Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.
id/index.
php/JSSTCS Vol 5.
No 2.
September 2024.
Hal 210-216 E-ISSN 2723-2026 (Media Onlin.
P-ISSN 2723-455X (Media Ceta.
DOI : https://doi.
org/10.
33365/jsstcs.
Pelatihan Bizagi untuk Pemodelan Proses Bisnis Primer Koperasi Produsen Tempe Tahu Indonesia di Balikpapan Prasis Damai N.
Luh Made Wisnu Satyaninggrat2.
Khairunnisa Rahmah3 1,2,3Program Studi Bisnis Digital.
Jurusan Matematika dan Teknologi Informasi.
Institut Teknologi Kalimantan Email: 1*prasis.
damai@lecturer.
id, 2luh.
satyaninggrat@lecturer.
3Khairunnisa.
rahmah@lecturer.
(Prasis Damai N.
* : coressponding autho.
Received 7-September-2024 Accepted 13-September-2024 Publish 16-September-2024 AbstrakOe Koperasi Produsen Tempe Tahu Indonesia (PRIMKOPTI) Balikpapan adalah koperasi yang menyuplai bahan baku untuk pengrajin tahu dan tempe di Sentra Industri Kecil (SIK) Somber.
Para pengelola koperasi menghadapi tantangan dalam mengelola proses bisnis karena tidak memiliki pendidikan formal di bidang tersebut, sehingga mereka mengalami kesulitan dalam mendokumentasikan proses bisnis sesuai dengan standar Business Process Model and Notation (BPMN) menggunakan software Bizagi.
Program pengabdian masyarakat ini dirancang untuk mendukung pengembangan kewirausahaan di SIK Somber, khususnya dalam aspek manajemen.
Program ini mencakup diskusi kelompok terarah, pelatihan, dan pendampingan untuk memperdalam pemahaman tentang manajemen proses bisnis di kalangan pengelola koperasi.
Sebagai hasilnya, peserta program memperoleh peningkatan pengetahuan mengenai definisi 90 persen, manfaat 80 persen, dan notasi proses bisnis 100 persen.
Mereka berhasil mendokumentasikan proses bisnis utama dan pendukung serta membuat model proses bisnis as-is sesuai dengan standar BPMN.
Dokumentasi ini mempermudah petugas dan admin koperasi dalam memahami tahapan proses bisnis dalam sistem layanan, sehingga meningkatkan kualitas pelayanan koperasi kepada Kata Kunci: Bizagi.
BPMN.
Proses Bisnis.
Somber AbstractOePRIMKOPTI (Indonesian Tofu Tempe Producer Cooperativ.
Balikpapan is a cooperative that supplies raw materials to tofu and tempe artisans in Somber Small Industry Centre (SIK).
The cooperative managers face challenges in business process management because they have no formal education in this area, so they have problems in documenting business processes in accordance with the Business Process Model and Notation (BPMN) standard using Bizagi software.
This community service programme is designed to support the development of entrepreneurship in SIK Somber, particularly in the management aspect.
The programme included focus group discussions, training, and mentoring to deepen the understanding of business process management among cooperative managers.
As a result, programme participants gained increased knowledge of the 90 per cent definition, 80 per cent benefits, and 100 per cent business process They successfully documented the main and supporting business processes and modelled the asis business processes according to the BPMN standard.
This documentation makes it easier for co-operative officers and administrators to understand the stages of business processes in the service system, thereby improving the quality of co-operative services to customers.
Keywords: Bizagi.
BPMN, cooperative, business processes.
Somber
PENDAHULUAN
Kegiatan pengabdian masyarakat ini merupakan hasil kerjasama antara Institut Teknologi Kalimantan dan Primer Koperasi Produsen Tempe Tahu Indonesia (PRIMKOPTI) Balikpapan, melibatkan pengrajin kedelai dari Sentra Industri Kecil (SIK) Somber di Kecamatan Balikpapan Utara.
Berdasarkan observasi bersama pengelola koperasi, ditemukan bahwa tidak semua layanan koperasi memiliki prosedur operasional standar.
Kompleksitas proses bisnis yang ada menyebabkan operasional layanan tidak berjalan dengan baik, sehingga proses bisnis menjadi tidak efisien tanpa adanya model yang standar.
Beberapa masalah yang dihadapi PRIMKOPTI termasuk kurangnya pemahaman pengelola tentang konsep proses bisnis organisasi, dokumentasi proses bisnis yang belum memadai, dan ketiadaan standar proses bisnis dalam organisasi.
Saat ini, banyak organisasi, baik pemerintah maupun non-pemerintah, menggunakan diagram alur untuk memodelkan proses bisnis (Mandira et al.
, 2023.
Maulana.
Namun, terdapat kendala seperti belum adanya standarisasi diagram, sehingga notasi |Page 210 Copyright A 2024.
Prasis Damai N.
Luh Made Wisnu Setyaninggrat.
Khairunnisa Rahmah.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.
id/index.
php/JSSTCS Vol 5.
No 2.
September 2024.
Hal 210-216 E-ISSN 2723-2026 (Media Onlin.
P-ISSN 2723-455X (Media Ceta.
DOI : https://doi.
org/10.
33365/jsstcs.
yang digunakan berbeda-beda di setiap organisasi dan konsep pemodelan proses bisnis menjadi luas dan sulit didefinisikan.
Kegiatan ini bertujuan agar pengelola PRIMKOPTI dapat mengikuti aturan pemerintah dan memperbaiki proses bisnis mereka di masa depan.
Model proses bisnis sangat penting untuk mempermudah pemahaman tentang proses yang sedang berjalan saat ini (AmalulAoAlam et al.
, 2018.
Wagiu, 2.
Salah satu metode pemodelan proses bisnis yang dapat digunakan adalah Business Process Model and Notation (Lenawati et al.
, 2022.
Perdana & Mungaran, 2021.
Rahmah et al.
, 2.
BPMN telah diterapkan dalam pemodelan proses bisnis baik di organisasi pemerintah maupun non-pemerintah (Firdaus, 2022.
Homaidi et al.
, 2022.
Perdana & Mungaran, 2021.
Perdanakusuma et al.
, 2020.
Wagiu, 2.
Tanpa standar dalam pemodelan proses bisnis, akan timbul pemahaman yang tidak seragam, sehingga penting untuk menggunakan model proses bisnis yang terstandarisasi.
BPMN telah diterima sebagai standar internasional dan nasional dalam pemodelan proses bisnis.
Di tingkat nasional.
BPMN diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 93 Tahun 2021 mengenai Standardisasi Proses Bisnis Sektor Pelayanan Strategis Terintegrasi (Indonesia, 2.
Solusi yang ditawarkan dalam kegiatan pengabdian masyarakat kali ini mencakup beberapa langkah strategis: memberikan materi tentang konsep dasar proses bisnis kepada pengelola PRIMKOPTI, melakukan inventarisasi bersama mitra untuk mengidentifikasi proses bisnis utama dan pendukung organisasi, serta merancang arsitektur proses bisnis sesuai dengan standar BPMN.
Untuk meningkatkan kinerja bisnis melalui teknologi digitalisasi, peran lintas sektoral dari pemerintah dan para stakeholder industri sangat diperlukan (Berlak et al.
, 2021.
Gekara et al.
, 2.
Dengan mengetahui kuantitas pemesanan yang optimal.
PRIMKOPTI berpotensi menghemat hingga 47,21 persen atau sekitar Rp5.
663 (Rabbani et al.
, 2.
Faktor-faktor seperti biaya pemesanan, biaya penyimpanan, keterlambatan pengiriman, kelangkaan bahan baku, dan faktor lainnya dapat mengganggu kelancaran proses produksi (Koswara & Lesmono, 2.
Oleh karena itu, manajemen proses bisnis yang efektif menjadi sangat penting untuk mengatasi tantangan tersebut.
Koswara & Lesmono .
merekomendasikan agar dalam penyediaan bahan baku, keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan perlu diperhatikan, yang dapat dioptimalkan melalui penerapan prinsip-prinsip manajemen proses bisnis.
Ketergantungan produsen tahu dan tempe di Balikpapan pada PRIMKOPTI menuntut agar persediaan kedelai selalu tercukupi dan dioptimalkan, guna memastikan kelancaran proses produksi dan mencegah terhentinya operasional.
Hal ini menekankan pentingnya manajemen proses bisnis dalam menjaga kelancaran operasional dan keberlanjutan bisnis.
Program pengabdian ini dilaksanakan untuk meningkatkan pengetahuan pengelola PRIMKOPTI dalam hal berpikir, membaca, dan mendokumentasikan proses bisnis organisasi, guna mendukung efisiensi dan efektivitas operasional mereka.
METODE PELAKSANAAN
Kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan di Primer Koperasi Produsen Tempe Tahu Indonesia (PRIMKOPTI) yang terletak di Jalan Somber Alam Baru.
Kecamatan Balikpapan Utara.
Mitra yang terlibat dalam kegiatan ini meliputi seluruh pengelola PRIMKOPTI, termasuk ketua, wakil ketua, pengawas, sekretaris, bendahara, tenaga administrasi, karyawan gudang, dan perwakilan anggota koperasi.
Kegiatan ini berlangsung dari bulan Mei hingga Juli 2024.
Metode yang digunakan dalam kegiatan ini meliputi diskusi kelompok terarah .
ocus group discussio.
, pusat pembelajaran partisipatif .
articipant learning cente.
melalui pelatihan, dan tindakan partisipatif .
articipatory actio.
melalui pendampingan pasca-pelatihan yang melibatkan para pengelola PRIMKOPTI.
Peralatan yang digunakan mencakup handout materi serta software Bizagi untuk praktik pemodelan proses bisnis.
|Page 211 Copyright A 2024.
Prasis Damai N.
Luh Made Wisnu Setyaninggrat.
Khairunnisa Rahmah.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.
id/index.
php/JSSTCS Vol 5.
No 2.
September 2024.
Hal 210-216 E-ISSN 2723-2026 (Media Onlin.
P-ISSN 2723-455X (Media Ceta.
DOI : https://doi.
org/10.
33365/jsstcs.
Tahap Persiapan FGD Proses Bisnis Penemuan Proses Bisnis As Is Pemodelan Proses Bisnis Evaluasi dan Pendampingan Gambar 1.
Tahapan Kegiatan Pengabdian Masyarakat Kegiatan pengabdian masyarakat dimulai dengan tahap persiapan yang mencakup studi literatur, penyusunan nota kesepahaman (MOU) dengan mitra, penyusunan proposal, dan sosialisasi kegiatan kepada mitra.
Pelaksanaan kegiatan mengikuti dua fase dari siklus Manajemen Bisnis Proses (BPM), yaitu tahap identifikasi proses dan penemuan proses bisnis (Perdana & Mungaran, 2021.
Rifai et al.
, 2.
Pada tahap identifikasi proses bisnis, output yang dihasilkan adalah arsitektur proses bisnis utama dan pendukung.
Tahap penemuan proses bisnis menghasilkan output berupa diagram alur proses bisnis saat ini yang menggunakan notasi BPMN.
Selanjutnya, diagram alur ini dimodelkan menggunakan aplikasi Bizagi untuk dilakukan HASIL DAN PEMBAHASAN 1 Focus Group Discussion Kegiatan ini bertujuan untuk menggali pemahaman mitra mengenai definisi proses bisnis, masalah umum yang dihadapi dalam proses bisnis, serta manfaat dari proses bisnis.
Kegiatan dimulai dengan sosialisasi rangkaian kegiatan kepada mitra, yang kemudian dilanjutkan dengan pemaparan materi.
Materi yang disampaikan mencakup konsep proses bisnis dalam organisasi, seperti definisi, manfaat, dan notasi proses bisnis.
Penyampaian materi dilakukan melalui metode diskusi kelompok terarah .
ocus group discussio.
(Gambar .
Para partisipan dalam kegiatan ini adalah anggota dan pengelola koperasi.
Gambar 2.
Kegiatan Focus Group Discussion dengan Pengelola PRIMKOPTI Koperasi PRIMKOPTI merupakan jenis koperasi produksi yang bertujuan membantu anggotanya, khususnya para pengrajin tempe dan tahu.
Tujuan utama koperasi ini adalah memudahkan anggotanya dalam menjalankan usaha dengan menyediakan bahan baku yang Selain itu, koperasi juga membantu menjual hasil kerajinan para anggota dengan menampung produk mereka, sehingga proses penjualan menjadi lebih mudah.
Visi PRIMKOPTI adalah menjadi koperasi yang maju, tangguh, dan mampu meningkatkan kesejahteraan anggotanya serta masyarakat sekitar, sambil tetap menjaga kelestarian lingkungan.
Visi ini didukung oleh misi strategis, seperti meningkatkan kualitas pelayanan dengan fasilitas unggul, mengembangkan usaha baru, meningkatkan partisipasi aktif anggota baik sebagai pemilik maupun pengguna jasa koperasi, serta menjaga kebersihan dan merawat fasilitas umum di lingkungan usaha secara rutin.
|Page 212 Copyright A 2024.
Prasis Damai N.
Luh Made Wisnu Setyaninggrat.
Khairunnisa Rahmah.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.
id/index.
php/JSSTCS Vol 5.
No 2.
September 2024.
Hal 210-216 E-ISSN 2723-2026 (Media Onlin.
P-ISSN 2723-455X (Media Ceta.
DOI : https://doi.
org/10.
33365/jsstcs.
2 Pelatihan Pemetaan Proses Bisnis Pertemuan kedua difokuskan pada tahap penemuan proses bisnis, yaitu mengidentifikasi layanan dalam proses bisnis utama dan pendukung.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memetakan alur kerja proses bisnis yang ada saat ini .
s-i.
Partisipan dilatih untuk mengidentifikasi proses bisnis utama dan pendukung dalam organisasi, dengan harapan mereka dapat menggambarkan proses bisnis layanan koperasi yang sedang berjalan.
Hasil dari tahap ini adalah partisipan dapat menginventarisasi seluruh aktivitas dalam proses bisnis saat ini.
Dalam proses identifikasi peta subproses, dilakukan sesi brainstorming dengan pengelola PRIMKOPTI.
Langkah pertama adalah mengidentifikasi turunan atau bagian teknis dari proses utama, kemudian melanjutkan dengan pemetaan subproses dari proses pendukung.
Setelah itu, dilakukan finalisasi untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas kerja telah tercantum dalam identifikasi subproses bisnis.
Jika ada aktivitas yang belum teridentifikasi, maka perlu dilakukan perbaikan dan melengkapi subproses yang sudah diidentifikasi sebelumnya.
Contoh identifikasi peta subproses dapat dilihat pada Gambar 3.
Tugas dan Fungsi 1 Probis Lv 0 (Pendukun.
Probis Lv 1 Visi dan Misi Probis Lv 2 Probis Lv 2 Tugas dan Fungsi 2 Probis Lv 0 (Utam.
Probis Lv 1 Probis Lv 2 Probis Lv 1 Probis Lv 2 Gambar 3.
Identifikasi Proses Bisnis PRIMKOPTI Arsitektur proses bisnis kemudian digambarkan dalam bentuk hubungan antara stakeholder dan aktivitas yang terlibat.
Dari sembilan aktivitas yang ada, tidak semua stakeholder terlibat dalam setiap aktivitas tersebut, sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 1.
Hal ini membantu dalam memahami peran masing-masing stakeholder dalam proses bisnis dan memastikan keterlibatan yang sesuai pada setiap tahap aktivitas.
Tabel 1.
Matriks Aktivitas dan Stakeholder PRIMKOPTI Stakeholder Anggota Divisi Umum Bendahara Sekretaris Wakil Ketua Ketua Pengawas Layanan Utama Pendaftaran Anggota Pengunduran Anggota Pembelian Bahan Baku Inventarisir Penjualan Bahan Baku Pengiriman Manajemen Keuangan Manajemen SDM Manajemen Aset Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Layanan Pendukung Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo Oo |Page 213 Copyright A 2024.
Prasis Damai N.
Luh Made Wisnu Setyaninggrat.
Khairunnisa Rahmah.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.
id/index.
php/JSSTCS Vol 5.
No 2.
September 2024.
Hal 210-216 E-ISSN 2723-2026 (Media Onlin.
P-ISSN 2723-455X (Media Ceta.
DOI : https://doi.
org/10.
33365/jsstcs.
Peserta pelatihan kemudian dipandu untuk merancang arsitektur proses bisnis yang ada di Koperasi PRIMKOPTI.
Pada Gambar 4 ditampilkan salah satu kegiatan pelatihan serta contoh rancangan aktivitas proses bisnis saat ini .
s-i.
Pemodelan proses bisnis ini dilakukan menggunakan notasi BPMN dengan bantuan software Bizagi Modeler.
Alat ini dipilih karena mudah dipahami, cepat dikuasai, serta terbukti efektif dan efisien dalam menggambarkan proses bisnis (Bizagi, 2.
Gambar 4.
Kegiatan Pelatihan Pemetaan Proses Bisnis As-Is 3 Evaluasi dan Pendampingan Proses Bisnis Pada pertemuan ketiga, dilakukan pemodelan proses bisnis.
Proses bisnis saat ini untuk setiap aktivitas yang relevan didokumentasikan.
Hasil dari kegiatan ini adalah partisipan dapat menggambarkan seluruh proses bisnis layanan yang sedang berjalan.
Pengenalan pemodelan ini bertujuan agar pengelola koperasi dapat melakukan pendokumentasian secara mandiri jika ada perubahan proses bisnis di masa depan.
Pemodelan proses bisnis dilakukan menggunakan software Bizagi Modeler.
Sebagai contoh, proses bisnis penjualan bahan baku terlihat pada Gambar 5.
Proses ini dimulai dari anggota yang mengajukan permohonan pesanan ke bagian umum.
Bagian umum menerima pesanan tersebut dan memeriksa apakah persyaratan pembelian telah terpenuhi.
Setelah itu, bagian umum melaporkan pesanan kepada wakil ketua untuk memastikan bahwa persyaratan sudah dipenuhi atau belum.
Jika persyaratan terpenuhi, sekretaris membuat nota dan surat jalan untuk melanjutkan proses pengiriman persediaan ke anggota.
Jika persyaratan belum terpenuhi, pengurus koperasi akan melakukan diskusi internal, mempertimbangkan data riwayat pesanan anggota, jumlah pesanan, dan jarak tempuh sebagai dasar keputusan apakah pesanan diterima atau ditolak.
Jika pesanan ditolak, anggota akan diberi tahu.
Jika pesanan diterima, bagian umum akan melanjutkan dengan pembuatan nota dan surat jalan.
Gambar 5.
Kegiatan Pendampingan Pemodelan Proses Bisnis As-Is Kegiatan dilanjutkan dengan tahap pendampingan untuk melengkapi model proses bisnis setiap layanan mitra.
Pada tahap ini, karena tidak memungkinkan untuk mengumpulkan seluruh pengelola PRIMKOPTI di satu tempat dan waktu yang sama, tim abdimas menemui masingmasing pengelola koperasi secara individu.
Evaluasi pelaksanaan program dilakukan |Page 214 Copyright A 2024.
Prasis Damai N.
Luh Made Wisnu Setyaninggrat.
Khairunnisa Rahmah.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.
id/index.
php/JSSTCS Vol 5.
No 2.
September 2024.
Hal 210-216 E-ISSN 2723-2026 (Media Onlin.
P-ISSN 2723-455X (Media Ceta.
DOI : https://doi.
org/10.
33365/jsstcs.
menggunakan kuesioner dan daftar periksa kelengkapan dokumen tata kelola untuk mengukur peningkatan kemampuan mitra dalam mendokumentasikan layanan proses bisnis.
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa sebagian besar peserta mendapatkan manfaat dari pemaparan materi dan pelatihan pemodelan proses bisnis.
Mereka melaporkan peningkatan pemahaman mengenai definisi, manfaat, serta notasi proses bisnis.
Selain itu, peserta merasakan bahwa pelatihan tersebut sangat membantu dalam pekerjaan operasional karena materi yang disampaikan relevan dengan masalah-masalah operasional yang dihadapi koperasi.
Hasil evaluasi ini disajikan dalam Tabel 2 dan Tabel 3.
Tabel 2.
Hasil Pre Test dan Post Test Pelatihan Proses Bisnis Sebelum Pelatihan Setelah Pelatihan Apakah Anda memahami definisi proses bisnis? Apakah Anda memahami manfaat proses bisnis? Apakah Anda memahami notasi yang digunakan dalam proses bisnis? Pertanyaan .
Tabel 3.
Evaluasi Kegiatan Pelatihan Proses Bisnis Pertanyaan .
STS TS Pelatihan relevan dan efektif membantu kerja operasional 20% 80% Konten materi presentasi jelas dan logis Konten pelatihan relevan dengan kebutuhan peserta Contoh kasus membantu saya memahami konsep dengan jelas 20% 80% Tabel 2 berisi hasil Pre Test dan Post Test terkait pelatihan proses bisnis.
Dari 15 peserta, pemahaman definisi proses bisnis sebelum pelatihan, hanya 10% yang memahami, sementara setelah pelatihan 100% peserta memahami.
Pemahaman manfaat proses bisnis sebelum pelatihan, 20% peserta memahami manfaatnya, namun setelah pelatihan, meningkat menjadi Pemahaman notasi proses bisnis sebelum pelatihan, 0% peserta memahami notasi yang digunakan, namun setelah pelatihan, 100% peserta memahami.
Tabel 3 menunjukkan evaluasi pelatihan proses bisnis berdasarkan tanggapan 15 peserta.
Hasilnya, 20% peserta setuju dan 80% sangat setuju bahwa pelatihan relevan dan efektif membantu kerja operasional, 100% peserta setuju bahwa konten presentasi jelas dan logis, 100% peserta setuju bahwa konten pelatihan relevan dengan kebutuhan mereka, 20% netral dan 80% setuju bahwa contoh kasus membantu mereka memahami konsep dengan jelas.
KESIMPULAN
Kegiatan pengabdian masyarakat yang dilakukan melalui pelatihan dan pendampingan dalam pembuatan proses bisnis layanan di Koperasi PRIMKOPTI sangat relevan dengan kebutuhan organisasi untuk mendokumentasikan proses bisnis yang sesuai dengan standar.
Program ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan para pengelola PRIMKOPTI dalam berpikir kritis, membaca, dan mendokumentasikan proses bisnis organisasi.
Kegiatan ini mencakup pengenalan definisi, manfaat, dan notasi proses bisnis, serta pelatihan dan pendampingan dalam mengidentifikasi alur kerja proses bisnis saat ini dan membuat model proses bisnis yang sesuai dengan standar Business Process Model and Notation (BPMN).
Hasil dari kegiatan ini menunjukkan peningkatan pemahaman peserta terkait konsep proses bisnis, mulai dari definisi, manfaat, hingga notasinya, serta tersedianya dokumentasi proses bisnis layanan Koperasi PRIMKOPTI yang sesuai dengan standar BPMN.
|Page 215 Copyright A 2024.
Prasis Damai N.
Luh Made Wisnu Setyaninggrat.
Khairunnisa Rahmah.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.
id/index.
php/JSSTCS Vol 5.
No 2.
September 2024.
Hal 210-216 E-ISSN 2723-2026 (Media Onlin.
P-ISSN 2723-455X (Media Ceta.
DOI : https://doi.
org/10.
33365/jsstcs.
UCAPAN TERIMA KASIH