Vol.
4 No.
1Juni 2025 Hal 323-331 Https://ojs.
PENGEMBANGAN E-ARSIP PADA KESEKRETARIATAN SDM PT.
TASPEN
CABANG BUKIT TINGGI BERBASIS WEB
Arman1*.
Elizamiharti2.
Zainul Efendy3.
Lakry Maltaf Putra4.
Mona Afriyani Cani Dachi5 1,2 Universitas Metamedia Program Studi Desain Komunikasi Visual 3 Universitas Metamedia Program Studi Bisnis Digital 4 Universitas Metamedia Program Studi Manajemen Ritel 5 Universitas Metamedia Program Studi Sistem Informasi E-mail: arman@metamedia.
id1*, elizamiharti@metamedia.
id2, zainulefendy@metamedia.
lakrymaltafputra@metamedia.
id4, mamoundkids@gmail.
INFO ARTIKEL
ABSTRACT
Sejarah Artikel Diterima : 19/05/2025 Direvisi : 26/05/2025 Diterbitkan : 01/06/2025 *Corresponding author arman@metamedia.
DOI: 10.
70247/jumistik.
Https://ojs.
GRAPHICAL ABSTRACT
Manual archive processing in the HR secretariat environment of PT.
Taspen Bukittinggi Branch still faces various obstacles, such as limited storage space, difficulty in finding documents, and the risk of data loss.
This study aims to design a web-based E-archive system, in addition the system can help work in managing archives digitally.
In designing the system, the development method uses the SDLC Waterfall model and the system design tool uses UML.
The results of the study are designing an E-archive application system that has been designed equipped with various features that can help to obtain e-archive information such as incoming mail archive services, outgoing mail.
In addition, the E-archive system is seen from the UI / UX design, the system is in accordance with its users.
after being tested with the (SUS) System Usability Scale method, the results of the analysis of the SUS method, the average SUS Score value was 72.
75 with a Good category.
With this system, it is hoped that the HR administration process will be optimal.
Keywords: E-archive.
HR.
PT.
Taspen.
Web
ABSTRAK
Pengolahan arsip secara manual di lingkungan kesekretariatan SDM PT.
Taspen Cabang Bukittinggi masih menghadapi berbagai kendala, seperti keterbatasan ruang penyimpanan, kesulitan pencarian dokumen, dan risiko kehilangan data.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah system E-arsip berbasis web, selain itu system dapat membantu pekerjaan dalam pengelolaan arsip secara digital.
Dalam perancangan system, metode pengembangan menggunakan SDLC model Watelfall dan alat bantu perncangan system menggunakan UML.
Hasil dari penelitian adalah merancang sebuah sistem aplikasi E-arsip yang sudah dirancang dilengkapi berbagai fitur yang dapat membantu untuk mendapatkan informasi e-arsip seperti layanan arsip surat masuk, surat keluar.
Selain itu system E-arsip dilihat dari perancangan UI / UX, system sesuai dengan setelah di uji dengan metode (SUS) System Usability Scale, hasil analisis dari metode SUS, diperoleh nilai rata-rata Skor SUS sebesar 72,75 dengan karegori Baik.
Dengan adanya sistem ini, diharapkan proses administrasi SDM menjadi optimal.
Kata kunci: E-arsip.
SDM.
PT.
Taspen.
Web A 2025 Penerbit STMIK Amika Soppeng.
All rights reserved .
323Ae331 | w.
id | eISSN 2964Ae3953 | PENDAHULUAN Perkembangan teknologi saat ini dari tahun ke tahun mengalami perkembangan yang sangat pesat .
Buktinya saat ini sudah banyak memberikan komputerisasi dan teknologi kepada penggunanya, teknologi informasi dapat menjadi solusi untuk mengatasi berbagai permasalahan dalam kehidupan sehari-hari.
Salah satunya dalam pengelolaan arsip yang awalnya manual sekarang dapat diolah secara digital, yang lebih aman, terstruktur, dan mudah diakses .
Teknologi secara langsung berdampak kepada beberapa instansi pemerintahan, intansi pendidikan, organisasi dan perusahaan industri Karena semua pekerjaan manusia saat ini sudah terbantu dengan adanya teknologi system informasi, yang tadinya jauh dengan adanya teknologi bisa menjadi dekat, yang tadinya sudah menjadi mudah, yang tadinya lama dengan adanya teknologi bisa menjadi cepat.
PT.
Taspen cadang Bukit Tinggi sebagai alat bantu dalam pengarsipan dokumen seperti surat masuk dan surat keluar, memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat kompleks ataupun dalam penunjang keputusan.
Pengarsipan adalah cara penyimpanan atau pengaturan arsip secara logis dan nomor/numerik, huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
PT.
Taspen (Perser.
atau Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri adalah Badan Usaha Milik Negara Indonesia yang bergerak di bidang asuransi tabungan hari tua dan dana pensiun bagi ASN dan Pejabat Negara.
Dengan pengalaman yang sudah terbukti dalam memberikan pelayanan program asuransi sosial bagi ASN dan Pejabat Negara dan lebih memberikan layanan yang terbaik bagi Peserta.
TASPEN melakukan pembenahan dan mendekatkan diri kepada Peserta melalui 57 Kantor Cabang yang tersebar di Seluruh Indonesia dengan berbagai tipe cabang.
Salah satu Kantor Cabang PT.
Taspen (Perser.
yang berlokasi di Kota Bukittinggi berada dalam wilayah kerja Kantor Cabang Utama Medan dan mulai beroperasi pada tahun 1987 beralamat di Jl.
SyafeAoi No.
dalam proses pengarsipan sudah menggunakan teknologi system informasi akan tetapi belum digunakan secara optimal, karena Proses pengarsipan dalam kegiatan pencatatan berkas surat masuk dan surat keluar pada Kesekretariatan SDM PT.
Taspen (Perser.
kantor Cabang Bukittinggi masih bersifat semi komputerisasi dicatat menggunakan Microsoft Excel, yang disimpan secara terpisah Ae pisah sehingga belum ada sebuah sistem yang dipakai untuk mengelola berkas dengan baik yang dapat memperoleh informasi secara efektif dan efisien.
Kemudian masalah lain yang sering terjadi pada proses pengarsipan yaitu penomoran pada surat masuk dan surat keluar sering terjadi kesalahan seperti Arman et.
al / Vol.
4 No.
1Juni 2025 hal 323Ae331 redudansi dalam penomoran dan nomor surat yang menggunakan rak - rak dan lemari.
Sehingga suratsurat tersebut menjadi menumpuk dan tersebar, hal ini dapat mempengaruhi dalam proses pencarian berkas yang terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama .
ekitar 1 hingga 2 ja.
pencarian secara manual bahkan sering kali ada berkas yang terselip, rusak dan hilang.
Selain itu juga petugas kearsipan juga kesulitan alam pencarian, pengarsipan, dan pelacakan dokumen SDM secara efisien, karena data yang ada cukup banyak, kemudian selan itu pengelolaan arsip SDM masih dilakukan secara manual atau belum optimal.
Berdasarkan beberapa masalah yang terjadi di PT.
Taspen Cabang bukit Tinggi maka peneliti mencarikan Solusi merancang sebuah system e-arsip yang otomatis, terstruktur, dan mudah diakses melalui Dengan adanya system ini nantinya dapat permasalahan yang ada dapat diatasi sebaik mungkin.
Untuk itu dengan adanya teknologi informasi ini nantinya diharapkan mampu dijadikan sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan dan dapat untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengarsipan di PT.
Taspen tersebut.
Perancangan system E-arsip ini bertujuan semua menjawab tersebut dengan menyediakan platform yang memudahkan petugas arsip dalam mengolah surat masuk dan keluar, serta memberikan informasi yang akurat.
Selain itu juga dapat merancang antarmuka pengguna (UI) yang intuitif, sederhana, mudah digunakan oleh pengguna dari berbagai latar belakang.
tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi e-arsip berbasis kesekretariatan SDM secara digital di PT.
Taspen Cabang Bukittinggi.
Dengan adanya system ini nantinya permasalah yang ada dapat teratasi dengan baik.
kemudian itu dengan adanya system informasi E-arsip ini tidak hanya menekankan pada fungsionalitas, tetapi juga kemudahan pengguna dalam mengoperasikan sistem Di sinilah peran penting dari desain antarmuka pengguna (User Interfac.
dan pengalaman pengguna (User Experienc.
Sistem yang memiliki tampilan menarik, navigasi yang jelas, dan interaksi yang efisien akan lebih mudah diterima dan digunakan oleh pegawai atau SDM.
System ini juga UI/UX memberikan pengalaman penggunaan yang lebih baik, efisien, dan user-friendly bagi staf PT.
Taspen Cabang Bukittinggi.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Sistem informasi adalah sebuah elemen-elemen yang saling terhubung dan beriteraksi untuk menampilkan gambaran peberitahuan serta data yang dapat diolah (Burrakhman.
Astuti and Khairina .
, selain itu system informasi merupakan kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya .
anusia, kompute.
untuk memproses input menjadi keluaran .
, guna mencapai sasaran-sasaran suatu perusahaan atau organisasi .
Selain itu system informasi juga disebut suatu sistem yang dirancang untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan informasi guna mendukung semua proses pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol, analisis, dan visualisasi dalam suatu organisasi tertentu.
E-Arsip Arsip elektronik yaitu arsip / berkas- berkas yang diciptakan, diolah, dan disimpan di dalam media elektronik dengan bentuk digital.
Dimana Arsip elektronik merupakan arsip yang dipakai sebagai bukti suatu aktifitas, yang ditata dengan dukungan system tertentu yang sudah dirancangan sesuai kebutuhan penggunanya .
Sebagi dukungan besar instansi pemerintah juga telah membuat suatu aplikasi dalam pengolahan arsip secara elektronik.
Selain e-arsip mengumpulkan, menyimpan , mengolah dan menggunkan informasi dalam bentuk digital, selain sederhana e-arsip versi digital dari arsip konvesional juga bisa kita temui dalam kertas atau berkas.
Jika arsip itu kita simpan di dalam lemari arsip.
E-arsip disimdam dalam perangkat digital seperti komputer.
Sistem Pengarsipan Kesekretariatan Berikut pengarsipan pada Kesekretariatan SDM PT.
Taspen (Perser.
Kantor Cabang Bukittinggi adalah sebagai Memeriksa kelengkapan, kebenaran surat dan menduplikat surat dengan memfotocopy.
Mengklasifikasi arsip surat masuk berdasarkan jenis, subject dan waktu Mencatat dan memberikan penomoran surat Menyimpan duplikasi surat pada sebuah rak yang telah disediakan.
Meneruskan surat pada bidang terkait atau ke tujuan terkait.
Apabila jenis surat masuk bersifat RAHASIA, maka surat tidak dapat diduplikasi dan akan diteruskan kebidang terkait.
SOP Kesekretariatan SDM Prosedur Standart Operasional (SOP) yang sedang berjalan saat ini pada Kesekretariatan SDM PT.
Taspen (Perser.
Kantor Cabang Bukittinggi adalah sebagai berikut :
Proses penerimaan surat masuk dapat langsung melalui bidang Kesekretariatan atau dapat melalui petugas keamanan kantor PT.
Taspen (Perser.
Kantor Cabang Bukittinggi.
Petugas kesekretariatan akan mengklasifikasi surat dan kelengkapan dan kebenaran surat.
Arman et.
al / Vol.
4 No.
1Juni 2025 hal 323Ae331 Sekretaris bertanggungjawab atas keseluruhan system kearsipan.
Petugas kesekretariatan akan mencatat dan menduplikasi surat masuk.
Petugas kesekretariatan akan meneruskan surat masuk ke bidang terkait dengan memberikan tanda bukti penerimaan.
Dan menyimpan pada rak lemari yang telah disediakan.
Keunggulan E-Arsip dalam Pengolahan Surat Masuk dan Keluar Setelah dirancang E-Arsip tentu ada beberapa keunggulan dari system sebelumnya, beberapa keunggulan dari E-Arsip adalah.
Akses Cepat dan Efisien, kemudian memudahkan pencarian surat secara cepat berdasarkan tanggal, nomor, pengirim, atau kata kunci, selain itu juga Penghematan Waktu dan biaya, sistem tersebut dapat penggunaan kertas, tinta, dan ruang arsip fisik, serta mempercepat proses distribusi dan pengolahan surat yang akan di proses, seperti surat masuk dan surat keluar .
Web Web yaitu yang kontennya yang dapat berubah tiap saat, dalam membuat web perlu beberapa komponen yaitu HTML.
Javascript.
CSS dan PHP, basis data seperti MySQL diperlukan untuk penyimpanan data .
Website merupakan komponen atau kumpulan kompeonen terdiri dari teks, gambar, suara, animasi, sehingga lebih merupakan media informasi yang menarik untuk MySQL MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL .
atabase sistem manajeme.
atau DBMS yang multithreaddan MySQL juga merupakan salah satu database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi webyang pengolahan data.
Beberapa keunggulan dari MySQL .
PHP
PHP adalah bahasa pemrograman berbasis web yang mampu menangani data dinamis.
PHP seharusnya menjadi bahasa skrip tertanam sisi server, yang berarti bahwa sintaks dan perintah yang kami berikan akan dieksekusi sepenuhnya oleh server tetapi disuntikkan ke halaman HTML sederhana .
User Interface User Interface (UI) Antarmuka pengguna, adalah alat yang digunakan oleh pengguna untuk berkomunikasii dengan suatu mesin, program Antarmuka menyediakan sarana input bagi pengguna untuk mengendalikan sistem dan menerima output dari sistem tersebut.
UI merujuk pada tampilan dan elemen-elemen yang digunakan pengguna untuk berinteraksi dengan suatu perangkat lunak, aplikasi, atau sistem.
Contohnya termasuk tombol, menu, ikon, warna, tata letak, dan tipografi dalam sebuah aplikasi atau website.
Tujuannya adalah menghubungkan dan menerjemahkan informasi antara pengguna dan sistem operasi agar pengguna dapat menggunakan komputer dengan mudah .
User Experience (UX) Pengalaman pengguna, atau User Experience, merujuk pada persepsi dan tanggapan individu terhadap penggunaan suatu sistem, produk, atau Pengalaman pengguna melibatkan penilaian subjektif terhadap kualitas interaksi dengan sistem dan .
Pengalaman pengguna yang baik seringkali terkait dengan antarmuka pengguna yang baik pula.
Antarmuka pengguna yang ramah dapat menciptakan kenyamanan bagi pengguna dalam berinteraksi dengan produk.
Selain itu, aplikasi yang baik juga harus memiliki akses yang mudah, tampilan menu yang jelas, dan konten yang Pengalaman pengguna melibatkan penilaian subjektif terhadap kualitas interaksi dengan sistem dan tingkat kepuasan yang diperoleh setelah Pengalaman pengguna yang baik seringkali terkait dengan antarmuka pengguna yang baik pula.
Antarmuka menciptakan kenyamanan bagi pengguna dalam berinteraksi dengan produk.
Selain itu, aplikasi yang baik juga harus memiliki akses yang mudah, tampilan menu yang jelas, dan konten yang informatif.
Metode SUS Metode SUS (System Usability Scal.
adalah salah satu metode evaluasi kuantitatif yang dipakai untuk mengukur tingkat kegunaan .
dari suatu aplikasi, produk, antarmuka pengguna berbasis teknologi .
eperti aplikasi, website, atau perangkat lunak lainny.
Metode SUS ini dikembangkan oleh John Brooke pada tahun 1986 sebagai alat bantu sederhana namun hasilnya lebih efektif untuk umpan balik tentang seberapa mudah suatu apkilasi dipakai dari sudut pandang System usability scale (SUS) merupakan mitode pengujian analisa usability dengan cara melibatkan pengguna akhir .
nd use.
dalam proses Secara teknis System usability scale (SUS) memiliki 10 item pertanyaan yang dikemas dalam bentuk kuisioner.
System usability scale (SUS) memiliki 5 point skala likert dengan pilihan respon dari Au sangat tidak setujuAy hingga Ausangat setujuAy.
Rumus yang digunakan dalam metode SUS adalah Penghitungan Skor SUS menggunakan rumus persaman Skor SUS = ((R1 Ae .
- R.
(R3 Ae .
(R5 Ae .
Ae R.
(R7 Ae .
Ae R.
(R9 Ae .
Ae R.
* 2.
Arman et.
al / Vol.
4 No.
1Juni 2025 hal 323Ae331 Beberapa penelitian terdahulu yang berkaitan dengan tepa yang sesuai dengan judul penelitian adalah ebagai berikut, yang pertama .
tentang perancangan aplikasi e-arsip surat berbasis web di SMP IT, dengan hasil penelitiannya bahwa system mejunjukan perbandingan setelah menggunkan system ini maka kecepatan pencarian surat meningkat hingga 85% lebih cepat dibandingkan metode manual, dan risiko kehilangan data berkurang hingga 90% setelah implementasi sistem.
