Zona Komputer ISSN 2087-7269 Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LAYANAN KUNJUNGAN WARGA BINAAN RUTAN KELAS IIA BATAM Timothy Richardo H.
Fendi Hidayat2.
Sony Putra3 hasugian95@gmail.
com1, fendihidayat@univbatam.
sonnyputraz@gmail.
Sistem Informasi.
Fakultas Teknik.
Universitas Batam.
Jl.
Uniba No.
5, 29432.
Indonesia Abstract Rutan Kelas IIA Batam is Detention Center is a correctional institution tasked with the guidance and supervision of inmates, one of which is through visitation services from family and relatives.
However, its implementation is still done manually, facing obstacles in terms of efficiency, queues, and data management.
This study aims to design and develop a web-based Visitation Service Management Information System to support a more effective, efficient, and documented service process.
The system was developed using the Waterfall method, with stages of analysis, design, implementation, and black box testing.
Data were collected through observation, direct interviews, and literature studies.
The system was built using the CodeIgniter 3 framework.
MySQL database, and Model-View-Controller (MVC) architecture.
The system provides an interface for visitors and admins, with features such as registration, visitation requests, data verification, automatic schedule validation, and visitation reports in PDF format.
The implementation results show increased efficiency, transparency, and ease in managing visits at Batam Detention Center.
Keywords: Information System.
Visiting Services.
CodeIgniter 3.
MySQL.
Waterfall Method.
Abstrak Rutan Kelas IIA Batam merupakan lembaga bidang pemasyarakatan yang memiliki tugas pembinaan dan pengawasan terhadap warga binaan, salah satunya melalui layanan kunjungan dari keluarga maupun kerabat.
Namun dalam pelaksanaannya masih dilakukan secara manual, menghadapi kendala dalam hal efisiensi, antrean, dan pengelolaan data.
Penelitian ini memiliki tujuan untuk merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Layanan Kunjungan berbasis web untuk mendukung proses layanan yang lebih efektif, efisien, dan terdokumentasi.
Sistem dikembangkan mengunakan metode Waterfall, dengan tahapan analisis, perancangan, implementasi, dan pengujian black box.
Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara langsung, serta studi pustaka.
Sistem dibangun menggunakan framework CodeIgniter 3, database MySQL, dan arsitektur Model-View-Controller (MVC).
Sistem menyediakan antarmuka bagi pengunjung dan admin, dengan fitur seperti registrasi, pengajuan kunjungan, verifikasi data, validasi jadwal otomatis, serta laporan kunjungan dalam format PDF.
Hasil implementasi menunjukkan efisiensi, transparansi, dan kemudahan dalam pengelolaan kunjungan di Rutan Batam.
Kata kunci : Sistem Informasi.
Layanan Kunjungan.
CodeIgniter 3.
MySQL.
Metode Waterfall.
Pendahuluan 1 Latar Belakang Rumah Tahanan Negara (Ruta.
Kelas IIA Batam pemasyarakatan di bawah Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan yang bertugas melaksanakan pembinaan terhadap warga binaan sekaligus menjamin keamanan dan ketertiban di lingkungan Salah satu kegiatan rutin yang memiliki peran strategis dalam proses pembinaan adalah layanan kunjungan dari keluarga atau kerabat.
Kunjungan ini tidak hanya memberikan dukungan moral dan emosional bagi warga binaan, tetapi juga mencerminkan keterbukaan layanan publik serta akuntabilitas penyelenggaraan pemasyarakatan.
Studi oleh Prakoso dan Nugraha .
menekankan bahwa intensitas kunjungan keluarga memiliki nilai positif terhadap stabilitas psikologis warga binaan dan proses pembinaan.
Namun, penyelenggaraan layanan kunjungan, terutama karena sistem masih dilakukan secara manual.
Proses pendaftaran pengunjung, verifikasi data, dan pencatatan jadwal kunjungan masih mengandalkan pencatatan konvensional.
