Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
2 2025, 299-307
Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) https://journal.
id/index.
php/DBESTI P-ISSN: 3047-1028 E-ISSN: 3032-775X
DIGITALISASI SISTEM MANAJAMEN INVENTARIS KOPERASI BERBASIS
APLIKASI ODOO
Shofiyyah Nur Kamilah1.
Faralita Faisal2.
Amalia3
1,2,3
Sistem Informasi.
Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Jakarta Selatan.
DKI Jakarta.
Indonesia 12640 kamilah28@gmail.
com, faralita.
faisal@nurulfikri.
id, amalia@nurulfikri.
Abstract This study discusses the implementation of the Inventory module in the Odoo-based Enterprise Resource Planning (ERP) system as a digital solution for inventory management at the Bogor Madani Sejahtera Cooperative.
The use of Previous manual recording often led to data discrepancies, late reports, and difficulties in monitoring goods availability in real time.
This research aims to improve the efficiency and accuracy of stock recording through a more integrated system.
The approach used is a case study with a qualitative method.
Data collection methods include observation, interviews, and documentation.
Data analysis is carried out descriptively by comparing conditions before and after system implementation.
The system was built using Odoo version 16 with a focus on the Inventory module, and tested using the Blackbox Testing method and User Acceptance Testing (UAT) involving the admin and cooperative employees.
The results of the study show that the system meets the cooperative's needs, especially in recording transactions, monitoring stock, and reporting.
In general, this system can improve operational efficiency, enhance data accuracy, and facilitate decision-making.
Thus, digitalization through Odoo is considered effective in supporting the overall management of cooperative inventory.
Keywords: Cooperative.
ERP.
Inventory Management.
Inventory Module.
Odoo Abstrak Penelitian ini membahas penerapan modul Inventory pada sistem Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis Odoo sebagai solusi digitalisasi pengelolaan inventaris di Koperasi Bogor Madani Sejahtera.
Penggunaan pencatatan manual sebelumnya sering menimbulkan ketidaksesuaian data, keterlambatan laporan, serta kesulitan dalam memantau ketersediaan barang secara real time.
Penelitian ini bertujuan meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan stok melalui sistem yang lebih terintegrasi.
Pendekatan yang digunakan adalah studi kasus dengan metode kualitatif.
Metode pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Analisis data dilakukan secara deskriptif dengan membandingkan kondisi sebelum dan sesudah implementasi sistem.
Sistem dibangun menggunakan Odoo versi 16 dengan fokus pada modul Inventory, dan diuji menggunakan metode Blackbox Testing serta User Acceptance Testing (UAT) yang melibatkan admin dan karyawan Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem berjalan sesuai kebutuhan koperasi, khususnya dalam pencatatan transaksi, pemantauan stok, dan pelaporan.
Secara umum, penerapan sistem ini mampu meningkatkan efisiensi operasional, mendukung ketepatan data, dan mempermudah proses pengambilan keputusan.
Dengan demikian, digitalisasi melalui Odoo dinilai efektif dalam menunjang pengelolaan inventaris koperasi secara menyeluruh.
Kata kunci: ERP.
Koperasi.
Manajemen Inventaris.
Modul Inventory.
Odoo
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi memberikan kontribusi signifikan dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan informasi, termasuk dalam sektor ekonomi mikro seperti koperasi.
Koperasi sebagai lembaga ekonomi rakyat yang berbasis kekeluargaan diharapkan mampu memberikan pelayanan yang akurat, efisien, dan transparan dalam pengelolaan sumber daya, khususnya dalam pengelolaan inventaris .
Namun, kenyataannya masih banyak koperasi di Indonesia yang menggunakan metode manual dalam pencatatan dan pelaporan operasional.
Berdasarkan survei Business Fitness Index OCBC Indonesia .
menunjukkan A80 % pelaku usaha di Indonesia masih mencatat transaksi secara manual, sementara data Kementerian Koperasi UKM menyatakan 99,9 % unit usaha di Indonesia berupa UMKM yang Diterima 13 Juli 2025.
Direvisi 17 Desember 2025.
