JURNAL ADMINISTRASI TERAPAN
VOL 3.
NO.
MARET 2024
Pentingnya Peran Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi Wylda O Kowey.
* .
Alfonso V Poserattu .
Eline O Hutubessy .
1,2,.
Jurusan Administrasi Niaga.
Politeknik Negeri Ambon olivia_nikijuluw@yahoo.
ABSTRACT
The purpose of records management is to unify information, facilitate access and retrieval of information, secure archives/documents, increase utilization and utilization of archives.
Higher education as an educational institution has academic administration documents.
As an educational institution, it produces the most scie ntific work documents .
ital, important, and useful document.
that must be secured.
Therefore, higher education institutions need to form an archive management work unit, recruit management/archivists who have competence in the field of archives, immediately take inventory of archives with high use value, historical archives of institutions and archives of scientific work and research archives, it is hoped that there will be a policy higher education leaders to develop archiving activities because archives are records as a collective memory of the existence of an institution/institution Keywords: Archieve management.
Institution Archieve.
Archieve Inventory.
ABSTRAK
Tujuan manajemen arsip adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan kembali informasi, mengamankan arsip/dokumen, meningkatkan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.
Perguruan tinggi sebagai lembaga pendidikan memiliki dokumen administras i akademis.
Sebagai lembaga pendidikan paling banyak menghasilkan dokumen karya ilmiah .
okumen vital, penting, dan bergun.
yang harus Oleh karena itu perguruan tinggi perlu membentuk unit kerja pengelola kearsipan, merekrut tenaga pengelola/arsiparis yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, segera meng -inventarisir arsip-arsip yang bernilai guna tinggi, arsip sejarah lembaga dan arsip karya ilmiah serta arsip penelitian, diharapkan adanya kebijakan pimpinan perguruan tinggi untuk mengemban gkan kegiatan kearsipan karena arsip merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga/Institusi Kata kunci: Manajemen Arsip.
Arsip Instansi.
Inventarisasi Arsip
PENDAHULUAN
Kebutuhan informasi saat ini tidak dapat terlepaskan dalam sebuah organisasi, organisasi pemerintah maupun swasta.
Informasi dapat menunjang dengan baik proses kinerja administrasi dan pelaksanaan fungsi kinerja organisasi dalam menghadapi perkembangan dan tantangan y ang baru di setiap saat.
Salah satu sumber data informasi dalam sebuah organisasi dapat bersumber dari proses pengarsipan.
(Aji, 2.
Dalam undang undang No.
43 Tahun 2009 Pengertian arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip dapat menjadi bentuk pertanggungjawaban terhadap penyelenggara kegiatan dari sebuah lembaga atau organisasi maupun perseorangan.
Seluruh kegiatan dalam sebuah lembaga/ organisasi harus terekam dalam arsip, arsip tersebut dapat menjadi pertimbangan atau sebagai dasar dari pengembangan sebuah instansi.
Arsip merupakan sumber informasi penting yang menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi.
Arsip juga dapat dikatakan sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai pusat ingatan, sarana pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Sedangkan berdasarkan Kamus Adminitrasi Perkantoran, arsip merupakan kumpulan warkat yang di susun dan disimpan secara rapi serta berencana karena memiliki kegunaan agar saat dibutuhkan dapat segera di dapatkan Arsip merupakan catatan perjalanan sebagai memori kolektif suatu lembaga, arsip yang rapi dan mudah ditemukan kembali merupakan suatu pencapaian bagi suatu lembaga atau bagian kearsipan (Fathurrahman, 2.
Dalam fungsinya arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip statis dan arsip dinamis, arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan dikarenakan memiliki nilai sejarah, telah habis retensiny a, dan telah di verifikasi secara langsung maupun tidak langsung, sehingga harus dipermanenkan sedangkan arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam berkegiatan penyimpanan arsip yang telah di tentukan dalam jangka waktu tertentu.
Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian di lingkungan masyarakat
umum, organisasi pemerintah ataupun organisasi swasta, banyak sekali masyarakat yang belum memahami arti e-ISSN: 2964-3619
JURNAL ADMINISTRASI TERAPAN
VOL 3.
NO.
MARET 2024
penting dan manfat dari arsip dalam kehidupan sehari-hari, di dalam masyarakat maupun lembaga masih banyak sekali di jumpai arsip-arsip yang masih menumpuk di dalam lemari tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk di temukan Kembali apabila dibutuhkan untuk keperluan, tertentu, akibat dari hal tersebut dapat menyebabkan informasi yang ada menjadi tidak terjamin kerahasiaannya bahkan dapat terjadi kehilangan arsip.
(Hendriyani, 2.
