SISTEM INFORMASI ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA PADA SMP SWASTA AL-IHSAN MEDAN Khairunnisa1, Elvika Rahmi2 Prodi S1 Ekonomi Syariah, Universitas Imelda Medan Email: 1khairunnisa271297@gmail.com, 2rahmielvika@gmail.com 1,2 ABSTRACT Revenue and Expenditure Budget Information System at Al-Ihsan Private Middle School Medan. The purpose of making this final project is to create an effective, efficient, and structured computer-based budgeting system so that it can assist agencies/schools in budgeting. This Budget Information System refers to the preparation and management of budget data at Al-Ihsan Private Middle School Medan. Methods of data collection carried out by writing include observation and interviews. Design of a simulation of calculating the profitability of Visual Basic.Net 2010 and MYSQL as the database. Keywords: revenue budget, expenditure budget, VB.Net 2010. ABSTRAK Sistem Informasi Anggaran Pendapatan dan Belanja pada SMP Swasta Al-Ihsan Medan. Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah membuat sistem anggaran berbasis komputer secara efektif, efisien, dan terstruktur sehingga dapat membantu instansi/sekolah dalam penyusunan anggaran. Sistem Informasi Anggaran ini mengacu pada penyusunan dan pengelolaan data anggaran di SMP Swasta AlIhsan Medan. Metode pengumpulan data yang dilakukan penulisan antara lain observasi dan wawancara. Perancangan simulasi perhitungan rentabilitas Visual Basic.Net 2010 dan MYSQL sebagai databasenya. Kata kunci: anggaran pendapatan, anggaran belanja, VB.Net 2010 I. PENDAHULUAN Seiring perkembangan teknologi yang semakin pesat yang mempengaruhi suatu sistem dan efesiensi operasional dalam dunia kerja. Perkembangan tersebut telah membawa manusia menentukan tingkat efesiensi yang tinggi dalam segala bidang karena kebutuhan akan informasi menjadi hal terpenting dalam era globalisasi. Kebutuhan akan informasi di butuhkan dalam semua bidang baik dalam bidang organisasi, bisnis, instansi, dan lembaga pendidikan. Salah satu perubahan yang sangat berpengaruh yaitu pada lembaga pendidikan. Lembaga pendidikan tidak luput dalam persoalan yang ada di antara bagian akademik yaitu Sistem Informasi Anggaran Pendapatan Belanja di SMP Swasta Al-Ihsan Medan. Keuangan di sekolah tidak terlepas dari pembicaraan Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (APBS). Penyusunan APBS seharusnya dilakukan dalam waktu singkat sekitar satu bulan sebelum tahun anggaran sepanjang didukung data yang memadai. Pendidikan mempunyai peranan yang penting dalam peningkatan sumber daya manusia. Pendidikan mempengaruhi secara penuh pertumbuhan ekonomi suatu bangsa. Oleh karena itu, tidaklah heran apabila negara yang memiliki 35 penduduk dengan tingkat pendidikan yang tinggi akan mempunyai tingkat pertumbuhan ekonomi yang pesat. Dalam biaya pendidikan, efisiensi biaya hanya akan ditentukan oleh ketepatan di dalam mengelola dana bantuan operasional sekolah dalam mengimplementasikan dana tersebut pada anggaran pendidikan dengan memberikan prioritas pada faktor‐faktor input pendidikan yang dapat memacu pencapaian mutu pendidikan di sekolah. Pengelolaan dana bantuan operasional sekolah merupakankegiatan atau proses penyusunan anggaran (budget). Budget merupakan rencana operasional yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan ‐ kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu. Oleh karena itu, dalam anggaran tergambar kegiatan ‐ kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu lembaga. Penyusunan anggaran merupakan langkah ‐ langkah positif untuk merealisasikan rencana yang telah disusun. Pada dasarnya penyusunan anggaran merupakan negosiasi atau perundingan/kesepakatan antara tiga pihak sekolah dan stake holder yang ada di wilayah sekolah yaitu unsur sekolah, komite sekolah, wali siswa, masyarakat. Hasil akhir dari suatu negosiasi merupakan suatu pernyataan tentang pengeluaran dan pendapatan yang diharapkan dari setiap sumber dana II. METODE PENELITIAN Penulis menggunakan beberapa metode dalam penulisan jurna ini, diantaranya: 1. Penelitian literatur (literature research) Penelitian literatur dilakukan dengan mencari referensi dan teori – teori melalui membaca dan mempelajari buku – buku yang berhubungan dengan sistem informasi yang dapat dijadikan dasar dalam membahas masalah yang ditemukan. 2. Penelitian lapangan (field research) Pada metodologi ini, penulis melakukan peninjauan pada SMP Swasta Al-Ihsan Medan untuk mengumpulkan data – data, informasi, dan materi – materi lainnya yang diperlukan selama proses sistem informasi anggaran pendapatan belanja dalam rangka menyediakan laporan anggaran belanja yang sedang berjalan pada SMP Swasta Al-Ihsan tersebut. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan object oriented. Metode perancangan meliputi : a. Architectural design Pada tahap ini dilakukan perancangan pola arsitektur dari sistem informasi yang diusulkan sesuai dengan hasil laporan yang telah dilakukan. Mula – mula prioritas dari kriteria sistem akan didaftarkan. Setelah itu, akan dirancang pola komponen arsitektural dan pola distribusi yang paling tepat untuk sistem informasi tersebut. b. Component design Tahap ini menentukan dan mendesain kebutuhan pengimplementasian komponen – komponen dan fungsi – fungsi ke dalam sistem sesuai dengan pola arsitektur yang dirancang. 36 III. HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem Informasi Yang Diusulkan Dengan menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka dibuatlah sistem informasi anggaran pendapatan dan belanja pada SMP Swasta Al-Ihsan Medan sehingga dapat mempercepat proses informasi yang akurat dan menampilkan informasi yang berhubungan dengan sistem inf ormasi anggaran pendapatan dan belanja pada SMP Swasta Al-Ihsan Medan. Deskripsi Jabatan Yang Masih Digunakan Dan Diusulkan Pada penelitian ini tidak ada deskripsi jabatan yang diusulkan dan masih menggunakan deskripsi jabatan yang masih ada, seperti yang sudah dijelaskan pada bagian ini sebagai berikut: 1. Wali Kelas Tugas pokok dan tanggung jawabnya meliputi: a. Penyusunan rencana anggaran pada kelasnya masing-masing. b. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran di kelas. c. Penyiapan sistem control dalam anggaran di kelas. 2. Bendahara Sekolah Tugas pokok dan tanggung jawabnya meliputi: a. Penyusunan rencana anggaran yang telah dilakukan wali kelas dan bagian keuangan. b. Penyiapan bahan penyusunan anggaran setiap kelas. 1. Kepala Sekolah Tugas pokok dan tanggung jawabnya meliputi: a. Mempunyai tugas mengoreksi, menyetujui dan membatalkan pembuatan anggaran. b. Pengawasan terhadap pelaksanaan pengelolaan keuangan dan akuntansi. c. Pengawasan terhadap pengelolaan kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia. Kebijakan Sistem Informasi yang Diusulkan dan Masih Digunakan pada SMP Swasta Al-Ihsan Medan Pada dasarnya, dalam penelitian ini tidak ada kebijakan baru yang diusulkan jika dilihat dari kebijakan prosedur kasus. Kebijakan yang diusukan lebih menekan kepada cara perancangan aplikasi serta pengolahan dan pembuatan laporan, dimana kebijakan sistem informasi yang diusulkan dengan menggunakan pangkalan data atau basis data sebagai media penyimpanan data-data untuk melakukan perhitungan anggaran di sekolah. Sistem informasi anggaran pendapatan dan belanja secara terkomputerisasi telah menjadi keharusan untuk mendapatkan laporan secara tepat dan cepat. Perancangan Model Sistem Yang Diusulkan Diagram Konteks Diagram Konteks dalam perancangan Sistem Informasi Anggarn Pendapatan dan Belanja pada SMP Swasta Al-Ihsan Medan Pada diagram konteks ini terdapat 3 entitas dapat dilihat pada Gambar 3.1 sebagai berikut ini: 37 Gambar 3.1 Diagram Konteks Yang Diusulkan Data Flow Diagram Level 0 Yang Diusulkan Data flow diagram 0 menjelaskan mengenai proses anggaran pendapatan dan belanja. Terdapat pada Gambar 3.2 berikut: Gambar 3.2 Data Flow Diagram Level 0 38 Bagan Alur Dokumen Sistem Yang Diusulkan Bagan Alir Sistem yang Diusulkan merupakan informasi arus antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Secara rinci bagan alir ini menunjukan dari mana dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan pada sistem yang diusulkan. Terdapat pada Gambar 3.4 sebagai berikut: Gambar 3.4 Sistem Informasi Yang Diusulkan Bagan Alur Flowchart Menu Utama Bagan alur flowchart menu utama memiliki 3 pilihan menu, yaitu: - Pilihan 1 menu Master berisikan: Form Ref Rekening, Ref Kelompok Rekening, Ref Profil Sekolah, Ref Satuan, Ref Sumber Dana, dan Ref User. - Pilihan 2 menu Transaksi berisikan: Form APBS Sekolah, RAPBS Sekolah, dan Buku Kas. - Pilihan 3 berisikan menu Laporan berisikan: Form Laporana Rekening, Laporan APBS, Laporan RAPBS, dan Laporan BKU. Dapat dilihat pada Gambar 3.5 sebagai berikut: 39 Gambar 3.5 Sistem Informasi Yang Diusulkan Perancangan Basis Data MySQL A. Tabel Akun Tabel akun berisikan kode perkiraan dan kode kelompok akun dengan type data varchar(15). Terdapat pada Tabel 3.1 sebagai berikut: Tabel 3.1 Akun B. Tabel Sumber Dana Tabel sumber dana berisikan kode sumber dana, dan uraian menggunakan masing-masing type data. Terdapat pada Tabel 3.2 sebagai berikut: Tabel 3.2 Sumber Dana C. Tabel APBS Tabel APBS berisikan Kode APBS, Kode Perkiraan, Kode User, Kode Sumber Dana, Kode Satuan, Tahun anggaran, Tahun Pelajaran, Volume, Harga, Total Anggaran, Tanggal dan 40 Keterangan yang menggunakan type data masing-masing. Terdapat pada Tabel 3.3 sebagai berikut: Tabel 3.3 APBS D. Tabel RAPBS Tabel RAPBS berisikan Kode RAPBS, Kode APBS, Debet, Kredit, Realisasi, Tanggal, Tahun, Tahun Pelajaran, Keterangan, Kode User, Selisih. Dapat dilihat pada Tabel 3.4 sebagai berikut: Tabel 3.4 RAPBS Perancangan Diagram Relasi Entitas (Entity Relationsip Diagram) ERD (Entity Relationsip Diagram) adalah bentuk bagan yang menggunakan relasi entitas informasi. Entitas relasi diagram dibuat dengan menggunakan persepsi relasi yang terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas pada suatu relasi tersebut dengan kardinalitas. Dibawah ini adalah relasi tabel dari sistem informasi anggaran pendapatan dan belanja pada SMP Swasta Al-Ihsan Medan. 41 Gambar 3.6 Entity Relationsip Diagram Perancangan Struktur Menu Perancangan Master Form master adalah form pengisian kode akun, nama akun. Gambar 3.7 Daftar Kode Akun Perancangan Profil Sekolah Form Profil Sekolah adalah informasi biodata tentang sekolah. Gambar 3.8 Profil Sekolah 42 Perancangan Sumber Dana Form Sumber Dana ini adalah sumber-sumber dana yang di peroleh pada laporan anggaran. Gambar 3.9 Sumber Dana Perancangan Transaksi Perancangan APBS Form transaksi ini adalah pengisian anggaran pendapatan dan belanja sekolah. Gambar 3.10 Transaksi APBS Perancangan RAPBS Form transaksi ini adalah pengisian realisasi anggaran pendapatan dan belanja sekolah. Gambar 3.11 Transaksi RAPBS Perancangan BKU Form transaksi ini adalah daftar rekening buku kas yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran pada laporan anggaran. Gambar 3.12 Transaksi BKU 43 Perancangan Hasil Laporan Cetak APBS Form cetak data APBS adalah form untuk mencetak data anggaran pendapatan dan belanja berdasarkan yang telah diinput baik dicetak berdasarkan daftar akun dan tahun anggaran. Gambar 3.13 Laporan Cetak APBS Perancangan Hasil Laporan Cetak RAPBS Form cetak data RAPBS adalah form untuk mencetak data realisasi anggaran pendapatan dan belanja sekolah yang telah diinput baik secara keseluruhan berdasarkan tahun anggaran. Gambar 3.14 Hasil Laporan Cetak RAPBS 44 Perancangan Laporan Buku Kas Umum Form cetak data buku kas umum adalah form untuk mencetak data buku kas berdasarkan tahun pembuatan anggaran. Gambar 3.15 Laporan Buku Kas Umum IV. KESIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan uraian permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Anggaran Pendapatan dan Belanja pada SMP Swasta Al-Ihsan Medan, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Penyusunan Anggaran merupakan hal mutlak dilakukan instansi/ sekolah, maka anggaran sekaligus menciptakan transparansi dalam pengelolaan anggaran untuk mendapatkan gambaran kebutuhan dan alokasi dana yang akurat setiap tahunnya. 2. Hambatan dan kendala yang dihadapi dalam implementasi yaitu terjadi keterlambatan pencairan BOS, penentuan harga perkiraan sendiri yang kurang tepat karena ada beberapa mata anggaran yang mengalami pembengkakan dan ada juga mata anggaran yang kurang. Saran Setelah penulis melaksanakan penelitian dan pengumpulan data yang penulis laksanakan di SMP Swasta Al-Ihsan Medan, maka penulis memiliki saran-saran yang sekiranya dapat bermanfaat bagi Sekolah. Adapun saran-saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi sistem anggaran yang disusun sebaiknya dikembangkan pada sistem berbasis online. 45 Sebaiknya saat penyusunan anggaran pendapatan dan belanja sekolah khususnya penentuan jumlah anggaran untuk tiap kegiatan lebih cermat lagi sehingga tidak terjadi kekurangan atau kelebihan dalam pelaksanaan. DAFTAR PUSTAKA Adi Nugroho, 2011. Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta. Kendall, Kenneth. E,. 2010 Analisis Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta. Kusbianto, Deddy, 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta. Mulyadi. 2010, Sistem Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Sutarman, 2009. Pengantar Teknologi Informasi Yogyakarta: Bumi Aksara. Eti Rolhaety, Faizal Ridwan.Z, Tupi Setyawati, 2013, Mitra Wacana Media. Jakarta. National Committee on Governmental Accounting (NCGA). Tendi Haruman, 2010:6. Jakarta. Jogiyanto, 2009. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Rama, Desaratha, 2013. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Informatika, Bandung. Sutabri Tata, 2012.Analisis Sistem Informasi.CV.Andi Offset. 46