Volume 1 Nomor 2 Tahun 2023 Halaman : 27-31 Optimization of the Medical Record File Storage System at Prima Hospital Pekanbaru Optimalisasi Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Prima Pekanbaru Wen Via Trisna1.
Muhammad Aqshall Aprian2.
Risma Melinia3.
Savna Safitri4 Sekolah Tinggi Ilmu kesehatan (STIKe.
Hang Tuah Pekanbaru wenvia@htp.
Disubmit: 2 Juni 2023.
Revisi : 18 Juni 2023.
Terbit: 6 Juli 2023
ABSTRAK
Rekam medis adalah berkas berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien,nhasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Filing .
bertugas menyimpan dokumen rekam medis, menyediakan dokumen rekam medis, meretensi dokumen rekam medis, dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis.
Mitra dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah Rumah Sakit Prima.
Berdasarkan survey dan wawancara yang dilakukan ditemukan beberapa penyebab antaranya belum optimalnya pemberian kode warna, minimnya kapasitas penyimpanan, petugas belum pernah mengikuti pelatihan dan sosialisasi yang berkaitan tentang rekam medis, masih ada dokumen yang tidak di temukan pencariannya.
Tahapan pelaksanaan kegiatan PKM ini dilakukan dengan mengadopsi langkah-langkah action research yang terdiri dari 3 tahapan, yaitu: tahapan perancangan, pelatihan/penyuluhan, dan evaluasi.
Hasil PKM ini didapat bahwa pemahaman petugas kesehatan setelah diberikannya penyuluhan mengalami peningkatan yaitu 90% petugas kesehatan sudah memahami dan mengetahui tentang sistem penyimpanan .
berkas rekam medis, prosedur penyimpanan rekam medis yang telah selesai proses disimpan pada rak penyimpanan, dilakukan penyortiran untuk mencegah kesalahan letak .
, ketetapan penyimpanan dengan petunjuk arah .
yang tersimpan, tracer dikeluarkan setelah dokumen rekam medis kembali, ketepatan penyimpanan dimulai dari grup warna pada masing-masing rak dan posisis urutan nomor.
Oleh karena itu, dengan dilakukannya pengabdian kepada masyarakat ini diharapkan agar petugas kesehatan dapat meningkatkan pengetahuannya tentang optimalisisasi sistem penyimpanan .
berkas rekam Kata Kunci : rekam medis, penyimpanan .
, missfile ABSTRACT Medical record is a file containing records and documents including patient identity, examination results, treatment that has been given, as well as other actions and services that have been provided to patients.
Filing .
is in charge of storing medical record documents, providing medical record documents, retaining medical record documents, and assisting in the implementation of medical record destruction.
The partner in this community service activity is Prima Hospital.
Based on the survey and interviews conducted, several causes were found, including the lack of color coding, lack of storage capacity, officers who had never attended training and socialization related to medical records, there were still documents that were not found to find.
The stages of implementing this PKM activity are carried out by adopting action research steps which consist of 3 stages, namely: the design stage, training/counseling, and evaluation.
The results of this PKM show that the understanding of health workers after being given counseling has increased, namely 90% of health workers already understand and know about the medical record file storage system, medical record storage procedures that have finished the process are stored on storage shelves, sorting is done to prevent errors location .
, storage provisions with stored directions .
, tracer is issued after the medical record document returns, storage accuracy starts from the color group on each shelf and Optimalisasi Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Prima Pekanbaru the position of the sequence number.
Therefore, by doing this community service, it is hoped that health workers can increase their knowledge about optimizing the filing system for medical record files.
Keywords: medical records, storage .
, missfile Pendahuluan Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menjelaskan Pengertian rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.
Dalam Permenkes 269/MENKES/PER/i/2008 Pasal 1 ayat .
Menjelaskan bahwa Rekam medis adalah berkas berisikan catatan dan Dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Dalam rekam medis terdapat beberapa tugas salah satunya Filing .
Filing .
adalah salah satu bagian dari unit rekam medis yang bertugas menyimpan dokumen rekam medis, menyediakan dokumen rekam medis, meretensi dokumen rekam medis, dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis.
Filling bertanggung jawab terhadap penyimpanan dokumen rekam medis (Gultom dan Pakpahan 2.
Kecepatan penyediaan dokumen rekam medis pada bagian .
mempengaruhi kecepatan pelayanan terhadap pasien.
(Menteri Kesehatan RI, 2.
Unit penyimpanan digunakan sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan.
Penyimpanan rekam medis dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan (Sari dkk 2022.
Kholifah dkk 2.
Penyimpanan sangatlah penting untuk melihat riwayat penyakit pasien dan kunjungan ulang pasien oleh sebab itu cara penyimpanan berkas rekam medis harus diatur dengan baik.
Penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan satu kunci keberhasilan manajemen dari suatu pelayanan maka, cara penyimpanan berkas rekam medis harus diatur dengan baik agar memudahkan petugas dalam mencari kembali berkas yang diperlukan (Simanjuntak & Sirait , 2.
Kendala pada bagian penyimpanan dokumen rekam medis yang sering terjadi yaitu missfile yaitu kesalahan penempatan berkas rekam medis, salah simpan berkas rekam medis, ataupun tidak ditemukannya berkas rekam medis di rak penyimpanan (Ulfa dkk 2.
Terjadinya missfile pada bagian penyimpanan mengakibatkan adanya penambahan kerja petugas karena harus membuatkan rekam medis yang baru untuk pasien lama, sehingga proses pendaftaran cenderung lebih lama dan terjadi penggandaan rekam medis di rak penyimpanan.
Hal tersebut juga akan menghambat pelayanan yang diberikan dokter kepada pasien karena tidak adanya informasi mengenai riwayat penyakit sebelumnya (Simanjuntak & Sirait , 2.
Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis yang baik yaitu dokumen rekam medis yang telah selesai proses disimpan pada rak penyimpanan, dilakukan penyortiran agar mencegah kesalahan letak .
, ketepatan penyimpanan dengan petujuk arah tracer yang tersimpan, tracer dikeluarkan setelah dokumen rekam medis kembali, ketepatan penyimpanan dimulai dari grup warna pada masing-masing rak dan posisi urutan nomor (Depkes RI, 2.
Rumah Sakit Prima Pekanbaru adalah Rumah Sakit Umum kelas C dengan Status kepemilikan PT Riau Anggun Mandiri yang dipimpin oleh direktur berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pemilik PT Riau Anggun Mandiri Rumah Sakit Prima Pekanbaru terletak pada jalur lalu lintas utama Pekanbaru di Jalan Bima No.
01 nangka ujung di atas areal seluas 30.
000 m2 dengan kapasitas 102 tempat tidur.
Berdasarkan pada hasil wawancara dengan kepala rekam medis di Rumah Sakit prima pekanbaru kerap ditemukan missfile dokumen rekam medis.
Hal itu dapat dilihat pada saat melakukan pencarian nomor rekam medis pasien di ruang filling, sehingga dapat menghambat jalannya pelayanan pasien di rumah sakit.
Hal ini dikarenakan di Rumah Sakit prima pekanbaru Optimalisasi Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Prima Pekanbaru masih belum optimal dalam pelaksanaannya, seperti hanya beberapa yang menggunkana kode Kode warna yang di gunakan hanya untuk penyakit tertentu saja.
penyimpanan dokumen rekam medis juga terkendala akibat minimnya kapasitas ruang penyimpanan dokumen rekam medis dan kebutuhan untuk adanya penambahan rak penyimpanan pun belum dapat terlaksana sehingga dalam penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan kardus.
Petugas yang mengelola dokumen rekam medis di rumah sakit tersebut juga belum pernah mengikuti pelatihan dan untuk sosialisasi terhadap petugas rekam medis hanya di lakukan pada saat awal masuk kerja.
Metode Metode pelaksanaan merupakan tahapan atau langkah-langkah dalam melaksanakan solusi yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahan mitra.
Adapun metode pelaksanaan kegiatan ini terdiri tahapan perencanaan, pelatihan/penyuluhan, dan evaluasi.
Uraian justifikasi pengusul bersama mitra dalam menentukan persoalan prioritas yang disepakati untuk di selesaikan selama pelaksanaan program PKM, yaitu:
Perencanaan kegiatan pelatihan.
Tim bersama mitra merumuskan permasalahan, solusi, dan membuat draf kegiatan serta jadwal pelatihan.
adapun kegiatan pelatihan yang akan dilaksanakan yaitu pelatihan kegiatan pelatihan tersebut tim bersama- sama menyiapkan bahan materi yang akan di berikan.
Pelatihan dan bimbingan.
Pelatihan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah di tentukan oleh tim dan mitra.
Evaluasi Tim pengusul melakukan proses pengukuran terhadap pemahaman petugas kesehatan yang ada di Rumah Sakit Prima dengan cara membagikan kuesioner.
Hasil Pelaksanaan Pengabdian kepada masyarakat dengan tema AuOptimalisasi Sistem Penyimpanan (Filin.
Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Prima Pekanbaru Tahun 2022Ay ini telah dilaksanakan sejak bulan Februari 2022.
Adapun kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:
Tim pengusul melakukan Survei awal dan wawancara terkait permasalahan yang akan di selesaikan dalam kegiatan penyuluhan kepada mitra pengabdian kepada masyarakat di rumah sakit Prima Pekanbaru tahun 2022.
Gambar 1.
Survey Awal Tim pengusul melakukan perumusan masalah untuk menentukan prioritas penyelesaian masalah, menyusun kerangka penyelesaian masalah berdasarkan masalah yang dipilih, dan merumuskan tahapan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh tim pengusul pada tanggal 07 Februari 2022.
Optimalisasi Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Prima Pekanbaru Tim pengusul melakukan penyuluhan tentang penyebab terjadinya missfile dokumen rekam medis oleh Wen Via Trisna.
Amd.
PK.
SKM.
M pada tanggal 20 Februari 2022 di Rumah Sakit Prima Pekanbaru.
Gambar 2.
Sosialisasi setelah penyampaian materi penyuluhan Pada kegiatan penyuluhan oleh Wen Via Trisna.
Amd.
PK.
SKM.
M tanggal 20 Februari 2022 di rumah sakit Prima Pekanbaru dihadiri oleh pimpinan dan seluruh staf rekam Tim pengusul melakuan evaluasi kegiatan dengan wawancara Tim pengabdian juga observasi kepada petugas kesehatan untuk mengetahui penyebab terjadinya missfile dokumen rekam medis.
Hasilnya menemukan bahwa di Rumah Sakit Prima Pekanbaru memiliki petugas berjumlah 14 orang.
Dengan 6 orang berlatar belakang D i Rekam Medis, 1 orang teknik industri dan 7 orang tamatan SMA.
SDM tersebut sudah cukup namun belum pernah mengikuti pelatihan dan untuk sosialisasi terhadap petugas rekam medis hanya di lakukan pada saat awal masuk kerja.
Untuk ketersediaan sarana dan prasarna masih ada beberapa yang kurang seperti rak dan ruangan rekam medis, selain itu, ketersediaan material SOP (Standar Operasional Prosedu.
dalam penyimpanan file rekam medis sudah ada.
Untuk keseluruhan sudah cukup baik.
Hanya saja di tingkatkan lagi fasilitas yang kiranya masih perlu penambahan agar memudahkan petugas rekam medis khususnya pada bagian filling dalam proses penyimpanan berkas rekam medis pasien, agar petugas bisa meningkatkan kinerjanya lebih baik lagi.
Tim pengabdian juga menyebarkan kuesioner kepada petugas kesehatan untuk mengukur tingkat pengetahuan mereka mengenai sistem penyimpanan rekam medis.
Hasilnya menemukan bahwa 90% petugas kesehatan sudah memahami dan mengetahui tentang sistem penyimpanan rekam medis.
Sedangkan 10% lagi mereka tidak memahami dan tidak mengetahui tentang sistem penyimpanan rekam medis.
Penutup Minimnya Pengetahuan petugas kesehatan mengenai sistem penyimpanan rekam medis upaya penurunan terjadinya missfile rekam medis.
Oleh karena itu, dengan dilakukannya pengabdian kepada masyarakat ini diharapkan agar petugas kesehatan dapat meningkatkan pengetahuannya tentang sistem penyimpanan rekam medis upaya penurunan terjadinya missfile rekam medis.
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman petugas kesehatan akan pentingnya upaya mengatasi terjadinya missfile dokumen rekam
Optimalisasi Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Prima Pekanbaru
Daftar Pustaka