Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI DIGITAL PADA
PENGELOLAAN DATA KARYAWAN DI TOKO XYZ
ANALYSIS AND DESIGN OF DIGITAL APPLICATION SYSTEMS FOR
EMPLOYEE DATA MANAGEMENT IN XYZ STORE
Wawan Setiawan1.
Nurul Fajriyah2 Fakultas Ekonomi dan Bisnis.
Universitas Muhammadiyah Tangerang Fakultas Ilmu Komputer.
Universitas Insan Pembangunan Indonesia e-mail: 1whawan.
s@gmail.
com, 2nurulfajriyah442@gmail.
Diterima 13-08-2024 Direvisi 24-08-2024 Disetujui 30-08-2024 Abstrak - Seiring perkembangan teknologi dan sistem informasi di era digital, pengelolaan data karyawan menjadi hal yang sangat penting bagi organisasi dan perusahaan.
Proses input data karyawan yang efisien dan akurat adalah langkah awal dalam mengelola sumber daya manusia secara optimal.
Toko XYZ merupakan sebuah toko yang terletak di daerah Banten, yang menjual barang-barang retail kepada konsumen akhir dalam skala kecil dan rumahan.
Toko tersebut menyediakan beragam produk, mulai dari pakaian, makanan, barang elektronik, hingga perlengkapan rumah tangga.
Namun pada toko XYZ tersebut masih menghadapi tantangan dalam pengelolaan data karyawan, seperti keterbatasan waktu dan tenaga manusia dalam melakukan proses ini karena masih secara manual.
Untuk mengatasi masalah tersebut, dirancangnya sebuah program input data karyawan menjadi solusi yang efektif.
Dengan adanya program tersebut, proses pengelolaan data karyawan dapat menjadi lebih efisien, akurat, dan terorganisir.
Penulis menggunakan tiga teknik untuk kegiatan pengumpulan data, yaitu observasi, wawancara dan studi pustaka.
Pengembangan sistem program aplikasi untuk pengelolaan data karyawan pada toko XYZ menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySql.
Sistem aplikasi yang dibangun berbasis web, sehingga bisa diakses dengan mudah dimanapun dan kapanpun.
Ini memberikan manfaat langsung dalam efisiensi operasional sehari-hari, memungkinkan sumber daya manusia fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Dengan kemampuan untuk mengelola data karyawan secara efisien, toko dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan pertumbuhan perusahaan, termasuk ekspansi cabang dan peningkatan kerja.
Kata Kunci: Analisa.
Perancangan.
Data Karyawan Abstract - As technology and information systems develop in the digital era, managing employee data has become very important for organizations and companies.
An efficient and accurate employee data input process is the first step in managing human resources optimally.
XYZ Shop is a shop located in the Banten area, which sells retail goods to end consumers, usually on a small scale and at home.
The shop provides a variety of products, ranging from clothing, food, electronic goods, to household equipment.
However, the XYZ store still faces challenges in managing employee data, such as limited time and human energy in carrying out this process because it is still manual.
To overcome this problem, an employee data input program was designed to be an effective solution.
With this program, the employee data management process can become more efficient, accurate and organized.
The author used three techniques for data collection activities, namely observation, interviews and literature study.
Development of an application program system for managing employee data at XYZ store using the PHP programming language and MySql database.
The application system built is web-based, so it can be accessed easily anywhere and anytime.
This provides immediate benefits in day-to-day operational efficiency, allowing human resources to focus on more strategic tasks.
With the ability to manage employee data efficiently, stores can easily adapt to company growth, including branch expansion and increased employment.
Keywords: Analysis.
Design.
Employee Data
PENDAHULUAN
Pada perkembangan teknologi era digital saat ini, pengelolaan data karyawan menjadi hal yang sangat penting bagi organisasi, perusahaan maupun pemerintah.
Copyright A 2024 Digital Business Journal (DIGIBIS) This work is Licensed Under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.
Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
Penyajian suatu data dan informasi yang cepat dan akurat merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam kegiatan pekerjaan dan untuk pengambilan keputusan (Tri Budiarto & Budi Hartono, 2.
Proses input data karyawan yang efisien dan akurat adalah langkah awal dalam mengelola sumber daya manusia secara optimal.
Namun, banyak organisasi yang masih menghadapi tantangan dalam hal ini, seperti kesulitan dalam pencatatan data yang tepat, kesalahan input, serta keterbatasan waktu dan tenaga manusia dalam melakukan proses ini secara manual.
Selain itu, sering pula terjadi kesalahan input data, menyebabkan data tersebut tidak dapat ditemukan.
Oleh karena itu perlu adanya penerapan sebuah algoritma guna menyelesaikan permasalahan tersebut (Sari et al.
, 2.
Implementasi teknologi berbasis digital dapat akses dengan cepat, meningkatkan efisiensi organisasi perusahaan, serta mempermudah pekerjaan (Taqwiym, 2.
Untuk mengatasi masalah tersebut, dirancangnya sebuah program input data karyawan menjadi solusi yang efektif.
Dengan adanya program tersebut, proses pengelolaan data karyawan dapat menjadi lebih efisien, akurat, dan terorganisir.
Program ini tidak hanya memudahkan proses input data, tetapi juga menyediakan fitur-fitur tambahan seperti validasi data, otomatisasi perhitungan, dan penyimpanan data yang aman.
Program berbasis digital dalam pendataan karyawan ini dirancang untuk memberikan kemudahan bagi administrator atau bagian yang bertanggung jawab atas manajemen SDM.
Selain itu, sistem informasi yang dibangun untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam mengatasi masalah manajemen dan menampilkan semua detail data secara real time (Tahir, 2.
Dengan adanya program input data karyawan ini, diharapkan bahwa pengelolaan SDM dapat menjadi lebih efektif, waktu yang diperlukan untuk proses administrasi dapat berkurang, dan keakuratan data dapat terjaga dengan baik.
Selain itu, program ini juga dapat menjadi landasan yang kokoh untuk pengembangan sistem manajemen SDM yang lebih canggih dan terintegrasi di masa depan pengolahan data karyawan berbasis web ini dapat diakses dimanapun, dengan memanfaatkan jaringan internet dan perangkat yang memadai (Abdullah, 2.
Toko XYZ merupakan sebuah toko yang terletak di daerah Banten, yang menjual barang-barang retail kepada konsumen akhir, biasanya dalam skala kecil dan rumahan.
Toko tersebut menyediakan beragam produk, mulai dari pakaian, makanan, barang elektronik, hingga perlengkapan rumah tangga, dan biasanya menawarkan layanan tambahan seperti pengepakan hadiah, pengiriman, dan pelayanan pelanggan.
Toko XYZ berbeda dari toko grosir yang lainnya, seperti melayani pembelian dalam jumlah besar untuk dijual kembali oleh para pedagang lainnya.
Toko XYZ ini didirikan sekitar tahun 1995 di kota Serang, oleh seorang penggemar fashion sejak muda, memiliki visi untuk membawa pakaian berkualitas dengan harga terjangkau kepada masyarakat di sekitarnya.
Toko ini awalnya beroperasi dengan modal yang terbatas di sebuah ruko kecil di pusat kota.
Dalam lima tahun pertama, toko ini tumbuh pesat di tengah persaingan yang ketat dengan toko-toko fashion besar lainnya.
Hal ini dicapai melalui komitmen yang kuat terhadap pelayanan pelanggan yang ramah dan seleksi produk yang berkualitas.
Toko ini mulai dikenal karena koleksi pakaian yang trendi namun tetap terjangkau, serta promosi diskon reguler yang menarik.
Melihat kesuksesan awal, toko tersebut membuka cabang pertamanya di kota tetangga.
Ekspansi ini tidak hanya memperluas jangkauan geografis toko, tetapi juga menambah variasi produk yang ditawarkan, termasuk aksesori fashion dan Dengan perkembangan teknologi internet di era digital, toko XYZ tidak ketinggalan untuk bertransformasi secara digital.
Pada tahun 2010, mereka meluncurkan situs web ecommerce mereka sendiri, memungkinkan pelanggan untuk berbelanja secara online dengan lebih mudah dan nyaman.
Langkah ini tidak hanya meningkatkan omset, tetapi juga meningkatkan eksposur merek di tingkat nasional.
Hingga saat ini masih berkomitmen tetap berpegang teguh dan fokus terhadap kualitas produk.
Baik dengan harga yang bersaing, serta pelayanan pelanggan yang prima.
Toko ini terus berinovasi dalam menawarkan http://jurnal.
id/index.
php/digibis Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
pengalaman belanja yang lebih baik, baik di toko fisik maupun online, dengan memperluas koleksi produk dan meningkatkan kualitas layanan.
METODE PENELITIAN
1 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem pada penelitian ini dilakukan dengan cara pendekatan yang sistematis, mulai dari tahap kebutuhan sistem usulan baru lalu menuju ke tahap analisis, desain dan implementasi Proses pada pengembangan dengan metode waterfall yaitu dari segi pengerjaan sistem dapat dilakukan secara beruntun seperti air terjun.
Sehingga istem yang dihasilkan akan berkualitas baik, proses pelaksanaan bertahap sehingga tidak terfokus pada tahapan tertentu (Wattimena & Ginuny, 2.
Sumber : (Mulyadi & Syahidin, 2.
Gambar 1.
Metode Waterfall 2 Metode Pengumpulan Data Penulis menggunakan 3 .
metode atau teknik, untuk kegiatan pengumpulan data (Barutu & Susilawati, 2.
, yaitu :
Observasi Penulis melakukan obvervasi ke lokasi toko XYZ, untuk melakukan pengamatan terhadap permasalahan yang terjadi saat ini.
Wawancara Penulis melakukan kegiatan wawancara dengan karyawan dan pihak Manajemen yang berada di toko XYZ.
Hal ini untuk mengetahui permasalahan yang terjadi saat ini (Mayang Sari et al.
, 2.
Selain itu penulis juga melakukan wawancara terhadap beberapa pengunjung pada toko tersebut.
Studi Pustaka Penulis melakukan studi pustaka buku dan jurnal yang bereputasi, yang berhubungan dengan pengembangan website pengelolaan data karyawan pada perusahaan maupun 3 Tahapan Penelitian Tahapan yang penulis lakukan pada kegiatan penelitian ini, adalah sebagai berikut :
Requerment (Analisa Kebutuha.
Pada tahap ini penulis melakukan pengumpulan data untuk mendapatkan data yang akurat, mengenai kebutuhan apa saja yang nanti akan diusulkan.
Data dan Informasi tersebut didapatkan dari wawancara ataupun diskusi.
Setelah itu informasi dianalisis sehingga mendapatkan data-data yang lengkap mengenai kebutuhan pengguna akan software yang akan dikembangkan (Setiawan & Fajriyah, 2.
Desain Desain dilakukan penulis sebelum proses coding program PHP dan database MySql.
Hal Ini dilakukan oleh penulis, untuk memberikan gambaran lengkap tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana tampilan dari sebuah sistem yang diinginkan (Absari & Wibowo.
Sehingga membantu memberikan gambaran kebutuhan perangkat keras dan lunak, serta mendefinisikan arsitektur sistem yang akan dibuat secara keseluruhan (Sukini et al.
, 2.
Implementation Pembuatan aplikasi menggunakan pemrograman PHP, kemudian menggunakan database MySql.
Coding dilakukan secara terstruktur, kemudian dilakukan pengujian.
Web yang dibuat akan menghasilkan sebuah tampilan sistem dalam bentuk prototype (Sufadmi & http://jurnal.
id/index.
php/digibis Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
Effiyaldi, 2.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1 Analisa Sistem Berjalan Analisa sistem berjalan fokus pada kondisi atau proses bisnis proses yang sedang dilakukan saat ini.
Dalam konteks ini, sistem tersebut berfungsi tanpa gangguan yang signifikan dan menjalankan fungsi-fungsi yang diinginkan dengan efisien.
Hal ini perlu dilakukan kegiatan pemantauan, improvment, dan validasi secara berkala.
Hal ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menangani masalah atau hambatan sebelum mereka menjadi lebih besar dan mengganggu kinerja sistem secara keseluruhan.
Penentuan system bisnis proses merupakan aspek yang sangat penting, mulai dari pemanfaatan teknologi informasi dalam industri manufaktur hingga transportasi dan lingkungan.
Ketika sistem beroperasi dengan baik, hal itu dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan keandalan, serta meminimalkan kerugian waktu dan sumber daya yang tersedia.
Unsur-unsur utama yang diperlukan supaya suatu sistem dapat berjalan dengan baik dan benar.
Adapun fungsi system berjalan, yaitu:
Memastikan kinerja optimal: sistem berjalan bertujuan untuk menjaga kinerja optimal dari setiap komponen dalam sistem, sehingga keseluruhan sistem dapat berfungsi sebaik mungkin sesuai dengan kemampuannya.
Mendeteksi dan mencegah gangguan: salah satu fungsi utama sistem berjalan adalah untuk mendeteksi dan mencegah kemungkinan gangguan atau masalah yang dapat mengganggu operasi sistem.
hal ini dilakukan melalui pemantauan secara terus-menerus terhadap kinerja Menjaga ketersediaan dan keterandalan: sistem berjalan bertujuan untuk menjaga ketersediaan dan keterandalan sistem dengan memastikan bahwa setiap komponen berfungsi sebagaimana mestinya dan dapat diandalkan untuk menjalankan tugasnya.
Pemeliharaan preventif: melalui fungsi sistem berjalan, pemeliharaan preventif dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan atau kegagalan sistem di masa mendatang.
termasuk perawatan rutin dan penggantian komponen yang sudah aus.
Optimasi proses: sistem berjalan dapat membantu dalam mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses yang ada dalam sistem, sehingga dapat menghasilkan hasil yang lebih baik dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.
Penyesuaian terhadap perubahan: sistem berjalan harus mampu menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan, persyaratan bisnis, atau teknologi baru yang mungkin mempengaruhi operasi sistem.
ini termasuk pengembangan kemampuan adaptasi dan fleksibilitas dalam Meningkatkan kinerja dan produktivitas: fungsi sistem berjalan juga bertujuan untuk terus meningkatkan kinerja dan produktivitas sistem secara keseluruhan dengan mengidentifikasi dan mengimplementasikan perbaikan dan inovasi yang sesuai.
2 Struktur Organisasi Toko XYZ Gambar 2.
Struktur Organisasi Toko XYZ Deskripsi tugas :
http://jurnal.
id/index.
php/digibis Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
Pemilik Tugas dari pemilik adalah :
Menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek untuk toko mereka.
Mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, termasuk strategi pemasaran, operasional, dan keuangan.
Direktur Tugas dari Direktur adalah :
Mengembangkan visi jangka panjang untuk perusahaan dan menetapkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Merumuskan kebijakan dan rencana aksi yang memandu arah dan pertumbuhan .
Manajer Umum Tugas dari Manajer Umum adalah :
Bertanggung jawab atas operasi sehari-hari toko, termasuk stok barang, layanan pelanggan, dan kebersihan toko.
Memastikan semua proses operasional berjalan lancar dan sesuai dengan standar .
Staf Administrasi Tugas dari Staf administrasi adalah :
Mengelola dan memelihara basis data pelanggan, termasuk informasi kontak dan preferensi pembelian.
Memproses pesanan dan mengatur pengiriman barang dari gudang ke toko atau pelanggan.
Menyusun dan memelihara dokumen penting seperti faktur, kwitansi, dan dokumen .
Sekretaris Tugas dari seorang Sekretaris :
Menyusun dan mengelola jadwal kerja untuk manajer dan staf toko.
Mengatur janji temu dan pertemuan, baik internal maupun eksternal, dan memastikan semua pertemuan berjalan tepat waktu.
Supervisor Tugas dari seorang Supervisor :
Mengawasi dan memimpin tim staf, termasuk memberikan arahan dan dukungan dalam tugas sehari-hari.
Melakukan perekrutan, pelatihan, dan evaluasi kinerja staf di bawah pengawasannya.
Marketing Retail Tugas dari seorang Marketing Retail :
Mengembangkan strategi pemasaran untuk meningkatkan kesadaran merek dan penjualan produk di toko retail.
Menganalisis pasar dan tren konsumen untuk mengidentifikasi peluang pemasaran yang potensial.
Marketing Project Tugas dari seorang Marketing Project :
Merencanakan dan mengembangkan strategi pemasaran proyek berdasarkan tujuan bisnis dan target pasar yang ditetapkan.
Mengidentifikasi sasaran, tujuan, dan indikator kinerja kunci (KPI) untuk setiap proyek .
Staf Tugas dari seorang Staf :
Memberikan pelayanan pelanggan yang ramah dan membantu.
Membantu pelanggan dalam menemukan produk yang mereka cari.
Menanggapi pertanyaan pelanggan mengenai produk, harga, dan kebijakan toko.
3 Pemrograman dan Database Yang Digunakan http://jurnal.
id/index.
php/digibis Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
PHP (Personal Home Pag.
PHP disebut bahasa pemrograman server side, karena PHP diproses pada komputer Sesuai dengan namanya.
PHP digunakan untuk membuat website pribadi.
Dalam beberapa tahun perkembangannya.
PHP menjelma menjadi bahasa pemrograman web yang powerful dan tidak hanya digunakan untuk membuat halaman web sederhana, tetapi juga website populer yang digunakan oleh jutaan orang.
Penulisa menggunakan PHP untuk bahasa pemrograman, karena mudah dikembangkan dan bersifat open source.
Database MySQL Database adalah kumpulan informasi yang terstruktur dan terorganisir secara elektronik dalam suatu sistem komputer.
Secara lebih teknis, database adalah kumpulan data yang terstruktur sedemikian rupa sehingga memungkinkan pengguna atau program untuk dengan mudah mengakses, mengelola, maupun memperbarui data.
Penulisa menggunakan database MySql untuk tempat penyimpanan data, karena mudah dipahami, ringan dan bersifat open source.
4 Perancangan Sistem Usulan Use Case Diagram Use case merupakan salah satu teknik penggambaran desain yang digunakan untuk mendeskripsikan interaksi antara sistem dan pengguna.
Biasanya dalam use case tersebut dengan pengguna atau aktor lainnya.
Use case digunakan untuk menggambarkan fungsionalitas, yang berasal dari sudut pandang pengguna atau aktor eksternal yang berinteraksi dengan sistem tersebut.
Use case untuk system usulan terdapat pada gambar 3, sebagai berikut.
Gambar 3.
Use Case Sistem Usulan Activity Diagram Input Data Karyawan Activity diagram merupakan gambaran atau rancangan dari aliran aktivitas kerja ke dalam sebuah sistem yang akan dibuat.
Activity diagram tersebut juga digunakan oleh penulis untuk mendefinisikan atau mengelompokan aluran tampilan dari sistem yang dibuat tersebut.
Activity diagram untuk system usulan terdapat pada gambar 4, sebagai berikut.
http://jurnal.
id/index.
php/digibis Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
Gambar 4.
Activity Diagram Sistem Usulan Tampilan Program Aplikasi Program aplikasi untuk mengelola data untuk menjadi informasi, terkait dengan data karyawan ke dalam database atau sistem manajemen basis data.
Tujuan utama dari program aplikasi ini untuk memastikan bahwa data karyawan tercatat dengan benar dan terorganisir dengan baik.
Tampilan Login Kegiatan login pada sistem input data karyawan adalah proses autentikasi khusus yang memungkinkan administrator atau pengelola sistem untuk mengakses dan mengelola data kekaryawanan.
Untuk akun sebagai admin biasanya memiliki hak akses penuh atau tingkat akses yang lebih tinggi dibandingkan dengan pengguna lainnya dalam sistem.
Tampilan login terdapat pada gambar 5.
Gambar 5.
Tampilan Login Tampilan Halaman Utama Halaman utama untuk menampilkan fiture atau menu-menu yang tersedia, sesuai hak akses.
Setelah berhasil login, maka akan masuk ke halaman utama.
Tampilan halaman utama terdapat pada gambar 6.
http://jurnal.
id/index.
php/digibis Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
Gambar 6.
Tampilan Halaman Utama Tampilan Kelola Data Karyawan Tampilan kelola data karyawan, seperti input data karyawan merujuk pada bagian atau form yang digunakan untuk memasukkan informasi tentang seorang karyawan ke dalam sistem atau basis data Perusahaan Gambar 7.
Tampilan Kelola Data Karyawan Tampilan Input Data Karyawan Input data karyawan yaitu kegiatan memasukan identitas karyawan dalam sebuah sistem informasi atau basis data.
Data ini digunakan untuk keperluan administrasi dan manajemen sumber daya manusia (SDM).
Gambar 8.
Tampilan Input Data Karyawan KESIMPULAN http://jurnal.
id/index.
php/digibis Digital Business Journal (DIGIBIS) Volume 3 No.
Hal : 1 - 10
E-ISSN 2963-8585
DOI: 10.
31000/digibis.
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah penulis paparkan, maka kesimpulan dari penelitian ini adalah: pentingnya sistem informasi dalam manajemen sumber daya manusia, yaitu sistem program aplikasi digital untuk pengelolaan data karyawan pada toko XYZ menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySql.
Sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data karyawan, mempercepat proses pengolahan data, dan meningkatkan akurasi informasi dan memastikan keakuratan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan.
Sistem aplikasi yang dibangun berbasis web, sehingga bisa diakses dengan mudah dimanapun dan kapanpun.
Ini memberikan manfaat langsung dalam efisiensi operasional sehari-hari, memungkinkan sumber daya manusia fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Dengan kemampuan untuk mengelola data karyawan secara efisien, toko dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan pertumbuhan perusahaan, termasuk ekspansi cabang dan peningkatan kerja.
Rekomendasi atau saran yang dapat diberikan oleh penulis pada penelitian ini, yaitu:
perlunya dilakukan penelitian lanjutan yang lebih mendalam mengenai pengelolaan data karyawan pada toko XYZ ini, supaya bisa mengembangkan fiture-fiture pada sistem aplikasi yang sudah dibangun sebelumnya.
Karena seiring perkembangan jaman, maka perlu penyesuaian dengan kondisi dan perkembangan bisnis pada toko XYZ.
REFERENSI