Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937
PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN PERDAGANGAN DAN KEMETROLOGIAN PADA
KANTOR DINAS KOPERASI.
USAHA KECIL DAN MENENGAH.
PERINDUSTRIAN DAN
PERDAGANGAN KABUPATEN TABALONG
Reza Anshary Ramadhani*.
Safrul Rijali rezaansharyy69@gmail.
com, safrulrijali@gmail.
Program Studi Administrasi Negara Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Tabalong Komplek Stadion Olahraga Saraba Kawa Pembataan Tanjung.
Tabalong Telp/Fax: .
2022484 Kode Pos 71571 Email: info@stiatabalong.
ABSTRAK
Pengelolaan arsip dilakukan secara sistematis agar memudahkan proses administrasi menjadi lebih cepat, selain itu mempermudah dalam menjalankan pekerjaan agar menjadi lebih cepat, tertata rapi, tepat efektif dan efisien.
Hal ini tentu sangat penting untuk diterapkan di hampir setiap perkantoran agar memiliki standar pengelolaan arsip yang baik.
Di lapangan peneliti menemukan hal yang membuat tertarik untuk mengangkat topik tersebut yaitu, dalam pengelolaan kearsipan pegawai belum mempunyai pedoman dalam mengelola arsip dan penumpukan arsip dan kurangnya pemeliharaan terhadap arsip menyebabkan sukarnya penemuan kembali beberapa arsip yang dibutuhkan, volume arsip yang selalu bertambah seharusnya diimbangi dengan penyusutan arsip agar arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dapat dimusnahkan secara berkala guna mengurangi arsip yang menumpuk.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana Pengelolaan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong.
Metode pada penelitian ini dilakukan dengan Teknik pengumpulan data Data Primer dalam proses penelitian didefinisikan sebagai sekumpulan informasi yang diperoleh peneliti langsung dari lokasi penelitian melalui sumber data pertama .
esponden atau informan, melalui angke.
atau melalui hasil pengamatan yang dilakukan sendiri oleh peneliti.
Sumber data dalam penelitian ini diperoleh melalui responden yaitu seluruh pegawai Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong yang berjumlah 30 orang.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Pengelolaan Arsip Di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil Dan Menengah.
Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Tabalong, dikategorikan terkelola.
Kata Kunci: Pengelolaan Arsip.
Manajemen Perkantoran.
Kantor Dinas Pemerintahan ARCHIVAL MANAGEMENT IN THE TRADE AND METROLOGY SECTION AT THE OFFICE OF COOPERATIVES.
SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES.
INDUSTRY AND TRADE OF TABALONG REGENCY ABSTRACT Archival management is carried out systematically to streamline administrative processes, making them faster and more organized, as well as facilitating work efficiency.
This is crucial to be implemented in almost every office to establish a good standard of archival management.
In the field, the researcher observed issues that prompted interest in this topic, such as the absence of guidelines for employees in managing archives, the accumulation of archives, and insufficient maintenance, which leads to difficulties in retrieving necessary records.
The growing volume of archives should be balanced with the disposal of nonessential records to reduce clutter.
The purpose of this study is to understand and analyze how archival management is conducted in the Trade and Metrology Section at the Office of Cooperatives.
Small and Medium Enterprises.
Industry and Trade of Tabalong Regency.
The research method involves collecting primary data directly from the field through first-hand sources .
espondents or informants, via questionnaire.
or through observations conducted by the researcher.
The data sources for this study consist JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 of all employees at the Office of Cooperatives.
Small and Medium Enterprises.
Industry and Trade of Tabalong Regency, totaling 30 individuals.
The results indicate that the archival management in the Trade and Metrology Section at the Office of Cooperatives.
Small and Medium Enterprises.
Industry and Trade of Tabalong Regency is categorized as well-managed.
Keywords: Archival Management.
Office Management.
Government Office
PENDAHULUAN
Perkembangan pengetahuan yang semakin modern menuntut manusia untuk dapat menciptakan dan membuat pekerjaan agar menjadi lebih baik, cepat, tepat, efektif dan efisien.
Kegiatan pengelolaan sistem informasi juga mendukung dan mempercepat proses administrasi dan fungsi manajemen karena setiap kegiatan organisasi pemerintahan maupun swasta membutuhkan informasi akurat, sistematis, dan informatif sebagai bagian pendukung berjalannya proses kerja administrasi dan fungsi Kegiatan pemerintahan ataupun swasta tidak lepas dari kegiatan kearsipan untuk menunjang proses mencapai tujuan yang diinginkan dalam sebuah Manajemen pengarsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi, arsip merupakan pusat ingatan disegala kegiatan dalam suatu lembaga pemerintahan.
Tanpa arsip tidak mungkin seorang pegawai dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap.
Karena itu suatu lembaga dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Jika sistem kearsipan berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan Dan sebaliknya jika sistem kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat.
Hal ini dikarenakan arsiparsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau bahkan tidak diketahui Menurut Bahasa Belanda yang dikatakan dengan AuArchiefAy mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan.
Menurut (Sugiarto & Teguh Wahyono, 2.
Secara harfiah istilah arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu dari kata Auarche, kemudian berubah menjadi AuarcheaAy dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi Auarcheon.
AuArcheaAy JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 artinya dokumen atau catatan mengenai Menurut Dick Weisinger dikutip dari buku (Muhidin, 2.
Arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau yang telah dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen yang berisi informasi tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi dalam organisasi.
Menurut (Wursanto, 1.
menjelaskan bahwa kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-asrip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Arsip sebagai media penunjang mempunyai peranan penting dalam menunjang kinerja pegawai.
Arsip yang merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, oraganisasi masyarakat, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah naskahnaskah yang dibuat dan diterima oleh Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan / perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Lebih lanjut UU No.
Tahun 1971 membedakan arsip menurut fungsinya menjadi dua.
Pertama arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 kehidupan berbangsa pada umummnya atau penyelenggaraan administrasi negara.
Kedua arsip-arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk penyelenggraan sehari-hari administrasi negara atau arsip statis.
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal.
Lebih lanjut dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Pasal .
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Tabalong Nomor 07 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tabalong, dijelaskan bahwa arsip merupakan sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban Pemerintah Daerah serta memori kolektif yang mempunyai nilai dan arti penting strategis yang meliputi penyajian informasi penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan dan Pemerintahan Daerah.
Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi sangat dipengaruhi atau ditunjang oleh pegawai yang bekerja pada instansi tersebut, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan ketersediaan dana untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan.
Pegawai yang terlatih dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan.
Sumber daya manusia (SDM) dan sarana prasarana penunjang juga berpengaruh dalam optimalisasi pelaksanaan kearsipan, ketepatan sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi menentukan mudah tidaknya penemuan kembali arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Berdasarkan ANRI No.
21 Pasal 1 Tahun 2012 untuk menangani arsip dengan baik maka diperlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
SOP (Standar Operasional Prosedu.
Pengelolaan Arsip adalah petunjuk pelaksanaan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai dengan penyusutan arsip, baik untuk arsip konvensional maupun arsip Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong merupakan salah satu perangkat daerah yang memiliki tugas membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan dibidang Proses pengelolaan arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Kabupaten Tabalong sangat berpengaruh terhadap proses administrasi Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong.
Observasi awal yang dilakukan di Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong sepenuhnya berjalan dengan baik dalam pengelolaan kearsipan pegawai belum mempunyai pedoman dalam mengelola arsip.
Penumpukan pemeliharaan terhadap arsip menyebabkan sukarnya penemuan kembali beberapa arsip yang dibutuhkan, volume arsip yang selalu bertambah seharusnya diimbangi dengan penyusutan arsip Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 agar arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dapat dimusnahkan secara berkala guna mengurangi arsip yang menumpuk.
Hal ini juga sesuai dengan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh (Rumakat, 2.
, (Arif, 2.
dan (Yonas, 2.
yang menyatakan Efektivitas Pengelolaan Arsip belum efektif.
Namun berbeda dengan penelitian (Mufidah, 2.
, (Latiar, 2.
, yang menyatakan bahwa sudah efektif.
Berdasarkan uraian permasalahan diatas, peneliti bermaksud melakukan penelitian yang berjudul AuPengelolaan Arsip Di Bagian Perdagangan Dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil Dan Menengah.
Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Tabalong Ay.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisa tentang pengelolaan arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong.
Selain itu penelitian ini juga memberikan manfaat diantaranya yaitu manfaat teoritis dan manfaat praktis yang dapat diuraikan sebagai berikut, manfaat teoritis dari penelitian ini adalah Mendukung teori Menurut (Gibson, 1.
mengatakan beberapa ukuran dari efektivitas organisasi ada 7 tahapan, dan Mendukung penelitian yang dilakukan (Mufidah, 2.
, (Latiar, 2.
yang menyimpulkan bahwa dalam pengelolaan arsip sudah efektif namun belum maksimal karena keterbatasan sumber daya manusia dan pemahaman akan pentingnya pengelolan arsip.
Selain itu penelitian ini tidak mendukung penelitian yang dilakukan (Rumakat, 2.
, (Yonas, 2.
dan (Arif, 2.
yang menyimpulkan bahwa dalam pengelolaan kearsipan belum baik dan efektif, pembenahan peralatan sarana dan prasarana serta sumber daya manusia diperlukan sehingga kegiatan internal kearsipan bisa berjalan dengan efektif seperti yang Manfaat praktis nya diantaranya ialah.
Sebagai bahan masukan bagi kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dalam Proses JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Pengelolaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong, dan Penelitian ini juga diharapkan menjadi referensi bagi penelitian selanjutnya khususnya dalam konteks Proses Pengelolaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong.
LANDASAN TEORI
PENELITIAN TERDAHULU
(Mufidah, 2.
yang melakukan penelitian berjudul AuEfektivitas Kerja Pegawai Dalam Penggunaan Sistem Kearsipan Elektronik Di Kantor Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota SurabayaAy Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana efektivitas kerja pegawai dalam penggunan sistem kearsipan elektronik yang ada di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
Penelitian ini menunjukan bahwa penggunaan arsip elektronik yang ada di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya sudah berjalan dengan efektif, hal ini terbukti dari hasil perhitungan angket yang menyatakan 65% penggunaan sistem kearsipan elektronik ini sangat efektif dalam membantu tugas pengarsipan dan proses temu balik yang dirasa sangat cepat tanpa harus melihat bukti (Latiar, 2.
yang melakukan penelitian dengan judul AuEfektivitas Sistem Temu Kembali Arsip Digital Univesitas Lancang Kuning PekanbaruAy.
Penelitian ini bertujuan keefektifan software Digital Arsip 2.
menggunakan persamaan recall-precision stal Universitas Lancang Kuning.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa nilai recall memperoleh hasil cukup tinggi, tetapi jumlah dokumen relevan yang ditemukan dilemari arsip menurun.
Hal ini menunjukan bahwa software Digital Arsip 2.
0 memiliki kinerja cukup baik, namun dalam dalam susunan dokumen di rak dokumen kurang baik, serta kemampuan SDM yang kurang teliti dalam proses pengelolaan arsip.
Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 (Yonas, 2.
yang melakukan penelitian dengan judul AuSistem Pengelolaan Kearsipan Dalam Upaya Meningkatkan Efektivitas Terjaminnya Penyimpanan Arsip Pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Surabaya (Studi Kasus Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Surabay.
Ay.
Dalam penelitian ini menuliskan bahwa sistem pengelolaan kearsipan yang dilakukan dalam upaya penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Surabaya dinilai cukup baik.
Sistem pengelolaan kearsipan dalam upaya meningkatkan efektivitas jaminan penyimpanan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur di Surabaya dinilai kurang baik karena beberapa indikator dinilai masih kurang dalam mengimplementasikan sistem pengelolaan kearsipan.
Ada beberapa indikator menurut penelitian yang dilakukan yang dinilai kurang baik.
Indikator yang dinilai kurang baik menurut hasil studi terletak pada prosedur perawatan.
