JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017
PERANAN PERANCANGAN SISTEM TERSTRUKTUR PENJUALAN UNIT SEAT
MANAJEMEN TERHADAP EFISIENSI BIAYA OPERASIONAL DAN EFEKTIFITAS
SUMBER DAYA MANUSIA PT INTI
Oleh:
Tiara dan Orin Mahasiswa Universitas Langlang Buana Email :tiara.
tarmana@inti.
Abstrak Kemajuan teknologi akan adanya solusi IT untuk mendukung proses kerja suatu perusahaan PT.
INTI yang merupakan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Yang berada Di bawah Pengelola Industri Telekomunikasi Stategis (BPIS) yang bergerak dalam bidang peralatan telekomunikasi.
PT INTI (Perser.
semakin besar.
Kebutuhan akan adanya solusi IT menuntut perusahaan untuk menyediakan perangkat dan infrastruktur IT di lingkungan kerjanya.
Pada saat ini jumlah perangkat IT ditunjang dengan bagaimana mengelola, memelihara, dan menghitung besarnya investasi yang perlukan.
Tren konvergensi antara teknologi telekomunikasi dan teknologi informasi (IT).
INTI telah melakukan perubahan orientasi bisnis dari yang semula berbasis pure manufacture menjadi sebuah industri yang berbasis solusi kesisteman, khususnya dalam bidang sistem infokom dan integrasi technologi.
Selain itu perusahaan harus mempertimbangkan juga kebutuhan sumber daya manusia Dalam penelitian ini menggambarkan perancangan sistem yang terstruktur menangani solusi dan layanan integrasi jaringan tetap maupun seluler, konten IT, dan seat management dimulai dari DFD (Data Flow Diagra.
sampai dengan sistem pengendalian manajemen alur kerja.
Sehingga tergambarkan peranan perancangan system yang terstruktur terhadap Efisiensi biaya operasional dan efektivitas sdm Keyword: Perancangan Sistem Terstruktur.
Efisiensi Biaya Operasional Dan Efektivitas Sumber Daya Manusia
PENDAHULUAN
Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang baik.
Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, dan jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah Sistem informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis.
Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan global yang dinamis saat ini.
JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017 Masalah yang akan timbul bersamaan dengan besarnya jumlah perangkat IT adalah bagaimana mengelola, memelihara, dan menghitung besarnya investasi yang perlukan.
Selain itu perusahaan harus mempertimbangkan juga kebutuhan sumber daya manusia untuk menangani ketiga permasalahan tadi.
Melihat pada permasalahan diatas.
PT Industri Telekomunikasi Indonesia dalam hal ini menawarkan solusi Seat Management.
Berbasis di Bandung PT INTI dengan jumlah karyawan tetap lebih dari 700 orang, telah menjalankan usaha di bidang IT dan Telekomunikasi selama beberapa dekade.
Dalam perjalanannya layanan yang diberikan sangat beragam dimulai dari pemasok perangkat, instalasi perangkat, sampai pada manage services.
Seat-Management adalah salah satu metoda praktis dalam pengelolaan desktopyang meliputi seluruh siklus pengelolaan desktop yang dilakukan secara serahkelola kepada pihak VENDOR, prinsipnya : PT.
INTI tidak perlu memikirkandetail dari penyediaan barang dan jasa ( desktop ) yang dibutuhkan untukoperasional PT.
INTI dan cukup hanya membebankan tanggung jawab penyediaan, delivery, maintenance, dan operasional harian desktop kepada vendor penyedia barang.
Dengan bahasa yang lebih sederhana, bagi PT.
INTI cukup dengan istilah :
Aukami membutuhkan, anda harus menyediakan, kapanpun, berapapun, dimanapunAy.
Dengan aturan ini, maka vendor penyedia barang dan jasa harus memiliki kapabilitas yang tinggi terhadap stock dan gudang.
Dengan adanya Seat Management ini, ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh di sisi PT Telkom, diantaranya :
Efisiensi biaya operasional desktop ( karena sudah tercover dalam anggaran Seat Managemen.
Efektivitas resource SDM PT.
INTI, karena satu sektor layanan sudah dimitrakan kepada vendor, sehingga diharapkan SDM PT.
INTI .
nit terkai.
dapat berkonsentrasi pada bidang kunci dari pekerjaan perusahaan.
PT.
INTI tidak perlu mengeluarkan biaya untuk proses perawatan, maintenance, maupun penggantian hardware / perangkat keras yang rusak,karena scope dari Seat Management adalah mencakup penggantian / backup ketika terjadi kerusakan, tentunya kerusakan dengan aturan tertentu.
PT.
INTI tidak perlu berurusan langsung dengan Principal produk, karenasegala bentuk kerjasama dengan principal menjadi tanggung jawab vendorSeat Management.
Rumusan Masalah Dari beberapa uraian yang dikemukakan pada bagian latar belakang dapat merumuskan permasalahannya sebagai berikut:
Bagaimana perancangan system terstruktur penjualanunit seat management? Apa keuntungan dan kekurangan system penjualan unitseat management? Bagaimana alur kerja system penjualanunit seat management? Maksud dan Tujuan Maksud dibuatnya makalah ini adalah sebagai pengetahuan dalam melaksanakan perancangan sebuah system penjualan dengan system terstruktur.
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka dapat diketahui tujuan makalah adalah sebagai Untuk mengetahui bagaimana System Penjualan Unit SM-3 dirancang.
Untuk mengetahui keuntungan dan kekurangan dari system aplikasi seat Untuk mengetahui alur kerja system aplikasi seat management.
JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017
KAJIAN PUSTAKA
Tentang Perusahaan PT Industri Telekomunikasi Indonesia (Perser.
atau disingkat INTI adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang telekomunikasi yang selama lebih dari 3 dasawarsa.
Seiring dengan kemajuan teknologi, saat ini kebutuhan akan adanya solusi IT untuk mendukung proses kerja suatu perusahaan semakin besar.
Kebutuhan akan adanya solusi IT ini menuntut perusahaan untuk menyediakan perangkat dan infrastruktur IT di lingkungan Seberapa besar perangkat IT yang dibutuhkan sebanding dengan kebutuhan Solusi IT yang diimplementasikan dalam perusahaan.
Semakin besar kebutuhan Solusi IT dalam perusahaan maka secara otomatis akan membutuhkan perangkat IT dalam jumlah besar pula.
Masalah yang akan timbul bersamaan dengan besarnya jumlah perangkat IT adalah bagaimana mengelola, memelihara, dan menghitung besarnya investasi yang perlukan.
Selain itu perusahaan harus mempertimbangkan juga kebutuhan sumber daya manusia untuk menangani ketiga permasalahan tadi.
Melihat pada permasalahan diatas.
PT Industri Telekomunikasi Indonesia dalam hal ini bermaksud untuk menawarkan solusi Seat Management.
Berbasis di Bandung PT INTI dengan jumlah karyawan tetap lebih dari 700 orang, telah menjalankan usaha di bidang IT dan Telekomunikasi selama beberapa dekade.
Dalam perjalanannya layanan yang diberikan sangat beragam dimulai dari pemasok perangkat, instalasi perangkat, sampai pada manage Seat Management Seat management adalah suatu metode dalam mengkoordinir semua workstation dalam sebuah jaringan yang bekerja dengan cara mengawasi proses instalasi, operasi, serta pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak di setiap workstation.
Dengan Seat management yang PT INTI tawarkan, perusahaan akan mendapatkan keuntungankeuntungan sebagai berikut:
C Mengurangi biaya dalam penyediaan perangkat IT C Merubah CAPEX menjadi OPEX C SDM Perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utama perusahaan C Solusi IT perusahaan bisa berjalan lebih efisien dan meningka kinerjanya C Perangkat IT akan selalu up to date C Penggunaan SLA dalam implementasi dan pemeliharaan perangkat IT C Terjamin ketersediaan spare part Keuntungan lain yang didapat dengan diimplementasikannya Seat Management antara lain staf yang tersedia bisa bekerja lebih fokus pada bisnis utama perusahaan, dapat meningkatkan service delivery, serta mengurangi biaya acquisition dan disposal.
Selain itu dengan Seat Management perusahaan dapat lebih memahami dan lebih mudah dalam mengelola solusi ITnya.
Seat management sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan yang menggunakan solusi IT dalam lingkungan kerjanya secara masal.
Hal ini disebabkan ketika jumlah workstation yang digunakan semakin banyak, maka biaya yang perlu di keluarkan untuk mengelola dan mengoperasikannya akan semakin tinggi.
Setelah sewa berakhir maka unit yang berada di user .
akan di tarik kembali atau di jual kepada user, proses ini dinamakan dismantling.
JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017 Perancangan Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan Contoh: Sistem Komputer terdiri dari: Software.
Hardware.
Brainware.
- Sistem Akuntansi: Pembelian.
Penjualan.
Persediaan, dll
LUDWIG VON BARTALANFY
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
ANATOL RAPOROT.
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
ACKOF
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Sedangkan Perancangan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Perancangan Sistem Terstruktur Perancangan Sistem terstruktur adalah sebuah Metode yang diperkenalkan pada tahun 1970, yang merupakan hasil turunan dari pemrograman terstruktur.
Metode pengembangan dengan metode terstruktur ini terus diperbaiki sampai akhirnya dapat digunakan dalam dunia Perancangan ini bertujuan untuk membuat model SOLUSI terhadap PROBLEM yang sudah dimodelkan secara lengkap pada tahap analisis terstruktur.
Ada empat kegiatan perancangan yang harus dilakukan, yaitu:
Perancangan arsitektural Merancang struktur modul P/L dengan mengacu pada model analisis yang sesuai (DFD).
Langkahnya adalah: mengidentifikasi jenis aliran .
ransform flow atau transaction flo.
, menemukan batas-batas aliran .
ncoming flow dan outgoing flo.
, kemudian memetakannya menjadi striktur hirarki modul.
Selanjutnya, kita alokasikan fungsi-fungsi yang harus ada pada modul-modul yang tepat.
Perancangan data Merancang struktur data yang dibutuhkan, serta merancang skema basisdata dengan mengacu pada model analisis yang sesuai (ERD).
Perancangan antarmuka Merancang antarmuka P/L dengan pengguna, antarmuka dengan sistem lain, dan antarmuka antar-modul.
Perancangan procedural Merancang detil dari setiap fungsi pada modul.
Notasi yang digunakan bisa berupa flow chart, algoritma, dan lain-lain Pastikan bahwa model perancangan yang dibuat sudah mengakomodasi kebutuhan non
DFD
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem.
JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017 Berikut adalah symbol yang digunakan dalam pembuatan DFD:
METODE PENELITIAN
Metode Penelitian Deskriptif dan verifikatif.
Menggunakan data primer.
HASIL PEMBAHASAN
Aplikasi Seat Management merupakan alat bantu pihak PT.
Inti sebagai penyedia jasa layanan Seat Management dan pihak PT.
Telkom sebagai pengguna jasa layanan Seat Management.
Dengan aplikasi ini dapat pengguna dapat mengakses berbagai informasi yang berkaitan dengan perangkat IT seperti:
Tracking unit dengan melacaknya melalui serial nomor unit.
Jumlah unit yang tersebar/ terpasang diuser Rekap penjualan unit dismantling Simulasi/ Tatacara pembayaran unit dismantling Upload dan Download Berita Acara Instalasi.
Penarikan dan Bukti bayar unit.
Dengan demikian berikut adalah Diagram Konteks system penjualan seat management JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017 Gambar 4.
1 Diagram Konteks Sistem penjualan SM-3 Gambar 4.
2 DFD Level 0 Sistem Penjualan Unit SM3 JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017 Gambar 4.
3 Master Data Sistem Penjualan Unit SM3 Keuntungan dan Kekurangan System Penjualan Unit SM Aplikasi Seat Management ini sangat membantu dalam proses penjualan unit dismantling Seat Management.
Selain membantu dalam proses penjualan Aplikasi ini juga membantu karyawn PT.
INTI dalam memonitoring unit-unit yang disewakan ke PT.
TELKOM seluruh Indonesia.
Keuntungan:
A Memudahkan dalam memonitoring langsung unit Seat Management Seluruh Indonesia.
A Memudahkan user Telkom untuk memperoleh informasi terkait unit penjualan dismantling Seat Management.
A Menghemat biaya Penjualan .
ontohnya, biaya telepon, pengiriman dokumen BA Kekurangan:
A Pembayaran unit penjualan dismantling tidak terintergrasi dengan Bank Terkait (BRIVA) sehingga user yang akan membayar harus mendatangi ATM atau Teler di Bank.
A Masih ada menu-menu yang belum bisa di akses.
Alur kerja Sistem Penjualan Unit SM-3 Berikut adalah gambaran bagaimana life cycle project seat management:
Gambar 4.
1 Life Cycle Managament Dengan siklus yang seperti di atas maka dapat di simpulkan bahwa pengguna system penjualan unit seat management adalah sbb:
JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017 Pihak Penyedia Jasa Layanan (PT.
INTI), dan yang terlibat adalah:
AAdmin pengelola aplikasi Seat Management AProject Manager Seat Management AAdmin data asset Seat Management ARendal Dismantling ACall Center Seat Management AAdmin Asuransi Pihak Pengguna Jasa Layanan (PT.
Telko.
, dan yang terlibat adalah:
APIC IS PT.
Telkom seluruh Indonesia AUser PT.
Telkom seluruh Indonesia .
engguna unit seat managemen.
Untuk tampilan aplikasi penjualan unit ex .
abis masa sew.
Seat Management adalah sebagai Gambar 4.
2 Tampilan Aplikasi Ae menu dismantling KESIMPULAN Dari pemaparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pembuatan system dapat membantu kinerja perusahaan terutama di PT Inti, namun dengan adanya kekurangan system maka system tersebut belum dapat berjalan dengan baik Dan terkadang dapat menimbulkan beberapa masalah baru.
Namun dengan kordinasi yang baik maka system dapat terus di perbaharui dan diperbaiki sehingga meminimalisasikan permasalahan yang ada dan yang timbul akaibat berubahnya system teresebut.
JURNAL AKUTANSI.
AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS.
Vol.
No.
Maret 2017
SARAN
Untuk perubahan yang lebih baik, maka PT Inti seharusnya dapat mengintegrasikan antara system pembelian unit ex Seat Management dengan Bank yang ditunjuk sehingga jika terjadi transkaksi pembelian maka akan ada notifikasi pembayaran dari bank ke system tersebut.
Ucapan terimakasih kepada:
Karyawan PT Inti.
Tbk yang membantu penulisan penelitian ini Nur Zeina Maya Sari selaku Dosen Sistem Informasi Akuntansi dan Audit pada Universitas Langlangbuana
DAFTAR PUSTAKA