Prosiding SINTESA
Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840
ANALISIS EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL
PEMBAYARAN UTANG SUPPLIER PADA FASHION HOTEL
LEGIAN
Caroline Fernanda Tuwo1.
Ni Luh Putu Sri Purnama Pradnyani2 Program Studi Akuntansi.
Fakultas Bisnis Pariwisata Pendidikan dan Humaniora.
Universitas Dhyana Pura.
Jl.
Raya Padang Luwih Tegaljaya Dalung Kuta Utara.
Bali.
Indonesia1,2 Email : 21111501050@undhirabali.
ABSTRAK
Pengendalian internal pada suatu perusahaan merupakan hal yang sangat penting agar proses operasional perusahaan berjalan dengan lancar, khususnya pada hotel.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana efektivitas pengendalian internal pembayaran utang supplier pada Fashion Hotel Legian.
Penelitian ini menggunakan analisis kuantitatif deskriptif.
Teknik pengumpulan data berupa penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan melalui wawancara, observasi, dan Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa proses pengendalian internal pada Fashion Hotel Legian sudah berjalan cukup baik karena sebagian besar sesuai dengan unsur-unsur pengendalian internal, namun ada beberapa hal yang menyebabkan terhambatnya pembayaran utang kepada supplier, diantaranya adalah bank loan .
injaman ban.
, invoice yang tidak lengkap dan proyek hotel yang menumpuk dan masih berjalan sehingga mengakibatkan bagian Account Payable memprioritaskan proyek tersebut.
Berdasarkan alasan tersebut ada beberapa hal yang harus diperhatikan, salah satunya adalah melakukan komunikasi secara proaktif kepada supplier untuk mengirimkan invoice yang lengkap agar pembayaran dapat diproses.
Selain itu juga mengkomunikasikan kepada bagian departement lain untuk dapat memprioritaskan proyek atau kebutuhan yang paling penting, dan mencicil secara perlahan proyek yang sedang berjalan agar tidak terjadi tunggakan yang terlalu tinggi.
Kata kunci: pengendalian internal, utang, supplier, efektivitas Pendahuluan Pariwisata, khususnya di Bali, mengalami perkembangan pesat dan memberikan dampak signifikan terhadap perekonomian, termasuk dalam industri Pengelolaan keuangan yang efektif, terutama dalam pengendalian internal pembayaran utang kepada supplier, sangat penting untuk kelangsungan Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 operasional hotel.
Fashion Hotel Legian, sebagai salah satu akomodasi di Bali, membutuhkan sistem pengendalian internal yang kuat untuk menjaga hubungan dengan supplier dan stabilitas keuangan.
Pembayaran utang yang tepat waktu mempengaruhi hubungan dengan pemasok, likuiditas, dan reputasi hotel.
Namun, beberapa kendala seperti kelemahan sistem, human error, dan kurangnya prosedur yang jelas mengakibatkan keterlambatan pembayaran utang, yang berpotensi menyebabkan gangguan operasional dan keluhan dari supplier.
Fashion Hotel Legian memiliki kebijakan pembayaran utang dalam waktu 30 hari, namun dalam praktiknya, pembayaran sering terlambat.
Hal ini terlihat dari laporan Account Payable Aging Report, yang menunjukkan adanya utang yang belum dibayar dalam waktu yang disepakati.
Keterlambatan ini disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk sistem yang lemah dan kurangnya dokumentasi pendukung.
Dampaknya, supplier enggan mengirimkan barang hingga utang yang jatuh tempo dibayar, yang mengganggu kelancaran operasional hotel.
Untuk mengatasi masalah ini.
Fashion Hotel Legian perlu memperkuat pengendalian internal pembayaran utang kepada supplier agar lebih efisien dan sesuai prosedur.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas pengendalian internal pembayaran utang di hotel ini, mengidentifikasi kelemahan, dan memberikan rekomendasi perbaikan.
Sebagai referensi, penelitian sebelumnya menunjukkan pentingnya penerapan pengendalian internal dalam memastikan pembayaran utang dilakukan tepat waktu.
Berdasarkan Uraian latar belakang tersebut, penulis akan menganalisis efektivitas pengendalian internal pembayaran utang supplier pada Fashion Hotel Legian.
Adapun judul penelitian ini ialah AuAnalisis Efektivitas Pengendalian Internal Pembayaran Utang Supplier Pada Fashion Hotel LegianAy.
Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif kuantitatif.
Teknik pengumpulan data berupa penelitian kepustakaan yaitu melakukan penelaahan terhadap buku, literatur dan berbagai laporan yang berkaitan dengan penelitian ini, serta penelitian lapangan .
ield researc.
melalui observasi, dan dokumentasi.
Peneliti melakukan observasi secara langsung dan menganalisis dokumen-dokumen terkait penelitian ini yang bersumber dari perusahaan .
Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif.
Hasil Dan Pembahasan Fashion Hotel Legian berada dibawah naungan Trans Hotel Group.
Fashion Hotel Legian merupakan salah satu unit hotel yang didirikan pada 27 September 2014 yang bernama Love F Hotel, lalu pada tahun 2017.
Trans Hotel Group mengakuisisi hotel ini dan berubah nama menjadi Fashion Hotel Legian.
Sebagian besar sumber penghasilannya bersumber dari room revenue, restaurant, serta penyewaan fasilitas hotel lainnya.
Adapun kegiatan pokok perusahaan adalah sebagai Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Menyewakan kamar .
, sebanyak 188 kamar yang terdiri dari (Superior room.
Deluxe Room.
Suite Roo.
Menyewakan ruang meeting yang terdiri dari 6 ruang meeting dengan kapasitas lebih dari 50 orang dan 1 grand ballroom yang memiliki kapasitas 160 orang.
Menjual makanan dan minuman pada restaurant (White Diamond & Black Diamon.
dan bar yang dimiliki hotel.
Menyewakan tempat dan jasa untuk kegiatan event.
Menurut Mulyadi .
pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Hasil penelitian menggunakan parameter penelitian berdasarkan teori dari Mulyadi .
, berikut kesesuaian teori dan sistem pengendalian internal yang terdapat pada Fashion Hotel Legian, dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 1.
Analisis Sistem Pengendalian Internal pada Fashion Hotel Legian Aspek Sistem Pengendalian Ket.
Pengendalian Menurut Teori Mulyadi Internal di Fashion Internal Hotel Legian Struktur Harus Departemen marketing Sesuai Organisasi fungsi-fungsi dan penyimpanan dari departemen finance.
Belum fungsi akuntansi.
Fungsi 2.
Departemen finance sesuai operasi adalah fungsi departemen accounting.
Sesuai Setiap Setiap departemen marketing Sesuai & accounting.
Setiap memegang 1-2 fungsi saja sehingga dapat berfokus pada fungsi masing-masing.
melaksanakan kegiatan Fungsi fungsi yang mempunyai Fungsi akuntansi adalah fungsi Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Praktik Sehat keuangan perusahaan.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab tahap suatu transaksi.
Sistem wewenang dan 1.
Pembayaran dari tamu cukup terhadap aset, berhubungan langsung utang, pendapatan, dan dengan pembelian dari Dalam Fashion Hotel Legian.
Bagian Account transaksi hanya terjadi Receivable (AR) atas dasar otorisasi dari melakukan pencatatan atas piutang penjualan mempunyai wewenang kamar dan diotorisasi oleh Finance Controller.
Departemen accounting melakukan pencatatan atas penerimaan kas untuk pelunasan piutang mendebit akun cash in Penggunaan Setiap dokumen yang bernomor urut tercetak oleh yang berwenang.
Pemeriksaan mendadak .
urprised audi.
Setiap transaksi tidak oleh yang berwenang.
boleh dilaksanakan dari 2.
Audit awal sampai akhir oleh satu orang atau satu 3.
Setiap transaksi dicatat unit organisasi tanpa dan diperiksa oleh setiap ada campur tangan dari satu orang atau unit organisasi lain.
kesalahan, ex : human Perputaran jabatan Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Belum Sesuai Sesuai Sesuai Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Keharusan pengambilan 4.
Pertukaran cuti bagi karyawan yang beberapa kali dilakukan agar setiap bagian dapat menguasai satu sama Karyawan mengambil setiap cuti yang dimiliki.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan Unsur mutu karyawan 1.
Karyawan ditempatkan di masingsystem masing bidang sudah internal yang paling Jika Perusahaan mempunyai rata-rataa kompeten dan jujur, karyawana ditempatkan masing-masing posisi lebih dari 3 tahun.
dikurangi sampai batas mampu menghasilkan keuangan yang dapat Sesuai Berdasarkan tabel diatas.
Pengendalian Internal pada Fashion Hotel Legian sudah cukup memenuhi aspek yang ada menurut teori Mulyadi.
Tetapi berdasarkan wawancara dengan staff accounting dan observasi langsung di lapangan masih ditemukan unsur-unsur yang menyebabkan pembayaran utang kepada supplier terhambat, dibawah ini merupakan tabel yang menunjukan efektifitas pembayaran utang terhadap supplier.
Tabel 2.
Account Payable Payment to Supplier (July-Octobe.
(Dalam Rupia.
KET.
JULI
AGUSTUS
SEPTEMBER
OKTOBER
Total 1,266,152,830.
872,680,841.
1,090,788,075.
731,095,651.
Keseluruhan 48 Utang Total Utang Yang 1,227,057,286.
771,720,302.
959,227,948.
9 479,834,074.
Terbayar Sisa Utang 39,095,544.
100,960,539.
131,560,126.
2 251,261,576.
Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Persentase (Jumlah Bagian/Juml ah Total x Sumber : Finance Departement Fashion Hotel Legian, 2024 .
ata diola.
Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa persentase dalam 4 bulan terakhir efektifitas pembayaran utang supplier menurun.
Hal ini disebabkan oleh beberapa unsur Ae unsur yang mengakibatkan Fashion Hotel Legian terhambat dalam pembayaran utang supplier, diantaranya adalah:
Bank Loan (Pinjaman Ban.
Fashion Hotel Legian memiliki bank loan atau pinjaman bank kepada suatu bank yang dibayarkan tiap 3 bulan sekali, maka dari itu bagian Account Payable pasti memprioritaskan untuk pembayaran bank loan tersebut dibandingkan pembayaran terhadap supplier yang lain, sehingga pembayaran terhadap supplier terhambat.
Invoice dari supplier tidak lengkap Pada saat bagian Purchasing memesan barang yang di request dari departement lain, tentu supplier akan memproses dan memberikan invoice kepada bagian Receiving saat barang diterima, namun terkadang invoice yang diberikan tidak lengkap, misalnya hanya diberikan nota merah saja, sedangkan untuk memproses pembayaran, bagian Account Payable memerlukan nota Oleh karena itu, pembayaran kepada supplier menjadi terhambat karena dokumen yang diberikan tidak lengkap.
Proyek yang menumpuk dan masih berjalan Departemen lain, khususnya engineering tentu memperhatikan maintenance hotel dan renovasi hotel, namun terkadang revenue yang dihasilkan tidak sebanyak proyek yang dikerjakan, sehingga bagian Account Payable terlebih dahulu memprioritaskan pembayaran proyek yang sedang berjalan tersebut daripada pembayaran kepada supplier, karena jika proyek tersebut tidak dikerjakan maka akan terbengkalai dan membuat tampilan hotel kurang menarik.
Berdasarkan beberapa penjabaran diataslah yang menyebabkan pembayaran utang supplier menjadi terhambat.
Namun saat ini sistem pengendalian internal pada Fashion Hotel Legian, sudah mulai diperbaiki khususnya di bagian departemet accounting, sehingga langkah tersebut dapat meminimalisir adanya complain dari berbagai pihak, khususnya pihak supplier.
Kesimpulan Berdasarkan analisis yang sudah dilakukan oleh peneliti dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal pembayaran utang supplier pada Fashion Hotel Legian Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 sudah berjalan cukup baik, karena sudah sebagian besar sesuai dengan unsur-unsur pengendalian internal, namun ada beberapa unsur yang masih belum dapat berjalan dengan baik, salah satunya adalah bank loan atau pinjaman bank, sehingga bagian Account Payable harus memprioritaskan pembayaran tersebut daripada pembayaran Sehingga beberapa unsur penyebab keterlambatan pembayaran utang supplier tersebut harus segera diatasi.
Setelah dilakukannya analisa terhadap pengendalian internal efektivitas pembayaran utang supplier pada Fashion Hotel Legian adapun hal yang dapat dijadikan pertimbangan kedepannya guna kemajuan perusahaan.
Hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah melakukan komunikasi secara proaktif kepada supplier untuk mengirimkan invoice yang lengkap agar pembayaran dapat diproses.
Selain itu juga mengkomunikasikan kepada bagian departement lain untuk dapat memprioritaskan proyek atau kebutuhan yang paling penting, dan mencicil secara perlahan proyek yang sedang berjalan agar tidak terjadi tunggakan yang terlalu tinggi.
Ucapan Terima Kasih