Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
Perancangan Sistem Informasi Eksekutif Perguruan Tinggi Studi Kasus: Universitas Negeri Manado A Design of Executive Information System for Indonesia Higher Education Case Study: Universitas Negeri Manado V P Rantung*1.
C P C Munaiseche2.
T Komansilan3 Program Studi Teknik Informatika.
FT UNIMA.
Manado Program Studi Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi.
FT UNIMA.
Manado Kampus Unima di Tondano.
Telp.
0431-322543 Fax.
e-mail: *1vivirantung@unima.
id, 2cindymunaiseche@unima.
trudi_unima@unima.
Abstrak Penerapan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam perusahaan/organisasi diera ini adalah hal mendesak yang diperlukan sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan Untuk itu sudah sepatutnya sebuah perusahaan/organisasi mengadopsi kemajuan TIK dalam perusahaannya.
Salah satu kemajuan TIK dalam bidang Sistem Informasi adalah Sistem Informasi Eksekutif (SIE).
SIE dapat memberikan nilai lebih bagi perusahaan/organisasi karena sistem ini bisa menyediakan fasilitas yang fleksibel untuk mengakses informasi eksternal dan internal dimana sistem dapat membantu pimpinan level eksekutif untuk mempermudah pengambilan keputusan terbaik guna kemajuan perusahaan/organisi .
Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sebuah sistem informasi eksekutif perguruan tinggi di Indonesia.
Dengan menggunakan metode FAST lanjutan yaitu Physical Design.
Construction dan Testing telah dibangun sebuah produk aplikasi SIE berbasis web AuSINEPTIAy, berdasarkan studi kasus di lingkungan kerja Unima.
Dengan harapan hasil penelitian dapat menjadi kerangka acuan untuk pengembagan SIE bagi Perguruan Tinggi di Indonesia sehingga level eksekutif perguruan tinggi bisa meandapatkan informasi yang cepat dan ringkas untuk memantau target kinerja dan capaian target kinerja yang sudah diraih guna pengambilan keputusan.
Kata kunciAiSistem Informasi.
Sistem Informasi Eksekutif.
FAST.
Dashboard.
Perguruan Tinggi Indonesia Abstract The application of information and communication technology (ICT) in companies/organizations is a must in this era, as a tool to win the competition.
For this reason, it fits for companies/organizations to support ICT in their companies.
One of the ICT progress in the Information System is the Executive Information System (SIE).
SIE can provide more value to companies/organizations because this system provides flexible facilities to access external and internal information.
The system could help executive-level leaders to facilitate the best decision making to improve the company/organization .
The purpose of this research is to study executive information systems of tertiary institutions in Indonesia.
By using the advanced FAST method, namely Physical Design.
Construction and Testing have built a web-based application SIE application called "SINEPTI", based on a case study in Universitas Negeri Manado work So, the results of the research could become a reference target for developing SIE Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
for Higher Education in Indonesia.
Thus, the executive level in higher education could get fast and summarise information to know the performance targets and targets performance achievement for decision making improved.
KeywordsAiInformation System.
Executive Information System.
FAST.
Dashboard.
Indonesian Higher Education PENDAHULUAN mplementasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam organisasi adalah wajib di era ini, untuk memenangkan persaingan .
Beberapa studi berbicara tentang sistem informasi sebagai senjata, sehingga aplikasi spesifik harus dikembangkan.
Sistem informasi eksekutif (EIS) adalah salah satu jenis spesifik dari sistem informasi manajemen yang dimaksudkan untuk memfasilitasi dan mendukung informasi dan kebutuhan pengambilan keputusan eksekutif senior dengan menyediakan akses mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan untuk memenuhi tujuan strategis organisasi .
Beberapa studi berbicara tentang manfaat EIS seperti penyajian informasi lebih cepat dan mudah .
, membantu eksekutif untuk mendapatkan informasi yang relevan secara lebih efisien .
, juga meningkatkan pengambilan keputusan .
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem yang dikembangkan untuk digunakan Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Dimana sistem hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan Disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) karena merupakan salah satu bentuk sistem informasi yang disusun dari banyak sumber data dalam bentuk summary yang dipergunakan oleh pihak manajemen senior untuk melakukan monitor performance, assessment dan pengembangan strategi bisnis .
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) dibutuhkan dalam perguruan tinggi karena beberapa alasan seperti : .
Tidak tidak mengikuti perkembangan teknologi .
Tidak memahami secara penuh sistem yang ada pada perusahaannya .
Memliki jadwal yang padat, sehingga tidak sempat untuk mengikut pelatihan penggunaan sistem di perusahaan .
Mengalami kesulitan memahami sifat dari sistem yang ada .
Namun demikian, penelitian yang berhubungan dengan SIE ini masih sedikit dilakukan di Indonesia khususnya untuk perguruan tinggi .
Perbedaan mendasar dari penelitian SIE adalah objek pelaporannya.
Ada penelitian yang merangkum informasi akademik dan kepegawaian ada pula tentang rangkuman informasi kemahasiswaan dan dosen.
Untuk penelitian ini dibuat dengan objek yang berbeda dalam rangka memperkaya pengembangan SIE bagi perguruan tinggi di Indonesia.
Untuk itu penelitian-penelitian SIE perguruan tinggi dianggap perlu sebagai contoh penerapan yang beragam agar kedepan bisa ditemukan analisis kebutuhan dan pengembangan SIE yang dibutuhkan perguruan tinggi di Indonesia pada umumnya.
Pada penelitian terdahulu telah ditemukan model EIS untuk Perguruan Tinggi untuk membantu aksesan Informasi internal yang sesuai dengan rencana strategis dalam pengelolaan Pendidikan Tinggi.
Hasil berupa model EIS Perguruan Tinggi yang memberikan model kebutuhan informasi para level eksekutif / pimpinan Perguruan Tinggi di Indonesia pada umumnya .
Universitas Negeri Manado (Unim.
telah menyusun revisi rencana strategis tahun 20152019 yang merupakan cita-cita besar yang hendak dicapai oleh seluruh civitas akademik dan hal ini menjadi tanggung jawab yang dapat diwujudkan melalui komitmen bersama.
Untuk itu saat ini dalam rangka mencapai kinerja 11 bidang yang ada dalam Renstra Unima dibuatlah kebijakan dan program sehingga setiap Fakultas dan Lembaga yang ada wajib melaporkan capaian kinerjanya kepada Rektor Unima.
Untuk itu Rektor Unima membutuhkan laporan capaian kinerja dari setiap fakultas dan lembaga yang ada dimana pelaporan dilakukan per triwulan, sehingga dalam satu semester akan Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
ada pelaporan sebanyak dua kali.
Kenyataannya pelaporan sering teertunda karena data dikumpulkan secara manual dan direkapitulasi juga secara manual, sehingga proses evaluasi menjadi lama dan memakan waktu sedangkan Rektor Unima membutuhkan informasi yang cepat dan ringkas untuk memantau capaian target yang sudah diraih guna pengambilan keputusan.
Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan perancangan sistem infromasi eksekutif (SIE) dengan hasil akhir berupa produk aplikasi SIE berbasis web, berdasarkan studi kasus di lingkungan kerja Unima.
Dengan harapan hasil penelitian dapat menjadi kerangka acuan untuk pengembagan SIE bagi Perguruan Tinggi di Indonesia.
METODE PENELITIAN
Untuk penyelesain masalah dalam penelitian ini perancangan sistem dikembangkan dengan merujuk pada metode pengembangan sistem FAST (Framework for the Application of Systems Thinkin.
Tahapan perancangan yang dilakukan terdiri dari tiga bagian yaitu .
Physical Design.
Construction.
Testing .
Tahap Physical Design bertujuan untuk merubah kebutuhan bisnis dari logical design menjadi physical design untuk dijadikan sebagai acuan dalam membuat sistem yang akan Capaian pada tahap ini yaitu telah dikembangkan input dan dilakukan demo prototipe, telah dikembangkan output, penjelasan desain serta melakukan demo prototaip perubahan, telah mengembangkan interface dan menjelaskan desain serta melakukan demo prototipe kepada pengguna sistem serta telah medesain dan mengembangkan kontrol sistem yang tertinggal seperti sistem keamanan, backup dan pengaturan sistem.
Tahap Construction and Testing adalah tahap lanjutan setelah membuat physical design, untuk merubah dan melakukan tahap uji coba terhadap sistem yang telah memenuhi kebutuhankebutuhan bisnis dan spesifikasi desain.
Adapun bebrapa langkah pada tahap ini yaitu implemetasi basis data, coding program aplikasi, dan antarmuka.
Setelah itu dilakukan uji coba terhadap keseluruhan sistem.
Capaian pada tahap ini yaitu selesainya Sistem Informasi Eksekutif Unima berbasis web dengan fasilitas input laporan capaian kinerja untuk Program Studi dengan output berupa dashboard grafik target dan capaian kinerja bagi level eksekutif perguruan tinggi.
