Jurnal Kearsipan | 110
Volume 20 Nomor 2 Tahun 2025
E-ISSN: 2657-1706 / P-ISSN:1978-130X
jurnalkearsipan@anri.
Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital The Dynamics of Retention Policies and Academic Records Management as a University Heritage in Indonesia: Challenges.
Strategies, and Digital Transformation Herman Setyawan1.
Wasilatul Baroroh2 Universitas Gadjah Mada12 Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada.
Yogyakarta12 setyawan@ugm.
id1, wasilatul.
baroroh@ugm.
Abstract The management of academic records in Indonesian higher education institutions faces various challenges, ranging from inconsistent retention policies to the transition toward more effective digital This study aims to analyze the dynamics of records retention policies and the management strategies implemented by academic institutions in addressing these challenges.
A comparative qualitative approach was employed, involving interviews with archival unit leaders from nine universities in Indonesia.
The findings indicate that although national regulations govern records retention, their implementation varies across institutions.
Key factors influencing the effectiveness of records management include human resource readiness, technological infrastructure, and institutional policy support.
This study recommends standardizing retention policies, enhancing the capacity of records managers, and adopting digital technology to improve the efficiency and accountability of academic records management.
These findings contribute to the development of more adaptive and sustainable academic records management strategies within the context of digital transformation in higher education institutions.
Keywords: Records Retention Policy.
Academic Records Management.
Digital Transformation.
Higher Education.
Records Management Abstrak Pengelolaan arsip akademik di perguruan tinggi Indonesia menghadapi berbagai tantangan, mulai dari keragaman kebijakan retensi hingga transisi menuju sistem digital yang lebih efektif.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dinamika kebijakan retensi arsip serta strategi pengelolaan yang diterapkan oleh institusi akademik dalam menghadapi tantangan tersebut.
Penelitian dilakukan dengan pendekatan kualitatif komparatif melalui wawancara dengan pimpinan unit yang membidangi kearsipan di sembilan perguruan tinggi di Indonesia.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa meskipun regulasi nasional telah mengatur retensi arsip, implementasinya masih bervariasi antar institusi.
Faktor utama yang memengaruhi efektivitas pengelolaan arsip meliputi kesiapan sumber daya manusia, infrastruktur teknologi, serta dukungan kebijakan institusional.
Studi ini merekomendasikan perlunya standardisasi kebijakan retensi, peningkatan kapasitas pengelola arsip, serta adopsi teknologi digital untuk meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas pengelolaan arsip akademik.
Temuan ini berkontribusi pada pengembangan strategi pengelolaan arsip akademik yang lebih adaptif dan berkelanjutan dalam konteks transformasi digital di perguruan tinggi.
https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital | 111 Kata Kunci: Kebijakan Retensi Arsip.
Pengelolaan Arsip Akademik.
Transformasi Digital.
Perguruan Tinggi.
Manajemen Arsip
PENDAHULUAN
peningkatan akuntabilitas dan transparansi Latar Belakang dalam proses administrasi, yang selanjutnya Pengelolaan arsip di perguruan mendukung kredibilitas dan kelancaran tinggi memainkan peran krusial dalam operasional perguruan tinggi (Supiatni et mendukung berbagai aspek institusi, seperti , 2.
Selain itu, arsip juga berfungsi administrasi, penelitian, dan pengambilan sebagai repositori pengetahuan, bagian dari Selain memastikan kelancaran operasional, sistem pengelolaan arsip yang penelitian akademis.
efektif juga memfasilitasi akses terhadap Akses informasi penting yang mendukung fungsi dokumen sejarah dan sumber daya ilmiah utama perguruan tinggi.
Dengan arsip yang menjadikan penelitian lebih mendalam dan tertata dengan baik, data yang dibutuhkan bermakna (Ristiyono & Bashayev, 2.
Lebih lanjut, integrasi teknologi kecerdasan kebijakan dan mengambil keputusan akan artifisial .
rtificial intelligence/AI) dalam selalu tersedia dan dapat diandalkan (Aldi et manajemen arsip dapat merampingkan , 2.
Lebih lanjut, perguruan tinggi digitalisasi, dan mempercepat pengambilan institusional dengan menerapkan sistem informasi (Hu et al.
, 2.
Salah satu jenis arsip berupa karya memungkinkan akses tepat waktu terhadap ilmiah tugas akhir mahasiswa seperti informasi yang krusial bagi perencanaan skripsi, tesis, dan disertasi, merupakan arsip dan evaluasi (Jamaluddin et al.
, 2.
yang tidak hanya memiliki nilai penting Di sisi lain, sistem manajemen arsip untuk institusi pendidikan, tetapi juga bagi yang andal memastikan bahwa pengambil penelitian dan sejarah akademik.
Skripsi, tesis, dan disertasi memiliki peran yang informasi secara akurat dan komprehensif, sangat penting sebagai arsip akademik di yang sangat penting dalam mendukung tata lembaga pendidikan dan dalam komunitas kelola yang terinformasi (Jamaluddin et al.
akademik yang lebih luas.
Arsip-arsip ini Pemeliharaan rutin dan pengelolaan tidak hanya melestarikan hasil penelitian arsip yang sistematis berkontribusi pada yang signifikan, tetapi juga menyimpan https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital wawasan sejarah yang berharga.
Skripsi.
Di Indonesia, tantangan besar yang tesis, dan disertasi merangkum berbagai penyimpanan dan rak yang tidak memadai merupakan punako dari upaya akademik di untuk menampung arsip secara teratur.
Hal lembaga pendidikan, yang memberikan ini dapat menyebabkan arsip yang terlalu wawasan tentang perkembangan pemikiran padat dan berantakan, seperti yang terlihat ilmiah serta evolusi berbagai disiplin ilmu di sebuah kementerian di Indonesia, yang (Raju & Hasan, 2024.
Evdokimenkova & mengarah pada proses pengelolaan arsip Soboleva, 2.
yang tidak efisien (Sundari & Lawanda, bertahun-tahun Tantangan besar dalam pengelolaan Keterbatasan infrastruktur dan ruang dokumen fisik adalah fasilitas yang tidak yang buruk ini berdampak negatif pada memadai dapat menghambat tercapainya manajemen arsip, terutama kurangnya pengelolaan arsip yang efektif (Supiatni et pendekatan sistematis dalam manajemen , 2.
Kendala ini dapat menyebabkan disorganisasi arsip, pelestarian yang tidak kesenjangan informasi, yang menyulitkan memadai, dan akses yang tidak efisien integrasi data spasial dan arsip (Chen, terhadap materi arsip.
Banyak fasilitas arsip Semua faktor ini memperburuk yang tidak dibangun dengan struktur khusus kualitas pengelolaan arsip, yang sangat untuk penyimpanan arsip, yang mengarah penting untuk kelancaran administrasi dan pada kondisi pelestarian yang buruk.
penelitian di institusi pendidikan.
Misalnya di Zimbabwe, institusi arsip Dalam sering kali beroperasi di ruang sewaan yang workshop dengan tema Disaster Risk tidak dirancang untuk penyimpanan arsip.
Management di Yogyakarta pada akhir sehingga memperburuk tantangan dalam tahun 2024, diketahui bahwa banyak manajemen arsip (Bhebhe et al.
, 2.
perguruan tinggi di Indonesia, terutama Begitu pula dengan Arsip Nasional Uganda yang memiliki keterbatasan infrastruktur, menghadapi tantangan dalam pengelolaan arsip skripsi, tesis, dan disertasi ini.
Teknologi Informasi Komunikasi Keterbatasan ruang penyimpanan, fasilitas fisik yang tidak memadai, dan kurangnya pengelolaan arsip yang efektif (Luyombya teknologi yang mendukung, seringkali & Sennabulya, 2.
menjadi hambatan dalam menjaga arsip
(TIK),
https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital tetap terorganisir dan dapat diakses dengan generasi mendatang.
| 113
Seiring berjalannya waktu, transisi Namun, transisi dari pengarsipan ke format elektronik telah meningkatkan fisik tradisional ke format digital dalam aksesibilitas dan visibilitas karya-karya ini, penyimpanan skripsi, tesis, dan disertasi memungkinkan pemahaman yang lebih menghadirkan berbagai tantangan seperti komprehensif terhadap warisan akademik.
aspek teknologi, organisasi, dan pedagogis.
