Vol.
13 No.
1 - Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Perancangan Dan Implementasi Sistem Inventaris Aset Kantor Berbasis Web Dinas Kominfo Lamongan Bina Kharik Ervin Mubarok1.
Deni Sutaji2 Universitas Muhammadiyah Gresik12 binakharikervinmubarok@gmail.
com1, sutaji.
deni@umg.
Abstrak - Sistem informasi berperan penting dalam membantu pengelolaan data dan informasi di berbagai instansi guna meningkatkan ketepatan, relevansi, serta efisiensi dalam proses pengambilan Saat ini.
Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominf.
Kabupaten Lamongan masih menerapkan metode pencatatan aset secara manual.
Pencatatan manual juga menghambat efektivitas serta efisiensi dalam proses pengelolaan dan pelaporan aset.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang serta mengembangkan Sistem Inventaris Aset Kantor berbasis Web untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pencatatan dan pengelolaan aset.
Sistem yang diusulkan juga dilengkapi dengan fitur QR Code untuk mempermudah identifikasi aset dan fitur peminjaman aset.
Dengan adanya sistem ini, diharapkan pengelolaan aset di Dinas Kominfo Kabupaten Lamongan dapat dilakukan secara lebih optimal, efisien, serta transparan, sehingga mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat terkait sarana dan prasarana instansi tersebut.
Kata Kunci: Sistem Informasi.
Manajemen Aset.
Web.
QR Code.
Efisiensi Abstract - Information systems play an important role in helping to manage data and information in various agencies in order to improve accuracy, relevance, and efficiency in the decision-making process.
Currently, the Communication and Informatics Office (Kominf.
of Lamongan Regency still applies a manual method of recording assets.
Manual recording also hampers the effectiveness and efficiency of the asset management and reporting process.
This research aims to design and develop a Web-based Office Asset Inventory System to increase effectiveness and efficiency in recording and managing The proposed system is also equipped with a QR Code feature to facilitate asset identification and an asset lending feature.
With this system, it is expected that asset management at the Lamongan Regency Communication and Information Office can be carried out more optimally, efficiently, and transparently, thus supporting more accurate decision making related to the agency's facilities and Keywords: Information System.
Asset Management.
Web.
QR Code.
Efficiency.
PENDAHULUAN
Sistem informasi memiliki peran vital dalam mendukung manajemen data dan informasi di berbagai institusi untuk meningkatkan akurasi, relevansi, dan ketepatan waktu dalam pengelolaan data yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Teknologi berbasis komputer memungkinkan pengolahan data dan informasi lebih cepat dan efisien, sehingga hasil yang diperoleh dapat memberikan manfaat bagi (Andrian Syahputra et al.
, 2.
Untuk pengelolaan aset.
Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominf.
Kabupaten Lamongan membutuhkan sistem informasi yang mampu mengelola data aset secara efisien dan Pencatatan aset yang baik akan penggunaan aset dalam periode tertentu sesuai Adapun Proses pencatatan aset di Dinas Kominfo Kabupaten Lamongan saat ini masih berbasis manual, di mana data awal dicatat dalam buku inventaris sebelum diinput ke Microsoft Excel.
Pencatatan aset secara manual ini dapat berisiko terjadinya kehilangan data dan inkonsistensi pencatatan data aset yang (Pernanda et al.
, 2.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka ISSN: 2338-9761 (Onlin.
dibutuhkan sistem informasi pengelolaan aset berbasis web bagi Dinas Kominfo Kabupaten Lamongan.
Dengan adanya sistem ini, diharapkan proses pengelolaan aset dapat dilakukan dengan lebih efektif, efisien, dan Dalam penelitian ini, dirancang serta diimplementasikan sebuah sistem berbasis web yang bertujuan untuk mendukung pengelolaan aset di Dinas Kominfo Kabupaten Lamongan.
Studi terdahulu yang telah dilakukan membahas penerapan sistem informasi untuk pengelolaan aset di PT.
Hutama Karya.
(Hadikristanto W et , 2.
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah penerapan QR code pada setiap aset yang dicatat di dalam sistem dan fitur peminjaman aset.
Merujuk pada penjelasan yang telah dipaparkan dalam bagian pendahuluan, dapat diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut:
Pengelolaan aset pada Dinas Kominfo Kabupaten Lamongan masih dilakukan secara manual.
Efektivitas dan efisiensi kerja dalam pecatatan aset yang kurang optimal.
II.
METODOLOGI PENELITIAN
Bedasarkan penelitian yang telah dilakukan di Dinas Kominfo Kabupaten lamongan dalam Vol.
13 No.
1 - Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta perancangan sistem inventaris aset ini diterapkan dengan menggunakan metode Waterfall yang sering digunakan dalam pembuatan aplikasi atau sistem informasi.
Penggunaan Metode Waterfall pengembangan sistem memberikan struktur yang jelas dan sistematis.
Hal ini memungkinkan setiap tahapan dapat dijalankan dengan lebih optimal dan terstruktur.
et al.
, 2.
Sumber : Penulis .
Gambar 1.
Model Waterfall Dalam Gambar 1, dapat dilihat berbagai tahap yang terdapat dalam Metode Waterfall, antara lain sebagai berikut:
Analisa Kebutuhan Pada tahap ini, peneliti melakukan eksplorasi menyeluruh untuk mengidentifikasi dan merinci mendalam terhadap kebutuhan pengguna dan Informasi dikumpulkan akan disusun secara sistematis agar menjadi acuan dalam pengembangan Output dari analisis ini berisi gambaran lengkap mengenai fitur dan fungsionalitas yang ada dalam sistem.
Perancangan Sistem Peneliti merancang struktur sistem dengan mengembangkan berbagai diagram teknis, seperti Use Case Diagram.
Activity Diagram, dan Entity Relationship Diagram.
Tahap ini bertujuan untuk memvisualisasikan alur kerja dan keterkaitan antar komponen sistem.
Hasil Implementasi Tahap implementasi Sistem mulai direalisasikan melalui pengkodean program, konfigurasi perangkat keras, serta pembuatan antarmuka pengguna yang intuitif.
Selama proses ini, fitur utama dikembangkan dan diintegrasikan untuk memastikan sistem dapat beroperasi dengan hasilnya mencakup tampilan halaman Login untuk admin, halaman utama sistem, halaman untuk mengelola aset, serta halaman untuk mencetak QR aset.
Hasil Testing Sistem diuji secara menyeluruh menggunakan ISSN: 2338-9761 (Onlin.
mengevaluasi aspek keandalan, keamanan, serta kualitasnya.
Pengujian ini mencakup mengidentifikasi potensi kesalahan atau kekurangan dalam sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Dalam upaya memahami kebutuhan sistem secara menyeluruh, peneliti melakukan observasi dan wawancara dengan Kepala Bidang Aptika Dinas Kominfo Kabupaten Lamongan.
Dari proses ini, diharapkan dapat diidentifikasi faktor-faktor kunci yang berkontribusi dalam pengembangan sistem informasi inventaris aset.
(Khoirunisa et al.
Tabel 1.
Hasil Analisis Kebutuhan Activity Functional Requirement Mengelola Sistem yang dirancang harus data Aset dapat menampilkan, mengubah, dan menambah data aset Mengelola Sistem yang dirancang harus data QR dapat menampilkan cetak QR code aset code otomatis ketika ditambahkan atau di cetak QR Mengelola Sistem yang dirancang harus peminjaman dapat menyediakan peminjaman Aset Mengelola Sistem yang dirancang harus data aset bisa menampilkan dan yang masuk menambah barang masuk Mengelola Sistem yang di rancang harus data aset dapat menampilkan aset yang yang keluar keluar Mengelola Sistem yang dirancang harus dapat merubah status dan menghapus data peminjam yang sedang meminjam aset apakah sudah dikembalikan apa belum Sumber : Penulis .
Berdasarkan analisis kebutuhan fungsional, sistem ini membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak tertentu, yang akan diuraikan di bagian berikut:
Processor Intel(R) Core(TM) i7-3520M CPU @ 2.
90GHz 2.
90 GHz Acces Memory 2GB/4GB DDR3L Hard disk 256 GB SSD SATA Kebutuhan Perangkat Lunak:
Komputer sudah Terinstal Windows 10 64 Bit Xammp Versi 7.
Database Mysql Versi 5.
Vol.
13 No.
1 - Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Perancangan Sistem Pada tahap ini peneliti merancang bedasarkan kebutuhan yang telah di analisis pada proses Peneliti mengususlkan solusi dibuatkannya sistem inventaris aset yang akan mempermudah pengelolaan data aset pada Dinas Kominfo Kabupaten Lamongan.
Pada penelitian ini menggunakan Perancangan UML (Unified Modeling Languag.
agar membantu untuk menvisualisasikan hasil tahap sebelumnya, yaitu tahap analisis kebutuhan kemudian (Arianti et al.
, 2.
Perancangan sistem ini dilakukan Untuk memastikan sistem dirancang dengan baik, digunakan beberapa diagram seperti Use Case Diagram.
Activity Diagram, dan Entity Relationship Diagram.
Implementasinya sendiri dilakukan dengan PHP berbasis Framework CodeIgniter, serta XAMPP sebagai pendukung server lokal.
Sumber : Penulis .
Gambar 2.
Use Case Diagram Pada Gambar 2 menjelaskan use case sistem manajemen aset dengan dua aktor utama, yaitu Admin, yang dapat login ke sistem, mengelola data aset dengan menambah, mengedit, menghapus, mencetak QR aset, serta memproses peminjaman aset yang mencakup mengisi form peminjam dan mencetak surat peminjaman, mengelola data lokasi dengan menambah, mengedit, dan menghapus lokasi, mengelola data kualitas aset dengan menambah, mengedit, dan menghapus kualitas, serta mengelola kategori aset dengan menambah, mengedit, dan menghapus kategori, kemudian dapat melakukan logout setelah selesai, sedangkan Peminjam Aset dapat login ke sistem untuk melihat data peminjaman yang pernah ISSN: 2338-9761 (Onlin.
dilakukan serta melihat daftar barang yang tersedia, dengan beberapa proses yang saling berkaitan, seperti peminjaman aset yang bergantung pada pengisian form peminjam sebelum dapat mencetak surat peminjaman.
Sumber : Penulis .
Gambar 3.
Activity Diagram Pada gambar 3, alur peminjaman aset disusun dalam tiga swimlane, mencakup Peminjam.
Peminjaman Aset, serta Pemilik Aset atau Admin.
Peminjam memulai proses dengan mengajukan permintaan peminjaman aset, kemudian sistem atau pemilik aset memeriksa ketersediaan aset, jika aset tidak tersedia maka peminjam diberi informasi dan proses berakhir, tetapi Jika aset dalam keadaan tersedia, pemiliknya akan merekam transaksi peminjaman dalam sistem, memberikan aset kepada peminjam, yang kemudian menggunakan aset tersebut dalam batas waktu yang telah ditetapkan.
Setelah masa pemakaian berakhir, peminjam mengembalikan aset kepada pemiliknya, yang kemudian memverifikasi kondisi aset sebelum memperbarui status pengembalian dalam sistem.
Sumber : Penulis .
Gambar 4.
ERD
(Ertinty Relationship Diagra.
Vol.
13 No.
1 - Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Pada Gambar 4, digambarkan Entity Relationship Diagram (ERD) yang merepresentasikan enam tabel utama pada sistem manajemen aset, antara lain tbl_admin, tbl_aset, tbl_lokasi, tbl_kategori, tbl_kualitas, tbl_peminjaman.
Tabel tbl_admin digunakan untuk menyimpan informasi tentang administrator yang mengelola sistem, sedangkan tbl_aset berisi data mendetail mengenai aset, termasuk kode unik, kategori, kondisi, lokasi, harga beli, serta estimasi total nilai, tempat pembelian, serta dokumentasi berupa foto aset, pengguna, tanggal pencatatan, total barang, serta QR Code sebagai identifikasi aset, tbl_lokasi berisi data lokasi aset dengan atribut nama lokasi dan ruangan, tbl_kategori menyimpan jenis aset berdasarkan kategorinya, tbl_kualitas mencatat informasi kualitas aset, sementara tbl_peminjaman mengelola transaksi peminjaman, kode aset, nama peminjam, nomor peminjam, alamat instansi peminjam, setiap peminjaman dalam sistem dicatat dengan detail, termasuk jumlah barang yang dipinjam, tanggal peminjaman, dan catatan tambahan.
Relasi antar tabel dirancang untuk memastikan koneksi antara data aset dengan lokasi penyimpanan, klasifikasi kategori, kondisi aset, serta rekam jejak peminjaman pengguna.
Hasil Implementasi dan Testing Tahap implementasi sistem yang telah dirancang akan di uji menggunakan black box dan diterapkan dengan mempersiapkan semua kebutuhan insfrastruktur baik perangkat keras maupun perangkat lunak.
Bedasarkan kebutuhan Sistem ini Membutuhkan hardware, seperti di Pada implementasi sistem menjelaskan:
Halaman Login Sumber : Penulis .
Gambar 1.
Halaman Login Gambar 1 menunjukkan tampilan awal untuk mengakses sistem inventaris aset Kantor, agar bisa digunakan di lingkungan kantor.
ISSN: 2338-9761 (Onlin.
Halaman dashboard Sumber : Penulis .
Gambar 2.
Halaman Dasboard Gambar 2 menampilkan suatu ringkasan data dan akses cepat ke fitur-fitur utama agar memudahkan pengguna untuk mengelola Aset kantor ecara efisien.
Halaman Data Aset Sumber : Penulis .
Gambar 3.
Halaman Data Aset Gambar 3 menunjukkan tabel inventaris aset kantor yang mendukung beberapa fitur utama, seperti input data aset, pencetakan QR, modifikasi dan penghapusan data, serta mekanisme peminjaman untuk instansi tertentu.
Informasi yang disajikan dalam tabel ini meliputi kode dan nama aset, kategori, kondisi, lokasi penyimpanan, harga pembelian, toko asal, gambar aset, serta kode QR yang berfungsi sebagai identifikasi digital.
Halaman Input Data Aset Sumber : Penulis .
Gambar 4.
Halaman input data aset Gambar 4 menunjukkan form pengisian data aset secara terperinci, termasuk kode aset, nama.
Vol.
13 No.
1 - Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta kategori, tingkat kualitas, lokasi penempatan, jumlah unit yang tersedia, harga perolehan, toko pembelian, serta foto aset.
Untuk ditambahkan ke halaman data aset.
Halaman Cetak QR Aset Sumber : Penulis .
Gambar 5.
Halaman cetak qr aset Gambar 5 proses menampilkan dan mencetak qr aset dari beberapa aset yang ada di dalam data aset tersebut.
Halaman Input Pinjam Aset Sumber : Penulis .
Gambar 6.
Halaman input pinjam aset Gambar 6 menampilkan form tambah data peminjam aset dengan beberapa detail nama peminjam, alamat instansi peminjam, nomor hp, tgl peminjaman, tgl pengembalian, dan Halaman data Peminjaman pengembalian, status aset, serta fitur untuk mengedit data, meninjau detail aset, dan memperbarui status peminjaman.
Halaman data Kategori Sumber : Penulis .
Gambar 8 Halaman data Kategori Gambar 8 menampilkan halaman menu pengelolaan kategori aset, di mana pengguna dapat melakukan penambahan, pengeditan, dan penghapusan kategori aset.
Tabel yang tersedia menampilkan daftar kategori dengan kolom Kode.
Nama Kategori, dan Opsi, serta dilengkapi tombol aksi untuk mengedit dan menghapus Halaman Data Kualitas Sumber : Penulis .
Gambar 9.
Halaman data kualitas Gambar 9 menggambarkan tampilan manajemen kualitas aset, di mana pengguna dapat melihat, menambahkan, mengubah, serta menghapus data kualitas aset.
Tabel dalam tampilan ini menyajikan informasi dengan kolom Kode.
Kualitas, dan Opsi, lengkap dengan tombol edit dan hapus.
Sementara itu, di bagian kiri layar, terdapat sidebar navigasi yang memudahkan akses ke berbagai fitur lain dalam sistem.
Sumber : Penulis .
Gambar 7.
Halaman data peminjaman Gambar 7 menampilkan tabel yang menyajikan informasi peminjaman aset secara rinci, termasuk identitas peminjam, kode aset, kontak peminjam, lokasi instansi peminjam, jumlah unit yang ISSN: 2338-9761 (Onlin.
Vol.
13 No.
1 - Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Halaman Data Lokasi Aset Sumber : Penulis .
Gambar 10.
Halaman data lokasi aset Gambar 10 menampilkan daftar data lokasi aset agar pengguna bisa mengetahui dimana aset akan di letakkan.
Pada Tahap pengujian sistem bertujuan untuk mengonfirmasi bahwa seluruh fitur bekerja optimal dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Dalam proses ini, digunakan metode black-box testing, yang menguji fungsionalitas sistem dengan menganalisis respons terhadap input tanpa melihat kode sumber.
Pendekatan ini memungkinkan pengujian aspek-aspek penting, seperti validasi data dan manajemen informasi, dari perspektif pengguna agar kesalahan dapat diidentifikasi sebelum sistem diterapkan secara Tabel 2.
Black-box testing.
Fitur Sekenario Pengujian Hasil Yang Diharapkan Status Menu Login Masukan Username dan Password yang sesuai Dapat Kembali ke menu login Sukses Data Aset Berhasil Data Sukses Qr code Aset berhasil di Tampilkan Sukses Hanya aset sesuai input Peminjam baru berhasil Data Menu Logout Tambah Data Aset Edit Aset Cetak Qr Code aset Pencarian Data Aset Pinjam Barang Aset Edit Data Peminjam Berhasil Keluar Menambahkan data aset baru Mengedit dan Aset Menampilkan Qr code ketika Mencari data aset yang ingin Menambahkan data peminjam Mengedit data ISSN: 2338-9761 (Onlin.
Data Status Data Surat Hanya sesuai input Data kategori aset Data Data Data kualitas aset berhasil Data kualitas Data kualitas Sukses Data lokasi aset berhasil Data lokasi Data lokasi Sukses Data admin Data admin Sukses Data admin Sukses Detail Data Peminjam Menampilkan informasi data dari peminjam Update Status Peminjam Hapus Data Peminjam Cetak Surat Peminjam Pencarian Data Peminjam Mengupdate Menghapus data peminjam Mencetak bentuk PDF Mencari data yang ingin di Tambah Kategori Aset Menambahkan data kategori Aset baru Edit Kategori Mengedit data kategori yang sudah ada Hapus Kategori Tambah Kualitas Aset Edit Kualitas Menghapus data kategori Menambahkan data kualitas aset baru Mengedit data kualitas yang sudah ada Menghapus data kualitas Menambahkan aset baru Mengedit data sudah ada Menghapus Menambahkan yang baru Mengedit user dan password sudah ada Menghapus Hapus Kualitas Tambah Lokasi Aset Edit Lokasi Sukses Sukses Hapus Lokasi Tambah Admin Sukses Edit Admin Sukses Hapus Admin Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sukses Sumber : Penulis .
Vol.
13 No.
1 - Tahun 2025 Bianglala Informatika : Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta IV.
KESIMPULAN
Berdasarkan Kesimpulan dari penelitian ini menunjukkan bahwa penerapan sistem inventaris aset berbasis digital di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lamongan memberikan dampak positif dalam meningkatkan efektivitas manajemen Dengan adanya fitur pemindaian QR Code, proses identifikasi dan pelacakan aset menjadi lebih cepat, akurat, serta lebih Untuk efisiensi, sistem ini menyediakan fitur pemantauan penggunaan secara akurat.
Keunggulan sistem ini terletak pada kemampuannya dalam mencatat dan mengelola data aset secara lebih terstruktur dan efisien, sehingga mampu mengurangi meningkatkan akurasi pelaporan.
Dengan adanya digitalisasi ini, proses administrasi aset menjadi lebih optimal, mendukung pengambilan keputusan berbasis data, serta memastikan setiap aset dapat dimanfaatkan dengan lebih efektif sesuai kebutuhan Di dinas Kabupaten Lamongan.
Jurnal Manajemen Sistem Informasi
(JMASIF),
26Ae31.
https://doi.
org/10.
35870/jmasif.
Arianti.
FaAoizi.
Adam.
Wulandari.
, &
Aisyiyah Pontianak.
Ao.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN
DIAGRAM UML (UNIFIED MODELLING
LANGUAGE).
In DOI: A (Vol.
Issue .
Khoirunisa.
Sidik.
, & Darmarjati.
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Web (Studi Kasus pada: PT Onesia Nusantara Evolusione.
In Journal (Vol.
Issue .
Pernanda.
Devitra.
Sistem Informasi.
Dinamika Bangsa.
, & Jl Jend Sudirman Thehok-Jambi.
Sistem Informasi Manajemen Aset Dinas Komunikasi Dan Informatika (Vol.
Issue .
Hadikristanto.
, & Kurniadi.
Implementasi Pengembangan Aplikasi Sistem Manajemen Aset Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Untuk Mengoptimalkan Penggunaan Aset Pada PT.
Hutama Karya (Perser.
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis, 5.
, 401Ae408.
https://doi.
org/10.
47233/jteksis.
REFERENSI