Penelitian ke dua .
, tentang perancangan UX/UI Sistem Informasi pada Kantor Kelurahan Rawang Bandar Berbasis Web, hasil penelitiannya Sistem Informasi Kelurahan Rawang Empat Berbasis Web pada Kelurahan Rawang Empat, maka akan lebih efektif, efisien dalam melakukan pelayanan informasi, administrasi kepada Masyarakat dan dengan adanya system ini diharapkan masyarakat lebih terbantu dalam mendapatkan informasi dan lebih mudah untuk menggunakan system tersebut.
Selanjutnya penelitian ke tiga .
tentang pembuatan website e-arsip untuk kantor desa Kendal jaya dengan hasil penelitiannya berepa peningkatan signifikan dalam efisiensi pengelolaan arsip desa, serta mempermudah proses pencarian dan pengamanan data administrasi.
METODOLOGI PENELITIAN
Tahapan Penelitian Dalam mendukung penyusunan penelitian ini, menggunakan metode pengembangan perankat lunak menggunakn SDLC model Waterfall pengumpulan data sebagai data pendukung dalam penelitian, baik itu data sekunder maupun data primer .
Apapun Langkah-langkah dalam waterfall dapat dilihat Pada Gambar 1 berikut :
Gambar 1.
Alur waterfall Sumber : Buku Winston Royce Adapun penjelasan dari tahapan- tahapan SDLC model Waterfal adalah sebagai berikut :
Requirement Analysis : Pada tahap ini, kebutuhan pengguna dan mendefinisikan spesifikasi sistem yang akan dibangun Bersama Design : Pada tahap ini, pengembang system melakukan perancangan arsitektur system yang akan dirancang, desain antarmuka (IU), pemrograman yang akan digunakan dalam perancangan system.
Implementation : Pada tahap ini pengembang pengembangan dan melakukan implementasi desain ke dalam kode program yang dapat dieksekusi yang sesuai dengan kebutuhan pengmbangan dan end user.
Testing : Pada tahap ini, pengembang melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibangun untuk memastikan sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Deployment : Pada tahap ini, sistem yang telah dibangun dan diuji siap untuk digunakan oleh Maintenance: Pada tahap ini, sistem yang telah digunakan akan dipantau dan dirawat untuk memastikan sistem tetap berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna.
Pengumpulan Data Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data adalah cara yang digunakan peneliti untuk mengumpulkan informasi yang relevan dengan tujuan penelitian.
Teknik pengumpulan data meliputi antara laian sebagai berikut .
Studi literatur Yaitu mengumpulkan bahan untuk mendukung penelitian, bahan berupa membaca, mencatat data yang bersumber dari buku, artikel atau bahan dari internet yang relevan dengan penelitian yang dikaji saat ini.
Wawancara Peneliti dapat memperoleh temtang permasalahan yang terjadi atau datadata yang berhubungan dengan penelitian kepada di tempat peneliti melakukan penelitian, mengenai bagai mana proses pengarsipan di PT.
Taspen bagian sekretariatan SDM saat ini informasi-informasi lain yang relevan dalam Observasi Peneliti mengamati secara langsung bagaimana pengarsipan di PT.
Taspen bagian sekretariatan SDM.
Metode Pengujian Sistem akan akan dibangun nantinya akan dilakukan pengujian fungsionalitas setelah itu dilakukan pengujian dengan analisa kegunaan menggunakan metode SUS (System Usability Scal.
dengan pertanyaan dari tabel 1.
proses evaluasi faktor usability pada suatu system atau web yaitu untuk mengetahui apakah layanan tersebut telah memenuhi ekspektasi pengguna, mencocokan keputusan bisnis di dunia nyata, menghilangkan kekurangan pada produk, melihat keberhasilan Arman et.
al / Vol.
4 No.
1Juni 2025 hal 323Ae331 produk dalam menyelesaikan keperluan pengguna dan memperoleh reaksi dari pengguna dan masukan terkait layanan yang disediakan.
Skor SUS seluruhnya didapat dari rata-rata skor individu SUS.
Berikut Tabel 1 adalah daftar pertanyaan yang di berikan kepada beberapa staff dari PT.
Taspen Sekretariat bagian SDM beberapa calon pengguna dari sistem yang telah dibuat.
Total responden sebanyak 20 responden .
Tabel 1.
Pertanyaan tentang kelayakan sistem dengan metode SUS (System Usability Scal.
Kode
R10
Item Pertanyaan Saya pikir bahwa saya akan ingin lebih sering menggunakan sistem ini Saya melihat sistem ini terlalu kompleks .
emuat banyak hal yang tidak perl.
Saya menilai sistem ini mudah diakses Saya membutuhkan bantuan teknis untuk mengakses sistem ini Saya menilai fungsi/fitur yang disediakan pada sistem ini didesain dan disiapkan dengan cara baik Saya menilai terlalu banyak ketidak sesuaian pada sistem ini Saya merasa kebanyakan user akan mudah mengakses sistem ini dengan sistem ini sangat rumit untuk digunakan Saya merasa sangat percaya diri menggunakan sistem ini Saya perlu belajar banyak hal sebelum saya dapat memulai menggunakan aplikasi ini Sumber : John Brooke Metode Pengembangan Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan dalam perencangan ini menggunakan SDLC Model waterfall, dan alat bantu perancangan system menggunakan UML.
SDLC sering dinamakan siklus hidup klasik .
metode ini menggambarkan pendekatan yang sistematis pada pengembangan kebutuhan pengguna lalu berlanjut melalui tahapantahapan perencanaan, permodelan, konstruksi, serta penyerahan sistem ke para pengguna .
, yang diakhiri dengan dukungan pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan .
Analisis Data
Diagram Use Case
Berikut use case diagram gambaran rancangan Sistem
E-arsip
SDM
perancangan antarmuka dan pengalaman Pada PT.
Taspen cabang Bukit Tinggi secara umum dapat digambarkan dengan usecase seperti gambar berikut Arman et.
al / Vol.
4 No.
1Juni 2025 hal 323Ae331 Menu Dashboard Menu dashboard ini merupakan halaman tampilan awal setelah melakukan login pada system E-Arsip.
Gambar 1.
Rancangan Sistem Secara Umum Sumber : Hasil Olah Data
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Dalam Tahap analisis kebutuhan ini membuat langkah awal yang dilakukan untuk memperoleh informasi kebutuhan atau masalah yang mendasar untuk melatar belakangi pembuatan Sistem E-arsip kesekretariatan SDM Pada PT.
Taspen cabang bukit tinggi tersebut.
Berdasarkan analisis kebutuhan tersebut, system ini dapat memproses surat masuk dan surat keluar lebih cepat dari yang sebelumnya, selain itu juga mudah dalam pencarian data yang tersimpan dan data mudah ditemukan karena sudah tersimpan dalam database yang sudah ada dalam program Perancangan Interface Tampilan Aplikasi Tampilan awal ketika membuka aplikasi dimana user harus melakukan login terlebih dahulu pada aplikasi untuk dapat mengakses menu pada aplikasi E-arsip kesekretariatan SDM Pada PT.
Taspen cabang Bukit Tinggi.
Gambar 3.
Menu dashboard Sumber : Hasil Olah Data Menu Input Data User Menu Input User merupakan halaman untuk menambah data user beserta level akses menu kedalam sistem E-Arsip.
Gambar 4.
Menu Input Data User Sumber : Hasil Olah Data Menu input Data Bidang/ Tujuan Menu Input Bidang atau Tujuan merupakan halaman untuk menambah data tujuan pengiriman surat pada sistem E-Arsip.
Gambar 2.
Tampilan Aplikasi Sumber : Hasil Olah Data Setelah itu data akan dikirim sebuah pesan untuk memverifikasi email yang petugas tadi.
Gambar 5.
Menu Input Data Bidang/ tujuan Sumber : Hasil Olah Data Arman et.
al / Vol.
4 No.
1Juni 2025 hal 323Ae331 Menu input Data Surat Masuk Menu Input Data Pengirim merupakan halaman untuk menambah input data input Surat Masuk pada sistem E-Arsip.
Gambar 6.
Menu Input Data Surat Masuk Sumber : Hasil Olah Data Menu input Data Surat Keluar Menu Input Data Surat keluar merupakan halaman untuk menambah input data Surat Keluar pada sistem E-Arsip.
Gambar 8.
Laporan Surat Masuk Sumber : Hasil Olah Data Laporan Arsip Surat Keluar Laporan Arsip Surat Keluar merupakan halaman tampilan surat Keluar pada sistem E-Arsip.
Gambar 7.
Menu Input Data Surat Keluar Sumber : Hasil Olah Data Laporan Arsip Surat Masuk Laporan Arsip Surat Masuk merupakan halaman tampilan surat masuk pada sistem E-Arsip.
Gambar 9.
Laporan Surat Keluar Sumber : Hasil Olah Data Analisis Pengujian Sistem Menggunakan Metode System Usability Scale Dalam tahapan analisis menggunakan metode SUS ini akan dilakukan sesuai dengan rumus dan menggunakan kusioner dan diisi oleh responden sebanyak 20 respinden.
Untuk pentanyanya ada 10 menggunakan metode SUS.
Dalam metode SUS terdapat 10 butir soal yang dijadikan salah satu komponen utama dalam riset .
Menurut metode, masing-masing skor soal nomor gasal dikurangi satu, dan masing-masing skor soal nomor genap, nilainya dikurangi lima, kemudian hasil skornya dikalikan 2,5.
Dalam bentuk perubahan kata pertanyaan SUS seperti butir SUS asli merujuk pada AusistemAy, tetapi mengubah kata AuprodukAy atau Ausitus webAy, atau menerapkan situs web atau nama produk lain yang aktualnya tidak berdampak pada hasil skornya.
Dari pertanyan yang ada, kemudian dihitung dengan menggunakan rumus yang telah ditentukan untuk mendapatkan Skor SUS pada Tabel 2.
Tabel 2.
Pertanyan dan responden yang mengisi sistem dengan metode System Usability Scale Arman et.
al / Vol.
4 No.
1Juni 2025 hal 323Ae331 Acceptability, grade scale, adjective rating maka dilakukan perbandingan hasil penilaian rata-rata responden sebesar 72,75 .
ujuh puluh dua koma tujuh puluh du.
yang sudah ditentukan pada penilaian.
Gambar 10.
Penentuan hasil penelitian Sumber : Hasil Olah data
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Hasil dari penelitian yang dilakukan di Sekretariatan SDM PT.
Taspen cabang Bukit Tinggi adalah suatu sistem aplikasi E-arsip, dimana aplikasi di buat beberapa fitur untuk pencarian informasi e-arsip, fitur layanan surat, seperti surat masuk dan surat keluar.
Aplikasi ini juga sudah di uji dengan mengunakan metode (SUS) System Usability Scale, bersasarkan hasil analisis dari metode SUS, maka diperoleh nilai nilai rata-rata Skor SUS sebesar 72,75 dengan jumlah 20 Sedangakan dari sisi tingkat grade skala terdapat enam skala yaitu A.
E dan F.
dari dua cara ini hasil penilaiaan 72,75 penilaian termasuk Acceptability.
Grade Scale.
Adjective Rating Good.
Sumber : Hasil Olah Data Hasil penilain dari skor System Usability Scale dapat dilihat pada tabel 2 tersebut, kemudian mendapatkan hasilnya dapat menunjukan nilai ratarata Skor SUS sebesar 72,75 dengan jumlah 20 Selanjutnya menentukan nilai rata-rata dari penilaianan responden.
Penentuan pertama dilihat dari sisi tingkat pengguna, rade skala dan adjektif rating yang terdiri dari tingkat penerimaan pengguna terdapat tiga kategori yaitu not acceptable, marginal dan acceptable.
Sedangakan dari sisi tingkat grade skala terdapat enam skala yaitu A.
E dan F.
dari dua cara ini hasil penilaiaan dapat dilihat hasil penilaian sebagai berikut : .
Acceptability.
Grade Scale.
Adjective Rating :
Penentuan Acceptability, grade scale, adjective rating dapat difungsikan untuk melihat sejauh mana perspective pengguna terhadap Sistem E-Arsip pada bidang Kesekretarian SDM PT.
Taspen (Perser.
Kantor Cabang Bukittinggi UX dan UI Untuk menentukan Saran Adapun saran yang dapat penulis sampaikan di tempat penelitian ini yaitu aplikasi E-arsip kesekretariatan SDM Pada PT.
Taspen cabang Bukit disarankan untuk memanfaatkan system e-arsip ini, untuk kedepannya system yang sudah dirancang ini dapat di kembangkan berbasis mobile dan Android yang sesuai dengan perkembangan dari Tren saat ini dan yang akan datang.
UCAPAN TERIMA KASIH