Adapun capaian untuk tahap testing yaitu input dan output Website yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, input diproses dan disimpan dengan benar oleh sistem, output memberikan informasi dengan benar.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1 Physical Design Physical Design bertujuan untuk mentransformasikan kebutuhan bisnis yang direpresentasikan sebagai logical design menjadi physical design yang nantinya akan dijadikan sebagai acuan dalam membuat sistem yang akan dikembangkan.
Jika di dalam logical design tergantung kepada berbagai solusi teknis, maka physical design merepresentasikan solusi teknis yang lebih spesifik.
Seperti dijelaskan pada bab sebelumnya Universitas Negeri Manado (Unim.
telah menyusun revisi rencana strategis tahun 2015-2019 yang hendak dicapai oleh seluruh civitas akademik berupa komitmen pimpinan Fakultas dan Program Studi akan kebijakan dan program, sehingga wajib melaporkan capaian kinerja kepada Rektor Unima untuk bahan evaluasi.
Kriteria capaian kinerja terbagi atas empat bagian besar yaitu Input.
Proses.
Output, dan Outcome.
Untuk lebih jelasnya mengenai indikator kinerja, pada tabel 1 dibawah ini dapat dilihat kriteria dan indikator evaluasi.
Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
Tabel 1 Indikator Kinerja Universitas Negeri Manado Kriteria Indikator INPUT Dosenberpendidikan S3 Dosen dalam jabatan Lektor Kepala & Guru Besar Rasio jumlah mahasiswa terhadap dosen Jumlah mahasiswa asing Jumlah dosen asing PROSES Akreditasi Program Studi BAN-PT Pembelajaran daring Kerjasama perguruan tinggi OUTPUT 9.
Jumlah artikel ilmiah terindeks per dosen Kinerja penelitian Kinerja kemahasiswaan OUTCOME 12.
Kinerja inovasi Kinerja pengabdian pada masyarakat Lulusan yang memperoleh kerja dalam waktu 6 bulan Jumlah sitasi per dosen Jumlah paten per dosen Berdasarkan data kebutuhan pelaporan krtieria kinerja Fakultas dan Program Studi ke Univeritas dirancang basisdata untuk aplikasi sistem informasi eksekutif seperti pada gambar 1 perancangan basis data terdiri dari 18 tabel dengan 6 transaksi table dan 12 tabel master.
Gambar 1 Desain basis data sistem informasi eksekutif perguruan tinggi Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
Langkah selanjutnya dilakukan perancangan antar muka sistem dalam bentuk site map seperti pada gambar 2 perancangan antar muka sistem informasi eksekutif perguruan tinggi.
Halaman sistem dibagi untuk empat hak akses pengguna yaitu untuk Admin.
Rektor.
Dekan dan Kaprodi.
Untuk hak akses Rektor tersedia dashboard grafik target dan capaian kinerja semua Fakultas di Universitas dan drill down capaian kinerja Program Studi.
Untuk halaman Dekan tersedia dashboard input data targert kinerja dan grafik capaian semua Program Studi pada Fakultas tersebut.
Untuk halaman Ketua Program Studi tersedia dashboard input data capaian kinerja dan grafik capaian Program Studi.
Sedangkan halaman admin dibuat untuk manajemen akun juga manajemen kriteria dan indikator kinerja universitas.
Gambar 2 Desain antar muka sistem informasi eksekutif perguruan tinggi 2 Construction Setelah membuat physical design, maka akan dimulai untuk mengkonstruksi dan melakukan tahap uji coba terhadap sistem yang apakah memenuhi kebutuhan bisnis dan spesifikasi desain.
Basis data, program aplikasi, dan antarmuka akan mulai dibangun pada tahap Setelah dilakukan uji coba terhadap keseluruhan sistem, maka sistem siap untuk Tahap ini terdiri dari dua bagian pekerjaan yaitu: .
Implemtasi basis data.
Implementasi antarmuka website.
Implementasi yang dilakukan untuk basis data menggunakan Bahasa pemograman SQL code sedangkan untuk website menggunakan Bahasa pemograman CSS.
HTML.
PHP dan Java Script.
Implementasi pertama dilakukan pada perancangan basisdata seperti yang telah dirancang pada gambar 1.
Berdasarkan implementasi dibuatlah 20 tabel.
Semua data yang diinput oleh Program Studi akan disimpan pada database ini yang kemudian di query untuk tampilan pada grafik di dashboar aplikasi SIPNET.
Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
Gambar 3 Implemetasi basis data sistem informasi eksekutif perguruan tinggi Setelah dilakukan implementasi basiadata langkah selanjutnya adalah konstruksi desain web, gambar 4 adalah tampilan Sistem Informasi Eksekutif Perguruan Tinggi (Unim.
berupa aplikasi SINEPTI berbasis web.
Halaman web dapat dilihat berdasarkan hak hakses user.
User dalam sistem ini terdiri dari empat yaitu admin, rektor,dekan dan kaprodi.
Hak akses sebagai Sdmin yaitu untuk manajemen setting user account dan manajemen setting kriteria dan indikator Hak akses sebagai Rektor untuk tampilan dashboard evaluasi kinerja yang terdiri dari target kinerja dan capaian kinerja berdasarkan kriteria input, proses output dan outcome dari Fakultas-Fakultas yang ada.
Grafik kriteria input meliputi .
Presentase pendidikan dosen .
Presentase jumlah dosen dan mahasiswa asing.
Grafik kriteria proses meliputi .
Presentase akreditasi program studi .
Presentase kerjasama.
Grafik kriteria output meliputi .
Presentase artikel terindeks .
Presentase kinerja penelitian .
Presnetase kinerja mahasiswa.
Grafik kriteria outcome meliputi .
Presentase mahasiswa yang mendapatkan pekerjaan dalam kurun waktu 6 bulan .
Presentase jumlah sitasi penelitian dosen .
Presentase jumlah peten dosen .
Presentase PkM dosen .
Presentase tempat kegiatan PkM dosen.
Hak akses sebagai Dekan untuk tampilan dashboard terbagi dua yaitu halam input terget kinerja dan grafik.
Target kinerja yang di masukkan berdasarkan kriteria input, proses output dan outcome dari Program studi yang ada.
Grafik kriteria input meliputi .
Presentase pendidikan dosen .
Presentase jumlah dosen dan mahasiswa asing.
Grafik kriteria proses meliputi .
Presentase akreditasi program studi .
Presentase kerjasama.
Grafik kriteria output meliputi .
Presentase artikel terindeks .
Presentase kinerja penelitian .
Presnetase kinerja mahasiswa.
Grafik kriteria outcome meliputi .
Presentase mahasiswa yang mendapatkan pekerjaan dalam kurun waktu 6 bulan .
Presentase jumlah sitasi penelitian dosen .
Presentase jumlah peten dosen .
Presentase PkM dosen .
Presentase tempat kegiatan PkM dosen.
Hak akses sebagai Kaprodi untuk tampilan dashboard terbagi dua yaitu halam input capaian kinerja dan grafik.
Capaian kinerja yang di masukkan berdasarkan kriteria input, proses output dan outcome dari Program studi yang ada.
Grafik kriteria input meliputi .
Presentase pendidikan dosen .
Presentase jumlah dosen dan mahasiswa asing.
Grafik kriteria proses meliputi .
Presentase akreditasi program studi .
Presentase kerjasama.
Grafik kriteria output meliputi .
Presentase artikel terindeks .
Presentase kinerja penelitian .
Presnetase kinerja mahasiswa.
Grafik kriteria outcome meliputi .
Presentase mahasiswa yang mendapatkan pekerjaan dalam kurun waktu 6 bulan .
Presentase jumlah sitasi penelitian dosen .
Presentase jumlah peten dosen .
Presentase PkM dosen .
Presentase tempat kegiatan PkM dosen.
Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
Gambar 4 Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif Perguruan Tinggi Indonesai (SINEPTI) halaman Pimpinan Universitas Gambar 5 Aplikasi SINEPTI kriteria input Gambar 6 Aplikasi SINEPTI kriteria proses Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
Gambar 7 Aplikasi SINEPTI kriteria output Gambar 8 Aplikasi SINEPTI kriteria outcome 3 Testing Lagkah terakhir yang dilakukan adalah tahap uji coba terhadap sistem apakah memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis dan spesifikasi desain.
Output dari tahapan ini berupa testing yaitu uji coba spesifikasi design dan uji coba aplikasi.
Pengujian dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang dibuat tidak error.
Metode pengujian yang dilakukan adalah metode pengujian unit dengan menggunakan pendekatan black block testing.
Pengujian model ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa sistem telah berjalan dengan semestinya yaitu input yang diterima, proses dan output sesuai dengan kebutuhan.
Tabel 2 Hasil uji coba spesifikasi design No Kriteria Indikator Unit Keterangan Tersedia INPUT Dosen berpendidikan S3 Dosen dalam jabatan Lektor Kepala & Guru Besar Rasio jumlah mahasiswa terhadap Jumlah mahasiswa asing Jumlah dosen asing Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
PROSES
Akreditasi Program Studi BAN-PT ugproses.
Pembelajaran daring Kerjasama perguruan tinggi OUTPUT OUTCOME 12.
Jumlah artikel ilmiah terindeks per Kinerja penelitian Kinerja kemahasiswaan Kinerja inovasi Kinerja Lulusan yang memperoleh kerja dalam waktu 6 bulan Jumlah sitasi per dosen Jumlah paten per dosen Pengujian dilakukan untuk menentukan langkah-langkah dalam melakukan pengujian.
Pengujian dilakukan dengan menjalankan sistem informasi penilaian kinerja karyawan tersebut.
Setelah aplikasi dijalankan selanjutnya melakukan serangkaian uji tombol-tombol yang terdapat dalam tampilan antar muka .
aplikasi tersebut apakah sesuai dengan tahap perancangan yang diinginkan.
Pengujian berupa black box dilakukan dengan memberikan lembaran isian skenario pengujian.
Adapun tabel scenario pengujian adalah sebagai berikut:
Tabel 3 Hasil uji coba aplikasi SINEPTI Unit Skenario Pengujian Hasil Pengujian Skenario dan Hasil Pengujian Halaman Login dan Index Index.
Menguji user saat melakukan login - Apabila email tidak dinput maka muncul pesan harus melakukan input email.
- Apabila password tidak dinput maka keluar pesan harus melakukan input - Apabila password tidak sesuai maka muncul pesan password salah Skenario dan Hasil Pengujian Halaman Universitas: Pengujian Halaman Dashboard Universitas Input.
Proses.
Output.
Outcome Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
Menguji link ke halaman dashboard User memilih menu yang setelah melakukan login akan dikunjungi.
Masingmasing menu dapat membuka sub menu lainnya.
Skenario dan Hasil Pengujian Halaman Fakultas: Pengujian Halaman Dashboard Fakultas Input.
Proses.
Output.
Outcome Menguji link ke halaman dashboard User memilih menu yang setelah melakukan login akan dikunjungi.
Masingmasing menu dapat membuka sub menu lainnya.
Skenario dan Hasil Pengujian Halaman Program Studi: Pengujian Halaman Dashboard Program Studi Input.
Proses.
Output.
Outcome.
Menguji link ke halaman dashboard php, setelah melakukan login User memilih menu yang akan dikunjungi.
Masingmasing menu dapat membuka sub menu lainnya.
KESIMPULAN
Setelah dilakukan penelitian berupa pearcangan sistem informasi eksekutif (SIE) perguruan tinggi, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem:
Menyediakan informasi ringkas bagi level eksekutif perguruan tinggi dalam hal ini Rektor dan Dekan untuk memantau capaian target kinerja guna pengambilan keputusan dalam bentuk dashboard grafik.
Menyediakan fasilitas penyimpanan target kinerja Fakultas.
Menyediakan fasilitas pelaporan capaian kinerja Jurusan/Program Studi yang real time, seingga laporan capaian kinerja dapat dengan cepat di pantau oleh level eksekutiv perguruan tinggi Rektor dan Dekan.
Menyediakan admin account untuk melakukan pengaturan kriteria dan indikator kinerja, sehingga hasil pelaporan bisa lebih flexible untuk pemakian jangka Panjang.
SARAN
Adapun saran untuk untuk penelitian lebih lanjut yaitu:
Penyediaan fasilitas drilldown pada grafik capaian kinerja Fakultas ke grafik capaian kinerja Program Studi sampai pada grafik capaian kinerja Dosen.
Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Klabat | CORIS | ISSN: 2541-2221 | E-ISSN: 2477-8079 Cogito Smart Journal | VOL.
6 - NO.
JUNE 2020
Untuk meningkatkan integritas pelaporan, beberapa kebutuhan data sebaiknya di integrasikan dengan sistem internal perguruan tinggi seperti Sistem Informasi Akademik.
Sistem Informasi Pembelajaran Daring.
Tracer Study, dll.
Dapat juga diintegrasikan dengan sistem informasi ekternal seperti SINTA.
FORLAP, dll.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat.
Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan Kementerian Riset.
Teknologi, dan Pendidikan Tinggi yang telah memberi dukungan financial terhadap penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA