Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
PERANCANGAN SISTEM PENDAFTARAN EKSTRAKURIKULER
BERBASIS MICROSOFT EXCEL MENGGUNAKAN FITUR VLOOKUP
DAN PIVOT TABLE
(STUDI KASUS: SMPN 6 BABELAN)
Atika Wigunastuti1.
Eka Az Zahrah Nurul Azizah2.
Syafran Nurrahman3*.
Uum Umayah4.
Yuniarti5 Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Ganesha1,2,3,4,5 Email : atika.
wiguna24@gmail.
com, eka.
azzahrah04@gmail.
com,syafran@stieganesha.
29uumumayah@gmail.
com, yunijanaliah@gmail.
ABSTRAK
SMPN 6 Babelan setiap tahun menyelenggarakan pendaftaran kegiatan ekstrakurikuler bagi siswa.
Namun, proses pendaftaran yang masih dilakukan secara manual menimbulkan berbagai kendala, seperti ketidakteraturan data, kesalahan pencatatan, serta kesulitan dalam pencarian dan rekapitulasi data.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel dengan memanfaatkan fitur VLOOKUP sebagai penghubung antar data dan Pivot Table sebagai sarana rekapitulasi Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus, melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi terhadap sistem yang berjalan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dirancang mampu meningkatkan efisiensi pengolahan data pendaftaran, mengurangi kesalahan input, serta mempercepat proses pencarian dan penyusunan laporan kegiatan ekstrakurikuler.
Penggunaan Pivot Table memungkinkan rekapitulasi data dilakukan secara otomatis dan lebih akurat.
Selain itu, data yang dihasilkan menjadi lebih rapi, terstruktur, dan mudah dikelola.
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi solusi praktis bagi sekolah yang masih menggunakan sistem manual serta menjadi dasar pengembangan sistem administrasi sekolah berbasis teknologi sederhana di masa mendatang.
Kata Kunci: Pendaftaran Ekstrakulikuler.
Microsoft Excel.
VLOOKUP.
Pivot Table.
ABSTRACT
SMPN 6 Babelan annually holds extracurricular activity registration for students.
However, the manual registration process presents various obstacles, such as data irregularities, recording errors, and difficulties in searching and summarizing data.
This study aims to design and implement a Microsoft Excel-based extracurricular registration system by utilizing the VLOOKUP feature as a data link and a Pivot Table as a means of automatic recapitulation.
The research method used is a descriptive qualitative approach with a case study approach, through observation, interviews, and documentation of the running system.
The results show that the designed system is able to improve the efficiency of registration data processing, reduce input errors, and accelerate the process of searching and compiling extracurricular activity reports.
The use of Pivot Tables allows for automatic and more accurate data In addition, the resulting data is neater, more structured, and easier to manage.
This research is expected to provide a practical solution for schools that still use manual systems and become the basis for the development of simple technology-based school administration systems in the future.
Keywords: Extracurricular Registration.
Microsoft Excel.
VLOOKUP.
Pivot Table.
PENDAHULUAN
1 Latar Belakang Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan administrasi sekolah menjadi kebutuhan penting untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keterpaduan data .
Salah satu aktivitas administrasi yang memerlukan pengelolaan data yang baik adalah pendaftaran kegiatan ekstrakurikuler siswa.
Proses ini menuntut pencatatan data yang rapi, penyajian informasi yang cepat, serta kemudahan dalam penyusunan laporan sebagai dasar pengambilan keputusan pihak Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan di SMPN 6 Babelan, proses pendaftaran ekstrakurikuler masih dilakukan secara manual.
Kondisi tersebut menimbulkan berbagai permasalahan, antara lain ketidakteraturan data, kesulitan dalam penelusuran informasi siswa, serta keterlambatan dalam penyusunan laporan kegiatan Pengelolaan data secara manual juga berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan yang berdampak pada rendahnya efisiensi kerja bagian kesiswaan .
Beberapa penelitian terdahulu menunjukkan bahwa penerapan sistem informasi berbasis web mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan data ekstrakurikuler dan administrasi sekolah .
Namun, implementasi sistem berbasis web memerlukan sumber daya yang relatif besar, baik dari sisi biaya pengembangan, infrastruktur, maupun keahlian teknis, sehingga belum tentu dapat diterapkan secara optimal di setiap sekolah.
Kondisi ini mendorong perlunya solusi alternatif yang lebih sederhana, ekonomis, dan mudah diimplementasikan tanpa mengurangi fungsi pengelolaan data.
Microsoft Excel dipilih sebagai solusi alternatif karena merupakan perangkat lunak yang umum digunakan di lingkungan sekolah serta memiliki fitur pengolahan data yang Pemanfaatan fungsi VLOOKUP memungkinkan pembentukan relasi antar data secara otomatis, sedangkan Pivot Table dapat digunakan untuk melakukan rekapitulasi dan penyajian laporan secara cepat dan akurat .
Dengan memanfaatkan fitur-fitur tersebut, pengelolaan data pendaftaran ekstrakurikuler dapat dilakukan secara lebih rapi, efisien, dan mendukung kebutuhan informasi pihak sekolah dalam pengambilan keputusan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, penelitian ini dilakukan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan Pivot Table pada SMPN 6 Babelan.
2 Rumusan Masalah dari penelitian Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
Bagaimana merancang sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel di SMPN 6 Babelan? Bagaimana pemanfaatan fungsi VLOOKUP dan Pivot Table dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan serta rekapitulasi data ekstrakurikuler? 3 Tujuan penelitian Penelitian ini bertujuan untuk :
Merancang sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel di SMPN 6 Babelan.
Menerapkan fungsi VLOOKUP dan Pivot Table untuk mendukung pengelolaan dan rekapitulasi data ekstrakurikuler secara efisien dan akurat 4 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian diantaranya sebagai berikut :
Bagi Sekolah: Memberikan solusi praktis dan ekonomis dalam pengelolaan data pendaftaran ekstrakurikuler dan nempermudah pencarian data dan penyusunan laporan secara cepat dan Bagi Peneliti: Menambah pengalaman dalam merancang dan mengimplementasikan sistem informasi sederhana berbasis Microsoft Excel.
Bagi Penelitian Selanjutnya: Menjadi referensi awal untuk pengembangan sistem pendaftaran ekstrakurikuler ke arah aplikasi atau sistem berbasis web.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
5 Ruang lingkup penelitian Penelitian ini fokus pada perancangan sistem pendaftaran ekstrakurikuler SMPN 6 BABELAN berbasis Microsoft Excel dengan penerapan fungsi VLOOKUP dan PIVOT TABLE untuk pencatatan, rekap data, dan pembuatan laporan.
6 Urgensi Penelitian Urgensi penelitian ini terletak pada kondisi sistem pendaftaran ekstrakurikuler di SMPN 6 BABELAN yang masih berjalan secara manual.
Proses tersebut menimbulkan permasalahan berupa ketidakteraturan data, kesulitan dalam penelusuran informasi, serta keterlambatan dalam penyusunan laporan.
Di sisi lain, keterbatasan anggaran membuat pengembangan sistem berbasis web belum dapat direalisasikan.
Oleh sebab itu, diperlukan alternatif solusi yang bersifat praktis, ekonomis, dan dapat segera diimplementasikan.
Microsoft Excel dipandang sebagai pilihan yang tepat karena memiliki fitur yang memadai untuk mendukung pencatatan, pengolahan, serta rekapitulasi data secara lebih efisien.
II.
LANDASAN TEORI
1 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru.
Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap .
Sistem menurut .
sistem adalah jaringan proses kerja yang saling terkait dan berkumpul guna untuk mencapai sebuah tujuan serta melakukan suatu kegiatan.
Menurut .
sistem adalah suatu rangkaian yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dimana sistem biasanya terbagi dalam sub sistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifatAesifat Dalam konteks administrasi sekolah, sistem informasi berperan sebagai sarana untuk mengelola data akademik dan non-akademik secara terintegrasi, akurat, dan efisien.
2 Pendaftaran Menurut Depdikbud pengertian pendaftaran adalah proses, cara, perbuatan mendaftar yaitu pencatatan nama, alamat dan sebagainya dalam daftar.
Jadi, pendaftaran adalah proses pencatatan identitas pendaftar kedalam sebuah media penyimpanan yang digunakan dalam proses pendaftaran.
Menurut situs pendaftaran adalah proses, cara, perbuatan mendaftar .
pencatatan nama, alamat, dan sebagainya dalam daftar .
3 Ekstrakurikuler Ekstrakurikuler adalah sebuah program kegiatan yang dilakukan diluar jam pelajaran terprogram.
Menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 62 tahun 2014 tentang kegiatan ekstrakurikuler menyatakan bahwa kegiatan ekstrakurikuler adalah kegiatan kurikuler yang dilakukan oleh peserta didik diluar jam pelajaran, dibawah bimbingan dan pengawasan satuan pendidikan bertujuan untuk mengembangkan potensi, bakat, kemampuan, kepribadian, kerjasama dan kemandirian peserta didik secara optimal untuk mendukung pencapaian tujuan pendidikan.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
4 Microsoft Excel Microsoft Excel adalah sebuah program atau aplikasi yang merupakan bagian dari paket Microsoft Office.
Menurut .
Microsoft Excel adalah suatu program aplikasi lembar kerja elektronik .
yang canggih dan mudah dioperasikan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data dalam bentuk diagram, grafik, maupun berbagai macam tabel.
5 VLOOKUP
Dari halaman web kelasexcel.
Fungsi vlookup merupakan salah satu rumus dasar excel yang akan sering Anda butuhkan saat menggunakan microsoft excel.
Rumus excel VLOOKUP berfungsi untuk mengambil atau mendapatkan suatu nilai pada sebuah tabel berdasarkan kata kunci tertentu.
Rumus VLOOKUP adalah salah satu fungsi pada Microsoft Excel yang digunakan untuk menemukan data pada kolom pertama sebuah tabel data, kemudian mengambil atau menghasilkan nilai dari sel mana pun di baris yang sama pada tabel data tersebut.
Dalam sistem administrasi sekolah, fungsi VLOOKUP dapat dimanfaatkan untuk menghubungkan data pendaftaran siswa dengan data lain, seperti data kegiatan ekstrakurikuler atau kelas.
Secara konseptual.
VLOOKUP berperan sebagai penghubung antar data, sehingga pengguna dapat memperoleh informasi yang relevan secara otomatis tanpa harus mencari secara manual.
Empat argumen dalam VLOOKUP memiliki fungsi sebagai berikut: Nilai Yang Dicari berfungsi sebagai kunci pencarian data.
Tabel Referensi merupakan sumber data yang digunakan.
Nomor Kolom menentukan data yang akan ditampilkan dari tabel tersebut, sedangkan Range Lookup mengatur jenis pencarian apakah berdasarkan kecocokan data yang sama persis atau mendekati.
6 PIVOT Table Dirangkum dari Tech Target.
Pivot Table adalah salah satu fungsi di Microsoft Excel untuk meringkas informasi yang ada di tabel database atau baris data.
Fitur ini tidak mengubah isi data, melainkan hanya merangkum agar data besar lebih mudah dibaca.
Tanpa menggunakan Pivot Table, data dalam jumlah besar akan sangat sulit dihitung secara manual.
Dalam sistem informasi administrasi sekolah.
Pivot Table berperan penting dalam penyusunan laporan, seperti rekapitulasi jumlah peserta ekstrakurikuler atau analisis data pendaftaran, i.
METODOLOGI PENELITIAN
1 Jenis penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi Metode ini dipilih karena penelitian berfokus pada pemahaman proses, kebutuhan pengguna, serta perancangan dan implementasi sistem pendaftaran ekstrakurikuler secara mendalam pada satu lokasi penelitian.
Pendekatan kualitatif lebih sesuai dibandingkan metode kuantitatif karena penelitian ini tidak bertujuan menguji hipotesis atau hubungan statistik, melainkan menganalisis kondisi sistem yang berjalan, merancang solusi, serta mengevaluasi efektivitas sistem berdasarkan pengalaman dan kebutuhan pengguna.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang, mengimplementasikan, dan menguji sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel yang memanfaatkan fitur VLOOKUP dan PIVOT TABLE sebagai alat bantu pengolahan dan analisis data.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
2 Lokasi dan Objek Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di:
Lokasi: SMP Negeri 6 Babelan.
Kabupaten Bekasi.
Jawa Barat.
Objek penelitian: Sistem pendaftaran ekstrakurikuler siswa, termasuk data siswa, data ekstrakurikuler, dan proses pencatatan pendaftaran.
3 Teknik Pengumpulan Data Data dikumpulkan dengan beberapa teknik berikut:
Observasi langsung: Melakukan pengamatan pada proses pendaftaran ekstrakurikuler yang sedang berjalan.
Wawancara: Berkomunikasi dengan guru pembina ekstrakurikuler, staf administrasi, dan siswa untuk mengetahui kebutuhan sistem.
Dokumentasi: Mengumpulkan data terkait jumlah siswa, jenis ekstrakurikuler, dan format pendaftaran yang telah digunakan sebelumnya.
Studi literatur: Mempelajari penggunaan Microsoft Excel, terutama fitur VLOOKUP dan PIVOT TABLE, sebagai alat bantu sistem informasi sederhana.
4 Tahapan Penelitian dan Implementasi Sistem Identifikasi Masalah Penjelasan Tahapan Implementasi Sistem:
Ie Pengumpulan data Pengumpulan Data Data siswa dan data ekstrakurikuler (Observasi.
Wawancara.
Dokumentas.
dikumpulkan melalui observasi.
Ie wawancara, dan dokumentasi.
Analisis Sistem Berjalan Perancangan sistem Ie Sistem dirancang dalam Microsoft Perancangan Sistem Usulan Excel dengan pembuatan beberapa (Struktur Data & Desain Exce.
sheet, seperti sheet data siswa, data Ie ekstrakurikuler, dan data pendaftaran.
Implementasi Sistem Implementasi sistem (VLOOKUP & Pivot Tabl.
Fungsi VLOOKUP digunakan untuk Ie menghubungkan data siswa dengan Pengujian Sistem data pendaftaran, sedangkan Pivot Ie Table digunakan untuk menampilkan Evaluasi dan Penarikan Kesimpulan rekapitulasi jumlah peserta ekstrakurikuler secara otomatis.
Pengujian sistem Sistem diuji dengan memasukkan data pendaftaran untuk memastikan fungsi berjalan dengan benar, hasil rekap sesuai, dan tidak terjadi kesalahan data.
Evaluasi sistem Hasil pengujian dievaluasi bersama pihak sekolah untuk menilai kesesuaian sistem dengan kebutuhan pengguna.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
4 Teknik Validasi Data Teknik validasi data dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan triangulasi sumber, yaitu membandingkan hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Data pendaftaran ekstrakurikuler yang diperoleh dari sistem berjalan dan sistem usulan juga dilakukan pengecekan ulang untuk memastikan kesesuaian data.
Selain itu, hasil implementasi sistem diverifikasi dengan pihak terkait untuk memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan sekolah.
5 Teknik Analisis Data dan Kriteria Keberhasilan Sistem Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif kualitatif.
Data yang diperoleh melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi dianalisis dengan cara membandingkan kondisi sistem pendaftaran ekstrakurikuler yang berjalan secara manual dengan sistem usulan berbasis Microsoft Excel.
Analisis dilakukan untuk mengetahui perbedaan proses pengelolaan data, kemudahan pencatatan, serta kecepatan dalam penyusunan laporan.
Selanjutnya, data pendaftaran ekstrakurikuler diolah menggunakan Microsoft Excel dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP untuk membentuk relasi antar data siswa dan data pendaftaran, serta Pivot Table untuk melakukan rekapitulasi data secara otomatis.
Hasil pengolahan data tersebut dianalisis untuk menilai efektivitas sistem yang dirancang dalam mendukung pengelolaan data ekstrakurikuler di SMPN 6 Babelan.
Untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna, ditetapkan beberapa kriteria keberhasilan sistem sebagai dasar evaluasi.
Kriteria keberhasilan sistem meliputi efisiensi, keakuratan data, dan kemudahan penggunaan.
Efisiensi Efisiensi sistem dinilai berdasarkan kemampuan sistem dalam mempercepat proses pendaftaran, pengolahan, dan rekapitulasi data ekstrakurikuler dibandingkan dengan sistem manual yang sebelumnya digunakan.
Sistem dikatakan efisien apabila proses pencatatan dan penyusunan laporan dapat dilakukan lebih cepat serta mengurangi pekerjaan berulang.
Keakuratan Data Keakuratan data dievaluasi berdasarkan ketepatan fungsi VLOOKUP dalam menghubungkan data siswa dengan data pendaftaran serta kemampuan Pivot Table dalam menghasilkan rekapitulasi data tanpa kesalahan perhitungan.
Sistem dinyatakan akurat apabila hasil pengolahan data sesuai dengan data input dan tidak ditemukan ketidaksesuaian informasi.
Kemudahan Penggunaan Kemudahan penggunaan sistem dinilai berdasarkan kemudahan staf administrasi dan guru pembina ekstrakurikuler dalam mengoperasikan sistem Microsoft Excel yang dirancang.
Sistem dikatakan mudah digunakan apabila pengguna dapat melakukan input data, pencarian informasi, dan pembuatan laporan tanpa memerlukan keahlian teknis khusus atau pelatihan yang kompleks.
Apabila ketiga kriteria tersebut terpenuhi, maka sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel dinyatakan berhasil dan layak diterapkan sebagai solusi alternatif pengelolaan data ekstrakurikuler di SMPN 6 Babelan.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
IV.
PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN
1 Proses Pendaftaran Ekstrakurikuler 1 Sistem Berjalan - Proses Pendaftaran Ekstrakurikuler Proses pendaftaran ekstrakurikuler siswa di SMPN 6 Babelan saat ini masih dilakukan secara Gambar 4.
1 Flowchart Sistem Berjalan Pendaftaran Ekstrakurikuler SMPN 6 BABELAN Gambar sistem berjalan menggambarkan proses pendaftaran ekstrakurikuler yang masih dilakukan secara manual di SMPN 6 Babelan, dengan alur sebagai berikut:
Siswa memulai proses pendaftaran dengan mengambil dan mengisi formulir pendaftaran ekstrakurikuler secara manual, termasuk memilih jenis ekstrakurikuler yang diminati.
Formulir yang telah diisi kemudian diserahkan kembali kepada guru pembina.
Guru pembina melakukan proses rekapitulasi data pendaftaran secara manual, baik menggunakan buku rekap maupun file Microsoft Excel sederhana tanpa relasi data.
Data rekap pendaftaran tersebut selanjutnya diserahkan kepada bagian kesiswaan.
Bagian kesiswaan menyimpan dan melakukan verifikasi data pendaftaran, kemudian menyusun rekap data pendaftaran ekstrakurikuler.
Setelah proses verifikasi dan rekap selesai, bukti pendaftaran atau bukti bayar diserahkan kembali kepada guru pembina dan siswa.
Permasalahan utama sistem berjalan:
Proses rekap data dilakukan berulang.
Tingginya potensi kesalahan input data.
Data tidak terintegrasi.
Pembuatan laporan membutuhkan waktu lama.
Sulit melakukan pencarian data siswa dan rekap per ekstrakurikuler.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
2 Sistem Usulan - Proses Pendaftaran Ekstrakurikuler Sistem usulan yang dikembangkan berbasis Microsoft Excel dengan memanfaatkan Google Form & fitur VLOOKUP serta Pivot Table bertujuan untuk mempermudah proses pendaftaran dan Berikut alur sistem usulan:
Gambar 4.
2 Flowchart Sistem Usulan Pendaftaran Ekstrakurikuler SMPN 6 BABELAN Gambar sistem usulan menunjukkan proses pendaftaran ekstrakurikuler yang telah terkomputerisasi dan terintegrasi dengan memanfaatkan Google Form sebagai media input data, serta Microsoft Excel sebagai media pengolahan dan pelaporan data.
Alur sistem usulan dijelaskan sebagai berikut:
Siswa memulai proses pendaftaran dengan mengisi formulir pendaftaran ekstrakurikuler secara online melalui Google Form.
Data yang diinput siswa secara otomatis tersimpan dan terintegrasi ke dalam Microsoft Excel.
Bagian kesiswaan menerima data pendaftaran dalam bentuk rekap otomatis pada Microsoft Excel.
Proses verifikasi data pendaftaran dilakukan langsung pada data Excel yang telah terstruktur.
Rekapitulasi data ekstrakurikuler dilakukan menggunakan Pivot Table, sehingga laporan jumlah peserta per ekstrakurikuler dapat dihasilkan secara cepat dan akurat.
Relasi antar data siswa dan data ekstrakurikuler dilakukan menggunakan fungsi VLOOKUP, sehingga mengurangi duplikasi data.
Setelah proses verifikasi selesai, bukti pendaftaran ekstrakurikuler dapat diberikan kepada Keunggulan sistem usulan:
Proses input data lebih cepat dan efisien.
Mengurangi kesalahan pencatatan.
Rekap dan laporan otomatis.
Data lebih rapi, terstruktur, dan mudah dicari.
Mendukung pengambilan keputusan pihak sekolah.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
2 Perancangan Sistem Pendaftaran Ekstrakurikuler Berbasis Microsoft Excel Berdasarkan permasalahan yang ditemukan pada sistem berjalan, dirancang sebuah sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja, mengurangi kesalahan input data, mempermudah proses pendaftaran dan pencarian data siswa, serta mempercepat pembuatan laporan kegiatan ekstrakurikuler.
Sistem ini dirancang dengan memperhatikan kebutuhan pengguna serta tingkat literasi teknologi staf agar mudah digunakan dan dipahami.
Struktur sistem terdiri dari beberapa lembar kerja .
utama, yaitu:
Sheet Data Siswa Sheet PIVOT Perancangan sistem ini bertujuan agar seluruh data saling terintegrasi, sehingga perubahan pada data transaksi akan secara otomatis memengaruhi laporan yang dihasilkan 3 Implementasi Sistem Pada sistem usulan, proses pendaftaran ekstrakurikuler dilakukan secara daring menggunakan Google Form sebagai media input data siswa.
Data yang diisikan oleh siswa secara otomatis tersimpan dan terintegrasi ke dalam Microsoft Excel untuk selanjutnya diproses menggunakan fungsi VLOOKUP dan Pivot Table.
Dengan mekanisme ini, proses input data menjadi lebih cepat dan meminimalkan kesalahan pencatatan.
Google Form digunakan sebagai media input data pada sistem usulan dan tidak ditampilkan secara visual karena fokus penelitian ini adalah pada pengolahan dan rekapitulasi data menggunakan Microsoft Excel, khususnya fitur VLOOKUP dan Pivot Table.
Pada tahap implementasi, sistem menggunakan sheet Data Siswa yang berfungsi sebagai basis data utama.
Sheet ini terdiri dari 14 atribut yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola informasi siswa secara terstruktur.
Atribut-atribut tersebut dirancang untuk mendukung proses relasi data menggunakan fungsi VLOOKUP serta rekapitulasi menggunakan Pivot Table.
1 Tabel Struktur Data Sheet Data Siswa Nama Atribut Keterangan Grup Grup siswa terdaftar No Register Nomor induk siswa terdaftar Nama Lengkap Nama lengkap siswa terdaftar Tempat Lahir Tempat lahir siswa terdaftar Tanggal Lahir Tanggal lahir siswa terdaftar Jenis Kelamin Jenis kelamin siswa terdaftar Agama Agama siswa terdaftar Ekstrakurikuler Jenis pilihan ekstrakurikuler siswa terdaftar Alamat Rumah Alamat rumah siswa terdaftar Nama Bapak / Ibu Nama Bapak / Ibu siswa terdaftar No Telp Bapak / Ibu No Telp / HP Bapak / Ibu siswa terdaftar Email Aktif email siswa pendaftar No Telp Anak No Telp / HP anak apabila tersedia Biaya Biaya pendaftaran ekstrakurikuler 1 Penerapan VLOOKUP Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
Dalam penerapan VLOOKUP pada sistem pendaftaran ekstrakurikuler ini terdapat dua atribut yang digunakan untuk penerapan formula VLOOKUP, diantaranya sebagai berikut Penerapan VLOOKUP untuk Relasi Data Ekstrakurikuler Rumus :
=VLOOKUP(B72&C72.
$A$37:$E$68.
Formula ini akan mengambil nilai atribut Eskul dari tabel sheet data siswa berdasarkan atribut nama lengkap.
Gambar 4.
3 Hasil penerapan VLOOKUP pada atribut Eskul Penerapan VLOOKUP untuk Relasi Data Biaya Ekstrakurikuler Rumus :
=VLOOKUP(B72&C72.
$A$37:$E$68.
Formula ini akan mengambil nilai atribut Biaya dari tabel sheet data siswa berdasarkan atribut nama lengkap.
Gambar 4.
4 Hasil penerapan VLOOKUP pada atribut Biaya Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
2 Penerapan Pivot Table dalam Rekapitulasi Data Gambar 4.
5 Hasil Penerapan Pivot Table dengan Hasil Filter Eskul Taekwondo Gambar 4.
6 Hasil Penerapan Pivot Table dengan Hasil Filter Eskul Paskibra Gambar tersebut menampilkan hasil penerapan Pivot Table pada Microsoft Excel yang digunakan untuk mengolah dan menampilkan data pendaftaran ekstrakurikuler siswa di SMPN 6 Babelan.
Pivot Table berfungsi sebagai alat bantu dalam melakukan pengelompokan, penyaringan, dan penyajian data secara dinamis berdasarkan kebutuhan laporan.
Pada tampilan Pivot Table, data siswa ditampilkan dalam bentuk tabel terstruktur yang memuat beberapa atribut penting, antara lain Nomor Register.
Jenis Kelamin (L/P).
Nama Lengkap.
Agama.
Tempat Lahir.
Tanggal Lahir, dan Jenis Ekstrakurikuler.
Data tersebut diambil dari sheet Data Siswa yang telah terintegrasi dan diolah secara otomatis oleh sistem.
Pivot Table pada gambar juga dilengkapi dengan fitur filter, seperti filter berdasarkan ekstrakurikuler, yang memungkinkan pengguna untuk menampilkan data siswa sesuai dengan kegiatan ekstrakurikuler tertentu, misalnya Paskibra atau Taekwondo.
Dengan adanya fitur ini, bagian kesiswaan dapat dengan mudah mengetahui daftar peserta pada masing-masing ekstrakurikuler tanpa harus melakukan pencarian atau pengelompokan data secara manual.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
Selain itu, penggunaan Pivot Table membantu dalam:
Mempercepat proses rekapitulasi data pendaftaran ekstrakurikuler.
Mengurangi kesalahan pengolahan data, karena sistem bekerja secara otomatis berdasarkan sumber data.
Menyajikan data yang rapi dan mudah dipahami, sehingga memudahkan bagian kesiswaan dalam melakukan analisis dan pelaporan.
Mendukung pengambilan keputusan, seperti menentukan jumlah peserta pada setiap ekstrakurikuler dan kebutuhan pembina.
Dengan demikian, penerapan Pivot Table pada sistem pendaftaran ekstrakurikuler ini terbukti mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual yang sebelumnya digunakan.
4 Perbandingan Sistem Berjalan dan Sistem Usulan Tabel 4.
Hasil Perbandingan Sistem Berjalan dan Sistem Usulan Aspek Sistem Berjalan Sistem Uusulan Metode Pendaftaran Manual (Formulir kerta.
Online (Google For.
Media Pengolahan Data Buku / Excel sederhana Microsoft Excel Relasi Data Tidak terintegrasi VLOOKUP Rekapitulasi Data Manual Otomatis (Pivot Tabl.
Rekapitulasi Data Lama Lebih cepat Risiko Kesalahan Tinggi Lebih rendah Pembuatan Laporan Manual dan berulang Otomatis dan dinamis Tabel perbandingan menunjukkan perbedaan antara sistem pendaftaran ekstrakurikuler yang berjalan secara manual dengan sistem usulan berbasis Microsoft Excel.
Sistem berjalan menggunakan formulir kertas dan rekap manual sehingga membutuhkan waktu lama serta memiliki risiko kesalahan yang tinggi.
Sebaliknya, sistem usulan menerapkan pendaftaran secara online melalui Google Form, pengolahan data menggunakan Microsoft Excel, relasi data dengan fungsi VLOOKUP, serta rekapitulasi otomatis menggunakan Pivot Table.
Penerapan sistem usulan terbukti mempercepat proses pengolahan dan pelaporan data, mengurangi kesalahan pencatatan, serta menghasilkan laporan yang lebih dinamis dan efisien.
5 Hasil Implementasi Sistem dan Pengujian 1 Hasil Implementasi Sistem Hasil implementasi sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel menunjukkan bahwa sistem yang dirancang mampu mengelola data pendaftaran siswa secara lebih terstruktur dan terintegrasi.
Data pendaftaran yang diperoleh dari Google Form secara otomatis masuk ke dalam Microsoft Excel dan disimpan dalam sheet Data Siswa sebagai basis data utama.
Relasi antar data, seperti data siswa dan data ekstrakurikuler, dilakukan menggunakan fungsi VLOOKUP sehingga menghindari duplikasi data dan mempermudah proses pemanggilan Selanjutnya, proses rekapitulasi data pendaftaran ekstrakurikuler dilakukan menggunakan Pivot Table, yang memungkinkan pihak sekolah untuk menampilkan laporan berdasarkan jenis ekstrakurikuler, jumlah peserta, maupun data siswa secara cepat dan akurat.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem mampu:
Menyajikan data pendaftaran secara rapi dan terstruktur.
Menampilkan laporan ekstrakurikuler secara otomatis.
Mempermudah pencarian data siswa.
Mengurangi pekerjaan manual dalam proses administrasi ekstrakurikuler.
2 Pengujian Pengujian sistem dilakukan dengan cara membandingkan hasil pengolahan data antara sistem manual dan sistem usulan.
Pengujian difokuskan pada aspek kecepatan pengolahan data, keakuratan data, dan kemudahan pembuatan laporan.
Hasil pengujian menunjukkan bahwa:
Sistem usulan mampu menghasilkan laporan pendaftaran ekstrakurikuler dengan waktu yang lebih singkat dibandingkan sistem manual.
Kesalahan input data dapat diminimalkan karena data berasal langsung dari hasil isian Google Form.
Proses rekapitulasi data menggunakan Pivot Table berjalan dengan baik dan menghasilkan laporan yang sesuai dengan data pendaftaran.
Fungsi VLOOKUP berhasil menghubungkan data siswa dengan data ekstrakurikuler secara Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sistem usulan yang dirancang telah berjalan dengan baik dan mampu meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses pendaftaran ekstrakurikuler di SMPN 6 Babelan.
6 Interpretasi Hasil Penelitian Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel dengan VLOOKUP dan Pivot Table mampu meningkatkan efisiensi pengolahan data, mengurangi kesalahan pencatatan, serta mempermudah proses rekapitulasi dan pelaporan.
Sistem ini menjadi solusi praktis bagi sekolah dalam meningkatkan kualitas administrasi pendaftaran ekstrakurikuler.
Secara keseluruhan, hasil penelitian ini mengindikasikan bahwa optimalisasi Microsoft Excel dengan fitur VLOOKUP dan Pivot Table dapat menjadi solusi praktis dan aplikatif bagi sekolah tingkat menengah pertama dalam mengelola administrasi pendaftaran ekstrakurikuler secara lebih efektif dan efisien.
Meskipun sistem usulan memberikan banyak manfaat, penelitian ini masih memiliki beberapa keterbatasan, antara lain:
Sistem masih bergantung pada Microsoft Excel sehingga rentan terhadap kesalahan jika terjadi perubahan struktur data atau kesalahan penghapusan rumus.
Pengelolaan data belum berbasis database sehingga keamanan dan manajemen akses pengguna masih terbatas.
Sistem belum mendukung otomatisasi laporan dalam format lain .
eperti PDF) serta belum terintegrasi dengan sistem informasi sekolah secara menyeluruh.
Penggunaan VLOOKUP memiliki keterbatasan dalam menangani data yang sangat besar dan Keterbatasan ini dapat menjadi peluang pengembangan lebih lanjut, misalnya dengan migrasi sistem ke aplikasi berbasis web atau penggunaan fungsi Excel yang lebih modern seperti XLOOKUP atau Power Query.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
KESIMPULAN DAN SARAN
1 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa sistem pendaftaran ekstrakurikuler yang sebelumnya berjalan secara manual di SMPN 6 Babelan belum mampu mendukung pengelolaan data secara efisien dan akurat.
Kondisi tersebut berdampak pada lambatnya proses rekapitulasi, rendahnya keteraturan data, serta meningkatnya potensi kesalahan administrasi.
Perancangan dan penerapan sistem pendaftaran ekstrakurikuler berbasis Microsoft Excel dengan pemanfaatan fungsi VLOOKUP dan Pivot Table terbukti mampu memberikan solusi yang efektif terhadap permasalahan tersebut.
Sistem yang dikembangkan memungkinkan pengelolaan data pendaftaran dilakukan secara terintegrasi, rekapitulasi data berlangsung lebih cepat, serta laporan dapat dihasilkan secara otomatis dan mudah dianalisis.
Kontribusi utama penelitian ini terhadap praktik administrasi sekolah adalah tersedianya model pengelolaan pendaftaran ekstrakurikuler yang sederhana, aplikatif, dan sesuai dengan kemampuan teknologi yang dimiliki sekolah.
Sistem ini dapat meningkatkan efisiensi kerja bagian kesiswaan, memperbaiki kualitas pengelolaan data, serta mendukung pengambilan keputusan terkait kegiatan ekstrakurikuler.
Dengan demikian, sistem yang dirancang dinilai layak dan efektif untuk diterapkan sebagai solusi administrasi pendaftaran ekstrakurikuler di lingkungan SMPN 6 Babelan.
2 SARAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan selanjutnya adalah sebagai berikut:
Sistem pendaftaran ekstrakurikuler dapat dikembangkan ke dalam bentuk aplikasi atau berbasis web agar dapat diakses secara lebih luas dan fleksibel.
Perlu ditambahkan fitur validasi otomatis untuk meminimalkan kesalahan pengisian data oleh Sistem dapat diintegrasikan dengan database sekolah atau layanan berbasis cloud untuk meningkatkan keamanan dan ketersediaan data.
Penelitian selanjutnya diharapkan dapat menambahkan fitur pelaporan yang lebih lengkap, seperti grafik atau dashboard, untuk mendukung pengambilan keputusan pihak sekolah.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
8 No.
Februari 2026
ISSN 2684-8260
DAFTAR PUSTAKA