ADMINISTRASI PERSEDIAAN PRODUK JOY SIMPLE MODERN
(JSM) PADA BAGIAN GUDANG E- COMMERCE DEPARTEMEN
MARKETING DI PT SANSAN SAUDARATEX JAYA
Ervie Nur Afifa Mukhlis1.
Tengku Ine Hendriana2.
Rr.
Mashita Rachma Azmi3.
Jennifer Yunani4.
Nadya Alyssa5 Program Studi Administrasi Bisnis.
Institut Digital Ekonomi LPKIA Jl.
SoekarnoHatta No.
456 Bandung ervie@lpkia.
id, 2tengkuine@lpkia.
id, 3190113024@fellow.
yunani@gmail.
com, 5nadyaalyssa@lpkia.
Abstrak PT Sansan Saudaratex jaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang textile & garment.
Peranan penting dalam proses bisnis dijalankan salah satunya oleh bagian gudang.
Termasuk diantaranya kegiatan administrasi persediaan produk, mencatat data stok barang.
Kegiatan ini sesuai dengan fungsi administrasi dimana pengarsipan dan penggandaan termasuk untuk memperbaharui data persediaan yang mana data ini sangat penting guna tersedianya pendataan barang untuk memperlancar proses penjualan.
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah pendataan yang menggunakan cara manual menjadikan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan yang berakibat terjadinya keterlambatan dalam perbaharuan data gudang.
Hal baru yang didapatkan dari hasil analisis untuk administrasi persediaan produk JSM pada Bagian Gudang yaitu dengan menggunakan aplikasi Microsoft 365, penyempurnaan formulir kartu data stok, penggunaan, penginputan data stok yang dilakukan oleh satu orang dan memperjelas penamaan pada label penyimpanan di Bagian Gudang E-commerce diharapkan administrasi persediaan produk JSM di Bagian Gudang E-commerce dapat selalu terbaharui.
Kata kunci: Administrasi.
Gudang.
Persediaan.
Pendahuluan PT Sansan Saudaratex jaya adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industry Textile dan Garment.
Dalam era perkembangan teknologi yang begitu pesat perusahaan berupaya meningkatkan penjualan produknya dengan penggunaan internet dan Kehadiran internet terus melekat pada kehidupan sehari-hari tidak terlepas kepada aktivitas bisnis juga turut memperkuat keyakinan akan pentingnya peranan teknologi dalam pencapaian tujuan finansial perusahaan melalui modifikasi dan efisiensi proses bisnis, yaitu dengan memanfaatkan ecommerce.
Dan perusahaan menggunakan empat ecommerce penjualannya yaitu: Zalora.
Shopee.
Tokopedia dan Salah satu produk yang dihasilkan oleh PT Sansan Saudaratex jaya adalah Joy Simpe Modern (JSM) yaitu pakaian wanita berupa kemeda dan Untuk menjual produknya dalam beberapa platform sekaligus perusahaan mengalami kendala diantaranya data persediaan barang yang tidak terintegrasi dan terupdate secara instan, terlebih pencatatan yang dilakukan selama ini masih secara Sehingga seringkali adanya ketidaksesuaian antara formulir data stok dengan barang yang tersedia di gudang.
Hal ini seringkali menjadi penghambat dalam proses penjualan.
Perlu diadakannya suatu cara yang lebih efektif dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan di bidang Salah satunya dengan mempersiapkan persediaan barang menjadi sebuah rangkaian kegiatan yang meliputi kebutuhan, pengandaan, penyimpanan, dan pendistribusian (Panggabean et al.
, 2.
Berdasarkan uraian di atas maka, dalam pembuatan jurnal penelitian ini diberi judul AuAdministrasi Persediaan Produk Joy Simple Modern (Js.
Pada Bagian Gudang E- Commerce Departemen Marketing Di PT.
Sansan Saudaratex
JayaAy Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index Berdasarkan latar belakang masalah,maka disusunlah rumusan masalah dalam penelitian ini dibatasi pada:
Bagaimana kegiatan administrasi persediaan produk JSM pada bagian Gudang departemen marketing di PT Sansan Saudaratex Apakah kendala yang di hadapi dalam administrasi persediaan produk KSM pada bagian Gudang departemen marketing di PT Sansan Saudaratex Jaya? Dan dari rumusan masalah di atas dapat di simpulkan bahwa tujuan dari penelitian ini yaitu:
Untuk mengetahui administrasi persediaan produk JSM pada bagian gudang departemen marketing di PT Sansan Saudaratex Jaya Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam administrasi persediaan produk Joy Simple Modern (JSM) pada bagian gudang departemen marketing di PT Sansan Saudaratex Jaya.
Dalam penulisan penelitian ini penulis berharap dapat bermanfaat secara teoritis dalam menambah khazanah ilmu pengetahuan di bidang administrasi dan secara praktis memberikan masukin dan kontribusi bagi perusahaan.
Metodologi Penelitian Metodologi deskriptif analisis dimana data yang dikumpulkan berbentuk uraian mengenai kegiatan subjek yang diteliti yaitu mengenai administrasi persediaan produk JSM.
Adapun teknik pengumpulan data dalam pembuatan penelitian ini displeasing dengan Observasi lapangan yang dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap pelaksanaan administrasi persediaan produk JSM Wawancara yang dilakukan dengan tanya jawab mengenai administrasi persediaan produk JSM Dengan Orang yang bertanggung jawab mengenai data persediaan Gudang Studi pustaka yang dilakukan dengan cara membaca dan juga mempelajari buku-buku juga jurnal yang dapat dijadikan dasar teori mengenai administrasi persediaan produk JSM.
salah satu buku yang dijadikan acuan adalah buku yang berjudul Pengantar Ilmu Administrasi karangan Alemina Henuk Kacaribu.
SE.
Studi dokumenter dengan mempelajari dokumendokumen berupa laporan yang berkaitan dengan administrasi persediaan produk JSM.
salah satu dokumen yang dijadikan acuan adalah formulir data stok barang Kajian Pustaka Administrasi Menurut ahli dalam buku yang berjudul Pengantar Ilmu Administrasi dituliskan bahwa, administrasi yaitu suatu pekerjaan tulis-menulis Atau ketatausahaan yang berkaitan dengan kegiatan menggandakan mengirim dan penyimpanan(HenukKacaribu, 2.
menurut pendapat ahli lain administrasi memiliki arti sebagai usaha bersama untuk memanfaatkan sumber baik personil maupun materil secara efektif dan efisien untuk mencapai sebuah tujuan yang ditetapkan (Sofian et al.
, 2.
Persediaan Persediaan merupakan barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang atau barang-barang yang masih dalam sebuah proses penggunaannya di dalam suatu proses produksi untuk digunakan kemudian hari untuk dijual pada masa tertentu tergantung pada permintaan yang ada atau akan dijual pada periode yang akan datang (Rizki Aprizal Nur Ilman, 2.
(Karongkong et al.
, 2.
Jenis persediaan terdiri dari persediaan bahan baku persediaan barang setengah proses produksi juga persediaan jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan.
Untuk memaksimalkan persediaan maka diperlukan pengefektifan persediaan melalui:
Fungsi independensi agar perusahaan dapat melakukan proses produksi meski supplier tidak dapat menyanggupi jumlah dan waktu pemesanan barang yang dilakukan perusahaan dengan cepat.
Fungsi ekonomis memiliki fungsi agar perusahaan dapat menggunakan seluruh sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional.
Fungsi antisipasi memiliki fungsi agar perusahaan dapat melakukan antisipasi pada perubahan permintaan konsumen.
Persediaan merupakan sebuah istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan ataupun ada masalah lain (Karongkong et al.
, 2.
Produk Produk merupakan hasil dari suatu kegiatan perusahaan yang akan ditawarkan ke pasar untuk dibeli dan digunakan atau dikonsumsi yang tujuannya untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan, termasuk barang fisik, jasa, pengalaman.
Acara, dan sebagainya pada konsumen (Meilani & Kartini, 2.
(Y.
, 2.
E-commerce E-commerce merupakan suatu kontak transaksi pedagang dengan pembeli melalui media elektronik dengan menggunakan internet ataupun jaringan computer (Ummah, 2.
Disebut juga sebagai suatu kegiatan yang menyangkut dengan konsumen, manufaktur, service provider dan perdagangan perantara dengan menggunakan jaringan komputer atau dengan koneksi jaringan (Komalasari & Seprina.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index Kerangka Pemikiran Administrasi Persediaan Produk Ecommerce Administrasi Produk JSM pada gudang e-commerce Hasil yang diharapkan:
Ketersediaan produk di e-commerce terbaharui secara Persediaan yang baik agar penjualan melalui e-commerce berjalan dengan baik Pembahasan Pada saat ini kebijakan yang dilakukan oleh PT.
Sansan Saudaratex Jaya dalam pengelolaan administrasi persediaan produk JSM pada bagian ecommerce adalah setelah terjadi proses quality control dari stoklot maka datanya akan langsung diberikan kepada bagian packing untuk dibuatkan data hasil stok dan diberikan kepada bagian gudang untuk diinput ke dalam e-commerce guna memperlancar penjualan.
Proses administrasi persediaan produk saat ini didatangkan dari stocklot sisa ekspor dengan dilampiri dua rangkap surat jalan yang dibuat oleh bagian stoklot untuk dicek kembali bagian gudang ecommerce.
Bagian gudang e-commerce melakukan proses pengecekan kualitas barang dengan catatan di secarik kertas.
kemudian barang yang lolos QC di input ke formulir data stok gudang sedangkan yang tidak lolos QC dikembalikan tanpa tanda bukti terima oleh pihak stoklot.
Barang yang sudah lolos QC dan sudah diinput ke dalam formulir data stok dilakukan proses pengemasan untuk kemudian diserahkan kembali ke bagian gudang e-commerce.
selesai di packing surat jalan diserahkan ke bagian marketing untuk diinput ke stok e-commerce.
dan form data stok yang sudah diinput diserahkan kembali ke bagian gudang e-commerce.
Untuk saat ini perusahaan masih mengalami kendala yaitu pada saat pendataan produk masih manual juga tidak menggunakan barcode sehingga terjadi kesalahan dalam pencatatan yang sedang dilakukan sehingga hal ini membuat keterlambatan dalam mengupdate persediaan di e-commerce.
Penginputan data stok barang di e-commerce dilakukan oleh lebih dari satu orang hal ini berakibat sering terjadinya kesalahan data stok juga tidak luput dari adanya human error yang dapat yang dapat merusak barang pada saat membuka barang dari sisa ekspor sehingga barang tersebut tidak dapat dipasarkan dan dapat merubah kembali data persediaan yang sebelumnya sudah dibuat.
Pada tempat penyimpanan barang tidak memiliki nama jenis barang yang jelas sehingga dapat membuat persediaan barang sering salah pada saat pencocokan stock-opname dengan data stok yang ada di ecommerce.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan kendalaan administrasi persediaan adalah halaman yang membatasi terjadinya kegiatan Administrasi dalam melakukan menghimpun, mencatat mengolah, menggandakan, mengirim, dan Maka analisis penulis mengenai administrasi persediaan produk berdasarkan teori dan kondisi di lapangan sudah melakukan beberapa kegiatan administrasi diantaranya dalam mencatat formulir data stok barang, mengirim barang dengan melampirkan surat jalan serta memasukkan data stok gudang ketika e-commerce.
kegiatan-kegiatan ini termasuk ke dalam proses administrasi dimana salah satu fungsi administrasi yaitu fungsi rutin yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan kegiatan administrasi sangat berperan dalam terbaharuinya data persediaan yang dimana persediaan sangat penting artinya bagi suatu perusahaan yang berfungsi untuk tersedianya pendataan barang sehingga memperlancar proses penjualan barang e-commerce.
Dari beberapa permasalahan yang ditemukan di lapangan dan meninjau di sisi teori yang berkaitan dengan permasalahan maka penulis mengusulkan beberapa penyelesaian permasalahan-permasalahan Penulis memberikan alternatif penyelesaian masalah di dalam kegiatan administrasi persediaan produk Joy simple modern JSM yaitu dengan beberapa alternatif penyelesaian sebagai berikut:
Penggunaan aplikasi Excel pada Microsoft 365 Penyempurnaan formulir kartu data stok yang lebih diperbaharui dan lebih memperjelas jelas penamaan barang.
Dengan adanya beberapa alternatif tersebut diharapkan administrasi persediaan produk JSM di bagian gudang e-commerce dapat selalu terbaharui dengan baik.
Sedangkan untuk mengatasi kendala penulis memberikan alternative penyelesaian sebagai berikut:
Menggunakan barcode pada saat melakukan stock Penginputan data stock harus dilakukan satu orang yang khusus untuk menginput data stok persediaan di e-commerce.
Lebih memperjelas penamaan pada label penyimpanan di bagian gudang e-commerce Tempat rak penyimpanan barang harus mudah Dengan adanya beberapa alternatif penyelesaian masalah di atas diharapkan administrasi persediaan produk Joy Simple Modern JSM di bagian gudang ecommerce dapat selalu terbaharui dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA