Jurnal Vokasi.
Vol 1 No.
1 April 2017 - ISSN : 2548-4117 (Media Onlin.
Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat Pelatihan Manajemen Kearsipan atas Pengelolaan Dana Desa (ADD) di Desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat kota Lhokseumawe Dasmi Husin Politeknik Negeri Lhokseumawe Email: dasmihusin@yahoo.
ABSTRAK
Kegiatan penerapan Ipteks ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan aparatur desa dalam pengelolaan administrasi keuangan melalui pengelolaan kearsipan .
ajemen kearsipa.
Dari hasil survey awal diketahui aparatur desa terutama sekretaris desa sangat terbatas kecakapan teknis dalam hal penentuan nomor surat, sifat surat, dan pengdokumentasian surat-surat desa.
Kegiatan ini dilaksanakan di desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat Pemerintah Kota Lhokseumawe.
Personal yang diharapkan sebagai mitra adalah Kepala Desa.
Sekretaris Desa.
Bendahara Desa, kepala urusan (Kau.
Pemerintahan Desa.
Kegiatan penerapan ipteks dalam program hibah pembinaan desa ini memberi manfaat nyata dalam pengelolaan administrasi keuangan desa.
Dampak dari kegiatan ini akan memberikan value prestasi kerja lebih baik terutama dalam kecepatan, ketepatan, dan keakuratan pelayanan publik.
Kegiatan pengabdian masyarakat sangat mendukung maksud dan tujuan dari Undang-undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa dan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2006 tentang Pemerintahan Aceh.
Keyword : Pengelolaan Kearsipan Desa performa pelayanan publik di tingkat desa masih bermasalah.
Padahal paradigma pengelolaan administrasi dan penataan kearsipan desa menjadi hal yang penting.
Dalam era keterbukaan dan digital teknologi informasi, masyarakat menuntut profesionalitas aparatur desa dalam menangani berbagai keperluan warga.
Aparatur menyelenggarakan sistem administrasi dan pelaporan keangan desa.
Kantor desa
sebagai pusat pemerintahan desa sudah operasional pengelolaan pemerintahan Pengelolaan manajemen kearsipan atas penerimaan dan penyaluran Alokasi
Dana
Desa
(ADG)
dipertanggungjawabkan kepada publik.
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain.
Dalam organisasi yang besar pengurusan surat-
PENDAHULUAN
1 Analisis Situasi Kemajuan teknologi telah mengubah secara dramatis penilaian lingkungan Indonesia sebagai negara berkembang saat ini sedang giat-giatnya berbenah diri membangun infrastruktur dari kota sampai ke desa.
Berbagai mewujudkan fundamental ekonomi yang Seluruh desa di Indonesia melakukan reformasi administrasi menuju tata pemerintahan yang baik, bersih dan berwibawa .
ood govermen.
Bahkan pemerintah telah membentuk kementrian desa, menyalurkan dana yang cukup signifikan agar pembangunan di desa lebih cepat tumbuh dan berkembang Sejajar di seluruh Indonesia.
Sayangnya, keinginan untuk berbenah diri itu tidak diiringi dengan masalah keterbatasan sumber daya manusia.
Salah satu penyebabnya adalah rendahnya kecakapan dari para aparatur desa atau sebaran orang pintar tidak merata.
Akibatnya keinginan untuk menunjukkan surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi.
Setelah surat-surat diterima, petugas .
harus segera mulai dengan pengurusan surat-surat itu agar segera dapat diserahkan kepada pimpinan Diantara alat-alat yang pengurusan surat antara lain pisau atau gunting untuk pembuka amplop, stepler atau hechter, pinsil, dan buku agenda untuk mencatat surat-surat yang masuk.
Banyaknya fokus perhatian terhadap bendahara desa menyebabkan sering terlupanya perhatian kepada sekretaris Padahal fungsi dan peranan sekretaris desa tidak kalah pentingnya dengan kemampuan bendahara dalam mengelola pencatatan keuangan desa.
Pada dasarnya antara sekretaris dengan bendahara desa memiliki hubungan pekerjaan yang saling terkait.
Sekretaris kelengkapan, menguji kebenaran, menguji ketersediaan dan, dan menolak pengajuan Menurut Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang desa dijelaskan bahwa Sekretaris Desa selaku koordiantor pelaksana teknis pengelolaan keuangan Desa (PTPKD) memiliki tugas menyusun dan melaksanakan kebijakan pengelolaan APBDes.
Menyusun rancangan peraturan Desa tetang APBDes, perubahan, dan pelaporan pertanggungjawaban APBDes.
Kemudian terhadap pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan dalam APBDes.
Paraturanperaturan desa dimaksud memerlukan proses penyimpanan / pengarsipan yang Tidak menatausahakan alokasi dana desa.
Setiap penerimaan dan penggunaan dana desa memerlukan proses penyelenggaraan kearsipanmanajemen kearsipan kantor yang baik.
Alokasi dana gampong (ADG) yang telah dikucurkan oleh pemerintah sejak tahun 2015 sangat memerlukan pengelolaan kearsipan yang handal.
Keberhasilan sekretaris desa dalam mengatur dokumendokumen manajemen kearsipan sangat membantu menjadi lebih baik.
Dokumen Qanun desa, hasil rapat, dan faktur-faktur keuangan perlu di tata menurut prinsip kearsipan.
Ketika dilakukan pengecekan ataupun keuangan, dokumen-dokumen tersebut dapat ditelusuri dengan mudah.
Desa Alue Lim merupakan salah desa dalam wilayah Kecamatan Blang Mangat Pemerintah kota Lhokseumawe.
Desa Alue Lim berada sekira 4 kilo meter dari jalan nasional.
Desa ini merupakan salah satu desa binaan Politeknik Negeri Lhokseumawe.
Dari asistensi awal, diketahui bahwa perangkat pemerintahan administrasi dan kearsipan desa dengan Para aparatur desa tidak mengetahui bagaimana mengarsipkan surat dengan baik.
Dari hasil observasi awal, pemerintahan desa tersebut belum memiliki bundel map filling cabinet surat masuk dan surat keluar.
Fungsi sekretarise terbatasnya kemampuan dan kecakapan oleh karena rendahnya tingkat pendidikan.
Sayangnya, sampai dengan saat ini belum ada pihak-pihak terkait yang melakukan pemberdayaan langsung menyangkut sistem administrasi dan kearsipan.
Gambar 1.
Proses Penyelenggaraan Kearsipan Politeknik Negeri Lhokseumawe merupakan lembaga pendidikan yang berada di wilayah kota Lhokseumawe.
Disamping sebagai institusi pendidikan, lembaga ini juga berfungsi sebagai khususnya yang berhubungan dengan pemberdayaan dan pengembangan ilmu Salah satu bentuk tri darma perguruan tinggi Politeknik Negeri Lhokseumawe adalah adanya program Kegiatan pengabdian masyarakat dalam bentuk hibah pembinaan desa ini dilakukan oleh staf pengajar dari Jurusan Tata Niaga Politeknik Negeri Lhokseumwe.
yang berkaitan dengan penyelenggaraan Alokasi Dana Desa (ADD).
Luaran penerapan ipteks ini adalah tercapainya pengelolaan administrasi desa mengikti sistem dan manajemen kearsipan yang berlaku di Indonesia.
Aparatur desa Alue Lim administrasi dan kearsipan desa, mampu menyusun laporan dengan format dan standar yang baku, dan mampu menata usaha dokumen-dokumen desa melalui sistem pengarsipan yang jelas.
4 Tujuan Pengabdian Tujuan Pengabdian ini antara lain adalah:
Aparatur Desa memahami Sistem Kearsipan Indonesia.
Aparatur desa memahami arsip dinamis dan arsip statis yang dipergunakan secara langsung untuk administrasi desa.
Memahami langkahlangkah menyimpan arsip seperti meneliti dan memberi kode, menyortir, dan Aparatur Desa Terampil dalam mengelola Sistem Kearsipan Desa Hibah desa binaan ini juga bertujuan aparatur desa Alue Lim dalam meningkatkan kinerja pelayanan prima kepada warga desa .
2 Permasalahan Mitra Berdasarkan analisa di atas maka permasalahan mitra dapat dirumuskan sebagai berikut:
- Keahlian dan kecakapan aparatur desa harus disikapi dengan kemampuan dan keahlian yang memadai, salah satunya adalah keahlian dalam mengelola administrasi dan kearsipan - Diharapkan seluruh aparatur desa di Kecamatan Blang Mangat khususnya desa Alue Lim belum memiliki standarisasi dan satu visi dengan desadesa lain dalam menyelenggarakan sistem administrasi dan kearsipan - Aparatur desa terutama sekretaris desa Alue Lim belum sepenuhnya terampil mengarsipan laporan / dokumen terutama dalam pengelolaan alokasi dana desa.
METODE PELAKSANAAN
Tempat dan Waktu Kegiatan dilaksanakan di desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat Pemerintah Kota Lhokseumawe.
Pelaksanaan kegiatan dialkukan selama dua bulan, namun kegiatan workshop dilakukan tanggal 17 November 2016.
3 Target dan Luaran Jenis target kegiatan yang akan dihasilkan dalam program hibah pembinaan desa adalah melatih aparatur desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat Pemerintah Kota Lhokseumawe secara mandiri agar administrasi dan kearsipan desa.
Dengan kecakapan manajemen kearsipan tersebut, aparatur desa Alue Lim dapat mengelola sistem administrasi sejak penyiapan, pelaporan, sampai dokmentasi terutama Solusi yang Ditawarkan Dalam pelaksanaan penerapan ipteks ini, tim/instruktur aparatur desa Alue Lim dalam bidang :
Pemanfaatan peralatan penyimpanan Tata cara penyimpanan arsip Prosedur penyimpanan arsip Kearsipan (Alphabeticfilling Syste.
Tata cara pengagendaan surat masuk dan surat keluar pendekatan yang akan digunakan dalam kegiatan ini adalah:
Metode ceramah atau orasi Metode demonstrasi Metode praktek langsung Dari hasil visitasi awal diperoleh kesepakatan bahwa metode pelaksanaan kegiatan pengabdian tersebut diatas telah dibahas dan disepakati bersama antara Politeknik Negeri Lhokseumawe dengan khalayak sasaran.
Tahapan pelatihan meliputi pemberian materi mengenai sistem administrasi desa yang baku seperti pengenalan struktur description aparatur desa, dan pengenalan sistem informasi dan komunikasi.
Tahapan kedua membimbing teknis penulisan / konsep surat resmi, cara penomoran, dan pengarsipan.
Dalam tahap ini juga dilatih cara-cara laporan kearsipan desa, inventarisasi aset, dan pendokumentasian surat menyurat.
Pada akhir kegiatan akan dibuat evaluasi untuk melihat kemampuan masing-masing peserta pelatihan.
5 Keterlibatan dan Partisipasi Mitra Pelatihan peningkatan sumber daya manusia Metode kegiatan diberikan dalam bentuk pelatihan dan diberikan modul sebagai panduan.
Jumlah peserta yang hadir adalah sebanyak 10 orang.
Kriteria khusus dari peserta pelatihan diurutkan berdasarkan skala prioritas sebagai berikut:
Aparatur pemerintahan desa yang Kepala (Keuci.
, sekretaris desa .
, dan Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) memiliki kemampuan menulis .
idak buta Berpengalaman dalam mengurusi administrasi dan kearsipan desa.
Tokoh masyarakat lainnya yang ditunjuk oleh kepala desa namun pernah menjabat sebagai pengurus dari salah satu organsisasi di desa (Kepala urusan pemerintahan des.
Justifikasi Pengusul dan Mitra Berdasarkan Undang_Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa dijelaskan bahwa setiap desa akan dialokasikan dana desa A satu milyar tergantung status dan luasnya desa.
Dana tersebut telah direalisasikan sejak tahun 2015 berlanjut sampai saat ini.
Pada prinsipnya desa harus siap mengelola dana desa baik Desa-desa yang tidak mampu menyelenggarakan pembukuan, admnistrasi keuangan dipastikan akan menuai masalah besar.
Kenyataannya sampai saat ini masih banyak desa bermasalah dengan pengelolaan dana desa kearsipan dan surat menyurat desa.
Salah satunya desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat Ae Lhokseumawe.
Dari hasil observasi awal diketahui bahwa aparatur desa setempat sangat memerlukan bimbingan teknis terhadap pengelolaan arsip-arsip desa.
Justifikasi ini memberi alasan yang kuat bahwa penerapan ipteks berupa Pelatihan Manajemen Kearsipan atas Pengelolaan Dana Desa (ADD) di Desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat Lhokseumawe Sejumlah apartur desa terutama dalam empat desa sebagai mitra binaan Politeknik Negeri Lhokseumawe perlu segera diberdayakan melalui pelatihan teknis pengelolaan manajemen kearsipan 4 Langkah-Langkah Kegiatan Terdapat dilaksanakan oleh tim instruktur untuk membantu mitra dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.
Metode dalam ruangan tersebut.
Dari kondisi dan suasananya ruangan ini terkesan memang sedang dimanfaatkan secara dadakan dan HASIL DAN PEMBAHASAN 1 Gambaran Umum Kegiatan Pengabdian Masyarakat Desa Alue Lim terletak di Kecamatan Blang Mangat Pemerintah Kota Lhokseumawe.
Letak demografis desa ini tidak begitu jauh dari jalan raya .
alan line pipa Exxon Mobil Oi.
Untuk menempuh lokasi dapat dilakukan dengan angkutan pribadi baik dengan mobil maupun dengan sepeda motor.
Jarak desa Alue Lim dengan ibu kota A 15 Km dengan waktu tempuh dua puluh lima menit dari kota Lhokseumawe.
Meskipun letak desa sedikit agak masuk kedalam, desa Alue Lim tergolong desa yang bersih.
Rumah-rumah penduduk tertata rapi dengan dekorasi arteristik Mayoritas penduduk setempat bermata pencaharian sebagai pedagang.
Sebagian lagi berprofesi sebagai petani perkebunan dan Pegawai Negeri Sipil.
Tanah yang kering dan tandus mendominasi area desa Saat pengabdian ini dilaksanakan sebagian masyarakat sedang sibuk menghadapi persiapan pemilihan kepala daerah baik Walikota maupun Gubernur Provinsi Aceh.
Oleh karena itu disepanjang jalan nampak kibaran bendera-bendera dari partai pengusung.
Desa Alue Lim memiliki satu Meunasah .
urau/balai des.
Tempat ini menjadi sentra kegiatan dan pertemuan tokohtokoh masyarakat setempat.
Dalam lingkungan Meunasah ini pula terdapat kantor desa.
Saat dikunjungi nampak kantor desa Alue Lim sedang dilakukan renovasi fisik.
Operasional kantor desa dipindahkan sementara ke bangunan di samping Meunasah.
Operasionalisasi dipusatkan di gedung cadangan.
Bangunan tersebut memiliki dua ruangan.
Satu Inventarisasinya hanya berisi meja-meja, genset listrik, dan satu unit televisi.
Satu ruangan lainnya disekat.
Ruangan ini pun berisi beberapa kursi dan meja oparator Disudut depan ruangan nampak satu meja.
Sepertinya meja dan kursi itu adalah meja dan kursi kepala desa.
Tidak ada lemari arsip dan map filling cabinet 2 Gambaran Umum Peserta Sebelum Pelatihan Kegiatan dilakukan dalam dua tahap.
Tahap tahap penjajakan.
Instruktur melakukan asistensi pemetaan masalah guna menentukan tindak lanjut Instruktur melakukan koordinasi dengan kepala desa beserta seluruh aparatur desa yang terlibat.
Tahap kedua adalah tahap demontrasi bimbingan teknis berupa peragaan cara mengatur arsip desa dengan benar.
Pelaksanaan keuangan gampong dilaksanakan hari Kamis tanggal 17 November 2016 di kantor desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat - Lhokseumawe.
Dari lima instruktur yang ada, hanya tiga orang yang hadir.
Selain instruktur juga berkenan hadir dua orang personil dari tim monitoring dan evaluasi (Mone.
Politeknik Negeri Lhokseumawe.
Sedangkan dari aparatur desa Alue Lim juga tidak semuanya hadir.
Bendahara desa berhalangan hadir karena sakit, sedangkan sekretaris desa sedang keluar daerah (Banda Ace.
Satu orang pendamping desa dan satu orang operator .
desa hadir mengikuti kegiatan pengabdian masyarakat.
Kepala desa sangat berkeinginan belajar tata cara mengelola surat menyurat desa.
Fungsi kemampuannya selama ini ternyata lebih banyak dibantu oleh kepala desa.
Disela kesibukan menjadi kepala desa.
Pak Keucik ini juga memiliki perhatian lebih kearsipan desa.
Khalayak sasaran yang diinginkan adalah seluruh perangkat desa terutama yang terlibat langsung dalam sistem administrasi dan keuangan desa.
Dari wawancara awal diketahui bahwa kebanyakan peserta menyatakan belum begitu mengerti terhadap fungsi tugas dan masing-masing.
Bendahara desa disamping mengelola dana desa, ia semestinya juga harus mengelola kearsipan keuangan terutama yang menyangkut dengan dokumendokumen uang masuk dan uang keluar Meskipun kepala desa mengklaim diri bahwa segala proses pembukuan baik yang terkait dengan pengelolaan maupun pertanggungjawaban alokasi dana desa tidak bermasalah, namun kenyataannya segala pengelolaan arsip masih sangat Banyak peserta tidak mengetahui struktur organisasi pemerintah gampong dan hirarki tugas pemerintahan desa menurut Undang-Undang Nomor 11 Tagun 2006 tentang Pemerintahan Aceh dan Peraturan Pemerintah Nomor 72 tahun 2005 tentang pemerintahan desa.
Fungsi Tuha Peut (DPR-des.
dan Imuem belum begitu jelas koordinasinya dengan Geuchik dan Sekretaris Desa.
Seluruh perangkat desa.
Imuem Meunasah.
Tuha Peut sangat diperlukan sinergisitas pekerjaan agar gampong dapat berjalan dengan baik.
Berbagai kepentingan masyarakat dapat terlayani melalui pelayanan prima dari aparatur gampong.
Belum lagi halnya dengan pengelolaan APB-Gampong.
Dari perangkat desa setempat menyatakan bahwa beberapa pos pengeluaran sampai dengan sekarang penyelesaiannya masih Sumber-sumber pendapatan dari Alokasi Dana Gampong (ADG) yang dialokasikan oleh pemerintah secara rutin rentan disalahgunakan jika tidak dikelola dengan baik.
Disisi lain kinerja aparatur yang sudah maksimal kadang juga dianggap miris dan dipandang negatif oleh sebagian Saluran-saluran informasi publik mestinya diperhatikan agar mudah diakses warga.
Dari hasil pemetaan tersebut diatas dapat diketahui bahwa aparatur gampong di desa Alue Lim sangat memerlukan bantuan pemberdayaan dibidang pemerintahan gampong, sistem administrasi keuangan, dan penataan arsiparis desa.
Tim pengabdian masyarakat jurusan Tata Niaga Politeknik Negeri Lhokseumawe menganggap bahwa pelatihan yang sedang dilaksanakan telah sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
Pelatihan ini diharapkan sedikit tidaknya mampu membuka cakrawala aparatur desa Meunasah Alue Lim tentang pentingnya manajemen kearsipan desa.
Diharapkan mengimplementasikan sistem sistem administrasi keuangan desa yang baik.
Sistem administrasi keuangan yang dilaksanakan tidak bertentangan dengan peraturan / kebijakan pemerintah.
Evaluasi Pencapaian Program Setelah acara seremonial pembukaan pengabdian masyarakat, para instruktur Satu persatu para instruktur mengupas topik pelatihan.
Dari lima Politeknik Negeri Lhokseumawe, berkesempatan hadir.
Ketiga instruktur Bahasa pengantar yang digunakan lebih banyak dalam bahasa daerah (Ace.
Bahasa yang disampaikan adalah bahasa yang mudah dimengerti.
Informasi yang disajikan dalam materi juga telah di format dengan bahasa yang mudah dipahami.
Pada dasarnya peserta belum mengerti tentang fungsi pemerintahan gampong.
Garis informasi Pembagian tugas dan tanggung jawab antara kepala desa dengan sekretaris desa tidak dapat dipahami dengan baik.
Banyak tugas satu sama lain tumpang tindih tidak saling terkoordinasi.
Kepala desa masih berasumsi bahwa tugas dan tanggung jawabnya dapat begitu saja diwakilkan kepada sekretaris desa.
Pada akhir pemaparan materi, instruktur juga memeperagakan cara mengarsip dokumen sesuai jenis jenis dokumen masing-masing.
Beberapa model / sistem seperti sistem kronologis, abjad, subjek .
, dan penomoran ikut dibahas.
Instruktur langsung mempergakannya pada map file dihadapan peserta.
Para peserta memperhatikan secara seksama.
Peragaan ini berjalan agak lamban karena beberapa kali harus diulang atas permintaan peserta.
Pada tahap akhir pelatihan, tim menyerahkan seperangkat map, map filling, alat pelobang kertas yang diserahkan langsung kepada Geuchik kepala desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat Lhokseumawe.
Pelatihan ini merupakan kombinasi antara tioritis dan praktik yang disajikan secara Secara keseluruhan kegiatan pelatihan teknis pengelolaan administrasi dan keuangan desa di Desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat Pemerintah Kota Lhokseumawe telah dilakukan dengan baik.
Sebanyak 90% para peserta telah memahami dan memperagakan teknik-teknik pengarsipan dokumen / Beberapa diantaranya adalah tidak semua instruktur hadir ke lapangan.
Padahal setiap instruktur sudah diberikan tugas dan tanggung jawab sesuai kemampuan dasar dan pengalamannya.
Kendala lain adalah seluruh peserta tidak memiliki gambaran tentang pengelolaan administrasi desa sehingga instruktur juga kesulitan dalam berdiskusi tukar menukar pengalaman.
DAFTAR PUSTAKA