Kondisi ini memunculkan berbagai kendala seperti antrean panjang, kesalahan Zona Komputer ISSN 2087-7269 input data, lambatnya proses validasi, serta kesulitan dalam menyimpan dan menelusuri data historis kunjungan.
Keterbatasan sistem manual ini juga menyulitkan petugas dalam menyusun laporan kunjungan secara cepat, tepat, dan akurat.
Sebagaimana diungkapkan oleh Siregar dan Lestari .
, sistem administrasi berbasis manual di lembaga pemasyarakatan cenderung tidak efisien dan rawan terhadap kesalahan input serta keterlambatan informasi.
Dengan memanfaatkan teknologi informasi, proses administrasi kunjungan dapat dilakukan secara digital, mulai dari pendaftaran, validasi, hingga pelaporan, sehingga mempercepat layanan dan mengurangi kesalahan manusia.
Berdasarkan uraian tersebut, maka dilakukan penelitian dengan tema AuSistem Informasi Manajemen Layanan Kunjungan Warga Binaan pada Rutan Kelas IIA BatamAy sebagai bentuk kontribusi terhadap transformasi di lingkungan pemasyarakatan.
2 Rumusan Masalah Bagaimana merancang sistem informasi manajemen layanan kunjungan warga binaan yang efektif dan efisien pada Rutan Kelas IIA Batam? Bagaimana penerapan framework CodeIgniter dalam pengembangan sistem informasi manajemen layanan kunjungan tersebut? Bagaimana sistem informasi yang dirancang dapat membantu mempermudah proses pendaftaran dan pengelolaan data kunjungan di Rutan Kelas IIA Batam? 3 Tujuan Penelitian Ada beberapa tujuan penelitian menjadi Merancang dan mengembangkan sistem informasi manajemen layanan kunjungan warga binaan berbasis web yang dapat diakses secara Menerapkan framework CodeIgniter sebagai dasar pengembangan sistem yang ringan, terstruktur, dan mudah dipelihara.
Menyediakan fitur yang mempermudah pengunjung mendaftar maupun petugas dalam melakukan verifikasi data kunjungan serta menghasilkan laporan secara otomatis.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
4 Manfaat Penelitian Adapun beberapa penulis buat manfaat penelitian sebagai berikut:
Mempermudah proses pendaftaran kunjungan tanpa harus datang langsung ke rutan, sehingga menghemat waktu dan mengurangi antrean.
Memberikan solusi dalam bentuk sistem informasi yang dapat mempercepat dan membantu proses layanan kunjungan, serta meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pengelolaan data kunjungan.
Membantu dalam verifikasi data kunjungan, pencatatan riwayat kunjungan, serta pembuatan laporan secara sistematis dan otomatis.
5 Batasan Masalah Adapun beberapa batasan masalah yang dibuat dalam penelitian ini sebagai berikut:
Sistem hanya mencakup proses pendaftaran kunjungan warga binaan oleh pihak keluarga atau kerabat secara online.
Sistem menggunakan framework CodeIgniter versi 3.
dan database MySQL.
Data yang dikelola dalam sistem terbatas pada informasi pengunjung, manajemen warga binaan, jadwal kunjungan, dan riwayat Tinjauan Pustaka 1 Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berterkaitan atau terpadu yang memberikan manfaat demi tercapai tujuan dari sistem itu sendiri.
(Mulachela, 2.
2 Informasi Informasi adalah data yang sudah di proses sehingga memiliki manfaat bagi organisasi.
Sebuah keputusan yang baik pasti di dukung oleh informasi yang jelas dan valid.
(Mulachela, 2.
3 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah alat atau sarana yang bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi, yang dapat dimanfaatkan oleh pengambilan keputusan.
(Mariska Devin, 2.
Zona Komputer ISSN 2087-7269 4 Framework PHP Framework secara sederhana dapat diartikan kumpulan dari fungsifungsi/prosedur-prosedur dan kelas-kelas untuk tujuan tertentu yang sudah siap digunakan sehingga bisa lebih mempermudah dan mempercepat pekerjaan seorang programer, tanpa harus membuat fungsi atau kelas dari awal.
5 CodeIgniter CodeIgniter merupakan aplikasi open source berupa framework PHP dengan model MVC (Model.
View.
Controlle.
untuk membangun aplikasi web dinamis dengan cepat dan mudah.
CodeIgniter memiliki desain dan struktur file yang sederhana, serta dengan dokumentasi yang lengkap sehingga framework ini lebih mudah dipelajari.
6 Bahasa Pemrograman Adapun digunakan dalam penelitian ini, yaitu :
Hypertext Prepocessor (PHP) PHP (Hypertext Prepocesso.
pemrograman open source berbasis server yang biasanya digunakan dalam pengembangan aplikasi web.
PHP digunakan oleh lebih dari 80% situs web di dunia, menunjukkan tingkat popularitas serta fleksibilitas.
MySQL MySQL (My Structured Query Languag.
adalah sistem manejemen basis data yang terkenal karena kinerjanya yang handal serta fleksibel dalam menangani berbagai jenis data.
MySQL juga sangat kompatibel untuk digunakan pada sistem pengarsipan surat masuk serta keluar (Nabila et al.
, 2.
Aplikasi web Aplikasi berbasis web memungkinkan pengguna mengakses sistem dari berbagai lokasi melalui peramban .
tanpa memerlukan instalasi Keunggulan ini membuat aplikasi web cocok digunakan dilingkungan yayasan karean fleksibilitas dan skalabilitasnya (Listiani & Sutjahjo, 2.
Xampp Xampp adalah perangkat lunak yang menggabungkan Apache.
MySQL, dan PhpMyAdmin untuk membangun dan menguji aplikasi web secara lokal tanpa memerlukan Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
server online (Saifuddin & Hermawan, 2.
Visual Studio Code Visual Studio Code adalah teks editor perangkat dikembangkan oleh Microsoft.
Visual Studio digunakan untuk mengembangkan aplikasi berbasis web, mengelola kode, mengintegrasikan dengan database, dan mengujicoba aplikasi sehingga dapat mudah digunakan.
Teks editor ini mendukung Bahasa pemrograman Javascript.
Typescript, dan Node.
Pemakaian dasar pemrograman php menggunakan visual studio code yang dimulai dari instalasi php, instalasi visual studio code pada laptop atau komputer, serta pemrograman php pada visual studio code berdasarkan algoritma pemrograman (Kurniawan & Romzi, 2.
7 UML (Unified Modelling Languag.
UML (Unified Modelling Languag.
merupakan suatu metode dalam pemodelan secara visual yang digunakan sebagai sarana perancangan sistem berorientasi objek.
Berfungsi untuk membantu pengembang dalam memahami alur sistem melalui berbagau jenis diagram, seperti diagram use case, class, activity, dan sequence dan UML menjadi salah satu alat bantu yang esensial dalam rekayasa perangkat lunak modern (Romindo.
Novia Amelyia Ganesha Medan, 2.
8 Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan workflow .
liran kerj.
atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis.
Tabel 1.
Simbol Activity Diagram Simbol Artinya Keterangan Start Point Menggambarkan awal End Point Menggambarkan akhir dari aktiftas Actifity Menggambarkan proses bisnis Dicision Menggambarkan keputusan/pilihan Zona Komputer ISSN 2087-7269 State Menggambarkan aliran Transition perpindahan control antara state Swimlane Menggambarkan pemisahan aktifitas (Stevenwong et al.
, 2.
Metodologi Penelitian 1 Kerangka Berpikir Kerangka berpikir pada penelitian ini menggambarkan alur logis yang menjadi dasar perancangan sistem.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
Wawancara Dilakukan wawancara kepada tiga aktor narasumber .
yang terlibat langsung dalam proses pelayanan kunjungan.
