Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Owen Saputra.
Syendi Apriko.
Sistem Informasi.
Fakultas Sains dan Teknologi.
UIN Raden Fatah Palembang.
Indonesia Sistem Informasi.
Fakultas Sains dan Teknologi.
UIN Raden Fatah Palembang.
Indonesia Article Info Kata Kunci: Digitalisasi.
Manajemen Arsip.
Prototype.
Sistem Informasi.
Keywords: Archive Management.
Digitalization.
Information System.
Prototype.
Article history:
Received 08 April 2026 Revised 22 April 2026 Accepted 27 April 2026 Available online 1 Mei 2026 DOI :
48144/suryainformatika.
* Corresponding author.
Owen Saputra E-mail address:
2220803053@radenfatah.
ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi menuntut organisasi untuk mengelola data dan dokumen secara cepat, akurat, dan LPP TVRI Sumatera Selatan sebagai lembaga penyiaran publik memiliki volume arsip teknis yang terus bertambah, khususnya pada Departemen Teknik.
Namun, proses pengelolaan arsip yang masih dilakukan secara manual menyebabkan berbagai permasalahan, seperti kesulitan pencarian dokumen, risiko kehilangan data, serta rendahnya efisiensi kerja.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Arsip berbasis web guna mendukung proses digitalisasi pengarsipan di Departemen Teknik LPP TVRI Sumatera Selatan.
Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode Prototype, yang memungkinkan keterlibatan aktif pengguna melalui pembuatan model awal sistem dan penyempurnaan berkelanjutan berdasarkan umpan balik.
Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, studi dokumentasi, dan studi pustaka.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu membantu proses penyimpanan, pencarian, pengelompokan, serta pengamanan arsip digital secara lebih terstruktur dan efisien.
Dengan demikian, sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas kinerja staf teknis serta menjadi langkah awal penerapan manajemen arsip digital di lingkungan LPP TVRI Sumatera Selatan.
ABSTRACT
The rapid development of information technology requires organizations to manage data and documents efficiently, accurately, and in an integrated manner.
LPP TVRI South Sumatra, as a public broadcasting institution, manages a growing number of technical archives, particularly within the Technical Department.
However, the manual archiving process currently in use leads to several issues, including difficulties in document retrieval, risk of data loss, and low work efficiency.
This study aims to design and implement a web-based Archival Management Information System to support the digitalization of archiving processes in the Technical Department of LPP TVRI South Sumatra.
The system development employs the Prototype method, which allows active user involvement through iterative development and continuous feedback.
Data were collected through observation, interviews, documentation studies, and literature reviews.
The results indicate that the developed system effectively facilitates document storage, retrieval, classification, and security in a more structured and efficient manner.
Therefore, this system is expected to improve the performance efficiency of technical staff and serve as an initial step toward Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
implementing digital archive management within LPP TVRI South Sumatra.
PENDAHULUAN
Perkembangan transformasi digital di Indonesia menunjukkan pertumbuhan yang signifikan dan terus mengalami peningkatan dari waktu ke waktu.
Berbagai inovasi berbasis teknologi dan data terus dikembangkan untuk mendukung efisiensi aktivitas pengguna di berbagai bidang.
Saat ini, hampir seluruh sektor telah mengintegrasikan teknologi digital ke dalam proses operasionalnya sebagai bagian dari strategi peningkatan kinerja dan daya saing.
Namun demikian, percepatan digitalisasi tersebut belum sepenuhnya diimbangi dengan kesiapan kebijakan dan strategi pengelolaan arsip elektronik di berbagai organisasi.
Kebutuhan untuk menangani persoalan ini semakin mendesak, mengingat masih banyak institusi yang belum memiliki regulasi maupun mekanisme khusus dalam pengelolaan arsip Keberlanjutan arsip elektronik dalam jangka panjang sangat bergantung pada dukungan kebijakan institusional serta kesiapan infrastruktur teknis.
Kurangnya perhatian terhadap aspek ini berpotensi menimbulkan risiko kehilangan arsip penting dan strategis yang memiliki nilai administratif maupun historis.
Secara konseptual, pengarsipan data merupakan proses pemindahan data yang sudah tidak aktif digunakan ke media penyimpanan khusus untuk keperluan jangka Data arsip umumnya berupa informasi lama yang tetap memiliki nilai guna bagi organisasi, baik sebagai referensi di masa mendatang maupun untuk memenuhi ketentuan regulasi yang berlaku.
Arsip yang dikelola dengan baik disusun secara terindeks serta dilengkapi fasilitas pencarian, sehingga dokumen dapat ditemukan dan diakses kembali secara efisien ketika dibutuhkan.
Transformasi digital juga membawa perubahan mendasar dalam cara organisasi mengelola dokumen dan informasi.
Pemanfaatan teknologi digital dalam manajemen arsip menjadi kebutuhan strategis untuk meningkatkan efisiensi kerja, akurasi informasi, serta keamanan data.
