RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
SURAT PADA DINAS PARIWISATA DAN
KEBUDAYAAN KABUPATEN BANDUNG BARAT
Joko Santoso .
Anggun Nugroho.
Agus Purwanto .
I Wayan Karang Utama .
Program Studi Sistem Informasi, 2,3 Prodi Sistem Komputer Fakultas Informatika dan Komputer ITB STIKOM Bali joko_santoso@stikom-bali.
, anggun.
nugroho12@gmail.
purwanto@stikom-bali.
, karang_utama@stikom-bali.
1,2,3
ABSTRACT
This research is the stage of designing an information system that can be used in managing official The purpose of this study was to produce a letter management information system design at the Tourism and Culture Office of West Bandung Regency (KBB) to make it easier and more Previously, official letter management was carried out conventionally, namely in the form of incoming and outgoing letter control books, so that it required more accuracy and work when compared to management that had been assisted by an information system.
Errors often occur due to inaccuracy or other factors, this is of course a problem in itself.
Besides that, computerized management can also save time and make it easier to search for past files.
From the results of the inspection, the design made was in accordance with the procedure for managing incoming and outgoing mail at the Office of Tourism and Culture.
West Bandung district.
Keywords: information system, management, official letter.
West Bandung Regency.
ABSTRAK
Penelitian ini merupakan tahap perancangan sistem informasi yang dapat digunakan dalam pengelolaan surat dinas.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan rancangan sistem informasi pengelolaan surat pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kabupaten Bandung Barat (KBB) agar lebih mudah dan efektif.
Sebelumnya ini pengelolaan surat dinas dilakukan secara konvensional yaitu berupa buku pengendalian surat masuk dan surat keluar, sehingga membutuhkan kecermatan dan pekerjaan lebih banyak jika dibandingkan dengan pengelolaan yang sudah dibantu oleh sistem informasi.
Sering terjadi kesalahan akibat kurang teliti maupun faktor lainnya, hal ini tentu saja menjadi permasalahan tersendiri.
Selain itu pengelolaan secara komputerisasi juga dapat menghemat waktu dan mempermudah dalam pencarian berkas yang Dari hasil pemeriksan, rancangan yang dibuat sudah sesuai dengan prosedur proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat.
Kata Kunci : sistem informasi, pengelolaan, surat dinas, kabupaten Bandung Barat.
yang dibuat, dikirim serta diterima oleh suatu lembaga kenegaraan, instansi, pemerintahan daerah, organisasi, lembaga pendidikan ataupun pribadi.
Contoh arsip yang terdapat pada suatu instansi pemerintahan adalah surat.
Surat dipakai untuk melakukan komunikasi dengan pihak lain baik internal maupun eksternal.
Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat provinsi Jawa Barat membedakan kelompok surat dalam dua jenis, yaitu surat keluar dan surat masuk.
Surat keluar yaitu surat yang instansi/organisasi/perusahaan sedangkan surat masuk yaitu surat yang diterima / masuk ke dalam instansi dari pihak internal dari bagian instansi tersebut maupun dari pihak eksternal.
PENDAHULUAN
Surat merupakan media untuk melakukan komunikasi dan juga sebagai bahan bukti terhadap suatu peristiwa / Sering didapati masalah ketika memakai surat berupa bentuk fisik kertas yaitu surat mudah hilang ataupun rusak, sehingga dibutujkan penanganan yang baik dan cermat.
Masalah tersebut juga dialami oleh kantor Kabupaten Bandung Barat provinsi Jawa Barat, yaitu karena banyak menggunakan kertas dalam pengelolaan surat dan melakukan penulisan laporan dalam hal manajemen surat yang tiap bulan selalu dihitung satu per satu.
Arsip ialah rekaman kejadian dan kegiatan dalam bermacam media dan bentuk 425 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 9.
Nomor 4.
Juni 2023 Manajemen surat keluar dan surat informasi tentang surat satu per satu.
Tujuan masuk pada Kabupaten Bandung Barat dibuatnya perencanaan sistem informasi dilakukan dengan pembuatan beberapa manajemen surat keluar dan surat masuk pencatatan jurnal ataupun penggunaan kertas pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan yang mesti diisi untuk dicatat, menuliskan.
