Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
Perancangan Sistem Inventory Berbasis Web Untuk Efisiensi Operasional Di PT.
KAI Palembang Safira Azzahra*.
Reni Septiyanti.
Sistem Informasi.
Fakultas Sains dan Teknologi.
Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang.
Indonesia Sistem Informasi.
Fakultas Sains dan Teknologi.
Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang.
Indonesia Article Info Kata Kunci: Inventory.
RAD.
Sistem Informasi.
Keywords: Inventory.
Information System.
RAD.
Article history:
Received 7 Maret 2026 Revised 5 April 2026 Accepted 8 April 2026 Available online 1 Mei 2026 DOI :
48144/suryainformatika.
* Corresponding author.
Safira Azzahra E-mail address:
safiraazzahra1409@gmail.
ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi mendorong perusahaan untuk melakukan transformasi digital dalam pengelolaan data operasional, termasuk pengelolaan inventaris aset.
PT Kereta Api Indonesia (Perser.
sebagai perusahaan dengan cakupan operasional nasional memiliki kebutuhan akan sistem inventaris yang mampu menyajikan data aset secara akurat, terintegrasi, dan mudah diakses.
Namun, pada Divisi SDM dan Umum, proses pengelolaan inventaris masih didominasi oleh pencatatan manual dan penggunaan spreadsheet, yang berpotensi menimbulkan kesalahan input, duplikasi data, serta keterlambatan penyajian informasi.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem inventory berbasis web yang dapat mendukung proses pencatatan, pelacakan, dan pelaporan aset secara terpusat.
Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD), yang menekankan proses iteratif serta keterlibatan pengguna secara langsung dalam setiap tahap perancangan.
Tahapan penelitian meliputi perencanaan kebutuhan, desain sistem, pembangunan prototipe, dan evaluasi rancangan.
Hasil penelitian berupa rancangan sistem inventory berbasis web yang mampu mengelola data barang, transaksi inventaris, serta laporan aset secara lebih terstruktur.
Rancangan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi operasional, akurasi pencatatan data, dan transparansi pengelolaan aset di lingkungan PT Kereta Api Indonesia (Perser.
ABSTRACT
The development of information technology has encouraged organizations to implement digital transformation in operational data management, including asset inventory management.
PT Kereta Api Indonesia (Perser.
, as a company with nationwide operations, requires an inventory system capable of providing accurate, integrated, and accessible asset data.
However, the SDM and General Division still relies on manual recording and spreadsheet-based systems, which may result in input errors, data duplication, and delays in information delivery.
This study aims to design a web-based inventory system that supports centralized asset recording, tracking, and reporting processes.
The system development method applied in this study is Rapid Application Development (RAD), which emphasizes iterative development and direct user involvement at each design stage.
The research stages include requirement planning, system design, prototype development, and design evaluation.
The result of this study is a web-based inventory system Perancangan Sistem Inventory Berbasis Web Untuk Efisiensi Operasional Di PT.
KAI Palembang Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
design that facilitates structured management of asset data, inventory transactions, and reporting.
This system design is expected to improve operational efficiency, data accuracy, and transparency in asset management at PT Kereta Api Indonesia (Perser.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat mendorong terjadinya transformasi digital di berbagai sektor organisasi, termasuk dalam pengelolaan inventaris perusahaan.
Pengelolaan inventaris yang efektif menjadi aspek penting, khususnya bagi divisi yang bertanggung jawab terhadap logistik internal dan sumber daya Divisi Umum memiliki peran strategis dalam proses pengadaan, distribusi, serta pemantauan aset seperti peralatan kantor dan fasilitas pendukung.
Pada perusahaan berskala nasional seperti PT Kereta Api Indonesia (Perser.
, efisiensi dalam pencatatan dan pelaporan aset menjadi kebutuhan yang tidak dapat diabaikan karena berkaitan langsung dengan pengendalian aset, akuntabilitas penggunaan anggaran, serta kelancaran aktivitas operasional perusahaan.
Dalam pelaksanaannya.
Divisi SDM dan Umum PT Kereta Api Indonesia (Perser.
masih banyak mengandalkan pencatatan manual serta penggunaan spreadsheet seperti Microsoft Excel dalam mengelola data inventaris.
Pola pengelolaan tersebut berpotensi menimbulkan berbagai permasalahan, antara lain kesalahan input data, duplikasi pencatatan, kehilangan data, serta keterbatasan dalam pemantauan aset secara real-time .
Selain itu, sistem pencatatan yang tidak terintegrasi menyulitkan proses penelusuran riwayat aset dan memperlambat penyusunan laporan inventaris.
Kondisi ini berdampak pada keterlambatan penyediaan informasi, meningkatnya risiko pemborosan anggaran, serta menurunnya efektivitas layanan internal, sebagaimana diungkapkan dalam penelitian sebelumnya terkait pengelolaan inventaris manual .
Seiring dengan meningkatnya jumlah dan kompleksitas aset yang dikelola, diperlukan sistem mengintegrasikan proses pencatatan, pelacakan, dan pelaporan data dalam satu sistem terpusat.
Sistem inventaris berbasis web memungkinkan akses data lintas perangkat dan meningkatkan efisiensi waktu kerja dalam pengelolaan inventaris .
Selain itu, penerapan sistem berbasis web juga mendukung proses audit serta pengawasan internal secara lebih sistematis dan terdokumentasi .
Penggunaan sistem inventaris yang terintegrasi dinilai mampu meningkatkan transparansi, konsistensi data, serta akurasi informasi inventaris yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan .
Untuk menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan mampu beradaptasi dengan perubahan proses bisnis, diperlukan metode pengembangan yang fleksibel dan responsif.
Rapid Application Development (RAD) merupakan metode pengembangan sistem yang menekankan kecepatan iterasi serta keterlibatan pengguna secara langsung dalam setiap tahap perancangan .
Pendekatan ini memungkinkan pengembang dan pengguna untuk melakukan evaluasi secara berulang terhadap rancangan sistem, sehingga potensi ketidaksesuaian kebutuhan dapat diminimalkan sejak tahap awal.
Berbagai penelitian menunjukkan bahwa penerapan metode RAD pada sistem inventaris mampu pengendalian aset pada berbagai sektor, termasuk institusi pendidikan, distribusi barang, serta lingkungan UMKM dan ritel .
Oleh karena itu, penelitian ini diarahkan untuk merancang sistem inventory berbasis web bagi Divisi SDM dan Umum PT Kereta Api Indonesia (Perser.
guna meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi pengelolaan aset.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam perancangan sistem inventory berbasis web pada Divisi Umum PT Kereta Api Indonesia (Perser.
adalah Rapid Application Development (RAD).
Metode RAD dipilih karena menekankan kecepatan pengembangan sistem melalui pendekatan iteratif serta keterlibatan pengguna secara langsung dalam setiap tahapan pengembangan.
Pendekatan ini dinilai sesuai untuk penelitian yang berfokus pada perancangan sistem, karena memungkinkan penyesuaian rancangan secara berulang berdasarkan kebutuhan nyata di lapangan.
Fokus utama dari metode RAD adalah pembangunan prototipe yang dapat diuji dalam waktu singkat, kemudian menghasilkan rancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan operasional pengguna.
Penggunaan metode RAD menjadi relevan dalam konteks penelitian ini karena lingkup penelitian hanya sampai pada tahap perancangan sistem, bukan pada implementasi penuh.
Oleh karena itu, kecepatan iterasi, fleksibilitas desain, serta kemampuan untuk menerima perubahan kebutuhan menjadi aspek yang lebih diutamakan dibandingkan pendekatan pengembangan yang bersifat linear.
Melalui RAD, mengidentifikasi kebutuhan pengguna secara lebih Perancangan Sistem Inventory Berbasis Web Untuk Efisiensi Operasional Di PT.
KAI Palembang Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
akurat, menyusun rancangan antarmuka yang mudah siap diusulkan untuk tahap implementasi pada digunakan, serta membangun model awal sistem pengembangan selanjutnya.
inventory yang dapat dievaluasi kelayakannya sebelum dilanjutkan ke tahap pengembangan Metode Rapid Application Development (RAD) telah terbukti efektif dan banyak digunakan dalam berbagai penelitian pengembangan sistem informasi, 1 Tahapan Metode RAD dalam Penelitian ini khususnya pada sistem inventaris.
Penelitian yang dilakukan oleh Meyliana.
Rapiyanta, dan Andriani .
Perencanaan Kebutuhan .
equirements plannin.
menunjukkan bahwa penerapan metode RAD Pada tahap ini, peneliti melakukan pengumpulan mampu mempercepat proses pengembangan aplikasi data mengenai proses inventarisasi yang berjalan di inventaris kayu dan sistem manajemen keuangan Divisi Umum PT Kereta Api Indonesia (Perser.
tanpa menurunkan mutu sistem yang dihasilkan .
Pengumpulan data dilakukan melalui observasi Penelitian lain pada sistem inventory gudang yang langsung terhadap alur kerja inventaris, wawancara dilakukan oleh Anggara.
Anshor, dan Hadikristanto dengan pegawai yang terlibat dalam pengelolaan mengombinasikan metode RAD dengan teknologi aset, serta analisis dokumen inventaris yang QR-code, dan hasil penelitian tersebut menunjukkan Tahap ini bertujuan untuk memahami adanya peningkatan efisiensi operasional serta kondisi sistem yang berjalan, mengidentifikasi pengurangan kesalahan pencatatan data inventaris permasalahan yang dihadapi, serta merumuskan .
kebutuhan fungsional dan nonfungsional sistem.
Kebutuhan fungsional yang diidentifikasi antara lain Selain itu, pada lingkungan institusi pendidikan, meliputi pencatatan barang masuk dan keluar.
Putri et al.
menerapkan metode RAD dalam pengelolaan data stok, pelacakan aset, serta pengembangan sistem inventaris barang berbasis penyusunan laporan inventaris secara terstruktur.
web pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pajak.
Desain Sistem (User Desig.
Hasil penelitian tersebut menyimpulkan bahwa Pada tahap ini, peneliti menyusun rancangan sistem metode RAD membantu proses penyesuaian sistem berdasarkan kebutuhan yang telah diidentifikasi dengan kebutuhan pengguna secara lebih cepat dan Rancangan sistem meliputi pembuatan responsif dibandingkan metode pengembangan alur kerja sistem, perancangan struktur basis data, sistem yang bersifat linear .
Penelitian lainnya serta desain antarmuka pengguna.
Desain antarmuka yang dilakukan pada DISDIKPORA Sanggau dibuat dengan mempertimbangkan kemudahan melalui penerapan metode Rapid Application penggunaan dan kesesuaian dengan kebiasaan kerja Development juga membuktikan bahwa penggunaan pegawai Divisi Umum.
Keterlibatan pengguna pada RAD memudahkan pengembangan sistem inventaris tahap ini menjadi aspek penting dalam metode RAD, berbasis web serta mampu mengurangi kesalahan karena masukan dari pengguna digunakan untuk input data pada aplikasi gudang dan inventarisasi menyempurnakan rancangan sistem agar sesuai .
Berdasarkan hasil-hasil penelitian tersebut, dengan kebutuhan operasional dan meminimalkan dapat disimpulkan bahwa metode RAD tidak hanya kesalahan desain sejak tahap awal.
efektif dalam mempercepat proses pengembangan .
Pembuatan Prototipe (Constructio.
sistem, tetapi juga mampu meningkatkan kesesuaian Pada tahap ini, peneliti mengembangkan prototipe sistem dengan kebutuhan pengguna serta kualitas sederhana dari sistem inventory berbasis web pengelolaan data inventaris.
menggunakan data simulasi.
Prototipe yang HASIL DAN PEMBAHASAN dibangun belum berfungsi secara penuh, namun telah mampu menggambarkan alur kerja sistem.
Rancangan Sistem Inventory fungsi utama, serta tampilan antarmuka yang Kebutuhan sistem inventory berhasil diidentifikasi Prototipe ini berfungsi sebagai dan dianalisis sebagai dasar dalam penyusunan representasi awal sistem yang akan dikembangkan rancangan desain sistem inventory berbasis web.
dan digunakan sebagai media evaluasi oleh Rancangan yang dihasilkan disesuaikan dengan kebutuhan operasional Divisi SDM dan Umum PT .
Evaluasi (Cutove.
Kereta Api Indonesia (Perser.
, sehingga sistem Pada tahap ini, prototipe sistem yang telah dibangun yang dirancang mampu mendukung proses diuji secara terbatas oleh pegawai Divisi Umum.
pencatatan, pemantauan, dan pelaporan inventaris Pengguna diminta untuk mencoba fungsi-fungsi secara lebih efektif dan terstruktur.
yang tersedia serta memberikan umpan balik terkait kemudahan penggunaan, kejelasan alur kerja, dan kesesuaian fungsi sistem dengan kebutuhan mereka.
Masukan yang diperoleh dari tahap ini digunakan untuk melakukan penyempurnaan terhadap rancangan sistem hingga diperoleh desain final yang Perancangan Sistem Inventory Berbasis Web Untuk Efisiensi Operasional Di PT.
KAI Palembang Jurnal Surya Informatika .
Use Case Diagram Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
Data Flow Diagram (DFD .
Gambar 2.
Use Case Diagram Sistem Informasi Inventory Pada Gambar 2 ditunjukkan alur Sistem Inventory berbasis web yang dimulai ketika pengguna mengakses aplikasi dan melakukan proses login.
Setelah berhasil masuk, pengguna dapat melakukan pencatatan data inventaris melalui fitur input barang masuk dan barang keluar yang berisi informasi data barang, jumlah, serta keterangan transaksi.
Data tersebut kemudian disimpan dan diproses oleh sistem untuk memperbarui stok barang secara Selama proses pengelolaan inventaris, pengguna dapat mengelola data barang dan data pengguna, melihat ketersediaan stok, serta memantau riwayat transaksi yang terjadi.
Sistem juga menyediakan fasilitas pembuatan dan pencetakan laporan stok sebagai dokumentasi dan bahan pelaporan internal.
Melalui alur ini, proses pengelolaan inventaris di Divisi SDM dan Umum PT Kereta Api Indonesia (Perser.
menjadi lebih terstruktur, akurat, dan mudah dipantau.
Gambar 3.
DFD Level 1 Pada Gambar 3 Ditunjukkan alur Sistem Inventory berbasis web yang melibatkan dua aktor, yaitu staff dan admin.
Proses diawali ketika pengguna melakukan login ke dalam sistem untuk memperoleh hak akses sesuai perannya.
Setelah berhasil masuk, staff dapat melakukan transaksi barang masuk dan barang keluar yang dicatat melalui sistem.
Setiap transaksi yang dilakukan akan diproses oleh sistem untuk memperbarui data stok barang secara Selanjutnya, pengguna dapat melakukan manajemen data barang yang meliputi penambahan, pengubahan, dan penghapusan data inventaris.
Seluruh data barang dan transaksi yang terjadi akan tersimpan dalam basis data, yaitu data barang dan data transaksi, sebagai sumber informasi utama Berdasarkan data tersebut, sistem menghasilkan laporan inventaris yang dapat diakses dan dicetak oleh admin sebagai bahan dokumentasi dan pelaporan internal.
Melalui alur ini, pengelolaan inventaris di Divisi SDM dan Umum PT Kereta Api Indonesia (Perser.
dapat dilakukan secara terintegrasi, terstruktur, dan mudah dipantau.
Hasil Prototype Setelah seluruh kebutuhan pengguna yang telah dianalisis dirancang dalam bentuk desain dan rancangan desain telah disepakati, desain tersebut yang meliputi:
Perancangan Sistem Inventory Berbasis Web Untuk Efisiensi Operasional Di PT.
KAI Palembang Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
Menu Transaksi .
Menu Login Gambar 4.
Menu Login Gambar 7.
Menu Transaksi Menunjukkan Menu Login ini merupakan halaman awal yang harus dilewati pengguna untuk masuk ke dalam sistem.
Pengguna diminta memasukkan username dan password yang sudah terdaftar agar dapat mengakses menu dan fitur dalam sistem.
Menu Dashboard Gambar 8.
Menu Ubah Transaksi Gambar 5.
Menu Dashboard Sistem Inventory Menunjukkan menu Dashboard ini menampilkan ringkasan informasi penting seperti total barang, barang masuk, dan barang keluar dalam bentuk angka dan diagram.
Tampilan ini memudahkan pengguna untuk langsung melihat kondisi inventory secara keseluruhan.
Gambar 7 dan 8 Menunjukkan menu Transaksi ini pengguna dapat mencatat barang masuk dan keluar lengkap dengan form pengisian yang sederhana.
Fitur aksi seperti simpan, ubah, dan batal juga tersedia agar proses transaksi lebih fleksibel dan .
Menu Laporan .
Menu Data Barang Gambar 9.
Menu Laporan Gambar 6.
Menu Data Barang Menu Laporan ini menyediakan ringkasan data berupa tabel yang memudahkan pengguna memantau pergerakan barang dari waktu ke waktu.
Fitur export dan print juga disiapkan agar laporan bisa dibagikan dengan mudah Menunjukkan menu Data Barang ini berisi daftar lengkap barang yang terdaftar beserta detail seperti kode barang, nama, jumlah, dan kategori.
Tampilan dan fitur tambah barang dibuat lebih rapi dan mudah diakses sehingga pengguna lebih efisien dalam pengelolaan data.
Perancangan Sistem Inventory Berbasis Web Untuk Efisiensi Operasional Di PT.
KAI Palembang Jurnal Surya Informatika .
Menu Setting Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
Mei 2026.
Pp.
dapat dilakukan untuk meningkatkan keamanan dan kontrol dalam penggunaan sistem.
REFERENSI