Arsip tidak lagi dipandang sekadar sebagai dokumen administratif, melainkan sebagai sumber informasi penting yang mendukung proses operasional organisasi Berdasarkan uraian tersebut, diperlukan suatu sistem informasi pengarsipan dokumen berbasis digital yang mampu meningkatkan efisiensi proses kerja, memperkuat keamanan data, serta mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih terstruktur dan rapi.
Lembaga penyiaran publik seperti LPP TVRI Sumatera Selatan memiliki kompleksitas arsip yang cukup tinggi pemeliharaan peralatan, serta arsip pendukung kegiatan penyiaran.
Arsip-arsip tersebut memiliki peran penting dalam menjamin kelancaran proses siaran dan kegiatan teknis lainnya.
Namun, berdasarkan hasil pengamatan awal, proses pengarsipan di LPP TVRI Sumatera Selatan masih dilakukan secara manual dengan mengandalkan dokumen fisik dan pencatatan sederhana.
Kondisi ini menyebabkan berbagai kendala, seperti kesulitan dalam pencarian arsip, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, serta keterbatasan akses informasi ketika dibutuhkan secara cepat.
Sejumlah penelitian terdahulu menunjukkan bahwa penerapan sistem informasi manajemen arsip berbasis digital mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan Penelitian oleh FadAoli et al.
menyatakan bahwa implementasi arsip digital dapat mempermudah proses penyimpanan dokumen serta meningkatkan efisiensi dalam pencarian data.
Selanjutnya, penelitian oleh Lufiana dan Kuswantoro .
mengungkapkan bahwa digitalisasi arsip berperan penting dalam mendukung layanan informasi administrasi yang lebih cepat dan terstruktur.
Penelitian lain oleh Yulianti dan Kusuma .
juga menunjukkan bahwa strategi digitalisasi arsip mampu meningkatkan tata kelola dokumen serta meminimalisir risiko kehilangan data melalui sistem penyimpanan yang lebih sistematis.
Selain itu, sistem berbasis web dinilai efektif karena dapat diakses secara fleksibel serta mendukung pengelolaan arsip secara terpusat.
Standar pengelolaan arsip digital mencakup seluruh rangkaian proses, mulai dari tahap penciptaan dan penerimaan atau pengiriman dokumen, pengarsipan dan penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, pengamanan, hingga penyusutan dan pelaporan arsip secara sistematis.
Dalam pengembangan sistem informasi, metode Prototype juga telah banyak digunakan.
Penelitian oleh Kurniati .
menunjukkan bahwa metode Prototype mampu meningkatkan kesesuaian sistem dengan kebutuhan pengguna melalui proses iterasi yang melibatkan pengguna secara langsung.
Selain itu, penelitian oleh Ardiyansyah et al.
menyatakan bahwa metode prototyping efektif dalam mempercepat proses pengembangan sistem berbasis web serta membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan sistem sejak tahap awal.
Penelitian lain oleh Trisudarmo .
juga mengungkapkan bahwa penggunaan metode Prototype dalam sistem egovernment mampu meningkatkan kualitas layanan karena sistem yang dikembangkan lebih sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
Meskipun demikian, penerapan sistem informasi data yang digunakan terdiri dari observasi, wawancara, manajemen arsip digital pada lingkungan lembaga dan studi pustaka.
penyiaran publik, khususnya pada unit teknis di tingkat .
Observasi daerah, masih relatif terbatas.
Sebagian penelitian lebih banyak berfokus pada instansi pemerintahan umum atau Observasi dilakukan dengan cara mengamati secara organisasi pendidikan, sehingga kajian yang secara langsung proses pengelolaan arsip di LPP TVRI khusus membahas pengelolaan arsip teknis pada Sumatera Selatan.
Observasi ini mencakup aktivitas lembaga penyiaran publik daerah masih jarang penyimpanan dokumen teknis, pencatatan arsip, serta Kondisi ini menunjukkan adanya proses pencarian dokumen yang diperlukan dalam kesenjangan antara kebutuhan pengelolaan arsip yang kegiatan operasional.
Melalui observasi, diperoleh efisien dan penerapan sistem informasi yang sesuai informasi mengenai alur kerja pengarsipan yang masih dengan karakteristik lingkungan kerja teknis.
bersifat manual, penggunaan dokumen fisik, serta kendala yang muncul, seperti lamanya waktu pencarian Berdasarkan kesenjangan tersebut, penelitian ini arsip dan potensi kehilangan dokumen.
Hasil observasi dilakukan untuk merancang solusi pengelolaan arsip menjadi dasar dalam mengidentifikasi permasalahan yang mampu menjawab kebutuhan operasional utama yang perlu diselesaikan melalui pengembangan Departemen Teknik LPP TVRI Sumatera Selatan.
sistem informasi.
Tujuan utama pengelolaan arsip digital adalah untuk mempermudah proses pengelolaan dan akses dokumen, .
Wawancara meningkatkan keamanan informasi, mempercepat Wawancara dilakukan dengan staf yang terlibat proses pencarian data, serta mendukung peningkatan langsung dalam pengelolaan arsip.
Wawancara mutu layanan organisasi.
Penelitian ini menawarkan bertujuan untuk memperoleh informasi yang lebih perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip mendalam mengenai kebutuhan pengguna, kebiasaan berbasis web yang dikembangkan menggunakan metode kerja, serta harapan terhadap sistem informasi yang Prototype.
Kebaruan .
penelitian ini terletak akan dikembangkan.
Informasi yang diperoleh dari pada penerapan metode Prototype dalam pengembangan wawancara digunakan untuk menentukan kebutuhan sistem arsip teknis pada lembaga penyiaran publik fungsional sistem, seperti fitur pengelompokan arsip, daerah, dengan penekanan pada kemudahan pencarian dokumen, serta pengaturan hak akses penggunaan, efisiensi kerja, serta penyesuaian alur pengguna.
Dengan adanya wawancara, sistem yang sistem dengan kebutuhan pengguna.
dirancang diharapkan dapat menyesuaikan dengan proses operasional yang berjalan dan mudah digunakan Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan oleh pengguna.
mengimplementasikan sistem informasi manajemen arsip yang mendukung digitalisasi pengarsipan, .
Studi Pustaka meningkatkan efektivitas penyimpanan dan pencarian Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari berbagai dokumen teknis, serta menyediakan mekanisme referensi yang berkaitan dengan sistem informasi, pengaturan hak akses pengguna untuk menjaga manajemen arsip, digitalisasi dokumen, serta metode keamanan data.
Diharapkan hasil penelitian ini tidak pengembangan sistem.
Referensi yang digunakan hanya memberikan manfaat praktis bagi LPP TVRI meliputi buku, jurnal ilmiah, dan dokumen pendukung Sumatera Selatan, tetapi juga memberikan kontribusi lainnya yang relevan dengan topik penelitian.
Studi akademik sebagai referensi dalam pengembangan sistem pustaka berfungsi sebagai landasan teoritis dan informasi manajemen arsip pada lingkungan kerja teknis pembanding terhadap penelitian yang dilakukan, yang serupa.
sekaligus membantu peneliti dalam menentukan pendekatan dan metode yang sesuai dalam METODE PENELITIAN pengembangan sistem informasi manajemen arsip.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini dirancang untuk memperoleh data yang akurat serta mendukung proses perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Metode penelitian meliputi metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem.
1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh gambaran menyeluruh mengenai kondisi pengelolaan arsip yang berjalan serta kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan dikembangkan.
Teknik pengumpulan 2 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan perangkat lunak yang diterapkan dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Arsip pada LPP TVRI Sumatera Selatan adalah metode Prototype.
Prototype merupakan teknik pengembangan sistem yang banyak digunakan dan teknik ini juga memberikan fasilitas bagi pengembang dan pemakai untuk saling berinteraksi selama proses pembuatan, sehingga pengembang dapat dengan mudah memodelkan perangkat lunak yang akan dibuat.
Metode ini dipilih karena mampu memfasilitasi komunikasi yang efektif antara Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
pengembang dan pengguna melalui pembuatan model yang dihadapi.
Aktivitas yang dilakukan meliputi awal sistem .
yang dapat diuji, dievaluasi, dan wawancara langsung, observasi terhadap proses disempurnakan sebelum sistem akhir diterapkan.
pengarsipan dokumen, serta pengumpulan informasi Melalui pendekatan ini, pengguna memperoleh terkait alur kerja, jenis arsip yang dikelola, dan kendala gambaran nyata mengenai sistem yang dikembangkan, yang sering muncul.
Hasil dari tahap ini digunakan dapat memberikan masukan secara langsung, serta sebagai acuan dalam menentukan arah pengembangan memastikan bahwa sistem yang dihasilkan sesuai sistem.
dengan kebutuhan operasional.
Quick Plan & Modeling Quick Design Metode Prototype merupakan salah satu pendekatan Setelah kebutuhan pengguna teridentifikasi, dilakukan dalam Software Development Life Cycle (SDLC) yang penyusunan perencanaan awal sistem informasi berorientasi pada pengembangan model sementara manajemen arsip yang akan dikembangkan.
sistem guna memperjelas kebutuhan pengguna.
Perencanaan ini didasarkan pada hasil komunikasi Pendekatan ini menekankan adanya kolaborasi yang dengan pengguna untuk memahami kebutuhan intens antara pengembang dan pengguna sehingga fungsional dan alur kerja sistem.
Selanjutnya dilakukan sistem yang dihasilkan tidak hanya memenuhi aspek teknis, tetapi juga sesuai dengan kebutuhan fungsional pemodelan cepat guna memberikan gambaran umum di lapangan.
mengenai struktur dan alur sistem.
Pada tahap ini Penerapan metode Prototype dinilai sesuai untuk disusun Use Case Diagram dan Class Diagram untuk lingkungan kerja seperti LPP TVRI Sumatera Selatan, di menggambarkan interaksi antara pengguna dan sistem mana kebutuhan sistem informasi dapat berubah secara serta fitur-fitur yang tersedia.
dinamis mengikuti aktivitas dan kebijakan organisasi.
Construction of Prototype Melalui metode ini, perubahan kebutuhan dapat segera diakomodasi tanpa harus mengulang seluruh tahapan Tahap ini merupakan tahap implementasi awal dari perancangan dari awal.
Selain itu, metode Prototype rancangan sistem yang telah dibuat.
Prototype mampu mengurangi risiko terjadinya perbedaan persepsi dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman antara pengembang dan pengguna yang sering muncul dan framework yang sesuai, seperti PHP dengan apabila spesifikasi sistem hanya disusun dalam bentuk Laravel atau framework modern lainnya.
Prototype dokumen tanpa adanya visualisasi sistem secara yang dihasilkan kemudian dilakukan pengujian langsung.
internal untuk memastikan fungsi dasar sistem berjalan dengan baik.
Deployment.
Delivery & Feedback Prototype yang telah selesai dikembangkan selanjutnya diterapkan dan diuji langsung oleh pengguna di lingkungan kerja nyata.
Pada tahap ini, dilakukan pengujian fungsional menggunakan metode black box testing, yaitu metode pengujian perangkat lunak yang berfokus pada pengujian fungsi sistem memperhatikan struktur atau kode program secara Pengujian ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap fungsi sistem telah berjalan sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan.
Gambar 1.
Metode Prototype Metode Prototype terdiri atas empat tahapan utama, yang mencakup:
Communication Tahap ini menjadi dasar awal dalam proses pengembangan sistem.
Pada tahap ini, pengembang melakukan komunikasi secara intensif dengan pengguna untuk mengidentifikasi kebutuhan dan permasalahan Ada beberapa bagian fitur yang akan di uji pada tahap black box testing, diantaranya seperti fitur registrasi, login, manajemen folder dan file, pencarian dan filter arsip, berbagi dan izin akses dokumen, serta kelola Selain pengujian fungsional, pengguna juga memberikan umpan balik terkait kelebihan, kekurangan, serta kebutuhan tambahan yang belum Berdasarkan hasil pengujian dan masukan tersebut, pengembang melakukan penyempurnaan dan penyesuaian sistem hingga diperoleh sistem akhir yang siap diimplementasikan secara penuh.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
Hasil dan pembahasan dalam penelitian ini disusun Dari hasil wawancara tersebut, dapat dianalisis bahwa berdasarkan tahapan yang telah dilaksanakan, mulai dari sistem yang dikembangkan harus memenuhi proses pengumpulan data hingga penerapan metode kebutuhan fungsional utama, yaitu pengelolaan data pengembangan sistem menggunakan pendekatan arsip, pencarian berbasis kata kunci, pengelompokan Prototype.
Uraian pada bagian ini menggambarkan dokumen, serta manajemen pengguna.
Hasil ini kondisi yang ditemukan di lapangan, kebutuhan sistem sekaligus menjadi dasar dalam perancangan fitur yang teridentifikasi, serta implementasi sistem informasi sistem pada tahap pengembangan selanjutnya.
manajemen arsip yang dikembangkan pada LPP TVRI .
Hasil Studi Pustaka Sumatera Selatan.
Studi pustaka yang dilakukan menunjukkan bahwa Hasil Pengumpulan Data penerapan sistem informasi manajemen arsip berbasis Hasil pengumpulan data diperoleh melalui kegiatan ob- digital terbukti mampu meningkatkan kecepatan akses servasi, wawancara, dan studi pustaka yang telah dil- informasi, mengurangi risiko kehilangan dokumen, akukan pada tahap sebelumnya.
Data yang diperoleh serta memperbaiki tata kelola arsip dalam organisasi.
menjadi dasar dalam mengidentifikasi permasalahan Konsep digitalisasi arsip menekankan pentingnya pengelolaan arsip serta menentukan kebutuhan penyimpanan dokumen dalam format elektronik yang fungsional dan nonfungsional sistem yang akan terstruktur dan mudah ditelusuri kembali.
Beberapa penelitian terdahulu juga menunjukkan bahwa penggunaan metode Prototype dalam pengembangan .
Hasil Observasi sistem informasi memberikan fleksibilitas dalam Berdasarkan hasil pengamatan langsung di LPP TVRI menyesuaikan kebutuhan pengguna, terutama pada Sumatera Selatan, proses pengelolaan arsip masih organisasi yang kebutuhan sistemnya berkembang dilakukan secara manual dengan mengandalkan secara dinamis.
dokumen fisik dan pencatatan sederhana.
Arsip teknis Berdasarkan kajian literatur tersebut, dapat dipahami seperti laporan perbaikan perangkat, dokumentasi bahwa solusi yang dirancang dalam penelitian ini pemeliharaan, dan dokumen pendukung lainnya sejalan dengan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip disimpan dalam map dan lemari arsip tanpa sistem Studi pustaka tidak hanya menjadi landasan klasifikasi digital yang terstruktur.
Kondisi tersebut teoritis, tetapi juga memperkuat keputusan pemilihan menyebabkan proses pencarian dokumen memerlukan metode pengembangan dan pendekatan sistem yang waktu relatif lama, terutama ketika arsip yang dibutuhkan merupakan dokumen lama atau tersimpan dalam folder yang tidak terdokumentasi dengan baik.
Implementasi Metode Prototype Selain itu, terdapat risiko kerusakan dan kehilangan Implementasi metode Prototype dilakukan berdasardokumen akibat penggunaan fisik yang berulang serta kan empat tahapan utama, yaitu communication, quick keterbatasan ruang penyimpanan.
plan & modeling quick design, construction of protoHasil observasi menunjukkan bahwa permasalahan type, serta deployment, delivery & feedback.
Setiap utama terletak pada belum adanya sistem terintegrasi tahapan menghasilkan luaran yang menjadi dasar bagi yang mampu mengelola arsip secara sistematis dan tahapan berikutnya hingga sistem informasi terdokumentasi dengan baik.
Dari temuan ini dapat manajemen arsip dapat diimplementasikan sesuai dipahami bahwa kebutuhan akan sistem informasi dengan kebutuhan pengguna.
manajemen arsip berbasis digital menjadi urgensi untuk .
Implementasi Communication meningkatkan efisiensi kerja dan keamanan dokumen.
Tahap communication dilakukan melalui proses .
Hasil Wawancara koordinasi dan diskusi intensif dengan pihak LPP Wawancara yang dilakukan dengan staf pengelola arsip TVRI Sumatera Selatan guna mengidentifikasi kebudan pihak terkait menunjukkan bahwa proses pengarsi- tuhan sistem dan permasalahan dalam pengelolaan pan yang berjalan saat ini dinilai kurang efektif dalam arsip.
Hasil observasi dan wawancara menunjukkan mendukung aktivitas operasional.
Pengguna menyam- bahwa proses pengarsipan masih dilakukan secara paikan kebutuhan akan sistem yang mampu menyimpan manual dengan penyimpanan dokumen dalam bentuk arsip secara terpusat, menyediakan fitur pencarian cepat, fisik menggunakan map dan lemari arsip.
Kondisi serta memungkinkan pengelompokan dokumen ber- tersebut menyebabkan proses pencarian dokumen dasarkan kategori atau jenis arsip.
Selain itu, pengguna membutuhkan waktu relatif lama, meningkatkan risiko juga menginginkan adanya pengaturan hak akses agar kehilangan atau kerusakan arsip, serta belum tidak semua dokumen dapat diakses secara bebas oleh tersedianya sistem pencadangan dan pencatatan seluruh staf.
Hal ini berkaitan dengan keamanan dan aktivitas pengguna secara terstruktur.
kerahasiaan dokumen teknis tertentu.
Berdasarkan temuan tersebut, instansi mengharapkan adanya sistem informasi manajemen arsip berbasis Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
web yang mampu mendukung proses penyimpanan, pengelompokan, pencarian, serta distribusi dokumen secara digital dengan mekanisme keamanan yang Sistem dirancang untuk menyediakan autentikasi pengguna yang aman melalui fitur login dan registrasi akun, sehingga setiap pengguna memiliki identitas dan hak akses yang jelas dalam sistem.
Hasil analisis kebutuhan menunjukkan bahwa sistem harus mendukung dua jenis pengguna, yaitu admin dan Admin memiliki kewenangan untuk mengelola seluruh data arsip, mengatur pengguna, memantau aktivitas sistem, serta menghasilkan laporan data arsip secara periodik.
Pegawai diberikan hak untuk mengunggah, mengunduh, mengelola folder dan file, serta mengakses dokumen sesuai dengan izin yang Sistem juga dirancang untuk menyediakan fitur pencarian dan penyaringan arsip berdasarkan berbagai kriteria, pencatatan riwayat aktivitas sebagai log sistem, serta mekanisme keamanan dan pencadangan data guna menjaga integritas dan ketersediaan arsip.
Hasil pada tahap communication ini menjadi dasar dalam penyusunan rancangan sistem pada tahap berikutnya, sehingga fitur yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan operasional LPP TVRI Sumatera Selatan.
Implementasi Quick Plan & Modeling Quick Design Tahap quick plan & modeling quick design menghasilkan rancangan awal Sistem Informasi Manajemen Arsip menggunakan Unified Modeling Language (UML) sebagai alat bantu pemodelan.
UML digunakan untuk merepresentasikan kebutuhan fungsional dan struktur sistem dalam bentuk visual yang terstruktur sehingga memudahkan proses implementasi pada tahap Model yang dihasilkan pada tahap ini meliputi Use Case Diagram dan Class Diagram.
Use Case Diagram Use Case Diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antara aktor dan sistem dalam menjalankan proses tertentu.
Diagram ini menunjukkan dua aktor utama, yaitu admin dan pegawai, yang berinteraksi langsung dengan sistem.
Admin memiliki akses terhadap fitur autentikasi, pengelolaan folder dan file, pengaturan izin akses, pemantauan aktivitas, serta pengelolaan data pengguna dan laporan arsip.
Pegawai dapat melakukan registrasi akun, login ke sistem, mengelola dokumen sesuai hak akses yang diberikan, melakukan pencarian arsip, serta berbagi dokumen untuk mendukung aktivitas kerja.
Gambar 2.
Use Case Diagram Visualisasi interaksi antara aktor dan sistem ditampilkan pada Gambar 2.
Pada sistem yang dirancang terdapat dua aktor utama yang memiliki peran berbeda namun saling berkaitan dalam proses pengelolaan arsip digital, yaitu admin dan pegawai.
Keduanya berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengelola, menyimpan, serta mengakses dokumen secara terstruktur dan efisien.
Admin berperan sebagai pengelola utama sistem yang memiliki akses penuh terhadap seluruh fitur.
Setelah melakukan autentikasi melalui proses login, admin dapat mengakses dashboard yang menampilkan ringkasan informasi seperti jumlah dokumen, data pengguna aktif, serta aktivitas arsip.
Admin memiliki kewenangan dalam pengelolaan folder dan file, termasuk proses unggah, pembaruan, penghapusan, serta pengaturan struktur penyimpanan dokumen.
Selain itu, admin dapat mengatur izin akses dokumen, membagikan arsip kepada pengguna tertentu, serta mengelola data akun pengguna dalam sistem.
Fitur logout disediakan untuk memastikan keamanan sesi setelah aktivitas pengelolaan selesai dilakukan.
Pegawai berperan sebagai pengguna operasional yang memanfaatkan sistem dalam kegiatan kerja sehari-hari.
Pegawai dapat melakukan registrasi akun sebelum mengakses sistem melalui proses login.
Setelah masuk ke dashboard, pegawai dapat melihat informasi arsip pribadi serta aktivitas terbaru yang berkaitan dengan dokumen yang dikelola.
Hak akses pegawai mencakup pengunggahan, pengunduhan, pembaruan, dan penghapusan dokumen sesuai dengan izin yang Pegawai juga dapat membagikan dokumen kepada pengguna lain untuk mendukung kolaborasi Proses logout dilakukan setelah penggunaan sistem selesai guna menjaga keamanan data.
Secara keseluruhan, use case diagram tersebut merepresentasikan pembagian peran yang jelas antara admin sebagai pengelola dan pengawas sistem secara menyeluruh, serta pegawai sebagai pengguna yang Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
berfokus pada pengelolaan dan pemanfaatan arsip digital kepemilikan dengan User yang menunjukkan siapa dalam aktivitas operasional.
pembuat dan pengubah terakhir suatu dokumen.
Class Diagram Selain pemodelan interaksi pengguna, tahap perancangan juga menghasilkan Class Diagram yang menggambarkan struktur kelas serta relasi antar entitas dalam sistem.
Class Diagram merupakan model yang menunjukkan susunan kelas dan hubungan di antaranya dalam suatu sistem, termasuk atribut dan koneksi yang membangun arsitektur perangkat lunak.
Visualisasi struktur kelas Sistem Informasi Manajemen Arsip disajikan pada Gambar 3.
Hubungan berbagi dokumen antar pengguna direpresentasikan melalui kelas FileShare yang berfungsi sebagai penghubung antara User dan File.
Kelas ini mencatat file yang dibagikan serta pengguna yang menerima akses, sehingga membentuk relasi banyak ke banyak antara kedua entitas tersebut.
Selain itu, sistem menyediakan fitur penandaan dokumen favorit yang direpresentasikan melalui kelas StarredFile.
Kelas ini mencatat dokumen yang ditandai oleh pengguna sebagai arsip penting, dan juga membentuk relasi banyak ke banyak antara User dan File.
Struktur kelas dan relasi yang dirancang pada tahap ini menjadi dasar dalam proses pembangunan prototype, karena seluruh fungsi sistem dan mekanisme pengelolaan arsip digital bergantung pada arsitektur data yang telah dimodelkan.
Implementasi Construction of Prototype Gambar 3.
Class Diagram Struktur sistem dibangun atas empat kelas utama, yaitu User.
File.
FileShare, dan StarredFile, yang merepresentasikan entitas data serta hubungan di Kelas User berfungsi untuk mengelola data akun pengguna yang meliputi atribut identitas seperti id, name, email, dan password yang tersimpan dalam bentuk terenkripsi.
Setiap dokumen atau folder yang tersimpan dalam sistem memiliki keterkaitan dengan pengguna sebagai pemilik maupun sebagai pihak yang terakhir melakukan pembaruan.
Relasi antara User dan File bersifat satu ke banyak dalam konteks kepemilikan, karena satu pengguna dapat membuat dan memperbarui banyak file.
Selain itu, hubungan antara pengguna dan file juga bersifat banyak ke banyak melalui mekanisme berbagi dan penandaan dokumen.
Kelas File merepresentasikan dokumen maupun folder dalam Kelas ini menyimpan atribut penting seperti id, name, penanda jenis dokumen atau folder, ukuran file, tipe media, serta lokasi penyimpanan.
Struktur penyimpanan dirancang secara hierarkis melalui relasi internal pada kelas File, sehingga satu folder dapat memiliki banyak subfolder atau file di dalamnya.
Relasi ini memungkinkan terbentuknya struktur direktori yang menyerupai sistem penyimpanan konvensional namun dalam bentuk digital.
Kelas File juga memiliki relasi Tahap construction of Prototype dilakukan dengan mengimplementasikan sistem berdasarkan rancangan dan kebutuhan yang telah ditetapkan pada tahap Setelah melalui proses perencanaan dan pemodelan awal, rancangan sistem direalisasikan dalam bentuk Prototype menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan dukungan basis data MySQL.
Desain sistem yang telah dihasilkan pada tahap quick plan & modeling quick design dijadikan acuan dalam membangun struktur halaman aplikasi, pengaturan alur kerja, serta mekanisme pengelolaan data.
Implementasi dilakukan secara bertahap dengan memastikan setiap fitur yang telah didefinisikan dalam kebutuhan fungsional dapat berjalan sesuai perancangan.
Prototype yang dihasilkan merepresentasikan bentuk awal sistem informasi manajemen arsip yang telah terintegrasi dan siap untuk dilakukan pengujian pada tahap berikutnya.
Halaman Beranda Gambar 4.
Halaman Beranda Halaman ini digunakan sebagai tampilan utama yang menampilkan informasi kepada pengguna untuk masuk atau daftar ke aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip LPP TVRI Sumatera Selatan serta ada menu Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
menuju fitur Masuk ke Drive yang akan mengarahkan Halaman ini merupakan tampilan utama setelah pengguna untuk login.
pengguna berhasil masuk ke sistem.
Pengguna dapat menggunakan beberapa fitur yang ada di halaman .
Halaman Login dashboard ini, seperti contohnya fitur pencarian untuk memudahkan pengguna dalam menemukan file atau dokumen yang dibutuhkan.
Lalu selanjutnya ada menu untuk upload dokumen, mengirim dokumen, mengunduh dokumen, dan menghapus dokumen.
Halaman Upload Dokumen Gambar 5.
Halaman Login Halaman ini berfungsi sebagai gerbang masuk bagi pengguna ke dalam sistem, di mana mereka harus memasukkan alamat email dan kata sandi yang telah Proses autentikasi ini bertujuan untuk menjaga keamanan data serta membedakan tingkat akses antara pengguna, seperti pegawai dan admin, sesuai dengan peran masing-masing .
Halaman Register Gambar 7.
Halaman Upload Dokumen Halaman ini merupakan tampilan dari fitur upload dokumen, setelah pengguna masuk ke tampilan utama, selanjutnya pengguna dapat meng-upload dokumen dengan cara mengarahkan kursor pengguna ke create new, lalu kemudian pengguna dapat memilih untuk menambahkan file atau folder baru, setelah pengguna memilih antara menambahkan file atau folder baru, pengguna akan diarahkan ke file yang ada di penyimpanan pengguna, selanjutnya pengguna tinggal memilih untuk file yang ingin diupload ke dalam aplikasi .
Halaman Share Dokumen Gambar 6.
Halaman Register Halaman ini berfungsi bagi pengguna baru untuk melakukan registrasi akun dengan mengisi informasi seperti nama lengkap, alamat email, dan kata sandi.
Setelah proses pendaftaran selesai, pengguna dapat mengakses sistem dan mengelola dokumen arsip sesuai dengan kebutuhan Gambar 8.
Halaman Share Dokumen Selanjutnya merupakan tampilan dari halaman share dokumen, pengguna dapat berbagi file atau folder ke pengguna lainnya, dengan cara memilih file atau folder yang ingin dibagikan lalu pengguna mengarahkan kursor ke tombol share maka akan muncul tampilan seperti diatas, selanjutnya pengguna tinggal memasukkan alamat email tujuan yang ingin dibagikan.
Halaman Dashboard Gambar 7.
Halaman Dashboard .
Halaman Dokumen yang Dibagikan ke Pengguna Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
Gambar 9.
Halaman Dokumen yang Dibagikan ke Pengguna Selanjutnya merupakan tampilan dari halaman dokumen yang dibagikan ke pengguna, disini pengguna dapat melihat file atau folder yang dibagikan oleh pengguna lain, pengguna dapat mengunduh dokumen yang dibagikan dengan menekan tombol download yang ada di kanan atas.
Halaman Dokumen yang Pengguna Bagikan Gambar 12.
Halaman Profil Terakhir ini merupakan tampilan dari halaman profil, disini pengguna dapat memperbarui profil yang pernah dibuat, pengguna dapat mengubah nama, alamat email, dan juga kata sandi sebelumnya.
Implementasi Deployment Delivery & Feedback Gambar 10.
Halaman Dokumen yang Pengguna Bagikan Selanjutnya merupakan tampilan dari halaman dokumen yang pengguna bagikan ke pengguna lainnya, disini pengguna dapat me-review file atau folder apa saja yang telah dibagikan ke pengguna lain, disini juga ada fitur untuk mengunduh dokumen yang telah pengguna bagikan ke pengguna lain.
Halaman Sampah Dokumen Gambar 11.
Halaman Sampah Dokumen Ini merupakan tampilan dari trash atau sampah dokumen dari file atau folder yang telah pengguna hapus sebelumnya, di halaman ini pengguna dapat menggunakan fitur hapus permanen untuk menghapus dokumen selamanya atau fitur restore untuk mengembalikan file atau folder tersebut muncul kembali ke pengguna lagi.
Halaman Profil Setelah Prototype selesai dikembangkan, tahap selanjutnya adalah penerapan, pengujian, dan pengumpulan umpan balik dari pengguna.
Sistem Informasi Manajemen Arsip mulai diterapkan pada lingkungan operasional sesuai dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi sebelumnya.
Pada tahap penggunaan awal, pengguna yang terdiri dari admin dan pegawai melakukan eksplorasi terhadap fitur-fitur sistem dalam aktivitas kerja sehari-hari.
Selama proses tersebut, pengguna memberikan berbagai masukan yang menjadi dasar untuk dilakukan penyesuaian terhadap tampilan antarmuka maupun penyempurnaan fitur.
Umpan balik yang diperoleh berperan penting dalam memastikan sistem berjalan lebih efektif serta selaras dengan alur kerja yang diterapkan di lingkungan kerja.
Setelah proses penyesuaian berdasarkan masukan fungsional secara intensif menggunakan metode black box testing.
Metode ini merupakan teknik pengujian perangkat lunak yang berfokus pada pengujian fungsi sistem berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan tanpa meninjau struktur internal atau kode program.
Pengujian dilakukan untuk memastikan setiap fitur sistem, seperti autentikasi pengguna, pengelolaan arsip, pencarian dokumen, serta mekanisme berbagi file, berfungsi sesuai dengan kebutuhan yang telah Hasil pengujian black box testing yang diterapkan pada Sistem Informasi Manajemen Arsip disajikan pada Tabel 1.
Tabel 1.
Hasil Black Box Testing Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada LPP TVRI Sumatera Selatan Jurnal Surya Informatika Fitur Registrasi Login Manajemen Folder dan File Pencarian dan Filter Arsip Berbagi dan Izin Akses Dokumen Kelola Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
Hasil yang DiharapHasil Pensesuai dengan spesifikasi yang telah dirancang.
Fitur autentikasi, manajemen folder dan file, pengaturan hak Akun baru tersimpan akses, pencatatan aktivitas, serta pembuatan laporan dan dapat digunakan arsip dapat digunakan dengan baik oleh admin maupun untuk login Sistem menampilkan Hal ini menunjukkan bahwa sistem telah memenuhi kebutuhan fungsional dan layak digunakan peran pengguna untuk mendukung proses pengelolaan arsip secara Berhasil mengupload digital di LPP TVRI Sumatera Selatan.
folder dan file yang Fitur baik, pengguna dapat ataupun file yang menggunakan kata kunci yang sama Pengguna mengirim folder atau file ke pengguna lain melalui alamat email yang benar Data Pengembangan selanjutnya dapat diarahkan pada peningkatan aspek keamanan data, seperti penerapan enkripsi yang lebih komprehensif dan penguatan mekanisme kontrol akses.
Integrasi dengan sistem informasi lain di lingkungan instansi juga dapat dilakukan guna menciptakan pengelolaan data yang lebih terintegrasi.
Selain itu, pemeliharaan sistem secara berkala serta pelaksanaan backup data rutin keberlangsungan operasional sistem dalam jangka Berdasarkan hasil pengujian fungsional yang disajikan pada Tabel 1, seluruh fitur utama pada Sistem Informasi Manajemen Arsip menunjukkan kinerja yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Setiap skenario pengujian, mulai dari proses registrasi dan autentikasi pengguna hingga pengelolaan folder dan file, pencarian arsip, pengaturan berbagi dokumen, serta pengelolaan data pengguna, menghasilkan keluaran yang sesuai dengan harapan.
Hasil tersebut menunjukkan bahwa fungsi-fungsi inti sistem telah berjalan secara konsisten tanpa ditemukan kesalahan pada tahap pengujian.
Dengan demikian, sistem dinyatakan telah memenuhi kebutuhan fungsional yang dirumuskan pada tahap perancangan dan layak untuk diimplementasikan dalam mendukung proses pengelolaan arsip di lingkungan LPP TVRI Sumatera Selatan.
REFERENSI