Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
1 2025, 147 - 152
Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) https://journal.
id/index.
php/DBESTI P-ISSN: 3047-1028 E-ISSN: 3032-775X
PENERAPAN ZOHO UNTUK SISTEM PRESENSI PENGAJAR
EKSTRAKURIKULER DI SDIT INSAN MANDIRI KALISARI
Misna Asqia1.
Afra Afiah Ayyasy2 Sistem Informasi.
Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Jakarta Selatan.
DKI Jakarta.
Indonesia 12640 misna@nurulfikri.
id, afra20156si@student.
Abstract Extra-curricular activities are school-facilitated programs that nurture students' interests and talents.
Teachers receive special incentives for teaching beyond regular hours, making an efficient presence system essential.
Zoho Forms and Zoho Sheets were chosen to streamline attendance tracking and incentive calculations.
To optimize system use, observations and interviews were conducted with all stakeholders.
Based on user needs, the system was designed and implemented using Zoho Forms, integrated with Zoho Sheets for better data management.
Testing followed the black-box method with seven test scenarios.
Results showed that five scenarios .
%) met the required specifications.
Additionally, open beta testing was conducted through online Results analyzed using the Guttman scale showed that 91% of extracurricular teachers, 100% of responsible extracurricular staff, and 100% of the deputy head of school .
pprenticeship fiel.
agreed that the system met user needs.
This research aims to simplify attendance tracking for all involved, ensuring a seamless experience.
Keywords: Extracurricular.
Incentive.
Presence.
Zoho Forms.
Zoho Sheets Abstrak Kegiatan ekstrakurikuler merupakan aktivitas tambahan yang difasilitasi oleh sekolah untuk mengembangkan minat dan bakat dari peserta didik.
Dalam kegiatan ini, pengajar berhak menerima insentif khusus karena mengajar di luar jam kerja reguler.
Oleh karena itu, diperlukan sistem presensi yang memudahkan seluruh user dalam melakukan presensi.
Zoho Forms dan Zoho Sheets dipilih sebagai platform untuk melaksanakan presensi ini.
Agar sistem dapat digunakan secara optimal, perlu dilakukan observasi terhadap semua pihak yang akan menggunakan sistem tersebut dengan melakukan wawancara.
Setelah mendapatkan kebutuhan dari user, sistem dirancang dan diimplementasikan dengan menggunakan Zoho Forms yang diintergrasikan dengan Zoho Sheets untuk memudahkan perhitungan insentif.
Pengujian sistem dilakukan dengan menggunakan metode Black Box testing yang dilakukan oleh penulis dengan menentukan skenario pengujian dengan hasil yang menunjukkan bahwa lima dari tujuh skenario atau sekitar 71% fitur dinyatakan sesuai dengan kebutuhan.
Adapun pengujian open beta testing yang dilakukan oleh user, menggunakan kuesioner daring sebagai metode pengumpulan data.
Hasil pengujian tersebut diolah dengan menggunakan Skala Guttman yang menghasilkan 91% user pengajar ekstrakurikuler, 100% user penanggung jawab ekstrakurikuler, dan 100% user wakil kepala sekolah bidang kesiswaan sepakat bahwa sistem yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Penelitian ini diharapkan dapat memudahkan seluruh pihak dalam menggunakan sistem presensi.
Kata kunci: Insentif.
Kegiatan Ekstrakurikuler.
Presensi.
Zoho Forms.
Zoho Sheets PENDAHULUAN Teknologi informasi adalah alat yang digunakan individu untuk mengolah data dan memperoleh informasi.
Teknologi ini sangat mempengaruhi lingkungan masyarakat dan dapat memberikan dampak positif maupun negatif, tergantung pada cara penggunaannya oleh individu dan masyarakat di Di bidang pendidikan, teknologi informasi sangat diperlukan untuk efisiensi berbagai aktivitas.
Sekolah dasar adalah pondasi penting dalam membentuk karakter dan mengembangkan potensi anak-anak.
Selain materi akademik, ekstrakurikuler memungkinkan siswa mengeksplorasi minat dan bakat di luar kurikulum reguler.
Diterima 8 Agustus 2024.
Direvisi 3 Juni 2025.
Diterima untuk publikasi 4 Juni 2025 148 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
1 Mei 2025 membentuk mereka menjadi individu yang kompetitif, kreatif dan berkompeten.
Di SDIT Insan Mandiri Kalisari, kegiatan ekstrakurikuler adalah program wajib dari Selama pelaksanaan kegiatan, diperlukan berbagai berkas administrasi, termasuk presensi pengajar.
Awalnya, presensi pengajar dilakukan secara manual dengan menandatangani kertas yang diperbarui setiap Namun, metode ini menimbulkan masalah seperti sulitnya melacak kertas presensi, ketidaktertiban pengisian, dan kehilangan kertas yang menyulitkan rekapitulasi Oleh karena itu, diputuskan untuk mengembangkan sistem presensi menggunakan teknologi.
Banyak form builder yang tersedia di internet, salah satunya adalah Zoho Forms dari Zoho Corporation, perusahaan teknologi yang mengembangkan produk-produk kantor daring.
Sistem presensi ini akan menggunakan Zoho Forms dan Zoho Sheets, aplikasi Spreadsheets berbasis cloud, untuk menampilkan hasil presensi digital.
Integrasi Zoho Forms dengan Zoho Sheets memungkinkan pembuatan, penyuntingan, dan publikasi formulir, serta pengumpulan data langsung ke dalam Spreadsheet.
Pengembangan sistem presensi pengajar ekstrakurikuler menjadi digital diharapkan mempermudah pelaksanaan kegiatan presensi, pengumpulan berkas dan proses Sistem ini juga diharapkan meningkatkan manajemen kehadiran pengajar dan menyederhanakan proses administrasi.
METODE PENELITIAN
Pengembangan sistem bisa berupa perancangan sistem baru untuk menggantikan sistem lama sepenuhnya atau memperbaiki sistem yang sudah ada.
Hal ini dilakukan karena sistem yang ada sebelumnya memiliki masalah, operasinya tidak efisien, dan berbagai alasan lainnya.
Sistem presensi dikembangkan dengan menggunakan teknologi berbasis website Zoho Forms untuk memenuhi kebutuhan instansi.
Proses pembuatan dan pengembangan sistem ini memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia di Zoho Forms.
Dengan demikian, sistem kehadiran dapat diimplementasikan secara efektif untuk memenuhi persyaratan kehadiran di instansi tersebut.
Metode pengumpulan data, instrumen penelitian dan metode pengujian Pengumpulan data akan dilakukan melalui survei kuesioner daring yang diisi oleh 14 orang user.
Kuesioner adalah metode untuk mengumpulkan informasi dengan memberikan daftar pertanyaan kepada partisipan penelitian.
Kuesioner yang digunakan dalam penelitian ini adalah kuesioner tertutup, yaitu instrumen yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang telah dirancang oleh peneliti dengan pilihan jawaban yang sudah disediakan sebelumnya.
Metode ini dipilih untuk menjangkau seluruh user dengan cepat.
Hasil dari kuesioner ini akan difokuskan untuk kebutuhan instansi, dan pelaksanaan presensi yang sesuai prosedur.
Penulis akan menggunakan metode pengujian Black Box testing dan Open Beta testing.
Black Box testing adalah metode pengujian aplikasi yang dilakukan tanpa pemahaman mendalam tentang implementasi, jalur internal, atau struktur kode.
Dengan kata lain, pengujian aplikasi hanya fokus pada pemantauan input dan output yang dihasilkan oleh sistem tersebut.
Black Box testing akan dilakukan dengan meminta user mengisi sistem presensi digital yang telah dikembangkan, kemudian penulis akan mengevaluasi output dari sistem tersebut.
Pengujian ini dilakukan untuk memeriksa setiap fitur yang ada dan memastikan fitur tersebut sesuai dengan kebutuhan.
Sementara itu, user akan melakukan pengujian dengan menggunakan metode Open Beta testing.
Open Beta testing adalah salah satu jenis Beta testing yang melibatkan seluruh pengguna dalam pengujian suatu produk.
Dalam Open Beta testing, siapa saja dapat berpartisipasi.
Beta testing ini bertujuan untuk mengumpulkan data kuantitatif mengenai pengguna target dan pola interaksi mereka dengan produk.
Pengujian ini dilakukan dengan memberikan seluruh user kesempatan untuk mengisi presensi pada sistem yang sudah dikembangkan sebelum perilisan agar kekurangan dari fitur di sistem tersebut dapat teridentifikasi.
Tahapan penelitian Dalam melaksanakan penelitian, terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui.
Hal ini digambarkan melalui diagram pada gambar 1 berikut.
Gambar 1.
Diagram Tahapan Penelitian 149 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
1 Mei 2025 Tahapan pertama yang dilakukan adalah studi Tujuan dari tahapan ini adalah agar penulis dapat memahami penelitian yang akan dilakukan dan menyelesaikan masalah yang ada.
Setelah melakukan studi pendahuluan, tahapan yang perlu dilakukan adalah analisis.
Tahap ini dilakukan dengan melakukan wawancara terhadap user yang akan menggunakan sistem.
Setelah mengidentifikasi masalah dan kebutuhan dari sistem, tahap perancangan sistem dilaksanakan.
Desain sistem ini diperoleh melalui hasil diskusi dengan user.
Tahap berikutnya adalah pengembangan atau implementasi sistem.
Pada tahap ini juga dilakukan verifikasi untuk memastikan bahwa sistem telah memenuhi kriteria yang ditetapkan.
Tahap pengujian dilakukan dengan menggunakan dua metode, yaitu metode Black Box testing yang dilakukan oleh penulis dan metode Open Beta testing yang dilakukan oleh user.
Tahap terakhir dalam penelitian adalah evaluasi.
Setelah implementasi dan pengujian selesai, sistem siap Namun, setiap kekurangan dan masalah yang ditemukan selama pengujian harus diperbaiki agar sistem dapat berfungsi secara optimal.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan tahapan dari penelitian yang sudah dijelaskan pada sub bab sebelumnya, didapatkan hasil sebagai berikut:
Setelah penulis menyelesaikan studi pendahuluan, diperoleh pemahaman mendalam mengenai penelitian yang akan dilaksanakan serta identifikasi dan pemetaan masalah yang ada.
Hasil ini akan menjadi dasar untuk penelitian-penelitian selanjutnya.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihah-pihak yang akan terlibat langsung dalam sistem, ditemukan sejumlah kekurangan sebagai berikut:
proses presensi masih berbasis kertas, banyaknya dokumen presensi yang tercecer karena kertas presensi yang harus terus diganti setiap bulan, dan pelaksanaan kegiatan presensi yang hanya bisa dilakukan pada jam Hasil observasi dan wawancara dengan user menunjukkan bahwa sistem presensi pengajar memerlukan fitur-fitur wajib dari Zoho Forms.
Fiturfitur tersebut dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2.
Rancangan Sistem Presensi Setelah rancangan sistem yang dibuat sebelumnya pengembangan sistem mulai dilakukan dengan menggunakan Zoho Forms sebagai wadah presensi yang ditunjukkan pada gambar 3 dan Zoho Sheets sebagai wadah untuk melakukan rekapitulasi insentif Gambar 3.
Halaman Utama Presensi 150 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
1 Mei 2025 Pada gambar 3 di atas merupakan halaman untuk pengajar melakukan presensi dengan mengisi kolom pertanyaan yang disediakan.
Data presensi yang diinput akan tersimpan dalam database Zoho Forms dan akan otomatis muncul di Zoho Sheets yang sudah terkoneksi dengan sistem presensi tersebut.
Skenario Pengujian Butir Uji Hasil Pengujian Keterangan Input hari/tanggal Validasi Sesuai User pengajar dapat mengisi tanggal pada hari/tanggal Select menu pada kolom nama ekskul Validasi Sesuai User pengajar dapat memilih menu nama ekskul pada kolom yang Input materi Validasi Sesuai User dapat materi dari ekskul di kolom yang sudah Upload foto pada kolom Validasi Tidak Beberapa user pengajar tidak foto pada Drawing input pada kolom tanda tangan Validasi Sesuai User pengajar tanda tangan pada kolom yang disediakan Gambar 4.
Database Presensi Pengajar Gambar 4 di atas merupakan database yang tercatat di Zoho Sheets, memudahkan user dalam mengolah data tersebut untuk mengoptimalkan proses rekapitulasi presensi untuk kebutuhan insentif.
Metode pengujian yang pertama kali dilakukan adalah metode Black Box.
Pengujian yang dilakukan dengan metode Black Box ini dilakukan untuk memastikan seluruh fitur berfungsi sesuai harapan.
Metode pengujian yang dilakukan selanjutnya adalah metode Open Beta.
Pengujian ini dilakukan dengan meminta seluruh user melakukan presensi pada sistem yang telah dikembangkan, dengan tujuan untuk memastikan sistem lebih stabil, aman dan sesuai dengan kebutuhan.
Tahapan terakhir adalah evaluasi.
Tahapan ini dilakukan untuk menilai hasil dari pengujian dari sistem yang sudah dikembangkan.
Berikut tabel 1 di bawah ini yang merupakan hasil dari Black Box testing:
Tabel 1.