Diterima untuk publikasi 17 Desember 2025 300 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
2 November 2025 umumnya belum terdigitalisasi .
Kesenjangan ini menimbulkan berbagai kendala seperti ketidaksesuaian data stok, keterlambatan restock, kesalahan pelaporan, hingga kehilangan data.
Kondisi ini menyulitkan pengambilan keputusan yang tepat dan cepat dalam operasional koperasi.
Koperasi Bogor Madani Sejahtera merupakan koperasi konsumen yang bergerak di bidang penyediaan kebutuhan pokok bagi anggotanya.
Fokus utama koperasi ini adalah pengadaan dan distribusi barang kebutuhan sehari-hari seperti beras, gula, minyak goreng, dan produk rumah tangga lainnya.
Kegiatan operasional koperasi melibatkan proses pembelian, penyimpanan, serta penyaluran barang kepada anggota melalui sistem internal koperasi.
Hal ini menjadikan pengelolaan inventaris barang menjadi salah satu aspek krusial dalam menjaga kelancaran pelayanan dan transparansi usaha koperasi.
Namun, dalam praktiknya, koperasi ini masih menggunakan metode pencatatan manual melalui buku dan excel.
Hal ini menyebabkan data stok sering kali tidak sinkron dengan kondisi aktual di lapangan.
Belum adanya pencatatan barang rusak, keterlambatan dalam proses restock, serta lambannya pembuatan laporan inventaris menjadi tantangan tersendiri dalam pengelolaan stok barang di koperasi ini.
Melihat berbagai kendala dalam pencatatan manual dan pengelolaan stok, penerapan sistem informasi manajemen inventaris menjadi suatu kebutuhan mendesak.
Salah satu solusi yang relevan dan efisien adalah penggunaan sistem ERP open source seperti Odoo yang menyediakan modul Inventory untuk pencatatan stok barang, restock otomatis, dan pelaporan stok real time.
Odoo dinilai cocok untuk koperasi karena bersifat modular, fleksibel, serta dapat diterapkan secara lokal dengan infrastruktur yang sederhana .
Dalam konteks tersebut, penelitian ini difokuskan untuk menjawab dua pertanyaan utama: bagaimana penerapan sistem Odoo ERP dengan modul Inventory dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi pencatatan inventaris di Koperasi Bogor Madani Sejahtera, serta sejauh mana dampaknya terhadap efektivitas operasional koperasi secara Untuk menjawabnya, dilakukan analisis kebutuhan sistem informasi inventaris yang dilanjutkan dengan implementasi Odoo ERP versi 16 secara lokal dan disesuaikan dengan karakteristik operasional koperasi.
Penelitian ini dibatasi pada penggunaan modul Inventory saja, tanpa mencakup integrasi dengan modul lain seperti akuntansi atau pembelian.
Sistem dijalankan secara lokal .
melalui browser, tanpa melakukan perbandingan dengan sistem ERP lain.
Fokus lingkup implementasi berada pada proses pencatatan barang masuk dan keluar, pemantauan ketersediaan stok, pencatatan barang rusak atau hilang, serta penyusunan laporan stok.
Penelitian ini juga tidak membahas aspek pelatihan pengguna atau proses adopsi sistem dalam jangka panjang, yang dapat dijadikan ruang studi lanjutan.
Beberapa penelitian terdahulu telah membuktikan keberhasilan implementasi Odoo ERP di berbagai sektor.
Penelitian pada PT JSI menunjukkan bahwa modul Inventory mampu menyederhanakan proses pergudangan dan meningkatkan akurasi pelaporan .
Penerapan sistem ERP Odoo pada PT Holynest Natural Asia memberikan dampak positif terhadap efisiensi pencatatan stok dan kelancaran proses penjualan .
Selain itu, penelitian .
menunjukkan bahwa penggunaan modul Inventory Odoo pada perusahaan agroindustri mampu mengatasi kendala pencatatan manual dan meningkatkan kecepatan pelaporan data stok.
Meskipun berbagai studi telah menunjukkan manfaat penerapan Odoo ERP, sebagian besar masih berfokus pada perusahaan komersial berskala menengah hingga besar.