Setiap narasumber diberikan minimal sembilan pertanyaan untuk menggali informasi terkait permasalahan yang Studi Dokumen Mengumpulkan data dari dokumen yang ada untuk memahami pola pelayanan kunjungan dan format dokumen yang digunakan selama ini.
3 Analisis Kebutuhan Tahapan ini bertujuan mengidentifikasi kebutuhan sistem yang akan dikembangkan, berdasarkan hasil observasi dan wawancara.
Analisis diperlukan untuk memastikan sistem dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan menyelesaikan masalah yang ada.
Tabel 2.
Kebutuhan Fungsional Kode Kf-1 Nama Fitur Login/ Logout Kf-2 Logout Kf-3 Mengelola Data Pengunjung Mengelola Data Warga Binaan Kf-4 Gambar 1.
Kerangka Berpikir 2 Metode Pengumpulan Data Dalam rangka mendapatkan data yang akurat sebagai referensi dan dasar pengembangan sistem informasi, peneliti menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yaitu :
Observasi Peniliti melakukan pengamatan langsung terhadap objek penelitian untuk memahami alur kerja, aktivitas, dan prosedur pelayanan kunjungan yang sedang berjalan.
Kf-5 Mengelola Data Jadwal Kunjungan Kf-6 Mengelola Laporan Bulanan Deskripsi Pengguna sistem harus diverfikasi oleh sistem melalui form login username dan password Sistem harus dapat mengeluarkan pengguna dari sistem.
Pengunjung menginput data diri dan akan masuk ke database.
Petugas menginput data warga binaan dan akan masuk ke database.
Pengunjung menginput data jadwal kunjungan dan akan masuk ke database.
Sistem dapat membuat laporan mingguan dan binaan yang dikunjungi, serta jadwal kunjungan.
4 Use Case Diagram Use case diagram merupakan salah satu jenis Zona Komputer ISSN 2087-7269 diagram dalam UML yang digunakan untuk menggambarkan interaksi aktor dengan sistem Berfungsi untuk menggambarkan fitur fitur utama dari sistem dan bagaimana pengguna berinteraksi dengan fitur fitur tersebut.
Gambar 2.
Use Case Diagram Pada gambar 2 terdapat 2 aktor yaitu admin/staf dan pengunjung yang akan mengajukan permohonan untuk berkunjung.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
6 Relasi Tabel Relasi tabel adalah koneksi atau keterkaitan antara dua atau lebih tabel di dalam sebuah basis Tujuannya supaya data tetap terstruktur, tidak duplikat, dan bisa saling berhubung untuk diolah.
Hubungan ini biasanya dibuat menggunkan Primary key (PK) dan Foreign key (FK).
Gambar 4.
Relasi Tabel Hasil Dan Pembahasan 1 Tampilan Menu Login 5 Class Diagram Diagram struktur sistem manajemen kunjungan di Rutan Kelas IIA Batam.
Gambar 5.
Halaman Login Gambar 3.
Class Diagram Pada gambar 5 menanpilkan menu login yang bisa diakses oleh admin/staf dan pengunjung, yang telah memiliki akun terdaftar.
Untuk masuk ke sistem, pengguna harus memasukkan username dan password yang benar.
Jika data yang dimasukkan Zona Komputer ISSN 2087-7269 salah, maka sistem akan menampikan pesan peringatan AuLogin GagalAy yang menunjukkan bahwa informasi login tidak valid.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
3 Tampilan Menu Kelola Kunjungan 2 Tampilan Halaman Dashboard Gambar 8.
Form Input Kunjungan (Pengunjun.
Gambar 6.
Dashboard Admin Pada gambar 6 dashboard menjadi tampilan awal yang muncul setelah admin/petugas berhasil Pada dashboard admin terdapat beberapa menu utama seperti beranda.
Verifikasi kunjungan.
Kelola warga binaan.
Kelola kamar dan blok, kelola hari libur, dan Laporan.
