Jurnal Telematika, vol.
19 no.
Institut Teknologi Harapan Bangsa.
Bandung e-ISSN: 2579-3772 Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Berbasis Web di Perguruan Tinggi XYZ Sylviana Anata Widjaja#1.
Herastia Maharani#2.
Yosi Yonata#3 Program Studi Sistem Informasi.
Institut Teknologi Harapan Bangsa Jl.
Dipatiukur 80-84.
Bandung.
Jawa Barat Indonesia 1sylvianaanata28@gmail.
2herastia@ithb.
3yosi@ithb.
AbstractAi XYZ is one of the universities that carries out its obligations in the Tri Dharma of Higher Education.
However, in its implementation for research and Community Service (PkM) points, the Research and Community Service Institute (LPPM) involved needs fixing.
The problem consists of incomplete documentation or not by LPPM XYZ documentation standards, and there are problems accessing the documentation that has been produced.
overcome these problems, a web-based research and community service information system was designed.
This system can assist in providing research documentation standards and collaboration features with other related parties to provide approval to ensure that the documentation produced will be by LPPM standards.
index feature of research and PkM data has also been running.
This feature can help users find research or PkM data along with details of the documentation involved in the research or PkM.
Based on simulated user acceptance testing, the average value for the performance expectancy aspect is 91.
This shows that each user feels that the system can facilitate their needs.
The average value of the behavioural intention aspect is 93.
25%, which shows that all users are highly interested in using this system.
KeywordsAi research, community service.
LPPM, documentation, information system, user acceptance testing AbstrakAi XYZ merupakan salah satu perguruan tinggi yang melaksanakan kewajibannya dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Akan tetapi dalam pelaksanaannya untuk poin penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM), pihak Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) yang terlibat memiliki permasalahan.
Masalah tersebut terdiri dari dokumentasi yang tidak lengkap atau tidak sesuai dengan standar dokumentasi LPPM XYZ, serta terdapat permasalahan dalam mengakses dokumentasi yang telah dihasilkan.
Sebagai solusi untuk mengatasi masalah tersebut, dirancang sebuah sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat berbasis web.
Sistem ini dapat membantu dalam menyediakan standar dokumentasi penelitian dan juga fitur kolaborasi dengan pihak lain yang terkait dalam memberikan persetujuan sehingga memastikan dokumentasi yang dihasilkan akan sesuai dengan standar LPPM.
Terdapat juga fitur indeks data penelitian dan PkM yang telah berjalan.
Fitur tersebut dapat memudahkan pengguna dalam mencari data penelitian atau PkM beserta dengan detail dokumentasi yang terlibat dalam penelitian atau PkM tersebut.
Berdasarkan pengujian simulasi user acceptance testing didapatkan nilai rata-rata untuk aspek performance expectancy sebesar 91,77%.
Hal ini menunjukkan bahwa setiap pengguna merasa sistem dapat memudahkan kebutuhan mereka.
Untuk aspek behavioral intention diperoleh nilai rata-rata sebesar 93,25% yang menunjukkan bahwa seluruh pengguna memiliki minat yang tinggi untuk menggunakan sistem ini.
Kata KunciAi penelitian.
PkM.
LPPM, dokumentasi, sistem informasi, user acceptance testing PENDAHULUAN Perguruan tinggi merupakan wadah penting dalam mengembangkan pendidikan dan membangun generasi penerus bangsa.
Pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tingg.
adalah tujuan utama di perguruan tinggi.
Pendidikan fokus pada pengembangan potensi peserta didik, sementara penelitian dan pengembangan bertujuan memajukan bangsa melalui inovasi.
Pengabdian kepada masyarakat bertujuan agar ilmu yang didapatkan dapat bermanfaat bagi banyak orang .
XYZ adalah perguruan tinggi swasta di Bandung yang didirikan pada tahun 2002.
XYZ memiliki visi untuk menjadi perguruan tinggi yang dikenal secara regional sebagai lembaga yang mendidik pemimpin masa depan dengan standar global, karakter unggul, dan komitmen pada perubahan positif di masyarakat.
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) di XYZ mengatur kegiatan penelitian dan pengabdian LPPM bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi dan menyesuaikan aturan dengan standar internasional ISO 9001:2015.
Namun, terdapat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan tanpa memenuhi seluruh prosedur dan dokumen yang seharusnya.
XYZ telah melakukan banyak penelitian dan pengabdian kepada masyarakat oleh dosen dan mahasiswa.
Data-data yang dihasilkan, seperti proposal, surat tugas, data peneliti, dan data pelaksanaan pengabdian harus disimpan dengan baik sebagai bukti kegiatan yang dilakukan perguruan tinggi.
Saat ini, pengolahan data penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di XYZ masih dilakukan secara manual.
Hal ini menyebabkan kesulitan bagi stakeholder LPPM dalam memeriksa kepatuhan terhadap prosedur penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dokumen disimpan dalam berbagai file dan lokasi yang berbeda sehingga menyulitkan akses dan memperlambat pengolahan data.
Oleh karena itu, diperlukan pengolahan data yang lebih efektif untuk Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Berbasis Web di Perguruan Tinggi XYZ memastikan kegiatan penelitian dan pengabdian sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku.
Dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ini.
LPPM memerlukan sistem yang dapat mengolah dan menyimpan data sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku.
Sistem ini membantu LPPM memastikan kegiatan dan dokumentasi sesuai dengan SOP .
tandard operating procedur.
dan mengikuti standar dokumen LPPM.
Penelitian sejenis yang dilakukan oleh Ramadhany dan Peniarsih .
menghasilkan sistem informasi penelitian LPPM berbasis web yang mempermudah proses pengajuan usulan penelitian sesuai dengan standar Kemendikbud.
Namun, penelitian ini belum mencakup kegiatan pengabdian kepada Penelitian lain yang dilakukan di .
menghasilkan sistem informasi berbasis web yang membantu mengelola data penelitian dan pengabdian masyarakat, serta memudahkan seluruh aktivitas LPPM mulai dari pengajuan proposal, review, monitoring, evaluasi hingga pelaporan.
Pada sistem informasi penelitian yang dihasilkan pada beberapa penelitian sebelumnya, data terkait penelitian dan pengabdian masyarakat disimpan dalam struktur basis data relasional dengan menggunakan DBMS relasional, seperti PostgreSQL .
dan MySQL .
Berdasarkan permasalahan dan penelitian terdahulu, penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi untuk membantu LPPM XYZ mengelola data kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan di XYZ.
Sistem yang dikembangkan akan menyediakan template dokumen untuk setiap tahap kegiatan, menyediakan akses dan fitur kolaborasi untuk setiap pihak yang berperan, mulai dari pengajuan proposal hingga pembuatan laporan akhir, serta memudahkan akses ke seluruh dokumen LPPM.
Dalam penelitian ini, digunakan struktur basis data non-relasional NoSQL yang berbasis dokumen sehingga memungkinkan penyimpanan data dalam format yang lebih alami dan fleksibel.
Dokumentasi yang ada pun hanya disimpan oleh satu orang saja, yaitu staf administrasi LPPM.
Selain itu, masih terdapatnya dokumen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang tidak diserahkan kepada staf administrasi LPPM.
Hal ini membuat LPPM tidak dapat mengetahui informasi dengan cepat dan tepat mengenai jumlah penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang sudah dilakukan oleh setiap program studi yang ada di XYZ.
Padahal.
LPPM perlu untuk mengetahui bagaimana kondisi penelitian dan PkM di XYZ karena setiap dosen diwajibkan untuk melakukan satu kali penelitian dalam satu tahun.
Dampak tersebut terjadi karena dua faktor penyebab, yaitu method dan information seperti yang sudah digambarkan dengan Ishikawa diagram pada Gambar 1.
Analisis gap untuk membandingkan keadaan saat ini dengan kondisi yang diharapkan dapat dilihat pada Tabel 1.
II.
METODOLOGI
Bagian ini berisi analisis masalah, gap antara masalah dan keadaan yang diharapkan, serta analisis solusi untuk masalah Bagian ini juga membahas spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem dengan menggunakan pendekatan berdasarkan aliran data sistem.
Gambar 1 Ishikawa diagram Analisis Masalah Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan dengan pihak LPPM, diketahui bahwa terdapat masalah yang terjadi di XYZ terkait pelaksanaan penelitian dan PkM, yaitu dokumentasi program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di XYZ sering kali tidak lengkap dan tidak sesuai standar LPPM.
Berdasarkan standar LPPM, terdapat lima dokumen yang harus ada dalam melakukan penelitian dan PkM di XYZ:
dokumen proposal, dokumen lembar persetujuan, dokumen surat tugas, dokumen hasil monitoring dan evaluasi, serta dokumen laporan akhir.
Akan tetapi dalam pelaksanaannya, dokumentasi tersebut sering kali tidak lengkap.
Analisis Solusi Berdasarkan analisis permasalahan dan analisis gap yang telah dilakukan maka untuk membantu menyelesaikan permasalahan tersebut, solusi yang diberikan adalah sebuah sistem informasi untuk Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat XYZ.
Sistem ini membantu mengatasi permasalahan dengan memberikan fitur yang dapat memastikan bahwa setiap proses TABEL I ANALISIS GAP No.
Fokus Area Method Informa -tion Keadaan saat ini Penyimpanan penelitian dan PkM dilakukan di tempat yang tidak Pelaksana penelitian atau PkM kurang mengetahui standar penelitian atau PkM yang telah ditetapkan oleh LPPM Keadaan yang Terdapat tempat penyimpanan dokumen penelitian dan PkM yang dapat diakses dengan mudah oleh setiap pelaku program PPM dan bagian dari LPPM XYZ.
Terdapat sistem yang dapat menyediakan standar dokumen yang diperlukan untuk melakukan program PPM sehingga dokumentasi dapat sesuai dengan standar LPPM.
Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Berbasis Web di Perguruan Tinggi XYZ atau tahapan dan dokumentasi penelitian dan PkM sesuai dengan SOP dan standar dokumentasi LPPM.
Dokumen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang disimpan dalam sistem ini dapat diakses oleh setiap pelaku program penelitian/PkM, serta pihak yang berkepentingan di LPPM XYZ.
Selain itu, sistem ini dapat membantu dalam mencari data penelitian/PkM, serta menampilkan detail informasi dan dokumentasi setiap penelitian/PkM di XYZ.
Context Diagram DFD .
ata flow diagra.
DFD adalah model sistem visual yang menunjukkan semua persyaratan utama untuk sebuah sistem informasi.
Input dan output, proses, serta penyimpanan data digambarkan dalam dalam sebuah diagram .
DFD
menggunakan simbol dan notasi untuk mewakili entitas, proses, dan aliran data.
Hal ini membantu dalam memahami pemrosesan data dan perpindahan data dalam sistem, serta memberikan gambaran tentang aliran informasi yang terjadi.
DFD juga digunakan untuk menggambarkan interaksi antara satu fungsi dengan fungsi lainnya.
DFD level 0 atau context diagram yang memberikan penjelasan umum tentang lingkup sistem dapat dilihat pada Gambar 2.
Entity Relationship Diagram Entity-relationship diagram (ERD) adalah alat yang sangat penting dalam perancangan dan pemodelan basis data.
ERD
digunakan untuk menggambarkan hubungan antara entitas dalam suatu sistem atau basis data secara visual.
Gambar 3 merupakan perancangan ERD untuk sistem yang dirancang.
Gambar 2 Context diagram Gambar 3 ERD Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Berbasis Web di Perguruan Tinggi XYZ i.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi Sistem Bagian ini akan menjelaskan tentang penggunaan perangkat lunak dan perangkat keras dalam pengembangan sistem informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat XYZ.
Dalam proses pengembangan, perangkat lunak yang digunakan adalah Laragon sebagai local server.
JavaScript sebagai bahasa pemrograman, dan NoSQL sebagai struktur Dokumen disimpan dalam format JSON atau BSON yang sering digunakan dalam pengembangan aplikasi web.
Gambar 4 hingga dengan Gambar 19 merupakan hasil dari implementasi sistem.
Tampilan untuk Pengguna sebagai Dosen Gambar 4 menunjukkan tampilan antarmuka untuk pengguna sebagai dosen.
Pengguna melihat daftar penelitian atau PkM yang telah mereka ajukan.
Tahapan pertama yang dilakukan oleh dosen adalah mengisi form pendaftaran, seperti pada Gambar 5.
Selanjutnya pengguna dapat melakukan pengajuan proposal kepada 3 pihak, yaitu Kepala Program Studi.
Koordinator Penelitian atau PkM, dan juga Ketua LPPM (Gambar .
Setelah disetujui, pengguna mendapatkan surat tugas, yang menunjukan bahwa pengguna sudah melaksanakan penelitian atau PkM yang diajukan (Gambar .
Selanjutnya pengguna dapat mengunggah progress penelitian atau PkM yang telah dilakukan dengan mengisi dokumen logbook (Gambar .
Pengguna melihat hasil monitoring dan evaluasi (Gambar .
Selanjutnya pengguna melakukan pengajuan laporan akhir kepada Ketua LPPM (Gambar .
dan bila laporan akhir tersebut telah setujui oleh Ketua LPPM, pengguna melihat ke- Gambar 6 Halaman pengajuan proposal Gambar 7 Halaman surat tugas Gambar 4 Halaman untuk dosen Gambar 8 Halaman progress penelitian Gambar 5 Halaman form pendaftaran Gambar 9 Halaman hasil monitoring dan evaluasi Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Berbasis Web di Perguruan Tinggi XYZ seluruhan dokumen (Gambar .
Terakhir, pengguna harus mengunggah output penelitian atau PkM ke dalam sistem (Gambar .
Tampilan untuk Pengguna sebagai Kaprodi Gambar 13 menunjukkan antarmuka untuk Kepala Program Studi (Kaprod.
sesuai dengan perannya, yaitu memberikan approval terhadap proposal yang diajukan.
Tampilan untuk Pengguna sebagai Koordinator Tampilan antarmuka untuk Koordinator Penelitian/PkM XYZ dapat dilihat pada Gambar 14.
Koordinator Penelitian/PkM memiliki peran untuk memberikan persetujuan terhadap proposal dan juga dalam penunjukan siapa dosen yang akan melakukan monitoring.
Tampilan untuk Pengguna sebagai Ketua LPPM Ketua LPPM menggunakan antarmuka untuk memberikan persetujuan sesuai prosedur penelitian/PkM.
Terdapat tiga jenis approval yang harus diperiksa oleh Ketua LPPM, yaitu pengajuan proposal, surat tugas, dan juga laporan akhir.
Ketiga approval tersebut ditampilkan dalam halaman yang berbeda seperti pada Gambar 15 hingga Gambar 17.
Tampilan untuk pengguna sebagai Admin LPPM Sebagai staf administrasi LPPM, pengguna dapat melihat seluruh data penelitian atau PkM yang telah dilaksanakan pada dashboard yang disediakan (Gambar .
Pengguna juga dapat melihat seluruh tahapan beserta dokumentasi yang terkait (Gambar .
Pengujian Sistem
Setelah sistem dibuat, pengujian dilakukan dengan menggunakan metode user acceptance testing (UAT) untuk Gambar 10 Halaman pengajuan laporan akhir Gambar 13 Halaman untuk kepala program studi
Gambar 11 Halaman view seluruh dokumen
Gambar 14 Halaman untuk koordinator penelitian/PkM Gambar 12 Halaman output penelitian/PkM Gambar 15 Halaman pengajuan proposal kepada Ketua LPPM
Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Berbasis Web di Perguruan Tinggi XYZ
Gambar 16 Halaman surat tugas dari Ketua LPPM
Gambar 19 Halaman detail penelitian atau PkM
TABEL II
RATA-RATA PENILAIAN UAT SETIAP ASPEK
Kriteria Performance Expectancy Effort Expectancy Behavioral Intention Gambar 17 Halaman laporan akhir untuk Ketua LPPM Gambar 18 Halaman dashboard memverifikasi apakah solusi yang disediakan memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna.
UAT merupakan pengujian formal untuk menentukan suatu sistem memenuhi kriteria penerimaan dan memungkinkan pengguna untuk menentukan apakah akan menerima sistem tersebut atau tidak .
UAT
dapat mengidentifikasi apakah solusi yang diberikan sudah sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pengguna atau masih memerlukan perbaikan.
Pengujian akan mengacu pada unified theory of acceptance and use of technology (UTAUT) dengan menggunakan 3 aspek, yaitu performance expectancy (PE), effort expectancy (EE), dan behavioral intention (BI) .
Berdasarkan pengujian yang telah dilakukan, maka diperoleh hasil: aspek performance expectancy memiliki rata-rata skor sebesar 91,77%.
effort expectancy sebesar 86,17%.
dan behavioral intention sebesar 93,25% dengan detail pada Tabel II.
Berdasarkan pengujian tersebut, dapat disimpulkan bahwa se- Dosen
88,8%
Pengguna Koordinator Kaprodi Penelitian Admin
LPPM
88,3%
82,6%
87,1%
93,3%
86,7%
cara keseluruhan sistem sudah cukup dapat membantu meningkatkan performa dalam proses penelitian dan PkM yang berjalan di XYZ, cukup mudah digunakan, serta user memiliki keinginan untuk terus menggunakan sistem ini.
IV.
SIMPULAN
Berdasarkan pembahasan telah dilakukan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dihasilkan penelitian ini telah menjawab kebutuhan template dokumentasi untuk setiap tahapan pengajuan sesuai dengan standar LPPM.
Fitur kolaborasi antar pengguna dengan peran berbeda telah menjawab permasalahan dalam memastikan agar dokumentasi kegiatan penelitian/PkM di XYZ sesuai dengan standar yang dimiliki LPPM.
Setiap pengguna yang memiliki peran dalam memberikan persetujuan (Kepala Program Studi.
Koordinator Penelitian/PkM, dan ketua LPPM) memiliki kewenangan untuk menolak maupun memberi approval pada dokumen sesuai dengan standar dokumentasi penelitian/PkM yang dimiliki oleh LPPM.
Sistem yang telah dirancang juga dapat menjawab permasalahan mengenai kesulitan dalam mengakses seluruh dokumen terkait dengan penelitian atau PkM di XYZ.
Dengan sistem ini, seluruh dokumen akan tersimpan secara terpusat dalam sistem dan dapat diakses oleh LPPM dengan lebih Sistem ini dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman JavaScript dan menggunakan database NoSQL.
Penggunaan database NoSQL tersebut terbukti lebih tepat digunakan dalam sistem yang menyimpan dokumen karena struktur yang lebih fleksibel sehingga memungkinkan penyimpanan dan pengambilan dokumen dengan skema yang berbeda-beda.
Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Berbasis Web di Perguruan Tinggi XYZ
DAFTAR REFERENSI
Alyanur.
AuPeran dan Tugas Dosen pada Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Ay 2024.
[Darin.
Tersedia:
https://lldikti13.
id/2024/06/03/peran-dan-tugas-dosenpada-tri-dharma-perguruan-tinggi/ Ramadhany dan P.
Peniarsih.
AuSistem informasi penelitian LPPM di Universitas Dirgantara Marsekal Suryadarma berbasis web,Ay JSI (Jurnal Sist.
Informas.
Univ.
Suryadarma, vol.
9, no.
1, hlm.
119Ae128.
Astutik dan M.
Muzakkir.
AuSistem informasi manajemen penelitian dan pengabdian masyarakat LPPM IKIP Mataram dalam meningkatkan motivasi riset dosen internal,Ay J.
Teknol.
Pendidik.
Penelit.
Pengemb.
Pembelajaran, vol.
5, no.
1, hlm.
69Ae75, 2020.
DOI:
https://doi.
org/10.
33394/jtp.
Toscany.
Jusia.
Bustami, dan C.
Saputra.
AuPengembangan sistem informasi penelitian dan pengabdian masyarakat Universitas Dinamika Bangsa,Ay Media Sisfo, vol.
16, no.
92Ae103.
Okt.
DOI:
https://doi.
org/10.
33998/mediasisfo.
Imam dan A.
Ridha.
AuRancang bangun sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ITSK Sugeng Hartono,Ay J.
Inf.
Dan Teknol.
, vol.
5, no.
2, hlm.
1Ae8, 2023.
DOI:
https://doi.
org/10.
37034/jidt.
Musrifah.
AuRancangan sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Fakultas Teknik Universitas Suryakancana,Ay Infotech, vol.
8, no.
1, hlm.
5Ae12.
Jan.
DOI:
https://doi.
org/10.
31949/infotech.
Winarsih dan E.
Syam.
AuSistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (PkM) dosen berbasis web .
tudi kasus: LPPM Universitas Islam Kuantan Singing.
,Ay J.
Perencanaan.
Sains.
Teknol.
dan Komput.
, vol.
5, no.
1, hlm.
6Ae13, 2022.
Satzinger.
Jackson, dan S.
Burd.
Systems Analysis and Design in a Changing World, 7th Ed.
Course Technology, 2015.
Homys.
Fundamentals of Software Testing, 2nd Ed.
ISTE Ltd.
John Wiley & Sons, 2024.
DOI:
https://doi.
org/10.
1002/9781394298976
Wassalam.
Umar, dan A.
Yudhana.
AuPengukuran Kesuksesan Implementasi E-Learning dengan Metode TAM dan UTAUT,Ay J.
Edukasi dan Penelit.
Inform.
, vol.
6, no.
1, hlm.
122Ae130, 2020.
DOI: https://doi.
org/10.
26418/jp.
Sylviana Anata Widjaja, menerima gelar Sarjana Komputer dari Departemen Sistem Informasi Institut Teknologi Harapan Bangsa pada tahun 2023.
Herastia Maharani, menerima gelar Sarjana Teknik dari Departemen Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung (ITB) pada tahun 2005 dan gelar Magister Teknik dari Sekolah Teknik Informatika (STEI) ITB dengan konsentrasi Informatika pada tahun Yosi Yonata, menerima gelar Sarjana Teknik dari ITB Jurusan Teknik Elektro bidang Teknik Komputer pada tahun 2000 dan gelar Magister Teknik dari ITB Jurusan Teknik Elektro bidang Teknologi Informasi pada tahun 2002.