Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
BARANG DAGANG PADA TOKO YOORINAIL SURABAYA
Marcella Angelina1.
Chitra Santi2 1,.
Fakultas Ekonomi.
Jurusan Akuntansi.
Universitas Widya Kartika Jl.
Sutorejo Prima Utara II/1.
Surabaya 60113 Abstrak Perusahaan saat ini sangat membutuhkan adanya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam berjalannya suatu usaha.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem akuntansi persediaan barang dagang dalam pengaturan persediaan untuk menghindari selisih stok, serta untuk mengetahui apakah sistem penjualan online pada Toko Yoorinail Surabaya sudah terpenuhi dengan baik atau belum.
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif.
Yang dimana teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, dokumentasi, dan data observasi.
Sumber data yang digunakan yaitu sumber data primer atau dengan kata lain mendapatkan data secara langsung dari perusahaan.
Hasil penelitian pada Toko Yoorinail Surabaya menunjukan bahwa sistem akuntansi persediaan barang dagangan pada Toko Yoorinail Surabaya yaitu ini belum otomatis mengikat stok pada aplikasi online maka dari itu peneliti menyarankan untuk menggunakan platform Ginee sebagai alat bantu dalam mengatur/mengikat stok persediaan barang dagang secara online.
Serta sering terjadi selisih stok di sistem persediaan barang dagang pada Toko Yoorinail Surabaya.
Maka dari itu perlu adanya pembaharuan sistem yang efektif dan efesien, dengan cara menyimpan dan mengirim arsip foto bukti pengeluaran barang sudah sesuai dengan faktur penjualan melalui WhatsApp.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi.
Persediaan.
Platfrom Ginee.
Sistem Penjualan Online.
Akuntansi Persediaan.
Abstract Companies currently really need an Accounting Information System (AIS) in the running of a business.
This research aims to determine the accounting system for merchandise inventory in managing inventory to avoid stock discrepancies, as well as to find out whether the online sales system at the Yoorinail Surabaya Store has been fulfilled properly or not.
This type of research is qualitative descriptive research.
Where data collection techniques are carried out using interviews, documentation and observation data.
The data source used is a primary data source or in other words getting data directly from the company.
The results of research at the Yoorinail Surabaya Store show that the merchandise inventory accounting system at the Yoorinail Surabaya Store does not automatically bind stock to the online application, therefore researchers recommend using the Ginee platform as a tool in managing/tying up merchandise inventory online.
And stock differences often occur in the merchandise inventory system at the Yoorinail Surabaya Store.
Therefore, it is necessary to update the system effectively and efficiently, by storing and sending photo archives of proof of the release of goods in accordance with the sales invoice via WhatsApp.
Keywords: Accounting Information System.
Inventory.
Ginee Platform.
Online Sales System.
Inventory Accounting.
PENDAHULUAN
Perusahaan saat ini sangat membutuhkan adanya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam berjalannya suatu usaha, sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan sistem yang telah dikhususkan untuk pengumpulan data dan memberikan informasi akuntansi kepada akuntan dan staff perusahaan agar dapat mengambil suatu keputusan yang tepat, perkembangan teknologi informasi pada era ini telah berkembang sangat pesat.
Maka semakin berkembangnya dunia usaha semakin meningkat juga perkembangan pada suatu perusahaan dagang maupun perusahaan jasa.
Sistem informasi akuntansi dibangun memiliki tujuan utama yaitu untuk mengolah data akuntansi yang diperlukan oleh beragam pengguna untuk mengurangi resiko saat pengambilan keputusan.
Para pemakai informasi tersebut Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-1
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya dapat berasal dari dalam perusahaan seperti manajer atau dari luar perusahaan seperti pelanggan dan pemasok (Susant.
Maka Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memberikan informasi akuntansi kepada owner sehingga dapat mengambil suatu keputusan yang tepat.
Hal ini akan menimbulkan persaingan yang mengharuskan manajemen perusahaan/owner untuk mengambil kebijakan agar perusahaan tetap bertahan dalam persaingan.
Alwi menyebutkan sistem Informasi Akuntani (SIA) adalah sebuah kegiatan mengumpulkan, mendokumentasikan, menyimpan, dan memproses data akuntansi untuk memberikan informasi kepada pengambil keputusan.
Krismiaji menyatakan bahwa sebuah sistem yang memproses sebuah data transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaa untuk mengendalikan dan mengoperasikan bisnis sehingga dalam dunia bisnis sistem akuntansi merupakan pondasi penting bagi organisasi atau perusahaan.
Perusahaan dagang selalu memiliki persediaan di dalam toko maupun di gudang Kendala yang sering dialami oleh setiap perusahaan adalah barang yang telah diterima dari supplier terkadang ada ketidakcocokan dengan barang yang telah dipesan, contohnya seperti perbedaan bentuk,warna, ukuran produk yang dipesan dengan produk yang datang.
Sehingga kesalahan pengiriman produk tersebut dapat mengakibatkan adanya selisih stock/retur pembelian.
Agar sistem akuntansi suatu perusahaan tidak terganggu dan dapat berjalan dengan lancar dan baik maka perusahaan perlu melakukan adanya quality control antar bagian.