Menu ini menjadi pusat navigasi bagi pengguna untuk mengakses seluruh fitur sistem.
Pada gambar 8 menampilkan form input pengajuan kunjungan, terdapat langkah 1 : pilihan nama warga binaan, tanggal rencana kunjungan, sesi kunjungan.
Langkah 2 data pengunjung tambahan .
: nama pengunjunng dewasa, upload KTP, nama anak 1, nama anak 2.
Jika form input nya diisi dengan benar maka sistem akan menampilkan pesan Ausukses, data berhasil ditambahkan Gambar 9.
Verifikasi Kunjungan Pada gambar 9 menampilkan form yang telah diinput pengunjung, terdapat tombol aksi tolak pengajuan kunjungan dan setujui pengajuan kunjungan yang telah di ajukan oleh pengunjung.
Gambar 7.
Dashboard Pengujung Pada gambar 7 dashboard merupakan tampilan awal yang muncul setelah pengunjung berhasil login.
Pada dashboard pengunjung terdapat beberapa menu utama seperti beranda, mengajukan kunjungan baru, status verifikasi kunjungan, dan profil pengunjung.
Zona Komputer ISSN 2087-7269 4 Tampilan Menu Data Warga Binaan Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
serta tombol aksi.
7 Tampilan Menu Laporan Kunjungan Gambar 10.
Menu Data Warga Binaan Pada gambar 10 Menu Data Warga Binaan menampilkan Data Warga Binaan terdapat keterangan Nama Lengkap.
NIK, nomor registrasi, kasus, kamar dan status aktif/non aktif warga 5 Tampilan Data Kamar & Blok Gambar 13.
Tampilan Laporan Kunjungan Pada gambar 12 Laporan Kunjungan menampilkan rekapitulasi dokumen terdapat keterangan tanggal, nama pengunjung, nama warga binaan, dan status kunjungan.
Kesimpulan dan Saran Gambar 11.
Tampilan Data Kamar & Blok Pada gambar 11 Menu Data Kamar & Blok menampilkan keterangan Data Kamar & Blok nama kamar.
Blok.
Kapsitas, serta tombol aksi.
6 Tampilan Menu Kelola Libur Gambar 12.
Tampilan Halaman Kelola Libur Pada gambar 12 Menu Kelola Libur menampilkan keterangan tanggal, keterangan libur, 1 Kesimpulan Sistem Informasi Manajemen Layanan Kunjungan menggunakan framework CodeIgniter 3 dengan arsitektur MVC dan diuji melalui metode black box Sistem ini memiliki dua antarmuka utama, yaitu pengunjung yang dapat melakukan registrasi, login, pengajuan kunjungan, pengecekan status, hingga mengunduh bukti kunjungan, serta admin yang berfungsi untuk memverifikasi pengajuan, mengelola data master, dan mencetak laporan Dilengkapi dengan fitur validasi jadwal otomatis, hak akses berbasis peran, dan laporan PDF, sistem ini mampu meningkatkan efisiensi serta akurasi layanan kunjungan di Rutan Kelas IIA Batam.
2 Saran Adapun saran dalam penelitian ini, yaitu :
Penambahan Fitur Notifikasi Otomatis Ae Menambahkan fitur notifikasi melalui email atau WhatsApp untuk menginformasikan status pengajuan kunjungan kepada pengunjung.
Peningkatan Keamanan Data Ae Perlu dilakukan penggunaan reCAPTCHA pada form login dan Zona Komputer ISSN 2087-7269 pembatasan ukuran file upload, guna mencegah penyalahgunaan.
Pelatihan Pengguna dan Sosialisasi Ae Perlu diadakan pelatihan atau sosialisasi kepada petugas dan masyarakat agar dapat memanfaatkan sistem secara maksimal.
Evaluasi Berkala Ae Penting untuk melakukan evaluasi sistem secara berkala guna memastikan kinerjanya tetap sesuai dengan kebutuhan operasional dan perkembangan Daftar Pustaka