Kabupaten Bandung Barat yaitu agar dapat melakukan pengelolaan data surat secara meneruskan surat keluar maupun surat teroganisir rapi, sehingga akan membantu Misalnya, saat ada surat masuk, petugas melakukan pengisian buku kendali pengelompokan maupun saat membuat surat masuk dan menambahkan lembaran disposisi surat yang bersesuaian dengan Seiring tindakan terhadap surat masuk tersebut.
masyarakat terhadap pariwisata, makin Kemudian, surat beserta lembaran disposisi banyak obyek wisata alam maupun buatan tersebut diserahkan kepada staf di ruang yang bermunculan.
Kabupaten Bandung Kepala Dinas untuk diberikan instruksi lebih Barat adalah salah satu wilayah yang Setelah itu, surat dan lembaran mempunyai obyek wisata atau atraksi wisata disposisi tadi dikembalikan lagi kepada yang amat banyak dan berbagai macam petugas, dan petugas melanjutkan tahapan / Dari data dan informasi yang proses sesuai instruksi yang diberikan oleh diperoleh dari Dinas Pariwisata dan Kepala Dinas.
Kemudian, tahap terakhir Kebudayaan kabupaten Bandung Barat, pada yang dilaksanakan oleh petugas adalah tahun 2022 sedikitnya ada sejumlah 41 mengisi kartu daftar pengendalian surat obyek wisata yang tersebar di berbagai daerah di wilayah ini yang terdiri dari 11 Makin banyak berkas yang dipakai.
Dengan perkembangan tersebut berarti makin banyak juga kertas yang tentunya menambah kesibukan lalu-lintas Hal ini berkaitan dengan sifat surat menyurat yang terjadi pada Dinas keamanan / rahasia dari surat atau Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten data/informasi yang tersimpan, karena bila Bandung Barat selaku instansi pemerintah tidak dilakukan pengelolaan dengan baik, yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.
berkas bisa hilang maupun rusak.
Makin Hal ini tentu membutuhkan tindakan untuk banyak berkas yang digunakan, maka mengatasi kebutuhan akan sistem informasi dibutuhkan tempat untuk menyimpan yang dalam pengelolaan surat dinas.
lebih besar.
Proses penyimpanan surat Dari uraian diatas maka peneliti beserta disposisi dan lembar penyertanya ingin membantu mengatasi permasalahan yang dilaksanakan dengan cara menulis pada yang dihadapi oleh dinas terkait sehingga buku jurnal mengakibatkan pembuatan dapat melayani dengan lebih optimal kepada laporan data surat yang harus dihitung satu pelaku usaha pariwisata maupun keperluan per satu tiap periode tertentu.
Contohnya, internal kedinasan, dengan merancang untuk mengetahui berapa jumlah surat sistem informasi pengelolaan surat dinas masuk pada Bulan Januari 2022, maka pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan petugas harus melakukan penghitungan satu Kabupaten Bandung Barat.
Untuk per satu surat masuk pada jurnal atau almari memberikan gambaran potensi industri Demikian pula saat petugas akan pariwisata di KBB, berikut 10 Daftar Obyek melihat surat melalui kata kunci tertentu.
Wisata di Kabupaten Bandung Barat dapat petugas harus mencari serta membaca dilihat pada tabel 1.
Tabel 1 Daftar Obyek Wisata Unggulan di Kabupaten Bandung Barat Sumber : Dnas Pariwisata dan Kebudayaan Kabupaten Bandung Barat.
Santoso.
Nugroho.
Purwanto.
Utama.
Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat.
TINJAUAN PUSTAKA
Sejarah singkat Dinas Pariwisata dan Kebudayaan KBB Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat didirikan tahun 2007 melalui pengesahan Menteri Dalam Negeri dengan atas nama Presiden Republik Indonesia.
Saat itu sekaligus dilakukan pembentukan dinas-dinas yang terkait dengan visi dan misi Rencana Pembangunan Jangka Panjang Naungan Kementerian Pariwisata Indonesia.
Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat pemerintah yang terdapat pada komplek perkantoran PemDa Kabupaten Bandung Barat, tepatnya berada di jalan raya PadalarangAeCisarua KM 2, desa Mekarsari kecamatan Ngamprah Kabupaten Bandung Barat.
