Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
Strategi dan Tantangan dalam Preservasi Koleksi Digital pada Perpustakaan UIN Sumatera Utara Alvina Syafila Harahap.
Desri Yolanda .
Rahmat Hidayat Hadi Rangkuti.
Yunidia Ali Putrima Universitas Islam Negeri Sumatera Utara alvinasyafila2@gmail.
ABSTRAK
Penelitian ini mengkaji tentang strategi dan tantangan preservasi koleksi digital di Perpustakaan UIN Sumatera Utara, dengan penekanan pada pendekatan yang fleksibel dalam pengelolaan koleksi digital.
Repository mengintegrasikan karya ilmiah dalam format digital dan cetak, difasilitasi oleh aplikasi "KUBUKU" yang diluncurkan pada tahun 2018.
Proses seleksi mengutamakan kebutuhan pengguna, dipandu oleh kebijakan untuk menghilangkan koleksi yang kurang Meskipun tidak memiliki upaya perawatan internal yang formal, perpustakaan menunjukkan adaptabilitas dengan mengandalkan vendor eksternal untuk intervensi selama terjadi masalah.
Aplikasi "KUBUKU" menunjukkan jumlah pengguna aktif yang signifikan, mengindikasikan minat tinggi terhadap koleksi digital.
Tantangan melibatkan ketidaksetaraan antara koleksi cetak dan digital, yang dapat membatasi akses pengguna terhadap materi Rekomendasi melibatkan evaluasi terus-menerus terhadap kebutuhan pengguna, kerjasama yang lebih erat dengan vendor, dan inisiatif untuk meningkatkan keterlibatan pengguna secara berkelanjutan, memberikan wawasan tentang pengelolaan koleksi digital yang fleksibel, berkelanjutan, dan luas di Perpustakaan UIN Sumatera Utara.
Kata Kunci : Strategi.
Tantangan.
Preservasi Koleksi Digital ABSTRACT This study examines the strategies and challenges of the digital collection at the UIN Sumatera Utara Library, emphasizing a flexible approach in managing digital The repository integrates scholarly works in both digital and print formats, facilitated by the "KUBUKU" application launched in 2018.
The selection process prioritizes user needs, guided by policies to eliminate less-popular Despite the lack of formal internal maintenance efforts, the library demonstrates adaptability by relying on external vendors for interventions during The "KUBUKU" application shows a significant number of active users, indicating high interest in the digital collection.
Challenges involve the inequality between print and digital collections, which may limit user access to specific Recommendations include continuous evaluation of user needs, closer collaboration with vendors, and initiatives to enhance sustained user engagement, providing insights into the flexible, sustainable, and extensive management of digital collections at the UIN Sumatera Utara Library.
Keywords : Strategy.
Challenges.
Digital Collection Preservation Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
PENDAHULUAN
Sebagai lembaga yang membantu pendidikan dan penelitian, perpustakaan memainkan peran penting dalam mempertahankan pengetahuan.
Koleksi perpustakaan membutuhkan format digital seiring dengan kemajuan teknologi Menurut (Yoon et al.
, 2.
Setiap file yang memiliki nama file dan disimpan dalam bentuk elektronik disebut koleksi digital.
Koleksi digitalisasi adalah koleksi hasil digitalisasi, yang merupakan koleksi hasil konversi ke dalam media digital atau elektronik, dan koleksi yang lahir digital.
Koleksi digital ini terdiri dari berbagai jenis data, seperti repositori institusional, buku elektronik, dan jurnal elektronik.
Selain meningkatkan aksesibilitas, mengelola dan mempertahankan kumpulan digital membutuhkan rencana dan upaya yang Koleksi digital juga memiliki kekurangan, menurut (Gardjito, 2.
Salah satu kekurangan media elektronik dibandingkan dengan media cetak adalah cara Media digunakan, tetapi media cetak dapat diakses kapan saja dan oleh siapa saja.
Media elektronik tidak dapat digunakan sepenuhnya tanpa bantuan alat bantu Media elektronik, seperti media cetak, dapat dibuat dalam jumlah besar dan didistribusikan kepada orang-orang yang membutuhkannya.
Dibandingkan dengan media cetak, menjaga dan memelihara media elektronik jauh lebih mahal dan lebih sulit.
Faktor lingkungan yang tidak stabil, seperti debu, suhu, dan kelembaban udara yang tinggi, serta jamur, sangat mengganggu jenis bahan baku yang digunakan.
Selain itu, koleksi media elektronik yang sudah berumur sangat terbatas, yang disebabkan oleh kemajuan teknologi yang sangat cepat.
(Basuki, 1.
Perpustakaan didefinisikan sebagai ruang, bagian dari gedung, atau bahkan gedung itu sendiri yang menyimpan buku dan terbitan lainnya, seperti majalah, laporannya, pamflet, manuskrip, dan lainnya.
Semua terbitan ini biasanya hanya dapat diakses oleh pembaca dan tidak dijual.
Pertumbuhan perpustakaan UIN Sumatera Utara mau tak mau memiliki strategi dalam preservasi untuk menghadapi tantangan yang signifikan.
Menurut (Ardhiyanti et al.
, 2.
preservasi berasal dari kata "preserve" atau "to Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
preserve", yang berarti "preservasi", "penjagaan", dan "pengawetan.
" Menurut Basuki, konservasi adalah kegiatan melestarikan dokumen pustaka atau arsip, yang mencakup kebijakan pengelolaan, keuangan.
SDM, dan metode dan teknik Namun, pada tahun 1979.
UNESCO mendefinisikan konservasi sebagai proses menjaga suatu benda agar tidak rusak lebih lanjut oleh udara yang lembab, zat kimia, bakteri, atau organisme.
(Oktaningrum & Perdana, 2.
(Martoatmojo, 1.
Mengatakan preservasi adalah proses usaha melestarikan yang mencakup bahan pustaka, keuangan, ketenagaan, metode, dan teknik serta penyimpanannya.
Bagian pustaka harus dilestarikan karena merupakan komponen penting dari sistem perpustakaan.
Bahan pustaka dapat berupa buku, berkala .
eperti surat kabar dan majala.
, dan bahan audiovisual seperti kaset suara, video, dan slide.
Sedangkan menurut penelitian yang dilakukan oleh Lasa HS .
yang dikutip oleh (Musrifah, 2.
, menyatakan bahwa preservasi adalah keseluruhan elemen dalam manajemen yang meliputi aspek-aspek seperti keuangan, penyimpanan, yang digunakan keberlangsungan materi pustaka, dokumentasi, arsip, dan informasi yang terkandung dalamnya.
"Preservasi digital", menurut (Marleni et al.
, 2.
, mengacu pada proses menyimpan aset informasi dalam bentuk digital yang tidak pernah ada sebelumnya dalam bentuk cetak atau analog.
Proses ini juga mencakup mengonversi konten dari dokumen fisik menjadi gambar menggunakan perangkat pemindai, kamera digital, atau teknologi pencitraan lainnya.
Secara sederhana, preservasi digital adalah kegiatan yang melibatkan pemilihan, penyimpanan, pelestarian, dan konservasi informasi dalam berbagai format untuk memastikan akses oleh generasi yang akan datang dan memberikan masa pakai yang panjang bagi konten digital.
Tujuan dari proses ini adalah untuk menjaga informasi ini agar dapat diakses oleh pengguna di masa depan.
(Sumarni & Rahmi, 2.
menyatakan penyimpanan, pemeliharaan, dan aksesibilitas bahan digital dalam jangka panjang adalah konsep yang paling tepat dari konservasi digital.
Konsep ini biasanya digunakan sebagai akibat dari Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
penerapan satu atau lebih strategi konservasi digital, yang mungkin termasuk pelestarian teknologi, emulasi teknologi, atau migrasi data.
Penelitian ini bertujuan untuk mempelajari metode yang digunakan oleh Perpustakaan UIN Sumatera Utara untuk mempertahankan kelancaran akses dan integritas koleksi digitalnya karena beberapa masalah yang mungkin Dengan memanfaatkan informasi ini, penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran mendalam tentang praktik pengelolaan dan pengelolaan koleksi digital di perguruan tinggi Islam negeri di Sumatera Utara.
Hasilnya juga diharapkan dapat memberikan rekomendasi untuk perbaikan dan pengembangan lebih lanjut dalam manajemen dan pengelolaan koleksi digital di lembaga seperti Perpustakaan UIN Sumatera Utara dan lembaga lainnya.
METODE
Peneliti menggunakan pendekatan kualitatif dalam penelitian ini untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang manajemen koleksi digital di Perpustakaan UIN Sumatera Utara.
Menurut (Sugiyono, 2.
Penelitian kualitatif adalah penelitian yang didasarkan pada postpositivisme, menyelidiki kondisi obyek alamiah.
Ini adalah lawan dari eksperimen.
Peneliti berfungsi sebagai alat utama untuk penelitian ini.
Analisis data dilakukan secara induktif atau kualitatif, teknik pengumpulan triangulasi .
digunakan, dan sampel diambil dari berbagai sumber data secara purposive dan snowball.
Hasil penelitian kualitatif menekankan bahwa makna lebih penting daripada Menurut (Subadi, 2.
pentingnya teknik observasi dan wawancara mendalam dalam pengumpulan data di lapangan tidak dapat diabaikan.
Penelitian ini secara khusus melibatkan pegawai yang memiliki tanggung jawab atas pengelolaan koleksi digital perpustakaan.
Dalam konteks ini, wawancara mendalam dengan karyawan terpilih menjadi metode utama yang digunakan.
Melalui wawancara ini, diberikan kesempatan untuk memahami lebih dalam perspektif, pengalaman, dan pemahaman karyawan terkait proses pengelolaan, pembuatan, dan penyimpanan koleksi digital perpustakaan.
Observasi dan Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
wawancara mendalam saling melengkapi, membentuk fondasi kuat untuk memahami pattern of life yang menjadi fokus penelitian dan menggali dunia makna yang tersembunyi di baliknya.
Diharapkan metode ini akan memberikan wawasan kontekstual yang luas tentang manajemen koleksi digital di Perpustakaan UIN Sumatera Utara.
Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengelolaan Repository Menurut Lynch, dalam (Suwanto, 2.
, repository merujuk pada kumpulan layanan yang disediakan oleh sebuah universitas kepada anggota komunitasnya untuk mengelola dan menyebarkan materi digital yang dihasilkan oleh lembaga dan anggota komunitas tersebut.
Esensinya terletak pada komitmen organisasi untuk mengelola bahan digital, mencakup aspek pelestarian jangka panjang, serta pengorganisasian dan distribusi yang efektif.
Repository institusional menurut (Natasya, 2.
adalah suatu arsip daring yang berfungsi untuk mengumpulkan , merawat, dan menyebarkan kekayaan intelektual suatu lembaga.
Koleksi yang berbentuk digital dapat digunakan ulang untuk mendukung aktivitas akademis dan penelitian.
Dengan melestarikan, dan membagikan warisan intelektual lembaga secara daring.
Repository Universitas Islam Sumatera Utara memiliki volume konten yang cukup besar, terutama tesis, disertasi, tugas akhir mahasiswa, laporan penelitian dosen, dan buku dosen.
Ini menunjukkan bahwa tujuan utama repository adalah untuk menyimpan dan menampilkan karya ilmiah dan Pengguna dapat menemukan konten yang sesuai dengan minat atau kebutuhan mereka jika subjek ada di repository.
Ini memudahkan akses dan pemanfaatan koleksi untuk berbagai pemangku kepentingan.
Produk UIN Sumatera Utara adalah koleksi digital yang ada di repository.
Koleksi cetak yang dihasilkan juga dikumpulkan dan disimpan di perpustakaan fakultas.
Metode ini menghemat ruang fisik dan meningkatkan pelestarian koleksi cetak.
Pengelolaan repositori memberikan manfaat ganda, yaitu menghemat ruang fisik dengan memindahkan sebagian koleksi cetak ke bentuk digital dan memastikan pelestarian melalui penyimpanan elektronik.
Pengelolaan koleksi digital repository memastikan keberlanjutan koleksi dan mencegah kehilangan atau kerusakan materi cetak.
Tahapan Pembuatan Koleksi Digital Perpustakaan UIN Sumatera Utara meluncurkan aplikasi khusus untuk koleksi digital bernama "KUBUKU" pada tahun 2018.
Aplikasi ini hanya dapat Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
diakses melalui perangkat Android dan dapat ditemukan di Google Playstore.
Aplikasi Kubuku menyimpan koleksi dari berbagai sponsor dan vendor.
Koleksi digital Perpustakaan UIN Sumatera Utara melalui proses tertentu.
Pilihan dan pembelian database dari berbagai sponsor adalah tahapan awal, dengan Graha Ilmu sebagai penyedia utama koleksi digital.
Koleksi digital seperti e-book, jurnal elektronik, dan materi digital lainnya berasal dari berbagai vendor atau penerbit.
Graha Ilmu merupakan salah satu vendor penyedia koleksi digital terbanyak yang dimiliki oleh perpustakaan UIN Sumatera Utara.
Kebutuhan pengguna perpustakaan dipertimbangkan selama proses pemilihan koleksi.
Perpustakaan UIN Sumatera Utara memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan koleksi yang akan dibeli, yang menjadikan proses ini unik.
Pengguna dapat mengubah pilihan koleksi.
Pengelolaan ini mencerminkan kebijakan untuk memberikan akses yang relevan dan bermanfaat kepada Hasilnya kebijakan untuk menghilangkan atau memusnahkan koleksi yang mungkin tidak diminati atau tidak memiliki pembaca.
Metode ini menunjukkan perhatian terhadap berbagai kebutuhan pengguna dan potensi manfaat masa Kebijakan tidak menghapus koleksi yang kurang diminati karena kebutuhan pembaca mungkin berubah.
Koleksi yang saat ini mungkin tidak diminati dapat menjadi berharga di masa depan atau dibutuhkan oleh kelompok pengguna tertentu.
Hasil menunjukkan bahwa kebijakan ini menawarkan pendekatan yang inklusif untuk mengelola koleksi digital.
Meskipun suatu koleksi mungkin menjadi tidak populer pada suatu waktu, ia tetap ada dan tidak dihapus, memberikan kesempatan bagi pengguna yang mungkin atau perubahan tren kebutuhan informasi.
Kebijakan ini dapat meningkatkan aksesibilitas dan diversitas koleksi Meskipun beberapa koleksi mungkin tidak memiliki pembaca aktif, memiliki keragaman dapat menjadi keuntungan untuk memenuhi kebutuhan berbagai pengguna.
Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
Hasil ini memberikan gambaran tentang bagaimana Perpustakaan UIN Sumatera Utara mengelola dan mempertahankan koleksi digitalnya, dengan menekankan pada fleksibilitas dan keberlanjutan dalam layanan kepada Perawatan dan Pelestarian Koleksi Digital Menurut Pendit, 2009 dalam (Safri, 2.
pelestarian digital merupakan upaya yang direncanakan dan dikelola secara teratur untuk menjamin agar suatu objek digital dapat digunakan secara berkelanjutan dalam jangka waktu yang lebih lama.
Preservasi digital menurut (Darmayanti, 2.
merupakan serangkaian kegiatan yang dimulai dari tindakan sederhana seperti menciptakan salinan atau replika materi digital, hingga kegiatan yang lebih kompleks.
Fokus preservasi digital mencakup pelestarian media penyimpanan, pelestarian teknologi, dan pelestarian aspek intelektual untuk memastikan keberlanjutan penggunaan sepanjang waktu.
Secara esensial, preservasi digital menjadi inisiatif untuk menyelamatkan dokumen rahasia maupun sejarah yang diwujudkan dalam berbagai format digital.
Hasil wawancara menunjukkan bahwa tidak ada upaya resmi yang dilakukan untuk merawat dan melindungi koleksi digital Perpustakaan UIN Sumatera Utara.
Hasil ini menunjukkan bahwa solusi terbaik untuk masalah atau kerusakan koleksi digital adalah intervensi vendor atau sponsor.
Perpustakaan hanya dapat melaporkan masalah dengan koleksi digital ke vendor database buku ketika terjadi kesalahan atau kerusakan lainnya.
Ini menunjukkan bahwa perpustakaan bergantung pada pihak luar untuk perbaikan dan pemeliharaan mereka.
Tidak adanya kegiatan perawatan internal dapat berdampak pada ketidakpastian tentang ketersediaan sumber daya informasi jika terjadi masalah dengan koleksi.
selain itu, ketergantungan pada vendor sebagai satusatunya sumber perawatan dapat menyebabkan keterlambatan respons terhadap masalah serta menempatkan kontrol penuh pada pihak eksternal.
Namun.
Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
mempertahankan koleksi fisiknya.
Ini termasuk menarik buku yang sudah rusak dari rak dan memperbaikinya .
eperti melakban, mengelem, menjilid, ) agar kembali layak pakai dan dapat dibaca.
Pemeliharaan koleksi digital berbeda dengan pemeliharaan koleksi fisik.
Perpustakaan juga dapat mempertimbangkan untuk menerapkan praktik konservasi digital untuk memastikan bahwa koleksi digital mereka akan tetap bertahan di masa depan.
Keterpakaian Koleksi Digital Berikut ini hasil wawancara yang diperoleh mengenai penggunaan Aplikasi Kubuku memberikan gambaran tentang aktivitas pengguna dan kinerja aplikasi.
Jumlah Pengguna Aktif dan Tidak Aktif Aplikasi Kubuku memiliki kehadiran yang kuat dengan 5.
025 pengguna aktif, tetapi ada sekitar 410 pengguna yang belum aktif.
Strategi retensi atau pemberdayaan dapat membantu pengguna tidak aktif lebih Sirkulasi Buku Jumlah buku yang didistribusikan sebanyak 11.
640 menunjukkan bahwa pengguna sangat tertarik untuk membaca dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia.
Jumlah rata-rata pengunjung ke Aplikasi Kubuku adalah 24.
menunjukkan bahwa aplikasi ini digunakan secara aktif oleh audiens dan menerima banyak ulasan positif.
Ini mencakup jumlah pengguna yang sering mengakses aplikasi untuk mengakses konten atau fitur Tantangan dan Strategi Terhadap Aplikasi AuKUBUKUAy Tantangan yang biasa dialami oleh pustakawan pada konteks koleksi digital adalah tidak semua koleksi cetak memiliki versi digital.
Sehingga dapat membatasi akses pengguna terhadap beberapa materi yang hanya tersedia dalam bentuk cetak.
Ketidaksetaraan antara koleksi cetak dan digital dapat menyebabkan pengguna merasa tidak puas dan terbatas dalam pilihan bahan bacaan mereka.
Pengguna yang tidak dapat datang langsung ke perpustakaan Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
mungkin menghadapi keterbatasan dalam mengakses koleksi cetak yang tidak memberikan akses ke bahan bacaan yang mereka butuhkan.
Sebagai perpustakaan secara langsung dan membaca koleksi cetak yang tidak tersedia dalam bentuk digital.
Ini dapat memberikan pengalaman langsung dan memastikan aksesibilitas yang lebih luas terhadap koleksi perpustakaan.
Perpustakaan dapat mempertimbangkan untuk memperluas koleksi digitalnya dengan mengonversi koleksi cetak yang belum tersedia menjadi koleksi digital.
Selain itu, perlu dilakukan kampanye kesadaran kepada pengguna tentang keterbatasan koleksi digital dan manfaat berkunjung langsung ke perpustakaan untuk mengakses sumber daya yang tidak tersedia secara digital.
Kolaborasi yang lebih erat dengan penerbit dapat menjadi langkah strategis untuk mendapatkan akses ke lebih banyak sumber daya yang tidak tersedia secara digital.
Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
PENUTUP
Simpulan Menurut hasil penelitian, perpustakaan memiliki repositori yang berfokus pada tulisan ilmiah dan penelitian, dengan koleksi digital dan cetak.
Berbagai vendor terlibat dalam proses pembuatan koleksi digital, yang menekankan fleksibilitas dalam memilih koleksi, dengan kebijakan untuk menghilangkan koleksi yang tidak diminati.
Perpustakaan tidak berusaha secara resmi untuk menjaga koleksi digital mereka, tetapi mereka bergantung pada vendor untuk Dengan Kubuku menunjukkan minat yang besar dalam koleksi digital.
Namun, ada masalah Perpustakaan dapat mempertimbangkan mengubah koleksi cetak mereka, meningkatkan pengetahuan pengguna, dan bekerja sama dengan penerbit.
Fokus penelitian ini adalah fleksibilitas, keberlanjutan, dan aksesibilitas yang meluas bagi pengguna dalam menjaga koleksi digital perpustakaan.
Saran Disarankan agar Perpustakaan UIN Sumatera Utara terus mengevaluasi kebutuhan dan harapan pengguna melalui survei, forum diskusi, dan interaksi Untuk memastikan respons cepat terhadap masalah dan perbaikan yang efektif, diperlukan kerja sama yang lebih erat dengan vendor.
Selain itu, gunakan pengingat, penawaran khusus, atau program insentif untuk menarik pengguna yang belum aktif.
Variasikan metode retensi dengan menggunakan media sosial, email, atau acara khusus.
Perpustakaan ingin memberikan responsifitas, kerja sama, dan keterlibatan pengguna secara berkelanjutan.
Iqra: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi
Volume 18 Nomor 1 Mei 2024
ISSN: 1979-7737 E-ISSN: 2442-8175
DAFTAR PUSTAKA