JURNAL SAINS DAN INFORMATIKA
Research of Science and Informatic V7.
Vol.
7 No.
http://ejournal.
id/index.
php/sains p-issn : 2459-9549 e-issn : 2502-096X Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Website di STMIK Pringsewu Ahmad Syarifudina,Adi Prasetia Nandab.
Sri Hartatic Program Studi Sistem Informasi.
STMIK Pringsewu, syariflandbaw4@gmail.
Program Studi Sistem Informasi.
STMIK Pringsewu, adiprasetiananda.
artha@gmail.
Program Studi Sistem Informasi.
STMIK Pringsewu, srihartatiskom.
mti@gmail.
Submitted: 23-06-2021.
Reviewed: 24-06-2021.
Accepted 02-07-2021 http://doi.
org/10.
22216/jsi.
Abstract Letters are very important in an agency or company.
In an agency or company, a good, well-ordered, directed, structured and well-organized letter management is needed.
The large number of incoming and outgoing letters at the Pringsewu College of Information and Computer Management (STMIK) and letter management that is still done manually by recording in the agenda book creates problems in document search, so a system that can assist in mail management is needed.
With the existence of a mail management information system, it can reduce the difficulties in filing and searching for letters, and improve management.
A website-based mail management information system was created using PHP Hypertext Prepocessor (PHP) and MySQL.
The result of this research is an information system that can manage incoming and outgoing mail according to the specified flow, and can solve current problems.
Keywords:Information Systems.
Letters.
Website Abstrak Surat merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah instansi atau perusahaan.
Dalam suatu instansi atau perusahaan diperlukan pengelolaan surat yang baik, teratur, terarah, terstruktur dan tertata dengan baik.
Banyaknya surat masuk dan surat keluar di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pringsewu serta pengelolaan surat yang masih dilakukan secara manual dengan pencatatan di buku agenda menimbulkan permasalahan dalam pencarian dokumen, sehingga sistem yang dapat membantu dalam pengelolaan surat adalah dibutuhkan.
Dengan adanya sistem informasi pengelolaan surat dapat mengurangi kesulitan dalam pengarsipan dan pencarian surat, serta meningkatkan pengelolaan.
Sistem informasi pengelolaan surat berbasis website ini dibuat dengan menggunakan PHP Hypertext Prepocessor (PHP) dan MySQL.
Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar sesuai dengan alur yang ditentukan, serta dapat menyelesaikan permasalahan yang ada.
Kata kunci:Sistem Informasi.
Surat.
Website Pendahuluan Seiring dengan zaman yang selalu dan terus berkembang dengan pesatnya, teknologi informasi juga mengiringinya,munculnya beraneka ragam alat untuk berkomunikasi yang canggih, contohnya:radio, televisi, handphone, fax, telegram dan lainlain.
Tetapisaat ini masih ada alat komunikasitertulisyang tetap eksis digunakan dan seperti tidak bisa untuk digantikan dengan peralatan-peralatan komunikasi yang semakin canggih, alat dimaksud yaitu surat.
komunikasi yang Surat menjadi suatu hal yang sangat penting di dalam sebuah instansi atau perusahaan.
Dalam sebuah instansi atau perusahaan sangat membutuhkan pengelolaan dan adminstrasi surat yang bagus yaitu proses administrasi yang tertata dengan baik, sistematis sertater struktur dan terorganisasi secarabaik.
Sebuah surat mepunyai nilai yang teramat sangat penting dan pengadministrasian surat bias berpengaruh terhadap maju atau mundurnya suatu Ahmad Syarifudin, ,Adi Prasetia Nanda.
/ Jurnal Sains dan Informatika : Vol.
7 No.
perusahaan atau instansi, surat juga menjadi suatu bukti yang tertulis yang digunakan sebagai salah satu dokumen penting bagi instansi atau perusahaan dan juga stakeholder yang mempunyai kepentingankepentingan yang berhubungan dengan instansi atau Tetapi masih cukup banyak penemuan didalam sebuah perusahaan atau instansi melakukan bermacam-macam kekeliruan didalam kegiatan pengelolaan surat.
sebagai contoh penemuan data data surat yang tercecer atau rusak, yang nantinya bias menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi instansi atau perusahaan.
Prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pringsewu dimulai dari pembuatan surat keluar, penerimaan surat masuk, disposisi suratsehingga kegiatan penyimpanan surat di STMIK Pringsewu masih menggunakancara Kegiatan penyimpanan surat atau pendokumentasian surat masuk beserta surat keluar di STMIK Pringsewu dilakukan dengan mencatat di buku agenda serta penyimpanan surat yang masih dilakukan dengan penyimpanan fisik surat/hardcopy sehingganya menimbulkan suatu masalah disaat pencarian surat dan juga pengecekan keberadaan surat dan juga informasi mengenai bagaimana tindak lanjut surat yang masuk maupun keluar,staff bagian Tata Usaha harus mengulang-ulang membaca buku agenda untuk menemukan sebuah nomor surat.
dalam pengadministrasian surat dan juga pencarian STMIK Pringsewu dalam memberikan pelayanan maksimal dan juga memberikan brand/citra baik kepada institusi karena pengadministrasian surat telah dilakukan secara Tinjauan Pustaka/Penelitian Sebelumnya 1 Sistem Informasi Manajemen Surat Sistem merupakansuatu prosedur-prosedur yang berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau sasaran yang telah ditentukan.
Informasi merupakandata yang telah diolahmenjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi orang lain.
Data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Arsip kertas-kertas padatempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Surat merupakan alat komunikasi berupa tulisan yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.
Pemanfaatan teknologi dengan basis website dapat membuat kegiatan pengarsipan surat di STMIK Pringsewu dapat dikerjakan dengan mudah, akurat Pengarsipan suratdapat dilakukan dengan memberikan kemudahan dalam pencarian surat serta arsip surat tidak rusak dimakan waktu.
Dari pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Surat yaitu sebuah sistem yang dibangun untuk mengolah data surat masuk dan surat keluar menjadi informasi arsip surat yang memudahkan pengguna dalam pencarian kembali terhadap dokumen-dokumen surat yang telah lalu.
Rumusan Masalah dalam penelitian ini adalah Setelah mendefinisikan permasalahan pada latar belakan di atas maka rumusan masalah yang penulis ambil dalam penelitian adalah bagaimana merancang dan mengimplementasikan Sistem informasi manajemen surat berbasis websitedi STMIK Pringsewu.
2 Website Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan Mengimplementasikan Sistem informasi manajemen surat berbasis website di STMIK Pringsewu, membuat Sistem Informasi Manajemen surat yang diharapkan bisa menggantikan bukuagenda yang memiliki fungsi mencatat pengolahan surat, membuat Sistem Informasi Manajemen surat yang diharapkan bisa meminimalisir biaya pembelian dan penggunaan Alat Tulis Kantor ATK).
Website adalah halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet sehingga bisa diakses diseluruh dunia, selama terkoneksi dengan jaringan internet.
Website yang akan dibangun dalam penelitian ini adalah website dinamis menggunakan Bahasa pemrograman Hypertext Prepocessor (PHP) dan menggunakan database My Structure Query Language (MySQL).
3 Database Database atau biasa disebut barisan BSD adalah suatu data atau informasi yang tersimpan didalam komputer yang menggunakan sebuah aplikasi.
Manfaat yang diharapkan dari penelitian adalah memudahkan staf tata usaha STMIK Pringsewu Ahmad Syarifudin, ,Adi Prasetia Nanda.
/ Jurnal Sains dan Informatika : Vol.
7 No.
Metodologi Penelitian Studi Pustaka