Analisis Permasalahan Billing dan Captain Order dalam Pengelolaan Account Receivable di Swiss-Belhotel Rainforest Kuta Made Mita Pratiwi1.
Ni Made Ria Kurniasih Astuty2 Program Studi Akuntansi.
Fakultas Bisnis.
Pariwisata.
Pendidikan, dan Humaniora.
Universitas Dhyana Pura.
Jl.
Raya Padang Luwih Tegaljaya Dalung Kuta Utara.
Bali.
Indonesia *Corresponding Author: maderia99@undhirabali.
ABSTRAK
Laporan ini bertujuan untuk menganalisis permasalahan yang muncul antara billing dan captain order dalam pengelolaan account receivable di Swiss-Belhotel Rainforest Kuta.
Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif, dengan pengumpulan data melalui wawancara, observasi langsung, dan analisis dokumentasi.
Hasil penelitian menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara billing yang diterima tamu dan captain order yang dicatat oleh staf, mengakibatkan kesalahan dalam penagihan dan potensi kehilangan pendapatan.
Ketidakakuratan ini sering kali disebabkan oleh kurangnya ketelitian para staf saat menginput data atau taking order serta kurangnya koordinasi antara departemen Food and Beverage dan Front Office.
Rekomendasi yang diusulkan mencakup peningkatan sistem informasi akuntansi, pelatihan bagi staf agar lebih teliti, dan penerapan prosedur operasional standar untuk meningkatkan akurasi dalam pencatatan transaksi.
Kata Kunci : Billing.
Captain Order.
Account Receivable Pendahuluan Industri perhotelan merupakan salah satu sektor yang terus berkembang pesat di Indonesia, terutama di daerah destinasi wisata seperti Bali.
Dalam industri perhotelan, pengelolaan keuangan yang sangat efisien sangat penting untuk menjaga kelangsungan operasional dan profitabilitas.
Salah satu aspek krusial dalam pengelolaan keuangan hotel adalah account receivable, yang mencakup semua piutang dari tamu dan mitra bisnis, termasuk juga travel agent.
Account receivable merupakan salah satu komponen penting yang berpengaruh terhadap arus kas dan kesehatan keuangan hotel.
Pengelolaan yang tidak optimal dapat menyebabkan piutang yang menumpuk, memperpanjang periode penagihan, dan pada akhirnya dapat berdampak negatif pada profitabilitas hotel.
Captain order merupakan bukti transaksi yang dihasilkan dari pelayanan kepada tamu di berbagai outlet hotel, seperti restoran atau bar.
Ketepatan dan keakuratan captain order sangat berpengaruh terhadap billing yang akan diterbitkan untuk penagihan.
Namun, dalam praktiknya, sering terjadi permasalahan seperti ketidaksesuaian data antara captain order yang dicatat oleh staf pada saat taking order dan billing saat sudah dicetak, keterlambatan input data, serta kesalahan dalam pencatatan transaksi.
Permasalahan ini tidak hanya berdampak pada efisiensi operasional, tetapi juga dapat mengganggu proses penagihan, sehingga mempengaruhi account receivable secara keseluruhan.
Hotel menghadapi tantangan dalam memastikan bahwa setiap captain order dicatat secara akurat dan tepat waktu agar billing yang diterbitkan sesuai dengan layanan yang diberikan kepada tamu.
Ketidaksempurnaan dalam proses ini dapat menyebabkan terjadinya selisih pada laporan keuangan serta piutang tak tertagih.
Permasalahan dalam pengelolaan account receivable ini perlu mendapatkan perhatian serius karena dapat mempengaruhi kinerja keuangan hotel secara keseluruhan.
Oleh karena itu, penting untuk melakukan analisis mendalam terhadap permasalahan ini guna menemukan akar penyebab utama dari ketidaksempurnaan dalam pengelolaan captain order dan billing di hotel, dan dampaknya terhadap account receivable, serta solusi yang efektif.
Dengan memahami dinamika antara billing dan captain order, manajemen Swiss-Belhotel Rainforest diharapkan dapat meningkatkan akurasi dalam proses penagihan, sehingga mendukung kinerja keuangan hotel secara keseluruhan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis permasalahan yang terjadi pada proses billing dan captain order di Swiss-Belhotel Rainforest serta memberikan rekomendasi perbaikan yang dapat diimplementasikan untuk meningkatkan pengelolaan account receivable.
Melalui penelitian ini, diharapkan dapat membantu manajemen hotel dalam mengoptimalkan proses penagihan sehingga mendukung pencapaian target keuangan yang lebih baik.
Metode Observasi adalah salah satu cara untuk mendapatkan data langsung dari lapangan yang bersifat spesifik dibandingkan teknik pengumpulan data lainnya.
Serta metode dokumentasi dimana metode ini mengumpulkan data dengan cara mencatat dan menyimpan serta mengelola informasi yang berasal dari berbagai sumber seperti video, foto dan rekaman audio.
Dimana dalam kasus ini, penulis melakukan pengamatan langsung di Swiss-Belhotel Rainforest Kuta untuk memperoleh data serta memahami situasi yang terjadi secara lebih mendalam dan realistis guna memperoleh informasi terkait permasalahan yang hendak diteliti.
Hasil dan Pembahasan Swiss-Belhotel Rainforest Kuta adalah salah satu cabang dari Swiss-Belhotel Intarnasional.
Hotel internasional bintang 4 yang menyediakan standar layanan serta fasilitas dengan kualitas tinggi.
Swiss-Belhotel Rainforest terletak di pusat bisnis dan pariwisata Bali yaitu Kuta, hanya 10 km dari Bandara Internasional Ngurah Rai.
SwissBelhotel Rainforest Kuta ini juga dekat dengan pantai Kuta yang terkenal dengan hiburan dan kegiatan santai, banyak terdapat restoran, cafe dan pusat perbelanjaan.
Hasil dari analisa yang dilakukan penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Swiss-Belhotel Rainforest Kuta.
Penulis menyadari bahwa terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pengelolaan account receivable, salah satunya dari kesalahan departemen Food and Beverage (F&B) pada penulisan captain order yang tidak sesuai dengan bill yang tercetak karena kurangnya ketelitian staff pada saat melakukan taking order yang dimana jika benar terjadi kesalahan tersebut dapat menyebabkan kerugian pihak hotel.
Maka tugas dari account receivable dan income audit memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam menginput bill serta penulisan captain order.
Berikut adalah bill dan captain order yang menunjukan adanya kesalahan dari departemen Food and Beverage (F&B), serta kronologi yang telah dibuat.
Gambar 1.
Captain Order Gambar 2.
Bill Food and Beverage (F&B) Gambar 3.
Kronologi Food and Beverage Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa adanya kesalahan dalam penulisn captain order yang dimana seharusnya tidak boleh ada tulisan basah pada captain order berwarna pink dan kuning.
Sehingga menyebabkan adanya perbedaan jumlah orderan pada bill yang tercetak oleh sistem dengan orderan yang dituliskan pada captain order.
Sehingga departement Food and Beverage (F&B) harus membuat kronologi kejadian atas kesalahan Adapun faktor yang menjadi permasalahan dalam hal tersebut adalah:
Kendala yang Bersifat Situasional Situasi, kondisi restoran yang ramai biasanya dapat menyebabkan kesalahan pada saat staff atau waiter melakukan taking order.
Pada saat kondisi restoran ramai memungkinkan adanya kesalahan penerimaan dan pencatatan orderan karena mereka menggunakan cara manual untuk melakukan taking order.
Kendala yang Berasal dari Waiters atau Staff Waiters adalah kunci usaha Food and Beverage di hotel, dimana ini sangat berperan penting dalam memberikan kepuasan kepada pelanggan yang secara tidak langsung akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Pada saat melakukan taking order tentunya ada hambatan yang dialami seperti kurangnya waiters atau staff pada saat tamu ramai di restoran dan adanya event secara bersamaan.
Kurangnya Kedisiplinan dan Komunikasi yang Buruk Ketidak jelasan dalam mendengarkan dan memahami ketika tamu memesan makanan atau minuman yang dapat mengakibatkan kesalahan.
Waiters yang tidak teliti saat mencatat pesanan dapat menyebabkan kesalahan pada penulisan.
Tidak Mematuhi SOP Pelanggaran terhadap SOP (Standar Operasional Prosedu.
dalam taking order, yang dimana waiter seharusnya mengkonfirmasi kembali pesanan dengan tamu untuk meminimalkan kesalahan.
Kesimpulan Berdasarkan analisis diatas, dapat di simpulkan bahwa dalam proses pencatatan captain order seringkali mengalami kesalahan karena kurangnya ketelitian staff atau waiters pada saat taking order.
Hal ini sering terjadi yang dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara transaksi yang terjadi saat pencatatan captain order dengan bill yang tercetak disistem.
Permasalahan dalam captain order dan billing secara langsung memengaruhi pengelolaan account receivable yang dapat merugikan perusahaan.
Dimana makanan atau minuman yang telah dipesan dan dicatat pada captain order tersebut seharusnya dibayarkan, tetapi karena ketidaktelitian staff pada saat mencetak bill sehingga makanan tersebut menjadi tidak terbayarakan.
Dalam hal ini account receivable harus sangat teliti dalam mengecek pada saat closingan baik itu dari closingan Front Office (FO) maupun Food and Beverage (F&B).
Sehingga jika adanya kekeliruan seperti kasus diatas pihak account receivable akan meminta kronologi kejadian pada departement tersebut.
Saran