ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
PENERAPAN STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP) PADA
USAHA KECIL MENENGAH (UKM) AA BENTO KELURAHAN
UJUNG MENTENG JAKARTA TIMUR
Efa Wahyuni1.
La Ode Muhammad Nikmat2
1,2,3
Fakultas Bisnis dan Ilmu Sosial.
Prodi Akuntansi.
Universitas Dian Nusantara.
Jakarta Corresponding author E-mail: efa.
wahyuni@undira.
Diterima : 1 April 2021 Direvisi : 15 April 2021 Dipublikasi : 6 Mei 2021 Abstrak: Standar Operasional Prosedur (SOP) wajib dimiliki oleh suatu perusahaan atau organisasi sebagai panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian perusahaan yang Tujuan kegiatan ini adalah untuk memahami penyusunan SOP yang baik dan praktis, agar pengelola UKM dapat mengimplementasikannya dalam kegiatan produksinya.
Metode pelaksanaan yang digunakan adalah .
Metode digunakan untuk menyampaikan materi yang berupa teori.
Metode Tanya jawab.
digunakan untuk memberikan kesempatan bagi peserla yang belum jelas dalam Metode Demonstrasi.
Implementasi penyusunan SOP praktis.
Metode Latihan/ Praktek.
Contoh penyusunan SOP praktis.
Hasil dari pelaksanaan kegiatan ini adalah pemahaman para peserta atas prinsip dasar dari penyusunan SOP yang baik dan praktis.
Kata Kunci: Standar Operasional Prosedur.
SOP.
Usaha Kecil Menengah.
UKM AA Bento Ujung Menteng
PENDAHULUAN
Jika kita ingin membangun usaha / perusahaan, sudah menjadi kewajiban untuk membuat Standar Operating Prosedure (SOP).
Karena dengan SOP ini kan menghasilkan banyak manfaat untuk usaha / perusahaan kita tersebut.
Good Manufacturing Practice (GMP) merupakan pedoman cara berproduksi makanan yang bertujuan agar produsen memenuhi persyaratan yang telah ditentukan untuk menghasilkan produk makanan bermutu sesuai dengan tuntutan konsumen.
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman Available Online: http://jurnal.
id/index.
php/andhara Page 45
ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
(Tjipto Atmoko, 2.
Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure.
Standard Operation Procedure mempertahankan kualitas dan hasil kerja.
Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada.
Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan.
Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.
Lebih lanjut menurut Sulastiyono .
1, p.
Standard adalah sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan dengan harapan-harapan tamu.
Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan dengan cara-cara yang standard pula.
Yang dimaksudkan dengan produk yang standard adalah:
Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai.
Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan, secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama.
Menurut Sailendra .
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Dengan adanya Standard Operating Procedure (SOP), maka karyawan di industri atau perusahaan akan dapat melaksanakan aktivitas proses sesuai dengan prosedur yang berlaku, sehingga dapat tercipta kondisi proses dalam industri pengolahan bento sesuai yang diinginkan, terjaminnya kualitas dan keamanan produk yang dihasilkan.
Available Online: http://jurnal.
id/index.
php/andhara Page 46
ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
Permasalahan yang dihadapi oleh UKM AA Bento di kelurahan Ujung Menteng Jakarta Timur, yaitu tidak standarnya atau tidak konsistennya kegiatan proses produksi yang dilakukan karena tidak adanya dokumen Standard Operating Procedur (SOP) dalam proses Hal ini sejalan dengan penelitian (Sukardi & Dhany Hermansyah, 2.
dengan judul AuPenyusunan Dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Dalam Upaya Peningkatan Kualitas Proses Produksi Donat Di UKM Ladzid Donat.
MalangAy yang mengemukakan bahwa ada permasalahan yang dihadapi oleh UKM Ladzid Donat, yaitu tidak standarnya atau tidak konsistennya kegiatan proses produksi.
Hal ini disebabkan karena tidak adanya dokumen Standard Operating Procedur (SOP) dalam proses produksi donat.
Selama ini proses produksi donat hanya didasarkan pada pengalaman yang dimiliki oleh karyawan di bagian produksi dan tidak ada dokumen tetap yang menjadi landasan.
Untuk itulah pentingnya penelitian dan pelatihan ini dilakukan, guna menjawab beberapa hal yang terkait pertanyaan penelitian dalam rumusan masalah.
TARGET DAN SOLUSI
Target Kegiatan Adapun target dari kegiatan ini adalah memberikan pemahaman dan pelatihan kepada UKM AA Bento tentang pentingnya SOP digunakan dalam rangka meningktkan kualitas produksi.
Menurut Permenpan No.
PER / 21 / M-PAN / 11/2.
, keuntungan dari prosedur operasi standar (SOP) adalah:
Standarisasi cara karyawan menyelesaikan tugas khusus, mengurangi kesalahan, dan SOP ini dapat membantu staf menjadi lebih mandiri tanpa bergantung pada intervensi administratif dan mengurangi keterlibatan para pemimpin dalam menerapkan proses sehari-hari.
Tingkatkan akuntabilitas dengan mampu mendokumentasikan tanggung jawab khusus untuk melakukan tugas.
Buat standar kinerja yang memberi karyawan cara khusus untuk meningkatkan kinerja dan membantu mengevaluasi pekerjaan yang dilakukan sejauh ini.
Buat berbagai materi pelatihan untuk membantu karyawan baru menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
Available Online: http://jurnal.
id/index.
php/andhara Page 47
ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
Menunjukkan kinerja organisasi yang efisien dan dikelola dengan baik.
Ini memberikan pedoman yang berbeda untuk setiap karyawan unit layanan ketika melakukan pengiriman layanan sehari-hari.
Hindari eksekusi duplikat dari operasi penyediaan layanan.
Membantu dalam menemukan berbagai kesalahan prosedural dalam memberikan layanan.
Menjamin proses layanan sehingga mereka dapat terus berjalan dalam berbagai situasi.
Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada.
Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan.
Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.
Adapun tahapan dalam penyusunan SOP dapat diuraikan sebagai berikut.
Tahap Persiapan Tahap ini ditujukan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP dan menentukan tindakan yang diperlukan oleh Unit Kerja.
Tahap ini terdiri dari .
empat Mengidentifikasi kebutuhan Mengevaluasi dan menilai kebutuhan Menetapkan kebutuhan Menentukan tindakan Output dari tahap ini adalah keputusan akan tindakan yang dilakukan.
Tahap Pembentukan Organisasi Tim Tahap ini ditujukan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tindakan yang telah ditentukan dalam Tahap Persiapan.
Tahap ini terdiri dari .
lima langkah yaitu:
Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab sebagai pelaksana Menyusun pembagian tugas pelaksanaan Memilih orang yang menjadi penanggung jawab atas pelaksanaan pada umumnya Available Online: http://jurnal.
id/index.
php/andhara Page 48
ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
Menetapkan mekanisme pengendalian pelaksanaan Membuat pedoman pembagian tugas pekerjaan dan kontrol pekerjaan Output dari tahap ini adalah pembagian tugas pekerjaan dan kontrol pekerjaan.
Tahap Perencanaan Tahap ini ditujukan untuk menyusun dan menetapkan strategi, rencana, metodologi dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana.
Tahap ini terdiri dari .
tiga langkah Menyusun strategi dan metodologi kerja Menyusun perencanan kerja Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci Output dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci.
Tahap Penyusunan Tahap ini ditujukan untuk menyusun SOP sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan.
Tahap ini terdiri dari .
lima langkah yaitu:
Mengumpulkan informasi terkait yaitu metode pendekatan sistem atau risiko kegiatan Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, keterkaitan dengan prosedur lain.
Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP Menulis SOP Membuat draft pedoman SOP Output dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.
Tahap Uji Coba Tahap ini ditujukan untuk menguji coba draft pedoman SOP.
Tahap ini terdiri dari .
empat langkah yaitu:
Merancang metodologi uji coba Mempersiapkan tim pelaksana uji coba Melaksanakan uji coba Menyusun laporan hasil uji coba Output dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk menyempurnakan draft pedoman SOP.
Available Online: http://jurnal.
id/index.
php/andhara Page 49
ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
Tahap Penyempurnan Tahap ini ditujukan untuk menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan hasil uji Tahap ini terdiri dari 5 .
langkah yaitu:
Membahas laporan hasil uji coba Merancang langkah penyempurnaan pedoman SOP Menyusun pembagian tugas penyempurnaan Melaksanakan penyempurnaan Menyusun final pedoman SOP Output dari tahap ini adalah final pedoman SOP yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja.
Tahap Implementasi Tahap ini merupakan tahap implementasi pedoman SOP secara standar dalam organisasi.
Tahap ini terdiri dari 4 .
langkah yaitu:
Menetapkan metodologi dan materi implementasi Menetapkan tim pelaksana implementasi Melaksanakan implementasi Menyusun laporan implementasi Output dari tahapan ini adalah laporan implementasi yang digunakan sebagai dasar dalam tahap pemeliharaan dan audit.
Tahap Pemeliharaan dan Audit Tahap ini adalah tahap akhir dari seluruh tahap teknis penyusunan SOP dan ditujukan untuk pemeliharaan dan audit setelah implementasi SOP selama periode tertentu.
Tahap ini terdiri dari 7 .
langkah yaitu:
Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang diterapkan Membentuk tim pemeliharaan dan audit Melaksanakan pemeliharaan dan audit Membuat laporan pemeliharaan dan audit Menyimpulkan temuanActemuan dan menyusun perencanaan perbaikan Melakukan perbaikan sesegera mungkin jika perbaikan dilakukan kecil dan sifatnya rutin Available Online: http://jurnal.
id/index.
php/andhara Page 50
ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
Melaksanakan tahapActahap penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang diperlukan besar dan bersifat tidak rutin.
METODE
Metode Kegiatan Dan Khalayak Sasaran Sasaran strategis dalam pengabdian masyarakat ini adalah keluarga yang memiliki usaha rumahan disekitar wilayah Kelurahan Ujung Menteng Cakung, diutamakan para keluarga yang melakukan usaha di wilayah komplek / kavling perumahan.
Metode kegiatan yang akan digunakan adalah sebagai:
Metode penyuluhan.
digunakan untuk menyampaikan materi yang berupa teori.
Metode Tanya jawab.
digunakan untuk memberikan kesempatan bagi peserla yang belum jelas dalam pemahamannya.
Metode Demonstrasi.
Implementasi penyusunan SOP yang praktis .
Metode Latihan/ Praktek.
Contoh penyususnan SOP yang praktis RANCANGAN EVALUASI Mengunjungi dan wawancara dengan para peserta 1-2 bulan setelah pelaksanaan pengabdian masyarakat dilakukan .
RENCANA DAN JADWAL KERJA
Kegiatan ini rencananya akan dilaksanakan pada :
Hari dan Tanggal : Selasa, 26 Januari dan Kamis, 28 Januari 2021 Waktu : 10.
00 - 12.
00 dan 19.
00 Ae 21.
00 WIB
Tempat : UKM AA Bento Ujung Menteng Jakarta Timur
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Kegiatan Adapun Program Pengabdian Masyarakat ini dilakukan dalam bentuk sebagai berikut:
Penyuluhan.
menyampaikan materi yang berupa teori.
Available Online: http://jurnal.
id/index.
php/andhara Page 51
ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
Tanya jawab.
memberikan kesempatan bagi peserta yang belum jelas dalam Demonstrasi.
Implementasi penyusunan SOP yang baik dan praktis.
Latihan/ Praktek.
Contoh penyusunan SOP yang praktis.
Adapun alur praktek penyusunan SOP yang praktis sebagai berikut.
Tahap persiapan, yang terdiri dari tahap :
penyiapan bahan materi sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan kegiatan, .
melakukan koordinasi dengan UKM AA Bento.
menyiapkan materi teori kegiatan, dan .
menyiapkan jadwal kegiatan selama 1 hari efektif, .
Tahap pelaksanaan, yang terdiri dari :
Memberikan Penyuluhan penyusunan SOP yang praktis .
Memberikan kesempatan tanya jawab bagi peserta yang belum jelas dalam .
Tahap evaluasi, yang terdiri dari:
Presentasi hasil latihan penyusunan SOP .
Implementasi penyusunan SOP yang baik dan praktis Pembahasan Kegiatan Pelaksanaan penelitian secara lengkap sebagai berikut:
Tahap Perencanaan Tahap ini ditujukan untuk menyusun dan menetapkan strategi, rencana, metodologi dan program kerja yang akan digunakan oleh pengelola UKM.
Tahap ini terdiri dari .
tiga langkah yaitu:
Menyusun strategi dan metodologi kerja .
Menyusun perencanan kerja .
Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci Output dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci.
Tahap Penyusunan Tahap ini ditujukan untuk menyusun SOP sesuai dengan perencanaan yang telah Tahap ini terdiri dari .
lima langkah yaitu:
Mengumpulkan informasi terkait yaitu metode pendekatan sistem atau risiko kegiatan Available Online: http://jurnal.
id/index.
php/andhara Page 52
ANDHARA
Volume 1.
Issue 1.
Mei 2021
Page 45-54
E-ISSN : 2776-883X
P-ISSN : 2776-8821
Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, keterkaitan dengan prosedur lain.
Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP .
Menulis SOP .
Membuat draft pedoman SOP Output dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.
Tahap Implementasi Tahap ini merupakan tahap implementasi pedoman SOP secara standar dalam organisasi.
Tahap ini terdiri dari 4 .
langkah yaitu:
Menetapkan metodologi dan materi implementasi .
Menetapkan tim pelaksana implementasi .
Melaksanakan implementasi .
Menyusun laporan implementasi Output dari tahapan ini adalah laporan implementasi yang digunakan sebagai dasar dalam tahap pemeliharaan dan audit.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Adapun kesimpulan dari kegiatan PKM ini adalah:
Penyusunan SOP ini sangat membantu pengelola UKM AA Bento Ujung Menteng Jakarta Timur dalam menyusun SOP yang praktis dan mudah digunakan dalam operasional produksinya.
Kegiatan ini disikapi sangat positif oleh pengelola UKM, terlihat dari antusiasme yang tinggi pengelola untuk segera praktik langsung dalam penyusunannya tanpa menggangu proses produksi.
Saran