Indikator ini merupakan faktor yang menyebabkan adanya sistem pengelolaan kearsipan dalam upaya meningkatkan efektivitas penjaminan penyimpanan kearsipan di Kantor Pelayanan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur Surabaya kurang baik.
(Rumakat, 2.
yang melakukan penelitian berjudul AuSistem Pengelolaan Kearsipan Administrasi Perkantoran Pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat Provinsi Papua BaratAy.
Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa sistem penataan arsip belum baik dan masih sangat perlu dilakukan pembenahan pada peralatan penyimpanan arsip sangat perlu untuk ditambah agar dapat menampung semua dokumen yang ada sehingga dapat dokumen dapat tertata dengan rapi sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan mudah untuk ditemukan kembali.
(Arif, 2.
yang melakukan penelitian berjudul AuEfektivitas Pengelolaan Arsip Dalam Pelayanan Internal di Balai Pelestarian JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Nilai Budaya Provinsi Sulawesi SelatanAy.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa proses pengelolaan arsip dalam pelayanan internal yang meliputi Penciptaan.
Penggunaan.
Pemeliharaan, dan Penyusutan di BPNB SulSel belum efektif dikarenakan penciptaan arsip yang belum dilaksanakan secara benar, penggunaan dan penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur yang tepat, pemeliharaan belum dilakukan secara maksimal meskipun mempengaruhi keefektifan yaitu sumber daya manusia, sarana dan prasarana penyimpanan arsip atau fasilitas kearsipan secara kualitas masih kurang sehingga pelayanan internal kearsipan belum berjalan dengan efektif seperti yang diharapkan.
KERANGKA TEORI
Manajemen Perkantoran Pengertian Manajemen Perkantoran Manajemen perkantoran adalah bagian dari kehidupan di tempat kerja yang meliputi banyak hal, mulai dari sumber daya hingga perhitungan Pengelolaan sumber daya manusia di dalam lingkungan kerja dinilai sangat penting karena berhubungan dengan kesejahteraan dan taraf hidup karyawannya.
Manajemen perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data dan informasi yang dilakukan secara rutin, konsisten, serta berkesinambungan dengan mengikuti standar atau SOP dalam rangka memenuhi tujuan bisnis Manajemen perkantoran adalah usaha untuk mengarahkan operasional atau kegiatan administrasi kantor secara keseluruhan untuk mencapai tujuan dengan cara seefisien mungkin agar pekerjaan berjalan baik.
Fungsi Manajemen Perkantoran Manajemen kantor adalah aspek penting dari sebuah organisasi atau badan usaha.
Tanggung jawab utama seorang manajer kantor meliputi perencanaan, implementasi, dan evaluasi untuk memastikan kelancaran operasi bisnis.
Guna mencapai tujuan ini, manajer kantor harus melakukan tugas-tugas berikut :
Perencanaan Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 Perencanaan adalah tahap awal dalam setiap Setelah mengidentifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang bisnis.
Anda dapat menyusun rencana untuk mencapainya.
Rencana tersebut merinci tugas yang harus diselesaikan oleh semua pemangku kepentingan, serta tindakan atau prosedur yang harus diikuti untuk memastikan konsistensi dan meningkatkan produktivitas.
Staffing Staffing adalah salah satu tanggung jawab di dalam manajemen perkantoran.
Kegiatan ini meliputi seleksi, rekrutmen, kompensasi, dan Pekerjaan ini juga mencakup promosi keseimbangan sumber daya manusia.
Manajer perlu menempatkan setiap orang pada posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan melibatkan seluruh staf.
Pengarahan Ketika rencana selesai dan sumber daya yang diperlukan sudah didapat, sekarang saatnya untuk beralih ke fase berikutnya, yaitu eksekusi.
Anda harus mengarahkan personel untuk menyelesaikan masing-masing Pengarahan ini dapat dilakukan dengan pelatihan dan instruksi tindak lanjut untuk memverifikasi bahwa prosedur tersebut dipahami Anda mempertimbangkan cara menangani individu yang tidak mematuhi prosedur.
Komunikasi Komunikasi dengan karyawan sangat penting untuk memastikan semua pihak mematuhi prosedur yang ditentukan dalam rencana.
Tujuan komunikasi dalam konteks ini adalah untuk membina hubungan manusia yang positif dan memahami tuntutan tenaga kerja.
Kejelasan, kejujuran, dan pemanfaatan informasi yang strategis merupakan tiga aspek komunikasi yang harus dikuasai.
Kontrol Kontrol dari atasan tidak selalu manajemen mikro, tetapi memastikan bahwa rencana tersebut dijalankan dengan memberikan kebebasan bagi semua orang untuk tindakan terbaik.
Hal ini dapat diterapkan pada prosedur fisik dan komputerisasi JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 dalam elemen bisnis yang berbeda untuk memastikan konsistensi.
Saat Anda mengontrol bawahan, harus ada fleksibilitas dan adaptasi terhadap nilai dan persyaratan kantor.
Koordinasi Koordinasi cukup sulit dilakukan karena membutuhkan keseimbangan antara satu tim dengan unit bisnis lain agar semua pihak dapat berjalan dengan harmonis.
Koordinasi didasarkan pada sejumlah gagasan penting, termasuk kontinuitas dan menghilangkan birokrasi untuk membuat prosesnya transparan dan jelas.
Motivasi Tugas manajer kantor yang paling menantang adalah menginspirasi staf.
Motivasi dari diri sendiri atau orang lain sangat penting untuk mencapai tujuan bersama.
Sangat penting bagi Anda untuk menjaga moral, disiplin, dan memberikan contoh baik saat memimpin.
Untuk menjaga motivasi.
Anda harus menjadi pemimpin yang jujur, suportif, dan sopan.
Tujuan Manajemen Perkantoran Setelah memahami semua aspek manajemen perkantoran di atas, maka tujuan manajemen perkantoran dikerucutkan menjadi :
Memberikan diperlukan kepada individu yang bertanggung jawab terhadap tugas administrasi.
Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dengan harga yang dirasa sesuai.
Membantu organisasi dan bisnis dalam mempertahankan dan memenuhi tuntutan Melakukan tugas-tugas administrasi dengan cermat dan memberikan pelayanan yang baik kepada klien atau mitra bisnis.
Membuat catatan yang lengkap, relevan, dan terkini dengan tepat waktu, akurat, dan .
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Berikut ini adalah ruang lingkup manajemen perkantoran yang perlu diperhatikan.
Aktivitas Kantor Kegiatan kantor meliputi perencanaan, koordinasi, dan pemantauan operasi kantor.
Aktivitas di kantor termasuk hal-hal yang terjadi selama jam Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 kerja maupun di luar jam kerja, baik itu antar tim internal maupun dengan pihak eksternal.
Sarana Pekerjaan Kantor Fasilitas kantor terdiri dari lokasi, gedung, peralatan, serta mesin-mesin kantor.
Fasilitas ini tidak mencakup barang-barang pribadi milik Namun, fasilitas kantor juga mencakup barang-barang tambahan yang mendukung efektivitas kerja.
Cara Memaksimalkan Manajemen Perkantoran Karena keberadaannya yang sangat vital, setiap manajemen perkantoran.
Berikut adalah beberapa Perhatikan Tata Letak Ruang Kerja Tata letak ruang kerja cukup berdampak pada pola manajemen, sehingga mengatur ruang kerja dapat memfasilitasi manajemen yang lebih baik.
Pengaturan yang nyaman dapat mempercepat pekerjaan dan meningkatkan produktivitas Memberikan Tugas Sesuai Kemampuan Cara memaksimalkan manajemen perkantoran selanjutnya adalah mendelegasikan tugas.
Hal ini bukan berarti menyerahkan semua tanggung jawab Anda kepada bawahan.
Karyawan yang mengembangkan kemampuan individu dan tim untuk menyelesaikan tugas sesuai tenggat waktu yang diberikan.
Tentukan Peran dan Tanggung Jawab dengan Jelas Setiap posisi memiliki tugas dan peran yang unik.
Pastikan bahwa setiap posisi memiliki tanggung jawab yang dipersyaratkan serta tidak memikul Dalam memberikan tanggung jawab yang berlebihan kepada karyawan.
Padahal menetapkan beban kerja yang berlebihan tanpa melakukan analisis beban kerja terlebih dahulu berpotensi menyebabkan karyawan mengalami burnout.
Memanfaatkan Dukungan Teknologi Bukan rahasia lagi bahwa kemajuan teknologi Perusahaan harus melihat ini sebagai peluang bagus untuk meningkatkan manajemen.
JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Demikian manajemen perkantoran dari pengertian, fungsi, hingga tujuan.
Suatu bisnis juga tak akan bisa sukses tanpa sumber daya manusia yang Pengelolaan Arsip Pengertian Pengelolaan Pengelolaan berasal dari kata kelola yang mendapat awalan AupengAy dan akhiran AuanAy sehingga menjadi pengelolaan yang berarti pengurus, perawatan, pengawasan, pengaturan.
Pengelolaan itu sendiri awal katanya AukelolaAy, di tambah awalan AupeAy dan akhiran AuanAy istilah lain AumanajemenAy.
Manajemen adalah kata yang aslinya dari bahasa Inggris yaitu AumanagementAy, yang berarti keterlaksanaan, tata pimpinan, pengelolaan manajemen atau pengelolaan dalam pengertian umum menurut Suharismiarikunto adalah pengadministrasian, pengaturan, atau penataan suatu kegiatan.
Namun kata management sendiri sudah diserap kedalam bahasa Indonesia menjadi kata manajemen yang berarti sama dengan AupengelolaanAy, yakni sebagai suatu proses mengoordinasi dan mengintergrasi kegiatan kegiatan kerja agar dapat diselesaikan secara efisien dan efektif.
Menurut (Stoner, 1.
menyatakan bahwa pengorganisasian, memimpin, dan mengawasi upaya anggota suatu organisasi dengan menggunakan sumber daya lainnya dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Menurut (Terry, 2.
mengatakan bahwa pengelolaan merupakan proses khas yang terdiri pengorganisasian, pergerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.
Pengelolaan dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pula pengaturan atau pengurusan.
Banyak orang yang mengartikan manajemen pengertian yang popular saat ini.
Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu.
(Fattah, 2.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan atau manajemen adalah proses kegiatan perencanaan, penggunaan sumber daya organisasi baik sumber daya manusia, maupun sarana dan prasarana lainnya dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Pengertian Arsip Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam sebuah organisasi pemerintahan maupun non-pemerintahan.
Peran arsip sangat penting bagi pelaksanaan kerja suatu instansi karena arsip sebagai sumber dokumen dapat digunakan yang dapat digunakan karyawan sewaktu-waktu diperlukan.
Dalam UndangUndang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal.
Lebih lanjut dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Pasal .
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Tabalong Nomor 07 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tabalong, dijelaskan bahwa arsip merupakan sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban Pemerintah Daerah serta memori kolektif yang mempunyai nilai dan arti penting strategis yang JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 meliputi penyajian informasi penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan dan Pemerintahan Daerah.
Lebih lanjut Peraturan Derah Kabupaten Tabalong Nomor 07 Tahun 2017 menjelaskan bahwa kearsipan mempunyai peranan yang sangat strategis dalam mewujudkan tertib administrasi pemerintahan dan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat melalui penyediaan data dan informasi yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga perlu didukung dengan tata kelola yang andal dan ketersediaan arsip yag autentik, terpercaya, utuh dan dapat Menurut (Sumrahyadi & Widyarsono, 2.
Kearsipan adalah sebagai ilmu pengetahuan dan sebagai ilmu terapan.
Sebagai ilmu pengetahuan karena secara umum telah memenuhi syarat yang pernah dipelajari dan mempunyai metodologi.
Sedangkan sebagai ilmu terapan, karena kearsipan pertama kali sebagai sesuatu yang bersifat aplikatif yang berkembang ke dunia bisnis atau Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali, (Priansa & Damayanti, 2.
Berdasarkan teori diatas arsip merupakan data atau dokumen dalam bentuk apapun yang memiliki nilai historis, nilai hukum dan juga nilai kegunaan yang disimpan secara teratur dan sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat tepat apabila diperlukan oleh suatu organisasi atau lembaga.
Pengertian Pengelolaan Arsip Pengelolaan arsip juga harus memiliki tumpuhan yang mana dalam melakukan pengelolaan arsip tentu harus mengacu pada pedoman atau petunjuk pelaksanaan agar suatu arsip yang dikelola dapat dengan mudah untuk dikerjakan.
Untuk mengelola suatu arsip tentu harus menuntut pengetahuan dan pemahaman tentang manajemen kearsipan, fungsi dan tugas organisasi, serta peraturan perundangundangan di bidang kearsipan.
Teori-teori Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 kearsipan merupakan komponen utama dalam pengelolaan arsip.
Hal ini karena dari teori inilah teknis pengelolaan arsip dengan mudah dapat Teori Kearsipan adalah komponen utama yang menjadi Pedoman pengelolaan arsip yang baik dalam suatu instansi.
Adapun beberapa keuntungan-keuntungan yang diperoleh dari adanya pedoman pengelolaan arsip, antara lain :
Memberikan keseragaman dan konsistensi dalam pengelolaan arsip .
Memberikan kejelasan tugas bagi unsur-unsur yang terlibat .
Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan .
Menciptakan efisiensi waktu dan biaya .
Menetapkan pertanggungjawaban dari setiap sub sistem dalam pengelolaan arsip.
Menurut (Sugiarto & Teguh Wahyono, 2.
Pengelolaan kearsipan memiliki pengelolaan arsip pengorganisasian arsip, penilaian pengelolaan arsip, peralatan & pelengkapan arsip, dan penyusutan arsip.
Pengorganisasian Arsip Pengorganisasian Arsip memiliki arti sebagai pihak yang memiliki wewenang dalam melakukan Pengorganisasian arsip dalam kantor ada tiga jenis yakni sentralisasi, desentralisasi dan Sentralisasi berarti pengelolaan semua arsip diserahkan pada unit khusus yang dijadikan sebagai sentral arsip.
Desentraslisasi berarti arsip dikelola di masing-masing unit kerja.
Sedangkan Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi berarti pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.
Asas Sentralisasi Sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan disatu unit kerja khusus yang lazim disebut dengan Sentral Arsip.
Asas Desentralisasi Pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
Bila suatu kantor atau organisasi menganut sistem pengelolaan secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola arsipnya masing-masing.
JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 .
Asas Campuran (Kombinas.
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip, baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan diperkantoran penggunaan kombinasi dari dua acara tersebut.
Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi.
Didalam penanganan arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif .
ktive fil.
yang dikelola diunit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola disentral arsip.
Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara Prakteknya banyak organisasi yang menggunakan sistem pengorganisasian kombinasi Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan seperti sistem penataan arsip pada suatu organisasi harus disesuaikan dengaan kebutuhan organisasi tersebut.
Sistem penataan arsip hendaknya dilakukan secara teratur, rapi, cermat, dan sistematis yang dapat membantu meringankan beban kerja, asas pengorganisasian arsip sebaiknya menggunakan asas yang paling cocok dengan organisasi.
Penyimpanan Arsip Terdapat 6 cara dalam sistem penyimpanan dalam pengarsipan yaitu :
Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap .
dokumen bersangkutan.
Melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan nama orang dan nama badan.
Sistem Geografis Sistem geografis adalah sistem penyimpanan pengelompokkan menurut nama tempat.
Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.
Sistem Subjek Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan.
Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.
Sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen.
Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 .
Sistem Nomor Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti nama orang atau nama badan disebut sistem nomor .
umeric filing Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumen didasarkan kepada nama, sistem nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan .
Sistem Kronologi Sistem penyimpanan kronologi merupakan system penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu.
Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, maupun abad.
Sistem Warna Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokkan dan pencarian sebuah dokumen.
Peralatan dan Perlengkapan Arsip Peralatan penyimpanan tegak, menyamping, elektrik, alat untuk word processing, alat untuk media computer, dan alat penyimpanan visible.
Sedangkan untuk perlengkapan arsip adalah penyekat, map .
, kata tangkap .
udul yang terdapat pada tonjola.
dan alat bantu kearsipan berupa label atau stiker.
Pemeliharaan Perawatan dan Pengamanan Arsip .
Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan Arsip merupakan usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna.
Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui terlebih dahulu faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya agar dapat memelihara arsip dengan baik.
Dengan kata lain usaha ini sering disebut dengan preventif.
Perawatan Arsip Perawatan Arsip adalah usaha penjagaan benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah.
Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.
Pengamanan Arsip Pengamanan Arsip merupakan usaha penjagaan agar arsip tidak hilang dan rusak serta isi atau JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 informasinya tidak sampai diketahui orang lain yang tidak berhak.
Petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya.
Penyusutan Arsip Penyusutan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam proses pengelolaan arsip dalam suatu lembaga maupun organisasi.
Proses dasarnya dengan melakukan penyusutan, maka pengelolaan arsip yang dilakukan dapat lebih Pengurangan jumlah arsip untuk mengurangi tumpukan arsip dikantor merupakan dari penusutan arsip.
Pemindaian dokumen sifatnya internal yaitu dari unit pengolah ke unit kearsipan dilingkungan perusahaan.
Sedangkan penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional.
Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional merupakan dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan kegiatan pemerintahan.
Siklus Hidup Arsip Menurut (Priansa & Damayanti, 2.
Siklus hidup arsip melalui beberapa tahap sebagai .
Tahap penciptaan atau penerimaan (Creation and Receip.
Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang merupakan awal dari siklus arsip.
Dokumen ini dapat berupa surat, laporan, formulir atau .
Tahap Distribusi (Distributio.
Setelah melalui tahap penciptaan arsip maka agar pihak/orang/sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau penyebaran Caranya bisa melalui kurir, pos, email, dan sebagainya.
Tahap Penggunaan (Us.
Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai dengan maksud dan tujuan penciptanya.
Tahap Pemeliharaan (Maintenanc.
Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 fungsinya karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi.
Pada tahapan ini arsip dinamis diberkaskan menurut aturan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya.
Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal masuknya atau menurut masalahnya atau susunan lainnya.
Kegiatan retrival atau temu balik mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang diminta.
Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu unit lainnya.
Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file.
Tahap pemusnahan (Dispositio.
Arsip dinamis aktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan.
Sehingga penyimpanan serta tidak menimbulkan Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola Unit Kearsipan.
Nilai Guna Arsip Menurut Vernon B Santen dikutip dari buku (Intan & Lisnini, 2.
arsip memiliki nilai guna :
Administrasi Value (Nilai Guna Administras.
Nilai guna administrasi dapat diartikan nilai guna yang berkaitan dengan perumusan dan pelaksanaan kebijaksanaan organisasi atau .
Legal Value (Nilai Huku.
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian, arsip-arsip yang memberikan informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian di bidang hukum, atau arsip-arsip yang mengandung hak-hak baik jangka pendek maupun jangka panjang dari pemerintahan atau swasta-swasta yang diperkuat oleh .
Fiscal Value (Nilai kegunaa.
Nilai kegunaan memperlihatkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diwarisi dan dibelanjakan.
JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Pembuktian di bidang keuangan seorang ataupun organisasi.
Research Value (Nilai Penelitia.
Bahwa sekelompok arsip memiliki informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan penelitian ilmiah, baik untuk kepentingan penelitian di bidang ekonomi, sosiologi, sejarah, silsilah, kedokteran dan lain - lain.
Bahan - bahan tersebut menyediakan data bagi para peneliti dari segala disiplin ilmu pengetahuan sosial dan teknik termasuk data statistik atau finansial yang tidak diterbitkan.
Termasuk juga bahan - bahan arsip yang menyediakan informasi tentang kejadian - kejadian nasional maupun internasional.
Education Value (Nilai Pendidika.
Bahwa sekelompok arsip yang diciptakan dan disusun sedemikian rupa sehingga bila dibutuhkan mudah dan cepat ditemukan.
Dalam mencapai tujuan tersebut maka dibutuhkan kemampuan dalam menata kearsipan yang baik.
Dengan demikian bagi orang-orang yang terlibat sejak arsip diciptakan secara tidak langsung mendidik kita untuk selalu berbuat baik, karena kalu tidak maka arsip akan sulit Documentation Value (Nilai Dokume.
Nilai kegunaan dokumentasi termasuk di dalamnya arsip yang mengandung informasi seperti pada arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi.
Organization Value (Nilai Organisas.
Warkat-warkat yang bernilai untuk negosiasi.
Suatu arsip mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat pula suatu arsip mempunyai guna informasi, yuridis atau guna Jadi suatu arsip dapat hanya mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai lebih dari satu macam kegunaan.
Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan.
Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut.
Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya.
Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang tidak bernilai guna dan sulit Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 diketemukannya kembali arsip yang masih bernilai guna bila sewaktu-waktu diperlukan.
Fungsi Arsip Menurut (Leidiyana & Ridwan, 2.
Arsip mempunyai fungsi yang sangat penting dalam berjalannya sebuah organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan kolektif dalam memutuskan masalah atau dalam memutuskan sebuah kebijakan.
Menurut (Priansa & Damayanti, 2.
kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang paling penting bagi kegiatan Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat.
Lebih lanjut kearsipan berfungsi untuk :
Alat penyimpanan warkat Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan Alat perekam perjalanan organisasi Mengefektifkan Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.
Jadi, arsip sangat penting bagi sebuah instansi dikarenakan arsip berfungsi sebagai sumber ingatan, bahan pengambilan keputusan, bukti atau legalitas dan rujukan historis instansi tersebut, yang pada akhirnya akan membantu instansi tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Melihat begitu pentingnya fungsi suatu arsip, maka organisasi harus mampu menjaga keberadaan arsip tersebut agar dapat menyokong tercapainya tujuan organisasi.
Jenis-Jenis Arsip Jenis -jenis arsip menurut Undang-undang No.
Tahun 2009 tentang kearsipan dikutip dari buku (Rosalin, 2.
arsip terbagi dalam :
Arsip Dinamis merupakan arsip yang dipergunakan sacara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 .
Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung meupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan Lembaga kearsipan.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional .
Arsip Vital keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungannya operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau .
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan terus menerus.
Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Menurut (Priansa & Damayanti, 2.
Arsip pada dasarnya memiliki banyak jenis.
Berikut ini disampaikan beberapa jenis arsip :
Berdasarkan Media .
Arsip Berbasis Kertas merupakan arsip berupa teks atau gambar atau numerik yang tertuang diatas kertas .
Arsip Lihat-Dengar merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar.
Contohnya :
Kaset Video.
Film.
VCD, dan sebagainya.
Arsip Kartografik Arsitektual merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar, grafik, peta, maket, atau gambar arsitek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya.
Arsip Elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya komputer.
Berdasarkan Fungsi Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 .
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam Pelaksanaan penyelenggaraan aktivitas di lingkungan perkantoran, yang pada dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran.
Arsip Statis sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu, sehingga pantas untuk dilestarikan atau diabadikan untuk kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bahan bukti.
Manfaat Arsip Arsip mempunyai peran yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu keberadaan arsip pada sebuah kantor benar - benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.
Menurut (Sugiarto & Teguh Wahyono, 2.
ada beberapa kegunaan arsip, yaitu :
Arsip sebagai sumber atau memori Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila Dengan demikian kita bisa informasi-informasi yang terekam dalam arsip .
Arsip sebagai bukti legalitas Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila Arsip sebagai rujukan historis Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang.
Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan organisasi.
KERANGKA KONSEPTUAL
Gambar 1: Kerangka Konseptual Sumber: Dikelola Peneliti 2023
METODE PENELITIAN
PENDEKATAN DAN JENIS PENELITIAN
Pendekatan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan teknik kualitatif.
Penelitian deskriptif merupakan tipe penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan sebuah karakter suatu variable, kelompok atau gejala sosial yang sedang terjadi ditengah masyarakat.
Penelitian deskriptif kualitatif pada hakikatnya adalah metode penelitian yang digunakan untuk peneliti objek alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci.
Teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi .
, analisis data bersifat indukatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi (Sugiyono, 2.
Untuk permasalahan yang sedang dihadapi pada situasi sekarang, dilakukan dengan langkah-langkah pengumpulan data,klasifikasi dan membuat kesimpulan tentang suatu keadaan secara objektif dalam suatu deskriptif situasi (Ali & Suryani.
Penelitian data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.
Data-data yang dikumpulkan dilapangan adalah data-data JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 tersebut digunakan untuk menjelaskan dan mendeskripsikan fenomena social yang diteliti.
Hasil penelitian ini ditekankan pada pemberian gambaran secara objektif tentang keadaan yang sebenarnya trjadi terkait Pengelolaan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong.
LOKASI PENELITIAN
Penelitian mengenai Pengelolaan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong.
Peneliti memilih Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong merupakan unsur pendukung tugas Bupati di bidang Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
SUMBER DATA
Sumber informasi, yang berupa informasi atau angka hasil pencatatan suatu kejadian atau angka hasil pencatatan suatu kejadian atau sekumpulan informasi yang digunakan untuk menjawab masalah penellitian.
Data yang mampu menjawab masalah penelitian ini adalah data yang berasal dari sumber-sumber yang sesuai dengan permasalahan penelitian.
Sumber dalam penelitian ini yaitu data primer dan data sekunder adalah sebagai berikut :
Data Primer Data Primer dalam proses penelitian didefinisikan sebagai sekumpulan informasi yang diperoleh peneliti langsung dari lokasi penelitian melalui sumber data pertama .
esponden atau informan, melalui angke.
atau melalui hasil pengamatan yang dilakukan sendiri oleh peneliti (Nanang, 2.
Sumber data dalam penelitian ini diperoleh melalui responden yaitu seluruh pegawai Kantor JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong yang berjumlah 30 orang.
Data Sekunder Data sekunder dimaknai sebagai data yang tidak diperoleh dari sumber pertama.
Dalam hal ini, peneliti berada dalam posisi orang pertama yang mengumpulkan data.
Dengan memanfaatkan data pendukung dan memperjelas data primer agar mampu menjawab permasalahan penelitian.
Data sekunder diperoleh dari kegiatan penelaahan baik berupa buku maupun informasi-informasi yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
Data sekunder dalam penelitian ini yaitu data yang diperoleh dari dokumentasi serta data-data resmi yang di dapat dari objek yang diteliti yaitu data yang berasal dari lokasi penelitian.
POPULASI DAN SAMPEL PENELITIAN
Populasi Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk mempelajari dan kemudian (Sugiyono.
Berdasarkan pengertian populasi tersebut dalam penelitian ini Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong berjumlah 30 Sampel Metode pengambilan sampel pada penelitian ini menggunakan Teknik sampling jenuh yang mana menurut (Sugiyono, 2.
yaitu Teknik penentuan sampel bila semua anggota populasi dijadikan sebagai sampel.
Hal ini sering digunakan jika jumlah populasi relative kecil yaitu kurang dari 30 orang, atau penelitian yang ingin membuat generalisasi dengan kesalahan yang sangat kecil.
Istilah lain sampel jenuh adalah sensus dimana semua anggota populasi dijadikan Berdasarkan penjelasan diatas maka yang dijadikan sampel dalam penelitian ini adalah seluruh dari populasi yang diambil, yaitu seluruh karyawan pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 Kecil dan Menengah Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong yang berjumlah 30 orang.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
Agar data yang diperoleh valid dan mampu pertanyaan-pertanyaan permasalahan-permasalahan dalam penelitian serta mampu mencapai tujuan penelitian, maka ditentukan teknik pengumpulan data.
Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu :
Observasi Observasi yaitu teknik yang digunakan secara langsung pada objek untuk mendapatkan data dengan melihat, mengamati, dan mencatat mengenai hal-hal yang ada kaitannya dengan Angket (Kuesione.
Angket (Kuesione.
merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan tertulis kepada responden untuk dijawabnya (Sugiyono, 2.
Kuesioner dapat berupa pertanyaan atau pertanyaan tentang Pengelolaan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong.
Dokumentasi Dokumentasi adalah benda atau objek yang memiliki karakteristik berupa teks tertulis (Nanang, 2.
Dokumen ini dapat berupa dokumen pemerintah, hasil penelitian, foto-foto atau gambar, buku harian, rekaman video, laporan, keuangan, undang-undang, hasil karya seseorang, dan sebagainya.
Dokumen tersebut dapat menjadi sumber data pokok, dapat pula mengeksporasi masalah penelitian (Nanang.
Dokumentasi merupakan sebuah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengumpulkan berbagai dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian.
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah anaisis tabulasi yaitu analisis dengan melihat data-data tabulasi merupakan data olahan dari hasil penelitian yang dimasukan ke dalam table.
Adapun tahap-tahap analisis data hasil penelitian ini adalah sebagai berikut :
Pemeriksaan akan kelengkapan jawaban Pada tahap ini data yang diperoleh diperiksa kembali untuk mencari jawaban dari kuesioner yang tidak lengkap.
Tally, yaitu menghitung jumlah atau frekuensi dari masing-masing jawaban dalam kuesioner.
Menghitung presentase jawaban responden dalam bentuk table tunggal melalui distribusi frekuensi dan presentase.
Presentase data digunakan untuk melihat perbandingan besar kecilnya frekuensi jawaban dalam angka yang dihitung dalam jumlah presentase, karena jumlah jawaban pada setiap dikemukakan oleh (Ali & Suryani, 2.
bahwa rumus untuk menghitung presentase adalah :
Rumus Presentasi :
Keterangan :
P = Presentase F = Frekuensi Data N = Jumlah Responden Dengan Nilai :
80%-100% = Sangat Terkelola 60%-70% = Terkelola 40%-59% = Cukup Terkelola 20%- 39% = Belum Terkelola 0%- 19% = Kurang Terkelola Sumber : (Ali & Suryani, 2.
Dengan demikian penelitian akan memperoleh gambaran AuPengelolaan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten TabalongAy.
TEKNIK ANALISIS DATA
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937
HASIL PENELITIAN
Dimensi Penyimpanan Arsip Tabel 2: Rekapitulasi data hasil Kuisioner jawaban Dimensi Pengelolaan Arsip Hasil yang didapatkan dari jawaban angket yang diisi oleh responden dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 1: Rekapitulasi data hasil Kuisioner jawaban responden pada dimensi Penyimpanan Arsip responden pada dimensi Pengorganisasian Arsip Sumber: Diolah Peneliti 2023 Berdasarkan tabel rekapitulasi tersebut dapat diketahui sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban A dikatakan Sangat Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban B dikatakan Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban C dikatakan Cukup Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban D dikatakan Kurang Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban E dikatakan Tidak Terkelola.
Dari Hasil analisis tersebut, dapat disimpulkan bahwa dimensi pengorganisasian Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dikategorikan Cukup Terkelola dengan presentase .
%).
Sumber: Diolah Peneliti 2023 Berdasarkan tabel rekapitulasi tersebut dapat diketahui sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban A dikatakan Sangat Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban B dikatakan Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban C dikatakan Cukup Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban D dikatakan Kurang Terkelolau, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban E dikatakan Tidak Terkelola.
Dari Hasil analisis tersebut, dapat disimpulkan bahwa dimensi penyimpanan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dikategorikan Cukup Terkelola dengan presentase .
%).
Dimensi Peralatan dan Perlengkapan Arsip Tabel 3: Rekapitulasi data hasil Kuisioner jawaban responden pada dimensi Peralatan dan perlengkapan Sumber: Diolah Peneliti 2023 Berdasarkan tabel rekapitulasi tersebut dapat diketahui sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban A dikatakan Sangat Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 jawaban B dikatakan Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban C dikatakan Cukup Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban D dikatakan Kurang Terkelolau, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban E dikatakan Tidak Terkelola.
Dari Hasil analisis tersebut, dapat disimpulkan bahwa dimensi peralatan dan perlengkapan arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dikategorikan Cukup Terkelola dengan presentase .
%).
Dimensi Peralatan dan Perlengkapan Arsip Tabel 4: Rekapitulasi data hasil Kuisioner jawaban responden pada dimensi Pemeliharaan Perawatan dan Pengemanan Arsip Sumber: Diolah Peneliti 2023 Berdasarkan tabel rekapitulasi tersebut dapat diketahui sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban A dikatakan Sangat Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban B dikatakan Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban C dikatakan Cukup Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban D dikatakan Kurang Terkelolau, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban E dikatakan Tidak Terkelola.
Dari Hasil analisis tersebut, dapat disimpulkan bahwa dimensi Pemeliharaan Perawatan dan Pengemanan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dikategorikan Terkelola dengan presentase .
%).
JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024 Dimensi Penyusutan Arsip Tabel 5: Rekapitulasi data hasil Kuisioner jawaban responden pada dimensi Penyusutan Arsip Sumber: Diolah Peneliti 2023 Berdasarkan tabel rekapitulasi tersebut dapat diketahui sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban A dikatakan Sangat Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban B dikatakan Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban C dikatakan Cukup Terkelola, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban D dikatakan Kurang Terkelolau, sebanyak .
%) informan memilih alternatif jawaban E dikatakan Tidak Terkelola.
Dari Hasil analisis tersebut, dapat disimpulkan bahwa dimensi Penyusutan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dikategorikan Terkelola dengan presentase .
%).
Tabel 6: Rekap Hasil Kuisioner semua dimensi Sumber: Diolah Peneliti 2023
PEMBAHASAN
Pengorganisasian Arsip Pengelolaan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dilihat dari Pengorganisasian Arsip dikategorikan Cukup Terkelola.
Hal ini dapat Dilihat dari hasil rekapitulasi pengangkatan Http://jurnal.
id/index.
php/JAPB ISSN : 2723-0937 Angket tersebut dengan Rata-rata nya sebanyak 56% sehingga dapat dikategorikan Cukup Terkelola.
Penyimpanan Arsip Penyimpanan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dilihat dari dimensi Penyimpanan Arsip dapat dikategorikan Cukup Terkelola.
Hal ini dapat Dilihat dari hasil rekapitulasi pengangkatan Angket terkumpul Rata-rata nya sebanyak 59% sehingga dapat dikategorikan Cukup Terkelola.
Peralatan dan Perlengkapan Arsip Peralatan dan Perlengkapan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dilihat dari dimensi Peralatan dan Perlengkapan Arsip dapat dikategorikan Cukup Terkelola.
Hal ini dapat Dilihat dari hasil rekapitulasi pengangkatan Angket terkumpul Rata-rata nya sebanyak 55% sehingga dapat dikategorikan Cukup Terkelola.
Pemeliharaan Perawatan dan Pengamanan Arsip Pemeliharaan Perawatan dan Pengamanan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dilihat dari dimensi Pemeliharaan Perawatan dan Pengamanan Arsip dapat dikategorikan Terkelola.
Hal ini dapat Dilihat dari hasil rekapitulasi pengangkatan Angket terkumpul Rata-rata nya sebanyak 77% sehingga dapat dikategorikan Terkelola.
Penyusutan Arsip Penyusutan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dilihat dari dimensi Penyusutan Arsip dapat dikategorikan Terkelola.
Hal ini dapat Dilihat dari hasil rekapitulasi pengangkatan Angket terkumpul Rata-rata nya sebanyak 63% sehingga dapat dikategorikan Terkelola.
JAPB : Volume 7 Nomor 2, 2024
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan dan dikaitkan dengan teori, konsep, dan hasil penelitian yang relevan, maka dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian Pada Kantor Dinas Koperasi.
Usaha Kecil dan Menengah.
Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong dikategorikan Terkelola.
SARAN