[E-ISSN 2656-0.
[Vol 20 No .
[Januari 2.
PERANCANGAN DESAIN BASIS DATA SEMINAR
HASIL BERBASIS DBLC DENGAN INTEGRASI
KALENDER DOSEN DAN NOTIFIKASI OTOMATIS
UNTUK
EFISIENSI
DAN
TRANSPARANSI
PENJADWALAN
Khansa Firyal Adiilaa,1,*.
Aurelia Callysta Mamahitb,2.
Diva Kurnianingtyas.
Dr.
Kom.
a, b, c Fakultas Ilmu Komputer.
Universitas Brawijaya.
Malang, 65154.
Indonesia 1 khansafiryaladiila@gmail.
com* 2 aureliacallysta44@gmail.
3 divaku@ub.
* corresponding author
AR TI C LE I N F O
ABSTRACT
Kata kunci: Basis Data.
Database Life Cycle (DBLC).
Normalisasi.
Penjadwalan Seminar Hasil.
Kalender Dosen.
Notifikasi Otomatis.
Scheduling seminars at universities is still sometimes hampered by manual processes and systems that are not integrated with faculty calendars, leading to scheduling conflicts, delayed confirmations, and a lack of transparency.
The purpose of this study is to design an efficient and transparent database for scheduling seminars that is integrated with faculty calendars and automatic notifications, thereby minimizing delays and cancellations.
The methods used include a literature review, interviews, and the Database Life Cycle (DBLC), encompassing the conceptual, logical, and physical design stages.
Normalization was carried out to the third normal form .
NF) to ensure structured data without redundancy.
Quantitative results show that the system produces 13 main tables interconnected through primary and foreign keys, which are capable of eliminating data duplication and remain consistent in validation tests.
In addition, the system supports the sending of notifications at least seven days before the seminar.
This database design can improve the efficiency, accuracy, and transparency of seminar This study differs from previous research as it not only applies the DBLC for database design but also emphasizes the integration of faculty calendars and automatic notification mechanisms, aspects that have not been explored in depth in earlier works.
Pendahuluan Seiring berjalannya waktu, teknologi terus berkembang dengan pesat mengikuti perkembangan Saat ini, sudah banyak manfaat teknologi yang diterapkan dalam kehidupan sehari - hari, termasuk di lingkungan perguruan tinggi.
Salah satu contoh penerapan teknologi yang terlihat di perguruan tinggi adalah penerapan dalam penjadwalan seminar hasil.
Namun, masih terdapat beberapa kekurangan pada sistem tersebut.
Di antaranya adalah jadwal seminar yang sering diumumkan secara mendadak, kurangnya transparansi status dokumen dan proses penjadwalan, serta tidak adanya mekanisme yang efektif untuk memastikan kehadiran dosen pembimbing dan Kondisi ini menyebabkan mahasiswa kesulitan untuk mempersiapkan diri secara optimal, sementara dosen pembimbing dan dosen penguji terkadang mengalami benturan jadwal, sehingga berakibat pada tertundanya pelaksanaan seminar hasil.
Untuk mewujudkan sistem tersebut, dibutuhkan fondasi pengelolaan data yang kuat, yaitu melalui penerapan basis data.
Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik yang bisa diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk mendapatkan informasi dari basis data tersebut.
Basis data berfungsi untuk menyimpan, mengelola, dan memanipulasi data dengan efisien.
Ada pun cara untuk merepresentasikan model data dalam perancangan basis data, yaitu dengan model basis data relasional.
Salah satu contohnya adalah Entity Relational Database (ERD) yang telah dipakai sejak lama dan dalam https://doi.
org/10.
47111/JTI
Available online at https://e-journal.
id/index.
php/JTI [E-ISSN 2656-0.
[Vol 20 No .
[Januari 2.
penerapannya juga membutuhkan metode yang tepat.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang dan mengembangkam sistem informasi berbasis basis data yang dapat membantu proses penjadwalan seminar hasil secara lebih efisien dan transparan dibandingkan sistem yang sudah ada, sehingga proses administrasi dapat berjalan lebih cepat dan terstruktur.
Selain itu, penelitian ini juga bertujuan untuk membangun sistem yang terintegrasi dengan kalender dosen agar penjadwalan seminar hasil menjadi lebih mudah, mengurangi risiko benturan waktu, serta meningkatkan keterlibatan dosen pembimbing maupun dosen penguji.
Selain itu, penelitian ini diarahkan untuk menyediakan fitur notifikasi dan konfirmasi otomatis bagi mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat memperoleh informasi secara tepat waktu dan dapat mendukung kelancaran pelaksanaan seminar hasil.
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam studi ini meliputi pengumpulan data.
Database Life Cycle (DBLC), dan validasi data.
Metodologi penelitian yang pertama kali dilakukan adalah pengumpulan data dengan melakukan studi literatur untuk mengumpulkan teori-teori dari penelitian sebelumnya yang relevan dengan penjadwalan seminar hasil.
Selanjutnya, dilakukan pengumpulan data dengan melakukan wawancara untuk mendapatkan informasi secara langsung mengenai sistem penjadwal seminar hasil.
Dalam penyusunan basis data, digunakan Database Life Cycle (DBLC).
DBLC adalah serangkaian tahapan sistematis dalam mengembangkan dan mengelola basis data dari awal hingga akhir.
Aspek penelitian dalam penyusunan basis data menggunakan DBLC, meliputi perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal.
Setelah perancangan konseptual selesai, model basis data diterjemahkan ke dalam bentuk logikal.
Pada tahap ini, dilakukan normalisasi hingga 3NF untuk memastikan struktur tabel efisien dan bebas redundansi, sebelum diterapkan pada tahap perancangan fisikal.
Selain itu, validasi data dilakukan melalui uji struktural untuk memastikan rancangan basis data bebas redundansi, konsisten, serta sesuai dengan prinsip desain basis data yang baik.
Tahapan Penelitian Gambar 1.
Tahapan Penelitian Hasil dan Pembahasan Pada hasil dan pembahasan akan dibahas mengenai tiga tahapan dalam metodologi Database Life Cycle (DBLC).
Dalam membuat sistem basis data, diperlukan perancangan yang baik.
Oleh karena itu, perancangan basis data yang dilakukan meliputi, perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal.
Tabel yang dihasilkan:
Hasil query sebelum dilakukan normalisasi menghasilkan lima baris data, tetapi terdapat duplikasi https://doi.
org/10.
47111/JTI
Available online at https://e-journal.
id/index.
php/JTI [E-ISSN 2656-0.
[Vol 20 No .
[Januari 2.
atau redundansi data di setiap barisnya.
Redundansi adalah kondisi ketika suatu data tersimpan berulang kali di dalam basis data tanpa adanya kebutuhan.
Oleh karena itu, basis data tersebut harus dilakukan proses normalisasi.
Setelah Normalisasi USE semhas_setelah_normalisasi.
SELECT dosen_pembimbing.
nama_dosen_pembimbing.
COUNT(*) AS jumlah FROM relasi_jadwal_dosen_pembimbing JOIN dosen_pembimbing ON relasi_jadwal_dosen_pembimbing.
id_dosen_pembimbing = dosen_pembimbing.
id_dosen_pembimbing GROUP BY dosen_pembimbing.
nama_dosen_pembimbing.
Tabel yang dihasilkan:
Setelah dilakukan normalisasi, query tersebut menghasilkan enam baris pada tabel dengan satu dosen pembimbing di setiap barisnya dan tidak ada duplikasi atau redundansi data pada setiap Proses normalisasi hingga 3NF dapat menghilangkan redundansi atau duplikasi data.
Uji Konsistensi Data (Data Consistency Tes.
Mencari jumlah mahasiswa Sebelum Normalisasi USE semhas_sebelum_normalisasi.
SELECT COUNT(*) AS total_mahasiswa FROM semhas_sebelum_normalisasi Tabel yang dihasilkan:
Uji konsistensi data yang pertama, dilakukan dengan mencari total atau jumlah mahasiswa dari database sistem seminar hasil sebelum dilakukannya proses normalisasi.
Dari hasil uji query tersebut, diperoleh total atau jumlah mahasiswa sebanyak lima orang.
Sesudah Normalisasi USE semhas_setelah_normalisasi.
SELECT COUNT(*) AS total_mahasiswa FROM Tabel yang dihasilkan:
https://doi.
org/10.
47111/JTI
Available online at https://e-journal.
id/index.
php/JTI [E-ISSN 2656-0.
[Vol 20 No .
[Januari 2.
Setelah dilakukan proses normalisasi dari 1NFAe3NF.
Kemudian dilakukan uji query untuk mendapatkan jumlah mahasiswa, diperolah jumlah atau total mahasiswa terdapat lima orang sama seperti sebelum dilakukanya normalisasi.
Hal tersebut membuktikan bahwa proses normalisasi 3NF memberikan hasil yang konsisten saat dilakukan uji query.
Cek data setiap mahasiswa Selain melakukan uji konsistensi data dengan mencari jumlah suatu baris dalam kolom, kita juga dapat melakukan uji konsistensi data dengan melakukan pengecekan data pada setiap baris pada satu kolom, contohnya yaitu pada kolom mahasiswa.
Sebelum Normalisasi USE semhas_sebelum_normalisasi.
SELECT nama_mahasiswa,nama_dosen_pembimbing, nama_dosen_penguji FROM semhas_sebelum_normalisasi WHERE id_mahasiswa = 'M10001'.
Tabel yang dihasilkan:
Pada pengujian yang pertama kita melakukannya dengan mengecek baris dengan mahasiswa yang memiliki id AuM10001Ay.
Dari hasil uji query tersebut, diperoleh mahasiswa bernama AuRakha WijayaAy dengan nama dosen pembimbing AuBudianto Kusuma.
dan Alvian Putra.
Ay dan nama dosen penguji AuPratama Dwi Saputra.
dan Agus Kuncoro.
Ay, tetapi pada kolom nama dosen pembimbing dan nama dosen penguji masih terdapat redundansi atau duplikat Setelah Normalisasi USE semhas_setelah_normalisasi.
SELECT
nama_mahasiswa, dosen_pembimbing.
nama_dosen_pembimbing, dosen_penguji.
nama_dosen_penguji FROM jadwal_seminar_hasil JOIN relasi_jadwal_dosen_pembimbing ON jadwal_seminar_hasil.
id_jadwal = relasi_jadwal_dosen_pembimbing.
id_jadwal JOIN dosen_pembimbing ON relasi_jadwal_dosen_pembimbing.
id_dosen_pembimbing = dosen_pembimbing.
id_dosen_pembimbing JOIN relasi_jadwal_dosen_penguji ON jadwal_seminar_hasil.
id_jadwal = relasi_jadwal_dosen_penguji.
id_jadwal JOIN dosen_penguji ON relasi_jadwal_dosen_penguji.
id_dosen_penguji = dosen_penguji.
id_dosen_penguji JOIN mahasiswa ON jadwal_seminar_hasil.
id_mahasiswa = mahasiswa.
id_mahasiswa WHERE mahasiswa.
id_mahasiswa = 'M10001'.
Tabel yang dihasilkan:
https://doi.
org/10.
47111/JTI
Available online at https://e-journal.
id/index.
php/JTI [E-ISSN 2656-0.
[Vol 20 No .
[Januari 2.
Setelah dilakukan normalisasi, data mahasiswa dengan ID M10001 memiliki isi yang sama seperti sebelum normalisasi.
Perbedaannya, jumlah baris menjadi lebih banyak karena data dipisahkan ke dalam beberapa tabel untuk menghindari redundansi.
Hal ini menunjukkan bahwa meskipun normalisasi dapat menambah jumlah baris, informasi yang dihasilkan tetap sama.
STUDI KASUS
Seorang mahasiswa tingkat akhir bernama Ersya Maulida dengan nim 2299828124 akan mendaftar seminar hasil, mahasiswa tersebut dapat mengakses aplikasi khusus untuk mendaftar seminar hasil.
Proses pendaftaran seminar hasil tersebut diantaranya:
Pendaftaran Seminar Hasil a Mengisi formulir pendaftaran.
a Mengumpulkan berkas skripsi yang telah dikerjakannya.
Proses Verifikasi Berkas a Jika berkas skripsi telah lengkap, administrasi akademik akan menyetujui berkas.
a Status berkas berubah menjadi AuDisetujuiAy.
Penjadwalan Seminar Hasil a Administrasi akademik akan mengatur jadwal seminar hasil dengan melihat kalender dosen pembimbing dan kalender dosen penguji untuk mengetahui jadwal ketersediaan dosen untuk menghadiri seminar hasil.
a Notifikasi jadwal seminar hasil akan dikirimkan kepada mahasiswa paling lambat H-7 sebelum dilaksanakannya seminar hasil.
Notifikasi dikirimkan maksimal H-7 sebelum dilaksankannya seminar hasil, sehingga mahasiswa dapat melakukan persiapan dengan matang.
Selain itu, tidak akan terjadi benturan jadwal antara dosen pembimbing dan dosen penguji karena sistem aplikasi tersebut memiliki kalender dosen pembimbing dan kalender dosen penguji, sehingga pihak administrasi akademik dapat mengatur jadwal ketersediaan antara dosen pembimbing dengan dosen penguji.
https://doi.
org/10.
47111/JTI
Available online at https://e-journal.
id/index.
php/JTI [E-ISSN 2656-0.
[Vol 20 No .
[Januari 2.
Kesimpulan Penelitian ini merancang basis data penjadwalan seminar hasil dengan metode Database Life Cycle (DBLC) dan normalisasi hingga 3NF.
Kebaruan penelitian ini terletak pada integrasi kalender dosen dan fitur notifikasi otomatis yang belum dikaji pada penelitian sebelumnya.
Rancangan yang dihasilkan efisien, bebas redundansi, serta mampu mengurangi benturan jadwal dan keterlambatan informasi.
Hasil ini menawarkan solusi praktis untuk penjadwalan seminar hasil yang lebih transparan di perguruan tinggi.
Untuk penelitian selanjutnya, disarankan integrasi dengan sistem akademik yang sudah ada, pengujian dengan dataset berskala besar, serta penambahan fitur penjadwalan ulang otomatis dan analisis beban dosen.
Daftar Pustaka