JOURNAL OF EMPOWERMENT
Vol.
No.
Juni 2025, h.
ISSN 2580-0620 (Prin.
ISSN 2597-9809 (Onlin.
Available Online at https://jurnal.
id/index.
php/JE Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik 1*Ai Musrifah, 2Sutono, & 3Ali Subhan Universitas Suryakancana.
Indonesia *Email Koresponding: aimusrifah@unsur.
Article Info Sejarah Artikel:
Submit: 15 Januari 2025 Revisi: 26 Juni 2025 Diterima: 28 Juni 2025 Kata Kunci : Digitalisasi.
Informasi.
Fakultas.
Penjaminan Mutu.
Waterfall Keyword: Digitalization.
Quality assurance Waterfall.
Abstrak Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik adalah suatu Lembaga melaksanakan proses monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan pelaksanaan aktivitas tridharma perguruan tinggi yang dilakukan oleh civitas akademik Fakultas Teknik Universitas Suryakancana.
Kegiatan pengabdian ini diawali adanya permasalah yang dihadapi mitra adalah sebagai berikut, belum ada sistem informasi yang dapat mengelola kegiatan-kegiatan pelaksanaan sistem penjaminan mutu secara digital.
Pelayanan informasi kepada pengguna berkaitan dengan kegiatan yang dilaksanakan oleh gugus penjaminan mutu, dan seringnya terlambatnya penjadwalan pelaksanan monitoring dan evaluasi mutu internal fakultas.
Solusi yang dapat diambil dari permasalahan mitra tersebut adalah merancang dan membuat sistem digitalisasi gugus penjaminan mutu Fakultas Teknik dengan metodologi rekayasa perangkat lunak model Hasil dari pengabdian kepada masyarakat ini adalah telah dilaksanakan sosialisasi mengenai implementasi penerapan Digitalisasi Sistem Gugus Penjaminan Mutu di Fakultas Teknik, sistem tersebut dapat membantu mitra dalam pengelolaan pemberian informasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan memberikan manfaat untuk peningkatan efisiensi, akurasi, dan kolaborasi dalam pengelolaan penjaminan mutu di Fakultas Teknik secara terintegrasi.
Abstract The Faculty of Engineering Quality Assurance Group is an internal quality assurance institution that carries out the monitoring and evaluation process of the implementation of the tridharma activities of higher education carried out by the academic community of the Faculty of Engineering.
Suryakancana University.
This community service activity began with the following problems faced by partners, namely there is no information sistem that can manage the implementation of the quality assurance sistem digitally.
Information services to users related to activities carried out by the quality assurance group, and frequent delays in scheduling the implementation of internal faculty quality monitoring and evaluation.
Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 The solution that can be taken from these partner problems is to design and create a digitalization sistem for the Faculty of Engineering quality assurance group with the waterfall model software engineering The result of this community service is the process of socializing the implementation of the Digitalization of the Quality Assurance Group Sistem which can help partners in managing the provision of information on the implementation of the internal quality assurance sistem and provide benefits for increasing efficiency, accuracy, and collaboration in managing quality assurance in an integrated manner in the Faculty of Engineering PENDAHULUAN Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah suatu mekanisme yang diterapkan oleh perguruan tinggi untuk mengelola, memantau, dan mengevaluasi mutu pendidikan secara berkelanjutan (Dirjendikti, 2024.
Mulyasa & Aryani, 2.
SPMI berfokus pada pencapaian standar mutu yang telah ditetapkan oleh masing-masing institusi dan memastikan bahwa semua kegiatan akademik, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan dengan cara yang memenuhi standar tersebut (Ghofur & Suryanto, 2.
Implementasi SPMI diharapkan dapat menciptakan budaya mutu yang positif dan berkelanjutan di lingkungan perguruan tinggi.
Berdasarkan Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 Tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan Standar Pendidikan Tinggi (SPT) (Sutrisna et al.
, 2.
Salah satu sektor yang sangat penting dalam dunia pendidikan tinggi adalah sistem penjaminan mutu internal (SPMI), yang berfungsi untuk menjaga dan meningkatkan kualitas pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada Masyarakat (Dirjendikti, 2024.
Mulyasa & Aryani, 2.
Di lingkungan perguruan tinggi, terutama pada Fakultas Teknik, sistem penjaminan mutu menjadi bagian yang sangat vital dalam memastikan bahwa proses pendidikan berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, baik secara nasional maupun internasional (Arzeta et al.
, 2.
Namun, pelaksanaan SPMI yang selama ini masih berbasis manual memiliki banyak keterbatasan, seperti kurangnya integrasi data, proses yang memakan waktu, serta sulitnya melakukan pemantauan dan evaluasi secara real-time.
Penjaminan Mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan sebuah instansi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga para pemangku kepentingan memperoleh kepuasan (Kurniawati et al.
, 2024.
Paputungan et al.
, 2.
Aplikasi dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyusun laporan mutu hingga 50%, yang memungkinkan pengelola untuk lebih fokus pada analisis data dan perbaikan mutu (Prastyo et al.
, 2.
Dalam penjaminan mutu ini diharapkan tumbuh budaya mutu mulai dari menetapkan standar, melaksanakan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar dan berupaya meningkatkan standar (Paputungan et al.
, 2.
Berdasarkan hal tersebut tentunya disini sangat diperlukan adanya peran dari teknologi untuk membantu semua proses yang dilakukan bisa lebih efisien, apalagi dengan banyaknya orang yang mengolah mengenai data tersebut.
Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 Fakultas Teknik Universitas Suryakancana merupakan salah satu dari instansi yang sering melakukan penjaminan mutu dalam beberapa tahun terakhir, terdapat beberapa hal yang kurang efisien karena prosesnya masih menggunakan data secara manual atau menggunakan berkas dokumen kertas.
Hal ini menyebabkan penumpukan kertas di beberapa titik, belum lagi ketika seseorang membutuhkan dokumen tersebut pastinya harus membuat salinan lagi yang menyebabkan makin banyaknya dokumen kertas.
Selain itu dengan banyaknya standar yang ada dalam penjaminan mutu juga menambah pekerjaan semakin banyak sedangkan proses yang dilakukan masih menggunakan cara manual.
Tentunya ini harus dirubah dengan adanya perkembangan teknologi sistem informasi yang bisa sangat mendukung untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efisien (Fitrah et al.
, 2.
Sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas dan mempercepat proses evaluasi serta pelaporan, implementasi digitalisasi pada sistem penjaminan mutu diharapkan dapat memberikan solusi yang efektif.
Dengan adanya sistem digital, setiap tahapan dalam penjaminan mutu, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi, dapat dikelola dengan lebih sistematis dan Selain itu, digitalisasi juga memungkinkan pengelolaan data yang lebih terstruktur dan mudah diakses, serta memudahkan pemantauan perkembangan secara berkala.
Walaupun ada banyak manfaat, beberapa tantangan juga diidentifikasi seperti, kendala teknologi dimana beberapa pengguna mengalami kesulitan dalam penggunaan aplikasi, terutama yang tidak memiliki latar belakang teknis.
Serta resistensi terhadap perubahan, beberapa dosen dan staf administrasi cenderung enggan untuk meninggalkan metode tradisional dan beradaptasi dengan teknologi baru.
Fakultas Teknik sebagai salah satu fakultas yang memiliki berbagai program studi dan kegiatan akademik yang kompleks, memerlukan sistem penjaminan mutu yang terintegrasi dan dapat diakses oleh seluruh elemen yang terlibat.
Oleh karena itu, pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk mengimplementasikan digitalisasi dalam sistem penjaminan mutu di Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik, guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu serta memperbaiki kualitas pelayanan kepada civitas akademika.
Pelaksanaan SPMI di perguruan tinggi dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu penetapan standar mutu, penerapan standar mutu, evaluasi penerapan standar mutu, pengendalian penerapan standar mutu, dan peningkatan standar mutu (Bancin, 2017.
Sulaiman & Wibowo, 2.
Melalui kegiatan pengabdian ini, diharapkan dapat terwujud suatu sistem penjaminan mutu yang lebih modern, berbasis teknologi informasi, yang dapat mendukung tercapainya standar mutu yang lebih tinggi dalam penyelenggaraan pendidikan di Fakultas Teknik.
Sesuai dengan tujuan yang telah dijelaska dari latar belakang di atas, maka akan rancang sebuah sistem berbasis website yang dapat mempermudah pengelolaan data atau berkas dokumen penjaminan mutu sehingga pengelolaan akan bisa dilakukan lebih efisien tanpa harus banyak membuat salinan dalam bentuk dokumen kertas.
Kemudian dari hasil rancangan sistem yang dibuat akan diimpelemtasikan Karena dalam upaya meningkatkan kualitas pendidikan.
Fakultas Teknik sebagai salah satu bagian penting dari perguruan tinggi perlu menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Dengan kemajuan teknologi, penggunaan sistem untuk SPMI menjadi sangat relevan, terutama dalam efisiensi pengumpulan data dan evaluasi mutu.
Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025
METODE
Metode yang digunakan dalam kegiatan pengabdian ini adalah dengan cara wawancara, survey, sosialisasi dan pelatihan.
Kegiatan pelaksanaan pengabdian ini terbagi dari beberapa tahapan sebagai berikut:
Gambar 1.
Tahapan Pelaksanaan Pengabdian Tata cara sosialisasi dan pelatihan penggunaan sistem penjaminan mutu:
Undang semua pengguna .
yang akan terlibat dalam pengelolaan sistem.
Sosialisasikan sistem yang telah di instal Setelah itu melakukan pelatihan penggunaan sistem tersebut sampai sistem dapat dipakai dan dipahami oleh semua peserta.
HASIL ATAU PEMBAHASAN
Hasil dan pembahasan dari pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah sebagai berikut:
Tahap persiapan Wawancara, sebagai pasca survey dimana proses wawancara sekaligus survey terhadap pihak-pihak yang terkait sebagai salah satu analisis permasalahan sistem yang sedang berjalan untuk mendapatkan data-data yang mendukung dan memudahkan pada saat perancangan sistem.
Selain itu juga survey dilakukan Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 untuk mengetahui sistem yang diinginkan oleh pengguna.
Telah diketahui permasalahan-permasalahan yang ada di GPM sebagai lembaga yang mengelola sistem penjaminan mutu internal fakultas teknik, selanjutnya menjadi bahan analisis permasalahan.
Proses wawancara dilakukan kepada ketua GPM, berserta para pimpinan Fakultas dan Program Studi beserta perwakilan dosen dan mahasiswa sebagai pelaksana dalam kegiatan penjaminan mutu di lingkungan Fakultas Teknik.
Survey yang digunakan yaitu dengan cara wawancara secara langsung.
Pertanyaan yang diajukan berkaitan dengan kegiatan penjaminan mutu yang dilakukan di fakultas dan program studi yang berkaitan dengan proses PPEPP (Penetapan.
Pelaksanaan.
Evaluasi.
Pengendalian dan Peningkata.
Tahap Analisis Kebutuhan Tahap Analisis sistem merupakan proses mendalam yang melibatkan identifikasi, pemahaman, dan evaluasi komprehensif terhadap masalah yang dihadapi, sistem yang ada, serta kebutuhan yang diperlukan.
Ini mencakup beberapa aspek penting, seperti mengidentifikasi akar permasalahan yang perlu dipecahkan, mengevaluasi sistem yang sedang berjalan untuk menemukan kelemahan atau ruang perbaikan, serta merumuskan kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dikembangkan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah mekanisme yang diterapkan oleh perguruan tinggi untuk memastikan bahwa semua kegiatan akademik, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan (Abdurrahmansyah & Rismawati, 2022.
Haq & Syukri.
Penjaminan mutu pada tingkat fakultas dinamakan Gugus Penjaminan Mutu (GPM), berkedudukan sebagai unit Fakultas yang bertanggung jawab di bidang pengembangan dan pengendalian sistem penjaminan mutu akademik Fakultas dan Program Studi.
GPM bertanggung jawab kepada Rektor melalui Dekan.
GPM
melaksanakan fungsi pengembangan dan pengendalian sistem penjaminan mutu akademik Fakultas dan Prodi yang sejalan dengan SPMI universita.
Gugus Penjaminan Mutu (GPM) merupakan unit fungsional akademik pada jurusan dalam melaksanakan penjaminan mutu bidang akademik.
GPM Program studi berada di bawah Unit Penjaminan Mutu (UPM) yang berada di tingkat fakultas.
Salah satu tugas perguruan tinggi dalam mengimplementasikan SPMI adalah menetapkan Perangkat SPMI.
Perangkat SPMI yang dimaksud minimal mencakup:
kebijakan SPMI.
pedoman penerapan siklus penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan standar pendidikan tinggi dalam SPMI.
standar dan/atau kriteria, norma, acuan mutu penyelenggaraan pendidikan dan pengelolaan perguruan tinggi.
tata cara pendokumentasian implementasi SPMI.
Perguruan tinggi memiliki kewenangan untuk menetapkan nama perangkat SPMI.
Perguruan tinggi dapat menetapkan perangkat SPMI lain yang diperlukan seperti misalnya prosedur operasional baku dan instruksi kerja, untuk terwujudnya implemetansi terhadap SPMI yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas fasilitasi pembinaan, pemantauan, serta evaluasi implementasi SPMI di Fakultas Teknik maka perlu ada sebuah sistem digital yang terintegrasi.
Sebagai salah satu untuk menijau sejauh mana fakultas menjalankan rangkaian kegiatan SMPI sesuai standar Dikti maka langkah pertama adalah melakukan analisis proses yang sedang berjalan berfungsi sebagai identifikasi awal terhadap proses bisnis yang berjalan dimana analisis yang dimaksudkan agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan fungsi yang dilakukan.
Adapun proses penjaminan mutu dilaksanakan untuk tahapan kebijakan dimulai dari Dekan Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 menetapkan SK susunan ketua dan kepanitiaan GPM kemudian GPM membuat kebijakan standar mutu yang nanti akan disosialisasikan ke Prodi dimana nanti Prodi akan menindak lanjuti hasil sosialisasi.
Selanjutnya GPM mengendalikan proses monitoring dan evaluasi setiap semester/tahun.
Prodi melaksanakan EMI dan melaporkan hasil EMI setelah itu GPM akan mengesahkan serta melaporkan hasilnya ke WD I, kemudian WD I memeriksa hasil setelah itu Dekan menetapkan hasil EMI yang ditindak lanjuti/dilaporkan kembali ke BPM dan prodi laporan yang sudah ditetapkan.
Berdasarkan hasil analisis proses bisnis yang sedang berjalan ditemukan Proses melakukan evaluasi monitoring terhambat karena pelakunya yang kurang konsisten atau dapat disebut tidak kontinyu jadi tidak konsisten dengan jadwal.
Standar formulir yang belum terbentuk.
Pelaksanaan proses evaluasi dan monitoring dari GPM ke Prodi yang terjadi tidak tepat waktu.
Berdasarkan Analisis Masalah yang sudah dilakukan maka perlu adanya sebuah aplikasi atau sistem yang dapat menampung data/dokumen yang bisa dilihat oleh tim secara real time, sehingga integrasi data/dokumen dapat dilakukan kapan saja sesuai dengan agenda yang sudah dijadwalkan.
Permendikbudristek 53 Tahun 2023 telah memberikan kesempatan yang lebih luas kepada perguruan tinggi untuk mengatur tata cara pendokumentasian implementasi SPMI, tidak sebatas pada penggunaan formulir.
Perguruan tinggi dapat menggunakan dokumen, video, atau rekaman digital lain sebagai bentuk untuk pendokumentasian implementasi SPMI.
Selain itu dengan adanya aplikasi ini dapat membuat semua agenda bisa dijadwalkan secara optimal dan tidak terjadi keterlambatan yang menghambat jalannya proses pengembangan penjaminan mutu karna semua data/dokumen pendukung bisa di lihat kapan saja.
Selanjutnya dibuat sebuah perencanaan untuk membuat sebuah sistem penjaminan mutu di fakultas teknik sesuai dengan kebutuhan sistem pengguna untuk pelaksanaan siklus PPEPP .
enetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan tingg.
dalam SPMI.
Adapun jadwal yang dibutuhkan untuk membuat sistem tersebut dilakukan kurang lebih selama enam bulan .
eratus delapan puluh har.
Use case diagram membantu menjelaskan fungsi dan fitur software dari sudut pandang pengguna.
Dalam use case, pengguna dapat menjelaskan bagaimana mereka berinteraksi dengan sistem dengan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu.
Use case ditampilkan dalam bentuk oval pada use case diagram.
Setiap use case memiliki garis yang menghubungkan para aktor.
Sangat membantu untuk memastikan bahwa semua fungsi sistem tercakup karena use case diagram menampilkan semua use case.
Use Case Diagram memberikan gambaran umum yang memudahkan pada proses perancangan sebuah sistem, untuk kelebihannya yaitu akan membantu pengguna memahami bagaimana menggunakan sistem.
Dengan visualisasi yang sederhana, diagram ini memungkinkan pengembang, manajer proyek, dan pemangku kepentingan lainnya untuk dengan cepat memahami alur dan fungsi utama sistem tanpa perlu masuk ke rincian teknis.
Diagram ini membantu mendokumentasikan berbagai fungsi yang akan ada dalam sistem yang sedang dikembangkan.
Setiap use case menggambarkan satu fungsi utama atau layanan yang disediakan oleh sistem, yang memungkinkan tim pengembang untuk merinci dan mengelola fungsionalitas secara terstruktur.
Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 Hasil permodelan dan perancangan sistem penjaminan mutu dapat dilihat pada gambar diagram use case dibawah ini.
Gambar 2.
Use Case Diagram Sistem Informasi Gugus Penjaminan Mutu Sebelum masuk ke dalam penjelasan lebih lanjut tentang daftar use case yang ada di Tabel 1, perlu diingat bahwa use case Diagram pada Sistem Informasi Gugus Penjaminan Mutu berfungsi untuk menampilkan secara visual fungsi utama yang tersedia dalam sistem serta interaksi pengguna.
Peran pengguna yang terlibat .
eperti Program Studi.
Gugus Penjaminan Mutu, dan Perancang Siste.
harus memahami struktur dan persyaratan sistem informasi sehingga penerapan dapat lebih terarah dan memenuhi persyaratan manajemen mutu internal (Sulistiyono, 2.
Selain itu.
Tabel 1 akan menampilkan daftar use case yang mencakup nama use case, kode, dan keterangan untuk setiap fungsi sistem yang dibangun berdasarkan proses bisnis utama yang dilakukan oleh GPM.
Table dibawah adalah sebagai gambaran secara ringkas scenario use case dalam sebuah sistem informasi yang dikembangkan agar dapat dipahami oleh pengguna, karena tidak semua pengguna sistem paham terhadap interaksi sistem yang digambarkan oleh diagram use case.
Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 Tabel 1.
Daftar Use Case Kode Business Use Case Login Beranda Profil Berita Akreditasi Master Data Master Keterangan Halaman ini digunakan untuk masuk ke dalam sistem agar dapat melakukan pengelolaan terhadap sistem Halaman utama di kelola oleh GPM dimana GPM bisa menambahkan, menghapus, mengubah tampilan Beranda, yang nantinya dapat dilihat oleh seluruh pengguna.
Halaman Profil di kelola oleh GPM dimana GPM bisa menambahkan, menghapus, dan mengubah isi serta tampilan mengenai profil instansi yang nantinya dapat dilihat oleh seluruh pengguna.
Halaman Berita di kelola oleh GPM dimana GPM bisa menambahkan, menghapus, dan mengubah tampilan dan isi dari berita yang nantinya dapat dilihat oleh seluruh pengguna mengenai berita kegiatan-kegiatan dilaksanakan oleh Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Universitas Suryakancana.
Halaman Akreditasi didalamnya terdapat 9 keriteria yang dikelola oleh GPM yang bisa melakukan menambahkan, menghapus dan mengubah daftar-daftar dokumen didalamnya, prodi dapat melihat, men-download dan melaksanakan proses PPEPP.
Halaman Master Dokumen di kelola oleh GPM didalamnya terdapat kumpulan dokumen SPMI yaitu kebijakan mutu, standar mutu, manual mutu.
SOP, formulir standar mutu serta laporan hasil PPEPP.
Dimana GPM dapat melakukan menambahkan, menghapus dan mengubah daftar-daftar dokumen didalamnya yang nantinya dapat dilihat dan di download oleh seluruh pengguna.
Halaman Master didalamnya terdapat 5 sub menu diantaranya Kelola Dokumen.
Kelola Survey.
Kelola Kategori.
Kelola Profil dan Kelola Berita yang dikelola oleh GPM dimana dapat melakukan menambahkan, menghapus dan mengubah daftar-daftar yang terdapat pada sub menu tersebut.
Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 Survey Survey dikelola oleh GPM yang didalamnya terdapat beberapa formulir survey kepuasan mengenai gugus penjaminan mutu yang harus diisi oleh tenaga didik, alumni, mahasiswa dan dosen untuk mengetahui peningkatan dari penjaminan mutu tersebut.
Setelah diisi oleh pihak yang bersangkutan maka akan di evaluasi oleh Prodi untuk di serahkan kembali kepada GPM agar dapat dinilai dan ditindaklanjuti hasil dari EMI Tahap Perancangan Sistem Tahapan perancangan sistem dihasilkan rancangan interface sistem atau Antarmuka sistem memiliki peran yang sangat penting dalam kelancaran interaksi antara pengguna dan sistem maupun antar komponen dalam sistem itu sendiri (Nirsal et al.
, 2.
Desain yang baik tidak hanya meningkatkan efisiensi dan pengalaman pengguna, tetapi juga menjamin kelancaran dan kestabilan operasional sistem.
Berdasarkan teori perancangan Metode Pressman Waterfall tahun 2015 yang digunakan ini cocok, yang mana pengembangan sistem diserahkan kepada pengembang tidak banyak campur tangan antar pengguna, hanya dilakukan oleh pengguna tetapi pada akhirnya sistem akan di sosialisasikan pada pengguna apakah sesuai dengan kebutuhan atau tidak (Nawanto et al.
, 2022.
Yulmaini et al.
, 2.
Untuk kendala hanya dari respon pengguna dikarenakan bagi pengguna tidak mudah untuk menerapkan sistem tersebut harus dengan cara bertahap.
Maka dari itu harus didakan pelatihan secara rutin agar ada timbal balik terhadap pengembang terhadap proses pengembangan sistem tersebut.
Berikut gambar antarmuka sistem yang dirancang pada digitalisasi sistem penjamninan mutu internal Fakultas Teknik.
Halaman Beranda Gambar 3.
Halaman Beranda untuk Dekan.
Wakil Dekan 1.
GPM dan Prodi Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 Halaman Profil Gambar 4.
Halaman Profil (Profil GPM FT Unsur.
Visi-Misi, organisasi dl.
Halaman Master Gambar 5.
Halaman Master (Kelola Profil, berita.
Kategori, dl.
Halaman Master Data Gambar 6.
Halaman Master Data Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 Halaman Survey Gambar 7.
Halaman Survey Selain perangkat lunak, persiapan infrastruktur pendukung seperti perangkat keras, jaringan, dan fasilitas lainnya.
Infrastruktur yang memadai akan mendukung kelancaran sistem setelah implementasi.
Infrastruktur yang kuat dan andal menjadi fondasi penting untuk mendukung keberhasilan implementasi sistem.
Tanpa infrastruktur yang memadai, meskipun sistem yang diimplementasikan sudah baik, pengoperasiannya dapat terganggu.
Tahapan Pelaksanaan Tahapa selanjutnya kegiatan pelaksanaan adalah melakukan sosialisasi mengenai sistem yang akan diimplementasikan kepada seluruh pihak terkait.
Hal ini dilanjutkan dengan pelatihan agar pengguna sistem dapat memahami cara penggunaan dan manfaat sistem tersebut secara optimal.
Sosialisasi dan pelatihan adalah bagian krusial untuk memastikan penerimaan dan keberhasilan implementasi sistem.
Pengguna yang memahami dengan baik cara kerja sistem akan lebih mudah beradaptasi, mengurangi kemungkinan resistensi, dan meningkatkan tingkat penggunaan sistem.
Permasalahan dari hasil analisis dapat teratasi dengan adanya sosialisasi dan pelatihan terkait pelaksanaan implementasi digitalisasi sistem gugus penjaminan mutu yang mana sistem tersebut dapat memberikan manfaat dalam peningkatan efisiensi waktu, akurasi, dan kolaborasi dalam pengelolaan penjaminan mutu di lingkungan Fakultas Teknik secara terintegrasi.
Berikut photo-photo kegiatan Implementasi Sistem.
Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 .
Gambar 7.
Photo Kegiatan Sosialisasi Sistem SPMI Rekomendasi untuk mitra selaku para pimpinan GPM, pimpinan fakultas dan pimpinan prodi serta perwakilan dosen dan mahasiswa sebagai audien atau peserta dan penulis sebagai pembicara (Ai Musrifa.
menyampaikan hasil pembuatan rancangan sistem gugus penjaminan mutu secara digital ketika akan adanya keberlanjutan penerapan digitalisasi sistem gugus penjaminan mutu yaitu adanya pelatihan berkelanjutan, yang mana, perlu menyediakan pelatihan berkelanjutan untuk memastikan semua pengguna dapat memanfaatkan aplikasi secara optimal.
Pengembangan Sistem Umpan Balik yang dapat sistem agar dapat memperbaiki fungsionalitas dan kemudahan penggunaan dan mendapatkan dukungan penuh dari manajemen perguruan tinggi agar semua pihak merasa termotivasi untuk mengadopsi sistem baru.
PENUTUP
SPMI berfokus pada pencapaian standar mutu yang telah ditetapkan oleh masing-masing institusi dan memastikan bahwa semua kegiatan akademik, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan dengan cara yang Copyright A2025 JE (Journal of Empowermen.
Implementasi Digitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Pada Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Teknik Ai Musrifah.
Sutono, & Ali Subhan JE (Journal of Empowermen.
Vol.
No.
Juni 2025 memenuhi standar tersebut.
Bahwa dari pengabdian ini yaitu sistem yang di rancang dapat membantu mitra dalam pengelolaan pemberian informasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan memberikan manfaat untuk peningkatan efisiensi, akurasi, dan kolaborasi dalam pengelolaan penjaminan mutu di Fakultas Teknik secara terintegrasi.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada Pimpinan Fakultas Teknik yang telah memfasilitasi kegiatan pengabdian ini yang mendukung pengembangan dan peningkatan kinerja satuan penjaminan mutu internal fakultas.
Kepada para dosen dan pimpinan prodi yang telah berpartisipasi, sehingga artikel ini dapat lebih relevan dan aplikatif.
DAFTAR PUSTAKA