Visi dan Misi Dinas Pariwisata dan Kebudayaan KBB Visi dari Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kabupaten Bandung Barat Terwujudnya pengembangan potensi pariwisata dan kebudayaan sebagai salah satu sektor andalan dalam mendukung akselerasi pembangunan di kabupaten Bandung Barat.
Misi dari Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kabupaten Bandung Barat Membangun sarana penunjang potensi pariwisata budaya Meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur kebudayaan dan budaya serta kelompok penggerak pelaksanaan sadar wisata dan sapta Menyusun pariwisata budaya Melaksanakan promosi pariwisata budaya guna peningkatan destinasi Membangun jaringan kerja sama dan koordinasi antar stakeholder pariwisata budaya untuk mencapai sinergitas dalam pariwisata budaya Struktur Organisasi Dinas Pariwisata dan Kebudayaan KBB Berikut ini struktur organisasi pada Dinas Pariwisata Kebudayaan Kabupaten Bandung Barat, seperti tampak pada gambar 2.
PERANCANGAN SISTEM
Dalam bagian ini akan dilakukan perancangan sistem informasii pengelolaan surat dinas melalui beberapa tahapan, yakni UseCase Diagram.
Activity Diagram.
Desain Database Rancangan Antarmuka.
Ada perancangan, diantaranya menurut Pratama.
Perancangan merupakan suatu aktifitas yang mempunyai tujuan untuk mendesain sistem permasalahan yang dialami organisasi yang didapat dari proses memilih dari beberapa alternatif sistem yang dianggap terbaik berdasarkan hasil analisis yang tepat.
Menurut Subhan Mohamad, perancangan spesifikasi sistem baru berdasar hasil rekomendasi dari tahapan analisis sistem.
Menurut Edi Sutanta, perancangan memiliki 2 maksud, yakni untuk mencukupi kebutuhan pemakai sistem dan untuk memberi suatu gambaran yang lebih jelas kepada analis sistem, programmer komputer dan ahli-ahli lainnya yang terlibat.
Salah satu sumber referensi dalam penelitian ini adalah penelitian yang dilaksanakan oleh Joko Santoso, dkk tahun AuGeographic Information System for Mapping Vegetable Producing Areas in West Bandung Regency complete with maps and travel routesAy.
Menggunakan Metode penelitian dengan melakukan pengamatan/observasi pada Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Kabupaten Bandung Barat, lalu ditindaklanjuti dengan metode perancangan dan pengembangan sistem.
427 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 9.
Nomor 4.
Juni 2023
Kepala Dinas Sekretaris Dinas JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU Kasubag
Penyusunan Program
Kasubag Keuangan Kabid Pariwisata
Kabid Promosi dan Ekonomi Kreatif
Kabid Kebudayaan Kasi Pengembangan Daya Tarik Wisata
Kasi Promosi
Kasi Bina Budaya
Kasi Pengelolaan Destinasi
Kasi Kemitraan Kasi Bina Seni
Kasi Pembinaan Industri Pariwisata
Kasi Ekonomi Kreatif
Kasi Sejarah dan Kepurbakalaan Kasubag
Kepegawaian dan Umum UPTD
Gambar 1 Struktur Organisasi Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kabupaten Bandung Barat
METODOLOGI PENELITIAN
Model Systems Development Life Cycle (SDLC) digunakan karena tahapannya yang jelas dan jaminan dukungan pengembangan life cycle.
Model ini adalah model yang umum dipakai oleh para pengembang.
Model SDLC sering disebut sebagai siklus klasik, yang dapat menggambarkan secara sistematis dan secara terurut dalam proses pengembangan software.
Model ini dimulai melaui analisis kebutuhan user dan lalu melalui tahap-tahap .
, permodelan .
, konstruksi .
, serta penyerahan .
Model ini diakhiri dengan layanan garansi pemakaian diimplementasikan tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bagian ini dilakukan proses perancangan dan pembahasan berdasarkan rumusan masalah yang ditemukan pada Perancangan pembahasan untuk menghasilkan Sistem informasi pengelolaan surat dinas ini akan melalui beberapa tahapan yaitu Use Case Diagram.
Activity Diagram.
Desain Database dan Desain Antarmuka.
Analisis Kebutuhan Sistem Analisis Kebutuhan Data Analisa kebutuhan data yang diperlukan dalam Perencanaan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Santoso.
Nugroho.
Purwanto.
Utama.
Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat.
Bandung Barat dapat digambarkan berikut Surat yang masuk ke kantor Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat diterima oleh petugas pada bagian Kepegawaian dan Umum lalu ditindaklanjuti oleh petugas dengan cara mengisi data informasi surat di buku daftar kendali surat masuk dan disertakan lembaran disposisi surat sebagai bagian yang tak Buku daftar kendali surat masuk ialah buku yang berisikan nomer urut surat, kode surat serta tambahan catatan yang diperlukan.
Lembaran disposisi surat yaitu lembaran yang berisikan data informasi surat yang dicatat oleh petugas.
Informasi dan data surat yang mesti ditulis ada 11, dan sejumlah 8 diisikan oleh petugas dan sejumlah 3 akan diisikan oleh KADIN.
Data informasi surat yang terdapat pada lembaran disposisi tersebut, yang diisikan oleh petugas adalah: a.
Index .
erihal sura.
Kode surat.
Nomor urut surat.
Isi ringkat surat.
Asal surat.
Tanggal surat.
Nomor surat.
dan h.
Jumlah lampiran.
Lembaran disposisi yang telah diisi lalu digabung dengan surat masuk yang nantinya akan dikirimkan kepada KADIN.
KADIN membaca surat serta menuliskan 3 data informasi surat yang terdapat di penyelesaian surat, informasi ataupun perintah/instruksi lanjutan, diisi pula keterangan tentang kepada siapa surat mesti diteruskan serta memberikan paraf yang menunjukkan bahwa KADIN sudah mengetahui informasi yang terdapat pada Kemudian lembaran disposisi beserta surat masuk dikirimkan kepada fihak Sekretariat untuk diberikan paraf yang berarti Sekretariat membaca informasi yang terdapat pada surat.
Selanjutnya, surat dan lembaran disposisi akan dikembalikan lagi kepada petugas di Bagian Kepegawaian dan Umum untuk ditindaklanjuti sesuai instruksi atau informasi yang didapat dari KADIN.
Petugas lalu mengisi kartu pengendalian surat masuk.
Kartu pengendalian surat informasi/data surat yang menunjukkan informasi surat telah dibaca/diketahui oleh KADIN dan Sekretariat.
Sedangkan data dan informasi surat di kartu pengendalian surat masuk yang mesti diisikan oleh petugas ialah: a.
Indeks_Surat.
Kode_Surat.
Nomor_Urut_Surat.
Isi_Ringkas.
Asal_surat.
Tanggal_Surat.
Nomor_Surat.
Lampiran.
Pengolah_Surat.
Tanggal_Diteruskan.
Tanda_Terima .
anda tangan petuga.
Catatan.
Jumlah_Lembar.
Analisis Kebutuhan Proses Analisa kebutuhan proses yang Perencanaan Pengelolaan Surat Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat pengamatan di tempat kerja praktek.
Pengumpulan data dilaksanakan melalui wawancara maupun pengamatan langsung.
Setelah analis kebutuhan data, langkah selanjutnya petugas mengirimkan surat masuk kepada bagian/unit lain sesuai instruksi yang ddapat dari KADIN yang terdapat di lembaran disposisi.
Bagian/Unit yang ada di Kantor Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat, yaitu sebagai berikut:
Sekretaris Dinas / Sekretariat Kepala Sub Bagian Penyusunan Program Kepala Sub Bagian Keuangan Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Kepala Bidang Pariwisata Kasi Pengembangan Daya Tarik Wisata Kasi Pengelolaan Destinasi Kasi Pembinaan Industri Pariwisata Kepala Bidang Promosi dan Ekonomi Kreatif Kasi Promosi Kasi Kemitraan Kasi Ekonomi Kreatif Kepala Bidang Kebudayaan Kasi Bina Budaya Kasi Bina Seni Kasi Sejarah dan Kepurbakalaan UPTD 429 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 9.
Nomor 4.
Juni 2023 Adapun alur penerimaan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 2 Alur Penerimaan Surat Jika surat yang masuk ke kantor Dinas Pariwisata Kebudayaan kabupaten Bandung Barat memerlukan balasan, tindak lanjut atau koordinasi dengan fihak lain maka petugas membuat surat keluar ditujukan sesuai dengan instruksi pada lembaran disposisi.
