JURNAL INOVATOR
Jurnal Program Studi Teknik Mesin
POLITEKNIK JAMBI
Jurnal Inovator.
Vol.
No.
104Ae107 homepage: w.
id/index/inovator Evaluasi Kinerja Pengadaan dan Manajemen Stok Sebagai Upaya Menekan Stockout dan Overstock di Poljammart Ikka Erna Sari a.
Riadatus Soleha a.
Bella Suryani a, * Program Studi Teknologi Rekayasa Logistik.
Politeknik Jambi.
Jambi.
Indonesia
INFO ARTIKEL
Riwayat Artikel:
Diterima 1 Desember 2025 Diterima setelah direvisi 10 Desember Disetujui 15 Desember 2025 Kata kunci:
Inventory management Procurement of goods Stockout Overstock Stock opname Abstract-This study aims to evaluate the performance of procurement and stock management at Poljammart as an effort to reduce stockouts and overstocks.
The study used a descriptive quantitative approach with a case study design.
Data were collected through documentation studies .
rocurement planning, purchasing plans, unplanned purchase recaps, and stocktaking result.
, operational process observations, and focused interviews to strengthen the identification of causes.
Analysis was conducted by tabulating data and calculating inventory indicators such as stock differences, stock accuracy, and identifying unplanned purchases.
The results show that Poljammart has a procurement planning mechanism and monitoring of limited stock items, but unplanned purchases of 29 items with a total value of Rp 1,557,551 still occurred.
In addition, stocktaking showed a difference between system stock and physical stock and the discovery of stock data anomalies, which were mainly caused by errors in recording sales transactions and delays in updating stock data due to incomplete verification processes.
These findings indicate that inventory data accuracy is unstable, potentially triggering inappropriate purchasing decisions.
Recommendations for improvement include setting minimum-maximum stock and reorder points per item, strengthening transaction recording discipline, accelerating updates to goods receipt data, and implementing periodic stocktaking as a basis for inventory control.
Intisari-Penelitian ini bertujuan mengevaluasi kinerja pengadaan dan manajemen stok di Poljammart sebagai upaya menekan terjadinya stockout dan overstock.
Penelitian menggunakan pendekatan kuantitatif deskriptif dengan desain studi kasus.
Data dikumpulkan melalui studi dokumentasi .
erencanaan pengadaan, rencana pembelian, rekap pembelian tanpa perencanaan, dan hasil stock opnam.
, observasi proses operasional, serta wawancara terarah untuk menguatkan identifikasi penyebab.
Analisis dilakukan dengan tabulasi data dan perhitungan indikator persediaan seperti selisih stok, akurasi stok, serta identifikasi pembelian di luar Hasil menunjukkan bahwa Poljammart telah memiliki mekanisme perencanaan pengadaan dan pemantauan barang limit stok, namun masih terjadi pembelian tanpa perencanaan sebanyak 29 item dengan total nilai Rp 1.
Selain itu, stock opname menunjukkan adanya selisih antara stok sistem dan stok fisik serta ditemukannya anomali data stok, yang terutama disebabkan oleh kesalahan pencatatan transaksi penjualan dan keterlambatan pembaruan data stok akibat proses verifikasi yang belum tuntas.
Temuan ini mengindikasikan bahwa akurasi data persediaan belum stabil sehingga berpotensi memicu keputusan pembelian yang tidak tepat.
Rekomendasi perbaikan meliputi penetapan stok minimum-maksimum dan reorder point per item, penguatan disiplin pencatatan transaksi, percepatan pembaruan data penerimaan barang, serta pelaksanaan stock opname berkala sebagai dasar pengendalian persediaan.
Pendahuluan Persediaan .
merupakan aset penting bagi unit bisnis ritel karena berhubungan langsung dengan ketersediaan barang, kelancaran pelayanan, dan pencapaian target penjualan.
Pada operasional toko, pengadaan barang yang tepat jumlah dan tepat waktu menjadi faktor kunci agar kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi.
Namun, pengelolaan stok yang kurang akurat dapat memunculkan dua masalah utama, yaitu stockout .
arang koson.
dan overstock .
arang menumpu.
Stockout berpotensi menurunkan penjualan serta kepuasan pelanggan karena produk yang dicari tidak tersedia, sedangkan overstock dapat meningkatkan biaya penyimpanan, risiko barang rusak dan kedaluwarsa, serta mengikat modal kerja yang seharusnya dapat dialokasikan untuk barang yang lebih cepat berputar .
* Corresponding Author:
E-mail: bella.
suryani@politeknikjambi.
id (Bella Suryan.
Poljammart sebagai unit ritel dan layanan penjualan menjalankan proses pengadaan dan pengelolaan persediaan untuk memastikan barang tersedia sesuai kebutuhan .
Dalam praktiknya, pengadaan sering dipengaruhi oleh ketepatan pencatatan stok, kecepatan pembaruan data, serta konsistensi proses penerimaan dan pengeluaran barang .
Ketika pencatatan transaksi penjualan atau pembaruan stok belum berjalan tertib, data stok pada catatan dan sistem dapat berbeda dengan stok fisik .
, .
Ketidaksesuaian ini akan memengaruhi keputusan pembelian, toko dapat melakukan pembelian berlebih .
atau terlambat melakukan pemesanan ulang sehingga terjadi stockout.
Selain itu, pembelian yang dilakukan di luar perencanaan menunjukkan adanya celah dalam perencanaan kebutuhan dan kontrol persediaan .
Jurnal Inovator.
Vol.
No 2 .
104Ae107 Berdasarkan kondisi tersebut, diperlukan evaluasi kinerja pengadaan dan manajemen stok untuk mengidentifikasi penyebab terjadinya stockout dan overstock serta merumuskan perbaikan yang dapat diterapkan.
Evaluasi dilakukan melalui peninjauan dokumen pengadaan, rekap pembelian, hasil stock opname, dan pencatatan persediaan untuk melihat tingkat akurasi stok, kesesuaian proses kerja, serta indikator pendukung lain seperti pembelian tanpa perencanaan .
Hasil evaluasi diharapkan menjadi dasar rekomendasi pengendalian persediaan yang lebih efektif, seperti penetapan stok minimum-maksimum, reorder point, stok opname berkala, dan standarisasi prosedur pencatatan .
, .
Adapun tujuan penelitian ini adalah .
mengevaluasi kinerja pengadaan barang di Poljammart, .
menilai kinerja manajemen stok melalui kesesuaian stok fisik dan stok pada catatan/sistem, .
mengidentifikasi faktor penyebab terjadinya stockout dan overstock, serta .
menyusun rekomendasi perbaikan untuk menekan kejadian stockout dan overstock.
Penelitian ini diharapkan memberikan manfaat praktis bagi Poljammart dalam meningkatkan efisiensi operasional, menjaga ketersediaan barang, serta memperkuat pengendalian persediaan.
Selain itu, penelitian ini juga dapat menjadi referensi pembelajaran dalam penerapan manajemen persediaan di unit ritel skala kecil/menengah.
Batasan penelitian difokuskan pada evaluasi proses pengadaan dan persediaan berdasarkan data yang tersedia pada periode pengamatan, mencakup dokumen perencanaan pengadaan, rencana pembelian, pembelian tanpa perencanaan, serta hasil stock opname.
Analisis diarahkan untuk melihat kinerja operasional persediaan dan menghasilkan rekomendasi perbaikan yang dapat diterapkan.
Metodologi 1 Jenis dan Desain Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan kuantitatif deskriptif dengan desain studi kasus pada Poljammart.
Fokus penelitian adalah mengevaluasi kinerja pengadaan dan manajemen stok melalui pengukuran indikator persediaan, serta analisis kondisi operasional berdasarkan dokumen pengadaan, data persediaan, dan hasil stock opname.
2 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilaksanakan di Poljammart pada periode September 2025.
Pengambilan data dilakukan pada periode yang sama mencakup aktivitas pengadaan, pencatatan persediaan, dan stock opname.
3 Objek Penelitian Objek penelitian meliputi:
Proses pengadaan barang: perencanaan kebutuhan, pemesanan, penerimaan barang, dan pencatatan pembelian.
Manajemen stok: pencatatan barang masuk-keluar, penataan dan penyimpanan, pemantauan stok, dan stock opname.
4 Populasi dan Sampel Populasi penelitian adalah seluruh item/SKU yang dijual di Poljammart.
Sampel penelitian ditentukan menggunakan purposive sampling, yaitu memilih item prioritas berdasarkan kriteria:
Item fast moving, .
Item yang sering mengalami kondisi limit stok/stockout, dan .
Item yang memiliki selisih stok pada hasil stock opname.
Pemilihan sampel disesuaikan dengan ketersediaan data pada dokumen 5 Jenis dan Sumber Data Sumber data yang digunakan terdiri atas:
Data primer: observasi alur pengadaan dan pengelolaan stok, wawancara terarah dengan pengelola dan kasir, serta hasil stock opname .
tok fisi.
Data sekunder: dokumen perencanaan pengadaan, rencana pembelian, daftar limit stok, nota pembelian, catatan stok .
anual/Excel/siste.
, dan rekap pembelian tanpa perencanaan.
6 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dilakukan melalui:
Studi dokumentasi: mengumpulkan dan menelaah dokumen pengadaan, rencana pembelian, rekap stok, serta bukti transaksi pembelian dan penjualan yang tersedia.
Observasi: mengamati alur pemesanan, penerimaan barang, penyimpanan, serta proses pencatatan barang masuk-keluar.
Wawancara terarah: menggali penyebab pembelian mendadak, penyebab selisih stok, dan hambatan pembaruan data stok.
Stock opname: menghitung stok fisik dan membandingkannya dengan stok pada catatan.
7 Indikator Kinerja yang Diukur Evaluasi kinerja dilakukan menggunakan indikator berikut:
Stockout rate (%) = .
umlah kejadian item kosong / total periode atau total item dipanta.
y 100%.
Overstock rate (%) = .
umlah item melebihi batas stok maksimum / total item dipanta.
y 100%.
Akurasi stok (%) = .
umlah item sesuai .
isik = catata.
/ total item dice.
y 100%.
Selisih stok = stok sistem Oe stok fisik.
Pembelian tanpa perencanaan: jumlah item pembelian mendadak dan total nilai pembelian mendadak.
8 Teknik Analisis Data Analisis data dilakukan secara deskriptif kuantitatif melalui tahapan:
Editing dan tabulasi data .
tok, pembelian, dan SO) dalam tabel per item/SKU.
Perhitungan indikator kinerja.
Analisis penyebab berdasarkan hasil observasi dan wawancara.
Penyusunan rekomendasi perbaikan berupa penguatan parameter kontrol persediaan serta standarisasi proses kerja.
Hasil dan Pembahasan Hasil Perencanaan Pengadaan .
Laporan perencanaan barang mengidentifikasi item yang perlu dibeli karena kondisi stok rak kosong dan menipis, sekaligus mempertimbangkan stok mingguan sebagai acuan kebutuhan.
Perencanaan memuat informasi kategori barang, jumlah, satuan, pemasok, dan keterangan kebutuhan.
ISSN 2615-5052 (Onlin.
Jurnal Inovator.
Vol.
No 2 .
104Ae107 Terdapat daftar barang Aulimit stokAy .
ontoh item roko.
yang menunjukkan adanya pemantauan titik kritis persediaan sebagai sinyal pengadaan ulang.
Hasil Rencana Pembelian dan Pemasok .
Rencana pembelian merangkum daftar item yang akan dibeli beserta pemasok.
Pemasok yang muncul pada rencana pembelian antara lain INDOGROSIR.
Trona Supermarket, dan Fresh Swalayan .
ntuk beberapa kelompok ite.
Dokumen rencana pembelian berfungsi sebagai rujukan formal untuk proses pemesanan dan pengadaan, termasuk konsolidasi item lintas kategori.
Hasil Pembelian Tanpa Perencanaan (Pembelian Mendada.
Terdapat daftar AuBarang dibeli tanpa perencanaanAy yang berisi item-item yang dibeli di luar rencana awal .
ndikasi kebutuhan .
Jumlah item pada daftar tersebut adalah 29 item, dengan total nilai pembelian sebesar Rp 1.
Keterangan yang dominan pada daftar menunjukkan kondisi Aubarang limit stok setelah dilakukan perencanaanAy, yang mengindikasikan adanya perubahan kebutuhan setelah tahap perencanaan .
isalnya karena permintaan aktual lebih tinggi, atau perencanaan belum berbasis data penjualan yang cukup akura.
Hasil Stock Opname (SO) September .
SO September mencatat perbandingan stok AuAwalAy .
dengan stok AuFisikAy .
asil hitung nyat.
pada berbagai item.
Ditemukan selisih stok berupa kelebihan stok maupun kekurangan .
Contoh kekurangan stok .
tok fisik lebih kecil dari stok awa.
CAP BOTOL Teh Bubuk 40g .
dan MILO Healthy Drink .
Pada item-item ini dicatat penyebab berupa kesalahan saat pencatatan penjualan dan ketidaktelitian transaksi.
Contoh kelebihan stok .
tok fisik lebih besar dari stok awa.
beberapa item dicatat mengalami Aukelebihan stock belum diperbaharuiAy karena pembaruan data belum sepenuhnya diverifikasi oleh gudang dan pembelian, sehingga belum bisa diinput ke sistem.
Terdapat anomali data stok awal bernilai negatif .
MADU TJ
sachet tercatat -120 dengan fisik 12, serta telur tercatat -.
Ini menunjukkan kualitas data stok yang perlu rekonsiliasi segera karena berisiko mengganggu keputusan pengadaan.
Evaluasi Kinerja Pengadaan Berdasarkan dokumen perencanaan pengadaan dan rencana pembelian.
Poljammart telah memiliki praktik dasar pengendalian persediaan melalui identifikasi item yang raknya kosong/menipis serta pemantauan barang pada kondisi Aulimit stokAy.
Mekanisme ini membantu menjaga tingkat ketersediaan .
ervice leve.
karena keputusan pembelian tidak semata-mata berdasarkan perkiraan, tetapi merujuk pada kondisi stok di lapangan.
Meskipun demikian, masih ditemukan pembelian di luar perencanaan.
Fenomena ini menunjukkan adanya selisih antara rencana kebutuhan dengan kebutuhan aktual.
Dalam perspektif manajemen bisnis, pembelian mendadak dapat memunculkan biaya tambahan karena pemesanan tidak terkonsolidasi, frekuensi transaksi meningkat, serta pengeluaran kas menjadi kurang terjadwal.
Kondisi tersebut juga berpotensi mengurangi efisiensi negosiasi harga dan ongkos logistik karena pembelian dilakukan dalam jumlah kecil atau pada waktu yang tidak optimal.
Keterangan dominan bahwa barang menjadi Aulimit stok setelah dilakukan perencanaanAy mengarah pada dua kemungkinan utama:
Pola permintaan lebih tinggi daripada asumsi perencanaan, atau .
Parameter pengadaan .
isalnya safety stock, stok minimummaksimum, dan reorder poin.
belum ditetapkan secara konsisten per item.
Apabila perencanaan belum berbasis data penjualan historis dan lead time pemasok, maka risiko stockout dan pembelian mendadak akan tetap terjadi.
Di sisi pemasok, adanya beberapa pemasok alternatif memberi fleksibilitas pengadaan.
Namun, efektivitasnya akan lebih kuat apabila dibarengi evaluasi kinerja pemasok .
ead time rata-rata, ketepatan pengiriman, dan konsistensi ketersediaan baran.
sehingga keputusan pembelian dapat memilih pemasok yang paling andal untuk item prioritas.
Evaluasi Kinerja Manajemen Stok Hasil stock opname (SO) September menunjukkan adanya selisih stok antara catatan .
tok awa.
dan stok fisik.
Selisih ini menandakan akurasi data persediaan yang belum stabil.
Dalam praktik ritel, rendahnya inventory record accuracy dapat berdampak langsung pada keputusan pembelian:
sistem dapat memicu pembelian berlebih ketika stok fisik sebenarnya masih tersedia .
, atau sebaliknya gagal memicu pengadaan ulang ketika stok fisik sudah menipis .
Penyebab selisih stok yang tercatat dapat dikelompokkan menjadi dua.
Pertama, kesalahan pencatatan transaksi penjualan .
uman erro.
yang menyebabkan stok sistem lebih tinggi daripada stok fisik.
Kedua, pembaruan data stok yang belum terinput karena proses verifikasi gudang dan pembelian belum selesai, sehingga stok sistem lebih rendah daripada stok fisik dan tampak sebagai AukelebihanAy saat dilakukan SO.
Dua penyebab ini menunjukkan bahwa masalah tidak hanya pada penghitungan fisik, tetapi juga pada disiplin pencatatan dan ketepatan waktu pembaruan Adanya anomali stok awal bernilai negatif memperkuat indikasi perlunya rekonsiliasi menyeluruh.
Angka negatif umumnya muncul ketika transaksi keluar tercatat tanpa saldo yang benar, terjadi penyesuaian yang tidak terdokumentasi, atau terdapat perbedaan periode pencatatan.
Jika tidak segera dibenahi, anomali ini akan mengaburkan kondisi persediaan sebenarnya dan memperbesar peluang keputusan pengadaan yang keliru.
Dampak Stockout dan Overstock terhadap Kinerja Bisnis Stockout berpotensi menurunkan penjualan karena pelanggan tidak mendapatkan produk yang dicari, sekaligus menurunkan kepuasan Dalam jangka pendek, stockout sering memicu pembelian mendadak yang meningkatkan biaya dan mengganggu perencanaan kas.
Sementara itu, overstock meningkatkan biaya penyimpanan, risiko kerusakan atau kedaluwarsa, serta mengikat modal kerja .
orking capita.
pada barang yang perputarannya lambat.
Ketika stockout dan overstock terjadi bersamaan.
Poljammart berisiko mengalami alokasi modal yang tidak efisien: item penting justru kosong, sedangkan item kurang prioritas menumpuk.
Oleh karena itu, penguatan manajemen persediaan perlu berfokus pada akurasi data, penetapan batas stok, dan evaluasi berkala terhadap item fast moving maupun slow moving.
ISSN 2615-5052 (Onlin.
Jurnal Inovator.
Vol.
No 2 .
104Ae107 Rekomendasi Perbaikan Berdasarkan temuan di atas, upaya perbaikan yang disarankan meliputi penetapan parameter pengendalian persediaan .
tok minimumAemaksimum, safety stock, dan reorder poin.
per SKU, dengan prioritas pada item fast Selain itu, stok opname perlu dijadwalkan berkala dan diikuti rekonsiliasi segera untuk item dengan selisih terbesar.
Standarisasi penerimaan barang juga penting: pengecekan fisik, pencatatan bukti penerimaan, dan input ke sistem sebaiknya dilakukan pada hari yang sama dengan alur verifikasi yang jelas.
Terakhir, disiplin transaksi penjualan dapat diperkuat melalui pelatihan singkat, pengecekan rutin, serta audit sampling struk terhadap pergerakan barang.
Seluruh perbaikan tersebut sebaiknya dipantau melalui KPI sederhana seperti stockout rate, indikator overstock, dan akurasi stok agar evaluasi dapat dilakukan secara periodik.
keterlambatan pembaruan data stok karena proses verifikasi penerimaan barang belum tuntas, sehingga berpotensi memicu keputusan pengadaan yang kurang tepat dan meningkatkan risiko terjadinya stockout maupun Dengan demikian, diperlukan penguatan pengendalian persediaan melalui penetapan parameter stok .
tok minimumAemaksimum, safety stock, dan reorder poin.
, peningkatan disiplin pencatatan transaksi, percepatan pembaruan data stok setelah penerimaan barang, serta pelaksanaan stock opname berkala sebagai dasar evaluasi rutin untuk menekan kejadian stockout dan overstock di Poljammart.
Referensi