Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies Volume 3.
Nomor 1.
April .
Hal: 16-32 ISSN: 2797-3115 (Onlin.
DOI: https://doi.
org/10.
34149/jebmes.
Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Pembelian dan Persediaan Perpetual Pada PT.
XYZ
Haren Penggala Nabilhajid* Program Studi Sarjana Akuntansi Bisnis.
Sekolah Tinggi Manajemen PPM Jl.
Menteng Raya No.
Kb.
Sirih.
Kec.
Menteng.
Kota Jakarta Pusat.
Jakarta Indonesia harenabiils@gmail.
Ahalik Program Studi Akuntansi.
Sekolah Tinggi Manajemen PPM Jl.
Menteng Raya No.
Kb.
Sirih.
Kec.
Menteng.
Kota Jakarta Pusat.
Jakarta.
Indonesia ahalikcpa@gmail.
*Penulis Korespondensi Diterima: 06-08-2022 Disetujui: 07-09-2022 Dipublikasi: 28-04-2023 This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.
0 International License ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada pembaca terkait prosedur dan pencatatan akuntansi pembelian barang yang terjadi di PT.
XYZ.
Metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif dan deskriptif kuantitatif.
Metode pengumpulan data meliputi wawancara dengan subjek yang bekerja di PT.
XYZ dan studi dokumen untuk mendapatkan informasi mengenai prosedur dan pencatatan akuntansi pembelian di PT.
XYZ.
Penulis melihat adanya gabungan teori pembelajaran antara mata kuliah akuntansi keuangan dan mata kuliah sistem informasi akuntansi di akademisi dalam prosedur dan pencatatan akuntansi pembelian di PT.
XYZ.
Selain itu, penulis menemukan adanya perbedaan antara teori dengan praktek tersebut.
Hasil dari penelitian ini yaitu GAP antara pembelajaran akuntansi pembelian di akademisi dengan terapan memang benar faktanya namun GAP tersebut bukan menjadikan suatu masalah karena dengan pembekalan ilmu teori di akademisi maka dapat memudahkan mahasiswa dalam memahami akuntansi pembelian di lapangan.
Kata Kunci:
Administrasi Bisnis.
Akuntansi.
Pembelian.
Perpetual.
Persediaan.
Sistem Informasi Akuntansi
ABSTRACT
This study aims to provide an understanding to the reader regarding the procedures and accounting records of purchases of goods that occur at PT.
XYZ.
The analytical method used is descriptive qualitative and quantitative descriptive methods.
Data collection methods include interviews with subjects who work at PT.
XYZ and document studies to obtain information about the procedures and accounting records of purchases at PT.
XYZ.
The author sees a combination of learning theory between financial accounting courses and accounting information systems courses in academia in purchasing accounting procedures and records at PT.
XYZ.
In addition, the authors found a difference between the theory and the practice.
The results of this study show that the GAP between learning accounting for purchases in academia and applied is true, but the GAP does not cause a problem because providing theoretical knowledge in academia can make it easier for students to understand purchasing accounting in the field.
Keywords:
Accounting.
Accounting Information Systems.
Business Administration.
Inventory.
Perpetual.
Purchasing Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies.
Vol 3 .
, 2023.
Hal 16-32
PENDAHULUAN
Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnis tidak terlepas dari yang namanya pembelian untuk mendukung kegiatan bisnis yang dilakukan.
Aktivitas pembelian meliputi prosedur dalam melakukan pembelian dan pencatatan dari transaksi pembelian.
Pembelian dapat berupa barang dan jasa kepada pemasok.
Menurut Tyanur et al.
, .
AuPembelian bahan baku merupakan sebuah awal kegiatan perusahaan dalam menghasilkan pendapatan.
Ay Susanti & Saputra .
berpendapat bahwa keputusan pembelian merupakan suatu tahapan dalam proses pengambilan keputusan pembelian, dimana konsumen benar-benar membeli produk sesuai keinginan.
Menurut Sahara & Prakoso .
AuKeputusan pembelian merupakan suatu proses dan aktivitas akhir ketika seseorang berhubungan dengan pencarian dan pemilihan produk dan jasa demi memenuhi kebutuhan dan keinginan.
Ay Kegiatan pembelian dilakukan oleh perusahaan karena perusahaan tidak dapat mengadakan penyediaan barang keseluruhan secara mandiri.
Pembelian berupa barang atau bahan yang sesuai dengan tujuan operasi perusahaan dan dicatat sebagai akun pembelian.
Aktivitas pembelian pada PT.
XYZ didasari oleh adanya permohonan pembelian dari bagian yang membutuhkan pasokan barang untuk keperluan produksi dan operasional perusahaan.
Kegiatan pengadaan barang berupa pembelian barang kepada pemasok dilakukan dengan melalui beberapa tahapan yang melibatkan berbagai pihak internal perusahaan seperti staf pembelian, gudang, keuangan dan akuntansi.
Aktivitas pembelian yang dilakukan turut didukung oleh pengendalian internal agar aktivitas pembelian dapat berjalan dengan baik dan benar.
Menurut Wijaya .
, menyatakan bahwa sistem pengendalian internal merupakan sebuah rencana organisasi dan metode terkoordinasi yang digunakan dalam suatu perusahaan dengan tujuan melindungi aktiva, menjaga ketepatan dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.
PT.
XYZ menggunakan teknologi sistem informasi akuntansi dalam menjalankan aktivitas perusahaan seperti aktivitas pembelian.
Menurut Putri & Rustam .
, mengatakan bahwa AuSistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari berbagai dokumen seperti formulir, catatan, laporan dan juga sumber daya, baik tenaga kerja pelaksana maupun berbagai peralatan yang dikoordinasikan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan.
Ay Penggunaan sistem informasi akuntansi berupa sebuah program akuntansi yang digunakan oleh PT.
XYZ juga telah didukung oleh sistem ERP (Enterprise Resource Plannin.
Berdasarkan pemikiran Akbar & Harahap .
yang didasarkan pendapat para ahli, dikatakan bahwa Enterprise Resource Planning adalah struktur sistem informasi berupa software yang dapat mengintegrasikan fungsi pemasaran, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi keuangan, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya.
AuAkuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi para pemangku kepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaanAy (Setiadi, 2.
Pencatatan akuntansi yang baik dapat memberikan Nabilhajid.
& Ahalik.
Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Pembelian dan A.
dampak yang positif bagi perusahaan dan sebaliknya.
Pada rumpun ilmu akuntansi dikenal dua metode pencatatan persediaan yaitu metode periodik dan perpetual.
Nasiruddin & Syaifulloh .
, berpendapat bahwa pencatatan dengan sistem periodik mengharuskan dilakukannya perhitungan fisik persediaan sebanyak satu kali dalam setahun dan biasanya akhir tahun.
Tujuannya untuk mendapatkan jumlah persediaan yang tepat sehingga mempermudah pembuatan catatan akuntansi dan laporan PT.
XYZ menerapkan metode pencatatan persediaan perpetual.
Menurut Hery .
, mengatakan bahwa dalam sistem perpetual, catatan mengenai harga pokok dari setiap barang dagangan yang dibeli maupun yang dijual dibuat secara terperinci.
Sistem pencatatan ini akan selalu menunjukkan berapa besarnya saldo persediaan barang dagangan yang ada di gudang untuk setiap jenis persediaan.
Dengan sistem pencatatan perpetual, harga pokok dari barang yang dijual ditentukan setiap adanya Jurnal untuk mencatat pembelian persediaan barang dagang dengan menggunakan metode ini yaitu Persediaan barang dagang Utang usaha/Kas Rp x Rp x Kegiatan penjualan maupun pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dapat berupa barang yang kemudian menjadi persediaan bagi perusahaan.
Menurut Tauhid & Saddam .
, dimaknai sebagai berikut: AuPersediaan adalah bahan atau barang yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin.
Ay Persediaan bahan baku adalah komponen yang paling penting dalam proses produksi di suatu perusahaan dan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kelancaran proses produksi (Larasati et al.
, 2.
Selain itu, menurut Listiani & Wahyuningsih .
AuPersediaan merupakan barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau dapat digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual dan berpengaruh terhadap laporan keuangan Ay Barang maupun bahan mentah diperuntukkan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan dengan menempuh berbagai cara yang berbeda-beda untuk dijual.
Dalam melakukan serangkaian aktivitas pembelian.
PT.
XYZ, menggunakan administrasi bisnis agar aktivitas tersebut dapat berjalan sesuai rencana.
Administrasi bisnis adalah seluruh kegiatan yang berhubungan didalam suatu perusahaan dengan tujuan untuk mencapai laba yang ditargetkan oleh perusahaan tersebut (Lenda et al.
, 2.
Kegiatan pembelian mencakup dokumen yang dibuat dan digunakan sesuai dengan fungsi dan tujuannya masing-masing terkait prosedur pembelian yang terjadi.
Menurut Abdillah et al.
, .
, barang yang telah diterima dari pemasok, berdasarkan terdapatnya dokumen yang disertakan dalam pesanan tersebut, termasuk seluruh informasi yang dibutuhkan mengenai kondisi barang yang dikirimkan.
Dokumen tersebut adalah:
Delivery Note (DN), dokumen yang menyertai pengiriman barang, meliputi deskripsi, unit, dan jumlah barang yang termasuk dalam pengiriman.
Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies.
Vol 3 .
, 2023.
Hal 16-32 Delivery Order (DO), sebuah dokumen surat perintah penyerahan barang yang telah dipesan sesuai kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan.
Surat Jalan, dokumen pengantar atas barang yang dikirim ke pembeli atau penerima.
Dokumen Pemesanan (Purchase Orde.
, permintaan kepada vendor untuk melakukan pasokan barang berupa dokumen mengenai kesepakatan harga, tanggal pasokan, spesifikasi, term of payment, discount, pembayaran besar uang muka .
ika ad.
dan lainnya Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycl.
adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa.
Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan order pembelian, menerima kiriman barang dan mencatat persediaan (Romney et al.
, 2.
dalam Rahman et al.
, .
Sistem pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi (Rahman et al.
, 2.
Gambar 1: Bagan Alir Secara Tunai Sumber: Saputri & Moh.
Halim .
Berikut adalah deskripsi bagan alir pembelian barang dagang secara tunai dari penelitian yang dilakukan oleh Saputri & Moh.
Halim .
pada Minimarket Lulu shop Banyuwangi:
Nabilhajid.
& Ahalik.
Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Pembelian dan A.
Fungsi pembelian.
Fungsi pembelian yang merangkap sebagai fungsi gudang mengecek ketersediaan barang dagang jika dirasa stok persediaan barang dirasa telah menipis.
Disini fungsi gudang tidak membuat surat permintaan barang kepada fungsi pembelian karena kedua fungsi ini dilakukan oleh orang yang sama dan kekurangan sumber daya manusia.
Fungsi pembelian lalu menghubungi pemasok untuk memesan kepada pemasok tanpa mengirimkan nota pembelian Fungsi Penerimaan.
Fungsi penerimaan menerima produk yang telah dikirim oleh pemasok bersama dengan nota Lalu fungsi penerimaan memeriksa jenis, mutu serta kuantitas barang dagang.
Fungsi penerimaan barang tidak membuat laporan karena gudang menjadi satu dengan Minimarket Lulushop sehingga barang yang telah selesai dicek oleh fungsi penerimaan langsung di otorisasi oleh pimpinan atau pejabat berwenang lalu dimasukan kedalam kartu persediaan melalui komputer dengan scan barcode.
Setelah selesai input data barang ke dalam komputer maka barang dagang dimasukan ke dalam gudang.
Fugsi Akuntansi.
Fungsi penerimaan memberikan nota pembelian kepada fungsi akuntansi untuk dibuat Setelah mendapatkan nota pembelian dari fungsi penerima, fungsi akuntansi kemudian memeriksa harga barang pada nota pembelian.
Setelah itu, fungsi akuntansi memberikan uang kepada pemasok lalu melakukan pencatatan pelaporan dan inventaris METODE RISET Metode Pengumpulan Data Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dan deskriptif kuantitatif.
Adapun metode-metode yang penulis gunakan adalah sebagai berikut:
Wawancara Kunjungan ke PT.
XYZ dimanfaatkan oleh penulis untuk melakukan wawancara dengan subjek yang bekerja di PT.
XYZ tersebut.
Penulis membutuhkan informasi tambahan terkait informasi yang berkaitan dengan proses administrasi bisnis pembelian dan pencatatan akuntansi pembelian persediaan yang dilakukan oleh PT.
XYZ sehingga penulis melakukan wawancara dengan subjek.
Menurut Bastian et al.
AuWawancara adalah metoda yang digunakan untuk mencari data primer dan merupakan metoda yang banyak dipakai dalam penelitian interpretif maupun penelitian Wawancara dilakukan ketika peneliti ingin menggali lebih dalam mengenai sikap, keyakinan, perilaku, atau pengalaman dari responden terhadap fenomena sosial.
Ay Informasi yang berhasil diperoleh tentunya bermanfaat bagi penulis karena dengan begitu penulis dapat lebih mengetahui secara lebih Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies.
Vol 3 .
, 2023.
Hal 16-32 jelas mengenai administrasi bisnis pembelian dan pencatatan akuntansi pembelian persediaan di PT.
XYZ.
Studi Dokumen Dokumen fisik .
dan file dokumen digital merupakan sumber utama yang digunakan penulis untuk melakukan analisis terhadap informasi di dalam dokumen-dokumen meliputi prosedur administrasi bisnis pembelian dan sistem pencatatan administrasi bisnis pembelian persediaan pada PT.
XYZ sehingga memperoleh hasil analisis yang berguna dalam melakukan kajian penelitian ini.
Menurut Nilamsari .
AuData dalam studi dokumen dikumpulkan dengan cara menghimpun dan menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis, gambar, hasil karya, maupun elektronik dan hasil yang dilaporkan berupa analisis terhadap dokumen-dokumen tersebut.
Ay Penulis melakukan studi dokumen baik dokumen fisik .
maupun dokumen digital yang berisi informasi mengenai prosedur administrasi bisnis pembelian dan pencatatan akuntansi pembelian persediaan pada PT.
XYZ
sehingga dalam hal ini penulis menggunakan metode pengumpulan data studi dokumen
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Prosedur Administrasi Bisnis Pembelian pada PT.
XYZ
Tabel 1.
Flowchart Prosedur Administrasi Bisnis Pembelian PT.
XYZ
Pembelian Gudang Nabilhajid.
& Ahalik.
Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Pembelian dan A.
Keuangan Akuntansi Sumber: Hasil olah data Penulis .
Penjelasan tabel 1:
Staf pembelian mencari supplier/pemasok melalui database pemasok berdasarkan permintaan pembelian barang dari bagian yang membutuhkan pasokan barang untuk kegiatan produksi atau operasional perusahaan.
Staf pembelian kemudian menghubungi pemasok serta melakukan negosiasi terkait harga, syarat-syarat pembelian, retur barang dan pembayaran.
Staf pembelian meminta persetujuan dari manajer.
Jika tidak disetujui maka staf pembelian kembali melanjutkan pencarian pemasok namun jika disetujui, staf pembelian membuat purchase order/PO melalui program komputer sebanyak dua rangkap dan dicetak untuk PT.
XYZ dan Staf gudang menerima kiriman barang pesanan dari pemasok beserta dokumen penyerta meliputi invoice, surat jalan .
elivery orde.
dan faktur pajak.
Staf gudang mengecek kondisi barang, kelengkapan dan kesesuaian dokumen serta barang dengan PO dan barang yang Pengecekan dokumen tersebut meliputi : nama perusahaan penerima, nama barang, jumlah barang, harga barang, kemasan barang dan tanggal pengiriman barang.
Berikutnya petugas gudang menandatangani surat jalan.
Setelah itu staf gudang membuat dokumen bukti penerimaan barang (BPB) melalui program komputer untuk dicetak.
Dokumen cetak BPB Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies.
Vol 3 .
, 2023.
Hal 16-32 ditandatangani oleh staf gudang, manajer, staf pembelian serta staf akuntansi nantinya setelah Staf keuangan melakukan pengecekan atas dokumen PO, invoice, surat jalan dan faktur pajak sebelum membayar utang.
Setelah membayar, staf keuangan membuat dokumen bukti keluar Bank (BKB) melalui program komputer untuk dicetak.
Dokumen cetak BKB ditandatangani oleh staf keuangan, manajer, pemasok dan staf akuntansi nantinya setelah diperiksa.
Berikutnya staf keuangan melakukan input data dari dokumen BKB melalui program komputer sehingga secara otomatis membuat jurnal khusus dari BKB yang dinamakan edit list jurnal BKB.
Staf akuntansi memastikan ketepatan pembuatan dokumen cetak BPB dan BKB serta edit list jurnal BKB melalui program komputer terintegrasi.
Setelah itu, staf akuntansi menandatangani dokumen cetak BPB dan BKB lalu melakukan posting jurnal dari edit list jurnal BKB dan input data dari BPB ke buku besar melalui program komputer.
Hasil dari posting jurnal dan input data ke buku besar tersebut secara otomatis mengelompokan transaksi ke dalam buku besar persediaan, buku besar pembayaran melalui Bank dan buku besar utang pemasok Prosedur Administrasi Bisnis Pembelian pada PT.
XYZ
No.
CB5PR21040024
Pemohon : PT.
XYZ
Pemasok : PT.
FVZ
Item PET Film PET Resin Hot Fill Blue Cap Hot Fill Purple Cap Cap Yellow Tanggal Pemesanan: 4/09/2021 Tanggal Pemesanan: 15/09/2021 Tabel 2.
Purchase Order Satuan Harga Satuan Qty Unit (R.
Pcs Pcs Pcs Sub Total Sumber: Hasil olah data Penulis .
Total Harga .
ermasuk PPN 10%) (R.
Rp.
Sub Total
PPN 10%
Total : Rp.
: Rp.
: Rp.
Catatan: Pembayaran paling lambat 30 hari setelah barang diterima Prosedur Administrasi Bisnis Pembelian pada PT.
XYZ
Berdasarkan penjelasan prosedur administrasi bisnis pembelian PT.
XYZ diatas, penulis membuat gambaran aktivitas pembelian yang dapat dilihat pada gambar 2.
Berdasarkan pada gambar 2, dapat diketahui bahwa:
Aktivitas akuntansi yang berhubungan dengan pembelian dimulai pada saat barang diterima oleh staf gudang.
Dalam aktivitas ini dokumen BPB dibuat sebagai bukti transaksi penerimaan Nabilhajid.
& Ahalik.
Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Pembelian dan A.
barang di gudang dan sumber catatan dalam pembuatan buku besar dengan persediaan yang Aktivitas akuntansi yang berhubungan dengan pembelian terjadi ketika hutang dibayar oleh staf keuangan dan menghasilkan dokumen BKB sebagai bukti transaksi.
Dokumen ini menyatakan dalam pencatatan akuntansi yaitu akun utang berkurang dan kas berkurang.
Aktivitas akuntansi yang berhubungan dengan pembelian melibatkan staf akuntansi untuk memastikan ketepatan dokumen BPB.
BKB dan edit list jurnal BKB serta melakukan posting jurnal khusus BKB dan input data dari BPB ke buku besar sehingga saldo utang diposting dan setiap transaksi dikelompokan di buku besar secara otomatis.
Gambar 2.
Alur Akuntansi Pada Administrasi Bisnis Pembelian PT.
XYZ
Sumber: Hasil olah data Penulis .
Penerapan Sistem Pencatatan Pembelian Perpetual pada saat Penerimaan Barang pada PT.
XYZ
PT.
XYZ
BUKTI PENERIMAAN BARANG
Nomor: BPB000013
Nomor Akun
: 13000000130
Tanggal : 17/09/2021 Diterima dari : PT.
FVZ
No.
PO : CB5PR21040024
Ekspedisi Tabel 3.
Dokumen Penerimaan Barang: BPB No.
kode Barang Nama/ Spesifikasi Barang Satuan Jumlah Unit Jumlah (R.
PET Film PET Resin Hot Fill Blue Cap Pcs Hot Fill Purple Cap Pcs Cap Yellow Pcs Hasil Pemeriksaan Diketahui Disetujui Diperiksa Dibuat Staf Pembelian Manajer Staf Akuntansi Staf Gudang Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies.
Vol 3 .
, 2023.
Hal 16-32 Sumber: Hasil olah data Penulis .
Penerapan Sistem Pencatatan Pembelian Perpetual pada saat Pembayaran Utang Pemasok pada PT.
XYZ
PT.
XYZ
Bukti Keluar Bank No.
BKB
: BKB000001
Tanggal : 15-10-2021 Dibayar kepada : PT.
FVZ
Cek/ BG
: CEK DI 173452
Untuk pembayaran : PO CB5PR21040024 Tabel 4.
Dokumen Pembayaran Utang: BKB
DEBIT
No.
Account Keterangan Jumlah 13000000130 Hutang PT.
FVZ Rp.
KREDIT
No.
Account Keterangan Jumlah 11000000231 BANK Rp.
Sumber: Hasil olah data Penulis .
Terbilang: Dua Ratus Empat Juta Seratus Sembilan Puluh Tujuh Ribu Lima Ratus Rupiah Disetujui oleh.
Diperiksa oleh.
Dibuat oleh.
Diterima oleh, .
Manajer .
Staf Akuntansi .
Staf Keuangan .
PT.
FVZ
PT.
XYZ
EDIT LIST JURNAL Periode: 01-10-2021 s/d 31-10-2021 15-10-2021: 14.
23 Hal.
Tabel 5.
Jurnal Khusus Pembayaran Utang: Edit List Jurnal BKB No.
Tgl Nama No.
Akun Keterangan Debit Voucher Voucher Akun BKB000001 15-1013000000130 Hutang Pembayaran PO Rp.
PT.
CB5PR2104002
FVZ
CEK DI 173452
BKB000001 15-1011000000231 BANK Pembayaran PO
CB5PR21040024
CEK DI 173452
Rp.
Sub Total Voucher BKB-000001 :
Sumber: Hasil olah data Penulis .
Kredit Rp.
Rp.
Peran Staf Akuntansi dalam Pengendalian Administrasi Bisnis Pembelian pada PT.
XYZ
Staf akuntansi bertugas memeriksa ketepatan informasi dalam dokumen cetak BPB dan BKB maupun edit list jurnal BKB pada program komputer.
Setelah informasi telah sesuai maka staf akuntansi akan melakukan posting jurnal khusus BKB dan input data dari BPB ke buku besar melalui program komputer dan secara otomatis mengelompokannya menjadi buku besar persediaan, buku besar pembayaran melalui Bank dan buku besar utang pemasok.
Hasil dari posting jurnal tersebut dapat dilihat pada sejumlah tabel berikut.
Nabilhajid.
& Ahalik.
Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Pembelian dan A.
Buku Besar Persediaan PT.
XYZ
BUKU BESARTanggal: 01-09-2021 s/d 30-09-2021 No.
Akun
Tanggal 17-09-2021
17-09-2021
17-09-2021
17-09-2021
17-09-2021
30-09-2021: 13.
23 Hal.
Tabel 6.
Aktivitas Jurnal Pembelian Ae Buku Besar Persediaan Total Nama Akun Total Debit Kredit Saldo Keterangan Selisih Awal TRX No.
Voucher TRX Debit Kredit PET Film Rp.
Rp.
BPB000013
Membeli PET Film Rp.
100 Kg dari PT.
FVZ
PET Resin Rp.
Rp.
BPB000013
Membeli PET Resin Rp.
18 Kg dari PT.
FVZ
Hot Fill Blue Rp.
Rp.
Cap
BPB000013
Membeli Hot Fill Rp.
Blue Cap 5.
000 Pcs dari PT.
FVZ
Hot Fill Rp.
Rp.
Purple Cap
BPB000013
Membeli Hot Fill Rp.
Purple Cap 6.
Pcs dari PT.
FVZ
Cap Yellow Rp.
Rp.
BPB000013
Membeli Cap Rp.
Yellow 8.
000 Pcs dari PT.
FVZ
Sumber: Hasil olah data Penulis .
Saldo Akhir Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Buku Besar Pembayaran Melalui Bank PT.
XYZ
BUKU BESARTanggal: 01-10-2021 s/d 31-10-2021 No.
Akun Tanggal Nama Akun No.
Voucher
Bank
15-10-2021
BKB000001
31-10-2021: 15.
14 Hal.
Tabel 7.
Aktivitas Jurnal Pembelian Ae Buku Besar Pembayaran Total
Total Debit
Kredit
Keterangan Saldo Awal Selisih
TRX Debit
TRX
Kredit Rp.
Pembayaran Hutang PT.
FVZ
Rp.
Rp.
Sumber: Hasil olah data Penulis .
Buku Besar Utang Pemasok PT.
XYZ
Saldo Akhir Rp.
Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies.
Vol 3 .
, 2023.
Hal 16-32
BUKU BESARTanggal: 01-10-2021 s/d 31-10-2021
Tanggal 15-10-2021
17-09-2021
17-09-2021
17-09-2021
17-09-2021
17-09-2021
31-10-2021: 14.
30 Hal.
Tabel 8.
Aktivitas Jurnal Pembelian Ae Buku Besar utang Pemasok Total No Akun Total Debit Kredit Saldo Keterangan Selisih Awal TRX No.
Voucher TRX Debit Kredit HUTANG PT.
Rp.
FVZ
Rp.
BPB000013
100 Kg PET Film
BPB000013
Rp.
18 Kg PET Resin
BPB000013
000 Pcs Hot Rp.
Fill Blue Cap
BPB000013
000 Pcs Hot Rp.
Fill Purple Cap
BPB000013
000 Pcs Cap Rp.
Yellow Sumber: Hasil olah data Penulis .
Saldo Akhir Rp.
Perbandingan Prosedur Administrasi Bisnis Pembelian Dan Sistem Pencatatan Pembelian Perpetual Antara Akademisi Dan Praktek Tabel 9.
Perbedaan Pembelajaran Akuntansi Pembelian di Akademisi dan Terapan Teori Akuntansi Pembelian Praktik Akuntansi Pembelian Model penyajian buku besar dengan nominal akun debit pada kredit.
Staf akuntansi membuat buku besar dari bukti dan dokumen transaksi.
Aktivitas pembelian melibatkan bagian non akuntansi untuk membuat dokumen dan jurnal Penggunaan teknologi sistem informasi akuntansi dengan sistem ERP mampu mengintegrasikan Pembekalan teori mengenai proses pertukaran data elektronik/Electronic Data Interchange (EDI) yang dapat melakukan transfer data elektronik antar komputer.
Model penyajian buku besar dengan nominal pada debit atau kredit saja.
Staf akuntansi memeriksa ketepatan dokumen dan jurnal yang dibuat oleh bagian non akuntansi serta menginput data dari BPB ke buku besar.
Aktivitas pembelian melibatkan bagian non akuntansi untuk membuat dokumen dan jurnal khusus.
PT.
XYZ memanfaatkan teknologi sistem informasi akuntansi dengan dibekali sistem ERP dalam aktivitas pembelian seperti staf akuntansi dapat melihat jurnal khusus BKB dari hasil input data dokumen BKB oleh staf PT.
XYZ menerapkan pembuatan dokumen dalam wujud cetak maupun Sumber: Hasil olah data Penulis .
Rekomendasi Pengendalian Internal Terhadap Prosedur Dan Pencatatan Pada PT.
XYZ
Berdasarkan pembekalan ilmu yang penulis peroleh dari akademisi terkait sistem informasi akuntansi, penulis ingin memberikan beberapa rekomendasi yang relevan dengan sistem pembelian Nabilhajid.
& Ahalik.
Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Pembelian dan A.
yang terdapat pada PT.
XYZ melalui modul belajar karangan Romney et al.
yang berjudul AuAccounting Information SystemsAy untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
Rekomendasi tersebut adalah sebagai berikut:
Pembelian Ancaman:
Kesalahan dan kecurangan dalam data induk pemasok yang dapat mengakibatkan pembelian barang dengan kualitas rendah, kerugian biaya, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah dan pengiriman yang tidak tepat waktu.
Membeli barang yang sekarang tidak diperlukan.
Kontrol .
Kontrol integritas pemrosesan data, misalnya menolak input data yang tidak akurat.
Tinjauan semua perubahan pada data master, yaitu mengecek laporan aktivitas perubahan data induk untuk mengetahui apakah basis data tetap akurat.
Staf pembelian melakukan pengecekan persediaan terkini melalui program komputer atau di lapangan untuk menghindari pembelian yang tidak perlu.
Gudang Ancaman : Menerima barang yang tidak dipesan (Biaya pembongkaran, penahanan dan Kontrol : Manajer menghimbau staf gudang untuk hanya menerima barang dikirim dengan PO yang disetujui.
Keuangan Ancaman : Pembayaran duplikat dan pencurian uang tunai Kontrol :
Memberikan stempel pada invoice untuk menandai bahwa telah dilakukannya pembayaran atas faktur tersebut.
Mengkonfirmasi secara independen terhadap pesan .
-mail atau telefo.
yang mengaku sebagai pemasok yang memohon perubahan rekening Bank tujuan staf keuangan melakukan pembayaran sebagai upaya menghindari modus penipuan.
Akuntansi Ancaman: Performa buruk manajerial Kontrol: Staf akuntansi perlu merancang laporan lain dalam aktivitas pembelian seperti laporan yang dapat mengetahui frekuensi pembelian, barang yang sering dibeli dan dimanfaatkan sehingga berpengaruh besar pada peningkatan profitabilitas menjadi bis dikelola untuk memastikan selalu ketersediaannya dan sebaliknya untuk yang kurang berpengaruh pada peningkatan profitabilitas perlu dipertimbangkan frekuensi pembeliannya.
Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies.
Vol 3 .
, 2023.
Hal 16-32
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan GAP pembelajaran akuntansi pembelian di akademisi dengan terapan memang benar faktanya namun GAP tersebut bukan menjadikan suatu masalah karena dengan pembekalan ilmu teori di akademisi maka dapat memudahkan mahasiswa dalam memahami akuntansi pembelian di lapangan.
Dalam prosedur administrasi bisnis pembelian PT.
XYZ melibatkan bagian internal departemen dan penggunaan program komputer yang telah didukung oleh sistem ERP.
Pada saat barang diterima, staf gudang membuat BPB.
Setelah melakukan pembayaran, staf keuangan membuat BKB dan menginput data dari BKB melalui program komputer untuk diproses pembuatan jurnal khusus dari BKB secara otomatis yang dinamakan edit list jurnal BKB.
Staf akuntansi melakukan pemeriksaan terhadap BPB.
BKB serta edit list jurnal BKB lalu melakukan posting jurnal dan input data dari BPB ke buku besar dan secara otomatis mengelompokkannya menjadi buku besar persediaan, buku besar pembayaran melalui Bank dan buku besar utang pemasok.
Dalam sistem pencatatan jurnal umum di buku besar akuntansi di PT.
XYZ, tertera debit atau kredit saja tanpa debit pada kredit sebagaimana umumnya.
Rekomendasi pengendalian internal terhadap prosedur dan pencatatan pada PT.
XYZ meliputi rekomendasi untuk staf pembelian dengan melakukan kontrol integritas pemrosesan data dan tinjauan semua perubahan pada data master untuk menghindari kesalahan dan kecurangan dalam data induk Staf gudang perlu mendapatkan himbauan dari manajer untuk hanya menerima barang yang memiliki PO yang disetujui untuk mencegah timbulnya biaya.
Staf keuangan sebaiknya memberikan stempel pada invoice yang telah dibayar untuk menghindari pembayaran duplikat selain itu mengkonfirmasi secara independen terhadap pesan tulisan atau suara yang masuk untuk mencegah pencurian uang tunai.
Staf akuntansi perlu merancang laporan tambahan yang menyajikan informasi persediaan dan pembelian sehingga dapat meningkatkan ketepatan manajemen dalam mengambil Keterbatasan Penelitian ini masih terdapat beberapa keterbatasan dan kekurangan.
Hal ini meliputi keterbatasan waktu dalam melakukan praktek langsung di lapangan yaitu di lokasi PT.
XYZ serta keterbatasan ruang lingkup dalam mengumpulkan informasi selama berada di PT.
XYZ dengan hanya dapat melalui wawancara dan studi dokumen.
Saran Saran yang ingin penulis berikan kepada PT.
XYZ antara lain berkaitan dengan mengubah pertukaran dokumen antar bagian internal maupun eksternal .
dari yang masih terdapat pencetakan dokumen menjadi pertukaran dokumen secara elektronik (Electronic data interchang.
/EDI Nabilhajid.
& Ahalik.
Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Pembelian dan A.
baik untuk kebutuhan pertukaran maupun penandatanganan secara elektronik karena hal ini dapat menghemat biaya pencetakan dokumen maupun pembelian perlengkapan tulis serta menghemat waktu.
Selain itu, sebelum menyetujui permintaan pembelian barang oleh bagian yang membutuhkan pasokan barang, sebaiknya staf pembelian melakukan pengecekan terlebih dahulu atas jumlah persediaan barang yang diminta oleh bagian tersebut untuk mencegah penumpukan persediaan atau pembelian yang tidak seharusnya sehingga terjadi pemborosan.
Sementara itu, saran yang ingin penulis berikan kepada peneliti berikutnya adalah melakukan kajian pembelian terhadap perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi akuntansi yang telah didukung dengan sistem ERP.
Hal ini bertujuan agar khalayak dapat mendapatkan pemahaman baru karena penulis yakin diluar sana masih banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi akuntansi dan telah didukung sistem ERP dalam melakukan aktivitas pembelian.
Journal of Emerging Business Management and Entrepreneurship Studies.
Vol 3 .
, 2023.
Hal 16-32
DAFTAR PUSTAKA