Seringkali perusahaan dagang yang telah menerapkan sistem informasi akuntansi (SIA) mengalami kendala pada ketidakcocokan stock barang yang ada di laporan dengan barang fisik yang ada.
Hal tersebut bisa terjadi diakibatkan pada kesalahan pengiriman barang ke customer atau pembelian barang di toko oleh customer yang terlewat pengawasan oleh bagian admin toko .
engakibatkan terkendalanya pengiriman barang kepada custome.
Diana dan Lilis Setiawati.
Pada dasarnya, penggunaan sistem SIA tetap harus dilakukan pengecekan manual secara berkala, guna menghindari ketidaksesuaian dengan sistem SIA.
Setiap perusahaan memiliki persediaan barang dagang yang layak untuk dijual.
Dalam perusahaan dagang mereka memiliki persediaan yang terdiri dari satu jenis, yaitu persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali ke customer/konsumen.
Bagaskara.
Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa atau perusahaan manufaktur yang jelas menjaga Bisnis yang tidak memiliki persediaan akan dipertimbangkan risiko dua kemungkinan:
kekurangan setiap produk membuat permintaan dari konsumen tidak terpenuhi, tetapi stok yang Berlebihan akan menyebabkan biaya.
penyimpanan yang relatif besa.
Persediaan harus dimiliki perusahaan karena merupakan produk perusahan yang harus dijual sebagai sumber pendapatan perusahaan.
Persediaan merupakan salah satu aktiva perusahaan yang paling penting sekali, karena berpengaruh secara langsung terhadap kemampuan perusahaan memperoleh pendapatan.
Tanpa adanya persediaan, pengusaha akan di hadapkan pada resiko bahwa perusahaannya suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang atau jasa.
Karena itu, persediaan harus dikelola dengan baik dan dicatat dengan baik, agar perusahaan dapat menjual produknya dan memperoleh pendapatan sehingga tujuan perusahaan tercapai.
Hal ini menjadi komponen yang sangat penting bagi perusahaan agar tercapainya sebuah tujuan perusahaan maka sumber daya persediaan harus dikelola secara konsisten dan berkesinambungan.
Persediaan memerlukan penggolongan yang khusus sehubungan dengan perannya yang sangat menentukan dalam kelancaran operasi perusahaan.
Baik perusahaan industri maupun perusahaan dagang, persediaan sering menyerap dana yang paling besar dari keseluruhan aktiva lancar yang ada di neraca secara langsung mempengaruhi penentuan pendapatan oprasi.
Dalam perusahaan industri, persediaan tertanam dalam bentuk bahan Sedangkan dalam perusahaan dagang persediaan tertanam dalam bentuk persediaan Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-2
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya barang dagang.
Diana dan Lilis Setiawati.
Tanpa persediaan, perusahaan akan menghadapi resiko, yaitu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan.
Oleh karena itu, dalam suatu persediaan, harus menghadapi investasi yang tidak terlalu rendah namun juga jangan terlalu Wahyudi .
juga menambahkan persediaan merupakan fungsi manejerial yang sangat penting karena persediaan fisik banyak melibatkan investasi terbesar.
Bila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai AuOpportunity CostAy .
ana dapat ditanamkan dalam investasi yang lebih menguntungka.
Sebaliknya, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang cukup, dapat mengakibatkan meningkatkan biaya-biaya karena kekurangan Masalah persediaan merupakan permasalahan yang selalu dihadapi para pengambil keputusan dalam bidang persediaan.
Sasongko et al, definisi persediaan merupakan barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha, biasanya dalam proses produksi untuk tujuan penjualan.
Di dalam persediaan terdapat jenis-jenis yang diacu oleh .
Budianto dan Ferriswara .
mengemukakan pengelompokan persediaan juga di dasarkan pada jenis Bagi perusahaan dagang .
erchandise enterpris.
dimana persediaan merupakan barang yang langsung diperdagangkan tanpa mengalami proses lanjutan , maka persediaan disebut sebagai .
erchandise inventor.
Persediaan ini dapat berupa bahan baku atau perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi atau penyediaan jasa.
Sedangakan menurut Garrison.
Noreen, dan Brewer, persediaan adalah kumpulan barang yang diperdagangkan atau digunakan dalam operasi perusahaan, yang dihasilkan atau dibeli dengan maksud untuk dijual atau digunakan dalam Persediaan dibutuhkan karena pada dasarnya pola permintaan tidak beraturan.
Persediaan dilakukan untuk menjamin adanya kepastian bahwa pada saat dibutuhkan barang-barang tersebut tersedia.
Salah satu masalah mengenai persediaan adalah kesulitan dalam menetukan besar jumlahnya persediaan yang harus disediakan dalam memenuhi jumlah permintaan.
Sering terjadi suatu perusahaan mempunyai jumlah persediaan terlalu sedikit dibandingkan dengan permintaan konsumen.
Keadaan ini dapat menyebabkan perusahaan mengeluarkan biaya yang lebih besar lagi untuk memenuhi jumlah permintaan.
Selain itu, hal ini dapat menyebabkan hilangnya kepercayaan konsumen terhadap perusahaan dan bisa saja konsumen akan beralih ke produk sejenis dari perusahaan lain, sehingga dapat mengurangi kesempatan perusahaan untuk memperoleh laba Objek penelitian ini adalah Toko Yoorinail Surabaya merupakan sebuah perusahaan dagang yang bergerak dibidang kecantikan hias kuku palsu dan nail polish dengan menjual bahan-bahan perlengkapan nail polish yang terletak di jalan Sukolilo Makmur 2 No 16 Surabaya.
Toko Yoorinail merupakan distributor nail art terlengkap di Surabaya.
Toko Yoorinail menjual barang-barang dengan harga yang terjangkau sehingga banyak pelanggan atau agen salon kecantikan yang membeli barang di Toko Yoorinail, baik untuk dijual kembali, perlengkapan salon kecantikan, ataupun untuk pemakaian secara pribadi.
Toko Yoorinail menjual barang-barangnya secara tunai dengan menyediakan penjualan secara offline atau datang langsung ke toko bagi customer/konsumen yang berlokasi di dekat toko dan sekitarnya.
Toko Yoorinail juga menyediakan penjualan secara online untuk customer/konsumen yang berlokasi diluar daerah Surabaya yaitu dengan menyediakan penjualan melalui E-Commerce seperti di aplikasi penjualan online Shopee.
Tokopedia.
Tiktok.
Bukalapak.
Penjualan secara online melayani pelanggan dari berbagai tempat di Indonesia, seperti di Jawa Timur.
Jawa Barat.
Jawa Tengah.
Denpasar.
Kalimantan.
Sulawesi.
Dengan metode pengiriman menggunakan ekspedisi seperti J&T.
Antaraja.
JNE dan ekspedisi lainnya.
Pembelian yang dilakukan oleh customer/konsumen juga bervariasi dari kutek kuku, kikir kuku, mesin pengerin kutek, manik-manik, pembersih kutek dan lainlain.
Pelanggan yang membeli barang di Toko Yoorinail pun pengambilan dengan jumlah yang cukup banyak, misalnya produk kikir kuku yang pengambilannya bisa mencapai 100Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-3
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya 200 pcs.
Stok barang yang tersisa hanya sedikit dan belum adanya penambahan stock baru menjadi permasalahan yang sering terjadi pada Toko Yoorinail.
Seperti yang telah dipaparkan diatas penjualan yang dilakukan oleh Toko Yoorinail ini tersedia pada penjualan online maupun offline.
Persediaan barang yang ada tidak sesuai/cocok dengan catatan persediaan barang dan mengakibatkan ketidakcocokan jumlah barang antara barang fisik dengan catatan persediaan barang yang dicatat oleh admin gudang.
Proses pencatatan barang datang masih menggunakan cara manual, dimana admin gudang akan mencatat barang datang dan bagian admin checker akan melakukan kegiatan pengecekan barang datang.
Segala kegiatan pencatatan, perhitungan, dan pelaporan stok akan dicatat dibuku secara manual oleh admin gudang, lalu catatan tersebut diserahkan kepada owner untuk dicek kembali apakah barang datang sudah sesuai dengan permintaan pemesanan.
Jika sudah sesuai maka owner akan menginput stok barang datang ke sistem stok yang sudah tersedia pada komputer.
Tidak lupa owner juga tetap akan mencocokan kesesuaian barang stok lama apakah sudah sesuai dengan stok fisik yang ada atau jumlahnya berbeda.
Jika ada di dapati perbedaan jumlah stok maka admin gudang akan mencari selisih stoknya.
Dari permasalahan yang telah dipaparkan mengakibatkan sulitnya pencairan data yang diperlukan dikarenakan penumpukan catatan stok yang banyak.
Di perusahaan telah ada progam toko yang dapat mengecek stok barang secara keseluruhan, dan terhubung dengan pencatatan penjualan perusahaan.
Melalui progam toko ini, bagian admin gudang dapat mengecek setiap saat stok persediaan barang dagang dan juga riwayat tiap jenis barang yang telah disimpan di gudang.
Apabila ada stok persediaan barang dibawah minimum 100pcs dengan contoh kikir kuk, maka admin gudang harus segera melaporkan stok persediaan sedikit dengan menggunakan catatan spreadsheet.
Admin gudang harus selalu mengupdate apa saja barang-barang yang harus dipesankan ke bagian supplier oleh owner agar menghindari kehabisan stok penjualan serta menghindari selisih stok penjualan pada marketplace.
Namun seringkali terjadi adalah admin keliru dalam mencatat jumlah stok persediaan.
Lalu sistem akuntansi persediaan barang dagangan pada Toko Yoorinail Surabaya yaitu ini belum otomatis mengikat stok pada aplikasi online.
Dan hal tersebut membuat sering kali terjadinya selisih stok penjualan secara online.
METODE PENELITIAN
JENIS PENELITIAN
Jenis pendekatan penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif.
Menurut Sugiyono, penelitian kualitatif adalah suatu penelitian yang ditujukan untuk mendeskripsikan dan menganalisis fenomena, peristiwa, aktivitas, sosial, sikap, kepercayaan, persepsi, pemikiran orang secara individual maupun kelompok.
Penelitian deskriptif dengan kecenderungan analisis dikenal sebagai penelitian kualitatif.
Penelitian kualitatif lebih menekankan pada proses dan makna.
METODE PENGUMPULAN DATA
OBSERVASI
Peneliti disini menggunakan observasi dari pelanggan, etika kerja, dan aktivitas kerja.
Peneliti melakukan observasi ini sambil bekerja sebagai admin dan hadir secara fisik di lokasi objek penelitian agar dapat mengidentifikasi langsung permasalahan.
DOKUMENTASI
Dokumentasi disini mengacu pada stok persediaan barang dagang, yang berupa stok pada setiap marketplace, daftar stok barang guna mempermudah peneliti memahami sistem manual dari objek penelitian agar dapat dengan mudah mengidentifikasi dan memberikan solusi yang sesuai dengan objek penelitian.
Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-4
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya
WAWANCARA
Wawancara yang peneliti lakukan kali ini merupakan percakapan antara peneliti dengan pihak manajemen.
Peneliti melakukan wawancara dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang berhubungan langsung dengan Toko Yoorinail, yaitu Supervisor, admin gudang, admin penjualan serta admin marketplace.
Dalam penelitian ini penyusunan wawancara mengacu pada Nisa & Rahmawati, yaitu di dalam penyusunan wawancara tentang fenomena berkaitan dengan sistem informasi akuntansi persediaan, sasaran solusi perencanaan pengendalian, pihak yang terlibat dan masalah yang sering terjadi.
Bersamaan dengan pentingnya studi dokumentasi dan observasi, teknik wawancara juga menjadi salah satu alat pengumpul data yang ampuh dalam penelitian.
Merujuk pada Mason (Rosaliz.
, wawancara dilihat sebagai :
The interactional exchange of dialogue .
A relativity informal style, with the appearance in face to face interviewing of conversation or discussion rather than a formal question and aswer format .
A thematic, topiccentred, biographical or narrative approach.
Dengan demikian, pertukaran informasi, ide dan gagasan yang terjadi selama proses wawancara, secara sederhana dan pasti menjadi data valid yang dipakai seorang peneliti atau pewawancara untuk mengupas topik persoalan yang diangkatnya.
Struktur wawancara dapat berada pada rentang tidak berstruktur sampai berstruktur.
Penelitian kualitatif umumnya menggunakan wawancara tidak berstruktur atau semi berstruktur (Holloway & Wheele.
HASIL DAN PEMBAHASAN
DATA HASIL AWANCARA
Data di dalam penelitian ini adalah data wawancara secara tertulis pada Toko Yoorinail Surabaya dimana deskripsi hasil wawancara dapat disajikan pada tabel sebagai berikut:
Tabel 1.
Data hasil wawancara
Pertanyaan Kesimpulan Apakah terdapat kendala Job description masih belum efisien dan belum yang dialami perusahaan berjalan dengan baik secara keseluruhan di dalam sehingga menyebabkan penerapannya masih terdapat human error
sistem akuntansi persediaan sehingga terjadinya selisih stok persediaan di barang dagang tidak bidang karena kontrol pantauan secara berkala berjalan efisien pada Toko
masih kurang diterapkan dengan baik hal ini Yoorinail Surabaya? mengakibatkan pesanan barang yang sudah habis dapat dilakukan oleh customer Apakah persediaan barang Persediaan barang dagang telah memenuhi sasaran dagang memenuhi sasasaran yang diharapkan namun masih terdapat beberapa yang diharapkan ? item yang tidak terpenuhi dengan baik seperti barang yang didatangkan sedikit tetapi barang yang dijual banyak hal ini mengakibatkan penumpukan jumlah persediaan Apakah terdapat sistem
Sistem pengendalian sebagai bentuk perencanaan perencanaan dan yang baik adalah dengan cara mengoptimalkan pengendalian yang baik ? persediaan dan meningkatkan layanan pelanggan sehingga secara efektif jika penjualan meningkat maka resiko penyimpanan akan dapat diminimalisir Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-5
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya dan efisien terutama masalah biaya penyimpanan dan meminimalisir kesalahan di dalam mengelola persediaan hal tersebut memiliki usulan bahwa untuk memperbaharui stok marketplace dapat dilakukan oleh platform ginee Bagaimana solusi alternatif Solusi alternatif di dalam penerapan akuntansi ketika terjadi kesalahan di persediaan barang adalah apabila terjadi kesalahan dalam penerapan Akuntansi selisih barang sehingga terjadi kelebihan barang Persediaan maka akan dilakukan promo namun seluruh pihak Barang Dagang ? yang terlibat di dalam akuntansi persediaan akan berupaya dengan melakukan stock opname secara berkala dan dilakukan secara teliti dengan selalu mendokumentasikan kegiatan penjualan barang melalui grup whatsapp sehingga terjadi pengawasan dan otorisasi kepada para pihak yang terlibat kemudian update stok di dalam aplikasi yang telah disediakan Evaluasi yang diharapkan Evaluasi di dalam sistem akuntansi persediaan atas kekurangan sistem selama ini yang terjadi adalah kesalahan di dalam akuntansi persediaan barang penerapannya sehingga terjadi selisih stok persediaan maka para pihak yang terlibat di dalam akuntansi persediaan adalah harus teliti dan siap untuk melakukan input update secara berkala.
Pihak mana saja yang Pihak-pihak yang terlibat Di dalam proses terlibat di dalam penyusunan fungsi akuntansi persediaan adalah menjalankan fungsi Admin Marketplace.
Admin Gudang.
Admin akuntansi persediaan barang Penjualan.
Admin Packing.
Bagian Gudang
Apakah terdapat otorisasi
Masih belum ada sistem otorisasi kepada pihak berkaitan dengan proses terkait yang melakukan Penyusunan sistem
pesanan pembelian ? akuntansi persediaan Karena pengerjaan sistem
akuntansi persediaan tersebut sebatas perintah dari fungsi terkait Bagaimana upaya Untuk mengatasi adanya human error adalah perusahaan dalam dengan meningkatkan ketelitian pihak yang terlibat menangani adanya human
di dalam penyusunan persediaan dan melakukan eror ketika menjalankan job evaluasi evaluasi update stok sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan persediaan Sumber : Data Hasil Wawancara
SISTEM PENERIMAAN BARANG DI TOKO YOORINAIL SURABAYA
Toko Yoorinail merupakan toko manufaktur yang memerlukan persediaan barang untuk dijual kembali ke pelanggan.
Persediaan barang terjadi ketika adanya pembelian barang dari supplier oleh Toko Yoorinail Surabaya.
Narasi penerimaan barang dagangan di Toko Yoorinail dari hasil wawancara dan observasi penelitian yang sudah dilakukan oleh peneliti dengan narasumber.
Barang datang ke Toko Yoorinail melalui ekspedisi dari pihak supplier.
Setelah barang sampai Bagian Gudang mengecek kesesuaian barang dengan surat jalan yang diberikan oleh pihak ekspedisi serta mendokumentasikan surat jalan tersebut.
Admin gudang akan memeriksa stok barang secara rutin setiap hari.
Jika barang sudah mendekati stok minimum
Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-6
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya maka admin gudang akan segera mencatat barang tersebut di spreadsheet agar bisa segera melakukan pemesanan produk ke supplier supaya barang-barang tersebut tidak sampai Suplier Bagian Gudang Admin Gudang Mulai Tidak Suplier Pengecekan Ketersediaan Barang Memesan Barang Penerimaan Pesanan Faktur Penjualan Faktur Penjualan Suplier Faktur Penjualan Tranaksi Pembelian Nota Pembelian Nota Pembelian Nota Pembelian Dari Admin Gudang Barang Diserahkan/Dikirim Return Barang Pengecekan Kondisi Barang Tidak Input laporan Penerimaan Arsip Input Persediaan Pengiriman Kembali Selesai Gambar 1.
Flowchart penerimaan barang dagang toko yoorinail Surabaya
Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-7
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya Pada siklus persediaan yang ada pada Toko Yoorinail Surabaya dari hasil wawancara dan observasi penelitian yang sudah dilakukan oleh peneliti dengan narasumber sebagai berikut: Alur persediaan dimulai dari bagian admin gudang dan admin gudang harus melakukan cek barang beserta jumlahnya harus sesuai dengan Purchase Order serta mengirimkan foto surat jalan kepada owner yang dikirimkan melalui WhatsApp.
Barang yang sudah dicek lalu di catat di buku barang datang sesuai nama barang tersebut sebagai barang masuk dan catatan tersebut diberikan kepada owner untuk dicek kesusaiannya.
Setelah owner melakukan proses checker jumlah barang dan sesuai maka admin gudang melakukan proses barcode barang / menempelkan sticker barcode berfungsi sebagai tanda pengenal produk.
Setelah barcode tertempel pada masing-masing barang selanjutnya barang disimpan digudang oleh admin gudang sebagai barang masuk.
Dan setiap ada penjualan secara online maupun offline akan mengurangi stok yang sudah tersedia.
SISTEM PENGELUARAN BARANG DAGANG PADA TOKO YOORINAIL
SURABAYA
Pengeluaran barang dagangan terjadi karena adanya pembelian dari customer.
Customer melakukan pembelian barang ini secara tunai atau transfer.
Narasi pengeluaran barang dagang di Toko Yoorinail Surabaya ini berdasarkan hasil wawancara dan observasi penelitian yang sudah dilakukan oleh peneliti dengan narasumber sebagai berikut : Customer melakukan pembelian dengan datang ke toko secara on-site kemudian memilih barangbarang yang mereka perlukan atau butuhkan, setelah itu customer melakukan pembayaran di kasir dan admin penjualan akan menotalkan barang yang sudah beli customer.
Lalu, setelah ditotalkan maka customer akan melakukan pembayaran bisa dengan tunai atau transfer kemudian jika sudah melakukan pembayaran admin penjualan akan memberikan nota penjualan kepada customer.
Sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diberikan ke customer secara fisik lalu rangkap kedua akan digunakan sebagai arsip toko secara komputer.
Konsumen Admin Penjualan Mulai Nota Penjualan Nota Penjualan Konsumen Pembelian Bagian Gudang Permintaan barang keluar Cek Stok Manual Dokumen Permintaan Barang Dokumen Pengeluaran barang Ada Nota Penjualan Admin Gudang Melakukan Transaksi Pembayaran Nota Pembelian Dari Kasir Dokumen Pengeluaran Nota Pengeluaran Rekap Penjualan dan Keuangan Menerima Barang Menyerahkan Barang ke Cek Stok Rutin Stok Habis Purchase Order Selesai Gambar 2.
Flowchart pengeluaran barang dagang secara on-site toko yoorinail surabaya
Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-8
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya Selain customer melakukan pembelian secara on-site customer melakukan juga bisa melakukan pembelian barang secara online melalui marketplace yaitu dari shopee, tokopedia, tiktok, bukalapak.
Admin penjualan akan melakukan proses pembuatan nota sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diberikan ke customer secara fisik dipacking beserta barang pesanan customer lalu rangkap kedua akan digunakan sebagai arsip toko secara Sebelum proses packing akan dicek kembali barangnya harus sudah sesuai dengan pesanan customer kegiatan ini akan dilakukan oleh admin packing.
Setelah di packing barang tersebut akan dibawa oleh kurir ekspedisi untuk dikirim ke alamat customer.
Konsumen Admin Marketplace Mulai Nota Penjualan Nota Penjualan Konsumen Pembelian Bagian Gudang Permintaan barang keluar Cek Stok Rutin Ada Nota Penjualan Admin Gudang Dokumen Permintaan Barang Dokumen Pengeluaran barang Melakukan Transaksi Pembayaran Nota Pembelian Dari Kasir Dokumen Pengeluaran Nota Pengeluaran Rekap Penjualan dan Keuangan Menerima Barang Ekspedisi Admin Packing Cek Stok Rutin Stok Habis Purchase Order Nomor Resi Selesai Gambar 3.
Flowchart pengeluaran barang dagang secara online toko yoorinail surabaya
EVALUASI TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN DI TOKO
YOORINAIL SURABAYA.
Toko Yoorinail Surabaya di dalam menerapkan sistem akuntansi sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang sebenarnya di dalam membagi tugas dan struktur organisasi di dalam flowchart alur sistem akuntansi persediaan, pengeluaran serta penerimaan barang telah dilakukan dengan baik namun di dalam penerapannya seringkali terjadi kesalahan yang diakibatkan oleh human error sehingga terjadi selisih stok di mana seringkali ditemui adalah penjualan melalui online karena platform yang digunakan untuk menangani sistem akuntansi persediaan masih belum memiliki sistem yang secara otomatis mengikat stok barang apabila barang laku di salah satu platform sehingga fungsi dari admin marketplace melakukan pencatatan secara manual apabila barang tersebut laku di salah satu marketplace kemudian dicatatkan oleh admin gudang sehingga hal ini kurang efisien karena harus melakukan pencatatan secara manual.
Sesuai dengan kekurangan-kekurangan tersebut evaluasi di dalam sistem akuntansi
persediaan barang dagang khususnya sistem penjualan secara online harus menerapkan platform yang dapat mengikat persediaan secara otomatis apabila barang dagang tersebut laku di salah satu aplikasi penjualan secara online, hal ini dapat digunakan sebagai sistem
Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-9
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya pengendalian jika di dalam gudang terjadi kekurangan barang yang telah dilakukan pembelian oleh pembeli tentunya hal ini nantinya akan mengakibatkan sistem kerja yang kurang efisien.
Sehingga evaluasi flowchart dari peneliti adalah sebagai berikut.
Konsumen
Admin Marketplace Mulai Nota Penjualan Nota Penjualan Konsumen
Pembelian Bagian Penjualan Permintaan barang keluar Cek Stok Rutin
Nota Penjualan Admin Gudang
Ada Dokumen
Permintaan Barang Dokumen
Pengeluaran barang Melakukan Transaksi
Pembayaran Nota Pembelian Dari Kasir
Menerima Barang Dokumen Pengeluaran Nota Pengeluaran Rekap Penjualan dan Keuangan Admin
Packing Ekspedisi
Nomor Resi
Selesai SISTEM
PLATFORM
OTOMATIS
USULAN
Stok Habis Purchase Order Ada Admin Marketplace Gambar 4.
Evaluasi flowchart pengeluaran barang dagang secara online toko yoorinail surabaya Selama ini yang dilakukan oleh Toko Yoorinail Surabaya di dalam melakukan update stok barang pada sistem aplikasi penjualan secara online dilakukan oleh admin marketplace secara manual memperbarui stok di masing-masing marketplace yang dimana jika ada stok barang tersisa hanya 1 pcs dan laku terjual disalah satu marketplace maka marketplace lain stoknya akan tetap terbuka dan hal ini lah yang sering terjadi yaitu customer dapat memesan barang yang sudah laku terjual sebelumnya tetapi di marketplace yang berbeda.
hal itu sangat tidak efesien dan maka dari itu peneliti mengusulkan adalah sistem platform yang secara otomatis menangani manajemen stok di mana stok yang tersedia di gudang apabila telah laku di salah satu platform penjualan secara online maka secara otomatis barang tersebut akan dinyatakan habis sehingga tidak terjadi pembeli yang dapat melakukan order ketika barang habis karena yang selama ini terjadi pembeli dapat melakukan order karena keterlambatan update boleh admin gudang karena update stok yang selama ini dilakukan secara manual melalui sistem yang belum dapat menangani secara otomatis dari manajemen stok tersebut.
PEMBAHASAN
1 EVALUASI HASIL WAWANCARA SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN DI
TOKO YOORINAIL SURABAYA.
Hasil wawancara berkaitan dengan kendala yang dialami perusahaan sehingga menyebabkan sistem akuntansi persediaan barang dagang tidak berjalan efisien pada Toko
Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-10
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya Yoorinail Surabaya yang dapat disimpulkan oleh peneliti adalah job description masih belum efisien dan belum berjalan dengan baik secara keseluruhan di dalam penerapannya masih terdapat human error sehingga terjadinya selisih stok persediaan di gudang karena kontrol pantauan secara berkala masih kurang diterapkan dengan baik hal ini mengakibatkan pesanan barang yang sudah habis dapat dilakukan oleh customer.
Evaluasi dari permasalahan tersebut yang dapat diajukan oleh peneliti adalah dengan cara menggunakan sistem yang secara otomatis mengikat ketika terjadi barang terjual khususnya pada platform online di mana update stock dilakukan secara otomatis sehingga tidak terjadi kelolosan pesanan oleh customer.
Hasil wawancara berkaitan dengan persediaan barang dagang memenuhi sasasaran yang diharapkan adalah bahwa persediaan barang dagang telah memenuhi sasaran yang diharapkan namun masih terdapat beberapa item yang tidak terpenuhi dengan baik seperti barang yang didatangkan sedikit tetapi barang yang dijual banyak hal ini mengakibatkan penumpukan jumlah persediaan.
Solusi yang dapat di terapkan perlunya untuk meAnerapkan sistem promo yang mendasar pada barang yang melimpah sehingga terjadi biaya efisiensi di dalam penyimpanan karena selama ini sistem promo yang dilakukan mendasar pada kesalahan stock opname hal ini akan dapat merugikan perusahaan apabila nilai nominal stock opname banyak dan barang yang dilakukan promo adalah barang yang memiliki harga yang tinggi dan sedang banyak permintaan.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG
PADA TOKO YOORINAIL SURABAYA
Analisis sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang pada Toko Yoorinail Surabaya.
Sistem informasi akuntansi persediaan pada Toko Yoorinail Surabaya melibatkan masing-masing bagian yang pertama adalah bagian admin gudang di mana bertugas bertanggung jawab akan stock gudang, bertanggung jawab harus selalu update stock barang sedikit agar tidak terlewat kehabisan stock barang dan wajib menerapkan FIFO dan LIFO pada barang-barang toko.
Kemudian yang kedua admin packing bertugas mengemas setiap pesanan yang telah diproses oleh admin penjualan, bertanggung jawab penuh akan barang yang dikemas dan dikirim ke ekspedisi, bertanggung jawab penuh akan setiap pesanan yang terjadi komplain.
Kemudian yang ketiga admin marketplace bertugas mengunggah setiap barang-barang baru masuk, bertugas menyesuaikan setiap barang baru dengan foto yang diupload di marketplace bertugas menyesuaikan harga marketplace harus sama dengan sistem toko bertugas mengupdate stock pada marketplace dan bertugas mengkategorikan setiap produk sesuai dengan kategori yang telah ada dan bagian gudang yang bertugas membantu admin gudang dalam menangani stok dan membantu pengantaran kepada Sesuai dengan teori flowchart pembelian oleh Mulyadi .
, belum sesuai dan terdapat perbedaan pada Toko Yorinail Surabaya tidak memiliki bagian pembelian dan bagian penerimaan namun langsung kepada bagan gudang dan admin gudang dan admin gudang tersebut yang melakukan pemesanan sesuai dengan yang dilakukan oleh admin pembelian serta tidak memiliki laporan bukti kas keluar namun hanya laporan berdasarkan transaksi pembelian oleh admin gudang.
Toko Yoorinail masih belum memiliki accounting sehingga hanya menggunakan pencatatan sederhana dilakukan oleh pemilik dan admin Pada bagian pengeluaran barang sesuai dengan teori flowchart oleh Mulyadi, .
terdapat perbedaan yakni pada Toko Yorinail Surabaya melibatkan bagian admin penjualan dan marketplace, admin gudang dan bagian gudang untuk prosedur pengeluaran barang sudah dilakukan dengan tepat namun Toko Yorinail Surabaya masih belum memiliki bagian akuntansi (Accountin.
sehingga bagian admin merangkap tugasnya untuk membantu membuat laporan-laporan pengeluaran harga pokok satuan ke dalam jurnal umum.
Di dalam mengawasi sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang pada Toko
Yoorinail Surabaya di dalam pembagian tugas sebenarnya telah dilakukan pembagian yang Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-11
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya cukup baik namun masih terjadi kesalahan human error di mana terjadinya selisih stok dari persediaan yang sebenarnya di dalam aplikasi terutama barang yang terjual pada platform online hal ini karena platform yang dimiliki oleh Toko Yoorinail Surabaya belum secara otomatis mengikat stok yang ada ketika stok yang terjual pada salah satu aplikasi karena Toko Yoorinail Surabaya memiliki 4 aplikasi penjualan secara online.
Selama ini Toko Yoorinail Surabaya melakukan pencatatan oleh admin marketplace secara manual sehingga stok yang di update seringkali mengalami keterlambatan update.
Maka peneliti mengajukan platform yang digunakan dapat secara otomatis mengikat stok sehingga dapat meringankan admin marketplace dan kesalahan-kesalahan di dalam manajemen stok dapat di minimalisir khususnya pada penjualan secara online.
Human Error adalah sebuah kegagalan dalam menyelesaikan suatu tugas atau Kegagalan dapat terjadi pada seorang pekerja saat melakukan suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik dan juga tidak bisa memberikan output yang sempurna.
Cara mengatasi human eror pertama peneliti mengusulkan dengan menggunakan aplikasi Ginee dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi Ginee memiliki keunggulan di dalam manajemen stok selain itu aplikasi Ginee menghadirkan menu Update stok produk, mengurangi stok, menambahkan stok, semuanya bisa dilakukan dengan Ginee.
Bahkan, proses pemesanan seperti pembatalan oleh konsumen sampai ke pengiriman produk bisa Hal ini dapat membantu toko Yoorinail di dalam mengelola persediaan yang ada dan untuk melaksanakan efisiensi waktu dan biaya serta keunggulan dengan sistem ini didukung dengan teknologi canggih dan tersimpan didatabase sehingga di dalam mengelola persediaan didalam aplikasi Ginee secara otomatis dengan memanfaatkan fitur-fitur yang disediakan oleh aplikasi Ginee hal ini bertujuan meminimalisir human error yang selama ini dialami oleh Toko Yoorinail Surabaya.
Cara mengatasi human error kedua, peneliti mengusulkan jika perusahaan sudah menyediakan sistem yang canggih dan mumpuni yang bertujuan untuk meminimalisir kesalahan kerja atau human error.
Dan setelah adanya sistem yang sudah disediakan tetapi karyawan masih mengalami kesalahan dalam bekerja yang dilakukan berkali-kali maka sebaiknya perusahaan membuat ketentuan yaitu memberikan teguran beserta dengan memberikan surat peringatan dengan batas kesalahan 2 kali.
Jika kesalahan terulang kembali setelah berjalanya ketentuan yang telah ditetapkan dan karyawan tidak bisa diajak bekerjasama maka perusahaan wajib mengambil sebuah keputusan yaitu dengan memberhentikan karyawan tersebut, dan menggantikan dengan karyawan yang baru KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian maka kesimpulan yang dapat diambil adalah yang pertama permasalahan pada sistem yang dimiliki selama ini belum otomatis mengikat stok pada aplikasi online yang telah dijalankan oleh Toko Yoorinail Surabaya, sehingga perlu adanya upgrade sistem yang digunakan agar meminimalisir terjadinya order pembeli namun barang habis, yang kedua Secara keseluruhan sistem akuntansi persediaan di dalam job descnya telah dilakukan pembagian dengan baik oleh perusahaan namun masih terjadi human error akibat kesalahan input dan manajemen stok sehingga nantinya selain sistem yang diterapkan namun pihak yang terlibat juga perlu koordinasi dan kerja sama dengan baik khususnya di dalam pencatatan dengan cermat dan teliti, yang ketiga pada sistem penerimaan dan pengeluaran barang masih terdapat perbedaan fungsi menurut Mulyadi .
yakni rangkap tugas bagian admin karena Toko Yorinail Surabaya belum memiliki karyawan bagian akuntansi sehingga pencatatan jurnal umum dan bukti kas keluar dilakukan oleh admin-admin terkait.
Cara mengatasi human error peneliti mengusulkan jika perusahaan sudah menyediakan sistem yang canggih dan mumpuni yang bertujuan untuk meminimalisir Prosiding SNITER Vi 2024
ISSN: 2597-7067
E05-12
Seminar Nasional Ilmu Terapan (SNITER) Universitas Widya Kartika Surabaya kesalahan kerja atau human error dan setelah adanya sistem yang sudah disediakan tetapi karyawan masih mengalami kesalahan dalam bekerja yang dilakukan berkali-kali maka sebaiknya perusahaan membuat ketentuan yaitu memberikan teguran beserta dengan memberikan surat peringatan dengan batas kesalahan 2 kali.
Jika kesalahan terulang kembali setelah berjalanya ketentuan yang telah ditetapkan dan karyawan tidak bisa diajak bekerjasama maka perusahaan wajib mengambil sebuah keputusan yaitu dengan memberhentikan karyawan tersebut, dan menggantikan dengan karyawan yang baru.
UCAPAN TERIMA KASIH
Atas selesainya artikel ilmiah ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah terlibat dan senantiasa mendoakan dan mendukung penulis dalam menyelesaikan penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA