Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN
PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT XYZ
TAMI MUGHNIATUL MUSYARROFAH1.
SUYANTI2,
YUDA SYAHIDIN3.
IRDA SARI4
Informatika Rekam Medis.
Politeknik Piksi Ganesha 1,2 Email : tmmusyarrofah@piksi.
id1, suyanti@piksi.
syahidin@piksi.
id3, irda.
sari@piksi.
ABSTRAK
Sistem informasi peminjaman dan pengembalian rekam medis di rumah sakit XYZ masih dilakukan secara manual di mana Penginputan data peminjaman menggunakan Microsoft Excel dan pencatatan data pengembalian dilakukan secara tertulis menggunakan buku, hal ini menyebabkan lamanya waktu proses penyediaan rekam medis sehingga dinilai masih belum efektif dan efisien.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka dibutuhkan perancangan sistem informasi peminjaman dan pengembalian yang dapat mempercepat proses penyediaan rekam medis.
Penelitian ini bersifat kualitatif dengan pendekatan Metode perancangan menggunakan System Development Life Cycle dengan model waterfall.
Sistem Informasi peminjaman dan pengembalian rekam medis yang telah di buat ini dapat disimpulkan bahwa dapat membantu petugas untuk meningkatkan waktu penyediaan berkas rekam medis sehingga dapat memenuhi standar pelayanan minimal rekam medis.
Kata Kunci : Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis.
Rekam Medis.
Sistem Informasi.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah berkembang dengan sangat pesat, adanya teknologi dalam dunia bisnis mendukung suatu instansi atau perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
Pada bidang kesehatan, teknologi informasi mempunyai peran yang sangat membantu, tidak hanya dirasakan oleh user atau penggunanya tetapi juga oleh penerima pelayanan atau pasien serta instansi yang terkait seperti Klinik.
Puskesmas, dan Rumah Sakit.
Menurut Undang- Undang Republik Indonesia No 44 Tahun 2009" Rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang sediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, serta gawat darurat.
Rumah Sakit diselenggarakan berasaskan Pancasila serta Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
didasarkan kepada nilai kemanusiaan, etika serta profesionalitas, khasiat, keadilan, persamaan hak serta anti diskriminasi, pemerataan, proteksi serta keselamatan pasien, dan memiliki fungsi sosial.
Rumah sakit juga mempunyai kewajiban, membuat melaksanakan, dan menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam melayani pasien, serta melaksanakan penyelenggaraan rekam medis.
Berdasarkan PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/i/2008 yang dimaksud dengan rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan serta dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, penyembuhan, tindakan, serta pelayanan lain yang sudah diberikan kepada pasien.
Catatan- catatan tersebut sangat penting untuk pelayanan pasien sebab dengan informasi yang lengkap bisa memberikan informasi dalam menentukan keputusan baik penyembuhan, penanganan, kegiatan medis dan lainnya.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan april 2021, sistem peminjaman dan pengembalian rekam medis menggunakan sistem manual dimana peminjaman rekam medis dicatat di Microsoft Excel dan saat pengembalian akan dicatat di buku pengembalian rekam Sistem peminjaman ini kerap membuat petugas susah mendapatkan rekam medis apabilahendak dipinjam kembali karna wajib membuka microsoft excel dan buku pengembalian rekam medis buat melihat kapan waktu peminjaman serta pengembalian berkas, lama waktu peminjaman rekam medis yang tidak terkendali pula memperlambat pelayanan peminjaman dokumen rekam medis.
Keadaan ini bakal mempengaruhi terhadap kualitas pelayanan rekam medis yang diberikan.
II.
METODE PENELITIAN
METODE PENGUMPULAN DATA
Metode yang dilakukan adalah metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif yang mempunyai tujuan untuk menggambarkan atau mendeskripsikan kejadian atau permasalahan pada sistem peminjaman dan pengembalian berkas rekam Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
melakukan riset atau penelitian untuk mendapatkan data dilakukan beberapa cara Pengamatan (Observas.
Peneliti melakukan pengamatan terhadap fenomena yang terjadi di lapangan kemudian melakukan pencatatan untuk dapat menganalisa permasalahan dan mengidentifikasi kebutuhan rumah Wawancara (Intervie.
Peneliti melakukan wawancara terhadap kepala rekam medis dan staf bagian filling mendapatkan data dan permasalah yang terjadi pada sistem peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis.
Studi Kepustakaan.
Untuk menunjang penelitian maka peneliti mempelajari beberapa teori dan informasi sebagai buku literatur, meninjau sumber valid
yelang didapat di internet sertam mencari referensi artik pada jurnal
METODE PENGEMBANGAN SISTEM
Menurut A.
S & Shalahudin dalam Fendi Hidayat .
System Development Life Cycle adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya.
System Development System juga merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara dan menggunakan sistem informasi.
Metodologi ini mencakup sejumlah fase atau tahapan .
adir, 2.
System Development System memiliki beberapa model dalam penerapan tahapan prosesnya yang muncul dengan memodifikasi model dasar SLDC, adapun salah satu model SLDC yaitu model waterfall atau linear sequential model.
Metode waterfall sendiri mempunyai tahapan yang sistematis dan berkelanjutan.
Tahapan tahapan dalam metode waterfall terdiri dari :
Requirement Analysis (Analisis Kebutuha.
Dalam tahap analisis peneliti mempersiapkan dan menganalisa kebutuhan berdasarkan hasil dari wawancara, pengamatan dan studi kepustakaan yang sudah dilakukan System Design (Desain Siste.
Tahapan desain dilakukan agar mempunyai gambaran yang jelas terhadap tampilan program yang akan dikembangkan sesuai dengan hasil analisis yang sudah didapatkan.
Pada tahap ini tidak hanya tampilan program saja tetapi juga desain sistem yang akan digunakan seperti flowchart, data flow diagram (DFD), dan Entity Realtionship Diagram (ERD).
Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
Impelentation (Implementas.
, pada tahahapan implementasi dilakukan pembuatan kode, pada tahap ini juga menentukan berhasil atau tidaknya sebuah program, struktur pemograman yang digunakan adalah visual studio dengan database Microsoft.
Integration and Testing (Tes Integras.
setelah melalui tahapan pembuatan kode, program akan melalui tahapan pengujian dimana akan ditentukan apakah program sudah sesuai dengan desain dan fungsionalitas dari program tersebut sehigga dapat menghindari bug, kesalahan atau error yang akan terjadi di kemudian hari.
Operation and Maintence (Pengoprasian dan Perawatan ) setelah dilakukan pengujian sistem maka akan masuk pada tahap pengoprasian atau pemakaian yang akan dilakukan oleh user atau pengguna.
Kegiatan perawatan pada program selalu dievaluasi secara rutin guna memperbaiki kesalahan pada saat program sudah digunakan oleh user.
HASIL DAN PEMBAHASAN
RANCANGAN SISTEM
Sistem yang akan berjalan pada penelitian ini terdiri dari flowchart.
Data Flow Diagram (DFD) level 0 dan 1, serta Entity Relationship Diagram (ERD).
Flowchart Gambar 1.
Flowchart Program Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
Flowchart, merupakan gambaran secara grafik langkah-langkah prosedur dari suatu yang mewakili Pada menggambarakan urutan dari program peminjaman dan pengembalian rekam medis dimana dimulai dari petugas melakukan login di program peminjaman dan pengembalian rekam medis sampai tercetaknya sebuah laporan pemijaman atau pengembalian rekam medis.
Gambar 1.
merupakan gambar dari flowchart sistem yang akan berjalan.
Data Flow Diagram (DFD) Gambar 2.
DFD Level 0 Sistem yang akan Berjalan Gambar 3.
DFD Level 1 Sistem yang akan Berjalan Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi sebagai gambaran arus dari data suatu sistem, yang berfungsi sebagai suatu alat untuk memahami sistem secra logika, terstruktur dan jelas.
Gambar.
2 merupakan DFD level 0 sedangkan Gambar.
3 merupakan DFD level 1 pada sistem peminjaman dan pengembalian rekam medis di rumah sakit XYZ.
Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 4.
ERD Sistem yang akan Berjalan Gambar 4.
Merupakan gambar ERD dari sistem yang akan berjalan.
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan salah satu jenis diagram struktural yang biasa digunakan dan dimanfaatkan dalam desain sebuah database maupun rencana bisnis.
Entity relationship diagram yaitu suatu bentuk diagram yang menjelaskan hubungan antar objek-objek data yang mempunyai hubungan antar relasi.
IMPLEMENTASI SISTEM
Halaman Login Gambar 5.
Halaman Login Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
Halaman login yang merupakan langkah pertama dalam memulai aplikasi dimana petugas harus memasukan username dan password agar bisa melanjutkan mengakses program.
Halaman Menu Utama Gambar 6.
Halaman Menu utama Halaman menu utama, ini terdapat beberapa menu yaitu, pada tab data master berisi user, poliklinik dan pasien, pada tab transaksi berisi transaksi peminjaman dan transaksi pengembalian, dan pada tab laporan berisi laporan peminjaman dan laporan pengembalian.
Halaman Data Master (Use.
Gambar 7.
Halaman Data Master (Use.
Pada Halaman ini petugas melakukan proses input data dengan memasukan kode user, username dan juga password petugas yang belum bisa mengakses Halaman Data Master (Poliklini.
Gambar 8.
Halaman Data Master ( Poliklini.
Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
Merupakan form poliklinik yang berfungsi untuk menginputkan data kode poliklinik, nama poliklinik, dan ruangan poliklinik yang ada di rumah sakit XYZ.
Halaman Data Master (Pasie.
Gambar 9.
Halaman Data Master ( Pasien ) Form pasien merupakan halaman untuk mengisi data pasien, pengisian tersebut dilakukan oleh petugas rumah sakit.
Halaman Transaksi (Peminjama.
Gambar 10.
Halaman Transaksi ( Peminjaman ) Halaman transaksi peminjaman berfungsi untuk menambahkan data peminjaman rekam medis ke dalam database oleh petugas.
Halaman Transaksi (Pengembalia.
Gambar 11.
Halaman Transaksi Pengemblian Halaman transaksi pengembalian berfungsi untuk menyimpan data rekam Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
medis yang telah di kembalikan oleh polkilinik atau instansi yang telah di Halaman Laporan (Peminjama.
Gambar 12.
Halaman Laporan Peminjan Halaman laporan peminjaman ini yang akan menampilkan laporan dari data peminjaman yang telah tersimpan di dalam database, petugas dapat memilih laporan yang ingin di tampilkan berdasarkan tanggal, bulan atau tahun peminjaman rekam medis.
Gambar 13.
Contoh Out Put Laporan Peminjaman Gambar 13.
Menunjukan contoh laporan peminjaman rekam medis per bulan maret 2020 yang telah dihasilkan dari program yang telah dibuat Halaman Laporan (Pengembalia.
Gambar 14.
Halaman Laporan Pengembalian Volume 6 Nomor 2 Oktober 2021 P ISSN : 2541-1179.
E-ISSN : 2581-1711
Ojs :http://journal.
uin-alauddin.
id/index.
php/instek/index Email : instek@uin-alauddin.
Halaman laporan pengembalian akan menampilkan laporan dari data peminjaman yang telah tersimpan di dalam database, petugas dapat memilih laporan yang ingin di tampilkan berdasarkan tanggal, bulan atau tahun peminjaman rekam medis.
IV.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan, pada sistem informasi diambil beberapa kesimpulan yaitu :
Dalam analisis perancangan sistem informasi dilakukan dengan menggunakan bantuan alat seperti flowchart, data flow diagram, dan enetity relationship diagram.
Pembuatan atau perancangan program dilakukan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2010 dengan database menggunakan Microsoft Accsess 2010.
Sistem informasi ini dibangun dengan harapan dapat menangani lamanya sehingga dapat meningkatkan efekivitas dan efisien dalam bekerja.
DAFTAR PUSTAKA