Pengelolaan arsip didalam sebuah lembaga ataupun organisasi dinilai penting, keberadaan arsip sangat membantu dalam proses kinerja suatu organisasi, pengelolaan arsip dan pendistribusiannya dapat memberikan kemudahan dalam proses administrasi (Muhidin, 2.
Sehingga perlu perhatian kembali mengenai pengelolaan arsip di lingkungan lembaga ataupun organisasi untuk membangun kesadaran mengenai pentingnya p roses pengarsipan serta arsip didalam suatu lembaga.
TINJAUAN PUSTAKA
Arsip merupakan catatan perjalanan sebagai memori kolektif suatu lembaga, arsip yang rapi dan mudah ditemukan kembali merupakan suatu pencapaian bagi suatu lembaga atau bagian kearsipan (Fathurrahman, 2.
Dalam fungsinya arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip statis dan arsip dinamis, arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan dikarenakan memiliki nilai sejarah, telah habis retensinya, dan telah di verifikasi secara langsung maupun tidak langsung, sehinggan harus dipermanenkan sedangkang arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam berkegiatan penyimpanan arsip telah di tentukan dalam jangka waktu tertentu.
Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian di lingkungan masyarakat umum, organisasi pemerintah ataupun organisasi swasta, banyak sekali masyarakat yang belum memahamiarti penting dan manfat dari arsip dalam kehidupan sehari-hari, di dalam masyarakat maupun lembaga masih banyak sekali di jumpai arsip-arsip yang masih menumpuk di dalam lemari tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk di temukan Kembali apabila dibutuhkan untuk keperluan, tertentu, akibat dari hal tersebut dapat menyebabkan informasi yang ada menjadi tidak terjamin kerahasisaannya bahkan dapat terjadi kehilangan arsip.
(Hendriyani, 2.
Pengelolaan arsip didalam sebuah lembaga ataupun organisasi dinilai penting, keberadaan arsip sangat membantu dalam proses kinerja suatu organisasi, pengelolaan arsip dan pendistribusiannya dapat memberikan kemudahan dalam proses administrasi (Muhidin, 2.
Sehingga perlu perhatian kembali mengenai pengelolaan arsip di lingkungan lembaga ataupun organisasi untuk membangun kesadaran mengenai pentingny proses pengarsipan serta arsip didalam suatu lembaga.
METODOLOGI
Kegiatan ini dilaksanakan di Politeknik Negeri Ambon Jurusan Administrasi Bisnis pada 9 November Ae 14 November 2020 dengan peserta mahasiswa .
kegiatan dilaksanakan dengan memberikan pengetahuan kepada peserta mengenai pentingnya pengarsipan bagi suatu organisasi / lembaga.
Tahapan kegiatan pengabdian ini dilakukan sebagaimana berikut :
Penjelasan mengenai pentingnya pengarsipan, serta pembagian jenis -jenis arsip.
Identifikasi jenis arsip, arsip in aktif yang akan dimusnahkan ataupun yang akan di serahkan serta meminta persetujuan pimpinan atau pertimbangan pimpinan mengenai penyerahan arsip in aktif dan juga membuat daftar arsip in aktif usul serta melaksanakan penyerahan fisik arsip dan membuat berita acara serah terima arsip .
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada dasarnya, arsip dapat dibagi menjadi arsip dinamis dan statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau secara langsung dalam penyelenggaraan negara.
Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu.
aktif dan tidak aktif.
arsip aktif adalah arsip dinamis yang terus diakses dan digunakan sebagai file kerja .
alam Arsip tidak aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk melakukan pekerjaan semakin berkurang .
tok di unit arsi.
Arsip statis adalah arsip yang tidak d igunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan, pelaksanaan kehidupan berbangsa, biasanya dalam penyelenggaraan negara sehari-hari.
Selain itu, istilah arsip harta karun juga sering terdengar.
Perbendaharaan arsip perguruan tinggi adalah semua arsip statis yang berasal dari perguruan tinggi, yang tidak lagi digunakan secara langsung oleh penyelenggara perguruan tinggi dan mempunyai nilai sekunder, tetap, lestari, historis dan kearsipan.
Ini juga termasuk arsip statis perguruan tinggi, yang termasuk kedalam arsip statis perguruan tinggi yaitu : laporan kegiatan perguruan tinggi/jurusan, laporan perguruan tinggi/jurusan, notulen rapat kerja perguruan tinggi, notulen rapat pimpinan perguruan tinggi, notulen rapat senat, file staf dosen dan staf administrasi, proposal, tugas akhir, skripsi, serta hasil-hasil penelitian dan pengabdian.
Pengelompokan arsip atau dokumen di perguruan tinggi secara jelas terdapat pada Anggaran Rumah Tangga Perguruan tinggi yang bersangkutan.
Namun, secara umum dokumen pe rguruan tinggi meliputi 4 kelompok, yaitu:
e-ISSN: 2964-3619
JURNAL ADMINISTRASI TERAPAN
VOL 3.
NO.
MARET 2024
Dokumen akademik, yaitu dokumen tentang catatan dan kemajuan akademik mahasiswa, antara lain buku induk mahasiswa, bukti kelulusan ujian mahasiswa,buku predikat kelulusan mahasiswa, buku nilai ujian, transkrip akhir, ijasah dll.
Dokumen administrasi yaitu dokumen yang berisikan sumber daya perguruan tinggi, diantaranya: dokumen kepegawaian, dokumen keuangan, dokumen perlengkapan, dokumen admninistrasi umum .
etata usahaa.
Dokumen Kemahasiswaan dan Alumni, tentang kegiatan kemahasiswaan yang bersifat ekstra kurikuler serta Dokumen lainnya yang penting bagi perkembangan perguruan tinggi, berupa dokumen karya -karya ilmiah yang merupakan kekayaan intelektual dari pakar-pakar dan para ahli peneliti perguruan tinggi.
Perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan, sudah barang tentu yang paling banyak dihasilkan adalah dokumen karya ilmiah, baik karya ilmiah hasil dari mahasiswa, dosen dan civitas akademika lainnya, dapat berupa makalah/ paper, skripsi, tesis, disertasi, naskah ceramah, laporan hasil seminar/ workshop, diskusi rapat kerja perguruan tinggi/jurusan, rapat kerja senat akademik, laporan hasil penelitian dan lain - lain.
Menurut kepala ANRI.
Djoko Utomo .
terkait dengan dokumen karya ilmiah ini, mengatakan bahwa semua hasil penelitian atau karya ilmiah yang belum dipublikasikan adalah arsip yang harus disimpan dan bersifat tertutup.
Namun demikian banyak para peneliti atau para penulis sering lupa dan tidak menyadari bahwa karya yang ditulis adalah hak milik pribadi, dengan mudahnya tanpa prasangka meminjamkan hasil karya ilmiahnya kepada orang lain.
Keselamatan atas arsip laporan hasil penelitian dan karya ilmiah harus dikelola, dijaga dan dilindungi keberadaannya dari tindak kejahatan dokumen, karena Karya ilmiah atau hasil penelitian merupakan kekayaan intelektual .
yang tidak ternilai harganya, harus dilindungi agar tidak ditiru dan tidak dicuri oleh pihak- pihak yang tidak berhak.
Pendokumentasian hasil penelitian dan karya ilmiah perlu dilakukan agar terjadi kesinambungan intelektual .
ntellectual Geneolog.
dari satu generasi kegenerasi berikutnya demi pengembangan dan penyempurnaan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Penemuan teknologi, hasil karya penelitian, kreasi seni dan lain-lain karya budaya merupakan lambang kebanggaan bangsa dan negara.
Haltersebut menjadi ukuran kualitas dan maju mundurnya sebuah komunitas.
Penemuan-penemuan bernilai tinggi tidak hanya menjadi kebanggaan pribadi penemu, lebih jauh lagi menjadi kebanggaan seluruh bangsa.
Tingkatan arsip yang dikelola perguruan tinggi untuk penyimpanan dan penyusutan, digolongkan menjadi :
A Golongan Arsip Vital, yaitu sekelompok arsip/dokumen yang mempunyai nilai historis, ilmiah dan bersifat langgeng.
A Golongan Arsip Penting, yaitu sekelompok arsip /dokumen yang mempunyai nilai dokumentasi, hukum, keuangan, pendidikan A Golongan Arsip Berguna, yaitu sekelompok arsip /dokumen yang mempunyai nilai kegunaan sementara dan kadangkala dibutuhkan kembali A Golongan Arsip Tidak Penting, yaitu sekelompok arsip / dokumen yang habis kegunaannya setelah dibaca atau telah lampu peristiwanya.
Berdasarkan sifatnya, arsip/dokumen di lingkungan Perguruan Tinggi dapat dibedakan menjadi:
Arsip/dokumen akademik.
Yang dimaksud dengan arsip/dokumen akademik adalah arsip pendukung kegiatan pendidikan dan kemahasiswaan, yaitu arsip/dokumen yang merupakan arsip substantif.
Arsip/dokumen Yang dimaksud dengan arsip/dokumen administrasi adalah arsip penunjang kegiatan akademik, yang merupakan arsip fasilitatif
PENUTUP
Penutup terdiri dari Kesimpulan dan Saran.
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian implementasi Sistem Informasi Manajemen Arsip yang telah dibuat, maka dapat di ambil kesimpulan yaitu:
Keberhasilan peneliti yang sukses dalam membuat Sistem Informasi Manajemen Arsip PTIK.
Proses Pengarsipan tidak lagi memakan waktu.
Pencarian data untuk pelaporan bias dilakukan secara cepat dan tepat.
DAFTAR PUSTAKA