rancangan sistem informasi disajikan dalam bentuk conceptual data model (CDM), logical data model (LDM) dan physical data model (PDM).
Rancangan prototype sistem informasi disajikan dalam bentuk software Microsoft Access.
Kata Kunci : Sistem Informasi.
SSAD.
DFD.
CDM.
LDM.
PDM.
Access.
1 Pendahuluan PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri pesawat PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
terdiri dari beberapa departemen, dimana salah satu departemen yaitu departemen K3LH-DP yang bertempat di Direktorat Produksi PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
Departemen K3LH-DP PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
bertanggung jawab dalam penerapan keselamatan dan kesehatan kerja (K.
di Direktorat Produksi.
Departemen K3LH-DP mempunyai sebuah gudang, dimana gudang tersebut digunakan untuk menyimpan barang-barang K3 yang diperlukan Direktorat Produksi di dalam menjalankan proses produksinya.
Departemen K3LH-DP telah menerapkan sebuah sistem manajemen pengendalian barang K3 di gudang K3.
Dalam menjalankan sistem manajemen pengendalian barang gudang, baik manager K3LH maupun admin gudang menemukan permasalahan-permasalah.
Permasalahan-permasalahan ini berkaitan dengan data-data yang digunakan dalam sistem pengendalian barang gudang tersebut.
Permasalahan-permasalah yang ada yaitu kesalahan data yang rentan terjadi .
uplikasi atau kehilangan dat.
, laporan barang gudang tidak dapat disediakan secara langsung, kebutuhan waktu dan tenaga yang banyak dalam pencatatan maupun pengolahan data.
Data dicatat dan diproses dengan software Microsoft Excel yang belum mempunyai integrasi data.
Informasi inilah melatarbelakangi, dibutuhkannya sistem yang dapat memperbaiki pengolahan data.
Sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada di gudang K3LH-DP PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
tersebut, peneliti mengambil judul penelitian yaitu AuPerancangan Sistem Informasi Gudang K3LH-DP PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
Ay.
Inaque Vol.
6 No.
2 AGUSTUS 2018
2 Metode Penelitian Metode Structure System Analysis and Design (SSAD) merupakan metode perancangan sistem informasi yang menggunakan pendekatan terstruktur yang dapat digunakan pada tahap analisis dan desain.
Metode Structure System Analysis and Design (SSAD) memiliki fase-fase, yaitu fase perancangan sistem, fase analisis sistem, fase desain sistem secara umum, fase desain sistem secara terinci dan fase implementasi.
Pada fase perancangan dan analisis sistem, peneliti mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan apa saja yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi gudang tersebut serta menganalisis sistem yang ada yang digambarkan oleh flowmap, data flow diagram (DFD) fisik dan entity relationship diagram (ERD).
Fase desain sistem umum, peneliti membuat flowmap usulan, data flow diagram (DFD) logic yang menjadi rancangan basis data, rancangan antarmuka dari sistem informasi gudang dengan software Microsoft Visio.
Pada fase desain sistem umum juga, peneliti membuat conceptual data model (CDM), logical data model (LDM) dengan menggunakan software Power Designer.
Fase desain sistem secara terinci, peneliti membuat physical data model (PDM) dengan menggunakan software Power Designer dan struktur data.
data model (CDM), logical data model (LDM), physical data model (PDM) dan struktur data inilah yang menjadi rancangan sistem informasi gudang.
Pada fase implementasi, peneliti membuat prototype sistem informasi dengan menggunakan software Microsoft Access.
Dengan prototype tersebut sistem informasi diuji apakah rancangan sistem informasi tersebut dapat digunakan atau tidak.
1 Perencanaan Sistem dan Analisis Sistem 1 Perencanaan Sistem Sistem harus menghasilkan kebutuhan-kebutuhan informasi minimum yaitu sebagai berikut:
Query bagi admin gudang yang menghasilkan informasi tentang status permintaan departemen Nota barang keluar bagi admin gudang yang menghasilkan informasi tentang status permintaan departemen tertentu.
Laporan-laporan kepada manager, yaitu:
Laporan Permintaan Departemen Laporan Barang Keluar Laporan Barang Masuk Laporan Persediaan Barang Minimum Laporan Barang keluar Berdasarkan Departemen Laporan Barang keluar Berdasarkan Kode Barang Laporan Persediaan Barang Minimum Berdasarkan Kode Barang Metode penerapan dari sistem informasi yang telah dirancang yaitu penerapan dengan cara paralel.
Melalui metode ini sistem lama tetap dipertahankan selama waktu tertentu sampai sistem baru benar-benar siap menggantikan sistem yang lama .
arallel change-over metho.
Sistem informasi gudang ini akan dirancang dengan menggunakan metodologi yang sudah teruji keberhasilannya, metodologi yang dipilih yaitu metode structured analysis and design.
Metodologi analisis dan desain terstruktur ini menggunakan beberapa alat berupa:
Entity Relationship Diagram Diagram Arus Data (Data flow diagra.
Bagan Alir (Flow Char.
Data Model (Conceptual.
Logical, dan Physical Data Mode.
2 Analisis Sistem Departemen K3LH-DP PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
akan merancang sistem informasi gudang penyimpanan alat keselamatan kerja karena adanya beberapa masalah yang perlu diatasi.
Masalah utama yang teridentifikasi adalah ketidakakuratan jumlah data barang yang ada di gudang K3LH-DP dari tahun ke tahun.
Penyebab terjadinya masalah tersebut diakibatkan oleh:
Belum tersedianya basis data barang gudang.
Belum tersedianya sistem informasi barang gudang.
Belum tersedianya aplikasi sistem informasi gudang.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GUDANG K3LH-DP
PT.
DIRGANTARA INDONESIA (PERSERO)
Pada penelitian ini dilakukan pengumpulkan fakta atau data.
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan teknik dokumen.
Hasil perancangan basisdata ditampilkan dalam diagram sistem fisik dan diagram sistem logis.
Sistem fisik digambarkan dengan menggunakan flowmap.
Sistem logis digambarkan dengan menggunakan data flow diagram.
4 Desain Sistem 1 Desain Sistem Umum 1 Desain Database Secara Umum Proses mekanisme sistem gudang K3LH-DP digambarkan dalam bentuk flowmap usulan yang terpecah.
Pemecahan ini bertujuan untuk memberi gambaran secara detail pada setiap prosesnya.
Terdiri dari 3 macam proses, yaitu proses keluar barang usulan, proses masuk barang usulan dan proses pembuatan laporan usulan.
Dalam flowmap usulan tersebut, melibatkan 6 unit organisasi, yaitu:
Departemen Gudang K3LH-DP P2K3 Direktorat Produksi Manager K3LH-DP Buyer Supplier Dokumen yang diperlukan dalam pengelolaan gudang K3LH-DP adalah:
Surat Permintaan 5R.
APD dan P3K Form Permintaan Barang Form Persetujuan Pengadaan Barang atau Jasa (FPBJ) Lampiran Berita Acara Penyerahan Barang Pada tahap selanjutnya, desain sistem informasi gudang K3LH-DP digambarkan dengan model logika.
Model logika dari sistem informasi gudang K3LH-DP yang diusulkan dalam data flow diagram fisik.
Permintaan Barang Membaca dan Mengecek SP
SP 1
Barang Memberi TandaTangan SP
Karyawan Manager K3LH-DP
Membaca dan Mengecek SP
Membuat SP
Mengecek Kebutuhan Barang Kebutuhan Barang Departemen
Departemen
SP 1
Permintaan Barang SP 1
Departemen
Departemen
Memberi Tanda
Tangan di SP
Laporan Keluar Masuk Barang Gudang K3LH-DP
Departemen
Manager K3LH-DP
Barang Karyawan Membuat Laporan Keluar Masuk Barang Microsoft Access
Manager K3LHDP
FPBJ
P2K3-DP
P2K3
Departemen
Produksi
Barang Organisasi
SP 2
Permintaan Barang Membuat FPBJ
Kebutuhan barang Organisasi
Gudang K3LHDP
Pembuatan Laporan Pengadaan Barang BAP Barang Persediaan Barang Barang LPBM
Memberi Tanda
Tangan di NBK
QPM & QPK
Mengecek Ketersediaan Barang LPBM
Departemen
Microsoft Access
Lampiran BAP
NBK
Membuat LPBM
SP 2
SP 2
Microsoft Access
Organisasi
Persediaan Barang Menyimpan Data dan Mencetak Nota
Barang Keluar Barang Menginput FIBK
QBK
User
Karyawan Persediaan Barang Permintaan Barang Lampiran BAP
Karyawan Microsoft Access
Barang Menginput Data
FIBM
Permintaan Barang FPBJ
BAP Barang BAP Barang Pengadaan Barang Barang Organisasi
FPBJ
Laporan Keluar Masuk Gudang
Manager K3LH-DP
Buyer
Manager K3LH-DP
Barang Supplier
Memberi Tanda
Tangan Di Laporan Memberi Tanda
Tangan di FPBJ
Manager K3LH-DP
Manager K3LH-DP
Membaca dan Mengecek Laporan Laporan Keluar Masuk Barang Membuat Lampiran BAP Barang Membaca dan Mengecek FPBJ
User
FPBJ
Nota
Melakukan Pemenuhan Order
FPBJ
Supplier
Supplier
FPBJ
Supplier
Barang Membaca dan Mengecek FPBJ
Supplier
Buyer
Melakukan Pemenuhan Order
Nota
FPBJ
Buyer Pengadaan Barang Nota Supplier Keterangan :
NBK = Nota Barang Keluar X1 = NIK.
Nama LPBM = Laporan Persediaan Barang Minimum X2 = Kode Organisasi.
Nama Organisasi FPBJ = Form Permohonan Persetujuan Pengadaan Barang atau Jasa X3 = Kode Barang.
Nama Barang.
Spesifikasi 1.
Spesifikasi 2 QPM = Query Persediaan Minimum X4 = Jumlah Barang QPK = Query Permintaan Kurang X5 = Nama Supplier QBK Query Barang Keluar SP = Surat Permintaan 5R.
APD dan P3K BAP = Berita Acara Penyerahan FIBM = Form Input Barang Masuk FIBK = Form Input Barang Keluar Departemen = Karyawan Departemen Departemen = Manager Departemen Gambar 4.
Data Flow Diagram Fisik Inaque Vol.
6 No.
2 AGUSTUS 2018
Dari hasil analisa terhadap proses keluar masuk barang Gudang K3LH-DP, maka pada tahap selanjutnya dibuatkan struktur hubungan .
antar entitas yang saling berhubungan atau memiliki ketergantungan terhadap entitas lainnya.
Hasil pembuatan diagram entity relationship diagram (ERD) atau diagram antar entitas pada perancangan sistem informasi Gudang K3LH-DP dapat dilihat pada gambar 4.
Surat Perjanjian Nama Supplier
PO/SP
Tanggal Masuk Buyer Keterangan Supplier Menyediakan Keterangan Masuk Jumlah Masuk Jenis Kelamin Nama Barang Nama Karyawan Karyawan Spesifikasi 1 Kode Barang NIK Mengetahui Spesifikasi 2 Barang Stok Minimum ID User Satuan Stok Password Jenis User Keterangan User Kode Organisasi Keterangan Organisasi Permintaan Kurang Nomor Permintaan Keterangan Keluar Terdaftar Organisasi Meminta Jumlah Permintaan Tanggal Keluar Nama Organisasi Jumlah Keluar No Telphone Divisi Gambar 4.
Entity Relationship Diagram (ERD) Pada tahap selanjutnya dibuatlah Conceptual Data Model (CDM) berdasarkan ERD yang sudah dibuat dan dilanjutkan dengan pembuatan Logical Data Model (LDM) berdasarkan CDM yang sudah dibuat.
Logical Data Model (LDM) dari perancangan sistem informasi Gudang K3LH-DP dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4.
Logical Data Model (LDM) PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GUDANG K3LH-DP PT.
DIRGANTARA INDONESIA (PERSERO)
2 Desain Input Secara Umum Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali.
Desain input terinci berupa tampilan antarmuka akan dijelaskan pada gambar 4.
Ae 4.
Gambar 4.
Antarmuka Form Input Barang Masuk Gambar 4.
Antarmuka Form Input Barang Keluar 3 Desain Output Secara Umum Desain output terinci digunakan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru.
Desain output terinci berupa tampilan antarmuka akan dijelaskan pada gambar 4.
Ae 4.
Gambar 4.
Antarmuka Report Barang Keluar Inaque Vol.
6 No.
2 AGUSTUS 2018
Gambar 4.
Antarmuka Report Barang Masuk 2 Desain Sistem Terinci Desain database terinci dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap modul yang telah diidentifikasikan di desain secara umum.
Pada tahap selanjutnya dibuatlah Physical Data Model (PDM) berdasarkan LDM yang sudah dibuat.
Physical Data Model (PDM) ini menggambarkan struktur penyimpanan data yang sesungguhnya pada sebuah database.
Physical Data Model (PDM) dari perancangan sistem informasi Gudang K3LH-DP dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4.
Physical Data Model (PDM) PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GUDANG K3LH-DP PT.
DIRGANTARA INDONESIA (PERSERO)
Physical Data Model (PDM) tersebut menghasilkan struktur data tabel.
Struktur data tabel sistem informasi Gudang K3LH-DP dapat dilihat pada tabel 4.
1 Ae tabel 4.
Tabel 4.
Struktur Data Tabel Buyer Tabel 4.
Struktur Data Tabel Barang Tabel 4.
Struktur Data Tabel Organisasi Tabel 4.
Struktur Data Tabel Karyawan Tabel 4.
Struktur Data Tabel Barang keluar Tabel 4.
Struktur Data Tabel Detail Barang Keluar Inaque Vol.
6 No.
2 AGUSTUS 2018
Tabel 4.
Struktur Data Tabel Barang Masuk Tabel 4.
Struktur Data Tabel Detail Barang Masuk Tabel 4.
Struktur Data Tabel User 5 Implementasi Sistem Implementasi sistem informasi ini menggunakan software Microsoft Access.
alasan menggunakan Microsoft Access yaitu aplikasi yang akan digunakan hanya dipakai oleh satu komputer saja .
ingle use.
dan software Microsoft Access sudah terinstal di komputer gudang K3LH-DP.
Form dan report yang digunakan pada prototype sistem informasi gudang K3LH-DP dijelaskan pada gambar 5.
Ae 5.
Gambar 5.
Antarmuka Form Input Barang Keluar PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GUDANG K3LH-DP PT.
DIRGANTARA INDONESIA (PERSERO)
Gambar 5.
Antarmuka Form Input Barang Masuk Gambar 5.
Report Laporan Barang Masuk Gambar 5.
Report Laporan Barang Keluar Inaque Vol.
6 No.
2 AGUSTUS 2018
6 Kesimpulan dan Saran 1 Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan, perancangan sistem informasi gudang K3LH-DP di PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
dapat disimpulkan yaitu sebagai berikut:
Rancangan sistem basis data dari sistem informasi gudang disajikan dalam bentuk data flow diagram Rancangan sistem informasi gudang disajikan dalam bentuk conceptual data model (CDM), logical data model (LDM) dan physical data model (PDM).
Rancangan prototype sistem informasi gudang disajikan dalam bentuk software Microsoft Access.
2 Saran Adapun saran yang dapat diberikan pada penelitan ini adalah agar sistem informasi gudang K3LH-DP PT.
Dirgantara Indonesia (Perser.
ini dapat dikembangkan lebih lanjut untuk membuat sistem informasi yang lebih kompleks sesuai dengan kebutuhan dan mendapatkan hasil yang maksimal bagi gudang K3LH-DP PT.
Dirgantara Indonesia.
DAFTAR PUSTAKA