Peralihan ini, yang dikenal dengan tesis dan Dari sisi teknologi, pergeseran ke ETD disertasi elektronik .
lectronic theses and mengharuskan institusi untuk mengadopsi dissertations/ETD), telah mengubah cara format digital baru serta memperbarui alur komunikasi ilmiah dilakukan, memfasilitasi kerja di seluruh departemen agar tetap akses dan distribusi yang lebih mudah, serta relevan dan efisien (Schypfel et al.
, 2.
meningkatkan visibilitas repositori ETD Selain itu, akses dan distribusi ETD masih secara global (Schypfel et al.
, 2025.
Raju & menjadi kendala karena banyak institusi Hasan, yang membatasi akses ke repositori mereka Proses teknologi digital .
ini juga mempengaruhi pelestarian arsip tersebut.
informasi akademik (Schypfel et al.
, 2.
Lembaga Dari sisi organisasi, manajemen banyak mendigitalkan .
tesis-tesis ETD yang efektif membutuhkan koordinasi lama untuk mempertahankan signifikansi antara sekolah pascasarjana, perpustakaan historisnya dan memastikan akses yang akademik, dan departemen administrasi, yang sering kali menjadi tantangan karena (Markovets.
Perpustakaan dan Arsip berperan penting dalam proses ini, tidak hanya sebagai (Schypfel et al.
, 2.
Selain itu, penelitian tempat penyimpanan tetapi juga dalam mendukung pelestarian dan penyebaran mengalami kesulitan dalam mengakses pengetahuan akademik (Evdokimenkova & repositori institusi karena keterbatasan Soboleva, fungsionalitasnya, sehingga ada kebutuhan peralihan ke format elektronik tidak hanya mendesak untuk meningkatkan kualitas (Antasari, ilmiah tetapi juga memperkuat peran Sementara penting skripsi, tesis, dan disertasi dalam Dengan karya-karya https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital perhatian, karena banyak di antara mereka metodologi yang tidak bisa sepenuhnya disertasi akibat pelatihan metodologis yang dipahami atau direplikasi dalam format kurang memadai, yang dapat menghambat digital, sebagaimana pendapat Raju & Hasan .
akademik berkualitas tinggi (Abou, 2.
Nilai Di sisi lain, kebijakan retensi arsip dalam dokumen fisik juga sangat signifikan.
di Indonesia menyatakan bahwa skripsi.
Dokumen fisik memberikan konteks dan tesis, dan disertasi merupakan wewenang makna historis yang mungkin hilang dalam dan tanggung jawab Arsip Universitas versi digital, terutama ketika teknologi dalam pelestariannya dan tidak boleh berkembang dengan cepat (Schypfel et al.
Di sisi lain, konten berbasis web Hal ini ditetapkan oleh jadwal yang dikutip dalam skripsi, tesis, dan retensi arsip (JRA) berbagai universitas di Indonesia.
Banyak tautan yang terhubung ketiganya masuk dalam kategori permanen dengan referensi dalam skripsi, tesis, dan setelah habis retensinya.
Artinya, produk disertasi dapat menjadi tidak aktif seiring skripsi, tesis, dan disertasi cetak tetap harus waktu, yang tentunya mengurangi nilai dan dipertahankan, meskipun telah ada proses keandalan informasi tersebut (Potvin et al.
alih media .
Dengan demikian.
Untuk itu, lembaga pendidikan perlu pelestarian ini tetap memiliki peranan yang mengembangkan standar arsip yang kuat, sangat penting untuk menjaga integritas dan yang mencakup strategi pelestarian baik aksesibilitas informasi akademik.
Hal ini untuk arsip digital maupun fisik.
Hal ini semakin menegaskan bahwa meskipun sangat penting untuk memastikan akses pemanfaatan teknologi digital .
meningkatkan kemudahan akses, dokumen terhadap karya ilmiah yang berharga fisik tetap memegang peran sebagai catatan (Markovets, 2.
Tantangan nyata kemudian menjadi menyimpan wawasan dan data yang unik diskusi yang menarik di kalangan arsip yang mungkin tidak sepenuhnya ter- perguruan tinggi.
Di satu sisi, para arsiparis capture dalam format digital.
Dokumen asli ingin menjaga kepatuhan terhadap aturan skripsi, tesis, dan disertasi sering kali berisi retensi arsip yang menyatakan bahwa https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital dilestarikan meskipun telah didigitalkan, permanen dan harus dilestarikan oleh mengingat beberapa pertimbangan utama.
institusi arsip perguruan tinggi (Arsip Dari segi nilai historis dan kearsipan.
Universita.
skripsi, tesis dan disertasi memiliki nilai melestarikan arsip statis.
Namun, di sisi sejarah yang signifikan.
Hal serupa juga lain, meskipun kebijakan retensi sudah ada, berlaku bagi dokumen yang memiliki nilai budaya dan sejarah, yang sering disimpan efektif, khususnya di perguruan tinggi yang dalam format fisik dan digital untuk memiliki anggaran terbatas.
Kekhawatiran akan ketidakmampuan menampung ketiga aksesibilitasnya (Silva & Dutra, 2.
jenis arsip tersebut terpampang jelas.
Sementara itu, dari sisi hukum dan terutama bagi perguruan tinggi besar yang kebijakan, penyimpanan dokumen fisik
| 115
didigitalkan sebagaimana ditetapkan dalam menghasilkan banyak skripsi, tesis, dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) berbagai Banyaknya arsip ini tentu akan perguruan tinggi di Indonesia.
menyulitkan Arsip Universitas terutama dalam penyediaan sarana simpannya.
Penelitian memang dapat meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas skripsi, tesis, dan disertasi.
tinggi di Indonesia mengelola arsip skripsi.
Namun, proses digitisasi itu sendiri dapat menimbulkan risiko terhadap dokumen kebijakan retensi diterapkan, terutama di yang rapuh, sehingga akses terhadap perguruan tinggi dengan infrastruktur yang dokumen fisik tetap diperlukan untuk Penelitian ini juga bertujuan untuk (VanSnick & Ntanos, 2.
Selain itu, pengelolaan arsip yang lebih efisien dan pemeliharaan arsip dalam format fisik dan sesuai dengan tantangan yang dihadapi.
digital membutuhkan sumber daya yang Lebih lanjut, secara praktis dan Pengadilan di Brasil, misalnya.
Tinjauan Literatur membuat strategi untuk mengalokasikan Arsip skripsi, tesis, dan disertasi anggaran yang cukup besar guna mengelola https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital arsip permanen yang telah didigitalkan disertasi secara efektif dan apa harapan (Silva & Dutra, 2.
mereka ke depan? Dengan mempertimbangkan aspekaspek tersebut, dapat diketahui bahwa METODE meskipun digitalisasi menawarkan berbagai Penelitian pendekatan kualitatif dengan metode studi Pendekatan kualitatif dipilih kerusakan akibat penanganan langsung, pelestarian arsip skripsi, tesis, dan disertasi mendalam tentang pengelolaan arsip dan dalam bentuk cetak tetap penting.
Faktor kebijakan retensi yang diterapkan di nilai sejarah, kewajiban hukum, serta perguruan tinggi Indonesia.
Penelitian ini potensi risiko dalam preservasi digital juga menggabungkan analisis kebijakan menjadi alasan utama mengapa arsip cetak untuk menilai sejauh mana kebijakan harus tetap dipertahankan bahkan setelah secara efektif dalam kondisi infrastruktur yang terbatas.
Rumusan Masalah Penelitian ini dilakukan di sembilan Berdasarkan latar belakang tersebut.
Universitas Indonesia Indonesia, (UI).
Institut pertanyaan utama sebagai berikut:
Teknologi Bandung (ITB).
Universitas Bagaimana kebijakan retensi arsip Gadjah Mada (UGM).
Universitas skripsi, tesis, dan disertasi diterapkan Airlangga (Unai.
Universitas Jenderal di perguruan tinggi di Indonesia, dan Soedirman (Unsoe.
Universitas Sumatera Utara (USU).
Universitas Padjadjaran Bagaimana (UNPAD).
Universitas Sebelas Maret (UNS).
Universitas Brawijaya (UB).
Data dikumpulkan melalui metode wawancara universitas dalam pengelolaan fisik arsip skripsi, tesis, dan disertasi? pimpinan unit yang membidangi kearsipan Apa strategi perguruan tinggi dalam mengelola arsip skripsi, tesis, dan .
uesioner di perguruan tinggi.
Data yang diperoleh dari wawancara dan survei dianalisis menggunakan analisis https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital komaparatif untuk mengidentifikasi tematema
Indonesia
(UI)
mengatur retensi arsip melalui Surat pengelolaan arsip permanen dan kebijakan Keputusan Rektor Nomor 0870 Tahun retensi di perguruan tinggi.
Hasil analisis 2016, sedangkan Universitas Padjadjaran akan dibandingkan antara perguruan tinggi (UNPAD) menggunakan Peraturan Rektor Nomor 32 tahun 2016 tentang Jadwal Universitas | 117 Retensi Arsip disertasi, dan kemudian strategi mereka Universitas dalam menghadapi tantangan tersebut.
Sebelas (JRA) Padjadjaran.
Maret
(UNS)
Lingkungan Universitas Peraturan Rektor Nomor 7 Tahun 2020.
Universitas Kebijakan Retensi Arsip Skripsi.
Tesis, dan Disertasi di Perguruan Tinggi di Indonesia Setiap perguruan tinggi memiliki peraturan terkait Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang mengatur skripsi, tesis, dan Beberapa di antaranya adalah Institut Teknologi Bandung (ITB) yang mengacu pada Peraturan Rektor ITB 662/IT1.
A/PER/2020
Pedoman Klasifikasi Arsip.
Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis ITB.
Universitas Brawijaya (UB) memiliki Peraturan Rektor Nomor 1 Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip.
Universitas Gadjah
Mada
(UGM)
Peraturan Rektor Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.
Soedirman (UNSOED) mengatur kebijakan ini dalam HASIL DAN PEMBAHASAN Nomor Jenderal Peraturan Rektor Nomor 17 Tahun 2019, sementara Universitas Airlangga (UNAIR) memiliki Peraturan Rektor Nomor 36 Tahun 2020.
Universitas Sumatera Utara (USU) juga telah menetapkan kebijakan melalui Peraturan Rektor Nomor 48 Tahun Hampir semua perguruan tinggi menetapkan skripsi, tesis, dan disertasi sebagai arsip permanen dengan nilai guna ilmiah dan kesejarahan.
Mekanisme disertasi berbeda di setiap universitas.
Beberapa universitas menyimpan dokumen tersebut di perpustakaan pusat atau fakultas.
Universitas Brawijaya mengelola arsipnya melalui fakultas dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT).
Universitas Padjadjaran https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital Universitas Sebelas Maret juga menyimpan kesulitan karena arsip tersebar di berbagai dokumen di perpustakaan universitas dan fakultas tanpa mekanisme penerimaan fakultas, sementara Universitas Airlangga Universitas Gadjah Mada Perpustakaan Universitas, bukan di Arsip skripsi dan tesis ke Arsip Universitas akibat Universitas.
keterbatasan ruang.
Universitas Padjadjaran universitas telah memindahkan pengelolaan dan Universitas Jenderal Soedirman juga arsip ke Lembaga Kearsipan Perguruan menghadapi masalah serupa, di mana Tinggi (LKPT), seperti Universitas Gadjah kapasitas gedung arsip belum cukup untuk Mada yang sudah menerima disertasi fisik menampung seluruh dokumen dari fakultas.
di Arsip Universitas, meskipun skripsi dan Selain itu, keterbatasan sumber daya tesis masih disimpan di perpustakaan.
manusia menjadi kendala lain dalam Sebaliknya.
Universitas Sumatera Utara pengelolaan arsip.
Universitas Indonesia, misalnya, mengalami penurunan jumlah Universitas, tenaga pengelola arsip akibat pensiun tanpa dengan perpustakaan bertanggung jawab pengganti, sementara Universitas Jenderal Soedirman Perpustakaan Arsip sementara Arsip Universitas menangani arsiparis untuk mengelola dokumen yang Beberapa diterima dari fakultas.
Tidak hanya itu, perguruan tinggi juga mulai menerapkan belum optimalnya alur penerimaan arsip kebijakan digitalisasi, seperti Universitas juga menjadi tantangan bagi beberapa Indonesia yang mengelola skripsi, tesis, dan Institut Teknologi Bandung disertasi di perpustakaan.
Sejak pandemi perpustkaan UI hanya menerima skripsi, pengelolaan arsip, sementara Universitas tesis, dan disertasi dalam format digital.
Sebelas Maret menghadapi perbedaan tanpa penyimpanan fisik di Perpustakaan pemahaman antara Perpustakaan dan Arsip Pusat.
Universitas mengenai status skripsi, tesis.
Dalam dan disertasi sebagai bahan pustaka atau JRA, beberapa tantangan masih dihadapi Universitas Sumatera Utara juga keterbatasan ruang penyimpanan.
Institut penerimaan arsip dari fakultas agar lebih Teknologi Bandung masih menghadapi Penerimaan arsip skripsi, tesis, dan https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital | 119 disertasi dari fakultas ke universitas yang Padjadjaran.
Universitas Sebelas Maret, dan Universitas Airlangga.
Ketiga, model digital repository yang mulai diterapkan Pergeseran ke format elektronik oleh Universitas Indonesia dengan hanya (ETD) menerima dokumen dalam format digital (Schypfel sejak pandemi.
Dukungan Gambaran kelembagaan melalui sistem pengelolaan arsip elektronik yang efisien turut menjaga kualitas dan keberlanjutan (Dumbuya, kebijakan JRA yang menetapkan skripsi, tesis, dan disertasi sebagai arsip permanen.
Namun, implementasi kebijakan ini masih bervariasi di setiap universitas dengan sekaligus penerimaan fakultas terhadap berbagai tantangan yang dihadapi, terutama arsip (Toorani, 2.
dalam hal keterbatasan ruang penyimpanan.
Markovets.
Selain Dari berbagai model implementasi kurangnya sumber daya manusia, dan yang diterapkan, terdapat tiga pola utama belum optimalnya alur penerimaan arsip.
dalam kebijakan JRA skripsi, tesis, dan Beberapa Pertama, model sentralisasi di mempertimbangkan peralihan ke model digital untuk mengatasi permasalahan ini.
Universitas Kesiapan Infrastruktur Universitas Gadjah Mada yang telah menerima disertasi di Arsip Universitas serta Universitas Skripsi.
Tesis, dan Disertasi Sumatera Utara yang mengelola arsip Pengelolaan Berdasarkan Fisik Arsip secara bersama antara Perpustakaan dan dengan beberapa perguruan tinggi terkait Arsip kesiapan Lembaga Kearsipan Perguruan Universitas.
Kedua, desentralisasi di mana pengelolaan arsip Tinggi masih diserahkan kepada perpustakaan fasilitas penyimpanan arsip skripsi, tesis, fakultas atau universitas tanpa peran Arsip dan disertasi apabila seluruh fakultas Universitas, seperti yang dilakukan di Universitas Brawijaya.
Universitas (LKPT) https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital kapasitas yang memadai, baik karena UGM dan UNPAD secara singkat menyatakan bahwa mereka belum memiliki perbedaan kebijakan dalam pengelolaan kesiapan dalam aspek ini.
UGM hanya arsip akademik.
menjawab bahwa mereka belum mampu ITB.
UNS.
UNSOED, dan USU saat ini, sementara UNPAD memberikan secara eksplisit menyatakan bahwa mereka jawaban langsung bahwa mereka tidak belum mampu menampung seluruh arsip dapat menyimpan arsip skripsi, tesis, dan Sementara itu.
UI.
UNAIR, dan keterbatasan ruang penyimpanan.
ITB
menegaskan bahwa saat ini Arsip Pusat mencerminkan perbedaan kebijakan dalam belum dapat menyediakan fasilitas yang dibutuhkan karena keterbatasan ruang.
Hal menyatakan bahwa mereka memiliki ruang yang sama diungkapkan oleh UNS, yang penyimpanan, tetapi tugas dan fungsi kantor menyebutkan bahwa volume dokumen arsip tidak mencakup pengelolaan skripsi, yang besar menjadi kendala utama di tengah tesis, dan disertasi, yang menunjukkan ruang penyimpanan yang terbatas.
bahwa tanggung jawab pengelolaan arsip UNSOED juga mengalami kendala akademik berada di unit lain.
serupa, di mana keterbatasan ruang dan UNAIR juga menegaskan bahwa gedung menghambat pengelolaan serta penyimpanan skripsi, tesis, dan disertasi, penyimpanan arsip akademik.
Sementara baik dalam bentuk fisik maupun digital, itu.
USU mengakui bahwa kapasitas menjadi tanggung jawab perpustakaan, penyimpanan mereka masih terbatas dan belum sepenuhnya mampu menampung arsip dalam jumlah besar jika seluruh fakultas menyerahkannya.
Namun.
USU Perpustakaan Universitas Airlangga atau menambahkan bahwa langkah strategis UNAIR repositori institusional untuk dokumen pengadaan fasilitas tambahan, seperti depo Sementara itu.
UB menyatakan arsip baru, yang sesuai dengan standar yang bahwa Unit Kearsipan (UK I) mereka tidak ditetapkan dalam Peraturan ANRI Nomor mengelola fisik arsip skripsi, tesis, dan Tahun Penyimpanan Arsip.
Pedoman Arsip Universitas.
Repository.
Jika kebijakan yang serupa dengan UI dan https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital | 121 UNAIR dalam membagi tugas antara unit masing institusi.
ITB berencana hanya kearsipan dan perpustakaan.
menyimpan arsip digitalnya sebagai solusi Secara komparatif, tantangan utama atas keterbatasan ruang dan SDM.
UB tidak yang dihadapi sebagian besar universitas mengelola arsip fisik skripsi, tesis, dan adalah keterbatasan ruang penyimpanan, seperti yang diakui oleh ITB.
UNS, kebijakan ini lebih lanjut dengan pihak UNSOED, dan USU.
Beberapa universitas, terkait dan mempertimbangkan digitisasi seperti UGM dan UNPAD, juga belum atau alih media, di mana arsip fisik tetap dipelihara untuk kepentingan pelestarian, alasan lebih rinci.
Sementara itu.
UI, sementara versi elektronik dapat digunakan UNAIR, dan UB menunjukkan bahwa sebagai referensi perpustakaan.
pengelolaan skripsi, tesis, dan disertasi UGM bukan merupakan tugas Arsip Universitas, digitisasi dengan vendor serta proses alih melainkan perpustakaan atau repositori digital masing-masing institusi.
Dengan pemindaian.
OCR, dan penjilidan ulang.
UNPAD menyimpan arsip di fakultas dan Indonesia mempertimbangkan pembaruan aturan agar fisik arsip dapat dimusnahkan setelah memenuhi syarat tertentu.
UNS saat ini akademik mahasiswa dari seluruh fakultas, baik karena keterbatasan fasilitas maupun karena perbedaan kebijakan pengelolaan pembicaraan lebih lanjut mengenai apakah antara unit arsip dan perpustakaan.
arsip ini dikategorikan sebagai bahan pustaka atau arsip untuk memudahkan Strategi Perguruan Tinggi dalam pengelolaan di masa depan.
UNSOED
Mengelola Arsip Skripsi.
Tesis, dan mengajukan permintaan tambahan ruang Disertasi Secara Efektif dan Apa penyimpanan sebagai langkah mengatasi Harapan Mereka ke Depan keterbatasan fasilitas.
Strategi UNAIR mengalihmediakan skripsi, perguruan tinggi dalam mengelola arsip tesis, dan disertasi menjadi softfile yang skripsi, tesis, dan disertasi bervariasi sesuai dengan kondisi dan kebijakan masing- menerapkan perpustakaan digital berbasis UNAIR Repository https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital cloud guna menyimpan dan mengelola diskusi lebih lanjut dengan perpustakaan koleksi ini secara virtual.
USU mengadopsi guna menyusun kebijakan yang jelas terkait strategi koordinasi dengan fakultas agar status skripsi, tesis, dan disertasi.
UNSOED
hanya satu eksemplar fisik diserahkan ke berharap fakultas dapat mengelola arsip ini LKPT, sementara versi digitalnya tersedia dengan baik sebelum diserahkan ke Arsip di repository universitas.
Selain itu.
USU Universitas, serta memastikan ketersediaan juga melakukan sosialisasi rutin terkait sarana dan prasarana yang memadai.
prosedur penyerahan arsip, menganalisis UNAIR berharap perpustakaan digital mengajukan penambahan fasilitas kepada mengoptimalkan sistem pengelolaan arsip digital agar lebih efisien.
Terkait harapan ke depan.
ITB
USU
mengembangkan sistem manajemen arsip berharap seluruh fisik skripsi, tesis, dan disertasi dapat didigitalisasi guna mengatasi memperkuat regulasi internal agar selaras keterbatasan ruang penyimpanan.
UGM
dengan kebijakan nasional dan praktik menginginkan digitisasi arsip skripsi, tesis, terbaik di perguruan tinggi.
dan disertasi agar versi elektronik dapat dimanfaatkan sebagai referensi akademik.
SIMPULAN sementara arsip fisik tetap dipelihara untuk Hasil penelitian ini menujukkan UI menekankan pentingnya bahwa sebagian besar perguruan tinggi di penggunaan standar metadata yang seragam Indonesia telah menetapkan kebijakan retensi arsip untuk skripsi, tesis, dan memungkinkan pertukaran data, seperti disertasi sebagai arsip permanen karena MARC dan Dublin Core.
Selain itu.
UI nilai ilmiah dan kesejarahannya.
Namun, berharap ada peningkatan kompetensi staf implementasi kebijakan ini bervariasi, dengan tiga model utama yang diterapkan, penerapan backup di beberapa lokasi.
yaitu sentralisasi di arsip universitas dan UNPAD mengusulkan pembaruan perpustkan universitas, desentralisasi di regulasi agar fisik arsip dapat dimusnahkan perpustakaan fakultas, dan digital repositry.
sesuai syarat tertentu.
UNS menginginkan Tantangan utama yang dihadapi dalam https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Setyawan & Baroroh Ae Dinamika Kebijakan Retensi dan Pengelolaan Arsip Akademik sebagai Warisan Universitas di Indonesia: Tantangan.
Strategi, dan Transformasi Digital kurangnya sumber daya manusia, serta belum optimalnya mekanisme penerimaan peralihan bertahap ke sistem digital, juga | 123 Beberapa guna memastikan efektivitas implementasi perguruan tinggi telah berupaya mengatasi kendala ini dengan menerapkan digitalisasi jangka panjang.
Selain itu, perlu adanya arsip, tetapi belum semua institusi memiliki regulasi nasional yang lebih rinci terkait kesiapan penuh untuk beralih ke model ini.
pengelolaan arsip akademik agar terdapat Kesiapan infrastruktur perguruan tinggi keseragaman dalam penerapan kebijakan di dalam pengelolaan fisik arsip akademik berbagai perguruan tinggi.
juga masih menjadi permasalahan utama.
Implikasi Sebagian Peningkatan menunjukkan bahwa kebijakan retensi arsip bahwa mereka belum memiliki kapasitas skripsi, tesis, dan disertasi di perguruan penyimpanan yang memadai jika seluruh tinggi tidak hanya berdampak pada tata fakultas menyerahkan arsipnya ke Arsip kelola arsip, tetapi juga pada aksesibilitas Universitas.
Beberapa universitas, seperti dan pelestarian pengetahuan akademik UI.
UNAIR, dan UB, bahkan memiliki dalam jangka panjang.
Dengan tantangan kebijakan yang menempatkan pengelolaan skripsi, tesis, dan disertasi di bawah penyimpanan dan pengelolaan, diperlukan langkah strategis untuk memastikan bahwa repositori digital, bukan Arsip Universitas.
arsip akademik tetap terjaga dan dapat Dengan demikian, terdapat perbedaan diakses oleh generasi mendatang.
akademik, yang menunjukkan bahwa belum DAFTAR PUSTAKA