Penelitian yang secara khusus mengangkat konteks koperasi kecil-menengah, dengan pendekatan teknis lokal yang menyesuaikan kondisi riil seperti keterbatasan infrastruktur dan sumber daya manusia, masih sangat terbatas.
Oleh karena itu, penelitian ini diharapkan dapat mengisi celah tersebut dan memberikan kontribusi aplikatif yang relevan dalam upaya digitalisasi manajemen inventaris di lingkungan koperasi.
Sistem informasi merupakan gabungan dari berbagai komponen yang bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam organisasi.
Sistem ini terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, data, sumber daya manusia, dan prosedur yang saling terintegrasi .
Dalam konteks manajemen, muncul turunan dari sistem ini berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berfokus pada penyediaan informasi akurat dan tepat waktu untuk mendukung keputusan strategis, taktis, dan operasional organisasi .
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang menggabungkan berbagai proses bisnis dalam organisasi seperti produksi, penjualan, akuntansi, pembelian, dan manajemen inventaris.
Sistem ini menggunakan database terpusat sehingga memungkinkan berbagi data secara real time antar departemen .
ERP
mendukung efisiensi operasional, konsistensi data, serta pengambilan keputusan berbasis informasi yang akurat.
Meskipun demikian, penerapan ERP sering dihadapkan pada tantangan seperti biaya tinggi, resistensi karyawan terhadap perubahan, serta kompleksitas integrasi dengan sistem lama.
Oleh karena itu, perencanaan yang cermat sangat dibutuhkan agar penerapan ERP bisa berlangsung dengan efektif dan memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi .
Manajemen inventaris adalah proses pengelolaan barang dari aspek pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi agar ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Sistem manajemen inventaris yang baik membantu mengurangi kesalahan pencatatan, mencegah kekurangan 301 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
2 November 2025 atau kelebihan stok, serta memudahkan pemantauan dan pelaporan yang akurat .
relevan untuk mengevaluasi keberhasilan sistem yang Odoo merupakan singkatan dari On-Demand Open Object, yaitu sistem ERP berbasis web dan open source yang menyediakan berbagai modul terintegrasi seperti manajemen proyek, penjualan, keuangan, dan inventaris .
Odoo bersifat modular dan fleksibel, serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis bisnis.
Dukungan teknologi berbasis web membuat Odoo dapat diakses melalui berbagai perangkat, dan didukung oleh komunitas pengembang yang aktif .
Untuk menguji sistem yang dikembangkan, digunakan dua metode pengujian, yaitu Blackbox Testing dan User Acceptance Testing (UAT).
Blackbox Testing digunakan untuk memverifikasi bahwa fungsi-fungsi sistem berjalan sesuai dengan spesifikasi yang telah dirancang, tanpa melihat struktur kode program .
Pengujian dilakukan pada fitur utama seperti login, pengelolaan produk, pencatatan barang masuk dan keluar, serta pelaporan stok.
Sementara itu.
UAT dilakukan untuk menilai sejauh mana sistem telah memenuhi kebutuhan pengguna dari sisi UAT melibatkan pengguna aktif koperasi untuk mencoba sistem secara langsung dan memberikan penilaian berdasarkan enam indikator, yaitu kemudahan penggunaan, kelengkapan fitur, efisiensi kerja, pengambilan keputusan, pembagian peran, serta kelayakan penggunaan secara umum .
Hasil pengujian ini menjadi dasar evaluasi terhadap efektivitas sistem yang telah diimplementasikan dalam mendukung pengelolaan inventaris di koperasi.
Modul Inventory dalam Odoo dirancang untuk mencatat barang masuk, barang keluar, pemantauan stok minimum, pencatatan barang rusak atau hilang, serta pelaporan inventaris secara otomatis.
Fitur-fitur ini mendukung transparansi, efisiensi, dan akurasi dalam pengelolaan stok.
Dengan sistem terintegrasi, koperasi dapat mengoptimalkan perencanaan dan distribusi barang, serta mempercepat proses pelaporan .
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus.
Fokus utama penelitian adalah implementasi sistem ERP berbasis open source Odoo versi 16, khususnya pada modul Inventory, di lingkungan Koperasi Bogor Madani Sejahtera.
Pendekatan ini dipilih untuk memperoleh pemahaman mendalam mengenai proses dan dampak digitalisasi manajemen inventaris dalam konteks koperasi konsumen berskala kecil-menengah 2 Tahapan penelitian Gambar 1 berikut adalah tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan dalam studi ini.
1 Metode pengumpulan data, instrumen penelitian, dan metode pengujian Pengumpulan data dilakukan dengan metode observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Observasi dilakukan secara langsung terhadap proses pengelolaan inventaris koperasi baik sebelum maupun setelah penerapan sistem Odoo, dengan tujuan untuk memahami alur pencatatan stok, pengelolaan barang masuk dan keluar, serta sistem pelaporan yang digunakan.
Wawancara dilakukan kepada tiga orang yang terlibat langsung dalam operasional koperasi, yaitu satu orang admin dan dua staf pengelola Wawancara dilakukan secara semi-terstruktur agar peneliti tetap dapat mengeksplorasi pengalaman dan sudut pandang responden terkait perubahan sistem kerja yang terjadi setelah implementasi.
Dokumentasi digunakan sebagai pelengkap data, seperti tangkapan layar proses implementasi dan tampilan sistem, untuk mendukung kejelasan analisis.
Instrumen penelitian yang digunakan adalah panduan observasi dan daftar pertanyaan wawancara yang telah disusun berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem pada Instrumen tersebut digunakan untuk memastikan bahwa proses pengumpulan data tetap fokus pada konteks implementasi sistem, serta memberikan informasi yang Gambar 1.
Tahapan Penelitian 302 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
2 November 2025 Studi Pendahuluan Pada tahap ini dilakukan dua jenis studi, yaitu studi literatur dan studi lapangan.
Studi literatur bertujuan untuk memahami konsep sistem informasi.
ERP.
Odoo, serta metodologi penelitian yang relevan.
Sementara itu, studi lapangan dilakukan untuk mengamati langsung kondisi pengelolaan inventaris koperasi dan mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam proses pencatatan manual.
Analisis Kebutuhan Setelah memperoleh data dari studi pendahuluan, dilakukan analisis terhadap kebutuhan sistem.
Tahap ini mencakup pengidentifikasian kebutuhan pengguna, pemetaan masalah manajemen stok, serta perumusan fitur yang harus tersedia dalam sistem.
Hasil dari tahap ini menjadi dasar dalam merancang solusi sistem berbasis Odoo.
hasil implementasi melalui proses pengujian.
Penyajian hasil dilakukan secara sistematis dan diperkuat dengan dokumentasi berupa gambar serta tabel guna mendukung analisis dan memperjelas uraian yang disampaikan.
1 Analisis Sistem Sebelum Implementasi Sebelum penerapan sistem berbasis Odoo, pengelolaan inventaris di Koperasi Bogor Madani Sejahtera dilakukan secara manual dengan buku catatan dan spreadsheet.
Seluruh aktivitas seperti pencatatan barang masuk dan keluar, pengadaan barang, serta pelaporan, dikerjakan terpisah tanpa integrasi sistem.
Untuk menggambarkan kondisi tersebut, dibuat swimlane diagram yang membagi peran utama ke dalam empat aktor: anggota, karyawan, pengurus, dan supplier.
Perancangan Sistem Tahapan ini mencakup perancangan alur kerja sistem, struktur data, hak akses pengguna, dan konfigurasi modul Inventory pada Odoo.
Desain dilakukan berdasarkan hasil analisis kebutuhan dan dirancang agar dapat dioperasikan secara efisien dalam lingkungan kerja koperasi yang Implementasi Sistem Setelah sistem dirancang, dilakukan instalasi dan implementasi sistem Odoo ERP versi 16 secara lokal di lingkungan koperasi.
Data barang dimasukkan ke dalam sistem dan modul Inventory dikonfigurasi untuk mencatat barang masuk, barang keluar, serta pelaporan stok.
Pengujian Sistem Pengujian dilakukan dengan dua metode.
Pertama.
Blackbox Testing dilakukan oleh peneliti untuk memastikan fungsi-fungsi sistem berjalan sesuai perancangan.
Kedua.