Hasil Pengujian Black Box Testing Skenario Pengujian Butir Uji Hasil Pengujian Keterangan Mengakses Halaman bisa di akses di Tidak Beberapa user kendala akses di suatu device Validasi Sesuai Drop down nama pengajar di halaman User pengajar dapat memilih nama di Pada tabel 1 didapatkan hasil bahwa lima dari tujuh fitur yang diuji dengan menggunakan metode Black Box testing berfungsi dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
Berikut tabel 2 merupakan hasil pengujian menggunakan metode Open Beta testing yang diperoleh dari hasil pengisian kuesioner seluruh user.
Tabel 2.
Hasil Kuesioner User Pengajar No.
Pertanyaan Jawaban User Tidak Total Responden Apakah presensi lebih mudah diubah menjadi bentuk Apakah pernah terjadi Apakah fungsionalitas dari web presensi sudah cukup baik? 151 | Journal of Digital Business and Technology Innovation (DBESTI) Vol.
2 No.
1 Mei 2025 No.
Pertanyaan Jawaban User Tidak Total Responden No.
Pertanyaan Tidak Apakah anda puas dengan laporan rekapitulasi yang diberikan saat ini? Apakah sistem presensi yang saat ini sedang berjalan meningkatkan efisiensi? Apakah tampilan web presensi sudah cukup Apakah informasi data rekapitulasi yang diberikan oleh penanggung jawab mudah dipahami? Apakah anda sudah cukup puas dengan sistem presensi yang sudah berjalan saat ini? Tabel 2 menunjukkan bahwa dari total 12 pengajar ekstrakurikuler, 11 orang setuju bahwa proses presensi menjadi lebih mudah setelah digitalisasi.
Sebanyak 7 pengajar tidak pernah mengalami kendala dalam mengakses sistem presensi.
Seluruh pengajar sepakat bahwa fungsionalitas dari web presensi sudah memadai.
Selain itu, 11 orang setuju bahwa tampilan web presensi sudah cukup baik, dan 11 orang juga menyatakan puas dengan sistem presensi yang ada saat ini.
Tabel 3.
Hasil Kuesioner User Penanggung Jawab Jawaban User No.
Pertanyaan Tidak Apakah anda merasa sistem saat ini memadai untuk kegiatan presensi? Apakah anda pernah merasa kesulitan dalam memverifikasi kehadiran pengajar saat ini? Apakah anda mendapat laporan presensi yang akurat dari sistem yang ada? Apakah anda sering menemui masalah teknis dengan sistem presensi yang ada? Apakah pengembangan sistem presensi ini memberikan efisiensi waktu dalam proses perhitungan Tabel 3 menunjukkan bahwa penanggung jawab sepakat bahwa sistem yang dibuat sudah memadai untuk pelaksanaan kegiatan presensi.
Serta tidak pernah merasa kesulitan dalam melakukan verifikasi kehadiran dari pengajar, selalu menerima laporan yang akurat dari sistem dan menemukan efisiensi dari proses rekapitulasi presensi.
Tabel 4.
Hasil Kuesioner User Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan No.
Pertanyaan Apakah anda merasa sistem saat ini sudah cukup memadai untuk kegiatan Apakah anda pernah mendapat keluhan dari sistem presensi yang sudah berjalan saat ini? Pada tabel 4 terdapat hasil yang menyatakan bahwa seluruh user wakil kepala sekolah bidang kesiswaan merasa bahwa sistem sudah cukup memadai untuk kegiatan presensi, tidak pernah mendapat keluhan dari sistem tersebut, selalu mendapatkan informasi data rekapitulasi yang mudah dipahami dan efisiensi dalam kegiatan presensi.
KESIMPULAN
Penerapan Zoho sebagai sistem presensi pengajar ekstrakurikuler memberikan dampak yang positif terhadap keberlangsungan kegiatan ekstrakurikuler.
Hasil dari Black Box testing dan Open Beta testing menunjukkan output bahwa hampir seluruh user merasa bahwa sistem presensi yang dikembangkan sudah sesuai dengan kebutuhan.
Namun, tetap perlu dilakukan eksplorasi yang lebih dalam terkait Zoho Forms dikarenakan terdapat beberapa fitur yang tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Ucapan Terima Kasih Penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan dukungan dan kontribusi dalam penyusunan jurnal ini.
Ucapan terima kasih khusus disampaikan kepada:
STT Terpadu Nurul Fikri yang telah memberikan fasilitas dan dukungan yang memadai.
Dosen pembimbing.
Misna Asqia.
Kom.
Kom atas bimbingan, serta saran.
Para responden yang telah memberikan data yang sangat berharga dalam penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA