ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN
INTERNAL PENGELUARAN KAS PADA PT BI
Siti Cholishoh1.
Mumun Maemunah2.
Carolyn Lukita3
1,2,3
Prodi Akuntansi.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis.
Universitas Buana Perjuangan Karawang.
Jalan Ronggo Waluyo Sinarbaya.
Puserjaya.
Kec.
Telukjambe Timur, 41361.
Karawang.
Email : ak17.
siticholishoh@mhs.
id1 , mumun.
maemunah@ubpkarawang.
carolyn@ubpkarawang.
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengendalian internal pengeluaran kas apakah sudah berjalan dengan baik atau tidak dalam melakukan proses pengeluaran kas karena beberapa bagian yang terdapat di perusahaan ikut terlibat seperti bagian akuntansi, bagian keuangan, bagian pajak.
bagian keuangan merupakan bagian yang penting karena seluruh aktivitas pengeluaran kas terdapat proses transaksi yang harus di cek kebenarannya.
Hasil analisis dalam penelitian ini adalah adanya ketidaktertiban pencatatan, penyimpanan sehingga menimbulkan pengeluaran kas yang tidak sesuai atas tagihan yaitu kelebihan atau kekurangan pada saat pembayaran dilakukan, tidak adanya internal control pada bagian akuntansi sehingga menimbulkan beberapa dokumen yang hilang dan tidak bisa dibayar sesuai dengan jadwal Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi.
Pengendalian Internal.
Pengeluaran Kas
ABSTACK
This study aims to determine whether the cash disbursement internal control system is running well or not in the cash disbursement process because several parts of the company are involved, such as the accounting department, the finance department, and the tax department.
The finance section is an important part because all cash disbursement activities have transaction processes that must be checked for correctness.
The results of the analysis in this study are the disorder of recording, storage, causing cash disbursements that are not appropriate for the bill, namely excess or deficiency at the time of payment, the absence of internal control in the accounting department, causing some documents to be lost and cannot be paid according to the payment Keywords: Accounting Information System.
Internal Control.
Cash Expenditure PENDAHULUAN Pertumbuhan ekonomi dan perkembangan dunia bisnis di zaman era global menuntut seluruh perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal.
Maka Indonesia harus mampu bersaing dengan negara-negara lain, terutama dalam sistem informasi akuntansi yang dipergunakan secara efektif dan efisien.
Dengan adanya perkembangan ekonomi secara global ini maka menuntut setiap perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Kegiatan disuatu perusahaan agar dapat berjalan dengan baik dibutuhkan sebuah sistem untuk mengatur suatu kegiatan.
Penanganan dalam hal pengeluaran kas merupakan suatu aktifitas dalam perusahaan yang tidak mungkin dapat dilepaskan.
Pada perusahaan haruslah berhati-hati dalam melakukan aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran kas, artinya setiap pengeluaran kas yang dilakukan harus diperhitungkan manfaat dan keuntungan yang akan didapat.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, maka setiap perusahaan harus mempunyai kualitas sistem informasi akuntansi yang baik dari segi pendidikan, keahlian ataupun keterampilan dalam melaksanakan tugasnya.
Pengeluaran kas harus dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi pemborosan anggaran PT.
BI adalah perusahaan manufaktur yang telah berdiri sejak 1997.
Perusahaan ini memiliki alamat di Jl Surya utama kav I-I4.
Kota Industri Surya Cipta.
Kabupaten Karawang 41361.
Jawa Barat.
Indonesia.
Produk yang dihasilkan adalah steelcord.
Wire dan Advanced Perusahaan terdiri dari beberapa bagian yaitu Finance dan Administrasion.
Maintanance.
Purchasing.
Marketing.
Sawing Wire Departement.
Galvanized Wire Departemen.
TQM & Tech.
Human Resources.
Production Supply Chan.
Tenaga kerja yang bekerja di perusahaan ini mayoritas adalah tenaga kerja yang berasal dari indonesia.
Tenaga kerja dari luar negeri umumnya adalah staff ahli dan manajerial.
Tenaga kerja yang bekerja di perusahaan adalah tenaga kerja tetap kecuali bagian kebersihan, dan petugas keamanan dan office boy.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Krismiaji .
Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang memporses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang berarnfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis, untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem Memproses data transaksi .
Menyimpan data untuk keperluan di masa mendatang.
Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer.
Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
Sistem Informasi Akuntansi menurut Azhar Susanto .
adalah: AuSistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan .
dari sub-sub sistem/ komponen baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.
Ay.
PENGENDALIAN INTERNAL
Menurut Mulyadi .
sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Sistem pengendalian internal menurut IAPI .
1:319.
sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan entitas lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian dalam keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku PENGELUARAN KAS Menurut Mulyadi .
AuPengeluaran kas di dalam perusahaan yang jumlahnya lumayan besar menggunakan cek.
Pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil tidak dapat menggunakan cek, melainkan menggunakan dana kas kecilAy.
Menurut Romney .
menyebutkan bahwa siklus pengeluaran adalah Auserangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait secara terus menerus, yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasaAy.
Selain itu dalam siklus pengeluaran terdapat empat aktivitas dasar, yaitu:
Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
Menyetujui faktur pemasok.
Pengeluaran kas.
Berdasarkan pengertian oleh para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem pengeluaran kas adalah kegiatan transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas perusahaan, dari pemesanan, penerimaan, menyetujui faktur pemasok sampai pembayaran transaksi.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah metode deskriptif kualitatif.
Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas.
Sedangkan penelitian kualitatif adalah penelitian yang data hasil penelitian lebih berkenaan dengan interpretasi terhadap data yang ditemukan di lapangan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa metode deskriptif kualitatif merupakan suatu metode yang menggunakan prosedur penelitian yang dilakukan dengan cara mengamati data-data yang ada dilapangan tanpa merubah kebenaran data tersebut, sehingga data tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Penelitian dengan menggunakan metode ini mempunyai beberapa tahap penelitian yaitu dengan mengumpulkan beberapa data yang kemudian data-data tersebut akan dianalisa oleh peneliti.
Pengumpulan beberapa data tersebut dilakukan dengan beberapa cara yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
Data primer, merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari Data primer diperoleh peneliti dengan cara wawancara dan pengamatan langsung dengan bagian yang memiliki wewenang atau tanggungjawab mengenai prosedur dan sistem pada PT.
Data sekunder, merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti secara tidak langsung.
Data sekunder yang diperoleh peneliti berupa penjelasanpenjelasan mengenai prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang didapatkan dari literatur-literatur yang digunakan untuk membandingkan perbedaan dan persamaan yang ada.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas pada PT.
BI berdasarkan informan Bapak Abudzar (Bagian Akuntans.
Ibu Mega Syafitri (Bagian Keuanga.
dan Bapak sahrul (Admi.
adalah prosedur pengeluarannya dimulai dari bagian Admin Accounting melakukan proses penerimaan tagihan dengan melakukan register vendor dan mengecek kelengkapan tagihan Jika kelengkapan beserta lampiran sudah sesuai maka akan di proses input data lalu akan di cek pada bagian pajak untuk dikenakan PPH atau tidak.
Setelah dari bagian pajak jika sudah selesai maka akan di periksa kembali oleh admin yang kemudian akan di distribusikan pada bagian akuntansi PT.
BI sesuai dengan pembagian proses pencatatannya.
Tahap selanjutnya adalah proses pencatatan tagihan yang dilakukan oleh bagian akuntansi dengan menggunakan sistem komputerisasi yaitu menggunakan SAP (System Application and Processin.
sebelum tagihan itu di catat atau di posting ada tahap yang dilakukan oleh bagian akuntansi yaitu dengan mengecek tagihan yang disebut dengan Three way match apakah betul tagihan itu sesuai dengan jumlah barang yang dipesan oleh team purchasing, apakah surat jalan yang dibuat oleh supplier betul jumlahnya dengan yang di pesan, faktur pajak yang dikirim apakah sesuai jumlah barang dan tujuannya untuk perusahaan PT.
BI.
Jika semua pengecekan tidak tejadi kesalahan pada tagihan maka bagian akuntansi akan melakukan proses pencatatan dengan menggunakan beberapa T-Code yaitu MIRO.
FB60, dan FB05.
T-Code MIRO digunakan untuk pencatatan payable dengan order material, kemudian untuk FB60 khusus pencatatan non vendor biasanya digunakan untuk supplier baru dan transaksi yang hanya sekali atau jarang, lalu FB05 untuk pencatatan claim.
Jika semua tagihan sudah tercatat di sistem maka proses selanjutnya adalah di arsipkan menunggu untuk jatuh tempo pembayaran.
Tahap terakhir adalah proses di bagian keuangan yaitu melakukan tarik data pada 2 bulan sekali untuk proses pembayaran supplier yang diawali dengan proses tarik data di SAP (System Application and Processin.
sesuai dengan jatuh tempo tagihan, kemudian dilakukan proses collect tagihan oleh admin untuk menyiapkan seluruh tagihan yang harus dibayar, tahap selanjutnya jika semua data sudah terkumpul maka bagian keuangan akan melakukan proses input pada excel bank dengan format yang sudah di atur oleh bank, dalam proses input ada yang harus di cek secara manual oleh bagian keuangan yaitu mengecek account bank penerima apakah sudah sesuai dengan hard copy tagihan jika sudah tidak ada kesalahan tahap selanjutnya akan di periksa seluruh total bayar pada senior bagian keuangan guna untuk memastika dana yang akan dikeluarkan cukup pada saldo PT.
BI.
pengecekan saldo dilakukan sehari sebelum pembayaran dilakukan guna memastikan kelancaran pembayaran sesuai jadwal yang sudah berlaku di PT.
BI, pembayaran ini dilakukan dengan menggunakan tiga bank yaitu Bank BNPP Paribas untuk transaksi supplier local.
Citibank untuk pembayaran supplier luar, kemudian Bank Mandiri untuk pembayaran Gaji karyawan.
Dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas PT.
BI.
Invoice / kwitansi Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang, untuk memuat perincian pembelian seperti jumlah daftar kiriman pembayaran seperti nama, jumlah barang, dan harga yang harus dibayar.
Surat jalan.
Surat jalan ini adalah bukti bahwa pengiriman sudah diterima oleh bagian gudang PT.
BI dengan cap basah dari bagian warehouse.
Faktur Pajak.
Faktur pajak merupakan dokumen pendukung untuk kelengkapan tagihan jika suatu perusahaan menjual barang atau jasa maka harus menerbitkan faktur pajak sebagai bukti pemungutan pajak dari orang yang telah membeli barang/jasa.
Purchase order Purchase order adalah lampiran yang dibuat dari internal perusahaan untuk dikirim ke supplier bahwa kita membeli produk/ menyewa jasa untuk keperluan internal Bekert Service Report.
Dokumen pendukung yang dibuat oleh setiap user internal perusahaan untuk keperluan pembayaran jasa atau service, sebagai bukti bahwa pekerjaan sudah selesai di kerjakan oleh pihak supplier.
Tanda terima Invoice.
Tanda terima ini adalah sebagai bukti akurat bahwa tagihan sudah kita terima dengan kelengkan yang sesuai dengan standar PT.
BI.
Form Return Invoice.
Form return ini dibuat oleh accounting ketika ada kesalahan pada tagihan sehingga ada bukti bahwa tagihan tersebut dikembalikan.
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
PENGELUARAN KAS PDA PT BI
Sistem dan prosedur pengeluaran kas pada PT.
BI terdapat tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda, bagian tersebut merupakan bagian yang saling berkaitan pada PT.
BI.
Didalam PT.
BI didalamnya terdapat beberapa kegiatan dalam prosedur pengendalian internal pada pengeluaran kas.
Bagan Alir (Flowchar.
Ssistem Informasi Akuntansi Dan Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Pada PT.
BI.
Untuk lebih jelas peneliti akan menggambarkan bagan alir (Flowchar.
tentang sistem dan prosedur pengeluaran kas pada PT.
BI sebagai beriku Bagan Admin Accounting Bagan Akuntansi Bagan Keuangan Form Of VAT Tarik Data Di SAP Detail Payment dan Invoice Yang Sudah Dibayar Terima tagihan dari vendor Bagan keuangan Invoice Delivery oder (DO)/ Service Mengecek Accont Bank Dengan Original Invoice Invoice Surat Jalan Faktur Pajak Purchase Order Input SAP Dokumen Menandatangani tanda terima tagihan dari Tidak/Ok Tagihan dikembalikan langsung oleh kurir driver atau oleh exspedisi bila dikirim lewat ekspedisi Do The 3 Way Match Invoice.
Do.
PO Original Invoice Return To Vendor.
Provide Form Of Return Invoice (Indicate Incompleteness/Mistak.
And Send An Email Tidak Lengkap Di Kembalikan Ke Akutansi Untuk Direvisi Input Excel Bank Pemeriksaan tagihan apakah sudah sesuai atau belum Manual Input To SAP Using Tcode MIRO Upload Data Excel Ke Aplikasi Bank Authorization Filing The Invoice To Each Vendor Waiting For Due Date Purchase order Payment Released Faktur pajak Surat jalan Invoice Menginput tagihan ke excel & mendistribusikan ke bagian pajak Pengecekan PPH & Kembali ke Mendistribusikan ke bagian akuntansi untuk di proses Arsip Dokumen Payment End Penjelasan bagan slir .
Sistem Informasi Akuntansi Dan Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Pada PT.
BI Yaitu:
Supplier / Vendor Menyerahkan dokumen tagihan lengkap seperti : Invoice.
Surat Jalan.
Faktur Pajak.
Purchase Order.
Tanda Terima Invoice.
Meyerahkan berita acara jika itu adalah tagihan jasa / service.
Pembayaran dilakukan setiap 2 bulan sekali yaitu tanggal 15 dan 27 Bagian Admin Accounting Menerima tagihan secara lengkap dan memeriksa cap basah serta materai apabila ada yang tidak sesuai maka langsung dikembalikan atau via expedisi.
Mencatat tagihan yang masuk ke dalam Ms Excel Mengarsipkan dokumen baik itu yang sudah di proses maupun yan sudah dibayar.
Bagian Akuntansi Mengecek setiap tagihan yang sudah masuk ke accounting.
Memproses setiap invoice/ tagihan yang masuk dan memcatatnya dalam sistem SAP Membuat form return tagihan jika ada tagihan yang tidak sesuai dengan purchase Memberikan informasi jika ada supplier menanyakan perihal piutang yang masih Bagian Keuangan.
Menarik data untuk pembayaran supplier yang akan jatuh tempo Mengecek invocie yang akan dibayar perihal bank account agar sesuai dengan sistem SAP dan hard copy tagihan.
Upload data ke dalam sistem bank & release payment.
Memberikan informasi kepada supplier terkait jadwal pembaayaran dan rincian invoice yang dibayar.
Melakukan clearing document yaitu uang yang sudah keluar dengan pencatatan Acount payable.
SIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Berdasarkan Analisis Sistem Informasi Akuntansi Dan Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Pada PT.
BI yang telah dibahas pada bab sebelumnya.
Maka dapat diambil kesimpulan, antara lain:
PT.
BI mempunyai struktur organisasi yang baik karena terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas pada setiap bagian, dimana pencatatan dilakukan oleh fungsi akuntansi dan pengeluaran kas dilakukan oleh fungsi Keuangan.
PT.
telah mengatur otorisasi dan pembagian wewenang atas transaksi perusahaan dengan baik, dalam transaksi pengeluaran kas harus melalui 2 authorizer yaitu Presiden Direktur dan Manager Keuangan melalui platform e-banking.
Jika salah satu berhalangan, maka dapat diwakilkan oleh HR Direktur dan Quality & Technical Direktur.
Praktik yang sehat.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah diterapkan tidak akan terlaksana dengan baik.
PT.
BI sudah menerapkan beberapa penomoran transaksi pada dokumen pengeluaran kas dan dilengkapi peyimpanan uang di dalam brankas.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
PT.
BI sudah menerapkan hal tersebut dengan melakukan sebuah pelatihan terhadap karyawan yang ingin mengembangkan ilmu di setiap bidang atau departemen masing-masing.
Saran Setelah mengadakan penelitian dan melihat keadaan secara langsung maka penulis mencoba memberikan beberapa saran untuk PT.
BI sebagai berikut:
Untuk di bagian akuntansi agar sistem pengendalian internal yang sudah ada dilakukan baiknya setelah proses pencatatan seminggu sekali dilakukan pengecekan kembali terkait tagihan yang sudah di posting agar sebelum dilakukan tarik data bisa sesuai dengan jumlah yang harus dibayar atau kelengkapan tagihan agar diperhatikan kembali sudah sesuai dengan prosedure.
Untuk bagian Admin agar diperhatikan proses penyimpanan arsip dokumen karena masih banyak tagihan yang sudah terposting belum masuk ke lemari arsip sehingga pada saat proses pembayaran atau tarik data menjadi lama karena harus mencari data diluar arsip.
DAFTAR PUSTAKA