Volume 1 Nomor 1 Tahun 2023 Halaman : 5-9 Factors Caused to Damage Medical Records at RSIA Zainab Pekanbaru Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di RSIA Zainab Pekanbaru Siti Hasanah1.
Gilda Dhien Fikri2.
Mirna Rahmalisa3.
Putri Yahya4*.
Robiatul Adawiyah5 STIKes Hang Tuah.
Pekanbaru1,2,3,4,5 putriyahya147@gmail.
Diterima: Desember 2022.
Revisi : Januari 2023.
Terbit: Januari 2023
ABSTRAK
Adapun faktor yang mempengaruhi kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu faktor instrinsik yang merupakan penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri.
Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip.
Tujuan pengabdian ini adalah Mengetahui faktor penyebab kerusakan rekam medis di RSIA Zainab Pekanbaru.
Pengumpulan data kualitatif dilakukan dengan cara observasi.
Hasil penelitian diketahui bahwa faktor instrinsik yang meliputi kualitas kertas, tinta, dan perekat dalam kondisi baik, sehingga kemungkinan kecil menjadi faktor penyebab kerusakan berkas rekam medis di ruang penyimpanan RSIA Zainab.
Pada factor ekstrinsik, kondisi ruang penyimpanan tidak terdapat atap yang bocor, ada rembesan air di dinding, kabel listrik yang tersusun rapi, sinar matahari tidak langsung jatuh di permukaan dokumen.
Rembesan air di dinding dapat menyebabkan dokumen menjadi basah dan merusak kertas.
Air dan AC yang berlebihan juga dapat menyebabkan kelembaban dan suhu udara menjadi tinggi.
Dapat disimpulkan faktor penyebab kerusakan berkas rekam medis yaitu, hekter, penjepit kertas dan Rak penyimpanan yang sempit membuat berkas mudah rusak.
Diharapkan agar dapat menambah fasilitas di ruang penyimpanan seperti pengukur suhu dan memperbaiki rembesan air di dinding Kata Kunci : Kerusakan Berkas Rekam Medis ABSTRACT The factors that affect the damage to the archive can be divided into two, namely the intrinsic factor which is the cause of the damage that comes from the archive object itself, the extrinsic factor is the cause of the damage that comes from outside the archive object.
The purpose of this service is to find out the factors that can trigger damage to medical records at RSIA Zainab Pekanbaru.
Qualitative data collection is done by means of observation.
The results showed that the intrinsic factors which include the quality of the paper, ink, and adhesive are in good condition, so it is unlikely to be a factor causing damage to medical record files in the Zainab RSIA storage room.
On the extrinsic factor, the condition of the storage room does not have a leaking roof, there is water seepage on the walls, the electrical cables are neatly arranged, sunlight does not fall directly on the surface of the document.
seepage of water on the wall can cause the document to get wet and damage the paper.
Excessive water and air conditioning can also cause humidity and air temperature to be high.
It can be concluded that the factors causing damage to medical record files are Hekter, paper clips and narrow storage shelves that make files easily It is hoped that there will be additional facilities in the storage room such as temperature gauges and repairing water seepage on the walls Keywords: Medical Record Files damage Pendahuluan Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak filling, mudah mengambil dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di RSIA Zainab Pekanbaru bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi (Budi, 2011.
Kholipah, dkk Adapun faktor yang mempengaruhi kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu faktor instrinsik yang merupakan penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri.
Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, seperti faktor lingkungan fisik, biologis dan kimiawi (Ulfa, dkk 2021.
Hasibuan 2.
Faktor fisik yang dapat menyebabkan kerusakan dokumen rekam medis kelembaban, temperatur udara, kondisi dinding, lantai ruangan peyimpanan tidak berlubang-lubang, sinar matahari, pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran (Sari, dkk 2.
Faktor biologis berupa organisme yang dapat merusak dokumen rekam medis seperti jamur, kutu buku, rayap, kecoa dan tikus (Gultom dan Pakpahan 2.
Faktor kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip, makanan dan minuman karena mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas (Budi, 2011.
Jamil dkk 2.
Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan yang dilakasanakan di RSIA Zainab Pekanbaru kami menemukan beberapa berkas rekam medis yang rusak dikarenakan faktor intrinsik dan ekstrinsik seperti adanya adanya rembesan air, kurangnya rak penyimpanan dan ruangan yang kurang memadai serta baru sebagian dokumen yang di retensi sehingga terjadi penumpukan dokumen rekam medis yang akhirnya membuat berkas tersebut rusak.
Metode Metode pelaksanaan merupakan tahapan atau langkah-langkah dalam melaksanakan solusi yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahan mitra.
Adapun metode pelaksanaan kegiatan ini terdiri dari tahapan identifikasi masalah, bersama-sama mitra dalam menentukan persoalan prioritas yang disepakati untuk di selesaikan selama pelaksanaan program PKM.
Tim bersama mitra merumuskan permasalahan, solusi.
Pelatihan dan bimbingan.
Evaluasi Hasil Pelaksanaan Pengabdian kepada masyarakat dengan judul Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis Di RSIA Zainab Pekanbaru Tahun 2022.
Tim melakukan kegiatan sebagai berikut:
Survey awal untuk melakukan identifikasi masalah melalui observasi dan wawancara untuk mendapatkan permasalahan yang sedang dihadapi dalam proses pelaksanaan retensirekam medis.
Bersama dengan mitra melakukan analisis masalah untuk menetapkan prioritas masalah yang akan diintervensi melalui pemeringkatan masalah.
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di RSIA Zainab Pekanbaru Gambar 1.
Memeriksa Map dan Berkas Rekam Medis Yang Rusak Bersama dengan mitra menentukan solusi yang tepat dalam mengatasi masalah yang Gambar 2.
Bersama Kepala Rekam Medis Menentukan Solusi Terhadap Kerusakan Berkas Rekam Medis Melakukan implementasi solusi yang sudah di tetapkan.
Bersama denganmitra melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan alternative pemecahan Gambar 3.
Penyuluhan Tentang Kerusakan Berkas Rekam Medis Hasil PKM diketahui bahwa faktor instrinsik yang meliputi kualitas kertas, tinta, dan perekat paling banyak dalam kondisi baik, sehingga kemungkinan kecil menjadi faktor penyebab kerusakan berkas rekam medis di ruang penyimpanan RSIA Zainab.
Kertas yang digunakan pada umumnya adalah HVS 70 gram berwarna putih.
Namun baiknya kualitas kertas yang digunakan apabila perawatan penyimpanan tidak baik, maka kertas tidak akan dapat tahan lama.
Oleh karena itu penggunaan kertas yang baik harus dengan perawatan dan penyimpanan yang baik juga agar kertas dokumen rekam medis dapat tahan Jenis tinta yang digunakan pada dokumen rekam medis pada umumnya berwarna hitam dan tidak luntur sehingga mudah dibaca dan tidak merusak dokumen rekam medis.
Perekat yang digunakan di RSIA Zainab adalah pembuka klip dan stapler.
Pembuka klip berkualitas baik dan kuat untuk mempersatukan satu arsip dengan arsip yang lain sehingga menjadi sebuah dokumen yang utuh.
Namun penggunaan stapler harus lebih hati-hati agar tidak merobek dokumen rekam Faktor ektrinsik menunjukan bahwa kondisi ruang penyimpanan yaitu tidak terdapat atap yang bocor, ada rembesan air di dinding, kabel listrik yang tersusun rapi, sinar matahari tidak langsung jatuh di permukaan dokumen.
rembesan air di dinding dapat menyebabkan Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di RSIA Zainab Pekanbaru dokumen menjadi basah dan merusak kertas.
Air dan AC yang berlebihan juga dapat menyebabkan kelembaban dan suhu udara menjadi tinggi.
Sinar matahari sebaiknya tidak jatuh langsung ke permukaan dokumen rekam medis.
Sinar matahari yang berlebihan akan membuat suhu ruangan penyimpanan menjadi panas dan merusak dokumen rekam medis, sehingga sebaiknya diberikan penghalang atau tirai.
Kelembaban udara yang tinggi dapat menumbuhkan jamur pada kertas dokumen rekam Hal ini dibuktikan dari hasil observasi bahwa terdapat dokumen rekam medis yang ditumbuhi jamur dan kertas menjadi lapuk.
Kertas yang lapuk juga dapat menjadi debu.
Oleh karena itu ruangan penyimpanan harus dijaga kebersihannya dan gunakan kapur barus untuk mencegah bahaya serangga yang merusak dokumen rekam medis (Pinerdi, dkk 2.
Untuk menjaga kelembapan dan suhu yang baik sebaiknya dengan menjaga sirkulasi Pertukaran udara yang cukup dapat menjaga suhu dan kelembaban dapat terjaga secara Hal ini dapat dicapai dengan menempatkan pintu dan jendela dalam posisi yang tepat.
Ada dua jenis macam ventilasi, yaitu ventilasi alamiah dan ventilasi buatan.
Aliran udara dalam ruangan pada ventilasi alamiah terjadi secara alami melalui jendela, pintu, lubang- lubang angin dan sebagainya.
Sedangkan pada ventilasi buatan aliran udara terjadi karena adanya alat-alat khusus untuk mengalirkan udara seperti mesin pengisap .
Air Conditioner (AC) dan kipas angin (Iqbal, 2.
Blower dapat menggerakkan udara sehingga terjadi penggantian udara dalam Pemasangan AC juga dapat menurunkan suhu ruangan mengurangi banyaknya debu.
Namun penggunaan AC sebaiknya diatur agar tidak hidup selama 24 jam terus- menerus secara konstan untuk menjaga suhu dan kelembaban udara ideal (Kartini 2.
Gambar 4 Rekam Medis Rusak Penutup Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa :
Faktor instrinsik yang meliputi kualitas kertas, tinta, dan perekat paling banyak dalam kondisi baik, sehingga kemungkinan kecil menjadi faktor penyebab kerusakan berkas rekam medis di ruang penyimpanan RSIA Zainab.
Faktor ekstrinsik menunjukkan bahwa kondisi ruang penyimpanan yaitu tidak terdapat atap yang bocor, adanya rembesan air AC di dinding dan lantai, kabel listrik yang tersusun rapi, sinar matahari yang tidak langsung jatuh di permukaan dokumen dan rak yang terlalu penuh dan sempit sehingga menyebabkan dokumen menjadi basah dan merusak kertas.
Ucapan Terima Kasih Kami mengucapkan terima kasih yang sangat besar dari hati yang paling dalam kepada pihak yang yang telah bersedia membantu dalam melaksanakan kegiatan pengabdian kepada Bapak H.
Ahmad Hanafi.
SKM.
Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKe.
Hang Tuah Pekanbaru Ibu dr.
Nidia Wahyuni Defriani.
M Selaku Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Zainab Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di RSIA Zainab Pekanbaru Pekanbaru Ibu Yuli Sartika.
Md.
PK Selaku Kepala Instansi Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Zainab Pekanbaru.
Ibu Haryani Octaria.
Md.
PK.
SKM.
Kes selaku Ketua Program Studi D i Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (STIKe.
Hang Tuah Pekanbaru.
Ibu Siti Hasanah.
Md.
PK.
SKM.
MKM selaku Pembimbing Akademik yang telah banyak memberikan saran serta ilmu kepada kami semua selama pembuatan Laporan PKL sehingga bisa diselesaikan dengan baik.
Daftar Pustaka