JURNAL ILMIAH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (JTIK) VOL 14.
No.
Maret 2023, 127 - 131 p-ISSN : 2087-0868 .
edia ceta.
e-ISSN : 2598-9707 .
edia onlin.
C page 127 http://ejurnal.
id/index.
php/JTIKP ANALISIS WEBSITE PENGELOLAAN DATA
MENGGUNAKAN E-SUMUT PADA BAPPEDA
SUMATERA UTARA
Darisma Daulay1.
Galang Desdwiansyah2.
Husein Nur Ansyari3.
Aidil Halim Lubis4
1,2,3,4
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Jl.
Lap.
Golf No.
120,Kp.
Tengah.
Kec.
Pancur Bat.
Kab.
Deli Serdang,Sumatera Utara 20350, ( 6.
E-mail: darismadly@gmail.
com : galangdwiansyah@gmail.
com : huseinnuransyari32@gmail.
aidilhalimlubis@uinsu.
ARTICLE INFO
Article history:
Received : 13 Ae Desember - 2022
Received in revised form : 19 Ae Desember - 2022
Accepted : 30Ae Januari - 2023
Available online : 1 Ae Maret - 2023
ABSTRACT
This study aims to find out: Implementation of incoming and outgoing mail management, obstacles encountered in managing incoming and outgoing mail and efforts that can be made to improve management of incoming and outgoing mail at the Bappeda-Su office.
Letters in the North Sumatra Regional Development Planning Agency (Bapped.
are still managed manually.
To overcome this problem, we need an information system that can assist in archiving incoming and outgoing letters.
Keywords: content, formatting, article.
PENDAHULUAN
Badan perencanaan Pembangunan Daerah (Bapped.
Sumatera Utara merupakan salah satu perangkat daerah yang berada pada naungan pemerintah Sumatera Uatra.
Administrasi surat yang ada pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bapped.
Sumatera Utara masih dikelola secara manual.
Semua proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar hanya dicatat pada buku, sementara arsip surat hanya disimpan ke dalam map surat.
Biasanya setiap hari setiap surat masuk pertama diterima oleh bagian Sekretariat Bappeda untuk diteruskan ke Kepala Bappeda untuk di disposisikan, selanjutnya setelah di disposisi oleh Kepala Bappeda dan akan diteruskan sesuai disposisi yaitu: Sekretariat.
Bidang Pengembangan Pemukiman dan Prasarana Wilayah.
Bidang Kesejahteraan Sosial Sumber Daya.
Bidang Perekonomian dan Pemerintahan, merekalah yang menindak lanjuti dan menyimpan surat tersebut.
Dari proses pengelolaan surat secara manual seperti ini menimbulkan beberapa masalah seperti dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan.
Berdasarkan hal tersebut di atas penelitian memfokuskan pada penerapan sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
TINJAUAN PUSTAKA
Setelah memahami penelitian, lebih baik apabila kita mengetahui defenisi dari konsep dasar dari web yang berkaitan dengan penelitian ini.
Analisis Data Analisis data menurut Sugiyono .
adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan dokumentasi, dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam unit-unit, melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola.
Analisis Deskriptif Received : 13 Ae Desember - 2022.
Received in revised form : 19 Ae Desember - 2022.
Accepted :
30 Ae Januari - 2023.
Available online : 1 Ae Maret - 2023 p-ISSN : 2087-0868 e-ISSN : 2598-9707 Analisis Deskriptif Sugiyono .
mendefinisikan analisis statistik deskriptif adalah analisis yang dilakukan untuk mengetahui keberadaan variabel mandiri, baik hanya pada satu variabel atau lebih .
ariabel yang berdiri sendiri atau variabel beba.
tanpa membuat perbandingan variabel itu sendiri dan mencari hubungan dengan variabel.
METODE PENELITIAN
Tahap pengumpulan data Metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
Pengamatan (Observas.
Metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung atau survei ke lapangan, yaitu BAPPEDA Sumatera Utara.
Disana penulis mendapatkan informasi sesuai yang penulis butuhkan.
Wawancara Pengumpulan data dengan cara berkomunikasi secara langsung dengan sumber data.
Penulis melakukan proses tanya jawab dengan Kepala Sub Bagian Umum BAPPEDA Sumatera Utara sehingga penulis dapat mengetahui permasalahan yang ada, serta mengetahui sistem yang digunakan untuk memperoleh data yang lebih jelas.
Studi pustaka Penelitian dengan menggunakan literature, buku-buku, jurnal, karya tulis ilmah dan situs yang berkaitan dengan penelitian guna menunjang hasil penelitian, tata bahasa, maupun pengkajian penelitian serta mempelajari literatur-literatur yang ada hubungannya dengan masalah yang dibahas untuk mencari informasi, dalam menyusun teori-teori yang di dapat baik secara global maupun secaradetailnya yang berhubungan dengan permasalahan.
Analisa dan Perancangan Sistem metode penelitian dalam penelitian ini menggunakan SDLC (System Development Life Cycl.
Metode SDLC mempunyai beberapa tahapan.
Sesuai dengan namanya.
SDLC dimulai dari suatu tahapan sampai tahapan akhir dan kembali ke awal membentuk suatu siklus atau daur hidup.
Tahapantahapan dalam metode SDLC adalah sebagai berikut: .
Pengkodingan Penterjemahkan hasil rancangan ke dalam proses pemrograman dengan membuat listing program menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database-nya.
Analisa Tujuan dari analisa sistem adalah untuk menemukan permasalahan yang ada di lapangan yaitu di Bappeda Sumatera Utara tujuannya untuk memperbaiki sistem, sehingga dapat membantu permasalahan yang ada.
Desain Sistem Desain sistem ini menguraikan tentang layout, aturan sistem proses diagram dan dokumentasi Hasil dari tahap ini akan menjelaskan bagaimana bentuk sistem baru yang akan dibuat.
JURNAL ILMIAH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (JTIK) VOL 14.
No.
Maret 2023, 127 - 131 p-ISSN : 2087-0868 e-ISSN : 2598-9707 Implementasi Pada tahap ini dilakukan implementasi dari website surat masuk dan keluar yang telah Website ini nantinya akan ditempatkan pada Web Hosting dan akan melakukan sosialisasi kepada pegawai yang bertindak sebagai pengguna website ini.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa dan Perancangan Analisis Pengguna Pengguna adalah orang yang mengoperasikan sistem, pengguna akan memanfaatkan dan berinteraksi dengan sistem.
Pengguna yang akan menggunakan sistem informasi pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:
Super Admin Administrator dalam sistem ini adalah kepala badan orang yang mengelola hal-hal yang berhubungan dengan konfigurasi sistem agar dapat digunakan dengan baik.
Super admin dapat menambah, mengubah, dan menghapus data dan lain-lain.
Administrator Administrator dalam sistem ini adalah sekretariat hanya dapat menjalankan sistem transaksi surat, agenda, galeri surat, dan kode surat, pengaturan instansi dan pengaturan user.
Operator Operator dalam sistem ini adalah pengguna biasa yang hanya dapat menjalankan sistem transaksi surat, agenda, galeri file, dan kode surat.
Perancangan Sistem Tujuan perancangan sistem adalah memberikan gambaran secara umum kepada pengguna .
, serta memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem informasi pengelolaan arsip surat masuk dan surat Halaman User Pada beranda super admin terdapat informasi berupa jumlah surat masuk, jumlah surat keluar, jumlah disposisi, jumlah kode surat, dan jumlah user.
Terdapat pula bar navigation transaksi surat, agenda, galeri, kode surat dan pengaturan.
Gambar 1 Halaman User
ANALISIS WEBSITE PENGELOLAAN DATA MENGGUNAKAN E-SUMUT PADA BAPPEDA
SUMATERA UTARA (Darisma Daula.
p-ISSN : 2087-0868 e-ISSN : 2598-9707 Pada gambar di atas terdapat halaman login untuk mengisi username, password dan tahun yang akan di pilih untuk melihat data yang telah di input di website E-Sumut.
Selanjutnya login.
Gambar 2 Halaman SPT/ SPDD Dalam gambar di atas banyak variabelnya seperti: No.
surat perintah, tanggal pergi, tanggal pulang, maksud perjalanan dinas, jenis SPT, dasar perjalanan dinas, bidang danSPPD.
Gambar 3 Halaman Transaksi Pembayaran Gambar di atas bukti transaksi yang di berikan kepada orang yang telah di utus dan banyak terdapat variabel uang harian, biaya hotel, biaya transfortasi dan biaya lainnya.
Gambar 4 Bukti Kwitansi/ Pembayaran Bukti kwitansi di atas terdapat biaya seperti: Biaya uang harian, biaya penginapan, biaya taransfortasi pulang-pergi dan biaya lainnya.
JURNAL ILMIAH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (JTIK) VOL 14.
No.
Maret 2023, 127 - 131 p-ISSN : 2087-0868 e-ISSN : 2598-9707 Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
Dengan dirancangnya sistem informasi pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar dapat mempermudah kinerja pegawai di ruang lingkup Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Medan.
Dengan dirancangnya system informasi ini pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar menjadi lebih tersistem karena telah terdatabase sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih tertata.
Dengan adanya sistem informasi ini lembar disposisi, laporan dari surat masuk dan surat keluar dapat dicetak dan terintegrasi ke database.
Saran Saran-saran yang diberikan dalam penilitian ini adalah:
Dengan adanya sistem informasi ini dapat diterapkan di instansi-instansi lainnya.
Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan ada upaya pengembangan untuk menjadi sistem informasi pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar yang lebih sempurna dan didukung infrastruktur yang lengkap.
Disarankan aplikasi ini dapat dikembangkan dalam versi mobile.
DAFTAR PUSTAKA