P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021 Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Surat dengan Model Waterfall Sumardiono1.
MarpuAoah2 AMIK Purnama Niaga.
Indramayu, sumardiono@amikpurnamaniaga.
id, mfuah07@gmail.
Diterima September 2021, disetuji 14 Oktober 2021, diterbitkan 20 Oktober 2021 Pengutipan: Sumardiono & Marpuah.
Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Surat dengan Model Waterfall.
Gema Wiralodra, 12.
, 269-278
ABSTRAK
Kearsipan adalah suatu hal yang penting dalam lingkup keorganisasian tidak terkecuali pribadi, sehingga arsip selalu disebut dengan dokumen akhir catatan.
Penataan dan pembenahan dokumen untuk diarsipkan terdapat kode khusus, buku atau catatan khusus, lemari khusus, bahkan terdapat ruangan khusus.
Studi kasus penelitian ini pada Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Indramayu.
Penelitian ini, untuk memperoleh data yang diperlukan dengan menggunakan observasi, wawancara, dan literasi, serta dalam rancang dan bangun sistem penulis menggunakan model Waterfall, yaitu fase analisis kebutuhan, fase rancangan, fase penerapan .
lah progra.
, fase evaluasi .
, dan fase perawatan.
Adapun platform pada sistem menggunakan bahasa pemrograman html dan php serta framework CSS.
Dari metode penelitian tersebut menghasilkan rancang bangun e-archives, yang terdiri dari surat masuk, surat keluar, disposisi, dan laman pendukung, sehingga diharapkan tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan surat ataupun hilang jejak surat.
Penelitian ini masih terdapat kekurangan sehingga perlu adanya penelitian selanjutnya, terutama dalam pengembangan e-archives yang lebih baik dalam pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis.
Kata Kunci : kearsipan, model Waterfall, framework CSS, e-archives ABSTRACT Archives are an important thing in the scope of the organization, including personal, so that the archive is always call the final document of the record.
Organizing and rearranging documents to be archive includes special codes, special books or notes, special cabinets, and even a special room.
The case study of this research is the Department of Population Control and Family Planning.
INDRAMAYU Regency.
In this study, to obtain the necessary data using observation, interviews, and literacy, as well as in designing and building the system the author uses the Waterfall model, namely the needs analysis phase, the design phase, the implementation phase .
, the evaluation phase .
, and treatment phase.
The platform on the system uses the html and PHP programming languages and the CSS framework.
From this research method, it resulted in the design of e-archives, which consisted of incoming letters, outgoing letters, dispositions, and supporting pages, so it was hope that there would be no errors in storing letters or missing traces of letters.
This research still has shortcomings so that further research is need, especially in the development of better e-archives in the management of dynamic archives and static archives.
Keyword.
: archives, waterfall method.
CSS framework, e-archives PENDAHULUAN Digitalisasi secara terpusat masih terus dilaksanakan secara massif dan terukur, sehingga memberikan nilai pengetahuan untuk masa yang akan datang.
Kearsipan adalah Diterbitkan oleh:
Universitas Wiralodra Jln.
Ir.
Juanda Km 3 Indramayu.
Jawa Barat P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021 salah satu rekam jejak catatan yang memberikan pengetahuan di masa mendatang.
Kearsipan merupakan sekumpulan surat yang tercatat dan bilamana dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan (Rumakat, 2.
, sedangkan penulis akan merancang dan membangun sistem earchives dengan tujuan untuk memudahkan arsiparis dalam memperoleh data yang Effective digital management is reflected in the scope, priorities and resources an organisation develops and adopts to explicitly guide its decision and practices in digital archives management (Odhiambo, 2.
Manajemen kearsipan digital merupakan pengelolaan data arsip surat dalam suatu organisasi atau instansi.
Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DPPKB) Kabupaten Indramayu, merupakan obyek penelitian dan salah satu instansi Pemerintahan Daerah di Kabupaten Indramayu.
Manajemen kearsipan adalah penugasan yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan (Ardiana & Syratman, 2.
Adapun penelitian ini hanya 5 aspek pemberdayaan arsip, yaitu pencatatan/ identifikasi, pendistribusian, pengawasan, penyimpanan, dan pemeliharaan.
Kearsipan atau dokumentasi data secara tercatat, dalam instansi atau organisasi, bahkan sendiri .
sering terjadi kesalahan dan kesulitan.
To our knowledge, no other modernist kept anything like the array of these self-archiving materials (Miller, 2.
Arsip merupakan otak dari jalan hidup suatu instansi (Jannana & Fadhilah, 2.
Dari tingkat kesalahan, biasanya arsiparis .
etugas arsi.
terjadi kesalahan penulisan nomor .
atau penulisan disposisi atau keterangan atau jenis arsip.
Jika di lihat dari tingkat kesulitan, biasanya arsiparis kesulitan dalam mencari jejak arsip dikarenakan kesalahan sebagaimana dijelaskan sebelumnya.
Menghadapi masalah dalam pengelolaan arsip adalah sistem penyimpanan arsip yang tepat dengan disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali (Ardiana & Syratman, 2.
Initiating the project work that established the Archive with what has since been achieved enables an identification of diverse pushes and pulls that still influence the form the Archive takes (Bow, 2.
E-archives merupakan perekaman data berupa surat atau dokumen yang diolah dalam bentuk digital yang berfungsi sebagai informasi di masa mendatang.
Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu untuk ditambah agar dapat menampung semua dokumen yang ada (Rumakat, 2.
, sedangkan dalam penelitian ini untuk menata dan mengolah arsip dengan baik secara sistem.
Diterbitkan oleh:
Universitas Wiralodra Jln.
Ir.
Juanda Km 3 Indramayu.
Jawa Barat P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021 Menurut Maryati .
, tujuan dari pengarsipan antara lain sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan, sebagai sumber data dan sebagai data historis (Mulyapradana et al.
, 2.
Sebagaimana penjelasan penulis di atas, tujuan earchives adalah sebagai rekam jejak catatan sebagai informasi di masa mendatang .
secara digital metadata.
Trained and experienced individual to provide further guidance in scanning, digitizing, entering metadata, reviewing software (Wells et al.
, 2.
Sebagaimana tugas dari arsiparis di atas, yaitu memindai dan mendata serta mengevaluasi dari peragkat lunak, maka sebaiknya petugas/ arsiparis mengerti dalam mengopresionalkan sistem komputer.
Dibutuhkannya pelatihan dalam melakukan operasi sistem informasi kearsipan, sehingga memahami dalam peninjauan e-archives tersebut.
METODE PENELITIAN
Pada metode penelitian ini, penulis menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif, untuk perolehan datanya menggunakan teknik observasi, wawancara, dan studi Adapun untuk membangun sistem informasi kearsipan .
-archive.
penulis menggunakan model waterfall.
Model Waterfall merupakan suatu metode yang terdiri dari tahapan analisis, desain, implementasi (Sumardiono, 2021.
, pengujian, dan perawatan (Sumardiono, 2021.
The waterfall model used at the company runs through the phaseAos requirements engineering, design & implementation, testing, release, and maintenance (Nunez et al.
, 2.
Adapun menurut pakar lainnya menyebutkan bahwa model waterfall terdiri dari tahap kebutuhan sistem, kebutuhan perangkat lunak, analisis, perancangan program, sintak/ kode program, pengujian, penerapan (Casteren, 2.
Untuk mengembangkan sistem informasi kearsipan ini, penulis menggunakan beberapa tahapan, yaitu .
analisis kebutuhan merupakan tahapan yang analisis awal dengan menggunakan teknik observasi dan wawancara.
tahapan rancangan, yaitu tahapan rancangan analisis sistem dengan menggunakan metode OOAD (Object-Oriented Analysis Desig.
tahapan penerapan .
lah progra.
merupakan tahapan pembuatan program.
tahapan evaluasi .
yaitu tahapan pengujian program menggunakan black-box testing.
tahapan perawatan adalah tahapan yang memelukan waktu lama akan tetapi dalam fase ini bisa diusulkan dengan memperhatikan infrastruktur teknologi sistem.
Diterbitkan oleh:
Universitas Wiralodra Jln.
Ir.
Juanda Km 3 Indramayu.
Jawa Barat Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021 P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Analisis Bisnis Perencanaan Strategis Sistem Informasi .
Perancangan Aplikasi Pesan Tanding Futsal method .
Perancangan eresult dengan method .
Gambar 1.
Roadmap Penelitian Melihat dari gambar 1 roadmap penelitian di atas, bahwa penulis berencana membuat alur penelitian terkait dengan perancangan sistem informasi kearsipan dengan metode waterfall.
Start .
aterfall dan sistem e-archives Gambar 2.
Alur Penelitian HASIL DAN PEMBAHASAN Penenlitian ini berkaitan dengan pengembangan suatu sistem informasi dengan hasil berupa e-archives atau sisten informasi kearsipan dengan model waterfall, yaitu analisis kebutuhan, rancangan, implementasi, uji coba, dan perawatan.
Analisis Kebutuhan Sebagaimana temuan data yang ada pada bagian pendahuluan di atas dengan menggunakan beberapa teknik pengambilan data, seperti observasi dan wawancara (Sumardiono, 2021.
, serta studi literasi yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi dan kearsipan.
Data yang berhasil diperoleh oleh penulis, dengan teknik wawancara terstruktur, yaitu terjadinya kesalahan dalam penulisan .
dministrasi penulisa.
terutama dalam penulisan jenis surat, sehingga sulitnya pencarian surat jenis surat masuk atau surat keluar.
adanya penggandaan atau memindai data dalam bentuk maya .
ambar/imag.
, sehingga jika Diterbitkan oleh:
Universitas Wiralodra Jln.
Ir.
Juanda Km 3 Indramayu.
Jawa Barat P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021 terjadi kerusakan surat, maka sulit untuk membuktikan.
tidak adanya penomoran/ kode khusus dan tanggal terjadinya disposisi, sehingga terjadi administrasi yang belum memenuhi pelayanan yang baik dan tertib.
Melihat manajemen kearsipan seperti itu, penulis merencanakan perancangan .
sistem informasi.
Perancangan Untuk perancangan sistem, penulis menggunakan pendekatan yang berdasarkan obyek, yaitu Object-Oriented Analysis Diagram (OOAD) dengan tools bantuan Unified Modeling Language (UML).
Penerapan metode OOAD dan penggunaan komputerisasi akan membuat lebih efektif karena lebih mudah untuk memberikan informasi (Purwaningtias, 2.
Object Oriented Analisys Design (OOAD) adalah metode analisis yang mengarahkan pada arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi objek-objek sistem atau subsistem (Hasanuddin, 2.
Gambar 3.
Usecase Diagram e-archives Diterbitkan oleh:
Universitas Wiralodra Jln.
Ir.
Juanda Km 3 Indramayu.
Jawa Barat P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021 Gambar 4.
Class Diagram e-archives Implementasi Hasil dari rancangan, sebagaimana dijelaskan di atas dengan menggunakan pendekatan OOAD, maka implementasi rancangan tersebut sebagaimana di bawah ini Gambar 5.
Login dan Dashboard Diterbitkan oleh:
Universitas Wiralodra Jln.
Ir.
Juanda Km 3 Indramayu.
Jawa Barat Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021 P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Gambar 6.
Laman Surat Masuk dan Surat Keluar Gambar 7.
Laman Disposisi Uji coba Untuk fase uji coba/ software testing, penulis menggunakan pendekatan blackbox testing, walapun pemilik .
, lebih cenderung memilih pendekatan whitebox, dibandingkan dengan blackbox (Hartwig & Reuter, 2.
Dalam uji program ini, dihasilkan beberapa deskripsi validasi terhadap obyek dengan bentuk table validasi.
Tabel 1.
Hasil Uji Program Data Sampel Login Surat Keluar Surat Masuk Disposisi Uraian Job apakah dalam entri username dan password mengalami gagal? apakah dalam memasukan data surat keluar terjadi eror atau gagal apakah dalam memasukan data surat masuk terjadi eror atau gagal apakah dalam memasukan data disposisi surat terjadi eror atau gagal Hasil Perkiraan Real Keterangan Valid Valid Sukses Invalid Valid Sukses Invalid Valid Sukses Invalid Valid Sukses Diterbitkan oleh:
Universitas Wiralodra Jln.
Ir.
Juanda Km 3 Indramayu.
Jawa Barat P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021 Perawatan Sebagaimana penejelasan di metode penelitian, bahwa tahapan perawatan/ maintenance merupakan fase yang membutuhkan waktu lama dan melihat dari adanya kesalahan sistem ataupun rancangan sistem yang telah dibuat.
Untuk e-archieves, dalam perawatanya melihat dari kondisi infrastruktur sistem yang dibutuhkan, seperti spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, dengan harapan dapat beropersi/ bejalan dengan baik tanpa adanya failur system/ kegagalan sistem.
KESIMPULAN
E-archives merupakan sistem informasi kerasipan berbasiskan web yang digunakan untuk pencatatan/ identifikasi, pendistribusian, pengawasan, penyimpanan, dan pemeliharaan pada suatu dokumen yang bersifat statis.
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptifkualitatif serta pengembangan sistem yang menggunakan model waterfall, sehingga menghasilkan sistem informasi kerasipan berbasiskan web .
-archive.
Dalam pengembangan e-archives dilalui dengan beberapa tahap .
odel waterfal.
, yaitu analisis kebutuhan dengan cara observasi dan wawancara dengan pegawai.
rancangan dengan pendekatan OOAD.
penerapan/ implementasi berupa pembuatan program dan desain User Interface sistem.
testing dengan menggunakan pendekatan black-box testing.
dan perawatan dengan memperhatikan infrastruktur software dan hardware.
Harapan penulis, bahwa earchives dapat dioperasionalkan pada instansi Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DPPKB) Kabupaten Indramayu dengan tujuan membantu dalam layanan administrasi kearsipan dalam mengurangi penggunaan kertas .
aper les.
Penulis pula merasa masih terdapat kekurangan dalam penelitian tersebut, memperhatikan e-archives masih bersifat statis dan perlu ada penelitian berikutnya dalam pengembangan sistem kerasipan yang bersifat dinamis dari jenis-jenis surat atau dokumen yang dapat dikatakan dihapus dan atau dimusnahkan.
Dan harapan penulis untuk dilakukan penelitian data mining untuk 5 .
tahun ke depan, sehingga akan diperoleh jenis dokumen apa saja, baik surat masuk atau surat keluar yang bertujuan memperoleh road map dalam pengembangan egovernment dari aspek e-administration.
Diterbitkan oleh:
Universitas Wiralodra Jln.
Ir.
Juanda Km 3 Indramayu.
Jawa Barat P-ISSN 1693-7945.
E-ISSN: 2622-1969
Gema Wiralodra.
Vol 12.
No 2.
Oktober 2021
UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis ucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam memberikan kontribusi dari penulisan ini.
Adapun pihak-pihak yang telah membantu, yaitu Direktur AMIK Purnama Niaga Indramayu.
Kepala Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DPPKB) Kabupaten Indramayu.
Kepala LPPM AMIK Purnama Niaga Indramayu, serta kepada keluargaku tersayang.
DAFTAR PUSTAKA