e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
PERSURATAN BERBASIS WEB
PADA BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI
BADAN NARKOTIKA NASIONAL
Widyawati1.
Agus Sulistyanto2.
Anton Z.
Sianipar3 Program Studi Sistem Informasi 1,2,3 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Jayakarta 19567001@stmik.
id1, agus.
sulistyanto@gmail.
jakarta2@gmail.
Received: February 07, 2021.
Revised: March 08, 2021.
Accepted: April 25.
Published: June 20, 2021.
Issue Period: Vol.
5 No.
Pp.
Abstrak: Pengelolaan persuratan merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah Sistem pengelolaan persuratan yang saat ini berjalan di Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Utama Badan Narkotika Nasional dirasakan masih mempunyai berbagai kekurangan diantaranya adalah aplikasi persuratan hanya bisa dijalankan oleh Sementara, pegawai lain yang berkepentingan terhadap surat tersebut tidak bisa Penyampaian disposisi surat masih dilakukan secara fisik dan menjadi penghalang apabila penerima surat tidak berada di tempat.
Hal ini menyebabkan pemborosan waktu dan media.
Peneliti tertarik untuk membuat sebuah sistem pengeloaan persuratan yang mampu menyelesaikan permasalahan menggunakan metode UML (Unified Modelling Languag.
dan pendekatan pengembangan perangkat lunak menggunakan metode RAD (Rapid Application Developmen.
sehingga diperoleh sebuah aplikasi yang diharapkan mampu meringkas berbagai proses administrasi persuratan yang sebelumnya kurang efektif menjadi sebuah sistem yang bisa mempercepat proses distribusi surat secara berjenjang hingga pembuatan laporan secara real time.
Kata kunci: Surat, pengembangan, aplikasi Abstract: Correspondence management is very important in an organization.
The correspondence management system is currently running in the Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Utama Badan Narkotika Nasional that is felt to have various shortcomings, which is the correspondence application can only be run by an administrator.
Meanwhile, other employees with an interest in the letter cannot access it.
The delivery of letter dispositions is still carried out physically and becomes a barrier if the recipient of the letter is not present.
This results in a waste of time and media.
Researchers are interested in creating a correspondence management system that is able to solve problems using the UML (Unified Modeling Languag.
method and the RAD (Rapid Application Developmen.
process model is used in developing software.
This application is expected to be able to summarize the DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
various administrative processes of correspondence that were previously ineffective so that it can speed up the process of distributing letters in stages to making reports in real time.
Keywords: letters, development, application PENDAHULUAN Permasalahan Surat adalah salah satu sarana penyampaian informasi formal yang dipakai oleh banyak perusahaan maupun instansi pemerintah.
Kecepatan pengiriman surat menjadi hal yang sangat diperlukan.
Sayangnya, banyak perusahaan maupun instansi yang masih menggunakan surat fisik sebagai sarana penyampaian informasi.
Pada Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Utama Badan Narkotika Nasional, pengiriman perintah dalam bentuk surat masih ditemukan menggunakan sistem manual yaitu berkas secara fisik dikirimkan ke pegawai yang dituju.
Hal ini menyebabkan pemborosan dari segi waktu, media dan tenaga.
Selain itu pengiriman fisik ini mempunyai berbagai kendala diantaranya tidak bisa dilakukan pemantauan secara langsung oleh Selain dikirim secara fisik berkas digital juga dikirim melalui email.
Di Biro Kepegawaian dan Organisasi sendiri sudah tersedia sistem persuratan, namun belum bisa memenuhi kebutuhan organisasi secara cepat, terutama saat pencarian surat.
Teori terkait Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan sekelompok orang dalam sebuah kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (Hanafi,2.
Menurut Dra.
RR.
Ponco Dewi Karyaningsih.
dalam bukunya Korespondensi Surat Bisnis dan Dinas mengatakan bahwa: Ausecara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi .
ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi.
Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
II.
MATERI DAN METODE
Kerangka pemikiran Pengelolaan persuratan sebaiknya mampu menyajikan data surat masuk dan disposisi elektronik secara real time sehingga mampu meningkatkan kinerja pegawai dan mempercepat tecapainya tujuan organisasi.
Peneliti memberikan usulan untuk membuat sistem informasi persuratan yang bisa diakses oleh seluruh pegawai berikut fasilitas pemberian disposisi langsung pada aplikasi yang diharapkan akan mampu mengatasi masalah yang terjadi saat ini agar bisa meningkatkan efektivitas dalam bekerja baik bagi pegawai maupun pimpinan dalam mencapai tujuan sesuai tugas pokok dan fungsi organisasi Teori pendukung Agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan akses terhadap informasi harus terjamin.
Oleh karena itu, pihak-pihak yang berkompeten dengan informasi biasanya dilengkapi dengan komputer pribadi (PC) yang tersambung dengan komputer server yang menyimpan data untuk memudahkan pengaksesan Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Sutabri, 2.
Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output.
UML (Unified Modeling Languag.
adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis OO (Object-Oriente.
UML sendiri juga memberikan standar penulisan sebuah sistem blue DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam bahasa program yang spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem software.
(Mubarak, 2.
Pembahasan metode Metode penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu observasi langsung pada tempat penelitian.
Selain itu peneliti juga melakukan wawancara terhadap pengguna sistem dan yang terakhir adalah studi literature / kepustakaan untuk melengkapi bahan penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan sumber baik secara offline maupun online.
Rapid Application Development (RAD) digunakan dalam metode pengembangan sistem yang meliputi proses desain sistem, coding, implementasi, analisis sistem.
Hasil analisis peneliti terhadap sistem yang sudah dipelajari adalah ditawarkankannya sebuah aplikasi pengeloaan persurata berbasis web yang mampu memenuhi kebutuhan e-office bagi pegawai dan pimpinan.
Berikut ini skenario proses penerapan sistem:
Start Studi Pustaka Mengumpulkan Data Observasi Studi Lapangan Wawancara Desain Sistem Coding Mengembangkan Sistem RAD (Rapid Application Developmen.
Implementasi Analisis Sistem Implementasi End Gambar 1.
Skenario Proses Penerapan Aplikasi i.
PEMBAHASAN DAN HASIL
Analisis sistem Diagram use case digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi antara user dalam hal ini pegawai dan pimpinan serta administrator pada Biro Kepegawaian dengan sistem yang akan dibuat.
Rancangan usescase diagram yang diusulkan adalah DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Gambar 2.
Use Case Diagram Diagram proses activity yang dihasilkan pada pembuatan sistem adalah sebagai berikaut:
Gambar 3.
Activity Diagram pada Menu Pegawai DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Gambar 4.
Activity Diagram pada Menu Surat Class Diagram dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 5.
Class Diagram Sistem DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Proses pemodelan Menggunakan diagram Hirarki Input Proses Output (HIPO) berfungsi untuk memperlihatkan jenjang atau hirarki dari suatu sistem.
Diagram HIPO dari Sistem Informasi Administrasi Persuratan digambarkan sebagai berikut :
Gambar 6.
Diagram HIPO Model pengujian dan hasil pengujian Pengujian atau testing merupakan tahapan terakhir dalam proses pembuatan sebuah aplikasi.
Pengujian yang lakukan untuk menguji aplikasi ini adalah dengan menggunakan metode Black Box Testing.
Pengujian dengan metode pada aplikasi Sistem Informasi Administrasi Persuratan dilakukan dengan cara memberikan input pada Input tersebut akan di proses sesuai dengan fungsinya untuk melihat apakah program dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diharapkan.
Dari hasil pengujian terseBut diperoleh bahwa aplikasi yang disusulkan sudah memenuhi kebutuhan organisasi dengan flowchart aplikasi sebagai berikut:
Gambar 7.
Flowchart Diagram DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Berikut ini adalah tampilan aplikasi pada beberapa menu dan sub menu yang tersedia pada sistem yang dirancang oleh peneliti.
Gambar 8.
Tampilan Form Login Gambar 9.
Tampilan Menu Surat DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
Gambar 10.
Tampilan Menu Pegawai Gambar 11.
Tampilan Disposisi Surat IV.
KESIMPULAN
Proses perancangan yang digunakan pada penelitian ini menggunakan teknik UML (Unified Modeling Languag.
Sedangkan pengembangan sistem digunakan metode RAD (Rapid Aplication Developmen.
tepat diterapkan pada tema penelitian kali ini.
Metode ini mempelajari kebutuhan di lapangan secara langsung beserta batasan-batasan yang selanjutnya ditentukan dengan pasti, sehingga pembuatan sistem pun dapat dikerjakan dalam waktu yang relatif singkat.
Dengan adanya sistem informasi administrasi persuratan ini dapat membantu Biro Kepegawaian dan Organisasi dalam proses pengadministrasian persuratan dan juga mampu memberikan fasilitas kepada pimpinan dan pegawai untuk melihat dan mendapatkan informasi yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun.
DOI: 10.
52362/jisicom.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.
0 Internasional.
e-ISSN : 2597-3673 (Onlin.
, p-ISSN : 2579-5201 (Printe.
Vol.
5 No.
Juni 2021 Journal of Information System.
Informatics and Computing Website/URL: http://journal.
id/index.
php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.
id , jisicom2017@gmail.
REFERENSI