JSI (Jurnal Sistem Informas.
Universitas Dirgantara Marsekal Suryadarma p-ISSN: 2355-9675 e-ISSN: 2541-3228 Sistem Deteksi Kemiripan Validasi Surat Permohonan Keabsahan Akta Dengan Metode Fuzzy String Matching Yollavinia Gresyska Berliana1,*.
Aries Dwi Indriyanti2 1,2Fakultas Teknologi Informasi Universitas Hasyim AsyAoari Tebuireng Jombang yollavinia@mhs.
id, ariesdwiindriyanti@unhasy.
Article Info Article history:
Received May 2, 2025 Accepted June 10, 2025 Published July 1, 2025 Kata Kunci:
Administrasi Kependudukan.
Fuzzy String Matching.
Akta Kelahiran.
Register Akta.
Sistem Informasi Berbasis Website ABSTRAK Saat ini.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapi.
Kabupaten Bojonegoro menghadapi tantangan dalam mencari data register akta kelahiran karena arsip yang belum sepenuhnya digital dan tidak terstruktur.
Ini menghambat verifikasi dan pembuatan surat keabsahan akta.
Penelitian ini mengembangkan sistem deteksi kemiripan berbasis website menggunakan metode Fuzzy String Matching untuk mengatasi kendala tersebut.
Sistem ini bertujuan membantu petugas mencari register akta kelahiran dengan cepat.
Implementasinya mengurangi waktu pencarian dari 1-2 hari menjadi hanya 5-10 menit.
Sistem yang dibangun menggunakan framework PHP ini memudahkan pencarian dan pengelolaan arsip akta kelahiran secara efisien.
Pengujian menunjukkan metode Fuzzy String Matching sangat efektif dengan akurasi 100% dalam mendeteksi kemiripan nama dan nomor akta.
Dengan threshold A0.
75, nama yang memiliki kemiripan Ou0.
75 dianggap relevan, secara signifikan mempercepat dan meningkatkan akurasi proses Corresponding Author:
Yollavinia Gresyska Berliana.
Fakultas Teknologi Informasi.
Universitas Hasyim AsyAoari Tebuireng.
Email: yollavinia@mhs.
PENDAHULUAN
Tertib administrasi kependudukan adalah kewajiban warga negara.
Berbagai dokumen kependudukan seperti KTP-el.
Kartu Keluarga.
Akta Kelahiran, dan Akta Kematian, memerlukan pemenuhan syarat sesuai Permendagri No.
Akta Kelahiran dan Akta Kematian disertai dengan register yang berfungsi sebagai arsip dinas.
Register akta adalah catatan penting yang dikelola pemerintah, meliputi akta kelahiran, kematian, dan perkawinan, sesuai Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006.
Register ini memuat informasi seperti nomor akta, tanggal lahir, nama, nama orang tua, alamat, tempat lahir, tahun terbit, anak ke-, jam lahir, dan tanda tangan kepala dinas.
Dalam era digital, data dan fakta merupakan bahan baku informasi yang sangat penting untuk pengambilan keputusan yang bermakna (Rahmawati.
Indriyanti.
Mujianto, & Kistofer, 2.
Manajemen arsip data yang baik sangat krusial untuk kelancaran, efektivitas, dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen (Awaludin, 2.
Arsip tidak hanya berbentuk kertas, tetapi juga dapat berupa film, kaset, slide, video, atau disket yang disimpan dalam jangka waktu tertentu (Puspawati.
Sawiji, & Sulistyaningrum, 2024.
Rosianie.
Azura, & Basoeky.
Teknologi digital telah merevolusi hampir semua bidang kehidupan, memungkinkan layanan tanpa batas dan cakupan yang luas (Husnita & Kesuma, 2.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bojonegoro menghadapi masalah arsip register yang berserakan, menyebabkan kesulitan dan waktu tunggu yang lama bagi petugas dan ISSN: 2355-9675 (PRINT), 2541-3228 (ON LINE) pemohon.
Masyarakat yang pindah domisili, atau memiliki akta yang rusak, hilang, atau membutuhkan perubahan, seringkali harus meminta surat rekomendasi dari dinas penerbit akta sebelumnya.
Tabel 1.
Rekapitulasi Pengurusan Akta Berdasarkan Jenis Permohonan Tahun 2025 Bulan .
Pindah Domisili Akta Rusak Akta Hilang Februari Maret April Total Membutuhkan Perubahan Total Dalam pengembangan sistem deteksi kemiripan berbasis website, terdapat berbagai metode yang dapat digunakan untuk mencocokkan string atau data teks, seperti Exact Matching.
Regular Expression (Rege.
Phonetic Matching.
Bag-of-Words.
TF-IDF, serta algoritma Levenshtein Distance.
Masingmasing metode memiliki keunggulan dan keterbatasan (Awaludin & Gani, 2.
Misalnya.
Exact Matching hanya mendeteksi kesamaan yang benar-benar identik dan tidak toleran terhadap kesalahan Regex efektif untuk pola pencarian spesifik namun tidak fleksibel terhadap variasi Phonetic Matching cocok untuk data yang diucapkan, sedangkan Bag-of-Words dan TF-IDF lebih unggul dalam pengolahan dokumen yang panjang seperti artikel atau laporan (Awaludin & Ridyustia Raveena, 2.
Di sisi lain.
Levenshtein Distance merupakan dasar dari berbagai metode pencocokan fuzzy, karena menghitung jarak edit antar string.
Beberapa penelitian sebelumnya telah menerapkan metode yang berbeda-beda sesuai kebutuhan Misalnya.
Saputro & Prehanto .
menggunakan pendekatan prediksi kata kunci untuk membantu pengguna mencari surat secara efisien, bukan mencocokkan kemiripan teks secara langsung.
Rumapea .
menggunakan algoritma serupa dengan pendekatan Fuzzy Matching untuk mendeteksi kemiripan isi artikel berdasarkan komponen seperti judul, abstrak, dan referensi.
Amalia et al.
juga mengaplikasikan Fuzzy String Matching untuk menghasilkan keluaran dari data masukan yang tidak selalu konsisten secara penulisan.
Berdasarkan pertimbangan tersebut, penelitian ini memilih metode Fuzzy String Matching, karena fleksibilitasnya dalam mencocokkan string yang tidak persis sama, misalnya akibat salah ketik atau variasi penulisan nama dan Alamat (Awaludin.
Yasin, & Risyda, 2.
Metode ini sangat sesuai untuk kebutuhan pencarian register akta yang telah didigitalisasi, di mana petugas cukup memasukkan kata kunci seperti nomor akta, nama, tanggal lahir, atau alamat, lalu sistem akan menampilkan hasil pencarian yang paling mendekati.
Hal ini diharapkan dapat mempermudah pencarian arsip secara cepat dan akurat (Hidayati.
Kasini, & Permata, 2024.
Rifanti.
Pujiharsono, & Pradana, 2.
Sistem deteksi kemiripan berbasis website ini akan mempermudah pelayanan administrasi kependudukan, memungkinkan petugas mencari arsip dengan cepat melalui nama, tanggal lahir, nomor akta, alamat, atau nama orang tua menggunakan Fuzzy String Matching (Mulyatun.
Utama, & Mustopa.
Sistem ini juga akan menyederhanakan pembuatan surat keabsahan, karena petugas dapat mengajukan data dari database yang sudah terdaftar dan mengisi template surat yang tersedia.
Oleh karena itu, peneliti akan mengembangkan "Sistem Deteksi Kemiripan Validasi Surat Permohonan Keabsahan Akta Dengan Metode Fuzzy String Matching Berbasis Website Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bojonegoro" untuk mengatasi permasalahan yang ada.
METODE
Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan melalui dua sumber: data primer dan data Data primer diperoleh melalui wawancara dengan pegawai yang membidangi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bojonegoro, untuk mengumpulkan data yang relevan dengan penelitian Sistem Deteksi Kemiripan pada Surat Permohonan dengan Metode Fuzzy String Matching Berbasis Website.
Sedangkan data sekunder berupa jurnal yang relevan digunakan sebagai Metode utama yang diterapkan dalam aplikasi ini adalah Fuzzy String Matching.
Meskipun metode ini umum digunakan dalam penelitian lain, dalam studi ini diimplementasikan untuk pencarian ISSN: 2355-9675 (PRINT), 2541-3228 (ON LINE) register akta kelahiran dengan tujuan mempercepat proses pelayanan.
Tahapan dengan Metode Fuzzy String Matching Tahap pertama adalah input data register ke dalam database sistem.
Tahapan selanjutnya dari sisi admin, dilakukan pencarian register akta kelahiran sesuai dengan pengajuan surat permohonan dari pemohon.
Pada tahapan ini, pencarian dari hasil metode Fuzzy String Matching akan merekomendasikan sebuah file.
Selanjutnya, jika file tersebut benar, proses akan diajukan ke Setelah divalidasi oleh pimpinan, surat pengajuan atau surat rekomendasi akta kelahiran tersebut dapat dicetak.
Simulasi Perhitungan Simulasi perhitungan menggunakan Levenshtein Distance dapat dijelaskan dalam rumus sebagai berikut:
Keterangan :
Levenshtein Distance : jumlah operasi penyisipan, penghapusan, atau penggantian karakter yang diperlukan untuk mengubah satu string menjadi string lainnya.
P : Panjang string yang lebih Panjang, yaitu dengan i dan j adalah panjang string yang dibandingkan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Deteksi Kemiripan Validasi Surat Permohonan Keabsahan Akta Kelahiran dengan Metode Fuzzy String Matching berbasis website telah dibangun dan diimplementasikan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bojonegoro.
Sistem ini bertujuan untuk memudahkan petugas dalam memverifikasi dan membuat surat keabsahan akta dengan menyimpan register akta dari SIAK Terpusat.
Implementasi sistem ini mencakup beberapa halaman antarmuka pengguna:
Proses Login: Sistem memiliki halaman login pertama yang muncul memungkinkan admin, pimpinan, dan petugas untuk masuk dengan username dan password.
Gambar 1.
Halaman Login Halaman Dashboard: Menampilkan jumlah database register akta kelahiran yang tersimpan, diawali dengan pop-up selamat datang.
ISSN: 2355-9675 (PRINT), 2541-3228 (ON LINE)
Gambar 2.
Halaman Dashboard Menambah File Register Akta: Admin dapat menambah data register baru dengan mengisi detail seperti nama, nomor akta, nama orang tua, jenis kelamin, dan mengunggah file register.
Gambar 3.
Halaman Menambah file Register Dashboard Akta Kelahiran: Admin dapat meneliti kembali kebenaran data akta yang sudah diinput dan diunggah.
Gambar 4.
Halaman Dasboard Akta Kelahiran Data Register: Admin dan petugas dapat mencari register akta berdasarkan nama atau nomor akta.
ISSN: 2355-9675 (PRINT), 2541-3228 (ON LINE) menampilkan persentase validasi kemiripan menggunakan Fuzzy String Matching.
Jika validasi 100%, data dapat diajukan.
Gambar 5.
Halaman Data Register Kemiripan Akta Data Pengajuan Register Akta: Admin atau petugas mengisi formulir pengajuan dan mengunggah file akta untuk verifikasi pimpinan, dengan notifikasi pop-up jika pengajuan tersimpan.
Status verifikasi dapat dilihat di dashboard pengajuan.
Gambar 6.
Halaman Pengajuan Gambar 7.
Halaman dashboard ajuan permohonan Konfirmasi Ajuan: Pimpinan mengoreksi ajuan dan dapat memverifikasi .
etuju/tida.
ISSN: 2355-9675 (PRINT), 2541-3228 (ON LINE)
Gambar 8.
Halaman Konfirmasi Pimpinan Cetak Permohonan: Admin atau petugas dapat melihat data yang diverifikasi oleh pimpinan, melihat pratinjau sebelum mencetak, dan memilih untuk menyimpan atau mencetak dokumen surat Gambar 9.
Halaman Cetak Permohonan Gambar 10.
Halaman Cetak Dokumen Pengujian dilakukan untuk memverifikasi kemampuan sistem dalam melakukan pencarian menggunakan metode Fuzzy String Matching.
Pengguna memasukkan kata kunci, lalu sistem menghitung nilai kedekatan antara kata kunci dan semua kata dalam database.
Kata-kata dengan nilai kedekatan yang melebihi ambang batas Levenshtein Distance akan ditampilkan sebagai hasil pencarian.
ISSN: 2355-9675 (PRINT), 2541-3228 (ON LINE)
Tabel 2.
Contoh Kata Pencarian Kata Pencarian KHAFA GATHAN
KHAFA GATHAN
KHAFA GATHAN
Nama KHAFA GATHAN KAIZANU HAFIDZ
KHAFA GAISHAN KAIZURAN HAFIDZ
SHAKILA KHANZA PUTRI ZHARIFAH
Berdasarkan Tabel 2 (Contoh Kata Pencaria.
, nama-nama seperti "Khafa Gathan", "Khafa Gaishan", dan "Shakila Khanza Putri Zharifah" akan diajukan permohonannya.
Kata-kata "khafa gathan", "khafa gaishan", dan "khanza putri" akan dibandingkan dengan "khafa gathan" untuk mendapatkan persentase terbaik sebagai nilai batasan Levenshtein Distance.
Levenshtein Distance adalah matriks string yang mengukur perbedaan atau jarak antara dua string berdasarkan jumlah minimum operasi perubahan .
enyisipan, penghapusan, atau penggantian karakte.
yang diperlukan untuk mengubah satu string menjadi string lainnya.
Tabel 3.
Pengujian Pertama a a Tabel 4.
Pengujian kedua a a ISSN: 2355-9675 (PRINT), 2541-3228 (ON LINE) Tabel 5.
Pengujian ketiga a a Berdasarkan Tabel 3 (Pengujian Pertam.
Tabel 4 (Pengujian Kedu.
, dan Tabel 5 (Pengujian Ketig.
, diperoleh nilai Levenshtein Distance 0, 2, dan 7.
Nilai-nilai ini kemudian diubah menjadi nilai similarity menggunakan rumus:
Similarity=1OeMax.
,length.
)LevenshteinDistance Nilai similarity untuk "khafa gathan" .
adalah 1 (Tabel 4.
Nilai similarity untuk "khafa gaishan" .
84 (Tabel 4.
Nilai similarity untuk "khanza putri" .
42 (Tabel 4.
Rata-rata dari ketiga nilai similarity tersebut adalah 0.
75, yang menjadi nilai batasan atau kesesuaian pencarian Levenshtein Distance.
Berdasarkan hasil perhitungan tersebut, peringkat kemiripan adalah sebagai berikut:
Khafa Gathan: 1.
% miri.
Khafa Gaishan: 0.
6% miri.
Khanza Putri: 0.
% miri.
Interpretasi hasil menunjukkan bahwa nilai batasan similarity .
yang dapat digunakan adalah A 0.
Jika similarity Ou0.
75, maka nama dianggap "relevan" atau "cocok" dengan kata pencarian.
Dengan demikian, dari tiga nama yang diuji, hanya "khafa gathan" .
dan "khafa gaishan" .
yang dianggap cocok, sementara "khanza putri" .
tidak cocok
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian "Sistem Deteksi Kemiripan Validasi Surat Permohonan Keabsahan Akta Dengan Metode Fuzzy String Matching Berbasis Website Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bojonegoro", dapat ditarik beberapa kesimpulan:
Website sistem deteksi kemiripan validasi surat permohonan dirancang dan dibangun menggunakan framework PHP untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan register akta kelahiran.
Tujuannya adalah untuk memudahkan pemohon dalam mencari arsip register.
Metode Fuzzy String Matching yang diterapkan pada website ini berhasil mendeteksi kemiripan nama dan nomor akta pada akta kelahiran.
Berdasarkan pengujian menggunakan sistem pakar, diperoleh hasil yang sangat efektif yaitu 100% dari tiga pengujian pencarian nama dengan kemiripan dalam aplikasi.
Hasil nilai kemiripan tertinggi adalah 100%, nilai kedua 84,6%, dan nilai ketiga 42% dalam pencarian nama.
ISSN: 2355-9675 (PRINT), 2541-3228 (ON LINE)
DAFTAR PUSTAKA