TINJAUAN FAKTOR YANG MEMPENGARUHI RESIKO
HILANGNYA BERKAS REKAM MEDIS SETELAH PEMINJAMAN DARI
PETUGAS REKAM MEDIS DI UPTD PUSKESMAS BATOH
KOTA BANDA ACEH TAHUN 2024
REVIEW OF FACTORS AFFECTING THE RISK OF LOSS OF MEDICAL
RECORD FILES AFTER BORROWING FROM MEDICAL RECORD
OFFICERS AT UPTD PUSKESMAS BATOH BANDA ACEH CITY IN 2024
Oriza Sativa*.
Supriyanti.
Haekal Firdaus STIKes Sihat Beurata.
Banda Aceh.
Indonesia ssi@gmail.
ABSTRAK
Sistem penyimpanan rekam medis merupakan salah satu faktor penting dalam pemberian pelayanan di rumah sakit.
Penyimpanan dokumen rekam medis harus dikelola dengan baik untuk dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada Berdasarkan observasi awal di UPTD Puskesmas Batoh Banda Aceh diketahui bahwa penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis disebabkan oleh beberapa unsur, yaitu unsur man, method, machine, materials, environment.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui resiko hilangnya berkas rekam medis setelah peminjaman dari petugas rekam medis.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif melalui metode wawancara.
Populasi pada penelitian ini berjumlah 5 orang petugas dan yang menjadi sampel berjumlah 2 orang petugas rekam medis.
Pemilihan sampel dilakukan dengan menggunakan teknik purposive sampling.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tidak ada pengaruh resiko hilangnya berkas rekam medis setelah peminjaman dari petugas rekam medis berdasarkan unsur man, method, materials, dan machine.
Namun hilangnya dokumen rekam medis dipengaruh oleh faktor lingkungan.
Disarankan untuk menyegerakan proses pembuatan SOP (Standar Operasional Prosedu.
peminjaman berkas rekam medis, dan pemeliharaan berkas rekam medis sebaiknya dilakukan oleh tenaga perekam Kata Kunci : Hilang berkas.
Peminjaman.
Petugas ABSTRACT The medical record storage system is one of the important factors in providing services in hospitals.
Storage of medical record documents must be managed properly in order to provide optimal service to patients.
Based on initial observations at the UPTD Puskesmas Batoh Banda Aceh, it has been observed that the cause of not finding medical record files was caused by several elements, namely the elements of man, method, machine, materials, environment.
This study aimed to determine the risk of loss of medical record files after borrowing from medical record officers.
The type of this research was descriptive qualitative through interview method.
The population in this study amounted to 5 officers and the sample amounted to 2 medical record officers in the storage room.
Sample chosen by using purposive sampling technique.
The results showed that there was no influence on the risk of loss of medical record files after borrowing from medical record officers based on the elements of man, method, materials, and machine.
However, the loss of medical record files was caused by environmental factors.
is recommended to hasten the process of making SOPs for borrowing medical record files and borrowing medical record files carried out by medical record Keywords: Lost file.
Loan.
Officer
PENDAHULUAN
Puskesmas menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan Pelayanan mengutamakan upaya promotif dan preventif, dengan tujuan untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang optimal di wilayah kerjanya (Kemenkes RI, 2.
Dalam memberikan pelayanan kepada pasiennya, setiap puskesmas pencatatan rekam medis.
Catatan rekam medis tersebut berguna untuk menyimpan data pasien .
eperti pengobatan pasien .
enis pemeriksaan, tindakan, riwayat obat yang telah Pengelolaan rekam medis yang Peningkatan mutu rekam tersedianya data dan informasi yang Salah satu unit rekam medis yang dapat menunjang ketersediaan dan kelengkapan data khususnya dalam lingkungan puskesmas adalah tempat pendaftaran pasien rawat jalan (Gunarti & Masrudi, 2.
Saat ini, berkas rekam medis Tujuan dari sistem ini melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis.
Peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis ini harus dikontrol dan dikendalikan dengan baik guna mengurangi hilangnya rekam medis (Syahidin, 2.
Saat dilapangan terkait tidak dtemukannya berkas rekam medis pasien saat Hilangnya berkas rekam medis pasien sangat merugikan pasien dan berdampak juga bagi kualitas layanan yang diberikan dimana petugas kesehatan tidak bisa melihat diagnosa, riwayat penyakit, serta riwayat terapi, yang telah di berikan sebelumnya.
Ghina beberapa faktor penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis diruang penyimpanan berdasarkan unsur yaitu faktor man .
aktor manusi.
, methode .
etode yang digunaka.
, materials .
ahan yang digunaka.
, machine dan environment .
Beberapa mengungkapkan bahwa hilangnya berkas rekam medis sering diakibatkan pengembalian dokumen rekam medis.
Apabila hal tersebut terjadi secara berkelanjutan, maka akan menghambat penyampaian informasi kepada pasien ataupun kepada para petugas medis yang menangani pasien tersebut.
Pasien yang catatan rekam medisnya hilang biasanya akan petugas buatkan dokumen rekam medis yang baru walaupun mereka tau bahwa dokumen rekam medis baru tersebut bukan Berdasarkan permasalahan tersebut dan mengingat pentingnya dokumen rekam medik maka dibutuhkan kajian dalam/penelitian dokumen rekam medik di UPTD Puskesmas Batoh Kota Banda Aceh.
METODE PENELITIAN
Bahan dan Metode Jenis penelitian ini adalah Penelitian deskriptif kualitatif yaitu penelitian pada objek yang alamiah, dimana peneliti sebagai instrument kunci, teknik pengumpulan data .
Penelitian kualitatif ini bertujuan untuk menjelaskan atau peristiwa, objek .
atau segala jenis sesuatu yang berkaitan dengan beberapa variabel.
Populasi dalam penelitian ini adalah semua petugas rekam medis di UPTD Puskesmas Batoh Kota Banda Aceh berjumlah 5 petugas rekam Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri dari objek karakteristik tertentu yang diterapkan oleh peneliti untuk dipelajari (Tarjo.
Sampel adalah bagian dari populasi yang menjadi sumber data dalam penelitian, dimana populasi merupakan bagian dari jumlah karakteristik yang dimiliki oleh populasi (Sugiyono, 2.
Teknik pengambilan sampel dalam penelitian ini menggunakan Purposive Sampling.
Purposive sampling adalah teknik pertimbangan tertentu (Sugiyono.
Adapun sampel dari penelitian ini adalah petugas rekam medis di UPTD Puskesmas Batoh Kota Banda Aceh yang berjumlah 2 petugas rekam Teknik pengumpulan data adalah melalui wawancara yaitu pertemuan yang dilakukan oleh dua orang untuk bertukar informasi mupun suatu ide dengan cara tanya jawab, sehingga dapat dikerucutkan menjadi sebuah kesimpulan atau makna dalam topik Teknik wawancara yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara semi terstruktur di mana akan dilakukan kepada konsumen.
Tujuan dar penggunaan wawancara menemukan permasalahan secara lebih terbuka (Sugiyono, 2.
Teknik analisis data adalah melalui Analisa data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan Kesimpulan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengaruh Resiko Hilangnya Berkas Rekam Medis Setelah Peminjaman dari Petugas Rekam Medis Berdasarkan Unsur Man (Sumber Daya Manusi.
Man yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk pada sumber daya manusia yaitu terlibat atau berperan secara langsung dalam kegiatan sistem penyimpanan atau storage system, dimana sumber daya manusia yang berpengaruh terhadap penyimpanan berkas rekam medis adalah petugas rekam medis (Berliani.
Berdasarkan hasil penelitian dengan responden melalui wawancara berdasarkan unsur Man (Sumber Daya Manusi.
diperoleh hasil tidak ada pengaruh resiko hilangnya berkas rekam medis.
Semua petugas rekam medis memiliki latar belakang dipastikan petugas tersebut faham akan pentingnya dokumen rekam medis Proses peminjaman dokumen rekam medis pasien dilakukan oleh 3 mengantisipasi hilangnya dokumen, petugas rekam medik membuat batasan waktu pengembalian berkas rekam medis, yaitu 1 kali 24 jam.
Guna meningkatkan kualitasnya, petugas rekam medik juga mengikuti berbagai pelatihan.
Pelatihan adalah proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka.
Hasil penelitian ini berbeda dengan hasil penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Lestari .
yang menyatakan bahwa hilangnya berkas rekam medis Rumah Sakit Ibnu Sina Bojonegoro disebabkan oleh faktor man.
Hal ini diperkuat dengan kenyataan bahwa petugas penanggung jawab pengelola rekam medis dirumah sakit tersebut hanya 1 orang yang mempunyai basic pendidikan dibidang rekam medik, akan tetapi 5 petugas rekam medis lainnya terdata bukan lulusan rekam Hasil observasi dan wawancara dengan petugas tersebut disimpulkan bahwa belim semua petugas yang ditugaskan dibagian rekam medis tersebut medapatkan pelatihan terkait rekam medis, hal ini terjadi akibat terbatasnnya dana rumah sakit dan mengingat banyak diantara petugas tersebut bukan lulusan rekam medis.
Pengaruh Resiko Hilangnya Berkas Rekam Medis Setelah Peminjaman dari Petugas Rekam Medis Berdasarkan Unsur Methode (Metod.
Berdasarkan hasil dengan responden melalui wawancara berdasarkan unsur methode .
diperoleh hasil tidak ada pengaruh resiko hilangnya berkas rekam medis.
Dilihat dari metode melaksanakan tugasnya, petugas rekam medis telah menjalankan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) puskesmas dimana dalam SOP tersebut tertuang bahwa alur peminjaman berkas rekam medis harus menuliskan nama peminjam dan ruangan peminjam pada Catatan/alur peminjaman ini juga dapat dipantau setiap harinya oleh petugas atau penanggung jawab rekam medis.
Menurut Herlambang .
, metode adalah berbagai alternative cara yang dipergunakan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 512/Menkes/PER/IV/2007 tentang Izin Praktik Dan Pelaksanaan Praktif Kedokteran BAB 1 Pasal 1 Ayat SOP (Standar Operasional Prosedu.
tertulis SOP perangkat instruksi / langkah-langkah yang digunakan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu.
SOP
(Standar Operasional Prosedu.
memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melakukan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh berdasarkan standar profesi.
Hasil penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Kholifah .
mengungkapkan bahwa pengetahuan petugas akan pemeliharaan berkas dinilai kurang dikarenakan belum pernah dilakukan sosialisasi terkait pemeliharaan berkas maupun SOP (Standar Operasional Prosedu.
yang Sehingga petugas tidak yakin bahkan tidak tahu apakah SOP pemeliharaan berkas itu sendiri.
Pengaruh Resiko Hilangnya Berkas Rekam Medis Setelah Peminjaman dari Petugas Rekam Medis Berdasarkan Unsur Materials (Baha.
Berdasarkan unsur materials .
diperoleh hasil tidak terbukti bahwa faktor material sebagai penyebab hilangnya berkas rekam medis di puskesmas.
Hal ini dapat terlihat dari tersedianya bahan .
eperti pulpen dan buku peminjama.
yang sangat dibutuhkan ketika proses peminjaman berlangsung.
Alamsyah .
menyebutkan bahwa dalam proses melaksanaan suatu penggunaan berbagai bahan/alat guna memperlancar proses kegiatan dan tercapainya tujuan sesuai dengan yang Hasil penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Lestari .
penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis pada rak penyimpanan di Rumah Sakit Ibnu Sina Bojonegoro dikarenakan material rekam medis disana terdiri atas bahan setengah jadi dan bahan jadi.
Map berkas medis yang digunakan di Di Rumah Sakit Ibnu Sina Bojonegoro dinilai sudah standar dan didalamnya, dan bahan map yang digunakan peneliti nilai sudah cukup tebal, akan tetapi desain map dinilai kurang memenuhi syarat keamanan dimana pada ujung berkas rekam medis terlihat rapuh dan mudah robek.
Robeknya bagian ujung map rekam medis tersebut menyebabkan petugas rekam medis kesulitan dalam mencari berkas rekam medis.
Pengaruh Resiko Hilangnya Berkas Rekam Medis Setelah Peminjaman dari Petugas Rekam Medis Berdasarkan Unsur Machine (Mesi.
Berdasarkan .
diperoleh hasil hilangnya berkas rekam medis di puskesmas ini tidak diakibatkan oleh faktor machine.
Hasil observasi terlihat bahwa sistem rekam medis di puskesmas tersebut tidak dilakukan dengan menggunakan computer/laptop .
enggunaka system Pengelolaan rekam medis di menggunakan cara yang manual, dimana petugas mencatat peminjaman dalam sebuah buku catatan dengan menggunakan alat tulis .
Terlihat juga bahwa bahan yang sangat dibutuhkan ketika proses peminjaman berlangsung .
ulpen dan buku peminjama.
selalu tersedia diatas meja dan disimpan Kembali pada tempat yang aman pada saat selesai Menurut Alamsyah .
dan Herlambang .
, machine dapat digunakan sebagai alat bantu dalam melakukan suatu kegiatan.
Dengan menggunakan alat bantu berupa mesin, pekerjaan dapat dilakukan dan diselesaikan lebih cepat.
Saat ini UPTD Puskesmas Batoh Kota banda Aceh masih menggunakan cara manual untuk mencatat rekam medis pasien, dan ini disebabkan oleh faktor keterbatasan dalam pengadaan komputer di puskesmas tersebut.
Metode manual yang dilakukan oleh petugas sangat rentan akan resiko lupa dan hilang.
Penelitian oleh Kholifah .
memperkuat hasil penelitian di atas menggunakan machine atau mesin dalam suatu pekerjaan merupakan suatu alat yang digunakan dapat menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta dapat menciptakan efisiensi Dalam penelitian yang berbeda Lestari .
menyatakan bahwa pengambilan dan penyimpanan rekam medis menggunakan alat petunjuk keluar berupa tracer dan buku ekspedisi dinilai sangat efektif dalam mencegah terjadinya kehilangan berkas rekam medis di rumah sakit.
Kesimpulan ini diperoleh dikarenakan penelitian pada Rumah Sakit Ibnu Sina Bojonegoro mendapaykan bahwa rumah sakit tersebut sudah menggunakan alat petunjuk keluar berupa tracer dan buku memperkecil resiko hilangnya berkas rekam medis karena petugas dapat dengan mudah menyimpan dan mengambil dokumen rekam medis.
Pengaruh Resiko Hilangnya Berkas Rekam Medis Setelah Peminjaman dari Petugas Rekam Medis Berdasarkan Unsur Environment (Lingkunga.
Hasil penelitian mendapatkan berpengaruh pada hilangnya berkas rekam medis pada UPTD Puskesmas Batoh Kota Banda Aceh.
Berdasarkan unsur environment terlihat bahwa puskesmas ini belum mempunyai kebijakan baru yang dapat membantu meningkatkan keamanan dan akurasi dalam manajemen berkas rekam medis.
Menurut Ekaputri .
, implementasi fisik proyek dan operasi instalasi sering membawa perubahan yang dapat berakibat pada kelestarian Oleh karena itu, pemilihan lokasi hendaknya didahului dengan kegiatan penelitian dan perencanaan sebaik-baiknya agar implementasi fisik proyek berikut periode operasinya Ruang penyimpanan dokumen rekam medis pada UPTD Puskesmas Batoh Kota Banda Aceh berdasakan hasil oebservasi lapangan hanya berukuran 5 m x 15 m.
Ukuran ruangan tersebut dianggap belum memadai dan ini dibuktikan dengan masih banyaknya berkas rekam medis yang disimpan didalam kardus kardus dengan tujuan menghemat tempat.
Ruang tersebut juga terkesan pengap karena sirkulasi udara yang kurang Penyimpanan dokumen rekam medis tidak sesuai dan belum memadai akan berdapak bagi cepat rusaknya dokumen rekam medis tersebut.
Hal ini terjadi karena faktor suhu dan Yulina .
mengungkapkan bahwa jumlah petugas yang banyak dalam ruang yang terlalu sempit akan mempengaruhi sirkulasi udara dalam ruangan tersebut, disamping itu mempengaruhi kondisi fisik dokumen.
PEMBAHASAN
Hasil penelitian menunjukkan bahwa faktor environment merupakan faktor yang mempengaruhi resiko hilangnya berkas rekam medis.
Hal ini terjadi dikarenakan belum tersedianya fasilitas komputerisasi sehingga proses dilakukan secara manual.
Adapun faktor man, methode, materials, dan mechine tidak berpengaruh terhadap resiko hilangnya berkas rekam medis dikarenakan sudah sesuai dengan SOP yang diterapkan di UPTD Puskesmas batoh kota Banda Aceh.
Ketidaktersediaan dokumen rekam medis pada saat diperlukan akan menyebabkan terhambatnya proses pemberian layanan kepada pasien.
Pelayanan yang lebih lama akan menyebabkan pasien atau penggunan menjadi tidak puas dan berimbas pada mutu pelayanan menjadi rendah (Sari & Masturoh,2.
Hasil penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Ani .
menyatakan tersedianya berkas rekam medis di bagian filling pada saat pelayanan diakibatkan karena faktor 5M, yaitu diantaranya faktor man yaitu tingkat pendidikan dan pengalaman kerja penyimpanan berkas yang salah letak misfile, faktor materials yaitu map berkas yang rusak dan isi dari map tersebut bisa terlepas dari map berkas, faktor machine yaitu tracer yang belum maksimal.
Terkait dengan permasalah tersebut diatas, diharapkan kepada petugas rekam medis agar menambahkan kode warna pada bagian penomoran di map rekam medis guna memudahkan dalam penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis.
KESIMPULAN
Faktor man, methode, materials, dan machine tidak berpengaruh terhadap resiko hilangnya berkas rekam medis dikarenakan pelaksanaan sudah sesuai dengan SOP yang environment merupakan faktor yang mempengaruhi resiko hilangnya berkas rekam medis dikarenakan belum tersedianya fasilitas komputerisasi sehingga proses peminjaman berkas dilakukan secara manual.
UCAPAN TERIMAKASIH
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan jurnal ini.
Penulis penulisan jurnal ini masih terdapat kekurangan, untuk itu diharapkan kritik dan saran yang membangun untuk dapat menyempurnakan jurnal Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih dan semoga jurnal ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA