Analisis Sistem Pengendalian Internal Penerimaan Barang Pada Hotel Fairfield by Marriot Bali Legian Lidia Falentina1.
Putu Aristya Adi Wasita2 Program Studi Akuntansi.
Fakultas Bisnis.
Pariwisata.
Pendidikan, dan Humaniora.
Universitas Dhyana Pura.
Jl.
Raya Padang Luwih Tegaljaya Dalung Kuta Utara.
Bali.
Indonesia *Corresponding Author: ariswasita@undhirabali.
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem pengendalian internal dalam proses penerimaan barang di Hotel Fairfield by Marriott Bali Legian.
Pengendalian internal yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa seluruh proses penerimaan barang berjalan sesuai dengan standar operasional, mengurangi risiko kesalahan, serta mencegah potensi kecurangan.
Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, dengan pengumpulan data melalui observasi langsung pada obyek laporan.
Hasil analisis menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal pada proses penerimaan barang telah dilaksanakan dengan kebijakan yang telah ditetapkan, namun masih terdapat beberapa kelemahan, seperti kurangnya pengawasan dalam pencocokan dokumen dan ketidaksesuaian jumlah barang yang diterima dengan yang tertertera pada invoice serta harga, jenis, atau jumlah barang yang tidak sesuai antara yang tertera pada invoice dengan yang tertera pada purchase order (PO).
Penelitian ini merekomendasikan peningkatan pada aspek pengawasan, penggunan teknologi untuk otomatisasi proses, serta pelatihan bagi staf terkait untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi penerimaan barang.
Dengan perbaikan ini, diharapkan sistem pengendalian internal dapat mendukung operasional hotel secara lebih optimal dan mencegah kerugian yang mungkin Kata Kunci : sistem pengendalian internal, penerimaan barang Pendahuluan Bali, sebagai salah satu destinasi wisata terpopuler di dunia, memiliki industri perhotelan yang berkembang pesat.
Dengan beragam pilihan akomodasi dari hotel bintang lima hingga villa pribadi.
Bali menarik jutaan wisatawan setiap tahun.
Dalam situasi seperti ini, pengelolaan hotel yang efektif sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan dan menjaga keberlanjutan Salah satu aspek krusial dalam pengelolaan hotel adalah Sistem Pengendalian Internal (SPI), yang berfungsi untuk mengatur dan mengawasi berbagai proses operasional.
Sistem pengendalian internal di hotel mencakup berbagai elemen, termasuk pengelolaan keuangan, pengadaan barang, manajemen inventaris, dan layanan pelanggan.
Sistem Pengendalian Internal yang efektif tidak hanya membantu dalam meminimalkan risiko operasional tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
Kemampuan hotel untuk menerapkan Sistem Pengendalian Internal yang efektif dapat menjadi kunci untuk mempertahankan keunggulan kompetitif di Bali, di mana persaingan sangat ketat.
Namun, meskipun banyak hotel di Bali telah menerapkan kebijakan dan prosedur pengendalian internal, tantangan tetap ada.
Beberapa hotel menghadapi masalah seperti ketidaksesuaian dalam pencatatan transaksi, kurangnya pengawasan dalam proses penerimaan barang, dan ketidakakuratan dalam laporan keuangan.
Masalah-masalah ini tidak hanya dapat mengganggu operasional hotel tetapi juga berdampak pada reputasi dan kepuasan Mengidentifikasi pengendalian internal merupakan langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.
Oleh karena itu, analisis sistem pengendalian internal di hotel-hotel di Bali menjadi relevan untuk memberikan wawasan tentang praktik terbaik dan area yang perlu diperbaiki.
Dengan memahami bagaimana Sistem Pengendalian Internal diterapkan di hotel-hotel tersebut, manajemen dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan sistem yang ada.
Hotel Fairfield by Marriott Bali Legian, sebagai salah satu hotel terkemuka di Bali, memahami pentingnya sistem pengendalian internal yang efektif, terutama dalam proses penerimaan barang.
Proses ini tidak hanya mempengaruhi kualitas layanan yang diberikan kepada tamu, tetapi juga berdampak pada efisiensi operasional dan profitabilitas hotel secara Oleh karena itu, analisis terhadap Sistem Pengendalian Internal dalam penerimaan barang di Hotel Fairfield by Marriott Bali Legian menjadi sangat Penelitian sebelumnya menunjukkan bahwa penerapan Sistem Pengendalian Internal yang baik dapat membantu hotel dalam mengelola risiko dan meningkatkan efisiensi operasional.
Namun, meskipun Hotel Fairfield telah menerapkan kebijakan Sistem Pengendalian Internal, masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan.
Misalnya, kurangnya pengawasan dalam pencocokan dokumen dan ketidaksesuaian jumlah barang yang diterima dengan yang tertera pada invoice dapat menimbulkan masalah dalam pengelolaan inventaris dan keuangan hotel.
Berdasarkan uraian di atas, penulis melakukan penelitian terhadap sistem pengendalian internal penerimaan barang, dengan judul penelitian yaitu AuAnalisis Sistem Pengendalian Internal Penerimaan Barang Pada Hotel Fairfield by Marriott Bali LegianAy.
Dengan melakukan analisis terhadap Sistem Pengendalian Internal dalam penerimaan barang, diharapkan dapat diidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam sistem yang ada.
Temuan dari analisis ini dapat memberikan rekomendasi yang berguna bagi manajemen hotel untuk meningkatkan proses penerimaan barang dan, meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan.
Dengan sistem pengendalian internal yang lebih baik, hotel tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga membangun reputasi yang solid di mata pelanggan, yang pada akhirnya akan mendukung pertumbuhan bisnis yang Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa Hotel Fairfield by Marriott Bali Legian dapat tetap bersaing di pasar yang semakin kompetitif.
Metode Adapun metode pengumpulan data yang diambil yaitu observasi yang merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang bersifat spesifik dan lebih efektif dibandingkan teknik pengumpulan data lainnya.
Dalam kasus ini, penulis melakukan pengamatan secara langsung di Hotel Fairfield by Marriot Bali Legian khusunya pada Finance Department guna memperoleh informasi terkait permasalahan yang hendak diteliti.
Hasil dan Pembahasan Sistem pengendalian internal penerimaan barang di Hotel Fairfield by Marriott Bali Legian sangat penting untuk menjaga kualitas layanan dan efisiensi Proses ini terdiri dari beberapa tahap, mulai dari pemesanan hingga penerimaan dan pencatatan barang, dan semuanya harus dilakukan dengan sangat hati-hati untuk mencegah kesalahan.
Proses Pemesanan Proses pengendalian internal pada hotel Fairfield by Marriott Bali Legian dimulai dengan pengajuan pemesanan barang oleh berbagai departemen, seperti kitchen dan housekeeping.
Setiap pemesanan harus disertai dengan dokumen resmi, seperti Purchase Order (PO), yang mencantumkan rincian barang yang dibutuhkan.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan operasional hotel dan untuk menghindari pemborosan sumber daya.
Proses Penerimaan Barang Ketika barang tiba, tim receiving bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan fisik serta mencocokkan barang yang diterima dengan dokumen yang ada, seperti purchase order (PO) dan invoice dari pihak supplier.
Proses ini sangat penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, baik dari segi jumlah maupun kualitas.
Namun terkadang terdapat perbedaan antara jumlah barang yang datang dengan Purchase Order (PO) sehingga menyebabkan terjadinya kekurangan barang dan akan menghambat Penyebab terjadinya perbedaan jumlah barang dapat dikarenakan oleh beberapa alasan seperti, tim receiving kurang teliti dalam menghitung jumlah, barang yang dikirim oleh supplier tidak sesuai dengan purchase order (PO).
Pemberian Stempel pada Invoice Semua invoice harus dicap dan dibubuhi tandatangan penerima sebagai dokumen bukti penerimaan barang.
Pihak receiving sudah melakukan tugasnya dengan baik, sehingga pertanggungjawaban terhadap barang yang diterima menjadi jelas dan pasti.
Membuat Receiving Report Kegiatan ini dilakukan setelah barang yang diterima sesuai dengan purchase order.
Receiving report yaitu menarik barang expected yang telah diterima kemudian menginput invoice pada sistem dengan melengkapi nomor faktur, tanggal dan mencocokan harga antara invoice dengan purchase order.
Jika terdapat harga yang tidak sesuai dengan purchase order hal yang harus dilakukan yaitu menghubungi purchasing terkait harga yang disepakati pada kontrak.
Setelah invoice diinput pada sistem selanjutnya yaitu purchase order, invoice, dan receiving report yang telah dicetak kemudian dijadikan satu.
Meneruskan Dokumen Penerimaan Barang kepada Departement Setelah menyelesaikan receiving report nya, tim receiving akan meneruskan dokumen dan meminta tandatangan oleh department head dari setiap barang yang telah dipesan sebagai bukti bahwa mereka telah menerima barang dengan kondisi yang baik.
Receiving setiap harinya membuat laporan harian yaitu daily receiving report (DRR) setiap di akhir Laporan ini akan membantu cost control dalam melakukan pengendalian biaya dan mempermudah account payable dalam melakukan pembayaran kepada supplier.
Berdasarkan penjelasan diatas, adapun ditemukan beberapa kekurangan dari sistem pengendalian internal penerimaan barang pada hotel Fairfield by Marriott Bali Legian yaitu:
Ketelitian dalam Pemeriksaan Barang Kurangnya ketelitian dalam pemeriksaan barang yang datang sehingga menyebabkan beberapa hal seperti, adanya perbedaan jumlah barang yang diterima dengan Purchase Order (PO), terlambat menyadari bahwa terdapat kerusakan pada barang yang diterima.
Kurangnya Pelatihan untuk Staf Jika staf tidak mendapatkan pelatihan yang cukup mengenai prosedur penerimaan barang dan penggunaan sistem, hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam proses penerimaan dan pencatatan.
Keterbatasan dalam Pengawasan Dalam situasi tertentu, pengawasan terhadap penerimaan barang mungkin tidak optimal, terutama saat volume barang yang diterima tinggi.
Ini dapat menyebabkan kesalahan dalam pencatatan dan pengelolaan inventaris.
Ketergantungan pada Teknologi Penggunaan teknologi informasi yang tinggi dapat menjadi kelemahan jika sistem mengalami gangguan atau kegagalan.
Ketergantungan pada sistem elektronik juga dapat mengakibatkan masalah jika tidak ada backup yang memadai.
Pemisahan Tugas Terdapat perangkapan fungsi penerimaan .
dan fungsi pembelian .
, yang dapat mengurangi efisiensi Simpulan Berdasarkan proses pengendalian internal penerimaan barang pada hotel Fairfiled by Marriott Bali Legian yang telah dijelaskan diatas, dapat disimpulkan bahwa Hotel Fairfield by Marriott Bali Legian telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan, namun masih terdapat beberapa kekurangan, seperti kurangnya pengawasan dalam pencocokan dokumen, ketidaksesuaian jumlah barang yang diterima dengan yang tertertera pada invoice, hal ini dapat terjadi karena kurangnya ketelitian dari tim receiving dalam pemeriksaan barang saat barang datang, kemudian adanya perangkapan fungsi penerimaan .
dan fungsi pembelian .
, yang dapat mengurangi efisiensi operasional, serta ketergantungan pada teknologi yang dapat berisiko saat sistem mengalami gangguan.
Beberapa kekurangan ini dapat menjadi kerugian bagi hotel, maka dari itu dengan memperbaiki kelemahan yang ada, hotel dapat meningkatkan efisiensi operasional dan menjaga kualitas layanan yang diberikan kepada tamu.
Ucapan Terima Kasih