E-ISSN: 3048-3859
Vol.
No.
Mei 2025, hal.
Tersedia daring pada https://jurnal.
id/nujst Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Berbasis Web menggunakan Metode Waterfall pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Universitasitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan Design and Development of a Web-Based Letter Archive System using the Waterfall Method for the Indonesian Islamic Student Movement (PMII) Nahdlatul Ulama University Commissariat.
South Kalimantan Sunni Risdayati*1.
Nurul Mawaddah2 1,2Prodi teknik Informatika.
Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan.
Kab.
Banjar 70652 Indonesia 1 sunni.
risdayati@gmail.
com, 2nurulmwddh569@gmail.
Format Kutipan: Risdayati.
S, & Mawaddah.
Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Berbasis Web menggunakan Metode Waterfall pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia(PMII) Komisariat Universitasitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan.
Nusantara Journal of Science and Technology, https://doi.
org/10.
69959/nujst.
RIWAYAT ARTIKEL
ABSTRAK
Dikirim: 17 Januari 2025 Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan adalah sebuah organisasi mahasiswa yang terlibat aktif dalam berbagai aktivitas akademis dan nonakademis.
Salah satu kebutuhan mendasar organisasi ini adalah mengelola arsip surat secara efisien dan teratur.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sistem arsip surat berbasis web yang dapat membantu PMII dalam pengelolaan arsip surat dengan lebih efektif.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Waterfall, yang melibatkan beberapa tahap yaitu analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan.
Pada tahap analisis kebutuhan, dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan pengguna serta spesifikasi sistem yang akan dibangun.
Selanjutnya, dilakukan perancangan sistem yang mencakup perancangan database, antarmuka, dan alur kerja sistem.
Tahap implementasi dilakukan dengan membangun sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
Pengujian sistem dilakukan untuk memastikan sistem berjalan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Terakhir, tahap pemeliharaan dilakukan untuk memastikan sistem tetap berfungsi dengan baik dan melakukan perbaikan jika ditemukan kesalahan.
Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip surat di PMII Komisariat Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan.
Revisi Akhir: 20 April 2025
Diterbitkan: 31 Mei 2025
Tersedia Daring Sejak: 31 Mei 2025
KATA KUNCI
Arsip Surat
Black Box Testing Metode Waterfall Web
KEYWORDS
Mail Archives Black Box Testing Waterfall Method
Web
ABSTRACT
The Indonesian Islamic Student Movement (PMII) South Kalimantan Nahdlatul Ulama Commissariat is a student organization that is actively involved in various academic and non-academic activities.
One of the basic needs of this organization is to manage mail archives efficiently and regularly.
This research aims to design and develop a web-based letter archive system that can help PMII in managing letter archives more effectively.
The method used in this research is the Waterfall method, which involves several stages, namely requirements analysis, system design, implementation, testing and maintenance.
At the needs analysis stage, user needs and system specifications to be built are Next, system design is carried out which includes designing the database, interface and system workflow.
The implementation stage is carried out by building a system using the PHP programming language and MySQL database.
System testing is carried out to ensure the system runs according to predetermined specifications.
Finally, the maintenance stage is carried out to ensure the system continues to function properly and make repairs if errors are found.
This system is expected to increase the efficiency and effectiveness of managing letter archives at PMII Nahdlatul Ulama Commissariat.
South Kalimantan.
Artikel ini dapat diakses secara terbuka .
pen acces.
di bawah lisensi CC-BY-SA
PENDAHULUAN
Arsip surat merupakan bagian penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi organisasi, sistem pengarsipan surat secara manual seringkali mengalami berbagai keterbatasan seperti sulitnya mencari dan mengakses informasi yang diperlukan, rentan terhadap kerusakan atau kehilangan dokumen arsip serta memerlukan waktu dan tenaga yang besar dalam pengelolaannya.
Sistem arsip surat Risdayati Hak Cipta oleh Penulis, diterbitkan oleh UNUKASE Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Berbasis Web menggunakan Metode Waterfall Risdayati, et al.
pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Universitasitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan berbasis web dapat mengatasi keterbatasan tersebut serta memberikan sejumlah manfaat yang signifikan, antara lain kemudahan akses dan pencarian informasi, keamanan dan pemeliharaan arsip yang lebih baik serta pengelolaan arsip yang lebih efisien dan efektif.
Penerapan sistem arsip surat berbasis web dapat berkontribusi secara positif dalam meningkatkan kinerja organisasi dan manajemen informasi organisasi secara keseluruhan.
Pengarsipan adalah proses yang melibatkan pengklasifikasian, penataan, dan penyimpanan arsip sehingga arsip-arsip tersebut bisa dengan mudah diakses saat diperlukan.
Fungsi utama dari pengarsipan adalah menyimpan dokumen di tempat yang aman dan menyediakan metode yang memudahkan pencarian arsip tertentu dengan cepat (Salim & Makhshun, 2.
PMII Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan adalah sebuah organisasi kemahasiswaan yang berperan aktif dalam berbagai kegiatan termasuk dakwah, kegiatan sosial, dan aktivitas politik.
Organisasi ini memiliki sejumlah dokumen surat yang perlu Saat ini pengelolaan arsip surat masih dilakukan dengan cara manual menyebabkan kesulitan dalam mencari dan mengakses informasi yang diperlukan.
Hal ini mengakibatkan kurang efisiennya pengelolaan arsip dan menghambat proses pengambilan keputusan.
Karena itu, diperlukan perancangan sistem arsip surat berbasis web untuk mendukung PMII Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan meningkatkan pengelolaan arsip surat.
Dengan adanya sistem ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi terhadap pengembangan arsip surat yang lebih efektif dan efisien untuk PMII Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan.
Penelitian ini menggunakan metode waterfall untuk mengembangkan sistem arsip surat berbasis web, pemilihan metode ini didasarkan pada kejelasan dan stabilitas persyaratan sistem yang akan dibuat.
Metode ini menghasilkan dokumentasi yang lengkap dan terstruktur di setiap tahap pengembangan serta menekankan pengujian untuk memastikan kestabilan, kebebasan dari bug, dan pemenuhan semua persyaratan yang telah ditetapkan untuk sistem arsip surat berbasis web.
Sistem informasi pengelolaan arsip surat dirancang untuk memudahkan pegawai instansi dalam mengakses data arsip.
Oleh karena itu dikembangkanlah sistem yang disebut AuSistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat di Kantor Pemerintahan BPKAD Provinsi Nusa Tenggara Barat Berbasis Web dengan PHP MySQL.
Ay Berdasarkan hasil pengujian sistem, 92% dari pegawai BPKAD yang menjadi responden memberikan persetujuan terhadap sistem ini(Fajriani et al.
, 2.
Menggunakan metode pengembangan waterfall dengan metode pengujian blakc box terbukti bahwa sistem ini akan mempermudah masyarakat dalam proses pelayanan administrasi desa (Khaerunnisa et al.
, 2.
Rumusan masalah pada penelitian ini yaitu apakah dengan membangun sebuah sistem arsip surat berbasis web untuk PMII Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan dapat membuat pengarsipan lebih efektif dan efisien? dan apa saja kebutuhan PMII Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan dalam sistem arsip surat berbasis web? Sedangkan tujuan penelitian adalah untuk merancang dan meningkatkan sistem sistem pengarsipan surat guna mempermudah proses pengarsipan PMII Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan.
METODE PENELITIAN
Metode/tahapan dalam penelitian ini, adalah sebagai berikut.
Prosedur Penelitian Suatu penelitian perlu memiliki urutan langkah-langkah yang terstruktur untuk memastikan kelancaran dan keberhasilan Penyusunan urutan langkah ini bertujuan sebagai panduan bagi penulis dalam menjalankan agenda penelitian dengan tertib dan sesuai jadwal.
Berikut adalah rangkaian langkah penelitian yang diterapkan oleh penulis yaitu:
Identifikasi masalah Menentukan masalah adalah langkah awal yang sangat penting untuk proses perancangan sistem arsip surat, baik secara manual maupun menggunakan platform berbasis web.
Tujuannya adalah untuk mengenali kelemahan dan ketidakefisienan dalam manajemen arsip surat yang sudah ada, sehingga solusi yang sesuai dapat dirumuskan melalui perancangan sistem yang baru.
Terdapat tiga metode pengumpulan, data yaitu observasi, wawancara, dan studi literatur.
Sehingga hasil yang didapatkan dalam penelitian adalah identifikasi masalah dan solusi yang sesuai dengan masalah yang diidentifikasi (Sunardi & Fadli, 2.
Pengumpulan data Pada proses penelitian tahap pengumpulan data memegang peranan penting dalam mendapatkan Informasi yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan penelitian dan mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Informasi ini selanjutnya diproses dan dianalisis untuk menghasilkan kesimpulan yang akurat dan dapat dipercaya.
Perancangan sistem Setelah melakukan pengumpulan data dan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, penulis merancang suatu sistem sebagai solusi untuk permasalahan tersebut.
Dalam kasus ini, penulis memutuskan untuk menggunakan metode waterfall.
Tahapan Pengumpulan Data Pada penelitian ini peneliti menggunakan metode kualitatif dalam pengambilan data.
Adapun metode pengambilan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi literatur.
Observasi Metode observasi yang digunakan pada setiap kegiatan penelitian bervariasi, tergantung pada setting, kebutuhan dan tujuan penelitian (Hasanah, 2.
Observasi ini dilakukan dengan cara pengamatan secara langsung terhadap proses pengarsipan surat pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan dengan tujuan untuk mempermudah penyusunan penelitian.
Wawancara Wawancara .
secara umum adalah suatu percakapan antara dua atau lebih orang yang dilakukan oleh pewawancara dan Ada juga yang mengatakan bahwa definisi wawancara adalah suatu bentuk komunikasi lisan yang dilakukan secara terstruktur oleh dua orang atau lebih, baik secara langsung maupun jarak jauh(Yuhana & Aminy, 2.
Adapun jenis wawancara yang NU-JST Nomor 1.
Volume 2.
Mei 2025.
ISSN 3048-3859 Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Berbasis Web menggunakan Metode Waterfall Risdayati, et al.
pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Universitasitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan digunakan pada penelitian ini adalah berbicara secara langsung kepada pihak-pihak terkait untuk memperoleh informasi yang diperlukan pada perancangan sistem arsip surat tersebut.
Studi Literatur Studi kepustakaan dilakukan oleh setiap peneliti dengan tujuan utama yaitu mencari dasar pijakan/fondasi untuk memperoleh dan membangun landasan teori, kerangka berpikir, dan menentukan dugaan sementara atau disebut juga dengan hipotesis penelitian (Akbar et al.
, n.
Langkah penting dalam penelitian arsip surat adalah melakukan studi literatur, tujuannya adalah untuk mengumpulkan informasi dan pengetahuan yang berkaitan dengan topik penelitian yang dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti buku, jurnal ilmiah, dan referensi lainnya, termasuk buku, jurnal ilmiah, dan sumber-sumber lain.
Tahapan Perancangan Sistem Pada penelitian ini penulis menggunakan metode waterfall sebagai perancangan sistem.
Metode waterfall adalah pendekatan yang terstruktur dan berurutan dalam pengembangan perangkat lunak.
Proses ini dimulai dengan penentuan spesifikasi kebutuhan pengguna diikuti dengan tahapan perencanaan yang mencakup perencanaan, permodelan, pembangunan sistem, dan akhirnya penyerahan sistem kepada pengguna, serta dukungan untuk perangkat lunak yang telah selesai dikembangkan (Kurniawan et al.
, 2.
Berikut tahapan-tahapan metode waterfall dalam penelitian ini.
Reqruirement Analisyst Pada tahap ini, peneliti menganalisis bagaimana proses pengelolaan surat berjalan dengan observasi dan wawancara.
Tujuannya untuk memahami dan merinci kebutuhan sistem secara detail, selanjutnya merumuskan fitur-fitur yang harus dimiliki sistem.
Desaign Pada tahap ini peneliti menyusun desain sistem arsip surat berdasarkan analisis kebutuhan yang telah dilakukan sebelumnya.
Desain sistem melibatkan penggunaan UML yang mencakup Use Case Diagram.
ERD.
DFD, dan Activity Diagram.
Implamentation Pada tahap ini peneliti mengimplementasikan desain sistem menjadi program yang dapat dijalankan.
Memanfaatkan bahasa pemrograman PHP, dan databse MySQL.
Testing Pada tahap ini peneliti melaksanakan uji coba sistem arsip surat untuk memverifikasi bahwa sistem tersebut beroperasi secara efektif dan memenuhi persyaratan yang tel ditetapkan sebelumnya.
Pengujian untuk mengukur sistem yang berjalan menggunakan black box Deployment Pada tahap ini sistem arsip surat akan diimplementasikan kepada pengguna, proses instalasi sistem akan dilakukan pada komputer pengguna, dan pengguna akan diberikan pelatihan tentang cara menggunakan sistem Maintenance Pada tahap ini, peneliti melakukan pemeliharaan sistem arsip surat dengan tujuan memastikan bahwa sistem tetap beroperasi secara optimal dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Rancangan Model Sistem Perancangan model sistem adalah proses untuk merancang atau mengembangkan sistem yang diusulkan, yang mencakup langkah-langkah operasional untuk mengelola data dan langkah-langkah dalam menjalankan sistem.
Untuk itu digunakan Unified Modeling Language (UML) sebagai representasi dari alur sistem yang direncanakan.
UML meliputi Use Case Diagram.
Entity Relationship Diagram, dan Activity Diagram.
UML adalah teknik pengembangan sistem yang memanfaatkan bahasa grafis sebagai alat untuk mendokumentasikan dan menentukan spesifikasi sistem(Julianti et al.
, 2.
Use Case Diagram Diagram ini menunjukkan berbagai fungsi yang dapat dilakukan pengguna melalui sistem.
Gambar 1.
Use case diagram NU-JST Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah representasi visual yang digunakan untuk menunjukkan hubungan antara entitas dalam sebuah basis data.
Nomor 1.
Volume 2.
Mei 2025.
ISSN 3048-3859 Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Berbasis Web menggunakan Metode Waterfall Risdayati, et al.
pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Universitasitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan Gambar 2.
Entity Relationship Diagram Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan sebuah alat yang digunakan untuk memodelkan aliran data dalam sebuah sistem.
Gambar 3.
Data Flow Diagram
NU-JST
Activity Diagram Diagram ini secara visual menunjukkan urutan aktivitas proses pengambilan keputusan dan aliran data dalam sistem tersebut.
Nomor 1.
Volume 2.
Mei 2025.
ISSN 3048-3859 Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Berbasis Web menggunakan Metode Waterfall Risdayati, et al.
pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Universitasitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan Gambar 4 Activity Diagram
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Tahapan Penelitian Berikut merupakan tahapan-tahapan yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini.
Hasil Wawancara Tabel 1.
Hasil wawancara
Pertanyaan Pada saat ini, bagaimana cara pengarsipan surat di organisasi PMII Komisariat
UNUKASE?
Apakah pengarsipan dengan cara tersebut Berapa lama waktu yang biasanya Anda butuhkan untuk menemukan sebuah surat? Perubahan apa yang ingin dilakukan pada sistem pengarsipan saat ini? Apa saja fitur yang diharapkan dari sistem arsip surat di PMII Komisariat UNUKASE? Jawaban Saat ini masih menggunakan cara manual Siapa saja pengguna yang akan mengakses arsip surat ini? Sekretaris Komisariat dan Sekretaris KOPRI Kurang efektif, karena berkemungkinan arsip tersebut hilang/hancur Lumayan lama dengan cara manual Memerlukan sebuah sistem secara online yang dapat mengarsip surat-surat tersebut Cukup fitur arsip surat saja, dan bisa di unduh kembali jika di Hasil Pengujian Sistem Tabel 1.
Pengujian black box testing Pengujian Mengisi username saja atau password saja Salah mengisi username atau password
Mengisi username dan password dengan benar Klik data departemen
Klik data pengirim surat
NU-JST
Hasil Yang Diharapkan Hasil Pengujian Ket Tidak bisa masuk ke dalam sistem Sesuai Harapan Valid Tidak bisa masuk ke dalam sistem Sesuai Harapan Valid Masuk ke dalam sistem Sesuai Harapan Valid Masuk ke dalam data departemen Masuk ke dalam data pengirim surat Sesuai Harapan Sesuai Harapan Valid Valid Nomor 1.
Volume 2.
Mei 2025.
ISSN 3048-3859 Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Berbasis Web menggunakan Metode Waterfall Risdayati, et al.
pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Universitasitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan Klik data arsip surat Memasukkan nama Mengedit nama departemen Menghapus nama Memasukkan form data pengirim surat Mengedit form data pengirim Menghapus form data pengirim surat Klik tambah data Mengisi form data arsip surat Memasukkan file berbentuk Tidak memasukkan file berbentuk pdf Mengedit form data arsip Menghapus form data arsip Melihat form data arsip surat Unduh data arsip surat Unggah file arsip surat dalam format pdf dengan ukuran Unggah file surat dalam format yang tidak didukung, seperti exe atau mp3 Unggah file surat dengan ukuran melebihi batas maksimum yang ditentukan.
Masuk ke dalam data arsip surat Tersimpan ke dalam data departemen Sesuai Harapan Sesuai Harapan Valid Valid Data terubah Data terhapus Sesuai Harapan Sesuai Harapan Valid Valid Tersimpan ke dalam data pengirim surat Sesuai Harapan Valid Form data terubah Sesuai Harapan Valid Form data terhapus Sesuai Harapan Valid Masuk ke dalam form data arsip surat Data tersimpan ke dalam arsip File tersimpan dan dapat dilihat Sesuai Harapan Sesuai Harapan Sesuai Harapan Valid Valid Valid File tidak dapat tersimpan dan dilihat Sesuai Harapan Valid Form data terubah Sesuai Harapan Valid Form data terhapus Sesuai Harapan Valid Form data dapat dilihat Data dapat terunduh Surat berhasil diarsipkan dan sistem menampilkan konfirmasi bahwa surat telah ditambahkan ke Sistem menolak pengarsipan dan menampilkan pesan kesalahan "Format file tidak didukung.
Sesuai Harapan Sesuai Harapan Sesuai Harapan Valid Valid Valid Sesuai Harapan Valid Sistem menolak pengarsipan dan menampilkan pesan kesalahan "Ukuran file melebihi batas Sesuai Harapan Valid Implementasi Database Gambar 5.
Relasi database SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah menjalani berbagai tahap dalam penelitian dan pengembangan sistem arsip surat berbasis web dengan metode waterfall di PMII Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan, beberapa kesimpulan dapat diambil sebagai berikut:
Implementasi sistem arsip surat berbasis web telah terbukti meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan surat.
Sistem ini memungkinkan penyimpanan dan manajemen surat yang lebih cepat dibandingkan dengan cara manual.
NU-JST
Nomor 1.
Volume 2.
Mei 2025.
ISSN 3048-3859 Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Berbasis Web menggunakan Metode Waterfall Risdayati, et al.
pada Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Universitasitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan Penggunaan metode waterfall dalam pembangunan sistem ini telah memberikan kerangka kerja yang terstruktur dan sistematis setiap langkah, seluruh proses dari analisis kebutuhan hingga implementasi dan pengujian telah dilaksanakan dengan baik sehingga menghasilkan sistem dan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Saran Berdasarkan hasil penelitian dan pengembangan yang telah dilakukan, berikut adalah beberapa rekomendasi untuk peningkatan lebih lanjut dari sistem arsip surat berbasis web ini:
Disarankan untuk menambah fitur seperti dokumen yang masuk dan keluar, serta pemberitahuan otomatis.
Sistem ini membutuhkan pemeliharaan yang teratur untuk menjaga kinerja optimalnya.
Selain itu, disarankan untuk melakukan pembaruan sistem secara berkala agar dapat mengikuti perkembangan teknologi dan memenuhi kebutuhan pengguna.
Penerapan saran-saran tersebut diharapkan sistem arsip surat berbasis web ini dapat terus mengalami peningkatan dan memberikan manfaat yang lebih besar bagi PMII Komisariat Universitas Nahdlatul Ulama Kalimantan Selatan DAFTAR PUSTAKA