e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
PERANCANGAN SISTEM KLAIM REIMBURSEMENT
BERBASIS WEB UNTUK MENINGKATKAN SEMANGAT
KERJA KARYAWAN PADA PERUSAHAAN
Roida Pakpahan1.
Yuni Fitriani2.
Abdul Kholik3 Program Sistem Informasi123 Fakultas Teknologi Informatika123 Universitas Bina Sarana Infromatika123 rkh@bsi.
id1, yuni.
fyi@bsi.
abdulkholik987@gmail.
Received: May 3, 2025.
Revised: May 31, 2025.
Accepted: June 3.
Issue Period: Vol.
9 No.
Pp.
Abstrak: Reimbursement merupakan penggantian dana yang dilakukan perusahaan kepada karyawan yang telah mengeluarkan biaya secara pribadi terlebih dahulu demi kepentingan perusahaan.
Umumnya perusahaan menerapkan sistem reimbursement kepada karyawan dalam menjalankan pekerjaan dimana karyawan harus membayar sendiri biaya operasional maupun kebutuhan lainnya lalu kemudian biaya-biaya tersebut akan diklaim kebagian keuangan ataupun human resource development Dalam prakteknya penggantian biaya operasional sistem reimbursement secara manual membutuhkan waktu yang lama dan hal tersebut akan mempengaruhi semangat kerja karyawan karena secara langsung akan mempengaruhi kondisi keuangan karyawan.
Dengan adanya kemajuan teknologi sistem klaim reimbursement karyawan dapat dilakukan dengan penggunaan teknologi digital berbasis web dimana karyawan dapat mengajukan klaim biaya-biaya yang sudah digunakan secara online.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan memberikan solusi permasalah sistem klaim reimbursement karyawan yang masih dilakukan secara manual.
Metode penelitian menggunakan metode waterfall.
Hasil penelitian menunjukkan sistem klaim reimbursement karyawan berbasis web meningkatkan efisiensi waktu proses klaim pada perusahaan karena karyawan dapat mengajukan biaya operasional yang telah dikeluarkan disecara real time.
Disisilain sistem reimbursement secara online mampu meningkatkan semangat kerja karyawan karna penggantian dana yang sudah digunakan dapat diproses lebih cepat.
Kata Kunci: Klaim.
Reimbursement.
Semangat Kerja DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Abstract: Reimbursement is a replacement of funds made by the company to employees who have incurred personal costs in advance for the benefit of the Generally, companies apply a reimbursement system to employees in carrying out their work where employees must pay for their own operational costs and other needs and then these costs will be claimed to the company's finance or human resource development department.
In practice, manual reimbursement of operational costs using the reimbursement system takes a long time and this will affect employee morale because it will directly affect the employee's financial With the advancement of technology, the employee reimbursement claim system can be carried out using web-based digital technology where employees can submit claims for costs that have been used online.
The purpose of this study is to analyze and provide solutions to the problems of the employee reimbursement claim system which is still done manually.
The research method uses the waterfall method.
The results of the study show that the web-based employee reimbursement claim system increases the efficiency of the claim process time in the company because employees can submit operational costs that have been incurred in real time.
On the other hand, the online reimbursement system can increase employee morale because the replacement of funds that have been used can be processed faster.
Keywords: Claims.
Reimbursement.
Work Spirit
PENDAHULUAN
Reimbursement merupakan proses penggantian uang karyawan atas biaya yang dikeluarkan pada saat karyawan menjalankan tugas perusahaan.
Pada dasarnya pengeluaran dilakukan untuk akomodasi perjalanan, transportasi maupun kebutuhan lainnya.
Dilain sisi reimbursement juga dapat diklaim untuk keperluan inventaris kantor maupun biaya lainnya.
Hingga saat ini masih banyak perusahaan yang menerapkan sistem reimbursement kepada karyawan dalam menjalankan pekerjaannya, adakalanya karyawan harus membayar sendiri biaya operasional maupun kebutuhan lainnya lalu kemudian biaya-biaya tersebut akan diklaim kebagian keuangan atau human resource development perusahaan.
Dalam prakteknya penggantian biaya operasional sistem reimbursement secara manual akan membutuhkan waktu yang lama dan hal tersebut akan mempengaruhi semangat kerja karyawan karena secara langsung akan mempengaruhi kondisi keuangan karyawan.
Semangat kerja merupakan kondisi kerja dalam perusahaan yang menunjukkan antusias dalam melakukan pekerjaan dan adanya motivasi dalam diri karyawan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaanya dengan baik.
Klaim reimbursement yang dilakukan secara manual akan memperlambat proses pengembalian dana karyawan karena adanya berbagai kendala diantaranya terjadinya penumpukan berkas pengajuan reimbursement yang belum di proses oleh bagian keuangan perusahaan atau hilangnya berkas-berkas pengajuan.
Untuk mempermudah karyawan dalam mengajukan klaim reimbursement, proses pengajuan dapat dilakukan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi digital yaitu melalui sistem informasi berbasis website.
Website merupakan salah satu teknologi nya yang mampu mempermudah pekerjaan karyawan.
Sistem informasi sebagai kumpulan perangkat keras yang dirancang khusus guna mengubah struktur data kedalam bentuk informasi yang berguna mencakup berbagai komponen mulai dari manusia, komputer, teknologi dan prosedur kerja.
Sistem informasi yang tersistimasi memiliki penting peran dalam perusahaan karena data dapat dikelola dengan cepat serta dapat digunakan dalam berbagai pengambilan kebijakan perusahaan.
Proses klaim reimbursement yang dilakukan secara digital akan memberi semangat baru kepada karyawan karena akan mempersingkatkan proses pengajuan klaim.
DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan memberikan solusi terkait proses klaim reimbursement karyawan pada perusahaan.
II.
METODE DAN MATERI
Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian adalah metode pengembangan perangkat lunak model Waterfall.
Model waterfall merupakan model pengembangan sistem yang paling banyak digunakan dimana sistem bersifat sistematis dan berurutan dalam membangun software.
Tahapan pengembangan perangkat lunak model waterfall menurut Pressman .
Gambar.
Tahapan Pengembangan Sistem Model Waterfall Materi Semangat Kerja Semangat kerja merupakan gambaran perilaku karyawan dalam melakukan pekerjaan secara lebih giat dengan semangat kerja karyawan akan diselesaikan pekerjaannya dengan lebih cepat dan lebih baik.
Selanjutnya dikatakan bahwa semangat kerja merupakan keinginan atau kesungguhan seseorang dalam pekerjaannya dengan baik serta motivasi yang tinggi dalam memberikan hasil terbaik.
Semangat kerja karyawan yang tinggi akan membuat karyawan bekerja dan beraktivitas lebih baik dalam .
Reimbursement Reimbursement merupakan sebuah proses yang terjadi antara karyawan dengan perusahaan.
Dimana proses ini merupakan sebuah proses penggantian dana dalam sebuah nominal tertentu dari perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk klaim atas dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan.
Dalam prosesnya, setiap perusahaan akan memiliki kebijakan terkait dengan Batasan dan penggunaan dana yang dapat dilakukan reimbursement.
Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang telah diolah, bersifat manajerial dan siap digunakan untuk keperluan organisasi dan dapat menyediakan laporan untuk pihak luar yang membutuhkannya.
Sistem informasi organisasi memadukan kebutuhan pemrosesan transaksi manajerial sehari-hari dengan kebutuhan pelaporan eksternal.
Sumber daya sistem informasi mencakup apa saja mulai dari perangkat keras dan perangkat lunak hingga data dan jaringan.
Entity Relationship Diagram (ERD) DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Entity Relationship Diagram merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara antar data dalam basisi data.
Entity Relationship Diagram merupakan model yang digunakan untuk menggambarkan adanya keterkaitan hubungan antardata dalam basis data.
Entity Relationship Diagram memiliki fungsi untuk memodelkan struktur data dan hubungan antardata dan menggambarkan hubungan antardata dengan beberapa notasi dan simbol.
Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) salah satu bahasa pemodelan yang digunakan untuk memvisualisasikan dan menspesifikasi, membangun dan mendokumentasikan artefak dalam sistem perangkat .
Unified Modelling Language salah satu cara untuk menjelaskan artefak sistem perangkat lunak serta untuk memodelkan sistem bisnis yang digunakan untuk mendeskripkan sistem secara spesifik, memvisualisasi, membangun, dan mendokumentasi.
PEMBAHASA DAN HASIL
Reimbursement merupakan penggantian uang yang dilakukan perusahaan kepada karyawan yang telah mengeluarkan biaya secara pribadi terlebih dahulu demi kepentingan perusahaan.
Reimbursement dapat juga dikatakan sebagi kompensasi atas semua biaya pengeluaran yang telah dilakukan oleh karyawan.
Proses klaim reimbursement secara manual yang dilakukan karyawan perusahaan membuat proses klaim reimbursement menjadi lama karena membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan memprosesan data.
Kemajuan teknologi dimasa kini seharusnya dapat mempercepat proses reimbursement dengan menggunakan teknologi berbasis website.
Website digunakan dalam mempermudah karyawan dalam melakukan klaim reimbursement berikut analysis kebutuhan sistem menggunakan website:
Analisa Kebutuhan Berikut ini spesifikasi tahapan analisa kebutuhan pengguna sistem reimbursement karyawan berbasi web yaitu:
Kebutuhan Pengguna Kebutuhan pengguna dalam program sistem reimbursement karyawan terdiri dari tiga pengguna yaitu:
Karyawan .
Login .
Mengubah Profil .
Mengajukan Reimbursement Keuangan .
Login .
Mengelola Data User .
Memberikan Persetujuan Reimbursment .
Membuat Laporan Reimbursment Pimpinan .
Login .
Menyetujui Klaim Reimbursement .
Melihat Laporan Reimbursment Kebutuhan Sistem DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Akses ke sistem ini hanya bisa dilakukan oleh pengguna yang sudah login menggunakan username dan password agar kerahasiaan informasi tetap terlindungi.
Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan sistem.
Sistem menyimpan data pengajuan reimbursement dari karyawan.
Sistem memberikan hasil verifikasi dari pengajuan reimbursement.
Sistem mencetak laporan data reimbursement.
Perancangan Sistem Reimbursement Karyawan Berbasis Web Rancangan Usecase Diagram Gambar 3.
Rancangan Usecase Diagram DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Activity Diagram Activity Diagram Mengajukan Reimbursement Gambar 3.
Activity Diagram Mengajukan Reimbursment Activity Diagram Persetujuan Reimbursement DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Gambar 3.
Activity Diagram Persetujuan Reimbursment Entity Realtionship Diagram (ERD) Gambar 3.
ERD Sistem Reimbursement Berbasis Website Rancangan Antar Muka Rancangan Tampilan Form Login DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Gambar 3.
Rancangan Tampilan Form Login Rancangan Tampilan Mengajukan Klaim Reimbursement Gambar 3.
Rancangan Tampilan Mengajukan Klaim Reimbursement DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Rancangan Tampilan Mengelola Data User Gambar 3.
Rancangan Tampilan Mengelola Data User 4 Rancangan Tampilan Memberikan Persetujuan Klaim Rembersement Gambar 3.
Rancangan Tampilan Memberikan Persetujuan Klaim Rembersement Rancangan Tampilan Laporan Reimbursement DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Gambar 3.
Rancangan Tampilan Laporan Reimbursement IV.
KESIMPULAN
Berdasarkan pembasan terkait perancangan sistem klaim reimbursement untuk menigkatkan semangat kerja karyawan pada perusahaan diatas dapat diberikan beberapa kesimpulan diantaranya.
Rancangan usulan sistem klaim reimbursement berbasis web dapat mempermudah karyawan dalam mengajukan penggantian biaya-biaya yang sudah dikeluarkan pada saat menjalankan tugas-tugas perusahan.
Adanya sistem reimbursement berbasi digital akan menambah semangat kerja karyawan karena proses pengembalian dana karyawan akan semakin cepat dilakukan.
Rancangan sistem klaim reimbursement berbasis web menjadi solusi terhadap permasalahan karyawan dalam pengajuan dana pengganti pada perusahaan.
REFERENASI
Busro.
Teori Manajemen Sumber Daya Manusia.
Jakarta: Kencana .
Miftahul Huda.
Teknologi Komputer: Pemanfaatan teknologi komputer untuk mempermudah penyelesaian tugas dan pekerjaan.
Pressman.
Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku 1.
Yogyakarta: ANDI.
Nitisemito.
Alex.
Manajemen Personalia Manajemen Sumber Daya Manusia.
Jakarta: PT.
Ghalia .
Nurtjahjanti.
Hubungan Antara Persepsi Terhadap Kompensasi Dan Semangat Kerja Pada Karyawan Operasional PT.
KAI (Perser.
Purwokerto.
Jurnal Psikologi Undip Vol.
No.
Oktober 2010.
Anugerah.
Sistem Reimbursement Elektronik .
-Reimbursemen.
Pada PT Fan Integrasi Teknologi.
Teknol.
Inform.
dan Komput.
, vol.
6, no.
2, pp.
21Ae31, 2020.
Sagita.
Megawaty.
Informasi.
Teknik.
, & Indonesia.
SISTEM INFORMASI
PELAPORAN PENDISTRIBUSIAN BARANG DAN SURVEI CUSTOMER BERBASIS WEBSITE (
STUDI KASUS : PT .
GOLDEN COMMUNICATION ).
, 20Ae25.
DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
9 No.
1 (June 2.
Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Atmala.
, & Ramadhani.
Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Di Kementerian Agama Kabupaten Kampar.
Jurnal Intra Tech, 4.
, 27Ae38.
Purwati.
Pradana.
, & Iswahyuni.
Perancangan Sistem Informasi Berita Berbasis Website PT.
Garda Revolusi TV Madiun.
Budiman, dkk.
Sistem Informasi Monitoring dan Pemeliharaan Penggunaan Scada (Supervisory Control and Data Acquisitio.
Jurnal TEKNO KOMPAK, 15.
Rusli.
Muhammad, dan Evi Triandini.
Memodelkan Sistem Informasi Berorientasi Objek.
Surabaya: CV ANDI OFFSET.
Ramadhan.
Agung.
Rancang Bangun Sistem Monitoring Anggaran Keuangan Berbasis Web pada Biro Hukum dan Kerja Sama Luar Negeri.
Aplied Information Systems and Management (AISM), 2.
, 5Ae10.
DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.