Lalu sesudah surat dibuat, dikirimkan pada pemimpin bidang/seksi/unit.
Sekretariat serta KADIN untuk dilakukan pemberian paraf, hal ini menunjukkan bahwa informasi surat keluar telah sepengetahuan KADIN.
Sekretariat dan pemimpin bagian/seksi/unit.
Selanjutnya surat yang sudah berisi paraf dikirimkan kepada Sekretaris Dinas untuk diberikan nomor surat, lalu staf menginput pada buku daftar pengendalian surat keluar.
Kartu pengendalian surat keluar mirip kartu pengendalian surat masuk.
Perbedaan hanya pada: di surat masuk diinputkan asal surat, kalau di surat keluar diinputkan tujuan surat.
Adapun alur pembuatan surat keluar terlihat pada Gambar 4.
Gambar 3 Alur Penerbitan Surat Keluar Analisis Kebutuhan Sistem Ada tiga tahapan proses dalam analisis kebutuhan sistem yang diperlukan untuk mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Surat Keluar dan Surat Masuk, yakni analisis kebutuhan masukan, analisis kebutuhan proses, analisis kebutuhan keluaran dan analisis kebutuhan antarmuka.
Dari sejumlah analisis tersebut dijabarkan menjadi sembilan proses yang diperlukan dalam Sistem Informasi Manajemen Surat Keluar dan Surat Masuk, yakni proses login, pengelolaan surat masuk, pengelolaan disposisi surat, pengelolaan kode surat, pengelolaan agenda acara, pengelolaan data pegawai, pengelolaan data jabatan dan pengelolaan hak akses.
Perincian masingmasing proses analisis kebutuhan sistem dapat dilihat di tabel 2.
Santoso.
Nugroho.
Purwanto.
Utama.
Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat.
Tabel 2 Analisis Kebutuhan Sistem No.
Login Proses Masukan Username dan Kode _Surat, nomor_surat, tanggal_surat, asal_surat, index_surat, isi_surat, gambar surat dan jumlah lampiran Tgl selesai, disposisi_surat, tujuan_disposisi dan Keluaran Antarmuka Informasi Form Login Login Informasi/data surat Halaman:.
Surat masuk serta report masuk, tambahData surat masuk berupa surat masuk, berkas Excel UbahData surat masuk Informasi/data disposisi surat dan isi disposisi surat dalam bentuk PDF Hal.
disposisi surat, tambah data disposisi, hal.
data disposisi dan hapus disposisi Kode_surat, nomor_surat, tujuan surat, tanggal_surat, index_surat, catatan, file/gambar isi_surat, jumlah lampiran dan jumlah_lembar Kode surat, nama kode surat dan keterangan tentang Informasi surat keluar dan laporan surat keluar dalam bentuk Excel Hal.
surat keluar, hal.
tambah data surat keluar, ubah data surat keluar dan hal.
data surat Informasi kode Halaman: kode surat, ubah data kode surat, ubah data kode surat dan hapus kode surat Informasi agenda acara Hal.
agenda acara, hal.
tambah data agenda acara, hal.
ubah data agenda acara dan hapus data agenda acara.
Pengelolaan Surat Masuk .
iew, edit, add, delete dan mencetak lapora.
Pengelolaan Disposisi Surat .
iew, edit, add, delete dan mencetak halaman disposisi Pengelolaan Surat Keluar .
iew, edit, add, delete dan mencetak lapora.
Pengelolaan Kode Surat .
iew, edit, add, dan delet.
Pengelolaan Agenda Tanggal_acara.
Acara .
iew, edit, add, tempat_pelaksanaan, dan delet.
waktu_pelaksanaan, peserta dan detail_acara Pengelolaan Data Pegawai .
iew, edit, add, dan delet.
Nomor_Induk Informasi data Pegawai/NIP, nama, jen.
kelamin, tempat/ tanggal lahir, informasi_kontak serta alamat Hal.
pegawai, tambah data pegawai, hal.
data pegawai dan hal.
hapus data pegawai Pengelolaan Data Jabatan .
iew, edit, add, dan delet.
Nama_jabatan dan tujuan_disposisi Informasi data Hal.
jabatan, hal.
Tambah data jabatan, ubah data jabatan dan hal.
hapus data Pengelolaan Hak Akses .
iew, edit, add, dan delet.
Kode, jabatan dalam sistem, username dan password Informasi data akses disposisi Hal.
hak akses disposisi surat dan hal.
tambah data hak akses HASIL PERANCANGAN SISTEM Perencanaan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat, meliputi diagram-diagram UML yang dapat 431 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 9.
Nomor 4.
Juni 2023 dijelaskan dalam beberapa bagian.
Proses pembuatan rancagan sistem dilaksanakan sesudah kebutuhan sistem terpenuhi, dengan demikian dapat diketahui proses bisnis pengelolaan data surat keluar dan surat Pembuatan rancangan sistem dimulai dari pembuatan use case diagram, pembuatan activity diagram, merancang database dan membuat rancangan tampilan Semua perancangan tadi dilakukan agar didapatkan sistem informasi yang baik dan memenuhi kebutuhan pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat.
Use Case Diagram Tahap menerjemahkan hasil rancangan sistem informasi kedalam use case diagram untuk mendeskripsikan gambaran sistem secara umum dan aktor yang ada pada sistem.
Gambar 4 UseCase Diagram SI Pengelolaan Surat Dinas Activity Diagram Activity Diagram Pengelolaan Surat Masuk Activity diagram pengelolaan surat masuk menggambarkan alur pengelolaan data surat masuk, yakni view data surat masuk, add data baru, edit data, delete data dan download laporan surat masuk.
Dalam sistem ini juga dimungkinkan pembuatan laporan surat masuk, yaitu laporan yang berisikan data detail surat masuk yang dapat dipilih pada rentang tertentu sesuai keinginan user.
User dapat melakukan pencetakan lembaran disposisi surat yang akan diisi oleh petugas, lalu data ini dipakai dalam proses Pengelolaan Disposisi Surat.
Hasil pengelolaan surat masuk dapat terlihat pada Santoso.
Nugroho.
Purwanto.
Utama.
Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat.
Gambar 5 Activity Diagram Pengelolaan Surat Masuk Activity Diagram Pengelolaan Surat Keluar Pembuatan menggambarkan alur pemrosesan data informasi surat keluar, yakni view data informasi surat keluar, add data baru, edit data, delete data dan download laporan informasi surat keluar.
Sistem juga dilengkapi dengan pembuatan laporan yang berisi informasi surat keluar, yaitu laporan yang berisikan data detail surat keluar pada rentang waktu yang dibutuhkan oleh user.
Hasil pengelolaan surat keluar terlihat pada Gambar 6 Activity Diagram Pengelolaan Surat Keluar Activity Diagram Pengelolaan Kode Surat Pada hasil rancangan activity diagram pengelolaan kode surat ini dapat diketahui alur kerja sistem, yaitu view data, add data, edit data dan delete data kode Hasil perancangan activity diagram pengelolaan kode surat dapat terlihat pada 433 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 9.
Nomor 4.
Juni 2023 Gambar 7 Activity Diagram Pengelolaan Kode Surat Desain Database Pada desain database ini diawali dengan melakukan perancangan ERD (Entity Relationship Diagra.
untuk memperoleh diagram hubungan antar tabelnya, dan melakukan perancangan struktur tabel.
Adapun penjelasan detail dari ERD dan struktur tabel dapat penulis jelaskan sebagai berikut :
Entity Relationship Diagram Adapun bentuk ERD dalam penelitian ini berupa ERD sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini adalah sebagai berikut :
Gambar 8 ERD Entitas dalam sistem ini terdiri dari user, surat masuk, surat keluar, pegawai, disposisi sm, tujuan jabatan, kode surat dan agenda undangan.
Semua entitas tersebut sudah dilengkapi dengan atribut yang bersesuaian dengan kebutuhan masingmasing entitas.
Hampir semua entitas terhubung melalui relasi one-to-one, one-tomany, many-to-many, hanya entitas agenda undangan yang independen tidak berelasi secara spesifik dengan entitas manapun karena bersifat bebas tidak terkait dengan entitas lainnya.
Conseptual Database Setelah dibuat ERD dari sistem, maka langkah selanjutnya adalah membuat konseptual database seperti tampak pada Santoso.
Nugroho.
Purwanto.
Utama.
Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat.
Gambar 9 Database Konseptual Dari gambar 10 terlihat terdapat 8 entitas yang berupa tabel, sebanyak 7 diantaranya saling berrelasi sesuai kebutuhan yang biasanya berhubungan dengan promary key yang terdapat pada masing-masing tabel.
kode surat berelasi dengan surat masuk maupun surat keluar.
Sedangkan disposisi sm berelasi dengan tujun surat.
Tabel user dalam hal ini berrelasi dengan tabel pegawai dan tabel tujuan disposisi.
Sedangkan tabel agenda undangan seperti halnya yang terlihat pada ERD, tidak ber-relasi secara spesifik dengan tabel manapun.
Desain Antarmuka Sistem Desain Halaman untuk Login Hasil halaman login tampak seperti pada Gambar User wajib menginput username serta password untuk dapat masuk ke dalam sistem ini.
Gambar 10 Desain Halaman Login Desain Halaman Pengelolaan Surat Masuk Hasil pengelolaan surat masuk dapat terlihat pada Gambar 12.
Ada sebuah tabel yang berisi informasi detail tentang data surat masuk.
Ada tombol AuUbahAy untuk melakukan ubah data informasi surat masuk, tombol AuHapusAy untuk melakukan hapus data informasi surat masuk, tombol AuPrintAy untuk melakukan cetak lembaran disposisi surat serta tombol AuDisposisiAy untuk menuju pada form Pengelolaan Disposisi Surat.
Terdapat juga tombol di pojok kiri atas yaitu AuTambahAy untuk manmpilkan halaman tambah data surat masuk.
435 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 9.
Nomor 4.
Juni 2023 Gambar 11 Desain Halaman Pengelolaan Surat Masuk Desain Halaman Tambah Surat Masuk Desain halaman tambah surat masuk terlihat pada gambar 13.
Untuk melihat halaman ini bisa diakses melalui halaman pengelolaan surat masuk dengan cara meng-klik tanda .
ombol tamba.
yang terdapat di pojok kiri atas.
Gambar 12 Desain Halaman Tambah Surat Masuk Desain Halaman Disposisi Surat Halaman pengelolaan disposisi surat dapat terlihat pada Gambar 14.
Halaman ini berisikan tabel yang memuat data/informasi disposisi surat.
Informasi yang ada pada tabel adalah tombol AuUbah dataAy untuk melakukan ubah data/informasi disposisi dan tombol AuHapusAy untuk melakukan hapus data/informasi disposisi.
Di pojok kiri atas ada tombol AuTambahAy untuk menampilkan halaman tambah data/informasi disposisi.
Gambar 13 Desain Halaman Disposisi Surat Masuk Santoso.
Nugroho.
Purwanto.
Utama.
Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat.
Desain Halaman Tambah Data/Informasi Disposisi Surat Desain halaman untuk tambah data/informasi disposisi surat terlihat pada gambar 15.
Gambar 14 Desain Halaman Tambah Data Disposisi Surat Desain Halaman Pengelolaan Surat Keluar Desain halaman pengelolaan surat keluar terlihat pada Gambar 16.
Gambar 15 Desain Halaman Pengelolaan Surat Keluar SIMPULAN Berdasarkan hasil dan pembahasan, maka dapat diambil simpulan bahwa perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keluar dan Surat Masuk pada kantor Dinas Pariwisata Kebudayaan kabupaten Bandung Barat telah dilakukan.
Ada 8 fungsi utama, yaitu Pengelolaan Data Pegawai.
Pengelolaan Data Jabatan dan Pengelolaan Hak Akses.
Pengelolaan Surat Masuk.
Pengelolaan Disposisi Surat.
Pengelolaan Surat Keluar.
Pengelolaan Kode Surat.
Pengelolaan Agenda Acara.
Dari hasil pemeriksan oleh bagian Sekretariat / Sekretaris Dinas kantor Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat, rancangan yang dibuat sudah sesuai dengan prosedur proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas Pariwisata dan Kebudayaan kabupaten Bandung Barat.
437 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 9.
Nomor 4.
Juni 2023
DAFTAR PUSTAKA