User Acceptance Testing (UAT) dilakukan oleh pengguna aktif koperasi untuk mengevaluasi sistem dari segi kemudahan, kelengkapan fitur, dan efektivitas operasional.
Evaluasi Tahap terakhir adalah mengevaluasi efektivitas sistem berdasarkan hasil pengujian dan umpan balik dari Perbandingan antara kondisi sebelum dan sesudah implementasi menjadi dasar dalam menarik kesimpulan, serta merumuskan saran untuk pengembangan sistem di masa mendatang.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil implementasi sistem informasi manajemen inventaris berbasis Odoo pada modul Inventory di Koperasi Bogor Madani Sejahtera disajikan untuk menunjukkan ketercapaian tujuan penelitian.
Pembahasan mencakup gambaran kondisi awal sistem yang digunakan koperasi, tahapan penerapan sistem yang dilakukan, serta evaluasi Gambar 2.
Alur Kerja Koperasi Alur kerja pada Gambar 2 di atas menunjukkan proses yang sangat bergantung pada koordinasi manual.
Anggota mengajukan permintaan barang, karyawan memeriksa ketersediaan, dan pengurus memesan barang jika stok 303 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
2 November 2025 Barang yang diterima dari supplier dicatat secara terpisah, kemudian direkap dalam laporan akhir secara manual.
Sistem ini rawan kesalahan input, keterlambatan pencatatan, dan ketidaksesuaian stok karena tidak tersedianya pelacakan real time.
Belum adanya pencatatan khusus untuk barang rusak atau hilang juga menjadi hambatan dalam evaluasi inventaris.
Proses pelaporan memakan waktu lama karena harus mencari dan menyatukan data dari berbagai file.
Seluruh pengambilan keputusan bersifat reaktif dan mengandalkan inisiatif individu, bukan data aktual.
Kondisi tersebut menunjukkan perlunya digitalisasi inventarisasi dengan sistem terintegrasi.
Odoo ERP dengan modul Inventory dipilih karena menyediakan fitur pencatatan otomatis, pelacakan stok real time, dan pelaporan instan, yang sesuai dengan kebutuhan koperasi kecil-menengah.
Kebutuhan Fungsional Tabel 2 berikut fungsional sistem.
Kode
Deskripsi
SRS-F-001
Karyawan dapat mencatat barang masuk dan barang keluar SRS-F-002
Admin dapat mencatat barang rusak dan barang hilang
SRS-F-003
Sistem menampilkan data stok secara real time
SRS-F-004
Sistem menghasilkan laporan inventaris secara otomatis SRS-F-005 Admin dapat mengelola data produk dan melakukan konfigurasi sistem .
Kebutuhan Non Fungsional Tabel 3 berikut menunjukkan kategori kebutuhan nonfungsional sistem.
Tabel 3.
Kategori Kebutuhan Non-Fungsional Perancangan sistem bertujuan untuk menggambarkan Perancangan ini mencakup identifikasi aktor, kebutuhan sistem, serta pemodelan use case sebagai dasar dalam proses pengembangan sistem Odoo ERP modul Inventory di Koperasi Bogor Madani Sejahtera.
Identifikasi Aktor
Kode
Deskripsi
SRS-F-001
Sistem dapat melakukan validasi username serta password ketika login
SRS-F-002
Sistem dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan operasional koperasi Tabel 1 berikut ini adalah deskripsi dari aktor-aktor yang terlibat dalam sistem informasi manajemen inventaris berbasis Odoo pada koperasi:
Tabel 1.
Identifikasi Aktor No.
Aktor Keterangan Admin Pengguna dengan hak akses penuh terhadap fitur Inventory.
Bertanggung pengaturan produk, penerimaan barang, stok opname, dan pelaporan.
Karyawan Melakukan input data barang masuk dan keluar berdasarkan aktivitas harian, serta memastikan kesesuaian antara stok fisik dengan catatan sistem.
Tabel 2.
Kategori Kebutuhan Fungsional 2 Perancangan Sistem Use Case Utama Use case utama pada sistem manajemen inventaris koperasi menggambarkan hubungan antara aktor Admin dan Karyawan dengan fitur-fitur yang tersedia dalam modul Inventory Odoo.
Gambar 3 memperlihatkan skenario interaksi antara pengguna sistem dan fungsi-fungsi utama yang digunakan dalam pengelolaan stok.
Software Requirement Specification (SRS) Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (SRS) disusun untuk merancang sistem sesuai kebutuhan pengguna di Koperasi Bogor Madani Sejahtera.
SRS dibagi menjadi dua bagian, yaitu kebutuhan fungsional dan non-fungsional.
Kebutuhan fungsional menggambarkan fitur utama yang harus tersedia agar sistem berjalan sesuai proses bisnis koperasi, sedangkan kebutuhan non-fungsional mencakup aspek teknis pendukung seperti keamanan dan fleksibilitas sistem.
Gambar 3.
Use Case Utama Dalam gambar tersebut, terdapat lima use case utama yang mencerminkan aktivitas yang dapat dilakukan oleh masingmasing aktor, yaitu:
304 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
2 November 2025 .
Admin Tampilan Halaman Pencatatan Barang Masuk Admin merupakan aktor dengan hak akses tertinggi yang bertanggung jawab terhadap seluruh fungsi administratif Admin dapat mengelola pengguna, menambahkan dan mengubah data produk, mencatat transaksi barang masuk dan keluar, memantau kondisi stok secara berkala, serta menghasilkan laporan inventaris secara otomatis berdasarkan data yang tercatat.
Pencatatan barang masuk dilakukan melalui menu penerimaan dengan memilih produk, jumlah, dan informasi pendukung seperti tanggal serta referensi.
Setelah dikonfirmasi, sistem secara otomatis menambahkan stok ke dalam inventaris.
Fitur ini memastikan data persediaan selalu akurat tanpa perlu pencatatan manual tambahan.
Tampilan halaman ini dapat dilihat pada Gambar 5 berikut.
Karyawan Karyawan berperan sebagai pengguna sistem dalam kegiatan operasional harian.
Tugas karyawan meliputi input transaksi barang berdasarkan aktivitas nyata di lapangan serta melakukan pengecekan dan validasi stok fisik.
Meskipun tidak memiliki hak akses penuh seperti admin, karyawan tetap menjadi bagian penting dalam memastikan keakuratan data di dalam sistem.
Gambar 5.
Tampilan Halaman Pencatatan Barang Masuk 3 Implementasi Sistem Implementasi dilakukan dengan menerapkan sistem Odoo ERP versi 16 secara lokal menggunakan modul Inventory.
Proses ini mencakup konfigurasi awal sistem, input data produk, serta penyesuaian alur pencatatan barang masuk dan keluar agar sesuai dengan kebutuhan operasional Data awal seperti daftar produk, jumlah stok, dan ambang batas minimum dimasukkan untuk menyimulasikan kondisi nyata di lapangan.
Sistem yang diterapkan dilengkapi dengan antarmuka sederhana dan ramah pengguna.
Form isian untuk pengelolaan barang terhubung langsung dengan sistem stok dan pelaporan, sehingga memudahkan admin dan karyawan dalam mencatat transaksi harian.
Selain itu, fitur pelaporan real time memberikan visibilitas penuh terhadap pergerakan barang, yang membantu pengurus koperasi dalam mengambil keputusan dengan cepat dan akurat.
Beberapa dokumentasi hasil implementasi ditampilkan berikut sebagai bukti visual dari sistem yang berhasil Tampilan Halaman Pencatatan Barang Keluar Barang yang keluar, seperti pesanan untuk anggota koperasi, dicatat melalui menu Order Pengiriman.
Pengguna memilih produk, jumlah, dan detail pengiriman.
Setelah dikonfirmasi, sistem secara otomatis mengurangi jumlah stok dan mencatat transaksi dalam histori pergerakan Pencatatan ini penting untuk meminimalkan risiko kehilangan barang dan mempermudah pelacakan distribusi, seperti terlihat pada Gambar 6.
Gambar 6.
Tampilan Halaman Pencatatan Barang Keluar Tampilan Halaman Pencatatan Barang Hilang/Rusak Tampilan Dashboard Modul Inventory Gambar 4.
Tampilan Halaman Dashboard Halaman dashboard modul Inventory pada Gambar 4 menjadi pusat informasi untuk memantau kondisi persediaan secara real time.
Pada halaman ini, terdapat menu Penerimaan.
Order Pengiriman, dan Pengembalian sebagai ringkasan aktivitas utama dalam pengelolaan Gambar 7.
Tampilan Halaman Pencatatan Barang Hilang/Rusak Gambar 7 memperlihatkan halaman pembuangan barang hilang atau rusak yang digunakan untuk mencatat produk yang sudah tidak layak pakai, baik karena kerusakan, kedaluwarsa, maupun kehilangan.
Proses ini dilakukan 305 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
2 November 2025 dengan memilih nama produk, jumlah yang akan dibuang, serta alasan penghapusan.
Setelah dikonfirmasi, sistem akan mengurangi jumlah stok secara otomatis dan merekam data tersebut dalam riwayat inventaris.
Fitur ini memastikan agar barang yang tidak lagi dapat digunakan tidak tercampur dengan persediaan aktif, serta mendukung akurasi pelaporan dan evaluasi pengelolaan stok koperasi.
Tampilan Halaman Pengaturan Batas Minimum Stok Salah satu fitur penting dalam modul Inventory Odoo adalah pengaturan ambang batas minimum stok melalui menu Reordering Rules.
Dengan fitur ini, admin dapat menetapkan nilai minimum dan maksimum untuk setiap produk agar sistem dapat secara otomatis mendeteksi ketika stok mulai menipis.
Produk yang berada di bawah ambang batas akan muncul dalam menu Replenishment sebagai sinyal untuk melakukan pengisian ulang.
Tampilan pengaturan batas stok dan daftar Replenishment ditunjukkan pada Gambar 9 dan Gambar 10.
Gambar 12.
Tampilan Halaman Laporan Pergerakan Stok Seperti terlihat pada Gambar 11 dan Gambar 12, sistem menyajikan laporan stok dan pergerakan barang secara lengkap, termasuk data transaksi masuk, keluar, dan Semua laporan dapat diekspor ke dalam format PDF atau Excel, sehingga memudahkan dokumentasi dan pelaporan rutin kepada pengurus koperasi.
Fitur ini meningkatkan transparansi dan efisiensi dalam manajemen persediaan.
4 Pengujian Sistem Pengujian dilakukan untuk memastikan sistem berjalan sesuai dengan spesifikasi.
Dua metode digunakan:
Black Box Testing dilakukan dengan menguji fitur sistem tanpa melihat kode program.
Hasil menunjukkan semua fungsi berjalan sesuai ekspektasi.
User Acceptance Testing (UAT) dilakukan dengan memberi akses kepada pengurus koperasi untuk mencoba langsung sistem.
Penilaian dilakukan terhadap kemudahan penggunaan, keakuratan data, dan kecepatan proses.
Gambar 9.
Tampilan Halaman Aturan Order Ulang Tabel 4.
Hasil Pengujian Sistem Gambar 10.
Tampilan Halaman Replenishment Tampilan Laporan Inventaris Fitur pelaporan dalam modul Inventory Odoo memungkinkan admin dan karyawan melihat kondisi stok secara menyeluruh dan real time.
Melalui menu laporan, pengguna dapat mengakses data jumlah stok terkini, lokasi penyimpanan, serta riwayat pergerakan barang.
Informasi dapat difilter berdasarkan waktu, gudang, dan kategori produk untuk mendukung pemantauan dan pengambilan keputusan pengadaan.
Gambar 11.
Tampilan Halaman Laporan Stok Fitur yang diuji Hasil Black Box Hasil UAT Login dan Logout Berfungsi Diterima Tambah dan Edit Produk Berfungsi Diterima Pencatatan Barang Masuk Berfungsi Diterima Pencatatan Barang Keluar Berfungsi Diterima Penyesuaian Stok Berfungsi Diterima Laporan Stok Berfungsi Diterima Hasil pengujian pada Tabel 4 menunjukkan bahwa seluruh fitur utama berjalan sebagaimana mestinya dan telah diterima oleh pengguna yang mewakili peran berbeda.
Fitur-fitur seperti pencatatan barang, pelacakan stok, dan pembuatan laporan dapat digunakan dengan mudah dan memberikan manfaat nyata dalam meningkatkan efisiensi serta akurasi pengelolaan inventaris koperasi.
5 Evaluasi Penerapan Sistem Evaluasi sistem dilakukan untuk menilai sejauh mana implementasi Odoo dengan modul Inventory mampu 306 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
2 November 2025 menyelesaikan permasalahan pengelolaan inventaris yang sebelumnya dihadapi koperasi.
Secara umum, sistem ini memberikan dampak positif yang signifikan, terutama dalam hal efisiensi, akurasi, dan kecepatan akses terhadap data stok.
Jika dibandingkan dengan sistem manual sebelumnya, pencatatan stok kini menjadi lebih sistematis dan terdokumentasi secara otomatis dalam satu platform Proses pelacakan barang, yang dulunya memerlukan pengecekan fisik dan pencarian data secara manual, kini dapat dilakukan secara real time melalui dashboard sistem.
Pencatatan barang rusak atau hilang yang sebelumnya tidak terdokumentasi juga kini tertangani lebih baik melalui fitur khusus dalam sistem.
Selain itu, proses restock menjadi lebih terencana karena sistem dapat memberikan peringatan otomatis saat jumlah stok mendekati ambang minimum.
Dari sisi pengguna, baik admin maupun karyawan menunjukkan adaptasi yang baik terhadap sistem.
Fitur-fitur seperti input transaksi, laporan stok, serta pengaturan produk dapat digunakan tanpa hambatan berarti.
Antarmuka yang sederhana serta bantuan pendampingan teknis ringan membantu mempercepat proses adopsi sistem.
Walaupun pada awalnya ditemukan beberapa kebingungan terkait istilah atau alur kerja baru, masalah tersebut tidak berlangsung lama.
Secara keseluruhan, evaluasi ini menunjukkan bahwa sistem Odoo Inventory tidak hanya berhasil menggantikan sistem manual dengan sistem digital yang lebih efisien, tetapi juga mampu memberikan fondasi bagi koperasi untuk mengembangkan manajemen inventaris yang lebih profesional dan terukur.
Temuan dari evaluasi ini menjadi dasar yang kuat untuk merumuskan saran dan pengembangan sistem selanjutnya.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil implementasi dan evaluasi yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem ERP Odoo modul Inventory telah berhasil meningkatkan efektivitas pengelolaan inventaris di Koperasi Bogor Madani Sejahtera.
Pergeseran dari sistem manual menuju digital memberikan dampak signifikan dalam mempercepat pencatatan barang, meningkatkan akurasi data, serta mempermudah pemantauan stok secara real time.
Fitur-fitur utama seperti pencatatan barang masuk dan keluar, pelaporan, hingga pengaturan minimum stok, berfungsi dengan baik dan mendukung kegiatan operasional koperasi secara lebih tertata.
Selain itu, hasil pengujian dan observasi menunjukkan bahwa sistem diterima dengan baik oleh pengguna.
Kemudahan penggunaan, tampilan yang sederhana, serta keandalan data menjadi faktor utama yang mendukung penerimaan sistem ini di lingkungan koperasi.
Sistem juga dinilai memberikan kontribusi positif dalam pengambilan keputusan karena informasi dapat diakses secara cepat dan Sebagai tindak lanjut, beberapa saran disampaikan untuk optimalisasi sistem di masa mendatang.
Pertama, disarankan untuk mengintegrasikan modul Inventory dengan modul lain seperti Pembelian dan Penjualan agar alur pencatatan lebih otomatis dan terhubung.
Kedua, koperasi perlu memberikan pelatihan singkat kepada pengguna, terutama yang belum terbiasa dengan sistem digital, agar adaptasi berjalan lebih lancar.
Ketiga, evaluasi berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja sistem dan menyesuaikannya dengan kebutuhan operasional yang Dengan langkah-langkah ini, diharapkan sistem informasi berbasis Odoo dapat terus digunakan secara berkelanjutan dan memberikan manfaat maksimal bagi koperasi.
DAFTAR PUSTAKA