Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
PENERAPAN FUNGSI INDEX MATCH MICROSOFT EXCEL
PADA SISTEM PENGELOLAAN ARSIP INVOICE
DI PT.
x Syafran Nurrahman1.
Didik Eko Rusmanto2 Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Ganesha.
Universitas Gresik e-mail: syafran@stieganesha.
id, ekorusmantd@gmail.
ABSTRAK
Pengelolaan arsip invoice yang efektif dan efisien merupakan aspek krusial dalam mendukung kelancaran operasional dan administrasi keuangan perusahaan.
PT.
x menghadapi berbagai permasalahan dalam pengelolaan arsip, seperti ketiadaan sistem otomatis untuk rekapitulasi data invoice berdasarkan periode tertentu, sulitnya pencarian dokumen fisik akibat pengarsipan hardcopy yang tidak terorganisir, serta proses filing dokumen secara manual yang memakan waktu dan menyebabkan keterlambatan dalam proses pengiriman arsip ke gudang arsip.
Penelitian ini bertujuan mengembangkan dan menerapkan sistem pengelolaan arsip berbasis Microsoft Excel dengan memanfaatkan fungsi INDEX dan MATCH sebagai solusi sederhana untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi administrasi.
Metodologi penelitian menggunakan penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu menyediakan ringkasan data invoice secara otomatis, mempermudah pencarian dokumen fisik melalui pengelompokan berbasis indeks, serta mempercepat proses filing dokumen dengan format yang lebih terstruktur.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah penerapan fungsi INDEX dan MATCH di Microsoft Excel dapat menjadi solusi praktis dan efektif untuk mengatasi permasalahan pengelolaan arsip invoice di PT.
x dimana pencarian data manual yang semula memakan waktu cukup lama .
-10 menit / invoic.
menjadi <1 menit / invoice, serta memberikan kontribusi pada peningkatan efisiensi operasional dan pengurangan potensi kesalahan administrasi.
Sistem pengelolaan arsip yang dikembangkan masih bergantung pada Microsoft Excel, yang memiliki keterbatasan dalam hal skalabilitas dan integrasi dengan sistem lain dan hanya cocok untuk perusahaan dengan volume arsip yang relatif kecil hingga menengah, untuk pengembahan lebih lanjut diharapkan agar sistem pengelolaan arsip ini dapat terintegrasi dengan sistem database MySql.
SQL dan dapat dilakukan otomatisasi berbasis kecerdasan buatan.
Kata Kunci: Pengelolaan Arsip.
INDEX MATCH.
Microsoft Excel.
Efisiensi Operasional.
ABSTRACT
Effective and efficient invoice archive management is a crucial aspect in supporting the smooth operation and financial administration of the company.
PT.
x faces various problems in archive management, such as the absence of an automated system for recapitulation of invoice data based on a certain period, the difficulty of searching for physical documents due to unorganized hardcopy archiving, and the manual document filing process which is time-consuming and causes delays in the process of sending archives to the archive warehouse.
This study aims to develop and implement a Microsoft Excel-based archive management system by utilizing the INDEX and MATCH functions as a simple solution to improve administrative efficiency and accuracy.
The research methodology uses descriptive research with a case study approach.
The results of the study show that the developed system is able to provide an automatic summary of invoice data, facilitate the search for physical documents through index-based grouping, and accelerate the document filing process with a more structured format.
The conclusion of this study is that the application of the INDEX and MATCH functions in Microsoft Excel can be a practical and effective solution to overcome the problems of invoice archive management at PT.
x where manual data search which originally took quite a long time .
-10 minutes / invoic.
becomes <1 minute / invoice, and contributes to increasing operational efficiency and reducing the potential for administrative errors.
The archive management system developed still relies on Microsoft Excel, which has limitations in terms of scalability and integration with other systems and is only suitable for companies with relatively small to medium archive volumes, for further development it is expected that this archive management system can be integrated with the MySql.
SQL database system and can be automated based on Artificial Intelligence.
Keywords: Archives Management.
INDEX MATCH.
Microsoft Excel.
Operational Efficiency.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi pada zaman sekarang ini semakin menuntut betapa pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta.
Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan administrasi perkantoran membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen.
Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip.
(Sauw & Djami, 2.
Tujuan mengarsipkan file tersebut adalah untuk memudahkan pencarian saat ingin digunakan kembali.
(Ida Ayu Made Adinda Yaswari.
Arsip-arsip digunakan untuk keperluan dalam perkantoran baik itu keperluan intern maupun Data kemudian diolah menjadi informasi secara manual oleh komputer dan informasi ini digunakan oleh para pimpinan untuk mengambil keputusan.
Data itu sendiri berasal dari berbagai kegiatan yang terekam pada arsip.
Meskipun arsip sudah diolah oleh komputer tetapi arsip tetap harus ada sebagai bahan bukti yang otentik.
Disinilah letak pentingnya arsip didalam perkembangan peralatan teknologi saat ini.
Arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan saja, arsip juga perlu dirawat atau dipelihara dengan baik agar keberadaan arsip tersebut tetap terjaga dengan baik.
Pemeliharaan arsip merupakan usaha pengamanan agar arsip terawat dengan baik dan mengurangi resiko terjadinya kerusakan pada arsip ataupun kehilangan arsip-arsip tersebut.
Dengan adanya metode pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik maka secara otomatis membuat masa pakai arsip menjadi lebih panjang.
(Sauw & Djami, 2.
Arsip memiliki peran strategis dalam menjaga kelangsungan operasional perusahaan.
Di era modern ini, perusahaan memerlukan sistem pengelolaan arsip yang efektif untuk memastikan dokumen-dokumen penting, seperti salah satunya invoice, invoice tersimpan dengan rapi, mudah diakses, dan aman dari kerusakan atau kehilangan.
Invoice merupakan salah satu dokumen vital yang mencatat transaksi pembayaran dan tagihan antara perusahaan dan pihak ketiga.
Jika pengelolaan invoice tidak dilakukan dengan baik, maka akan timbul berbagai masalah, seperti keterlambatan pembayaran, kesalahan penghitungan, dan bahkan hilangnya data yang dapat memengaruhi hubungan bisnis dan kredibilitas Pengelolaan arsip di lingkungan kantor maupun organisasi perlu dilakukan secara cepat dan Hal ini penting karena pengelolaan arsip memiliki dampak signifikan terhadap kinerja kantor atau Arsip memegang peranan penting dalam mendukung kelancaran operasional sehari-hari suatu organisasi atau kantor.
Pengelolaan arsip memiliki tujuan untuk memudahkan bila suatu saat arsip akan Kegiatan pengelolaan arsip meliputi pencatatan, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan.
Kegiatan pengelolaan arsip selalu berkembang sesuai dengan perkembangan jaman dan perkembangan tujuan organisasi.
Salah satu faktor yang menyebabkan kegiatan pengelolaan arsip terus berkembang yaitu volume atau jumlah arsip yang juga terus bertambah.
Apabila volume atau jumlah arsip yang terus bertambah tanpa diimbangi dengan pemeliharan yang baik dapat menyebabkan arsiparis mengalami kesulitan ketika akan menemukan kembali arsip.
Berdasarkan kondisi tersebut maka pengelolaan arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang baik agar arsip mudah ditemukan (Utama, n.
d, 2.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan secara manual oleh penulis di PT.
x, bahwa kondisi pengelolaan kearsipan invoice pada perusahaan tersebut masih terdapat kekurangan didalam sistem kearsipannya, dimana terdapat beberapa masalah utama dalam sistem Hal ini terlihat dari beberapa identifikasi permasalahan sebagai berikut: tidak adanya sistem otomatis untuk rekapitulasi data invoice berdasarkan periode tertentu.
Hal ini mengakibatkan staf administrasi harus memeriksa dokumen satu per satu untuk menyusun laporan harian, bulanan, atau tahunan, kesulitan dalam pencarian dokumen fisik .
Dokumen sering kali disimpan tanpa urutan yang jelas, sehingga pencarian memakan waktu lama dan proses filing dokumen yang tidak terorganisir.
Keterlambatan dalam proses ini membuat perusahaan sulit melacak pembayaran atau menyiapkan laporan keuangan secara akurat.
Permasalahan ini menunjukkan bahwa PT.
x memerlukan solusi yang cepat, sederhana, dan terjangkau untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip invoice.
Salah satu solusi yang dapat diterapkan adalah penggunaan fungsi INDEX MATCH pada Microsoft Excel.
Fungsi ini memungkinkan pengguna untuk mencari data dengan kriteria tertentu dan menyusunnya secara otomatis dalam format yang lebih terstruktur.
Beberapa penelitian sebelumnya telah membahas penerapan Microsoft Excel sebagai solusi untuk pengelolaan arsip.
Dalam laporan berjudul AuPemanfaatan Microsoft Excel Sebagai Pengarsipan Elektronik di Bagian Penagihan dan Rekening PDAM Kota SurabayaAy, (Farhana Jihan Nabila, 2.
menunjukkan bahwa penggunaan Microsoft Excel untuk pengarsipan data pelanggan Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen dan meningkatkan efisiensi kerja melalui sistem penyimpanan kronologis berbasis filter.
Penelitian lain oleh (Hendri Wijayanto, 2.
mengungkapkan bahwa fitur Pivot Table pada Microsoft Excel mampu membantu penciptaan sistem manajemen arsip yang mempermudah pengelompokan data dan akses dokumen secara terstruktur di PT.
Virama Karya Cabang Semarang.
Dalam laporan workshop berjudul AuPengarsipan berdasarkan Penomoran di Fakultas Ekonomi dan Bisnis dengan Microsoft ExcelAy, (Bilqis Andyum Centura, 2.
menunjukkan bahwa penggunaan Microsoft Excel membantu admin fakultas dalam pengarsipan dan menghasilkan sortir data sesuai yang dibutuhkan menggunakan metode penomoran.
Dibandingkan dengan metode pengelolaan berbasis sistem database atau software khusus yang memerlukan investasi besar, penggunaan Microsoft Excel dengan fungsi INDEX MATCH adalah pilihan yang praktis dan hemat biaya.
Fungsi ini sudah tersedia di Microsoft Excel tanpa memerlukan instalasi tambahan, sehingga mudah diterapkan bahkan oleh staf administrasi yang memiliki pengetahuan teknologi terbatas.
Melalui penelitian ini, akan ditunjukkan bagaimana penerapan fungsi INDEX MATCH dapat membantu PT.
x mengatasi permasalahan dalam pengelolaan arsip invoice.
Diharapkan, solusi ini tidak hanya memberikan manfaat jangka pendek, tetapi juga menjadi langkah awal untuk pengelolaan arsip yang lebih modern di masa depan.
Ruang lingkup penelitian difokuskan pada pengelolaan arsip registrasi invoice ke arsip pembayaran di PT.
x selama satu bulan, di bulan Oktober 2023, alat yang digunakan dalam penerapan fungsi INDEX MATCH adalah Microsoft Offie Excel tahun 2010.
Rumusan masalah dari penelitian ini antara lain : Bagaimana penerapan fungsi INDEX MATCH mempermudah pencarian data arsip hardcopy?.
Bagaimana fungsi INDEX MATCH di Microsoft Excel dapat membantu membuat summary data invoice secara otomatis?.
Bagaimana solusi ini meningkatkan efisiensi dalam proses filing dokumen pembayaran?.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengoptimalkan proses pencarian arsip hardcopy menggunakan fungsi INDEX MATCH, membuat template Microsoft Excel untuk rekapitulasi data invoice berdasarkan periode tertentu dan meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dokumen pembayaran.
Manfaat dari penelitian ini antara lain bagi Perusahaan : penelitian ini diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam proses administrasi, sehingga mendukung optimalisasi operasional perusahaan, bagi akademisi :
memberikan wawasan baru terkait pemanfaatan teknologi sederhana, khususnya dalam konteks pengelolaan data dan administrasi dan bagi peneliti : memperluas pengalaman dalam menganalisis permasalahan serta menerapkan solusi berbasis Microsoft Excel untuk mendukung pengelolaan data yang lebih efektif.
II.
LANDASAN TEORI
1 Konsep Dasar Sistem Berikut pengertian sistem menurut (Ridho, 2.
, sistem adalah jaringan proses kerja yang saling terkait dan berkumpul guna untuk mencapai sebuah tujuan serta melakukan suatu kegiatan.
Menurut (Nistrina & Rahmania, 2.
sistem adalah suatu rangkaian yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dimana sistem biasanya terbagi dalam sub sistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifatAesifat tertentu.
2 Karakteristik Sistem Dalam pembuatan suatu sistem, pembuat sistem harus memahami ciri-ciri atau karakteristik yang terdapat pada sekumpulan elemen yang ada, sebagai dasar pertimbangan dalam pembuatan sistem.
Adapun karakteristik sistem menurut (Prehanto, 2.
sebagai berikut : komponen sistem (Component.
suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem, batasan sistem (Boundar.
batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut, lingkungan luar sistem (Environmen.
lingkungan luar dari suatu sistem adalah Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan.
Dapat disimpulkan Sistem adalah rangkaian proses kerja yang saling terhubung untuk mencapai tujuan tertentu, yang terdiri dari berbagai komponen seperti batasan, masukan, keluaran, penghubung, dan pengolahan.
Karakteristik utama sistem meliputi adanya komponenkomponen yang berinteraksi, batasan yang mendefinisikan ruang lingkup, pengaruh lingkungan luar, serta tujuan yang menjadi fokus utama untuk mengukur keberhasilan sistem.
3 Pengelolaan Pengelolaan adalah seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan.
Dalam penyelesaian akan sesuatu tersebut, terdapat tiga faktor yang terlibat : adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia maupun faktor-faktor produksi lainnya, proses yang bertahap mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengeimplementasian, hingga pengendalian dan pengawasan, adanya seni dalam penyelesaian pekerjaan.
(Waruwu et al.
, 2.
Manajemen kearsipan mengandung arti yaitu rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip.
Manajemen kearsipan dilaksanakan dengan berdasarkan pada fungsi-fungsi manajemen yang berupa : aktivitas-aktivitas dari perencanaan kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia .
bagian kearsipan.
, pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan terhadap kegiatan pokok .
(Waruwu et al.
, 2.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan adalah seni dan proses yang melibatkan penggunaan sumber daya secara optimal melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, implementasi, hingga pengawasan untuk mencapai tujuan.
Dalam konteks manajemen kearsipan, proses ini mencakup pengelolaan semua unsur yang terlibat, mulai dari perencanaan hingga pengawasan kegiatan operasional 4 Arsip Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan AuArchivumAy yang artinya tempat menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis AuArcheonAy yang berarti balai kota .
empat untuk menyimpan dokume.
tentang masalah pemerintahan.
Arsip merupakan suatu rekaman informasi dari keseluruhan kegiatan suatu lembaga/organisasi yang memiliki fungsi sebagai alat ingat lembaga, membantu dalam pengambilan keputusan dan kebijakan, bukti eksistensi lembaga/organisasi serta kepentingan lembaga Dilaksanakannya pengelolaan arsip yang sesuai ketentuan dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, pemeliharaan arsip, hingga kegiatan penyusutan arsip.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa AuArsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegaraAy.
Landasan hukum tersebut menjadikan pengingat lebih bagi anggota lembaga/organisasi untuk lebih menyadari keberadaan arsip.
(Alfiansyah et al.
, 2.
Dapat disimpulkan Arsip adalah rekaman informasi penting yang berfungsi sebagai alat ingat, bukti eksistensi, dan pendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Pengelolaan arsip dilakukan melalui penciptaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menegaskan pentingnya kesadaran akan keberadaan dan pengelolaan arsip bagi lembaga atau organisasi.
5 Microsoft Excel Microsoft Excel adalah sebuah program atau aplikasi yang merupakan bagian dari paket Microsoft Office.
Menurut (Ridwan et al.
, 2.
Microsoft Excel adalah suatu program aplikasi lembar kerja elektronik .
yang canggih dan mudah dioperasikan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data dalam bentuk diagram, grafik, maupun berbagai macam tabel.
Microsoft Excel merupakan suatu bentuk aplikasi yang menjadi bagian dari microsoft office.
Microsoft Excel biasanya digunakan untuk berbagai macam pengolahan data.
Seperti mengorganisir, menganalisis data, menghitung dan juga menyajikan data dalam bentuk grafik maupun diagram.
Adapun fungsi dari Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
Microsoft Excel yaitu melakukan suatu bentuk operasi perhitungan data dan juga dapat menyajikan data ke dalam bentuk tabel, ada beberapa kelebihan dan kekurangan dari aplikasi Microsoft Excel, (Musdalifah et al.
, 2.
sebagai berikut: kelebihan Microsoft Excel antara lain : antarmuka pengguna yang cukup mudah untuk dimengerti, kompatibilitas dengan berbagai bentuk sistem operasi, untuk pemula cukup mudah untuk memahami dan juga dipelajari, terdapat lisensi dalam versi grosir yang telah disediakan, memiliki extensi terkenal yang digunakan untuk software spreadsheet, mampu membaca extensi standar pada spreadsheet, terdapat fitur pivot yang digunakan untuk mempermudah mengolah data, terdapat spreadsheet yang besar, bisa digunakan sebagai jalan alternatif SQL dalam penggunaan sederhana.
Resource RAM dan kapasitas memori yang kecil dibandingkan dengan aplikasi program yang sejenis, dapat dioperasikan oleh berbagai macam industri, perusahaan dan juga pekerjaan, serta mendukung adanya Visual Basic.
Kekurangan Microsoft Excel antara lain : pada akses fitur fungsi tertentu, misalnya dalam penggunaan fungsi statistik terbatas, jumlah sel yang terbatas.
Add ins untuk disiplin ilmu juga tertentu, dan fuzzy logic tidak powerfull dibandingkan dengan perangkat lunak yang sejenis.
6 INDEX MATCH di Microsoft Excel Fungsi INDEX pada Microsoft Excel ialah untuk mendapatkan data melalui range / array data berdasarkan informasi cell .
aris dan kolo.
INDEX sangat berguna untuk mengambil nilai dari lokasi tertentu tanpa mengetahui isinya terlebih dahulu.
Sementara fungsi MATCH yaitu memiliki detail posisi INDEX yang dicari melalui range pencarian data.
id, 2.
MATCH mengembalikan posisi nilai, bukan nilai itu sendiri.
INDEX digunakan untuk mengekstrak nilai dari tabel atau rentang sel dengan merujuk pada posisi baris dan kolom tertentu.
Fungsi ini sangat berguna ketika Anda ingin mengambil data dari berbagai sumber.
MATCH digunakan untuk mencari posisi relatif suatu nilai dalam rentang data tertentu.
Fungsi ini berguna untuk menentukan di mana suatu nilai tertentu berada dalam rentang data.
id, 2.
Fungsi INDEX MATCH di Microsoft Excel adalah kombinasi dari dua formula yang digunakan untuk mencari dan menampilkan data dari tabel berdasarkan kriteria Apabila fungsi INDEX MATCH digabungkan maka proses mencari data dan mengekstrak data akan menjadi sangat fleksibel dan tepat.
7 Cara Kerja Fungsi INDEX MATCH Cara kerja fungsi INDEX.
MATCH dan kombinasi INDEX MATCH adalah sebagai berikut :
INDEX
Mengambil Sintaks :
=INDEX.
rray, row_num, .
olumn_nu.
) Parameter:
A array: Rentang data .
tempat nilai akan diambil.
A row_num: Nomor baris dalam array tempat nilai yang dicari berada.
A column_num: (Opsiona.
Nomor kolom dalam array jika array memiliki lebih dari satu kolom.
Contoh penggunaan INDEX Pertanyaan Hasil : Mencari hasil pada baris ke 2 dan kolom 3, : = INDEX(A1:C3, 2, .
: 60 Tabel 2.
1 Tabel INDEX Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
MATCH
Menemukan Sintaks:
=MATCH.
ookup_value, lookup_array, .
atch_typ.
) Parameter:
A lookup_value: Nilai yang dicari.
A lookup_array: Array atau rentang data tempat nilai dicari.
A match_type: (Opsiona.
o 0: Mencari nilai yang tepat sama.
Contoh penggunaan MATCH Pertanyaan Hasil : Mencari posisi relatif nilai 30 : =MATCH.
A1:A5, .
: 30
Tabel 2.
2 Tabel MATCH Kombinasi INDEX MATCH Digunakan untuk mencari data berdasarkan kriteria yang fleksibel.
Sintaks =INDEX.
MATCH.
ookup_value, lookup_array, match_typ.
) Parameter:
A array: Rentang data tempat nilai yang ingin diambil berada.
A lookup_value: Nilai yang ingin dicari.
A lookup_array: Rentang data tempat pencarian dilakukan.
A match_type: Tipe pencarian:
o 0: Pencarian nilai yang tepat.
Contoh penggunaan Kombinasi INDEX MATCH Pertanyaan Hasil : Mencari usia budi : =INDEX(C2:C4.
MATCH("Budi".
A2:A4, .
) : 30 Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
Tabel 2.
3 Tabel Kombinasi INDEX MATCH Nama Ani Budi Citra Kota Jakarta Bandung Surabaya Usia Perbandingan Fungsi VLOOKUP.
HLOOKUP dengan INDEX MATCH Tabel 2.
4 Perbandingan Fungsi VLOOKUP.
HLOOKUP dengan INDEX MATCH
Kriteria
VLOOKUP
HLOOKUP
Arah Pencarian Hanya ke kanan Hanya ke bawah Ketergantungan Struktur Fleksibilitas Pencarian Kemudahan Penggunaan Dukungan Banyak Kriteria Tinggi .
olom pertama tabe.
Tinggi .
aris pertama Rendah Rendah Rendah Tinggi Mudah Mudah Moderat .
ebih Tidak Tidak Kurang efisien untuk tabel besar Kurang efisien untuk tabel besar Lebih efisien untuk tabel besar Efisiensi
INDEX MATCH
Bebas .
iri, kanan, atas, bawa.
8 Keuntungan Penggunaan Fungsi INDEX dan MATCH Berdasarkan informasi dari situs .
id, 2.
Penggunaan fungsi INDEX dan MATCH memberikan beberapa keuntungan: Fleksibilitas.
INDEX dan MATCH dapat mengekstrak data dari berbagai tabel atau rentang sel dengan mudah dan tanpa batasan.
Akurasi.
INDEX dan MATCH dapat melakukan pencarian yang lebih akurat dengan bantuan fungsi MATCH.
Dinamisme, jika data berubah rumus yang dibuat tetap berlaku tanpa perlu perubahan manual.
Fungsi INDEX dan MATCH sangat berguna dalam Microsoft Excel untuk mengekstrak data dari berbagai tabel dan rentang sel, membantu dalam pekerjaan analisis data, pengambilan keputusan yang lebih baik.
9 Invoice Invoice atau tagihan adalah dokumen yang digunakan dalam bisnis untuk mencatat detail penjualan barang atau jasa kepada pelanggan.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi dan sebagai permintaan pembayaran kepada pelanggan.
Dalam invoice biasanya mencakup informasi penting seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, tanggal faktur, nomor faktur, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga unit, total biaya, dan instruksi pembayaran.
Dokumen tagihan biasanya digunakan untuk melacak dan mengelola arus kas, memantau penjualan, dan mempermudah pelacakan pembayaran suatu bisnis.
Dalam banyak kasus, dokumen ini juga dapat digunakan sebagai dasar untuk klaim pajak atau untuk tujuan audit.
Fungsi invoice adalah untuk mencatat transaksi penjualan antara penjual dan Dengan kata lain, dokumen ini digunakan untuk memberikan informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, dan instruksi pembayaran kepada pembeli.
id, 2.
Dapat disimpulkan Invoice adalah dokumen penting dalam bisnis yang berfungsi sebagai bukti transaksi penjualan, permintaan pembayaran, dan alat untuk mencatat serta Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
mengelola arus kas.
Dokumen ini memuat informasi rinci tentang penjualan, seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, dan instruksi pembayaran, sehingga membantu memantau penjualan, melacak pembayaran, serta mendukung kebutuhan pajak dan audit.
METODOLOGI PENELITIAN
1 Jenis Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus.
Tujuannya adalah untuk menggambarkan secara detail proses penerapan fungsi INDEX MATCH di Microsoft Excel sebagai solusi pengelolaan arsip invoice di PT.
Pendekatan ini dipilih untuk mendapatkan pemahaman mendalam mengenai permasalahan dan efektivitas solusi yang diimplementasikan.
2 Lokasi dan Objek Penelitian Dalam melaksanakan penelitian ini, peneliti memilih lokasi : PT.
x, yang bergerak di bidang perbankan, dengan objek penelitian proses pengelolaan arsip registrasi invoice dan dokumen pembayaran, termasuk alur kerja, perangkat yang digunakan, serta personel yang terlibat dalam proses tersebut.
3 Teknik Pengumpulan Data Dalam melaksanakan penelitian ini, peneliti melakukan pengumpulan data dengan beberapa metode diantaranya dengan wawancara : dilakukan wawancara dengan staf administrasi dan keuangan untuk memahami permasalahan utama dalam pengelolaan arsip, seperti kesalahan data dan waktu pencarian yang lama, kebutuhan terhadap sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien, penilaian subjektif terhadap solusi yang diterapkan.
Observasi : dengan mengamati secara langsung alur kerja pengelolaan arsip sebelum penerapan solusi, dampak implementasi fungsi INDEX MATCH terhadap waktu dan akurasi proses pengelolaan arsip, hambatan yang muncul selama proses penerapan.
Dokumentasi dengan mengumpulkan dokumen pendukung, seperti: format dokumen invoice dan dokumen pembayaran, jumlah dokumen yang dikelola dalam periode tertentu, catatan prosedur filing yang diterapkan sebelumnya, data hasil penerapan solusi, seperti tabel data Microsoft Excel yang telah diolah Durasi Penelitian dan Tahapan Implementasi:
Penelitian ini dilakukan selama 3 bulan dari bulan oktober 2024 sampai dengan desember 2024, dimulai dengan analisis masalah dan pengumpulan data dari PT.
x, diikuti dengan perancangan dan pengembangan sistem pengelolaan arsip berbasis Excel.
Implementasi dilakukan dalam dua tahap: pertama, pelatihan kepada staf mengenai penggunaan sistem baru, dan kedua, penerapan sistem secara penuh di lingkungan perusahaan.
Sistem diuji coba selama dua minggu untuk memastikan kelancaran operasional dan pengumpulan umpan balik dari pengguna.
4 Validasi Hasil Penelitian Validasi hasil penelitian dilakukan melalui uji coba sistem dalam lingkungan operasional nyata di PT.
Sebelum dan sesudah penerapan sistem, waktu yang dibutuhkan untuk proses pencarian arsip dan filing dokumen diukur secara langsung.
Hasil uji coba kemudian dibandingkan dengan data awal yang dikumpulkan pada fase analisis masalah untuk mengevaluasi efisiensi dan akurasi sistem.
Selain itu, wawancara dengan pengguna sistem dilakukan untuk mendapatkan umpan balik mengenai kemudahan penggunaan dan efektivitas sistem dalam meningkatkan efisiensi administrasi.
5 Teknik Analisis Data Dalam melaksanakan penelitian ini, peneliti melakukan teknik analisis data dengan beberapa metode diantaranya dengan deskripsi membandingkan kondisi sistem yang berjalan dengan sistem yang diusulkan : analisis dilakukan dengan membandingkan kondisi pengelolaan arsip sebelum dan sesudah penerapan fungsi INDEX MATCH, berdasarkan : waktu pencarian data dengan mengukur efisiensi dalam Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
menemukan data tertentu setelah implementasi.
Tingkat kesalahan input data dengan menganalisis jumlah kesalahan pada data arsip sebelum dan sesudah implementasi.
Kecepatan proses filing : dengan mengukur waktu yang diperlukan untuk melakukan input dan pengelolaan data arsip.
Evaluasi Efektivitas Solusi, dengan menggunakan indikator keberhasilan seperti : peningkatan produktivitas staf, penurunan tingkat keluhan terkait proses pengelolaan arsip dan kemudahan pengelolaan data dalam kondisi darurat atau kebutuhan mendadak.
IV.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1 Proses Pengelolaan Arsip (Sistem Berjala.
Setelah dilakukan wawancara dengan staf administrasi dan staf keuangan serta observasi secara langsung untuk mengetahui alur kerja pengelolaan arsip di PT.
x dengan sistem berjalan saat ini, maka dapat digambarkan seperti gambar dibawah ini.
Mencari invoice by No registrasi Invoice tidak Tidak Buku Buku Registrasi Registrasi Arsiparis Arsiparis Invoice Ambil invoice LEMARI INVOICE (REGIS) Arsiparis Arsiparis Rak Inovice 1 Catat Invoice Terbayar ke Buku Invoice Terbayar Rak Invoice 2 Rak Invoice 3 Rak Invoice 4 Buku Buku Invoice Invoice Terbayar Terbayar Filing Invoice LEMARI INVOICE FINANCE Simpan invoice Terbayar Rak Inovice Finance Arsiparis Arsiparis Gambar 4.
1 Desain proses pengelolaan arsip invoice (Sistem Berjala.
Saat ini Desain proses pengelolaan arsip invoice (Sistem Berjala.
diatas menunjukkan alur kerja pengelolaan invoice oleh seorang arsiparis, mulai dari proses pencarian, invoice diketemukan hingga penyimpanan di lemari arsip.
Berikut adalah deskripsi proses alur kerja berdasarkan diagram tersebut: 1.
Pencarian Invoice, langkah awal arsiparis mencari invoice berdasarkan nomor registrasi di Buku Registrasi, kemudian hasil pencarian jika invoice tidak ditemukan, arsiparis mencatat bahwa invoice tersebut tidak tersedia, dan proses berakhir.
Jika invoice ditemukan, arsiparis mengambil invoice dari Lemari Invoice (REGIS).
Pengelolaan invoice ditemukan, pengambilan Invoice setelah ditemukan, arsiparis mengambil invoice dari rak di lemari Invoice (REGIS) yang memiliki beberapa rak (Rak Invoice 1.
Rak Invoice 2, dst.
Pencatatan Invoice Terbayar, invoice yang sudah ditemukan dicatat dalam Buku Invoice Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
Terbayar, 3.
Penyimpanan Invoice Terbayar, filing invoice, invoice yang telah terbayar difiling ulang oleh Penyimpanan di lemari finance, arsiparis menyimpan invoice terbayar di lemari invoice finance, yang dikhususkan untuk arsip invoice yang telah selesai diproses.
2 Proses Pengelolaan Arsip (Sistem Usula.
Setelah dilakukan wawancara dengan staf administrasi dan staf keuangan serta observasi secara langsung untuk mengetahui alur kerja pengelolaan arsip di PT.
x dengan sistem berjalan saat ini, maka peneliti mengusulkan sistem pengelolaan arsip invoice dengan menerapkan fungsi INDEX MATCH pada Microsoft Excel dan dapat digambarkan seperti gambar dibawah ini.
Mencari invoice by No registrasi
Invoice tidak Tidak Arsiparis Arsiparis Sistem
Sistem Pencarian Pencarian Invoice Invoice Fungsi
Fungsi INDEX
INDEX MATCH
MATCH
(Ms.
(Ms.
Exce.
Exce.
Invoice Ambil invoice LEMARI INVOICE (REGIS) Arsiparis Arsiparis Rak Inovice 1 Compile seluruh invoice Terbayar ke Laporan Invoice Terbayar (Ms.
Exce.
Rak Invoice 2 Rak Invoice 3 Rak Invoice 4 Laporan Laporan Invoice Invoice Terbayar Terbayar (Ms.
(Ms.
Exce.
Exce.
Filing Invoice LEMARI INVOICE FINANCE Simpan invoice Terbayar Rak Inovice Finance Arsiparis Arsiparis Gambar 4.
2 Desain proses pengelolaan arsip invoice (Sistem Usula.
Desain proses pengelolaan arsip invoice (Sistem Usula.
diatas menunjukkan alur kerja pengelolaan invoice oleh seorang arsiparis, mulai dari proses pencarian invoice dengan menerapkan fungsi INDEX MATCH pada Microsoft Excel diketemukan hingga penyimpanan di lemari arsip.
Berikut adalah deskripsi proses alur kerja berdasarkan diagram tersebut: 1.
Pencarian Invoice, arsiparis menggunakan Microsoft Excel dengan fungsi INDEX MATCH untuk mencari invoice berdasarkan nomor registrasi.
Jika tidak ditemukan, proses berakhir.
Jika ditemukan, arsiparis mengambil invoice dari Lemari Invoice (REGIS).
Pengelolaan Invoice yang Ditemukan, arsiparis mengambil invoice dari rak (Rak Invoice 1, 2, 3, atau .
sesuai dengan hasil pencarian.
Invoice yang telah terbayar dicatat dalam Laporan Invoice Terbayar / Pembayaran Submit (Microsoft Exce.
untuk dokumentasi yang terorganisir.
Penyimpanan Invoice Terbayar.
Invoice yang telah terbayar difiling ulang.
Arsiparis menyimpan invoice terbayar di Lemari Invoice Finance, tempat arsip invoice yang telah selesai diproses disimpan.
Berikut dibawah ini perbandingan alur kerja sistem berjalan dengan sistem usulan pengelolaan arsip invoice Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
Tabel 4.
1 Perbandingan Alur Kerja Sistem Berjalan vs Sistem Usulan Pengelolaan Arsip Invoice Aspek Alur Kerja Sistem Berjalan Metode Pencarian Pencarian manual melalui Buku Registrasi.
Jika Invoice Tidak Ditemukan Invoice dicatat sebagai "Tidak Ditemukan", tanpa sistem pendukung.
Jika Invoice Ditemukan Arsiparis mengambil invoice secara manual dari rak berdasarkan pencatatan Pencatatan Invoice Terbayar Dicatat manual di Buku Invoice Terbayar.
Penyimpanan Invoice Filing manual di Lemari Invoice Finance.
Waktu Pencarian Data Relatif lama .
-10 menit per invoic.
, tergantung jumlah data.
Tingkat Kesalahan Input Tinggi, karena pencatatan manual rentan kesalahan manusia.
Kecepatan Proses Filing Lambat, karena proses tidak terstruktur dengan baik.
Alur Kerja Sistem Usulan Menggunakan sistem Microsoft Excel dengan fungsi INDEX MATCH.
Sistem langsung memberikan hasil pencarian otomatis.
lebih cepat dan jelas.
Arsiparis mengambil invoice dari rak dengan bantuan sistem, mengurangi risiko Dicatat dalam Laporan Invoice Terbayar / Pembayaran Submit (Microsoft Exce.
, lebih terstruktur dan mudah Filing lebih cepat dan terorganisir dengan bantuan sistem digital.
Relatif cepat (<1 menit per invoic.
dengan bantuan fungsi pencarian otomatis.
Rendah, karena fungsi
INDEX MATCH
memberikan hasil yang Cepat dan terorganisir, mendukung efisiensi pengelolaan arsip.
3 Penerapan Fungsi INDEX MATCH di Microsoft Excel Berikut dibawah ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah penggunaan fungsi INDEX MATCH pada Microsoft Excel untuk Sistem Pencarian data atribut registrasi invoice.
Langkah-langkah penerapan Pembuatan template:
Menggunakan kombinasi fungsi INDEX MATCH untuk menyusun tabel rekapitulasi data invoice berdasarkan beberapa atribut, antara lain Tabel 4.
2 Atribut untuk Form Pencarian Atribut No Registrasi No Invoice Keterangan : Nomor registrasi yang telah dibuat pada sistem registrasi invoice PT.
x : Nomor invoice milik tagihan dari vendor yang akan dibayarkan oleh PT.
x Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
Vendor Layanan Area Nominal Unit PIC Input Waktu Input Status Arsip OP : Nama perusahaan / mitra yang akan dibayarkan jasanya oleh PT.
x : Jenis pekerjaan yang dikerjakan oleh vendor untuk PT.
x : Tempat / lokasi pekerjaan yang dikerjakan vendor untuk PT.
x : Biaya atas jasa kerja vendor kepada PT.
x : Kelompok / TIM operasional di PT.
x yang bertugas menjalin hubungan kerjasama dengan vendor : Staff yang bertugas menginput registrasi invoice ke sistem registrasi invoice PT.
x : Waktu ketika PIC Input melakukan registrasi invoice ke sistem registrasi PT.
x : Keadaan yang menyatakan kondisi invoice yang diberikan oleh vendor ke PT.
x berupa status AuBaru (Ne.
/ Revisi (Revisio.
Ay : Lokasi rak dimana hardcopy registrasi invoice disimpan Gambar 4.
3 Template Form Pencarian (Koson.
Gambar diatas merupakan template form pencarian yang masih kosong, belum diberi inputan nomor registrasi pada cell C3.
Gambar 4.
4 Sheet Pembayaran On Process Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
Gambar diatas merupakan sheet Pembayaran On Process, dimana data yang dihasilkan pada sheet Pembayaran On Process adalah, hasil tarikan data dari Sistem khusus untuk melakukan registrasi invoice pada PT.
x, yang kemudian data pada sheet Pembayaran On Process yang akan digunakan sebagai media untuk mengambil data ke Form Pencarian dengan fungsi INDEX MATCH.
Menampilkan detail hasil
Input No Registrasi
Arsiparis Arsiparis Sheet
Sheet AuForm
AuForm PencarianAy PencarianAy Proses Fungsi
INDEX
MATCH
Arsiparis Arsiparis Ambil isian atribut data:
No Invoice Vendor Layanan Area Nominal Unit PIC Input Waktu Input Status Arsip OP Sheet Sheet AuPembayaran AuPembayaran On On ProcessAy ProcessAy Gambar 4.
5 Cara Kerja Fungsi Index Match di Form Pencarian Cara kerja fungsi INDEX MATCH pada Microsoft Excel di Form Pencarian adalah sebagai berikut: 1.
Input Data oleh Arsiparis, arsiparis memasukkan "Nomor Registrasi" ke dalam Sheet "Form Pencarian".
Form ini digunakan untuk mencari data tertentu berdasarkan nomor registrasi.
Proses Pencarian Data.
Sheet "Form Pencarian" memproses input nomor registrasi menggunakan fungsi INDEX dan MATCH.
Fungsi ini digunakan untuk mengambil data dari Sheet "Pembayaran On Process" yang sesuai dengan nomor registrasi tersebut.
Pengambilan Data dari Sheet "Pembayaran On Process".
Data diambil dari Sheet "Pembayaran On Process" berdasarkan nomor registrasi yang sesuai.
Data yang diambil meliputi atribut berikut:
No Invoice =INDEX('PEMBAYARAN ON PROCESS'!D3:D152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!C3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!C3:C152.
Vendor
=INDEX('PEMBAYARAN ON
PROCESS'!E3:E152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!C3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!C3:C152.
Layanan =INDEX('PEMBAYARAN ON PROCESS'!F3:F152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!C3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!C3:C152.
Area
=INDEX('PEMBAYARAN ON
PROCESS'!G3:G152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!C3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!C3:C152.
Nominal Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
=INDEX('PEMBAYARAN ON
PROCESS'!H3:H152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!C3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!C3:C152.
Unit
=INDEX('PEMBAYARAN ON
PROCESS'!I3:I152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!D3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!D3:D152.
PIC Input
=INDEX('PEMBAYARAN ON
PROCESS'!L3:L152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!C3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!C3:C152.
Waktu Input
=INDEX('PEMBAYARAN ON
PROCESS'!J3:J152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!C3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!C3:C152.
Status
Arsiparis melakukan pemilihan status AuNewAy / AyRevisiAy Arsip OP
=INDEX('PEMBAYARAN ON
PROCESS'!M3:M152.
MATCH(FORM_PENCARIAN!C3.
'PEMBAYARAN ON
PROCESS'!C3:C152.
Hasil Pencarian Ditampilkan ke Arsiparis:
Setelah data ditemukan, hasil pencarian akan ditampilkan di Sheet "Form Pencarian".
Arsiparis dapat melihat detail hasil pencarian untuk memverifikasi informasi atau melanjutkan proses lainnya.
Gambar 4.
6 Template Form Pencarian (Sudah Teris.
Setelah data pencarian telah terisi semua, arsiparis melakukan compile hasil pencarian data dari cell C3:M25 ke sheet AuPembayaran SubmitAy (Invoice Terbaya.
dengan menambahkan secara manual untuk keterangan atribut AuArsip Sub (Lokasi rak invoice yang terbaya.
di sell N3Ay dan AuWaktu Pembayaran di cell O3Ay.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
Gambar 4.
7 Sheet Pembayaran Submit Dari hasil compile data dari Sheet AuForm PencarianAy ke Sheet AuPembayaran SubmitAy, maka Arsiparis dapat membuat Report Rekapitulasi Pembayaran yang nantinya bisa digunakan sebagai master data untuk diolah lebih jauh, seperti mengolah data untuk melihat Jumlah invoice yang terbayar berdasarkan waktu pembayaran tertentu, melihat invoice yang terbayar berada di Rak Sub berapa saja.
Setelah arsiparis membuat rekapitulasi pembayaaran, proses pencarian hardcopy menjadi lebih efisien dan lebih cepat, karena sudah tidak perlu melihat keterangan letak hardcopy invoice berada di rak mana pada Buku Registrasi, sehingga tingkat efisiensi mencari hardcopy invoice menjadi lebih cepat dan 4 Perbandingan Kondisi Sebelum dan Sesudah Penerapan Setelah dilakukan pengelolaan arsip invoice dengan menerapkan fungsi INDEX MATCH pada Microsoft Excel dapat diperoleh hasil diantaranya, waktu rekapitulasi data dimana sebelumnya membutuhkan 30 Menit - 1 jam, kini hanya membutuhkan beberapa menit, untuk pencarian arsip didapatkan proses pencarian data hardcopy invoice menjadi lebih terstruktur dan cepat dan filing dokumen untuk penyusunan dokumen menjadi lebih rapi dan mudah diakses.
Tabel 4.
3 Kondisi Awal dan Akhir Sebelum Menerapkan Fungsi INDEX MATCH Aspek Waktu Pencarian Data Tingkat Kesalahan Input Kecepatan Proses Filing Kondisi Awal (Sebelum INDEX MATCH) Kondisi Akhir (Setelah INDEX MATCH) Proses lebih cepat (<1 menit/ Proses manual memakan waktu invoic.
dengan bantuan Microsoft lama .
-10 menit/ invoic.
Excel Tingkat kesalahan pencatatan Kesalahan berkurang karena sistem dan pencarian cukup tinggi.
pencarian lebih presisi.
Proses filing lambat karena tidak Filing lebih cepat dan terorganisir, memanfaatkan sistem digital.
Analisis Performa INDEX MATCH dalam Sistem Berikut merupakan analisa performa fungsi INDEX MATCH pada Microsoft Excel dalam sistem pengelolaan arsip invoice di PT.
x memiliki kelebihan dan keterbatasan penggunaan, diantaranya : 1.
Kelebihan Fungsi INDEX MATCH, kemampuan mencari data spesifik pada dataset besar.
Fleksibilitas Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
dibandingkan fungsi lain seperti VLOOKUP .
isalnya tidak terpengaruh perubahan urutan kolo.
Efisiensi waktu dan akurasi data.
Keterbatasan Fungsi INDEX MATCH, memerlukan pemahaman formula yang lebih kompleks dibandingkan fungsi sederhana lainnya.
Ketergantungan pada struktur data yang benar .
engelompokan atau pengurutan dat.
Implikasi terhadap Pengelolaan Arsip di PT.
x Implikasi terhadap pengelolaan arsip di PT.
x, untuk penerapan INDEX MATCH pada Microsoft Excel ini meningkatkan beberapa aspek, diantaranya :
Tabel 4.
4 Kondisi Awal dan Akhir Sebelum Menerapkan Fungsi INDEX MATCH Aspek Efisiensi Akurasi Produktivitas Penjelasan Penerapan fungsi INDEX MATCH mempercepat pencarian dan pembaruan data, menghemat waktu karyawan.
Mengurangi kesalahan manusia dalam pencarian dan pencatatan data karena pencarian berbasis sistem.
Waktu yang sebelumnya digunakan untuk mencari data manual dapat dialokasikan untuk tugas lain.
Dalam penerapan fungsi INDEX MATCH di Microsoft Excel pada Sistem Pengelolaan Arsip Invoice di PT.
x memiliki tantangan dalam implementasinya seperti kesulitan awal dalam pelatihan pengguna dan kebutuhan penyesuaian data, hal ini dapat diberikan solusi dengan cara memberikan pelatihan intensif dan panduan penggunaan untuk para staff arsiparis.
Interpretasi Hasil Pengujian Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan berhasil meningkatkan efisiensi secara Sebelum penerapan sistem, pencarian dan pengelolaan arsip manual memakan waktu antara 3 hingga 10 menit per invoice.
Setelah penerapan sistem berbasis Excel dengan fungsi INDEX-MATCH, waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan mengelola setiap invoice berkurang menjadi kurang dari 1 Hal ini mencerminkan peningkatan efisiensi sebesar lebih dari 90%, yang berdampak langsung pada percepatan proses administrasi dan pengurangan keterlambatan pengiriman arsip ke gudang arsip.
Manfaat lain yang diperoleh dari sistem ini adalah peningkatan akurasi pengelolaan arsip, karena pengindeksan data dan pencarian dilakukan secara otomatis berdasarkan parameter yang telah ditentukan.
Pengguna juga melaporkan kemudahan dalam menggunakan sistem dan merasa lebih terorganisir dalam menjalankan tugas pengelolaan arsip, kemudian dengan sistem ini kesalahan input menjadi berkurang dan proses filing lebih cepat dan terorganisir dengan memanfaatkan sistem digital Secara keseluruhan, sistem ini tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga mengurangi potensi kesalahan manusia yang sering terjadi dalam proses pengelolaan arsip manual.
PENUTUP
Kesimpulan Penerapan fungsi INDEX MATCH di Microsoft Excel pada sistem pengelolaan arsip registrasi invoice di PT, x mampu memberikan dampak positif dari beberapa aspek untuk waktu pencarian data manual yang semula memakan waktu cukup lama .
-10 menit / invoic.
menjadi <1 menit / invoice, tingkat kesalahan input manual memiliki tingkat kesalahan pencatatan dan pencarian cukup tinggi menjadi berkurang karena sistem pencarian lebih presisi, kecepatan proses filling manual yang lambat tidak terstruktur menjadi lebih cepat dan terorganisir karena memanfaatkan sistem digital.
Maka terbukti Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Februari 2025
ISSN 2684-8260
meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip registrasi invoice di PT.
x, mempermudah rekapitulasi data, pencarian arsip, dan penyusunan dokumen pembayaran.
Saran Mengintegrasikan sistem pengelolaan arsip invoice di PT.
x ini dengan database atau sistem berbasis web untuk skala data yang lebih besar dan perusahaan memberikan pelatihan rutin kepada staf administrasi atau arsiparis agar lebih terampil menggunakan Microsoft Excel.
DAFTAR PUSTAKA