Vol.
13 No.
2 Ae Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Sistem Aplikasi Perjalanan Dinas Pada Direktorat Pengelolaan Imunisasi Kemenkes RI Berbasis Web Stefanus Darmawan1.
Rachman Komarudin2.
Desiana Nur Kholifah3 Universitas Nusa Mandiri12.
Universitas Bina Sarana Informatika3 11211695@nusamandiri.
id1, rachman.
rck@nusamandiri.
id2, desiana.
dfh@bsi.
Abstrak - Perjalanan dinas merupakan perjalanan yang dilakukan baik perorangan maupun kelompok yang dilaksaankan dalam wilayah Republik Indonesia maupun perjalanan ke Luar Negeri atas perintah dari pejabat yang berwenang.
Seorang karyawan dari suatu perusahaan melakukan perjalanan dinas sebagai tugas pekerjaan kedinasan yang diutus oleh perusahaan, berbagai macam dokumen yang harus disiapkan dalam melakukan perjalanan dinas yaitu Surat Tugas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas.
Kemenkes RI Direktorat Pengelolaan Imunisasi dalam pengelolaan datanya masih menggunakan sistem manual.
Dalam pengelolaan data yang manual dapat ditemukannya kesalahan pencatatan perjalanan dinas dan biaya yang dikeluarkan dalam setiap perjalanan dinas tersebut, adanya bentrok jadwal perjalanan dinas antara satu pegawai dengan pegawai lainnya.
Untuk itu bedasarkan permasalahan yang ada maka dibutuhkan sistem yang menunjang proses tersebut agar menjadi mudah dalam pengelolaan data.
Metode penelitian ini menggunakan metode Waterfall, berdasarkan permasalahan yang ada maka dibutuhkan sistem yang menunjang proses yaitu dengan dibuatkan sebuah sistem aplikasi perjalanan dinas berbasis web.
Data-data perjalanan dinas dapat terorganisir karena proses perjalanan dinas sudah terkomputerisasi.
Kata Kunci : Perjalanan Dinas.
Waterfall.
Sistem Aplikasi.
Web Abstract - Official travel is travel carried out by individuals or groups within the territory of the Republic of Indonesia or abroad on orders from authorized officials.
An employee from a company goes on an official trip as an official work assignment sent by the company.
Various types of documents must be prepared when going on an official trip, namely an Assignment Letter and an Official Travel Order.
The Indonesian Ministry of Health.
Directorate of Immunization Management, still uses a manual system in managing its data.
In manual data management, errors in recording official travel and costs incurred for each official trip can be found, there are clashes in official travel schedules between one employee and another employee.
For this reason, based on the existing problems, a system is needed that supports this process so that it becomes easy to manage.
This research method uses the Waterfall method, based on the existing problems a system is needed that supports the process, namely by creating a web-based official travel application Official travel data can be organized because the official travel process is computerized.
Keywords: Business Trip.
Waterfall.
Application System.
Web
PENDAHULUAN
Kementerian Kesehatan RI mempunyai salah satu fungsinya adalah mengoordinasikan pelaksanaan tugas, melakukan pembinaan, serta memberikan dukungan administrasi bagi Kementerian Kesehatan, dalam hal pembinaan kepada Satuan kerja di daerah dilakukanlah perjalanan dinas ke daerah-daerah yang bersangkutan untuk mendukung pencapaian target-target yang ada.
Seorang karyawan dari suatu perusahaan melakukan perjalanan dinas sebagai tugas yang diutus oleh perusahaan, beragam dokumen yang perlu dipersiapkan untuk melaksanakan perjalanan dinas meliputi Surat Tugas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (Tomisa & Nadrah, 2.
Dalam setiap perjalanan dinas pasti terdapat data-data di dalamnya, pada Kementerian Kesehatan RI Direktorat Pengelolaan Imunisasi menggunakan sistem manual.
Pengelolaan data secara manual kerap menimbulkan ISSN: 2338-9761 (Onlin.
kesalahan pada pencatatan perjalanan dinas maupun pengeluaran biayanya, serta memicu antarpegawai (Rachmawati et al.
, 2.
Setiap menunjukkan bahwa kegiatan perjalanan dinas belum ditangani dengan baik (Geniusa & Samopa, 2.
Penelitian Nindya Putri menyebutkan bahwa pelaksanaan perjalanan dinas memerlukan surat perjalanan dinas sebagai surat pengantar bagi pegawai yang ditugaskan sesuai arahan.
Proses penyusunan surat tersebut masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel, sehingga memakan waktu cukup lama.
Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi yang dapat mendukung proses tersebut, sehingga perlu dirancang dan dikembangkan perangkat lunak berupa sistem informasi perjalanan dinas (Putri & Devi, 2.
Vol.
13 No.
2 Ae Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Berdasarkan diperlukan sistem yang mendukung proses tersebut agar pengelolaan data menjadi lebih mudah, yakni melalui pengembangan aplikasi perjalanan dinas berbasis web.
II.
METODOLOGI PENELITIAN
Teknik Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data pada instansi yang bersangkutan, yaitu sebagai berikut:
Observasi Peneliti mempelajari sistem pengelolaan data pembuatan kwitansi, surat tugas.
SPD, serta penyimpanan dokumen.
Wawancara Pada melakukan pengumpulan data dengan Direktorat Pengelolaan Imunisasi Kementerian Kesehatan RI guna untuk mendapatkan hasil informasi secara lengkap dan akurat.
Studi Pustaka Peneliti mencari tahu dan mempelajari serta mengumpulkan data-data dari macammacam sumber baik buku-buku literature dan jurnal yang berkaitan dengan penelitian.
Model Pengembangan Sistem Model pengembangan sistem yang pertama kali diperkenalkan adalah model waterfall.
Model SDLC ini dianggap mudah dipahami dan Pada model waterfall, setiap tahapan harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke tahapan berikutnya, serta tidak terdapat tumpang tindih antar tahapan (Ali, 2.
Model waterfall memiliki keuntungan lain, yaitu memberikan fleksibilitas untuk meninjau dan mengulang tahap (Sukamto & M.
Salahudin, 2.
Sumber: (Ali, 2.
Gambar 1.
Model Sekeunsial Linier (Waterfall Mode.
Analisis kebutuhan perangkat lunak Pada bagian ini, peneliti akan memeriksa sistem bisnis yang sedang berlangsung di Kemenkes RI, analisis dilakukan untuk menentukan kebutuhan perangkat lunak, perancangan desain, penentuan antarmuka pengguna, serta kebutuhan fungsional yang ISSN: 2338-9761 (Onlin.
Dalam pengembangan aplikasi, analisis penyajian data mencakup data pembuatan dan persetujuan surat tugas, berkas perjalanan dinas, persetujuan laporan perjalanan dinas, pemberian umpan balik dari satuan kerja yang dikunjungi, hingga penyusunan laporan perjalanan dinas.
Desain Desain pengembangan aplikasi perjalanan dinas berbasis web mencakup perancangan basis data, seperti pembuatan Entity Relationship Diagram.
Logical Relational Structure, arsitektur perangkat lunak, serta rancangan antarmuka pengguna.
Code Generation Pada proses pengembangan sistem aplikasi pemrograman PHP.
JavaScript.
HTML, dan CSS sebagai dasar pengkodean, serta memanfaatkan MySQL sebagai sistem manajemen basis data.
Pengujian (Testin.
Pengujian bertujuan untuk meminimalkan kesalahan dan memastikan hasil yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam penelitian ini, peneliti menerapkan metode black box testing.
Metode ini menguji fungsionalitas perangkat lunak tanpa memperhatikan struktur internal atau cara kerjanya.
Pengujian dilakukan tanpa memerlukan pemahaman terhadap kode program atau struktur internal aplikasi, melainkan berdasarkan deskripsi eksternal kebutuhan, dan rancangan sistem untuk merumuskan kasus uji (Putra et al.
, 2.
Pemeliharaan (Maintenanc.
Pada tahap ini dilakukan pemeliharaan dan dukungan terhadap sistem aplikasi yang telah dikembangkan guna mengantisipasi perkembangan atau perubahan yang berkaitan dengan perangkat keras maupun perangkat lunak.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Software Tahap Analisis Dalam sistem ini terdiri dari 4 pengguna yaitu Administrator.
User Pusat.
Approval.
User Satker.
Berikut akan dijelaskan spesifikasi kebutuhan sistem .
ystem requeiremen.
dari sistem perjalanan dinas :
Halaman Admin :
1 Admin dapat mengelola data pegawai 2 Admin dapat mengelola standar biaya 3 Admin dapat mengelola pok rkakl 4 Admin dapat mengelola kontrol akses 5 Admin dapat melihat laporan Vol.
13 No.
2 Ae Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Halaman User Pusat :
1 User Pusat dapat mengelola Pembuatan surat tugas 2 User Pusat dapat mengelola Pembuatan laporan Perjalanan Dinas 3 User Pusat dapat melihat data laporan Halaman Approval :
1 User Approval dapat mengelola persetujuan surat tugas 2 User Approval dapat mengelola persetujuan 3 User Approval dapat mengelola laporan Halaman User Satker :
1 User Satker dapat mengelola feedback Use Case Diagram Use case diagram memvisualisasikan tahapan atau alur kerja sistem yang dirancang dari perspektif pengguna.
Pemodelan use case bertujuan untuk menjelaskan dan mendefinisikan kebutuhan fungsional serta operasional sistem melalui skenario penggunaan yang telah disepakati antara pengguna dan pengembang (Rahayu & Suandi, 2.
Sumber: Hasil Penelitian Gambar 3.
Activity Diagram Surat Tugas Gambar 3 memperlihatkan activity diagram sebagai representasi alur proses pembuatan surat tugas dimana dilakukan oleh user pusat dan akan di setujui oleh pihak approval Desain Database Tahap ini memaparkan perancangan basis data dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) dan Logical Record Structure (LRS), arsitektur perangkat lunak, serta rancangan antarmuka dari sistem yang telah dikembangkan.
) Entity Relationship Diagram Sumber: Hasil Penelitian Gambar 2.
Use Case Diagram Halaman Approval Deskripsi pada gambar 2 yaitu di halaman approval dapat mengelola menu persetujuan surat tugas.
Sistem menampilkan halaman data persetujuan surat tugas.
Approval memilih menyetujui surat tugas lalu klik simpan.
Sistem berhasil berhasil menyimpan data.
Approval memilih menolak surat tugas lalu klik simpan.
Sistem berhasil berhasil menyimpan data.
Activity Diagram Tahapan Activity Diagram akan merancang dari sebuah aktivitas yang terjadi pada pembuatan sistem, alur yang berawal dan tahapan decission yang bisa saja terjadi dan berakhirnya alir (Pudjiarti & Tabrani, 2.
ISSN: 2338-9761 (Onlin.
Sumber: Hasil Penelitian Vol.
13 No.
2 Ae Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Gambar 4.
Entity Relationship Diagram Diagram ERD dalam aplikasi Perjalanan Dinas berfungsi untuk mengilustrasikan koneksi antara entitas-entitas yang terlibat dalam administrasi Kementerian Kesehatan RI.
Diagram ini mendukung perancangan dan pemahaman tentang struktur dan hubungan data yang terorganisir di dalam sistem administrasi pegawai, sehingga mempermudah proses pemodelan dan penerapan sistem tersebut.
Software Architecture ) Class Diagram ) Logical Record Structure Sumber: Hasil Penelitian Gambar 6.
Class Diagram Sumber: Hasil Penelitian Gambar 5.
Logical Record Structure Gambar 5 merupakan pembentukan diagram LRS yang saling berelasi dimana sesuai dengan program yang telah dirancang dalam pembuatan Gambar 6 menampilkan class diagram dari sistem Perjalanan Dinas pada Direktorat Pengelolaan Imunisasi Kemenkes RI yang hanya menggambarkan proses bisnisnya ) Sequence Diagram Menjelaskan penggambaran objek yang saling berinteraksi didalam sebuah sistem yang mengirimkan pesan dan digambarkan dalam bentuk waktu (M Teguh Prihandoyo, 2.
Sumber: Hasil Penelitian Gambar 7.
Sequence Diagram Input Perjalanan Dinas ISSN: 2338-9761 (Onlin.
Vol.
13 No.
2 Ae Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Satker.
Dari gambar 7 menjelaskan sequence diagram user pusat melakukan input perjalanan dinas pada form input perjalanan dinas.
) Component Diagram Diagram memodelkan struktur organisasi serta hubungan ketergantungan antara kumpulan komponen yang ada pada sistem (Elly & Hati, 2.
Sumber: Hasil Penelitian Gambar 10.
Halaman Admin Halaman Admin berfungsi untuk admin melakukan pengelolaan data yang berkaitan dengan program perjalanan dinas.
Sumber: Hasil Penelitian Gambar 8.
Component Diagram Component diagram menjelaskan struktur dan hubungan antar komponen perangkat lunak, termasuk dependensi di antara komponen tersebut, digambarkan dalam diagram ini.
Selain itu, diagram ini juga dapat menampilkan interface yang berisi kumpulan layanan yang disediakan oleh komponen lain.
Sumber: Hasil Penelitian Gambar 11.
Halaman User Pusat User Interface User interface merupakan tampilan website atau program beserta fitur-fitur didalamnya dari sistem Perjalanan Dinas pada kemenkes RI yang telah dibuat oleh peneliti diantaranya sebagai berikut :
Pada halaman user pusat, pengguna memiliki peran dalam melaksanakan perjalanan dinas.
Proses tersebut mencakup pembuatan surat tugas, pengelolaan perjalanan dinas, serta penyusunan laporan perjalanan dinas.
Sumber: Hasil Penelitian Gambar 9.
Form Login Tahap ini merupakan awalan untuk memulai aplikasi yang dilakukan oleh user yang terdiri dari Admin.
User Pusat.
Approval dan User ISSN: 2338-9761 (Onlin.
Sumber: Hasil Penelitian Gambar 12.
Halaman Approval Pada halaman approval, admin yang bertugas Vol.
13 No.
2 Ae Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta menjadi Approval memiliki tugas dalam menyetujui surat tugas serta laporan perjalanan dinas yang dilakukan oleh user pusat apakah sesuai atau tidak.
Hanya ngkan nip AomasukAo NIP:
oso Pass Admi Menginpu t dengan salah satu benar dan satu data AomasukAo Menginpu AomasukAo NIP:
ena Pass .
alah Sumber: Hasil Penelitian Gambar 13.
Halaman Output Kwitansi Gambar 13 tampilan dari output kwitansi untuk mencetak rincian perjalanan dinas.
Pengujian (Testin.
Tahap pengujian dilakukan dengan metode blackbox testing yang hanya memeriksa kesesuaian antara input dan output dari program yang telah dikembangkan.
Tabel 1.
Hasil Pengujian Black Box Testing Form Login User Skenario Pengajian Test Case Mengkoso isian data pada form AomasukAo Nip :
oso Pass .
oso Hanya data nip AomasukAo NIP:
Admi Pass .
oso Hasil Sistem k akses AuPlease fill out fieldAy Sistem k akses AuPlease fill out fieldAy ISSN: 2338-9761 (Onlin.
Hasil Peng Kesim Sesu Valid Sesu Valid NIP:
ena Pass .
ena Sistem k akses AuPlease fill out fieldAy Sistem k akses Aumaaf d anda salahAy Sesu Valid Sesu Valid Sistem n data Sesu Valid IV.
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan, peneliti menyimpulkan bahwa keunggulan sistem informasi perjalanan dinas berbasis web Direktorat Pengelolaan Imunisasi Kemenkes RI adalah peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan perjalanan dinas Selain itu, sistem ini mendukung transparansi kegiatan dan biaya perjalanan dinas, serta mempercepat proses administrasi karena seluruh kebutuhan terintegrasi dalam satu sistem.
REFERENSI