Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Penerapan PDM dan RCA dalam Perbaikan Proyek Pengadaan Suku Cadang GGW PT.
Y di PT.
Dewi Wulandari*1.
Petrus Setya Murdapa2 Rekayasa Industri.
Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya E-mail: osc-indeng.
21@ukwms.
id1, petrus.
setya@ukwms.
Abstrak.
Permasalahan keterlambatan proyek merupakan suatu permasalahan krusial yang harus diselesaikan karena dapat menimbukan berbagai kerugian jika dibiarkan begitu saja.
Salah satunya adalah Proyek Pengadaan Suku Cadang GGW PT.
Y di PT.
Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah Root Cause Anaylisis (RCA) berupa fishbone diagram dan tabel 5W 1H untuk menganalisis permasalahan dalam proyek dan memberikan solusinya serta Precedence Diagram Method (PDM) untuk membuat rancangan ulang proyek.
Proyek ini menggunakan pendekatan metode kuantitatif dan dilakukan pengumpulan data dengan cara wawancara tidak terstruktur, observasi sistem kerja dan kondisi real proyek, juga dokumentasi dari arsip dan database perusahaan.
Hasil yang didapatkan adalah menggunakan RCA .
ishbone dan tabel 5W 1H) berhasil didapatkan berbagai penyebab keterlambatan proyek beserta solusi Penjadwalan ulang dengan Precedence Diagram Method juga menghasilkan durasi yang lebih singkat yaitu dari 122 hari kerja menjadi 65 hari kerja.
PDM dan RCA dapat digunakan untuk membuat proyek dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
Kata kunci: keterlambatan proyek.
manajemen proyek.
Root Cause Analysis.
Precedence Diagram Method.
pengadaan komponen.
Abstract.
The problem of project delays is a crucial problem that must be resolved because it can eliminate various losses if left unchecked.
One of them is the GGW Spare Parts Procurement Project of PT.
Y at PT.
The theory used in this study is Root Cause Analysis (RCA) in the form of a fishbone diagram and a 5W 1H table to analyze problems in the project and provide solutions and the Precedence Diagram Method (PDM) to create a project replan.
This project uses a quantitative method approach and data collection is carried out by means of unstructured interviews, observations of work systems and real project conditions, and documentation from company archives and databases.
The results obtained are using RCA .
ishbone and 5W 1H tabl.
to obtain various causes of project delays along with solutions to handle them.
Rescheduling with the Precedence Diagram Method also produces a shorter duration, namely from 122 working days to 65 working days.
PDM and RCA can be used to make projects more effective and efficient.
Keywords: project delays.
project management.
Root Cause Analysis.
Precedence Diagram Method.
component procurement.
Pendahuluan PT.
X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa perawatan serta pengadaan suku cadang kereta api.
Dalam operasionalnya.
PT.
X mengolah banyak sekali proyek.
PT.
Y merupakan salah satu client dari PT.
PT.
Y merupakan perusahaan yang memproduksi pulp atau bubur kertas di Indonesia.
Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Dalam pendistribusian produk yang telah dihasilkan.
PT.
Y menggunakan kereta berjenis GGW / kereta gerbong tertutup dalam pengangkutan produknya.
Supaya kelancaran dalam distribusi produk tetap terjaga, maka perlu diadakan pengadaan suku cadang GGW untuk mendukung perawatan berkala GGW.
Hal ini sesuai dengan isi dari Peraturan Menteri Perhubungan No.
PM 43 Tahun 2019, bab 3 pasal 3 dan 4, yang mengatakan bahwa perlu dilakukan perawatan berkala untuk sarana perkeretaapian.
Kegiatan pengadaan ini terbilang penting untuk dilaksanakan guna kelancaran dalam operasional rantai pasok PT TEL, terutama dalam distribusi pulp.
Dalam upaya meningkatkan efisiensi.
PT.
Y pun mendelegasikan tugas pengadaan suku cadang kepada PT.
Pada PT.
Departemen Logistik adalah departemen yang bertanggung dalam pengadaan barang maupun jasa.
Bagian pengadaan tidak hanya mengerjakan administrasi pembelian saja, tetapi juga ikut berperan dalam menentukan strategi yang efektif dalam kegiatan pengadaan.
Strategi efektif yang bisa dilakukan oleh bagian pengadaan adalah penentuan vendor, manajemen risiko selama proses pengadaan dan juga pengembangan produk.
Namun sayangnya.
PT.
X belum dapat menyelesaikan proyek ini sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Terdapat kemoloran proyek yang terdapat pada tabel Tabel 1.
Tabel Perbandingan Realisasi dan Kontrak Proyek.
Nama Komponen Grease Cotter Pin Ring Contra Plugkran Pocket Insert Pivot Pin Plate Locking Pipe Bracket Spring for Safety Chain Center Plate Brake Shoe Insert Holders Air Brake Hose Deadline Kontrak 18 Oktober 2024 12 November 2024 12 November 2024 12 November 2024 12 November 2024 12 November 2024 12 Oktober 2024 12 November 2024 12 November 2024 12 Oktober 2024 12 November 2024 Realisasi 30 Oktober 2024 30 Oktober 2024 30 Oktober 2024 30 Oktober 2024 30 Oktober 2024 30 Januari 2025 30 Januari 2025 30 Oktober 2024 30 Januari 2025 30 Januari 2025 30 Januari 2025 Selama berjalannya proyek pengadaan suku cadang GGW PT.
Y di PT.
X tidak dilakukan penjadwalan secara sistematis dan ditemukan beberapa hal yang memengaruhi keterlambatan suatu pada proyek ini sehingga proyek ini mengalami keterlambatan.
Keterlambatan adalah kondisi dimana suatu pekerjaan selesai melebihi deadline yang sudah ditetapkan .
Keterlambatan dapat memberikan masalah yang cukup signikan karena dapat menghambat kemajuan dan juga berdampak pada hasil akhir Dampak lain keterlambatan ialah dapat memengaruhi anggaran awal menjadi lebih membengkak untuk biaya penyimpanan dan biaya pengerjaan, juga membuat kualitas pekerjaan menjadi buruk karena terburu-buru .
Keterlambatan juga dapat membawa kerugian untuk beberapa pihak yang terlibat di dalam proyek .
Oleh karena perlu dilakukan penyelesaian masalah-masalah yang ada di dalam proyek, juga dilaksanakan pembuatan rancangan ulang jadwal proyek agar proyek perancangan suku cadang GGW PT.
Y dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Pada Referensi .
, .
, dapat dilihat bahwa penerapan fishbone diagram dapat membantu dalam menemukan penyebab dalam kasus pengendalian kualitas produksi dan juga tabel 5W 1H dapat digunakan untuk memberikan langkah-langkah solutif dalam menyelesaikan permasalahan tersebut.
Menurut Referensi .
, metode Precedence Diagram Method dapat berpengaruh dalam percepatan jadwal proyek peningkatan jalan.
Beradasarkan pada penelitian terdahulu tersebut, hal ini yang membuat Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 metode Root Cause Analysis (RCA) dan PDM atau yang dikenal juga sebagai Precedence Diagram Method merupakan metode yang tepat dalam menyelesaikan permasalahan dalam proyek ini.
Landasan Teori Proyek Menurut Referensi .
, proyek ialah pekerjaan yang berlangsung sementara untuk membuat sesuatu yang bersifat unik, baik itu sebuah produk, layanan, ataupun suatu hasil.
Dikatakan sementara dikarenakan diketahui secara jelas kapan proyek dimulai dan kapan proyek selesai.
Proyek disebut unik karena setiap proyek pastilah menghasilan sesuatu yang baru, entah itu produk, pelayanan, maupun sesuatu yang membuat antara proyek satu dengan proyek yang lainnya berbeda.
Manajemen Proyek Menurut Referensi .
, manajemen proyek merupakan kegiatan mengaplikasikan ilmu, keterampilan, alat, dan teknik kedalam suatu proyek agar proyek tersebut dapat berjalan secara efisien serta efektif.
Fishbone Diagram Menurut Referensi .
Root Cause Analysis (RCA) ialah salah satu metode dalam pemetaan aktivitasaktivitas non-value added yang terdapat dalam suatu kegiatan.
RCA digunakan untuk menganalisis apa saja yang menyebabkan suatu kegiatan dapat mengalami kegagalan sistem.
Analisis yang digunakan dalam metode RCA ini bersifat mengakar sehingga dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah secara dalam.
Salah satu penerapan dari RCA adalah fishbone diagram atau yang biasa disebut diagram tulang ikan.
Pada diagram ini, ditampilan sebab-akibat terjadinya suatu kegiatan.
Untuk menemukan akar masalah didasarkan pada model 5M .
an, money, material, method, and machin.
dan 5WhyAos .
Hal inilah yang membuat RCA Ae fishbone diagram sering digunakan dalam mencari akar suatu masalah untuk dilakukan perbaikan.
Tabel 5W 1H Tabel 5W 1H adalah metode yang dapat diaplikasikan dalam menemukan perbaikan dan mengendalikan proyek menjadi lebih efektif dan efisien.
Metode ini menggunakan pendekatan 5W 1H sehingga diperoleh hasil yang sesuai, 5W 1H terdiri dari What.
Where.
Why.
Who.
When dan How .
Tabel 5W 1H dapat memberikan suatu gambaran mengenai prioritas dan pengalokasian sumber daya sehingga dapat menghasilkan suatu alternatif beserta penerapannya.
Precedence Diagram Method (PDM) Precedence Diagram Method (PDM) merupakan metode yang dapat digunakan untuk melaksanakan PDM digambarkan dalam Activity on Node (AON), yang mana tanda panah tersebut mennghubungan keterikatan antaraktivitas.
Pada PDM, juga tidak terdapat dummy aktivitas dikarenakan kegiatan dapat dilaksanakan secara tumbang tindih atau bersamaan.
Referensi .
menyatakan bahwa PDM dapat digunakan pada aktivitas yang memiliki tugas kerja lebih rumit dan Gambar 1.
Node PDM.
Menurut Referensi .
pada PDM terdapat 4 hubungan keterikatan antar aktivitas yang membuat metode PDM lebih fleksibel untuk diterapkan dalam proyek yang lebih kompleks.
Hubungan tersebut antara lain sebagai berikut:
Finish to Start (FS), merupakan hubungan dimana aktivitas pendahulu harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum memulai aktvitas berikutnya.
Start to Start (SS), merupakan hubungan dimana aktivitas pendahulu harus dimulai terlebih dahulu sebelum memulai aktivitas berikutnya.
Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Finish to Finish (FF), merupakan hubungan dimana aktivitas pendahulu harus diselesaikan terlebih dahulu jika ingin menyelesaikan aktivitas berikutnya.
Start to Finish (SF), merupakan hubungan dimana aktivitas pendahulu harus dimulai terlebih dahulu jika ingin aktivitas berikutnya diselesaikan.
Menurut Referensi .
pada PDM terdapat 2 konstrain dalam perhitungan, yang mana dapat dilihat sebagai berikut:
Lead (-) , merupakan waktu yang digunakan untuk memajukan aktivitas.
Lag ( ) , merupakan waktu yang digunakan untuk menjeda aktivitas.
Metode Penelitian Metode ini menggunakan metode penelitian kuantitatif.
Penilitian dilakukan dalam rentang waktu 6 bulan mengikuti durasi asli proyek, yaitu dari tanggal 1 Agustus 2024 hingga 31 Januari 2025.
Data yang digunakan dalam metode penelitian terbagi menjadi dua yaitu data primer dan sekunder.
Data primer dalam penelitian ini ialah hasil dari observasi sistem kerja di PT.
X dan keadaan real selama proyek serta wawancara secara tidak tertruktur terhadap pihak yang secara langsung terlibat dalam proyek yaitu Departemen Logistik.
Gudang.
Pemasaran, juga Project Manager.
Pengumpulan data pada penilitian ini dilakukan selama proses magang 6 bulan di PT.
X dengan metode wawancara, observasi, juga melalui dokumentasi.
Data Ae data yang telah terkumpul tadi akan diolah dan dianalisis dengan metode Root Cause Analysis (RCA) untuk menemukan poin permasalahan dan cara mengatasinya, juga metode Precedence Diagram Method (PDM) untuk menghasilakan rancangan ulang jadwal.
Sehingga dapat membuat menjadi lebih efektif dan efisien, juga bisa menjadi acuan dalam menjalankan proyek Gambar 2.
Flowchart Penelitian.
Hasil dan Pembahasan Sistem Pengadaan Barang PT.
Proses pengadaan barang di PT.
X dimulai sejak terbitnya kontrak kerja sama antara PT.
X dengan client terkait, yang mana pada kasus ini adalah PT.
Setelah kontrak kerja sama tersebut, akan dilakukannya pemunculan Purchase Request (PR) oleh Divisi Wilayah yang berperan sebagai Project Manager.
tersebut akan diteruskan ke Departemen Logistik untuk dilakukan pengadaan.
Barang yang sudah datang pun akan dilanjutkan prosesnya di gudang untuk dilanjutkan pada tahap pengiriman ataupun dikembalikan karena spesifikasi barang tidak sesuai.
Untuk lebih jelasnya, proses pengadaan di PT.
dapat dilihat seperti pada yang tertera pada gambar 3 dan gambar 4.
Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Gambar 3.
Proses pengadaan di Departemen Logistik.
Gambar 4.
Proses pengelolaan barang di Gudang.
Pada Proyek Pengadaan Suku Cadang GGW PT.
Y terdapat 11 komponen yang harus diadakan, komponen tersebut adalah Lubricant Grease sebanyak 9 Pail.
Cotter Pin sebanyak 209 Pcs.
Ring Contra Plugkran sebanyak 204 Pcs.
Pocket Insert sebanyak 22 Pcs.
Pivot Pin sebanyak 5 Pcs.
Plate Locking Locomotive sebanyak 80 Pcs.
Pipe Bracket sebanyak 10 Pcs.
Spring for Safety Chain sebanyak 2 Pcs.
Center Plate sebanyak 5 Pcs.
Brake Shoe Insert Holders sebanyak 4 Pcs.
Air Brake Hose sebanyak 226 Pcs.
Penyelesaian Masalah selama Proyek Pengadaan GGW PT.
Setelah dilakukan observasi keadaan yang terjadi selama proyek , juga wawancara terhadap pihak Ae pihak terkait terdapat beberapa permasalahan yang mendukung keterlambatan proyek.
Permasahan Ae permasalahan tersebut antara lain adalah tidak adanya diskusi sebelum kontrak, kurang aktif dalam mengingatkan vendor, kurangnya riset mengenai peluang vendor baru, kurangnya penggunaan aplikasi untuk manajemen proyek, tidak adanya database yang uptodate, juga beberapa permasalahan lainnya yang dapat dirangkum melalui fishbone diagram pada gambar 5.
Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Penyebab Keterlambatan Proyek Pengadaan Suku Cadang GGW PT.
TEL
Measurements Material Budget terlalu rendah Personnel Staff Pemasar an tidak melibatkan departemen lain untuk diskusi sebelum Purchaser kurang aktif dalam mengingatkan vendor Adanya barang yang tidak OK QC Tidak adanya sistem penilaian vendor Adanya barang yang kor osi karena gudang Kurangnya riset terkait peluang untuk vendor baru Proy ek Terlambat Sistem manajemen proyek yang ada kurang Kurangnya ketegasan dalam reminder vendor Gudang kotor Tidak adanya sistem manajemen vendor yang Tidak ada SOP perawatan Env ironment Methods Tidak adanya database up-to-date mengenai vendor dan contact personnya Kurangnya penggunaan aplikasi dalam manajemen Machines Gambar 5.
Fishbone Diagram permasalahan yang terjadi selama proyek.
Permasalahan merupakan permasalah yang cukup krusial karena dapat menyebabkan proyek Oleh karena itu perlu dilakukan perbaikan yang bisa diterapkan selanjutnya oleh pihak PT.
sehingga pengerjaan proyek dapat berlangsung dengan lebih optimal.
Langkah Ae langkah perbaikan itu dapat dilihat menggunakan Tabel 5W 1H.
Formasi yang digunakan dalam penelitian ini terdiri permasalah apa yang terjadi (Wha.
, dimana permasalahan itu terjadi (Wher.
, mengapa permasalahan itu terjadi (Wh.
, siapa yang bertanggung jawab dalam terhadap permasalan itu (Wh.
, bagaimana seharusnya permasalahan itu diselesaikan (Ho.
, kapan seharusnya perbaikan diterapkan (Whe.
Untuk lebih jelas.
Tabel 5W1H dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
Tabel 2.
Usulan perbaikan permasalahan selama proyek.
What Where Why Who How Budget terlalu Pada tahap Kalkulasi yang Staf Melakukan dilakukan tidak Pemasaran diskusi dengan sesuai dengan harga barang di lapangan dan terkait dengan tidak dilakukan kedua belah kalkulasi yang Tidak ada Pada tahap Tidak terdapat Departemen Membuat evaluasi vendor mekanisme Logistik aturan khusus untuk evaluasi When Sebelum antar kedua belah pihak (PT.
Setiap akhir Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 What Where Ada barang Pada tahap QC lolos QC Adanya barang gudang PT.
Tidak adanya diskusi untuk Gudang PT.
Pada Kurang aktif Pada proyek berjalan vendor terkait Gudang kotor Gudang PT.
Sistem
Pada Tidak adanya Pada Why Who How untuk evaluasi
Barang yang Departemen
Melakukan tidak Logistik dan pemilihan Vendor
vendor dengan yang diminta Kondisi
Staff Gudang Melakukan gudang kotor
gudang secara Tidak adanya Staff
Pemasaran tentang diskusi Membuat regulasi wajib adanya diskusi sebagai syarat
Kurangnya Purchaser Melakukan contact person
Tidak adanya Departemen
Membuat SOP
SOP
dan SMK3 & mengenai Staff gudang perawatan gudang serta Tidak ada Project Membuat Manager (Departemen jadwal acuan jelas Wilaya.
dalam proyek dapat berjalan tepat waktu Terlalu Departemen Memasukkan bergantung ke Logistik semua vendor vendor lama ke database dan membuka When Pada Dilakukan Dilakukan setiap ada kontrak baru Setiap Dilakukan Dilakukan Dilakukan Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 What Where Why Who Tidak ada Pada database up-to- pengelolaan date mengenai vendor Bergantung Deparetemn dengan memori Logistik Purchaser Kurangnya Pada aplikasi dalam proyek berjalan Melakukan proyek dengan cara tradisional Project Manager (Departemen Wilaya.
How untuk vendor Membuat database dan selalu update data jika ada data baru Belajar When Dilakukan Dilakukan Rancangan Ulang Jadwal Pengadaan Proyek ini baru bisa dimulai sejak turunnya kontrak antar PT.
X dan PT.
Y pada tanggal 29 Juli 2024.
Oleh karena itu proyek pengadaan baru dimulai sejak tanggal 1 Agustus 2024.
Namun sayangnya proyek belum dapat selesai sesuai dengan deadline yang sesuai dapat dilihat pada tabel 1.
Hal ini membuat pengiriman terbagi menjadi 2 kloter, yaitu Termin pengiriman 1 pada 28 Ae 30 Oktober 2024 dan Termin pengiriman 2 pada 28 Ae 30 Januari 2025 untuk memenuhi barang yang belum datang.
Untuk lebih detail, timeline pengadaan dapat dilihat pada gambar 6.
Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Gambar 6.
Timeline real proyek.
Dalam perencanaan metode terkait timeline dapat kita buat dengan metode PDM, pada pembuatan rancangan jadwal ini digunakan asumsi bahwa PT.
X sudah menerapkan rancangan saran perbaikan permasalahan dan juga digunakan termin pengiriman 1 sebagai acuan untuk deadline pengiriman untuk mempermudah dan menghemat biaya pengiriman.
Perencanaan itu dapat dilihat melalui tabel dibawah Durasi pengadaan.
QC, dan packing dibuat menyesuaikan jumlah dan ukuran dari komponen itu Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Tabel 3.
Kode dan durasi jadwal rancangan.
Tabel 4.
Kode komponen.
Jika rancangan tersebut dimasukkan kedalam PDM dengan melakukan perhitungan maju dan perhitungan mundur, maka akan didapatkan perhitungan seperti yang terdapat pada gambar 7.
Gambar 7.
Model Precedence Diagram Method (PDM) dalam jadwal usulan perbaikan.
Untuk memperjelas hitungan dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Tabel 5.
Hitungan rancangan jadwal usulan.
Prosiding KONSTELASI Vol.
2 No.
Juni 2025 Setelah dilakukan perhitungan didapati ternyata waktu pengadaan komponen hanya 65 hari kerja.
Hal ini pastilah lebih cepat dari kondisi realita proyek yaitu 122 hari kerja.
Tetapi juga tetap harus memerhatikan lintasan kritis proyek yaitu A-D11-E11-F11-G11-H11&J11-K11-L11-M11-N agar proyek tetap berjalan sesuai jadwal dan tidak molor.
Kesimpulan Penerapan metode fishbone diagram juga tabel 5W 1H merupakan metode yang efektif dalam melakukan perbaikan permasalahan proyek karena dapat mengetahui secara dalam dan mengakar berbagai penyebab dan solusi yang tepat untuk menyelesaikannya.
Precedence Method Diagram (PDM) juga dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam pembuatan jadwal proyek.
Hal ini dikarenakan PDM 46,72% lebih efektif dan terstruktur daripada menjalankan proyek tanpa acuan jadwal sebelumnya.
Saran Saran yang bisa diterapkan PT.
X untuk perbaikan kedepannya adalah :
- Selalu memperbarui database vendor dan membuka kesempatan untuk vendor-vendor baru.
- Membuat rancangan jadwal acuan sebagai acuan dalam proses pengadaan.
- Melakukan peninjauan ulang terkait setiap regulasi yang ada di setiap departemen untuk menciptakan sistem kerja yang lebih baik sehingga dapat berpengaruh baik dalam proses Ucapan Terima Kasih Penulis ingin mengucapkan terima kasih atas bantuan dari Universitas Katolik Widya Maandala terutama Prodi Rekayasa Industri yang turut membantu selama pengambilan data sehingga dapat dilaksanakan penelitian ini.
Referensi