Journal of Digital Ecosystem for Natural Sustainability (JoDENS) Vol.
No.
Desember 2023, pp.
e-ISSN: 2798-6179 DOI https://doi.
org/10.
63643/jodens.
Analisis Kebutuhan dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan untuk Meningkatkan Efisiensi Layanan di Kelurahan Paropo Asriani Ismail 1.
Musliadi KH 2* 1Manajemen Informatika.
Universitas Handayani Makassar 2Teknik Informatika.
Universitas Universal *Corresponding author E-mail: musliadikh@gmail.
Article Info
ABSTRACT
Article history:
Paropo Subdistrict Office is a subdistrict located in Panakkukang District.
Makassar City with a population of approximately 15,932 people.
The current information system for population administration services in government agencies, such as the Paropo Subdistrict office, is still carried out semi-computerized, where the preparation of certificates and cover letters still uses Microsoft Word and Microsoft Excel, resulting in less than optimal service to the community.
This research aims to provide convenience when processing data and writing correspondence.
The systems research method used in this research is the PIECES analysis method (Performance.
Informance.
Economy.
Control.
Efficiency.
Servic.
Depicting the system using use case diagrams, activity diagrams, and sequence diagrams.
The result of this research is to create a design for a population administration service information system at the Paropo Village office.
With this system, it can make it easier to manage data, especially for correspondence purposes, according to what is desired and is more structured and stored properly in the system.
Received 01-12-2023 Revised 20-12-2023 Accepted 22-12-2023 Keyword:
Analisis Kebutuhan.
Administrasi Kependudukan.
Efisiensi Layanan.
Kelurahan Paropo.
Perancangan Sistem Informasi.
Copyright A 2023.
This is an open access article under the CC BY license.
PENDAHULUAN
Salah satu pelayanan yang diberikan oleh instasi pemerintah kepada msyarakatnya adalah pengurusan administrasi kependudukan .
Pengurusan administrasi tersebut tidak lepas dari berbagai macam kesalahan, apalagi jika dilakukan dengan cara mencatat di buku pembukuan .
Masalah tersebut merupakan hal penting yang harus ditangani dengan baik agar pemerintah mampu melakukan pendataan dengan tepat .
Apabila permasalahan tersebut tidak ditangani dengan serius, tentu akan menimbulkan permasalahan lain yang mungkin saja dapat berefek kepada kinerja pemeritnah yang lainnya seperti tidak efisiennya waktu untuk memproses pelayanan .
Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan terobosan baru mengikuti perkembangan teknologi, sebab penyelenggaraan pelayanan adalah upaya untuk memenuhi kebutuhan dasar setiap warga .
, .
Perkembangan ilmu dibidang teknologi semakin pesat yang ditandai dengan banyaknya penerapan sistem informasi berbasis website .
Website dapat diartikan sebagai media yang dapat diakses dari satu alamat web domain .
Dengan adanya teknologi website dapat memudahkan pekerjaan instansi untuk melayani penduduknya .
Sistem informasi berbasis website dapat dibuat menggunakan PHP yang merupakan bahasa berbentuk skrip yang disimpan didalam server yang diakses menggunakan browser .
Untuk memudahkan membuat website, dapat menggunakan salah satu aplikasi pengembangan website, seperti Adobe Dreamweaver .
Aplikasi tersebut memiliki ragam fitur yang dapat digunakan seperti fitur koneksi basis data yang cepat .
, .
Peran teknologi informasi sangat mendukung terciptanya pelayanan yang cepat dan aman .
Hal tersebut dapat dilihat dari beberapa peneliti terdahulu seperti Akhmad Syukron merancangan sistem untuk mengolah administrasi kependudukan dan menghasilkan tertib administrasi .
Penerapan sistem administrasi kependudukan yang dirancang oleh Dedi mampu melakukan pencarian arsip dengan cepat .
Dadan Zaliluddin merancang aplikasi administrasi online yang digunakan pada pandemi Covid19 dan dapat menyelesaikan masalah administrasi dengan aman .
Penelitian serupa juga dilakukan oleh Burhanuddin Nur, beliau merancang sistem administrasi kependudukan untuk Available online: http://journal.
id/index.
php/jodens JoDENS e-ISSN: 2798-6179 meningkatkan pelayanan kepada masyarakat di kota Palopo dan hasilnya sangat membantu proses administrasi hanya saja terkendala pada sumber dayanya .
Peneliti lainnya yang menggunakan website sebagai solusi percepatan administrasi adalah Muhammad Vicky Al Hasri, di mana hasil penelitiannya dapat beroperasi dengan baik dan diterima masyarakat .
Jimi Asmara membuat suatu sistem berbasis website yang dapat meningkatkan pelayanan, dapat diakses dengan mudah dan akurat .
Hasil penelitian yang dilakukan oleh beberapa peneliti terdahulu menjelaskan bahwa, peranan teknologi informasi terutama website sangat membantu pendataan administrasi diberbagai instansi pemerintah.
Berdasarkan permsalahan, perkebangan teknologi, dan beberapa hasil penelitian yang dilakukan para peneliti, maka perlu dilakukan analisis kebutuhan dan perancangan sistem informasi untuk meningkatkan pelayanan administrasi dengan tujuan menghasilkan sistem yang dapat meningkatkan pelayanan administrasi kepenedudukan di kelurahan Paropo.
II.
METODE
Kerangka kerja yang diusulkan pada penelitian ini menjelaskan tahapan atau prosedur penelitian untuk menghasilkan sistem informasi yang diharapkan.
Kerangka penelitian yang diusulkan terdiri dari beberapa tahap, seperti:
penggambaran sistem awal, analisis kebutuhan sistem, dan desain sistem.
Penggambaran Sistem Sistem berjalan pada pelayanan administrasi di kelurahan Paropo dimulai dengan pemohon membawa dan menyerahkan berkas ke kantor kelurahan Paropo.
Selanjutnya, staff bertanggung jawab untuk memeriksa kelengkapan berkas yang diserahkan.
Setelah memastikan semua dokumen lengkap, staff melakukan penginputan data pemohon ke dalam sistem dan selanjutnya mencetak surat yang perlu ditandatangani oleh lurah.
Gambar 1.
Sistem berjalan Proses ini merupakan alur kerja yang memerlukan ketelitiang tingkat tinggi untuk melakukan pengecekan dokumen-dokumen yang diserahkan oleh pemohon sehingga memerlukan waktu yang relatif lama untuk melyani satu Berdasarkan kekurangan dari sistem berjalan, penelini mecoba merancangn usulaan kerangka kerja sistem yang diusulkan di mana pada sistem tersebut langkah kerjanya diawali dengan langkah log in yang dilakukan oleh bagian staff dan lurah untuk masuk ke dalam platform.
Setelah masuk, bagian staff memiliki akses penuh untuk melakukan kegiatan seperti manajemen master data, transaksi surat, pencetakan surat, dan pembuatan laporan surat.
Di sisi lain, lurah hanya dapat melakukan pengecekan dan mencetak Gambar 2.
Sistem yang diusulkan Dengan demikian, sistem ini dirancang dengan tingkat akses yang berbeda antara staff dan lurah untuk memastikan bahwa setiap pengguna dapat menjalankan tugasnya sesuai perannya dalam proses administratif.
Analisis Kebutuhan Berdasarkan analisa yang dilakukan, terdapat beberapa kebutuhan yang perlu diperhatikan, yakni: kebutuhan fungsionalitas dan nonfungsional untuk memenuhi kebutuhan penggunaan sistem dengan infrastruktur dan spesifikasi perangkat yang diperlukan.
Sistem yang diinginkan memiliki kebutuhan fungsional yang dirinci dalam beberapa poin.
Pertama, sistem harus menyediakan fitur yang memudahkan pencarian data yang telah lama terinput, sehingga pengguna dapat dengan cepat mengakses informasi yang dibutuhkan.
Selanjutnya, sistem juga diharapkan mampu menghasilkan dan menampilkan laporan surat keterangan, memberikan kemudahan dalam proses pelaporan administratif serta sistem diharapkan dapat melaksanakan proses pencarian data dalam waktu tidak lebih dari 30 detik.
Sedangkan berdasarkan kebutuhan nonfungsional, sistem memerlukan minimal RAM sebesar 2GB pada perangkat komputer pengguna.
Jaringan Wifi atau LAN harus tersedia untuk mengakses server aplikasi, memastikan konektivitas yang stabil dan cepat, dan tersedianya aplikasi browser seperti Chrome.
Opera.
Firefox, atau lainnya yang terinstall pada perangkat mereka untuk mendukung fungsionalitas sistem.
Desain Sistem Agar sistem pengolahan data yang dirancang dapat bekerja dengan baik, maka perlu adanya tahapan-tahapan dalam pembuatan aplikasi dengan memperhatikan hal-hal sebagai Vol.
No.
Desember 2023, pp.
e-ISSN: 2798-6179 .
Activity Diagram Perancangan Aktivitas diagaram dapat memudahkan dalam mendeskripsikan alur kerja dari desain sistem dimulai ketika bagian staff melakukan log in untuk mengakses sistem.
Jika log in berhasil, sistem akan menampilkan halaman utama kepada bagian staff, di mana mereka dapat melakukan penginputan pada transaksi surat.
Setelah berhasil login, bagian staff dapat melakukan penginputan transaksi surat.
Surat yang diinput akan tersimpan kedalam basis data.
Data yang tersimpan di dalam basis data dpat diambil kembali untuk ditampilkan atau dicetak oleh bagian staff menjadi Ketika bagian staff tidak melakukan aktivitas, mereka dapat melakukan log out untuk menutup sesi akses Gambar 4.
Diagram skensial .
Relasi Basis Data Desain sistem yang tidak kalah pentingnya adalah perancangan relasi antar tabel di dalam basis data.
Relasi dalam basis data mengacu pada hubungan atau keterkaitan antara entitas atau tabel yang disimpan dalam basis data.
Model basis data relasional merupakan pendekatan yang paling umum digunakan dalam pengelolaan data, di mana data disimpan dalam bentuk tabel.
Setiap tabel mewakili entitas tertentu, dan hubungan antar tabel ditentukan oleh kunci atau kolom yang terkait.
Desain rancangan relasi basis data yang diterapkan pada sistem administrasi kependudukan dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.
Diagram Aktivitas .
Sequence Diagram Desain sistem berikutnya adalah diagram skeensial yang berfungsi untuk menggambarkan skenario yang dilakukan sebagai respon dari perlakuan pengguna terhadap sistem.
Awal aktifitas, bagian staff melakukan log in untuk mengakses sistem.
Di dalam sistem, bagian staff memiliki kemampuan untuk melakukan penginputan data.
Setiap penginputan yang dilakukan oleh bagian staff akan disimpan secara langsung ke dalam basis data.
Ketika bagian staff ingin menampilkan data yang telah terinput sebelumnya, sistem akan mengambil data tersebut dari basis data dan menampilkannya pada layar sistem yang dapat dilihat oleh bagian staff.
Selain itu, ketika bagian staff membutuhkan laporan tertentu, sistem akan mengambil data laporan dari basis data dan menampilkan laporan tersebut secara visual di layar dan memberikan pilihan untuk mencetak laporan jika Vol.
No.
Desember 2023, pp.
Gambar 5.
Sistem berjalan i.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan sistem dilakukan mengikuti alur kerangka kerja yang diusulkan oleh peneliti dan menghasilkan dua kategori rancangan, yakni rancangan input dan rancangan Perancangan input merupakan awal dimulainya suatu JoDENS e-ISSN: 2798-6179 proses sistem, dimana data mentah dimasukkan untuk diolah menjadi sebuah informasi yang lebih berguna.
Perancangan input yaitu pembuatan antarmuka .
untuk menerima masukkan dari pengguna sistem, rancangan input data ini harus memberikan kejelasan pada user baik dalam bentuk maupun masukan-masukan yang diisi.
Sebelum masuk untuk mengakses ke halaman berikutnya dibutuhkan menu login yang terdiri dari beberapa aktivitas yaitu mengisi username, password, memilih user staff atau lurah dan tombol login.
Gambar 8.
Halaman master Selain halaman master, terdapat juga halaman untuk melihat atau menampilkan data master yang telah diinput kedalam sistem.
Gambar 6.
Menu login Halaman utama atau yang dikenal dengan home merupakan halaman awal yang akan dilihat pengunjung apabila membuka alamat web pelayanan administrasi kependudukan.
Gambar 9.
Halaman lihat data master Staf dapat melakukan pengolahan data transaksi surat berupa proses input pada halaan transaksi surat sebagai menu yang disediakan pada sistem yang berisi informasi terkait dengan kebutuhan surat.
Gambar 7.
Halaman home Halaman master data merupakan halaman yang berisi informasi terkait data penduduk.
Halaman master data umumnya mencakup beberapa informasi sebagai seperti staff menginput nik untuk menjadi pembeda antara nik satu dengan nik dan staff menginput nama, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pekerjaan, alamat, rt/rw, status perkawinan, kewarganegaraan, apabila ingin menambah data Gambar 10.
Halaman transaksi surat Kegiatan yang dapat dilakukan oleh staff pada halaman surat keterangan domisili adalah melakukan pengimputan nik untuk mengidentifikasi dan membedakan setiap nik secara individu, menginput nama dan jabatan pegawai yang bertanggung jawab dalam pembuatan surat keterangan tidak mampu, menginput nama, tempat lahir, tanggal lahir, nik, jenis kelamin, agama, pekerjaan, untuk keperluan, alamat.
Vol.
No.
Desember 2023, pp.
e-ISSN: 2798-6179 masa berlaku serta dapat melakukan pengecekan berkas, apabila berkas sudah lengkap maka surat keterangan tidak mampu akan di print.
Gambar 13.
Surat keterangan domisili Gambar 11.
Halaman surat keterangan domisili Halaman filter laporan surat merupakan halaman yang berfungsi untuk mempermudah staff pada saat ingin melihat Dimana pada halaman ini staff dapat melihat surat beradasarkan tanggal.
Surat keterangan tidak mampu yang dihasilkan oleh sistem yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang, seperti kelurahan atau desa, untuk menyatakan bahwa seseorang atau keluarga tidak mampu secara ekonomi seperti gambar di bawah ini.
Gambar 12.
Halaman filter laporan Perancangan output merupakan hasil proses rancangan yang dikeluarkan oleh sistem.
Salah satu perancangan output adalah halaman surat keterangan merupakan halaman surat yang dibuat oleh kantor kelurahan diperuntukkan kepada penduduk untuk keperluan administratif, seperti pembuatan surat keterangan domisili dan surat keterangan tidak mampu.
Surat keterangan domisili yang dihasilkan oleh sistem dapat dilihat pada gambar 13.
Surat ini merupakan dokumen resmi yang menyatakan bahwa seseorang atau sebuah keluarga memiliki tempat tinggal atau alamat tertentu di suatu Surat ini biasanya diperlukan untuk berbagai keperluan administratif, seperti pembuatan kartu identitas, pembukaan rekening bank, atau keperluan lainnya dengan tampilan hasil rancangan seperti gambar di bawah ini.
Vol.
No.
Desember 2023, pp.
Gambar 14.
Surat keterangan tidak mampu IV.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang didapatkan dari pelayanan administtrasi kependudukan pada Kantor Kelurahan Paropo, maka hasil analisis yang dilakukan pada perancangan sistem informasi pelayanan administrasi kependudukan berbasis web lebih efektif, efesien, dapat mengatasi permasalahan yang ada sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.
Kerangka kerja yang digunakan peneliti pada tahap perancangan dapat memudahkan proses pengembangan sistem sesuai dengan yang di inginkan dan lebih terstruktur serta tersimpan dengan baik di sistem.
JoDENS e-ISSN: 2798-6179 Agar adanya kelangsungan sistem pada masa yang akan datang sebaiknya dilakukan perawatan secara berkala sesuai kebutuhan seiring berkembangnya sistem informasi yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA