JORAPI : Journal of Research and Publication Innovation Vol.
No.
April 2023
Halaman : 495 - 500
ISSN : 2985-4768
SYSTEMATIC LITERATURE REVIEW : RANCANG BANGUN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DIGITAL DI INDONESIA
Fransiskus Pito Tenawahang1.
Ines Heidiani Ikasari2 Prodi Teknik Informatika.
Universitas Pamulang.
Jl Surya Kencana No.
1 Pamulang Barat.
Tangerang Selatan Banten, 15417 e-mail: 1ryvantenawahang@gmail.
com, 2dosen01374@unpam.
Abstract Digital Archive Management Information System plays a crucial role in efficiently and effectively managing archives in the digital era.
This research aims to design and develop a digital archive management information system that caters to the organizational needs in Indonesia.
The study involves needs analysis, system planning, system design, implementation, training and implementation, information security, as well as evaluation and improvement.
The implementation of this system is expected to enhance efficiency, accessibility, and security in digital archive management in Indonesia.
Keywords: Information System.
Archive Management.
Digital Archive.
Efficiency.
Accessibility.
Security Abstrak Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital memiliki peran penting dalam mengelola arsip secara efisien dan efektif di era digital.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sistem informasi manajemen arsip digital yang sesuai dengan kebutuhan organisasi di Indonesia.
Studi ini melibatkan analisis kebutuhan, perencanaan sistem, desain sistem, implementasi, pelatihan dan penerapan, keamanan informasi, serta evaluasi dan peningkatan.
Penerapan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan dalam pengelolaan arsip digital di Indonesia.
Kata kunci: Sistem Informasi.
Manajemen Arsip.
Arsip Digital.
Efisiensi.
Aksesibilitas.
Keamanan PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi dan digitalisasi telah membawa perubahan yang signifikan dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk pengelolaan arsip di Indonesia.
Dalam era digital ini, arsip digital menjadi semakin penting dan relevan dalam memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi yang efisien, terstruktur, dan Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital hadir sebagai solusi yang dapat mengatasi tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip tradisional .
Indonesia, sebagai negara dengan kekayaan budaya, sejarah, dan informasi yang melimpah, memiliki tuntutan yang tinggi dalam mengelola arsip-arsip tersebut dengan baik.
Namun, masih https://jurnal.
id/index.
php/JORAPI/index banyak kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di Indonesia, seperti keterbatasan ruang fisik, risiko kerusakan fisik pada dokumen, kesulitan dalam mengakses arsip yang terdistribusi, dan kurangnya keamanan dalam pengelolaan arsip .
Dalam konteks ini, penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital yang sesuai dengan kebutuhan dan konteks Indonesia.
Sistem ini akan memberikan solusi terpadu untuk pengelolaan arsip digital yang efisien, aksesibilitas yang mudah, serta menjaga keamanan dan integritas data arsip .
Penelitian ini akan dimulai dengan analisis kebutuhan yang mendalam, melibatkan berbagai JORAPI : Journal of Research and Publication Innovation Vol.
No.
April 2023 Halaman : 495 - 500 pemerintah, institusi pendidikan, dan lembaga Dari analisis ini, akan dipahami kebutuhan spesifik yang harus dipenuhi oleh sistem informasi manajemen arsip digital di Indonesia .
Selanjutnya, akan dilakukan perencanaan sistem yang mencakup penentuan arsitektur sistem, pemilihan teknologi yang tepat, dan alokasi sumber daya yang sesuai.
Rancangan sistem akan meliputi desain antarmuka pengguna yang intuitif, pengaturan struktur basis data yang efisien, serta alur kerja yang terstruktur untuk pengelolaan arsip Setelah perencanaan, implementasi sistem akan dilakukan dengan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan.
Tahap ini juga melibatkan integrasi dengan infrastruktur teknologi yang ada untuk memastikan kesesuaian dan interoperabilitas dengan sistem yang sudah ada .
Pelatihan dan penerapan sistem akan menjadi langkah penting dalam mengoptimalkan penggunaan sistem oleh pengguna akhir.
Melalui pelatihan yang efektif, pengguna akan diberikan pemahaman yang baik tentang fitur-fitur sistem dan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip digital .
Keamanan informasi menjadi aspek krusial dalam pengelolaan arsip digital.
Oleh karena itu, dalam perancangan sistem ini, akan diterapkan kebijakan keamanan yang ketat, termasuk kontrol akses yang memadai, enkripsi data, serta tindakan pemulihan bencana dan backup data secara teratur.
Terakhir, evaluasi dan peningkatan sistem akan dilakukan secara berkala untuk memastikan sistem tetap relevan dan respons if terhadap kebutuhan yang berkembang.
Dalam evaluasi ini, akan melibatkan umpan balik dari pengguna sistem, pemantauan kinerja sistem, serta peninjauan terhadap kepatuhan dengan kebijakan dan regulasi yang berlaku di Indonesia .
Diharapkan bahwa melalui rancangan dan pengembangan sistem informasi manajemen arsip digital yang komprehensif dan sesuai dengan konteks Indonesia, pengelolaan arsip di negara ini akan menjadi lebih efisien, terstruktur, dan dapat diakses dengan mudah oleh pengguna.
Selain itu, keberadaan sistem ini akan turut berkontribusi dalam melestarikan dan mengamankan warisan budaya, sejarah, dan informasi penting bagi masa depan Indonesia.
https://jurnal.
id/index.
php/JORAPI/index ISSN : 2985-4768
PENELITIAN YANG TERKAIT
Dalam penelitian kerja praktik ini, studi literatur dilakukan dengan tujuan untuk mempermudah penulis dalam mencari teori yang dibutuhkan serta referensi yang relevan dengan kasus dan permasalahan yang ingin diselesaikan.
Penulis mencari teori dan referensi dari berbagai sumber seperti jurnal, buku, dan sumber-sumber lainnya yang dapat memberikan pemahaman yang komprehensif tentang pengelolaan arsip digital di Indonesia.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang suatu sistem informasi yang spesifik untuk pengelolaan arsip digital di Indonesia.
Pada Tahun 2021 Anisah.
Delpiah Wahyunigsih.
Ellya Helmud.
Tedy Suwanda.
Parlia Romadiana.
Devi Irawan melakukan penelitian dengan judul AuRancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip DigitalAy.
Pada penelitiannya mereka membangun aplikasi arsib digital yang dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySql.
Metodologi Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan waterfall.
Pada Tahun 2020 Wiji Lestari.
Faiz Rafdhi melakukan penelitian dengan judul AuSistem Informasi Manajemen Arsip Surat Berbasis Desktop Pada Bp3tki JakartaAy.
Pada penelitiannya mereka dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Vb.
net dan database MySql.
Metode proses pengembangan sistem informasi yang akan dibuat menggunakan metode waterfall.
Pada Tahun Rizki Alfiasca Pascapraharastyan.
Antok Supriyanto.
Pantjawati Sudarmaningtyas melakukan penelitian dengan judul AuRancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Rumah Sakit Bedah Surabaya Berbasis WebAy.
Pada penelitiannya mereka membangun aplikasi arsib surat yang yang dikembangkan lagi kedalam mobile aplikasi berbasis android, ios, blackberry, windows sehingga lebih mudah dan cepat diakses dimana-mana.
Metode proses pengembangan sistem informasi yang akan dibuat menggunakan metode Pada Tahun 2021 Ahmad Bahrum Maula Rahman.
Ananda Rafly.
Mulyawan.
Odi Nurdiawan.
Saeful Anwar melakukan penelitian dengan judul AuSistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Web Untuk Meningkatkan Pelayanan AdministrasiAy.
Pada JORAPI : Journal of Research and Publication Innovation Vol.
No.
April 2023 Halaman : 495 - 500 penelitiannya mereka membangun aplikasi arsib surat yang dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySql.
Mentode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah model air terjun atau yang sering disebut dengan istilah waterfall.
Pada Tahun 2019 Reni Aryani.
Tri Suratno.
Mauladi.
Pradita Eko Prasetyo Utomo melakukan penelitian dengan judul AuImplementasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Di Fakultas Sains Dan Teknologi Universitas JambiAy.
Pada penelitiannya mereka membangun aplikasi arsib surat yang dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP.
Framework dan database MySql.
Sistem informasi manajemen arsip Fakultas Sains dan Teknologi berbasis web ini dikembangan dengan menggunakan metode pengembangan SDLC.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini termasuk systematic literature Literature review dilakukan dengan mengumpulkan, menyeleksi, mengekstraksi, dan mengkaji artikel ilmiah yang relevan dengan topik .
Ruang lingkup penelitian dibatasi dengan PICO (Population/Problem.
Intervention.
Comparison.
Outcome.
Pembatasan ruang lingkup penelitian disajikan pada Tabel 1.
Tabel 1.
Ringkasan PICO Komponen Populasi Intervensi Perbandingan Outcome Keterangan Sistem informasi manajemen arsip digital di Indonesia Rancang bangun sistem informasi manajemen arsip Meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip digita Dalam review jurnal ini melibatkan tahapan pencarian dan seleksi artikel yang relevan dengan topik yang dibahas.
Berikut adalah langkahlangkah yang dapat dilakukan:
Identifikasi Tujuan: Menentukan tujuan dari pemahaman menyeluruh tentang sistem perkembangan terbaru dalam bidang https://jurnal.
id/index.
php/JORAPI/index ISSN : 2985-4768 Pencarian Literatur: Melakukan pencarian artikel jurnal melalui database yang relevan, seperti Google Scholar.
PubMed, atau database khusus yang berkaitan dengan bidang sistem arsip digital.
Kata kunci yang relevan digunakan untuk mengidentifikasi artikel-artikel yang sesuai dengan topik.
Seleksi Artikel: Menilai setiap artikel yang ditemukan berdasarkan kriteria inklusi dan eksklusif yang telah ditetapkan sebelumnya.
Kriteria inklusi dapat meliputi tahun publikasi, bahasa, metode penelitian, relevansi dengan topik, dan kualitas artikel.
Artikel-artikel yang memenuhi kriteria inklusi akan dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam review.
Analisis dan Evaluasi Artikel: Melakukan analisis terhadap artikel-artikel yang terpilih, mencatat temuan utama, metodologi yang digunakan, dan kesimpulan yang ditarik.
Evaluasi dilakukan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, serta relevansi setiap artikel terhadap topik yang diteliti.
Penyusunan Telaah Kritis: Menyusun telaah kritis yang mencakup rangkuman hasil penelitian dari artikel-artikel yang telah Telaah kritis dapat mencakup pembandingan antar artikel, kesamaan temuan, kekurangan penelitian sebelumnya, dan rekomendasi untuk penelitian lanjutan.
Penulisan Laporan: Menulis laporan review jurnal yang mencakup pendahuluan, metode penelitian, hasil analisis, telaah kritis, dan Laporan tersebut harus disusun dengan jelas dan terstruktur agar dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan mudah dipahami.
Metode penelitian ini bertujuan untuk memastikan bahwa artikel-artikel yang masuk dalam review merupakan artikel yang relevan, berkualitas, dan memiliki kontribusi yang signifikan terhadap topik yang diteliti.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil menggunakan Google.
Google Scholar, dan Garuda menemukan 5 artikel ilmiah.
Artikel terpilih tersebut dilakukan ekstraksi dan dianalisis.
Hasil ekstraksi data ditampilkan pada Tabel 2.
JORAPI : Journal of Research and Publication Innovation Vol.
No.
April 2023
Halaman : 495 - 500
ISSN : 2985-4768
Surat Keluar Menggunakan Penomoran Otomatis Sehingga Tidak Adanya Nomor Yang Ganda.
Pencatatan Surat Menggunakan Komputer Dapat Mengurangi Penggunaan Kertas Sebagai Media Pencatatan.
Tabel 2.
Ekstraksi Data Artikel Ilmiah Judul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat Berbasis Desktop Pada Bp3tki Jakarta Author/ Tahun Anisa.
Delpiah Wahyuni Ellya Helmud.
Tedy Suwanda.
Parlia Romadia na.
Devi Irawan/2 Wiji Lestari.
Faiz Rafdhi/20 Metode Hasil Penelitian Metode Yang Digunakan Dalam Penelitian Ini Adalah Mengguna Waterfall.
Sistem Yang Berjalan Saat Ini Masih Menggunakan Sistem Manual Yang Mengalami Kendala Terkait Pencarian/Penel usuran Data Yang Membutuhkan Waktu Dalam Hitungan Hari.
Dibandingkan Dengan Menggunakan Sistem Digital Yang Memanfaatkan Databasae Management System (DBMS) Yang Bisa Menghasilkan Informasi Dalam Hitungan Detik.
Serta Kurang Efisiennya Tempat Penyimpanan Karena Membutuhkan Ruangan Yang Besar Untuk Menampung Data.
Sehingga Perlu Dikembangkan Menjadi Sebuah Sistem
Informasi Arsip
Yang Terkomputerisas i Untuk Mengatasi Permasalahan Yang Ada Sistem Ini Dapat Dimanfaatkan Sebagai Media Pengarsipan Surat Pada Kantor Balai Pelayanan Penempatan Dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia
(BP3TKI)
Jakarta.
Pencatatan Surat Masuk Dan Metode Proses Pengemba Sistem Informasi Yang Akan Dibuat Mengguna Metode Waterfall.
https://jurnal.
id/index.
php/JORAPI/index Rancang
Bangun
Sistem
Informasi
Manajemen
Arsi
p Rumah
Sakit Bedah
Surabaya
Berbasis Web
Rizki
Alfiasca
Pascapra
Antok
Supriyant Pantjawat
Sudarma
/2014
Metode Waterfall.
Wawancar Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Web Untuk Meningkatka n Pelayanan Administrasi Ahmad Bahrum Maula Rahman.
Ananda Rafly.
Mulyawa n.
Odi Nurdiawa n.
Saeful Anwar/20 Mentode Pengemba Sistem Yang Digunakan Dalam Penelitian Ini Adalah Model Air Terjun Atau Yang Sering Disebut Dengan Istilah Waterfall.
Website Ini Dapat Menghasilkan Data Digital Arsip.
Informasi Pemyimpanan Arsip.
Data Pendisposisian Arsip.
Data Arsip Aktif.
Data Arsip Inaktif.
Laporan Arsip Masuk Keluar.
Laporan Peminjaman Arsip Dan Laporan Retensi Arsip.
Laporan Dan Informasi Yang Dihasilkan Tersebut Nantinya Dapat Digunakan Sebagai Landasan Untuk Mengambil Keputusan Oleh Pihak Direktur Di RSBS.
Berdasarkan Penelitian Yang Dibuat Dengan Memperhatikan Tujuan Penelitian Yang Sudah Dipaparkan Maka Hal Yang Dapat Disimpukan Adalah Sistem Informasi Kearsipan Berbasis Web Yang Di Implementasika n Dapat Meningkatkan Kualitas JORAPI : Journal of Research and Publication Innovation Vol.
No.
April 2023 Halaman : 495 - 500 Implementasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Di Fakultas Sains Dan Teknologi Universitas Jambi Reni Aryani.
Tri Suratno.
Mauladi.
Pradita Eko Prasetyo Utomo/2 Sistem Informasi Manajeme n Arsip Fakultas Sains Dan Teknologi Berbasis Web Ini Dikemban Dengan Mengguna Metode Pengemba ngan Sdlc.
Pelayanan Sehingga Dapat Mempermudah Penyimpanan Data Surat Masuk Dan Surat Keluar Atau Yang Lainya Ini Dibuktikan Dengan Tersimpanya Data Surat Masuk Dan Surat Keluar.
Seperti Menambah Data Merubah Data.
Dan Menghapus Data Sehiga Data Tersebut Tidak Hilang Ataupun Rusak.
Sistem Informasi Manajemen Arsip Fakultas Sains Dan Teknologi Yang Dikembangkan Telah Sampai Pada Tahap Integration Sistem Dan Berhasil Di Instal Pada Domain Fst.
Unja.
Ac.
Yang Dapat Diakses Pada Https://Arsip.
Fst Unja.
Ac.
Id.
Secara Umum Sistem Akan Dapat Memudahkan Manajemen Pengelola Dokumen Di Fakultas Sains Dan Teknologi.
Sehingga Dapat Memudahkan Dalam Pencarian Dokumen Yang Dibutuhkan.
Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital Di Indonesia merupakan mengembangkan sistem informasi yang dapat digunakan untuk pengelolaan arsip digital di Indonesia.
Sistem menggantikan penggunaan arsip fisik tradisional https://jurnal.
id/index.
php/JORAPI/index ISSN : 2985-4768 dengan memanfaatkan teknologi informasi dan platform digital.
Dengan adanya sistem informasi yang dirancang khusus untuk pengelolaan arsip digital, diharapkan dapat terjadi transformasi dalam pengelolaan arsip, termasuk proses penyimpanan, pencarian, dan pemeliharaan arsip.
Sistem informasi ini mencakup berbagai fitur dan komponen seperti basis data digital, antarmuka pengguna yang intuitif, pengaturan struktur arsip yang terorganisir, keamanan data, dan kemampuan integrasi dengan sistem lain yang Sistem informasi ini akan memudahkan aksesibilitas terhadap arsip digital, meningkatkan efisiensi dalam pencarian dan pemulihan data, serta menjaga keamanan dan keotentikan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Dalam konteks Indonesia, rancangan sistem informasi manajemen arsip digital ini perlu memperhatikan regulasi dan kebijakan yang berlaku, seperti Undang-Undang Kearsipan dan peraturan terkait lainnya.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa sistem yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan hukum yang berlaku di Indonesia.
Dengan adanya sistem informasi manajemen arsip digital yang baik, diharapkan pengelolaan arsip di Indonesia dapat lebih efisien, transparan, dan terstruktur, sehingga memberikan manfaat yang optimal bagi lembaga atau organisasi yang mengelolanya.
KESIMPULAN
Berdasarkan kelima judul yang telah disajikan, dapat diambil kesimpulan bahwa terdapat berbagai rancangan sistem informasi manajemen arsip yang sedang dikembangkan dan diimplementasikan di berbagai sektor, seperti pemerintahan, rumah sakit, universitas, dan lembaga lainnya.
Sistem-sistem ini dirancang dengan berbagai platform, baik berbasis desktop maupun web, guna mendukung efisiensi, efektivitas, dan aksesibilitas dalam pengelolaan arsip digital.
Dengan adanya sistem informasi tersebut, diharapkan pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan lebih terstruktur, mudah diakses, dan sesuai dengan kebutuhan regulasi yang berlaku di Indonesia.
DAFTAR PUSTAKA